Zusammenfassung der Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg Entwicklungsstand im Projektmanagement am Beispiel der Vorarlberger Wirtschaft Kooperationspartner Einleitung Die Anforderungen an Unternehmen und öffentliche Organisationen sind in den vergangenen Jahren dramatisch gestiegen. Globalisierung, technologischer Fortschritt, zunehmende Innovationsdynamik oder Wandel vom Verkäufer- zum Käufermarkt sind nur einige Gründe hierfür. Projektmanagement ist in diesem Zusammenhang ein Schlüsselinstrument für die nachhaltige Wettbewerbs- und Überlebensfähigkeit vieler Unternehmen. Komplexe, neuartige und innovative Aufgabenstellungen können häufig nur noch in Projektform effektiv und effizient gelöst werden. Diverse internationale Studien und Untersuchungen zum Thema Projektmanagement belegen, dass ein beträchtlicher Anteil der durchgeführten Projekte nicht von Erfolg gekrönt ist. Terminverzögerungen, dramatische Kostenüberschreitungen oder unbefriedigende Projektergebnisse sind nur einige der Probleme, mit denen Projektmanager/-innen zu kämpfen haben. Ursachen für die genannten Probleme sind zumeist in folgenden Bereichen zu finden: Organisation. Projekte verlaufen oft horizontal über die verschiedenen Fachbereiche und Abteilungen in einem Unternehmen. Es entstehen typische Matrixkonflikte, was in unklaren Rollen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen resultiert. Methodik & Prozesse. Um in Projekten systematisch und zielgerichtet vorzugehen, ist der Einsatz entsprechender Methoden und Instrumente unablässig. In der Praxis sind oft zwei Extrembeispiele anzutreffen. Projektmanagement wird bürokratisiert und überreglementiert, oder es bestehen so gut wie keine Methoden, Instrumente, Standards und Prozesse zur Initiierung, Planung, Abwicklung, Steuerung und dem Abschluss von Projekten. Qualifizierung. Das Management von Projekten ist eine anspruchsvolle (Führungs-) Aufgabe. Fachliches Know-How reicht oft nicht aus, um Projektteams erfolgreich zu koordinieren und zu leiten. Zusätzlich sind insbesondere methodische und soziale Kompetenzen erforderlich. Software. Die professionelle Planung und Steuerung von Projekten, Programmen und Projektportfolios kann durch eine leistungsfähige Projektmanagement-Software wesentlich erleichtert werden. Trotzdem löst eine Software alleine noch keine Probleme. Es ist oft erst ab einem gewissen Reifegrad im Projektmanagement sinnvoll und empfehlenswert, die Projektabwicklung durch eine Software zu optimieren. Kultur. Die bisher genannten harten Faktoren sollen nicht darüber hinweg täuschen, dass sich das wohl größte Erfolgspotenzial hinter einem weichen Faktor verbirgt, nämlich der Projektmanagement-Kultur. Erst wenn die Führungskräfte die strategische Bedeutung von Projekten erkannt haben, ist erfolgreiches Projektmanagement in einem Unternehmen überhaupt möglich. Das der Studie zu Grunde liegende theoretische Konzept basiert im Wesentlichen auf den genannten fünf Veränderungsdimensionen im Projektmanagement (Organisation, Methodik & Prozesse, Software, Qualifizierung, Kultur). Die durchgeführte Untersuchung soll als Basis für Unternehmen und öffentliche Organisationen dienen, um Entwicklungspotenziale und mögliche Schwachstellen im Projektmanagement zu identifizieren, zu analysieren und gezielt zu lösen. Stefan Hagen, März 2006 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 2 1
Theoretisches Modell Organisation Qualifizierung Methodik & Prozesse Projekt- Management- Kultur Software März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 3 Befragte Unternehmen März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 4 2
Branchen Industrie 69% Gewerbe und Handwerk 2 Information und Consulting Transport und Verkehr März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 5 Unternehmensgröße <100 46% 101 300 2 301 600 1 >600 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 6 3
Funktionen der befragten Personen Geschäftsführer 3 Bereichsleiter 4 Projektleiter Stabstelle Teammitglied oder Mitarbeiter Andere Funktion März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 7 Anzahl der Projekte pro Jahr 56% 26% 1 <20 21 40 41 60 >60 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 8 4
Gebundene Finanzmittel 49% 3 <100.000 <500.000 <1.000.000 >1.000.000 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 9 Projektarten Produktentwicklungsprojekte 80% IT-Projekte 69% Kundenprojekte Investitionsprojekte/ Bauprojekte 56% 56% Organisationprojekte 51% Marketingprojekte 44% Forschungsprojekte 39% Strategieprojekte Logistikprojekte 2 2 Veranstaltungsprojekte 1 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 10 5
