SAP R/3 4.6C Materialwirtschaft 4 - MM-PUR Bestandsführung und Inventur S46CMM4 08-0-13-76-01 Autoren: Gesellschaft für Informationstechnologie und Qualifizierung 1. Auflage: Dezember 2001 (211201) by HERDT-Verlag, Nackenheim (Germany) Internet: www.herdt.com Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Microfilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Diese Unterlage ist auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt.
Inhaltsverzeichnis SAP R/3 4.6C - Bestandsführung und Inventur I 1 Einführung Bestandsführung... 6 1.1 Stellung der Bestandsführung in der Logistik... 6 1.2 Integration der Bestandsführung und Bestandsarten... 8 1.3 Warenbewegungen und ihre Auswirkungen... 10 1.4 Prinzipien der SAP-R/3-Bestandsführung... 11 1.5 Überblick... 12 2 Warenbewegungen... 14 2.1 MIGO - Warenbewegung (MIGO)... 14 2.2 MIGO_GR - WE zur Bestellung (MIGO)... 17 2.3 MIGO - Wareneingang: Bestell-Nr. unbekannt... 20 2.4 MIGO - Wareneingang: Bestell-Nr. bekannt... 23 2.5 MIGO_GO - WE zum Auftrag (MIGO)... 26 2.6 MB31 - Wareneingang zum Auftrag... 29 2.7 MIGO - Warenbewegung: Wareneingang - Sonstige... 32 2.8 MIGO - WE: Sonstige - Bestandsaufnahme... 36 2.9 MB1C - WE: Sonstige - Retouren von Kunden... 39 3 Warenbewegungen: Teil 2... 42 3.1 MIGO_GI - Warenausgang (MIGO)... 42 3.2 MIGO_GI - Warenausgang (MIGO) - Sonstige... 45 3.3 MB1A - Warenausgang: Sonstige - Verschrottung... 47 3.4 MB1B - Warenbewegung - Umbuchung... 51 3.5 MIGO - Materialbeleg - Sperrbest. freigeben... 54 3.6 MBRL - Materialbeleg - Rücklieferung... 57 3.7 MIGO - Materialbeleg - Nachlieferung... 60 3.8 MBST - Materialbeleg - Stornieren... 62 3.9 MBSU - Materialbeleg - Einlagern... 65 3.10 MB90 - Materialbeleg - Nachrichten ausgeben... 68 3.11 MB04 - Nachverrechnung - Lohnbearbeitung... 72 4 Reservierungen... 76 4.1 MB21 - Reservierung... 76 4.2 MB22 - Reservierung - Ändern... 78 4.3 MBVR - Reservierung - Verwalten... 81 4.4 MB26 - Reservierung - Kommissionieren... 84 4.5 MB25 - Reservierungsliste... 86 5.6 MBLB - Bestand - LB-Beistellbestand... 105 5.7 MBGR - Listanzeigen - Grund der Bewegung... 108 5.8 MB53 - Bestand - Werksverfügbarkeit... 109 5.9 MB5B - Bestand - Bestand zum BuchDat... 112 5.10 MB54 - Lief. Konsignation - Bestand... 114 5.11 MRKO - Lief. Konsignation - Verbindlichkeiten... 117 6 Chargen... 120 6.1 MM01 - Chargenpflichtiges Material anlegen... 120 6.2 MSC1N - Charge - Anlegen... 123 6.3 ME21N - Chargenpflichtiges Material bestellen... 125 6.4 MIGO - Wareneingang: Chargenpflichtiges Material... 129 6.5 MB5C - Chargenverwendung - Pick-up-Liste... 131 6.6 MB57 - Chargenverwendung - Aufbauen... 134 6.7 MBC1 - Chargensuchstrategie - Anlegen... 136 6.8 MCBR - Standardanalysen - Chargen... 139 7 Inventur: Einführung... 144 7.1 Inventur: Allgemeines... 144 7.2 MI01 - Inventurbeleg - Anlegen... 146 7.3 MI02 - Inventurbeleg - Ändern... 149 7.4 MI21 - Inventurbeleg - Drucken... 152 7.5 MI04 - Zählung - Erfassen... 154 7.6 MI09 - Zählung - Erf. ohne Belegbezug... 156 7.7 MI06 - Zählung - Anzeigen... 158 7.8 MI20 - Differenz - Differenzenliste... 160 7.9 MI11 - Inventurbeleg - Nachzählen... 164 7.10 MI07 - Differenz - Buchen... 166 8 Inventur - Berichtswesen... 168 8.1 MI22 - Umfeld - InvBelege z. Material... 168 8.2 MI23 - Umfeld - InvDaten z. Material... 170 8.3 MIDO - Inventurübersicht... 173 8.4 MI24 - Umfeld - Inventurliste... 174 Stichwortverzeichnis... 178 5 Berichtswesen in der Bestandsführung... 90 5.1 MBBE - Bestandsübersicht... 90 5.2 MB51 - Listanzeigen - Materialbelegliste... 92 5.3 MD04 - Bestand - Akt.Bed/Best.Liste... 96 5.4 MB52 - Bestand - Lagerbestand... 98 5.5 MB5T - Bestand - Transitbestand... 102
