Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kmmunikatinsknzept für die OFI GbR Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kmmunikatinsknzept für die Ostfriesische Inseln (OFI) GbR Auffrderung zur Angebtsabgabe 01_AA_Auffrderung zur Angebtsabgabe Seite 1 vn 7
Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kmmunikatinsknzept für die OFI GbR Gliederung 1. Anfrderungen an das Angebt... 2 2. Zuschlagskriterien... 4 3. Meilensteine und Infrmatinen zum Vergabeverfahren... 6 4. Anfragen zum Ausschreibungsinhalt... 7 Sehr geehrte Damen und Herren, in dem ben genannten Vergabeverfahren ist der Teilnahmewettbewerb abgeschlssen. Hiermit bitten wir Sie um Abgabe eines Angebtes auf Grundlage der nachflgenden Bewerbungsbedingungen. 1. Anfrderungen an das Angebt 1.1 Angebte müssen in deutscher Sprache verfasst sein und eine klare Gliederung und Struktur aufweisen. 1.2 Die Bieter werden zunächst zur Abgabe unverbindlicher Angebte aufgefrdert. Dem Angebt sind die in Ziffer 1.4 aufgeführten Dkumente als Anlagen beizufügen. Das unverbindliche Angebt ist bis zum 22.09.2017 um 14:00 Uhr einzureichen. 1.3 Nach Durchführung der Verhandlungsrunde(n) werden die verbliebenen Bieter gesndert zur Abgabe eines rechtsverbindlichen Angebtes aufgefrdert. Das rechtsverbindliche Angebt ist an den vrgesehenen Stellen auszufüllen swie rechtsverbindlich zu unterzeichnen; eine Unterschrift Im Auftrag ( i.a. ) genügt dieser Anfrderung nicht. Der Auftraggeber behält sich vr, einen Nachweis für die Vertretungsmacht der unterzeichnenden Persn abzufragen. Bei Bietergemeinschaften ist das rechtsverbindliche Angebt entweder vn allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft der vn dem vertretungsberechtigten Mitglied zu unterschreiben, das im Teilnahmewettbewerb in dem Frmblatt 07_Bewerbergemeinschaftserklärung genannt wrden ist. 1.4 Das Angebt samt Anlagen ist in flgender Frm einzureichen: Abgabe per Pst der persönlich bei der VKU Cnsult GmbH 1-fach in Papierfrm Scan / elektrnische Frm des Antrags auf USB-Datenträger Verschlssener Umschlag mit Aufschrift auf dem Umschlag: NICHT ÖFFNEN Angebt Markenbildungs-, Marketing- und Kmmunikatinsknzept Reihenflge: 1) Vertrag 2) Leistungsbeschreibung 3) Knzept 1 4) Knzept 2 5) Knzept 3 6) Knzept 4 01_AA_Auffrderung zur Angebtsabgabe Seite 2 vn 7
Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kmmunikatinsknzept für die OFI GbR 7) Preisblatt (gemäß Frmblatt 04_AA_Preisblatt) 8) Angaben zu Organisatin und Prjektstruktur, Qualifikatin und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Persnals (gemäß Frmblatt 05_AA_Prjektteam) 1.5 Flgende vier Knzepte müssen enthalten sein, die die Anfrderungen der Leistungsbeschreibung aufgreifen und ihre Umsetzung darstellen müssen: - Knzept 1: Prjektplanung / Prjektsteuerung Der Dienstleister muss eine Gesamtprjektplanung vrlegen. Diese muss Aussagen zum zeitlichen Prjektverlauf enthalten swie klar definieren, wann und in welchem Umfang der Auftraggeber eingebunden wird. Es sind Meilensteine zu definieren und Abhängigkeiten zu Entscheidungen des Auftraggebers darzustellen. Ziel der vrzulegenden Prjektplanung ist es, eine Einschätzung zur Prjektsteuerung des Dienstleisters zu erhalten und die Grundlagen der Zusammenarbeit zu definieren. Der Dienstleister muss eine nachvllziehbare und transparente Kalkulatin vrlegen, die gemäß Knzept Mittelabflüsse sichtlich