DIE ZEIT WIRD KNAPP - BUNDESMINISTERIUM DER FINANZEN VERLANGT ELEKTRONISCHE ARCHIVIERUNG Ab dem 1.1.2002 hat die Finanzverwaltung das Recht, im Rahmen von steuerlichen Betriebsprüfungen Einsicht in die datenverarbeitungsgestützte Buchführung des Steuerpflichtigen zu nehmen und die gespeicherten Daten DVgestützt zu prüfen. Der Steuerpflichtige hat die Finanzbehörde bei der Ausübung ihres Rechts zu unterstützen, indem er ihr die erforderlichen technischen Hilfsmittel sowie die gespeicherten Daten zur Verfügung stellt. In einem Schreiben vom 6.10.2000 erläutert das Ministerium, was es unter den "Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" versteht. Fazit: Wer seine steuerlich relevanten Unterlagen per Computer erstellt und bearbeitet, ist in Zukunft zur elektronischen Archivierung verpflichtet. Unter Punkt III - Archivierung digitaler Unterlagen - heißt es dort unmissverständlich: "Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Somit reicht die Aufzeichnung im COM- Verfahren (Computer-Output-Microfilm) nicht mehr aus." Gesetz bereits in Kraft - Anwendungsvorschriften im Herbst folgen Mit anderen Worten: was elektronisch erstellt und bearbeitet wird, muss auch elektronisch revisionssicher archiviert werden. Denn anders ist eine strukturierte und transparente Auswertung der unveränderlichen Daten auch nach 10 oder mehr Jahren nicht möglich. Nach der Anhörung von Interessens- und Unternehmensverbänden zu den Details des Verfahrens wird die abschließende Fassung der GDPdU für den Herbst 2001 erwartet. Grundlegende Änderungen der in der Verordnung beschriebenen technischen Anforderungen sind nicht zu erwarten. Es geht vielmehr um eine detailliertere Ausarbeitung durch das zuständige Referat IV D2 um Rechtsunsicherheiten vorzubeugen. Wer muss elektronisch archivieren? Bundesweit betroffen von den neuen Vorschriften sind Unternehmen aller Branchen, unabhängig von Faktoren wie Mitarbeiterzahl oder Umsatz. Entscheidend ist nicht die Größe eines Unternehmens, sondern lediglich die Frage, ob dessen Buchführung EDVgestützt ist. Da dies mittlerweile für nahezu jeden deutschen Betrieb gilt, wird es auf dem DMS- und Archivierungsmarkt bald sehr turbulent zugehen. Denn während vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum Großkon- Juni 2001 Seite 1 von 6
zern zunehmend computergestützt Buch geführt wird, verfügen nach wie vor nicht einmal 10% aller Unternehmen über ein elektronisches Archiv. Durch die neuen Maßnahmen des Gesetzgebers geraten nun all diejenigen unter Zugzwang, die Investitionen in moderne DMS- und Archivierungssysteme bisher zurückgestellt hatten. Zumal die neue Regelung nicht nur die elektronische Buchführung mit SAP und vergleichbaren Systemen meint, sondern auch solche Unterlagen mit einschließt, die von Mitarbeitern am PC erstellt wurden. Betriebsprüfern muss ermöglicht werden, sämtliche elektronischen, steuerrelevanten Betriebsprozesse zu recherchieren. Das vermag im Prinzip nur ein elektronisches Archiv zu gewährleisten, in dem Daten unabhängig von Format und Erstellungsprogramm revisionssicher elektronisch abgelegt werden können. Die Forderung: systemunabhängige Recherche auch noch nach Jahren In einem Artikel der Frankfurter Allgemeinen Zeitung vom 15. Mai 2001 gibt Günther Strunk, Professor für betriebswirtschaftliche Steuerlehre an der Technischen Universität Ilmenau, zu bedenken, dass gerade die ständigen Neuerungen bei Standardprodukten wie SAP R/3 zu erheblichen Problemen bei einer späteren Wiedereinspeisung von Daten führen könnten. Wie der