1 SAP R/3 4.6C - Bestandsführung und Inventur 1 Einführung Bestandsführung In diesem Kapitel erfahren Sie wie die Bestandsführung in das R/3-System integriert ist wie Bestände im System geführt werden wie Sie Warenbewegungen erfassen Voraussetzungen Kenntnisse der Materialwirtschaft Grundkenntnisse der Navigation im SAP-R/3-System 1.1 Stellung der Bestandsführung in der Logistik Teilkomponente Bestandsführung Die Komponente Bestandsführung ist im SAP-R/3-System innerhalb der Logistik in der Hauptkomponente Materialwirtschaft (MM) integriert und ist die Schnittstelle zu der Komponente Finanzwesen (FI). Ein kurzer Überblick über einige Komponenten und deren Bezeichnung im SAP-R/3-System: Komponente (englische Bezeichnung) Deutsche Bezeichnung Funktion Materials Management - MM Materialwirtschaft Beschaffung von Materialien und/oder Dienstleistungen Financial Accounting - FI Finanzwesen Dokumentation aller Geschäftsvorfälle, die das externe Rechnungswesen betreffen Das SAP-R/3-System setzt sich aus mehreren Komponenten (z.b. Materialwirtschaft, Finanzwesen) mit ihren jeweiligen Teilkomponenten, z.b. Einkauf, Bestandsführung in der Materialwirtschaft, zusammen. Die folgende Tabelle stellt Ihnen die Teilkomponenten der Komponente Materialwirtschaft (MM) dar. SAP-R/3- Komponente SAP-R/3- Teilkomponente Bezeichnung Englische Bezeichnung MM MM-PUR Einkauf Purchasing MM-IM Bestandsführung und Inventur Inventory Management MM-CBP Verbrauchsgesteuerte Disposition Consumption-Based Planning MM-SRV Dienstleistung External Services MM-IV Logistik-Rechnungsprüfung Invoice Verification MM-IS Informationssystem Information System MM-EDI Elektronischer Datenaustausch Electronic Data Interchange 6
Einführung Bestandsführung 1 Aufgaben der Bestandsführung Die Bestandsführung im SAP-R/3-System ist für die Verwaltung aller Materialbestände zuständig. Dazu gehört die Erfassung der Bestände sowohl in Mengen wie auch in Werten. Weitere Aufgaben sind das Planen und die Bearbeitung von Materialzu- und abgängen sowie deren Dokumentation. Darüber hinaus wird aus der Bestandsführung heraus die Inventur durchgeführt, um die Bestände des Systems mit den tatsächlich vorhandenen Lagerbeständen zu vergleichen. Aspekte der Bestandsführung Warenbegleitschein Wohin,... wie viel,... Bestandsführung Gesamtbestand: Menge, Wert. Menge: Zu-/Abgang Lager 2 Bewertungskreis Lagerverwaltung Transportbedarf Werk 1000 Lager 1 Lager 2 Buchbestand Lager 2 Inventur Inventur- Liste Aufgaben in der Bestandsführung Organisationsebenen der Bestandsführung Bestände werden mengenmäßig auf Lagerortebene geführt. Es ist möglich, diese Bestände noch weiter (z.b. in Chargen) zu untergliedern. Auf der Ebene des Lagerortes wird auch die Inventur durchgeführt. Die wertmäßige Führung der Bestände erfolgt im Bewertungskreis. Innerhalb eines Bewertungskreises wird ein Material oder eine Charge immer gleich bewertet. Die Ebene des Bewertungskreises kann das Werk oder der Buchungskreis sein. Ist die Bewertungskreisebene der Buchungskreis, wird ein Material in allen Werken, die diesem Buchungskreis zugeordnet sind, mit dem gleichen Bewertungspreis erfasst. Ist die Bewertungskreisebene das Werk, wird ein Material nur in diesem Werk mit dem Bewertungspreis erfasst. Andere Werke können andere Bewertungen für das gleiche Material verwenden. Die Bestandsmenge wird auf Lagerortebene geführt und ergibt multipliziert mit dem Bewertungspreis den Bestandswert (Umlaufvermögen) eines Materials. Mandantenebene Buchungskreisebene Werksebene Lagerortebene Lagerort 1 Buchungskreis Werk 1 Organisationsebenen in der Bestandsführung Mandant Lagerort 2 Lagerort 1 Werk 2 Lagerort 2 7
