Stellenbeschreibungen Stellenbeschreibungen in Verwaltung und Wirtschaft
Stellenbeschreibungen: Ein alter Hut? Im Mittelpunkt der Organisation stehen heute vielfach Geschäftsprozessanalyse und Geschäftsprozessoptimierung Produktkosten, Qualitätssicherung und Benchmarking. Haben da Stellenbeschreibungen eine Chance? Wir erleben seit einigen Jahren insbesondere in den Bereichen B/L/K und GSV eine Renaissance der Stellenbeschreibungen Auslöser sind bspw.: Organisationsveränderungen und damit verbundene Aufgabenverteilungen Stellenplanungen auf der Basis gesicherter Stellenbeschreibungen und Stellenbewertungen Verstärkte Aktivitäten der Aufsichten und Prüfungsämter
Stellenbeschreibungen sind Führungsinstrumente für Vorgesetzte sind für Stelleninhaber/innen verpflichtend, aber nicht abschließend ( Öffnungsklausel) müssen dazu auffordern, über den Tellerrand der eigenen Stelle zu schauen ( Teamgeist) sind die Grundlage für Stellenbewertungen und Stellenplanung und damit Grundlage für eine anforderungsgerechte Bewertung
Unterschiedliche Bezeichnungen Welche soll man nehmen? Tätigkeitsdarstellung Arbeitsplatzbeschreibung Funktionsbeschreibung Dienstpostenbeschreibung Stellenbeschreibung Antwort Im Prinzip sind alle Bezeichnungen verwendbar. Beachtung: Wie ist der Sprachgebrauch des Hauses?
Am Anfang mehr Fragen als Antworten Was liegt bereits an (standardisierten) Informationen vor? Altes oder neues Dokument STBen verwenden? Welcher Detaillierungsgrad wird gewünscht? Wie wird die Vergleichbarkeit über Stellentypen und Fachabteilungen/Ämter gesichert? Wie erfolgt die fachliche Synchronisation mit der Stellenbewertung (Aufgaben Arbeitsvorgänge)? muster_stb_sb_drittmittel.pdf muster_stb_sb_wimi.pdf muster_bew_bat_sb_drittmittel.pdf
STB-Inhalte standardisieren Eher unkritische STB-Inhalte Stellen-Nr. Organisationseinheit Stellenbezeichnung Unter- und Überstellung Kompetenzen. Eher kritische STB-Inhalte Stellenziele Stellenaufgaben gsv_anford_merk_stb.xls
Stellenziele (1) Stellenziele beschreiben einen durch die Stelle bzw. den/die Stelleninhaber/in anzustrebenden qualitativen oder quantitativen Sollzustand Kundenbeziehungen verbessern Fehlzeitenquote verringern Ausbildungsstand anheben Stellenziele sind keine Aufgaben Die Realisierung von Stellenzielen erfolgt durch Aufgaben
Stellenziele (2) Damit zusammenhängende Fragen sind: Verbindlichkeit der Stellenziele? Synchronisation mit anderen Zielen (Balanced Scorecard)? Überprüfung der Stellenziele? Konsequenzen bei Zielerreichung, Zielüberschreitung oder Zielunterschreitung? In der Praxis werden häufig Hauptaufgaben als Stellenziele genannt oder es wird auf Stellenziele verzichtet
Stellenaufgaben (1) Aufgabenstruktur Führungsaufgaben (Standardaufgabenkatalog) Fachaufgaben (Geschäftsprozessmodell, Produktkatalog) Aufgaben Teilaufgaben Sonderaufgaben (Projektaufgaben, Arbeitskreise) Aufgabenmenge / Aufgabengliederung 4 Führungsaufgaben (ggfs. bewertungsrelevant) 4-10 Fachaufgaben Stellenbewertung 4 Sonderaufgaben (ggfs. bewertungsrelevant)
Stellenaufgaben (2) Aufgabenformulierung Kurze und prägnante Formulierung Objekt, Verb Keine Vorwegnahme der Bewertung (bspw. selbständige Bearbeitung von ) Aufgabenzeitanteile Zeitobergrenze 100% 5%-Klausel ( erkennbarer Zeitanteil von 11 Arbeitstagen)