zuständige Referatsleiter des Ministeriums auf Anfrage der Redaktion bestätigte, ergibt sich aus solcher Kritik die zwingende Anforderung an das elektronische Archiv, auch nach den gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträumen noch abwärtskompatibel zu sein. Für ein modernes Archivsystem wie EASY-ARCHIV kein Problem. Hier besteht sogar die Möglichkeit, ganze Archive mitsamt Viewer und Recherchetool systemunabhängig auf CD-ROM zu brennen. Damit ist zum einen die verlangte Unveränderbarkeit der Informationen gewährleistet, zum anderen verliert auch der Faktor Zeit seine Bedeutung. Denn in der GDPdU heißt es: "Der Nur-Lesezugriff umfaßt neben der Sichtbarmachung auch das Filtern und Sortieren der Daten, ggf. unter Einsatz vorhandener Auswertungsprogramme. Dabei ist die Veränderbarkeit des Datenbestandes ausgeschlossen." Mit dem volltextbasierten Rechercheprogramm ist eine beliebig strukturierte Abfrage der revisionssicher archivierten Dokumente möglich. Anders gesagt: Dem Archiv ist es egal, ob ein Prüfer nach Namen, textlichen Inhalten, Zeiträumen, Zahlen oder sonstigen Informationen fragt, er bekommt auch nach 20 Jahren noch genau die Dokumente angezeigt, die er für die digitale Betriebsprüfung benötigt. Am 14. März 2001 äußerte die FDP- Bundestagsfraktion in einer kleinen Anfrage zum Thema ihre Bedenken im Hinblick auf Datenschutz und Verhältnismäßigkeit. Darin wurde unter anderem die Frage gestellt, ob es zutrifft, "dass der Steuerpflichtige nach dem Entwurf des BMF-Schreibens gezwungen sein kann, die während der Aufbewahrungsfrist verwendete EDV- Hard- und Software sowie damit vertrautes Personal vorzuhalten?" Das Bundesministerium der Finanzen beantwortete diese Anfrage am 28. März wie folgt: "Der Entwurf eines BMF-Schreibens enthält Ausführungen Juni 2001 Seite 2 von 6
zum Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Die Bundesregierung beabsichtigt, aufgrund der Stellungnahmen der Verbände, den obersten Finanzbehörden der Länder eine Präzisierung vorzuschlagen. Danach soll es im Fall eines Systemwechsels während der Aufbewahrungsfrist nicht erforderlich sein, die ursprüngliche Hard- und Software vorzuhalten, wenn die maschinelle Auswertbarkeit von nach dem 1. Januar 2002 archivierten Daten in Form eines "Nur-Lesezugriffs" (Lesen, Filtern, Sortieren) durch das neue System gewährleistet ist." Diese "maschinelle Auswertbarkeit in Form eines Nur-Lesezugriffs" erfordert eindeutig den Einsatz eines revisionssicheren elektronischen Archivs. Gerade auch im Hinblick auf datenschutzrechtliche Vorgaben und die damit verbundenen Bedenken der Unternehmen muss darüber hinaus gewährleistet sein, dass Betriebsprüfer ausschließlich Zugriff auf steuerlich relevante Daten erhalten. gewährlei- Verhältnismäßigkeit sten Trotz aller Bedenken über technische Details, empfehlen selbst Kritiker wie Prof. Strunk den Unternehmen, "rasch und überlegt" (FAZ) zu handeln, weil erhebliche Umstellungsmaßnahmen erforderlich sein werden. Das weiß auch das Bundesfinanzministerium und hat deshalb den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit in der Verordnung festgeschrieben: "Die Finanzbehörde hat bei Anwendung der Regelungen zum Datenzugriff den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zu beachten." Was soviel bedeutet, dass "bereits vor dem 1. Januar 2002 archivierte Daten für Zwecke ihrer maschinellen Auswertung ( 147 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 AO i.v. mit 147 Abs. 6 AO) nicht nochmals in das DV-System eingespeist (reaktiviert) werden (müssen), wenn dies mit unverhältnismäßigem Aufwand für den Steuerpflichtigen verbunden wäre." Für alle digital erstellten Dokumente mit Relevanz für den Fiskus gilt ab dem 1. Januar 2002 jedoch die neue Verordnung. Nachdem am 22. Mai 2001 bereits das neue Gesetz über die digitale Signatur in Kraft getreten ist, wird damit ab dem nächsten Jahr auch das elektronische Archiv schon aus rechtlichen Gründen unverzichtbar. Mit EASY-ARCHIV auf der sicheren Seite EASY-ARCHIV ist die ideale Lösung für Unternehmen, die in Zukunft auf die digitale Betriebsprüfung vorbereitet sein müssen. Die folgenden Beispiele zeigen, wie das elektronische Archiv den Anforderungen des Bundesfinanzministeriums gerecht wird: 1. Anlegen von stand-alone Archiven für steuerrelevante Dokumente Mit EASY-ARCHIV lassen sich problemlos Archive einrichten, in die die gesamten steuerrelevanten und zur Steuerprüfung anstehenden Daten und Dokumente eines Geschäftsjahres eingepflegt werden. Auf diese Datenbestände haben die Finanzbehörden Zugriff. Nicht steuerrelevante Daten Juni 2001 Seite 3 von 6
und Dokumente werden geschützt in anderen Archiven abgelegt. Ebenso können bestehende Archive demgemäß umorganisiert bzw. anpasst werden. Beides setzt aber voraus, daß eine Verfahrensdokumentation bzw. ein Projekthandbuch im Vorfeld erstellt wird, um den stimmigen "Workflow" steuerrelevanter Dokumente - wie kommen die Daten ins System - zu gewährleisten. Die Umstellung, Anpassung oder Neueinrichtung dieser Archive sowie die Erstellung der Verfahrensdokumentation erfolgt durch zertifizierte EASY- Partner. 2. Mappenklassenschutz Der Mappenklassenschutz in EASYWA- RE beinhaltet, dass bestimmte Objekte / Dokumente in einer Mappe verschlüsselt / geschützt werden und nur an authorisierte Benutzer zur Ansicht freigegeben werden. Steuerrelevante Daten lassen sich so für die Steuerprüfung mit Zugriffsrechten versehen. 3. Vergabe von Objektrechten Durch die Vergabe von Objektrechten (auf Archiv-, Dokumenten- oder Feldebene) oder durch Verschlüsselung können u.a. die nicht-steuerrelevanten Daten geschützt werden. Darbietungsmethoden zur Finanzprüfung Je nach den betrieblichen Gegebenheiten kann die Finanzverwaltung im Rahmen einer Außenprüfung nach pflichtgemäßem Ermessen zwischen drei Zugriffsmöglichkeiten wählen: 1. Sie kann die mit Hilfe des Datenverarbeitungssystems (DV-System) des Steuerpflichtigen erstellten, nach 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen einsehen und dieses DV-System zur Prüfung dieser Unterlagen nutzen oder verlangen, 2. dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder 3. ihr die gespeicherten Daten auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Jede der vom BMF vorgesehenen Darbietungsmethoden kann mit EASY- ARCHIV gewährleistet werden: zu 1. In EASY-Archiven können die (steuer-) relevanten Unterlagen sekundenschnell recherchiert und angezeigt werden. zu 2. In EASY-ARCHIV können Ausgabeformate definiert, anhand von Trefferlisten angezeigt und ausgewertet werden. Technische Mithilfe erfolgt in der Regel durch das Personal. Vorteil: Durch den Einsatz von elektronischer Archivierung mit verkürzten Suchzeiten reduziert sich die Zeit des Steuerprüfungsvorganges und somit auch die des Personaleinsatzes (Personalvorhaltung). zu 3. Komplette Archive (z.b. die eines Geschäftsjahres) können revisionssicher mittels CD-Query ausgelagert werden und noch Jahre später (gesetzliche Aufbewahrungspflicht) mit Hilfe eines auf der Juni 2001 Seite 4 von 6