1 SAP R/3 4.6C - Bestandsführung und Inventur Was bedeutet... Begriff Mandant Buchungskreis Werk Lagerort Definition Der Mandant ist im SAP-System das oberste Organisationselement des Unternehmens und kann häufig mit einem Konzern gleichgesetzt werden. Er stellt eine eigene Einheit mit separaten Stammdaten und Tabellen dar. SAP-Begriff für die kleinste Organisationseinheit des externen Rechnungswesens. Der Buchungskreis stellt eine vollständige in sich abgeschlossene bilanzierende Einheit (z.b. ein Unternehmen) innerhalb eines Mandanten (z.b. Konzern) dar. Das Werk ist eine Organisationseinheit der Logistik. Ein Werk kann z.b. eine Produktionsstätte oder ein Zentrallager sein. Materialien und/oder Dienstleistungen können durch dieses Organisationselement zur Verfügung gestellt werden. In einem Lagerort (Organisationselement im R/3-System) werden die Materialien gelagert und mengenmäßig geführt. Es können in einem Werk mehrere Lagerorte existieren. Bewegungsart Jede Warenbewegung wird im SAP-System durch einen Code (z.b. Bewegungsart 101 = WE zur Bestellung in das Lager) gesteuert. Bestandsart Bewertungskreis Bei Wareneingängen wird festgelegt, in welche Bestandsart ein Zugang gebucht wird (wichtig bei der Ermittlung des verfügbaren Bestands und Entnahmen). Organisationsebene (Buchungskreis oder Werk), in der ein Material gleich bewertet wird 1.2 Integration der Bestandsführung und Bestandsarten Die Einbettung der Bestandsführung Auf die Daten der Bestandsführung greifen mehrere Komponenten der Logistik zu oder beeinflussen diese durch eigene Aktionen und Belege (z.b. ein Produktionsauftrag aus der Produktionsplanung). Die Bestandsführung ist Bestandteil der Komponente Materialwirtschaft. Ein Material wird im Rahmen der Wertschöpfungskette ständig ausgegeben und muss neu beschafft werden. Die Wiederbeschaffung wird in der Disposition geplant und erfolgt durch die eigene Produktion oder durch den Einkauf bei einem externen Lieferanten. Beispielsweise wird durch das Anlegen eines Kundenauftrages im Vertrieb geprüft, ob die entsprechende Menge auch verfügbar ist und bestätigt werden kann. Fehlen Mengen, so kann das Material vom System für die Disposition vorgesehen werden. Die Disposition hat die Möglichkeit, eine Fremdbeschaffung oder die interne Produktion anzustoßen. Beim Wareneingang wird noch entschieden, in welche Bestandsart des Materials gebucht werden soll. Bei den einzelnen Vorgängen werden Belege (z.b. Warenbegleitschein) erstellt und Aktualisierungen von Bestandsdaten (z.b. offener Bestellbestand, Reservierungen) vorgenommen. Vertrieb Material verfügbar? Kunden Auftrag Disposition Kein Bestand! Einkau oder Produktion Bestandsführung Frei verwendbar In welche Bestandsart? Wareneingan Gesperrter Bestand Qualitätsprüfung Integration 8
Einführung Bestandsführung 1 Daten der Bestandsführung werden z.b. in folgenden Komponenten genutzt beziehungsweise durch Sie beeinflusst: Materialwirtschaft Produktion Vertrieb Qualitätsmanagement Instandhaltung Warehouse Management Logistik Informationssystem Disposition Bestandsarten Bestandsmengen werden in Bestandsarten verwaltet. Über Bestandsarten lassen sich zu einem Materialbestand steuernde Eigenschaften darstellen. Bestandsarten unterscheiden Bestände eines Materials z.b. nach dem Verwendungszweck (reservierte Bestände für einen Fertigungsauftrag) der Verwendbarkeit (gesperrter Bestand steht z.b. der Produktion nicht für Entnahmen zur Verfügung) Sonderbeständen, die durch besondere Bestandsformen (z.b. Konsignationsbestände bei einem Kunden oder Lieferanten Ihres Werkes) abbilden lassen Über die