Stellenaufgaben (3) Die größten Probleme bei den Stellenaufgaben sind: Wer definiert die Aufgaben? Vorgesetzte und/oder Mitarbeiter/in ( einheitliches GPM) Quelle der Aufgaben? Geschäftsverteilungsplan/Funktionsprofile Geschäftsprozess-/Aufgabenmodell Aktualität der Aufgaben? Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft Konventionen? Einheitliche Darstellung/Formulierung der Aufgaben ( GPM) Mitnahmeeffekte? Mehrfachverwendung
Stellenaufgaben (4) Abgrenzung Aufgabe und Arbeitsvorgang Nach der Systematik der BIOS-Konventionen zur Aufgabenanalyse bzw. Geschäftsprozessmodellierung entspricht die Aufgabe dem Arbeitsvorgang Der Aufgabe kann einerseits Teil einer Hauptaufgabe sein und andererseits in weitere Teilaufgaben (Arbeitsschritte) zergliedert werden
BIOS-Konventionen zur Aufgabenmodellierung Ebene OrdNr. Funktion Ebene 1 1 Bezeichnung der Verwaltung Ebene 2 1.1 Abteilungen/Referate Ebene 3 1.1.1 Ämter/Arbeitsgruppen Ebene 4 1.1.1.1 Teams/Hauptaufgaben ( Produktgruppen) Ebene 5 1.1.1.1.1 Aufgaben ( Arbeitsvorgänge/Produkte) Ebene 6 1.1.1.1.1.1 Teilaufgaben ( Teilprodukte) Ebene 7 1.1.1.1.1.1.1 Aufgabenschritte/Arb.-Anweisung (optional)
Aufgabenbeispiel (1) 1 1.6 1.6.1 1.6.1.1 1.6.1.1.1 1.6.1.1.2 1.6.1.1.3 1.6.1.1.4 1.6.1.1.5 Kommunaler Produktrahmen (Musterbeispiel IMK-Beschluss) Zentrale Finanzleistungen Allgemeine Finanzwirtschaft 1 Finanzbuchhaltung (Auszug) Buchungen durchführen (-> siehe nachfolgende Verfeinerung) Geldeingänge buchen Geldeingangsmitteilungen bearbeiten Geldausgänge buchen nn
Aufgabenbeispiel (2) 1 1.6 1.6.1 1.6.1.1 1.6.1.1.1 1.6.1.1.1.1 1.6.1.1.1.2 1.6.1.1.1.3 1.6.1.1.1.4 1.6.1.1.1.4.1 1.6.1.1.1.4.2 Kommunaler Produktrahmen (Musterbeispiel IMK-Beschluss) Zentrale Finanzleistungen Allgemeine Finanzwirtschaft 1 Finanzbuchhaltung (Auszug) Buchungen durchführen (Arbeitsvorgangsebene) Buchungsunterlagen nach Banken sortieren Gutschriftsmitteilung mit Annahmeanordnung verbinden Ersatzbeleg bearbeiten Buchungsangaben überprüfen Absenderangaben prüfen bzw. ergänzen usw.
Stellenbeschreibungen richtig planen Top down-planung Standardisierung der fachlichen Inhalte (bspw. Aufgaben, Anforderungsmerkmale) Bottom up-synchronisation Beteiligung der Fachvorgesetzten, der Personalräte, der Gleichstellungsbeauftragten und Einbeziehung der Mitarbeiter/innen Motiviertes Projektmanagement Absicherung durch die Behörden-/Verwaltungsspitze
Musterbeispiel eines STB-Projekts Projektteam (inkl. Personalrat/Gleichstellungsbeauftragte) Planungsphase Dokument Stellenbeschreibung BIOS- Konventionen Nutzung bereits vorliegender Daten Abstimmung und Erfassung STB-Daten Realisierungsphase Organisatorische Grunddaten Aufgaben, Zeitanteile Ergänzende STB-Daten Qualitätssicherung und Freigabe der STBen Qualitätssicherung Abstimmung mit Fachbereich Nacharbeiten Dokumentation
Stellenbeschreibungen richtig pflegen Pflege der Stellenbeschreibungen ist Aufgabe der (dezentralen) Führungskräfte ( Bringschuld) Abstimmung mit dem (zentralen) Bereich Personal DV-Unterstützung Pflege muss synchronisiert werden mit anderen Planungs-/Dokumentationsverfahren bms_wasserfall_2008.doc Geschäftsprozessen Personalbedarfsermittlung Geschäftsverteilung
Zusammenarbeit mit Externen Vorteile Erfahrungen und Musterbeispiele Übergeordnete Planungssicht Umgang mit kritischen Fragen Erarbeitung von Lösungsvorschlägen Bessere Zeit- und Ergebnisplanung Voraussetzungen Know how und praktische Erfahrungen Fingerspitzengefühl Anerkennung durch Prüfungsinstanzen/Aufsichten
Kontakt Bremerhavener Institut für Organisation und Software An der Karlstadt 10 D-27568 Bremerhaven T: 0471/9448-652 F: 0471/9448-672 E-Mail: fdegen@ttz-bremerhaven.de www.bios-bremerhaven.de