CD befindlichen Recherchetools ohne installierte Originalsoftware auf beliebigen Windows-Rechnern recherchiert und angezeigt werden. Vorteil: Vernachlässigbare Kosten, da zur Datenbereitstellung nur die CD-Kosten anfallen, die Vorhaltung von "veralteter" Originalsoftware ist nicht notwendig. Bei dem Einsatz von EASY-ARCHIV werden alle steuerlich relevanten Vorschriften durch die Funktion der Software abgedeckt. Umstellen nach dem Stichtag 1.1.2002 Die Umstellung auf elektronische Archivierung kann eventuell auch nach dem Stichtag erfolgen, wenn bis zum Steuerprüfungstermin alle anfallenden steuerrelevanten Dokumente und Daten elektronisch archiviert wurden. Als Dienstleistung bietet die ScanOptic GmbH, ein Tochterunternehmen der EASY SOFTWARE AG, das digitale und revisionssichere Erfassen von Papierdokumenten, auch von größten Datenbeständen, mittels Hochleistungsscannern an. Ein weiterer Service: das Microfiche Scanning, denn auch die Aufzeichnung im COM-Verfahren (Computer-Output-Microfilm) ist neben dem Einsatz EDV-gestützter Buchführung nicht mehr zulässig. Solche Daten können aber für die Revision elektronisch erfasst und archiviert werden. EASYWARE - die Lösung für "alle Fälle" EASY-ARCHIV entspricht den neuen steuerrechtlichen Vorschriften. EASY- ARCHIV lässt sich über zertifizierte Schnittstellen an bekannte ERP- Systeme wie SAP, Baan, Axapta, Sage-KHK, Navision, an Workflow- Lösungen wie Powerwork oder Groupware-Lösungen wie Microsoft- Exchange oder Lotus Notes anbinden. Mehr als 80 internationale Softwarehäuser haben für ihre Software- Programme aus unterschiedlichsten Anwendungsbereichen bzw. Branchen bereits eine Schnittstelle zu EASY- ARCHIV geschaffen. Sie ergänzen somit ihre Produkte um eine integrierte, revisionssichere elektronische Archivierung mit integrierter Volltextrecherche, die sekundenschnelles Wiederauffinden der Dokumente ermöglicht. Weltweit haben bereits 6000 Firmenkunden EASY-ARCHIV im Einsatz. Skalierbarkeit - EASYWARE für jede Größenordnung EASY-ARCHIV ist ein Standardprodukt im Markt, das sich besonders einfach installieren und konfigurieren lässt. Es zeichnet sich durch unternehmensgerechte Skalierbarkeit aus. EASY- ARCHIV wird sowohl als Small Office- Lösung mit einem Aufkommen bis zu 50.000 Dokumenten je Archiv und drei gleichzeitigen Benutzern angeboten, ist aber auch als Unternehmenslösung mit mehreren tausend angeschlossenen Arbeitsplätzen und einem Doku- Juni 2001 Seite 5 von 6
mentenaufkommen von vielen Millionen im Einsatz. Installationszeit eines EASY- ARCHIVS Die Installationszeiten eines EASY- ARCHIVS richten sich nach Umfang und Organisation des Unternehmens, sind aber im Branchenvergleich sehr kurz, typisch sind 1-5 Arbeitstage. Kosten der Umstellung Die Bundesregierung weist darauf hin, dass der Einsatz DV-gestützter Buchführungssysteme zu erheblichen Rationalisierungseffekten bei den Steuerpflichtigen geführt hat, die eine mögliche finanzielle Belastung durch Hard- und Software zur Durchführung einer dem Gesetzesauftrag entsprechenden Außenprüfung der steuerlichen Verhältnisse ausgleichen. Mit dem Einsatz von EASY-ARCHIV kann je nach Umfang und Größe der Installation die Amortisierung oder volle Kostendeckung durch Personal-, Material-, Zeit und Raumkosten bereits nach weniger als 12 Monaten gewährleistet werden. Ihr EASY-Partner vor Ort: mk software gmbh Benhauser Str. 41a 33100 Paderborn Fon: 05251-5213-0 Fax: 05251-5213-30 easy@mk-software.de http://www.mk-software.de Quelle: INDEX - Das EASY SOFTWARE AG Magazin für Dokumenten-Management, Sonderausgabe Juni 2001 Juni 2001 Seite 6 von 6