verschiedenen Bestandsarten werden nicht nur Bestandsmengen ausgewiesen, sondern es wird auch die Verfügbarkeit eines Materials in verschiedenen Abteilungen abgebildet. So ist z.b. der Bestellbestand für die Disposition zur Bedarfsdeckung schon verfügbar, kann hingegen in der Materialwirtschaft jedoch nicht frei verwendet werden, da noch kein Wareneingang erfolgte. Wareneingang? Wohin - Konsignationsbestand des Lieferanten - Eigener bewerteter Bestand - Nur unter Vorbehalt annehmen Lagerort 1 Wareneingang Sperrbestand Bewerteter Bestand Konsignation z.b. Verpackung beschädigt oder die Begleitpapiere fehlen Frei verwendbar Gesperrter Bestand Frei verwendbar Gesperrter Bestand Qualitätsprüfung Qualitätsprüfung Arten der Bestände Sie können sich aus der Bestandsführung heraus zu jedem Bestand über Mengen und die jeweilige Bestandsart Informationen in Form von Listanzeigen anzeigen lassen. Diese Informationen werden Ihnen zu verschiedenen Bestandsebenen angezeigt (z.b. den gesamten Werksbestand eines Materials oder nur die vorhandene Menge in einem bestimmten Lagerort eines Werkes). Wichtige Bestandsarten sind unter anderem: Konsignationsbestand: Material, das ein Lieferant in Ihrem Lager bereitstellt, das jedoch erst bei der Entnahme/Übernahme in das Eigentum Ihres Unternehmens übergeht und abgerechnet wird Frei verwendbarer Bestand: Nur aus diesem Bestand kann das Material an die Produktion oder den Vertrieb ausgegeben werden. Gesperrter Bestand: Material, das nicht ausgegeben werden soll Qualitätsprüfbestand: Material, das erst nach einer Prüfung verbraucht werden soll Wareneingang Sperrbestand: Material, das nur unter Vorbehalt angenommen wird (kein firmeneigener Bestand) 9
2 SAP R/3 4.6C - Bestandsführung und Inventur 2 Warenbewegungen In diesem Kapitel erfahren Sie wie die Warenbewegungen zu Bestellungen und zum Auftrag gebucht werden wie sonstige Warenbewegungen gebucht werden Voraussetzungen Grundkenntnisse der Materialwirtschaft und Navigation in SAP R/3 2.1 MIGO - Warenbewegung (MIGO) Einen Wareneingang zur Bestellung buchen Mit der Einbildtransaktion lassen sich die verschiedenen Warenbewegungen durchführen. Eine Grundfunktion ist die Wareneingangsbuchung zur Bestellung. Hierbei wird eine Prüfung gegen die Bestellung durchgeführt, und Abweichungen werden als Warn- oder Fehlermeldung ausgegeben. Voraussetzungen: Im System sollte ein Lieferant (hier: 7100) und ein Material (hier: P-5000) angelegt worden sein. Im System sollte eine Bestellung vorhanden sein (hier: 4500009466). Wählen Sie den Menüpfad, oder geben Sie den Transaktionscode in das Befehlsfeld ein. LOGISTIK MATERIALWIRTSCHAFT BESTANDSFÜHRUNG WARENBEWEGUNG WARENBEWEGUNG (MIGO) TA-CODE: MIGO Sie gelangen in das Bild WARENEINGANG BESTELLUNG-MUSTER1. Wie Ihnen die Transaktion angezeigt wird, hängt von Ihren persönlichen Einstellungen ab. Das System schlägt Ihnen die Einstellungen aus Ihrer letzten Arbeitssitzung vor. Das Fenster besteht aus verschiedenen Bereichen, die Sie je nach Bedarf ein- und ausblenden können. Im Bereich der Belegsteuerung wählen Sie in den Listenfeldern die grundlegende Funktion der Transaktion (z.b. Wareneingang) und die Belegart, auf die sich der Wareneingang beziehen soll (z.b. eine Bestellung), aus. In den nächsten Eingabefeldern können Sie die Beleg- und Positionsnummer eingeben, zu der Sie den Wareneingang erfassen möchten. WARENEINGANG BESTELLUNG - MUSTER1 14