macht und verdeutlicht. Die knslidierten Angaben im Preisblatt sind zu untersetzen, aufzuschlüsseln und zu erläutern. - Knzept 2: Markenaufbau und Markenführung Hier muss der Dienstleister darstellen, welche Empfehlungen er für Markenaufbau-, Markenarchitektur swie Markenführung gibt. Insbesndere müssen die unter Punkt 2.1 der Leistungsbeschreibung genannten markenbildungsbezgenen Anfrderungen (unter Einbeziehung der Psitinierungsziele und Zielgruppen) berücksichtigt und mit dem Gesamtknzept in Einklang gebracht werden. - Knzept 3: Strategisches Marketing- und Kmmunikatinsknzept Diesbezüglich sllen die in Punkt 2.1 der Leistungsbeschreibung genannten marketingbezgenen Anfrderungen (unter Einbeziehung der Psitinierungsziele und Zielgruppen) entwickelt und in das Gesamtknzept eingegliedert werden. Das Kmmunikatinsknzept betrifft die Art und Weise der Kmmunikatin, es beschreibt unter anderem welche Tnalität gewählt werden sll und welche Kanäle mit welcher Intensität zu bespielen sind. Es sll die Schlüssigkeit der gesamten Multimedia-Präsenz vermittelt werden. - Knzept 4: Umsetzungsplanung Die Umsetzungsplanung betrifft die perative Kmpnente der Knzepte 2 und 3. Es muss eine zeitliche Übersicht inklusive Meilensteinen abgebildet und in einem Prjektplan der einer Radmap vrgestellt werden. Hierbei genügt eine tabellarische Darstellung, eine Netzplandarstellung ist nicht ntwendig. Zusätzlich hierzu frdert der Auftraggeber eine systematische Gesamtübersicht aller geplanten nline und ffline Maßnahmen bezüglich der Intensität der Umsetzung. 01_AA_Auffrderung zur Angebtsabgabe Seite 3 vn 7
Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kmmunikatinsknzept für die OFI GbR In diesem Knzept sll sich außerdem eine Übersicht über die das Cntrlling betreffenden Themen wiederfinden. Außerdem sll der Dienstleister hier deutlich machen, in welcher Art und Weise Kperatinen empfhlen werden und welche Frm der Steuerung der Kperatinen durch den Dienstleister erbracht wird. 1.6 Im Sinne einer realistischen Vergleichbarkeit aller Angebte sind die gefrderten Knzepte für einen Zeitraum vn drei Jahren zu knzipieren und kalkulieren. Hierbei ist zu beachten, dass im ersten Planungsjahr nur ca. 80 % des Budgets des zweiten und dritten Planungsjahres zur Verfügung steht. 2. Zuschlagskriterien 2.1 Die in den Vergabeunterlagen, insbesndere in dem Vertrag swie in der funktinalen Leistungsbeschreibung dargestellten Anfrderungen und Ziele des Auftraggebers sind Grundlage der Bieterangebte. Die zur Angebtswertung heranzuziehenden Knzepte des Bieters in seinem Angebt sllen die ptimale Erfüllung der Anfrderungen und die Erreichung der Ziele des Auftraggebers erschöpfend wiedergeben. Je besser diese Anfrderungen und Ziele erfüllt werden, dest höher wird die Bewertung des Angebts in den benannten Kriterien ausfallen. Die Bieter haben dabei einen angemessenen Spielraum, wie die Anfrderungen und Ziele des Auftraggebers bestmöglich umgesetzt bzw. erreicht werden können. Die Bieterknzepte im rechtsverbindlichen Angebt werden Grundlage der späteren Zusammenarbeit und sind smit für den Auftragnehmer bindend. 2.2 Für die Bewertung der eingehenden Angebte hat der Auftraggeber Zuschlagskriterien definiert und gewichtet. Hauptkriterium Unterkriterium Gewichtung 1. Prjektplanung / Prjektsteuerung * Darstellung der Gesamtprjektplanung einschließlich Nachvllziehbarkeit und Schlüssigkeit der Kalkulatin, insbesndere klar erkennbare Ksten der einzelnen Leistungsbausteine 20 % 2. Marketingknzept * Markenaufbau / -führung 10 % * Qualität des grafischen Knzepts 10 % * Umsetzungsplanung 10 % 3. Prjektteam * Organisatin, Qualifikatin und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Persnals 20% 4. Preis * Preis (Wertungssumme gemäß Preisblatt) 30 % Gesamt 100 % 01_AA_Auffrderung zur Angebtsabgabe Seite 4 vn 7
Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kmmunikatinsknzept für die OFI GbR 2.3 Für die Unterkriterien werden jeweils höchstens 5 Punkte vergeben. Die Punkte werden mit dem jeweiligen Przentwert multipliziert und anschließend addiert. Das finale Angebt, das die höchste Punktzahl erreicht, erhält als bestes Angebt den Zuschlag. 2.4 Bei der Bewertung des Grads der Erfüllung der einzelnen Unterkriterien mit Ausnahme des Gesamtpreises wird die nachflgende Punkteskala verwendet: 5 Punkte sehr guter Erfüllungsgrad (ein Angebt, das die Anfrderungen und Ziele des Auftraggebers in hervrragender Art und Weise umsetzt) 4 Punkte guter Erfüllungsgrad (ein Angebt, das die Anfrderungen und Ziele des Auftraggebers umsetzt) 3 Punkte befriedigender Erfüllungsgrad (ein Angebt, das teilweise Schwächen aufweist, die Anfrderungen und Ziele des Auftraggebers aber insgesamt weitgehend umsetzt) 2 Punkte ausreichender Erfüllungsgrad (ein Angebt, das deutliche Mängel bei der Umsetzung der Anfrderungen und Ziele des Auftraggebers aufweist, aber gerade nch eine bezgen auf die Ziele erflgreiche Kperatin erwarten lässt) 1 Punkt mangelhafter Erfüllungsgrad (ein Angebt, das zwar teilweise psitive Ansätze zeigt, die Anfrderungen und Ziele des Auftraggebers insgesamt aber nicht umsetzt und keine erflgreiche Kperatin erwarten lässt) 0 Punkte ungenügender Erfüllungsgrad (ein Angebt, das die Anfrderungen und Ziele des Auftraggebers nicht umsetzt und keine rdnungsgemäße Kperatin erwarten lässt; nicht vrhandenes Knzept) Eine weitere Hinterlegung der Bewertung kann naturgemäß wegen der funktinalen Nachfrage und der individuellen Knzeptinierung je Bieter nicht vrgenmmen werden. 2.5 Der Preis wird wie flgt bewertet: - 5 Punkte erhält das Angebt mit dem niedrigsten Preis - 0 Punkte erhält das Angebt mit dem 2-fachen der niedrigsten Wertungssumme. Alle darüber liegenden Angebte erhalten ebenfalls 0 Punkte. Sfern kein Angebt mit dem 2-fachen der niedrigsten Wertungssumme vrliegt, erhält ein fiktives Angebt mit dem 2-fachen der niedrigsten Wertungssumme 0 Punkte. Die Punktbewertung für die dazwischen liegenden Preise erflgt über eine lineare Interplatin mit bis zu drei Stellen nach dem Kmma - Die Interplatin erflgt nach flgender Frmel: Punktwert (Angebt) = 5 (5 x (Angebt niedrigstes Angebt) / niedrigstes Angebt) Die Punktbewertung für die dazwischen liegenden Preise erflgt über eine lineare Interplatin mit bis zu drei Stellen nach dem Kmma. 01_AA_Auffrderung zur Angebtsabgabe Seite 5 vn 7
Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kmmunikatinsknzept für die OFI GbR 3. Meilensteine und Infrmatinen zum Vergabeverfahren 3.1 Zeitplan Der Auftraggeber strebt den flgenden Zeitplan an, behält sich aber Änderungen vr. Maßnahme Datum Auffrderung zur Angebtsabgabe bis 07.08.2017 Erarbeitung der Knzepte und Angebte durch die Dienstleister swie Abgabe des unverbindlichen Angebtes Bewertung der eingehenden Angebte und Erstellung einer Rangflge durch den Auftraggeber gemäß den Zuschlagskriterien Verhandlungsrunde mit einem Teil der Dienstleister gemäß Rangflge der bewerteten Angebte Überarbeitung der Angebte und Knzepte durch die Dienstleister gemäß dem Ergebnis der 1. Verhandlungsrunde swie Abgabe eines rechtsverbindlichen Angebtes bis 22.09.2017 bis 13.10.2017 bis 6.-17.11.2017 bis 24.11.2017 Vergabeentscheidung durch den Auftraggeber und Bieterinfrmatin bis 30.11.2017 Zuschlagserteilung Dezember 2017 3.2 Der Auftraggeber behält sich vr, vr der 1. Verhandlungsrunde Angebte aus frmalen Ausschlussgründen auszuschließen der auf Grundlage der bekannt gemachten Zuschlagskriterien abzuschichten und nur slche Bieter zur Teilnahme an den Verhandlungen aufzufrdern, deren unverbindliche Angebte eine rdnungsgemäße Auftragsausführung erwarten lassen. Es sllen je nach Qualität der eingereichten Erstangebte vraussichtlich mindestens 3 und maximal 5 Bieter zu den Verhandlungen eingeladen werden. 3.3 Ferner behält sich der Auftraggeber vr, bei Bedarf eine 2. Verhandlungsrunde durchzuführen und zuvr ggf. weitere Angebte auf Grundlage der Zuschlagskriterien abzuschichten. Dies wird der Auftraggeber den verbliebenen Bietern rechtzeitig mitteilen. 3.4 Erstattung vn Aufwendungen Bieter, die ein vllständiges und in jeder Hinsicht wertungsfähiges Angebt erstellen, erhalten pauschal eine Aufwandsentschädigung vn 1.500 Eur (nett) nach der Vergabeentscheidung und nach Rechnungslegung. Der Auftraggeber wird die Bieter, die einen Anspruch auf die Aufwandsentschädigung haben, entsprechend infrmieren. Dem Bieter, der den Zuschlag erhält, wird keine Pauschale für die Angebtserstellung gezahlt. 3.5 Verschwiegenheit Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung eines Angebts verwendet werden; jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist hne ausdrückliche Genehmigung des Auftraggebers nicht gestattet. Mit der Abgabe des Angebts verpflichtet sich der Bieter, mit den vm Auftraggeber übermittelten Daten vertraulich umzugehen und diese nicht hne ausdrückliches Einverständnis des Auftraggebers an Dritte zu übermitteln. Außerdem verpflichtet er sich, über sämtliche interne Ver- 01_AA_Auffrderung zur Angebtsabgabe Seite 6 vn 7
Vergabeverfahren Markenbildungs-, Marketing- und Kmmunikatinsknzept für die OFI GbR hältnisse und Infrmatinen des Auftraggebers swie dessen Mitarbeiter/-innen strengstes Stillschweigen zu bewahren. 4. Anfragen zum Ausschreibungsinhalt Anfragen zum Vergabeverfahren sind in Textfrm (E-Mail der Pst) an flgende Stelle zu richten: VKU Cnsult GmbH z.hd. Frau Crnelia Ludwig Invalidenstraße 91 10115 Berlin inf@vku-cnsult.de Die Anfragen müssen spätestens 7 Tage vr Ablauf der jeweiligen Angebtsfrist eingehen. Mündliche und telefnische Anfragen werden nicht beantwrtet. Anfragen vn Bietern, die für sämtliche Bieter Bedeutung für die Angebtsbearbeitung haben können, werden gesammelt und Bietern gleichlautend bekannt gemacht. Bieter werden darauf hingewiesen, dass der Auftraggeber ausschließlich über die VKU Cnsult GmbH zu adressieren ist. Direkte Kmmunikatin mit Vertretern der OFI GbR ist nicht möglich. 5. Anlagen Entwurf des Vertrages Leistungsbeschreibung Frmblatt Preisblatt Frmblatt Prjektteam Dkumentatinen und Gesamtergebnisse der bisherigen Strategiearbeit, Analysen der Zielgruppen swie Psitinierungsergebnisse 01_AA_Auffrderung zur Angebtsabgabe Seite 7 vn 7