Wichtigkeit von PM 70% 60% 59% 50% 49% 40% 30% 3 31% 20% 0% 7% sehr wichtig wichtig eher unwichtig unwichtig Wichtigkeit für das Unternehmen Wichtigkeit persönlich März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 11 Kriterien für die Arbeitsform PM klare Zielsetzung 21% 71% zeitliche Befristung Neuartigkeit/ Innovativität hohe Komplexität 2 2 2 39% 4 49% 77% fachübergreifende Zusammenarbeit strategische Bedeutung Planung der Ressourcen 16% 11% 12% 34% 32% 34% 26% 2 4 54% sehr relevant relevant weniger relevant nicht relevant März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 12 6
Scheiterungsgründe interner/ externer Termindruck 59% zu optimistische Annahmen zu Projektbeginn 46% unklare Projektziele 41% unklare Rollenverteilung unstrukturiertes Vorgehen Überlastung Projektleiter Schnittstellenproblematik zukomplexe Aufgabenstellung veränderte Kundenanforderungen mangelhafte Projektplanung ineffizent Zusammenarbeit im Team Konflikte im Team 2 2 2 3 2 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 13 Organisatorische Einheit für PM 3 22% 16% 27% trifft voll zu trifft zu trifft eher nicht zu trifft nicht zu März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 14 7
Projektrollen sind klar geregelt 2 trifft voll zu trifft zu trifft eher nicht zu trifft nicht zu März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 15 Instrumente der Projektplanung und steuerung Integrations Mgt. Scope Mgt. Time Mgt. Cost Mgt. Quality Mgt. Communications Mgt. Human Resource Mgt. Risk Mgt. Procurement Mgt. 21% 0% 0% 0% 1 1 26% 1 1 2 1 1 46% 49% 44% 3 31% 41% 44% 31% 3 3 sehr relevant relevant weniger relevant nicht relevant März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 16 8
Projektmanagement-Standards nein 26% ja 41% teilweise 3 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 17 Grundlagen für den PM-Standard firmeninterner PM-Standard 71% PMBOK (PMI) PM Baseline (IPMA) ISO Standards 14% Andere 7% März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 18 9
PM-Hilfsmittel Projektauftrag Lastenheft/ Pflichtenheft 54% 54% Statusberichte 49% Projektabschluss/ Lessons learned 39% PM-Prozesse/ Vorgehensmodelle Projektantrag Projekthandbuch PM-Handbuch/ PM-Leitfaden 3 31% 2 2 Änderungsberichte 21% PM-Richtlinien 1 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 19 PM-Software nein 31% ja 46% teilweise 2 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 20 10
Eingesetzte Software-Tools MS Excel 22% MS Project 17% MS Outlook MS Word 1 1 MS Power Point 1 ERP-System 7% Lotus Notes Andere Mind Manager 4% März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 21 Multiprojekt- & Projektportfoliomanagement die Anzahl der laufenden Projekte? 1 39% die in Projekten gebundenen Ressourcen (personell, finanziell)? 21% 26% den aktuellen Status der einzelnen Projekte (Leistungen, Kosten, Termine)? 1 21% 49% die Ziele und Inhalte der aktuellen Projekte? 0% 1 3 44% spontan möglich teilweise spontan möglich eher nicht möglich spontan nicht möglich März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 22 11
PM-Qualifizierung interner Erfahrungsaustausch 56% externe Seminare 54% Selbststudium 46% PM-Coaching 1 PM-Lehrgänge 1 PM-Zertifizierung derzeit keine Qualifizierungsmaßnahmen 1 März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 23 Relevante PM-Kompetenzen 41% 41% 61% 70% 49% 51% 1 26% 1 2 2% Fachliche Kompetenz Methodische Kompetenz Soziale Kompetenz Führungskompetenz sehr relevant relevant weniger relevant nicht relevant März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 24 12
Qualifizierungsniveau Projektleiter/-innen 62% 3 49% 30% 1 trifft voll zu trifft zu trifft eher nicht zu trifft nicht zu Projektleiter Qualifizierung notwendig Projektleiter ausreichend qualifiziert März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 25 Attraktivität & Anreize 41% 32% 30% 30% 17% 6% trifft voll zu trifft zu trifft eher nicht zu trifft nicht zu Attraktivität Anreize März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 26 13
Projekterfolg Alle in Ihrem Unternehmen gestarteten und durchgeführten Projekte sind erfolgreich und entsprechen den Erwartungen des Auftraggebers bzw. des Kunden. 70% 60% 50% 40% 30% 20% 0% 62% 22% trifft voll zu trifft zu trifft eher nicht zu trifft nicht zu März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 27 Ansätze und Potenziale Mindest-Standards (Rollen, Methoden, Formulare, PM- Prozesse, Dokumenten-Management) Anlehnung an internationale PM-Standards Kombination von Prozess- und Projektmanagement PM als strategisches Führungsinstrument (Multiprojekt- & Projektportfoliomanagement) PM-Qualifizierung (intern, Seminare, Zertifizierung) PM-Optimierung ist ein mehrjähiger Veränderungsprozess Förderung der PM-Kultur MANAGEMENT COMMITTMENT März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 28 14
Kontakt und weitere Informationen startup euregio Management GmbH Rheinstraße 26-27 A-6890 Lustenau Ansprechpartner: Stefan Hagen Tel: +43 (0)5577 87118 e-mail: hagen@startupeuregio.com www.startupeuregio.com März 2006 Studienergebnisse Projektmanagement in Vorarlberg 29 15