Warenbewegungen 2 Der Arbeitsbereich gliedert sich in drei Ebenen. Auf Kopfebene werden Daten angezeigt, die für den gesamten Beleg gelten. Sie öffnen und schließen diesen Bereich durch Klick auf die Schaltfläche. In der Ebene POSITIONSÜBERSICHT werden die Daten aus z.b. der Bestellung angezeigt, und Sie können sie gegebenenfalls bearbeiten. Dieser Bereich bleibt immer eingeblendet. Weitere Daten zu der Position können Sie sich durch Klick auf die Schaltfläche anzeigen lassen. Hier können Sie weitere Details zur Position erfassen. Hilfe zu der Transaktion MIGO können Sie im Hilfebereich anzeigen lassen. Sie öffnen und schließen diesen Bereich durch Klick auf das Symbol. Die Belegübersicht können Sie durch Klick auf die Schaltfläche einblenden. Hier werden Ihnen Ihre zuletzt erzeugten beziehungsweise bearbeiteten Belege (z.b. Bestellungen, Reservierungen oder Materialbelege) angezeigt. Lassen Sie sich über den Menüpfad EIN- STELLUNGEN - VORSCHLAGSWERTE die vom System voreingestellten Werte anzeigen. Das Bild VORSCHLAGSWERTE ÄNDERN erscheint. Änderungen sind hier nötig, wenn Sie z.b. beim Wareneingang zur Bestellung eine andere Bewegungsart benötigen, als sie vom System vorgeschlagen wird. Vorgenommene Änderungen werden erst für den nächsten Beleg wirksam. Schließen Sie das Fenster durch Klick auf das Symbol. VORSCHLAGSWERTE ÄNDERN Öffnen Sie im Arbeitsbereich die Kopfdaten und Detaildaten durch Klick auf die entsprechenden Schaltflächen. Wählen Sie in dem ersten Listenfeld, welche Warenbewegung Sie mit dieser Transaktion buchen möchten. Wählen Sie für diese Übung den Eintrag WARENEINGANG aus. Listenfeld:1 Ihre Auswahl WARENEINGANG wird in das Listenfeld eingesetzt. Wählen Sie in dem zweiten Listfeld die Belegart, auf die Sie Bezug nehmen möchten (hier: BESTELLUNG) aus. Die zu buchenden Belegnummern können Sie, entweder durch Klick auf die Wertehilfe- Drucktaste (Suche über verschiedene Register) oder durch Klick auf das Symbol (eine fest definierte Suchmaske) suchen. Listenfeld: 2 Klicken Sie auf das Symbol. Das Dialogfenster WARENEINGANG BESTELLUNG erscheint. Geben Sie im Feld LIEFERANT die Nummer Ihres Lieferanten ein, und tragen Sie im Feld MATERIAL die Nummer Ihres Materials ein. Sie können die Suche durch weiteren Kriterien abgrenzen. Starten Sie die Suche durch Klick auf die Schaltfläche. 15
2 SAP R/3 4.6C - Bestandsführung und Inventur Das Ergebnis Ihrer Suche wird im unteren Bereich des Fensters eingeblendet. Ergebnis der Suche Durch Doppelklick auf Ihre Bestellung übernehmen Sie diese in die Belegübersicht. Die Daten der Bestellung werden in die Positionsübersicht übernommen. Schließen Sie das Suchergebnis durch Klick auf das Symbol. Klicken Sie im Positionsdetail auf das Register MENGE. Ändern Sie die Erfassungsmenge (hier: von 10 auf 5). Setzen Sie das Kennzeichen, und klicken Sie auf die Schaltfläche. Das Fenster PROTOKOLLE ANZEIGEN erscheint mit der Warnmeldung, dass die Bestellmenge unterschritten wurde. Lassen Sie sich den Langtext zur Warnmeldung durch einen Doppelklick anzeigen. Schließen Sie das Fenster durch Klick auf das Symbol. Bestätigen Sie die Warnmeldung durch Klick auf das Symbol. WARENEINGANG BESTELLUNG 4500009466 - MUSTER1 Die geänderten Werte werden in die Wareneingangsposition übernommen. PROTOKOLLE ANZEIGEN Machen Sie Ihre Änderungen in dem Register MENGE rückgängig. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche. Sie erhalten im Feld STATUS der Position die Anzeige und in der Statuszeile die Meldung. Buchen Sie den Wareneingang durch Klick auf die Schaltfläche. Sie erhalten in der Statusleiste die Meldung. Kehren Sie durch Klick auf das Symbol zu Ihrem Arbeitsplatzmenü EASY ACCESS zurück. Warenbewegungen Feld WARENEINGANG BEWEGUNGSART BESTANDSART Beschreibung Eine Art der Materialbewegung. Im R/3-System werden beim Wareneingang ein Materialbeleg (enthält bewegungsspezifische Daten) und ein Buchhaltungsbeleg (enthält buchhaltungsspezifische Daten) erzeugt. Diese Belege dokumentieren im System die mit der Warenbewegung zusammenhängenden Abläufe. Bewegungsart: Jede Warenbewegung wird im SAP-System durch einen Code (z.b. Bewegungsart 101 = WE zur Bestellung in das Lager) gesteuert. Bei Wareneingängen wird festgelegt, in welche Bestandsart ein Zugang gebucht wird (wichtig bei der Ermittlung des verfügbaren Bestands und Entnahmen). 16
7 SAP R/3 4.6C - Bestandsführung und Inventur 7 Inventur: Einführung In diesem Kapitel erfahren Sie welche Inventurverfahren es gibt wie eine Inventur durchgeführt wird Voraussetzungen Grundkenntnisse der Materialwirtschaft und der Handhabung des R/3-Systems 7.1 Inventur: Allgemeines Ablauf einer Inventur Mit dieser Funktion können im SAP-R/3-System die gesamten Lagerortbestände durch ein oder mehrere Inventurverfahren erfasst werden. Jedes Unternehmen sollte mindestens einmal pro Geschäftsjahr eine Inventur durchführen, wozu zugleich eine Verpflichtung besteht. Das R/3-System ermöglicht Ihnen, für jeden Lagertyp eine andere Inventurmethode zu hinterlegen. Ergibt sich aus einer Inventurzählung eine Differenz aus dem Soll- und Ist-Bestand, so werden diese im Inventurbeleg erfasst und in der Bestandsführung zu einem späteren Zeitpunkt ausgebucht. Die Inventur findet im System auf Lagerortebene statt und kann für Eigenbestand und Sonderbestände realisiert werden. Für jeden Lagerort wird ein separater Materialbeleg erstellt, in dem inventurspezifische Materialdaten erfasst werden. In der folgenden Grafik sind die verschiedenen Inventurverfahren dargestellt: Inventurverfahren Stichpunkt-Inventur Permanente Inventur Stichproben-Inventur Cycle Counting Inventurverfahren 144
Inventur: Einführung 7 Inventurverfahren Stichpunkt-Inventur Permanente Inventur Stichproben-Inventur Cycle Counting Beschreibung Bei dieser Inventurmethode werden zu einem bestimmten Termin (in der Regel Ende eines Geschäftsjahres) alle Materialbestände eines Unternehmens erfasst. Warenbewegungen der zu zählenden Materialien sind nicht zulässig. Nachdem die Materialien physisch aufgenommen, im System erfasst und die Differenzen ausgebucht sind, können die entsprechenden Lagerorte freigegeben werden. Diese Art der Inventur wird im gesamten Geschäftsjahr laufend durchgeführt. Alle Materialien werden mindestens einmal pro Jahr aufgenommen, und es werden regelmäßig die Buchbestände mit den tatsächlichen Beständen verglichen. Materialbewegungen sind in dieser Phase nicht gestattet. Nachdem die Materialien physisch aufgenommen, im System erfasst und die Differenzen ausgebucht sind, können die entsprechenden Lagerorte freigegeben werden. Im laufenden Geschäftsjahr werden durch diese Inventurmethode an einem bestimmten Termin die Lagerbestände stichprobenweise aufgenommen und im System erfasst. Warenbewegungen können in dieser Zeit nicht stattfinden. Diese Inventurart ermöglicht es, im laufenden Geschäftsjahr die Materialien in den Lagerbeständen in bestimmten Zeitabständen mehrfach zu zählen. Hierbei bestimmt das Kennzeichen im Materialstamm, welche Materialien wie oft gezählt werden sollen. Ablauf der Inventur im R/3-Standardsystem Um eine Inventur im System durchzuführen, sollte eine gründliche Vorbereitung erfolgen. Als Erstes wird ein Inventurbeleg im System angelegt und zugleich das Material für Warenbewegungen gesperrt. Damit eine Inventurzählung erfolgen kann, müssen Sie Ihren Beleg drucken und an die verantwortlichen Personen im Unternehmen weiterleiten. Im weiteren Schritt werden die Bestände des Materials gezählt und im Ausdruck des Inventurbelegs manuell erfasst. Wenn Sie die Zählergebnisse in ihrem System erfasst haben und danach Unstimmigkeiten in den Bestandspositionen auftreten sollten, können Sie eine Nachzählung veranlassen. Hierbei erstellt das System einen neuen Inventurbeleg. Als Letztes werden im Ablauf der Inventur die Differenzen ausgebucht und die Buchbestände entsprechend korrigiert. Somit gilt die Inventur als abgeschlossen. Inventurvorbereitung Inventurzählung Inventurauswertung Inventurbeleg anlegen Keine Bestandsbuchungen Inventurbeleg ausgeben Zählen der Bestände Bestände erfassen Bestände im System erfassen Nachzählung veranlassen Inventurdifferenzen ausbuchen Fehler in der Erfassung? Korrektur des Umlaufvermögens Inventurablauf 145
7 SAP R/3 4.6C - Bestandsführung und Inventur 7.2 MI01 - Inventurbeleg - Anlegen Einzelbelege anlegen Auch in Ihrem Unternehmen muss mindestens einmal im Geschäftsjahr eine Bilanzierung der Lagerbestände, das heißt eine Inventur, durchgeführt werden. Das SAP-R/3-System unterstützt Sie bei der Durchführung der verschiedenen Inventurverfahren. Das Anlegen eines Inventurbelegs im System ist auch von der Anzahl der Materialien abhängig, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden. Für die Durchführung der Inventur für wenige Materialien ist das Anlegen eines Einzelbelegs je Material empfehlenswert, Sie können aber auch Inventurmappen für viele Materialien erstellen. Voraussetzung: In Ihrem System sollten mehrere Warenbewegungen zu der Organisationsebene LAGERORT (Bestände werden mengenmäßig geführt) erfasst und Materialbelege erzeugt worden sein. Ihre Materialien sollten in verschiedene Bestandsarten, z.b. frei verwendbarer Bestand, Qualitätsprüfung, gesperrt, gebucht worden sein. In dem folgenden Beispiel soll im Lagerort 0001 (Werk 1000) für den frei verwendbaren Bestand ein Inventurbeleg angelegt und eine Inventurzählung durchführt werden. Wählen Sie den Menüpfad, oder geben Sie den Transaktionscode in das Befehlsfeld ein. LOGISTIK MATERIALWIRTSCHAFT INVENTUR INVENTURBELEG ANLEGEN TA-CODE: MI01 Sie gelangen in das Einstiegsbild INVENTURBELEG ANLEGEN: EINSTIEG. Geben Sie Ihre spezifischen Werte in die im Beispiel genannten Felder ein. Beispiel Feldbezeichnung Beispielwerte BELEGDATUM 27.11.2001 GEPLANTES ZÄHLDATUM 27.11.2001 WERK 1000 LAGERORT 0001 Setzen Sie im Feld das Kennzeichen, um eine Warenbewegung der zu inventarisierenden Materialien während der Zählung zu vermeiden. Ist das Belegdatum anders terminiert als das geplante Zähldatum, setzen Sie das Kennzeichen nicht. INVENTURBELEG ANLEGEN: EINSTIEG Setzen Sie im Feld das Kennzeichen, wenn Sie in der Bestandsführung zum Löschen vorgemerkte chargenpflichtige Materialien führen und diese auch inventarisieren möchten. Geben Sie im Feld INVENTURNUMMER eine Bezeichnung (hier: 20001-0001-Invt1) ein, mit der Sie mehrere Inventurbelege nachträglich zusammenführen können. Geben Sie im Feld INVENTURREFERENZ eine Bezeichnung oder Nummer ein, die als Referenz für diesen Inventurvorgang dienen soll (hier: FY2001). 146
Inventur: Einführung 7 Zeigen Sie in der Feldgruppe ORT DER INVENTUR im Feld SONDERBESTAND durch Klick auf die Wertehilfe-Drucktaste die möglichen Sonderbestandsarten an. Das Dialogfenster SONDERBESTANDSKENNZEICHEN erscheint im Vordergrund. Sie können für Ihre Inventurzählung die möglichen Sonderbestände, wenn erforderlich, in Ihren Inventurbeleg übernehmen. Schließen Sie das Fenster durch Klick auf das Symbol. Klicken Sie in der Anwendungsfunktionsleiste auf das Symbol, um Positionen für Ihren Inventurbeleg anzulegen. SONDERBESTANDSKENNZEICHEN Das Bild INVENTUR ANLEGEN: NEUE POSITIONEN erscheint. Geben Sie Ihre spezifischen Werte in die im Beispiel genannten Felder ein. Beispiel Feldbezeichnung MATERIAL, POS 1 BIS POS 8 Beispielwerte AM2-520, AM2-530, AM2-540 " " " " " " AM2-550 MATERIAL P-5000 INVENTURBELEG ANLEGEN: NEUE POSITIONEN " " P-5100 " " P-5500 " " P-5500 Zeigen Sie über den Menüpfad SPRINGEN - SAMMELBEARBEITUNG die Sammelbearbeitungsansicht Ihres Belegs an. Das Bild INVENTUR ANLEGEN: SAMMELBEARBEITUNG erscheint. Klicken Sie in der Spalte BAR auf die Wertehilfe-Drucktaste, um die möglichen Bestandsarten anzuzeigen, die Sie aufnehmen können. Das Fenster BESTANDSART (INVEN- TUR) erscheint im Vordergrund. Der Schlüssel 1 entspricht der Bestandsart LAGER. Schließen Sie das Bild durch Klick auf das Symbol. INVENTURBELEG ANLEGEN: SAMMELBEARBEITUNG BESTANDSART Die Felder der Spalte AME sind automatisch vom System gekennzeichnet. Dies bedeutet, dass bei der Inventurzählung die Erfassungsmengeneinheiten vorgeschlagen werden. Zeigen Sie durch Klick auf das Symbol die Kopfdaten von Ihrem Inventurbeleg an. 147
7 SAP R/3 4.6C - Bestandsführung und Inventur Das Bild INVENTURBELEG ANLEGEN: KOPF erscheint. Sie sehen die detaillierten Kopfdaten Ihres Inventurbelegs. Kehren Sie durch Klick auf das Symbol zur Übersicht Ihres Inventurbelegs zurück. Positionieren Sie den Cursor in der ersten Position (notieren Sie sich die Daten dieser Position) Ihres Inventurbelegs, und klicken Sie auf das Symbol. Positionieren Sie den Cursor in der zweiten Position (notieren Sie sich die Daten dieser Position) Ihres Inventurbelegs, und klicken Sie auf das Symbol. Die entsprechenden Positionen werden gelöscht. Nehmen Sie die gelöschten Positionen wieder in Ihren Inventurbeleg auf, und wählen Sie dazu den Menüpfad BEARBEITEN - NEUE POSITIONEN. Das Bild INVENTUR ANLEGEN: NEUE POSITIONEN erscheint. Das Feld POS 7 erscheint als erste Zeile im Bild. Geben Sie Daten der gelöschten Positionen ein. Klicken Sie auf das Symbol, um die Sammelbearbeitungssicht der hinzugefügten Positionen anzuzeigen. Das Bild INVENTUR ANLEGEN: SAMMELBEARBEITUNG erscheint. Die Positionen sind wieder in Ihren Inventurbeleg aufgenommen worden. Buchen Sie Ihren Inventurbeleg durch Klick auf das Symbol. Sie erhalten in der Statusleiste die Meldung. INVENTURBELEG ANLEGEN: NEUE POSITIONEN Kehren Sie durch Klick auf das Symbol zu Ihrem Arbeitsplatzmenü EASY ACCESS zurück. INVENTURBELEG ANLEGEN Feld BELEGDATUM GEPLANTES ZÄHLDATUM WERK LAGERORT SONDERBESTAND BUCHUNGSSPERRE CHARGEN M. LÖSCHVOR. INVENTURNUMMER INVENTURREFERENZ Beschreibung Datum, an dem der Beleg gebucht wird (kann sich vom Erfassungs- und Belegdatum unterscheiden) Datum, an dem die Inventur durch geführt werden soll Das Werk ist eine Organisationseinheit der Logistik. Ein Werk kann z.b. eine Produktionsstätte oder ein Zentrallager sein. Materialien und/oder Dienstleistungen können durch dieses Organisationselement zur Verfügung gestellt werden. In einem Lagerort (Organisationselement im R/3-System) werden die Materialien gelagert und mengenmäßig geführt. Es können in einem Werk mehrere Lagerorte existieren. Wenn im System Lagerbestände gesondert geführt werden (z.b. Konsignationsbestand), erhält der entsprechende Bestand ein Sonderkennzeichen. Ist das Feld markiert, werden Warenbewegungen der zu inventarisierenden Materialien während der Zählung vermieden. Ist das Feld markiert, werden die in der Bestandsführung zum Löschen vorgemerkten chargenpflichtigen Materialien auch inventarisiert. Hier tragen Sie eine Nummer oder Bezeichnung ein, unter der Sie mehrere Inventurbelege führen können. Hier geben Sie eine Bezeichnung oder Nummer ein, die als Referenz für diesen Inventurvorgang dienen soll. 148