Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung:

Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung: Methoden zur Gewährleistung der Patientensicherheit und der Datenvalidität bei adaptierten Monitoring-Strategien Jochen Dreß, Urs Harnischmacher, Claudia Weiß, Ingrun Leyendecker, Ursula Niewerth, Ursula Paulus BMBF 01KN0706

2 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Qualitätsrisikomanagment (ICH Q9) ist ein systematischer Prozesse zur Erfassung, Bewertung, Steuerung, Überwachung und Kommunikation von Risiken.

3 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Qualitätsrisikomanagment (ICH Q9) Risiko definieren Risiko identifizieren Risiko berichten Risiko ausund bewerten Korrigierende und präventive Maßnahmen

4 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Qualitätsrisikomanagment (Beispiel) Risikoadaptiertes Vor-Ort-Monitoring in Kombination mit zentralen Qualitätskontrollen Auffälligkeiten von Prüfzentren Patienten-übergreifende Betrachtung Systematisierung der Identifizierung von Risiken Objektivierung der Beurteilungen

5 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Risiko-adaptiertes Monitoring ADAMON: Risk analysis and risk adapted on-site monitoring in non-commercial clinical trials Reduktion der On Site Visits Fokussierung auf relevante Daten unter Einhaltung der GCP-Grundsätze Patientensicherheit Datenintegrität

6 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Vorgehen Risiko-Identifikatoren definieren Patientensicherheit und Datenqualität Einschätzung des Gefährdungspotentials Risiko-Identifikatoren evaluieren Erfassung und Sammlung von Risiko-Identifikatoren Meldung / Eskalation gemäß Gefährdungspotential Maßnahmen ergreifen Korrigierende und präventive Maßnahmen

7 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Risiko-Identifikatoren definieren Wo liegen welche Risiken bezüglich der Patientensicherheit und Datenintegrität? Woran kann eine Änderung deren Eintrittswahrscheinlichkeiten möglichst frühzeitig erkannt werden? Welches Gefährdungspotentials geht mit welcher Änderung einher? Welche Strategien / Maßnahmen sollten je nach Risiko & Gefährdungspotential ergriffen werden?

8 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Standard Risiko-Identifikatoren Anzahl der Rückfragen (gesamt, pro Item; unbeantwortet, beantwortet; ggf. gesondert für Hauptzielkriterien) Anzahl der fehlenden Werte (gesamt, pro Patient) Anzahl SAE/AE (gesamt, pro Patient, pro Patienten-Monat) Zeitgerechte Dokumentation, Einhaltung der Visitentermine Anzahl Protokollverletzungen (gesamt, pro Patient) Einschätzung des Monitors / des Projektmanagers

9 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Risiko-Identifikatoren evaluieren Betrachtungseinheit: Zentrum, Patient (im zeitlichen Verlauf) Standardisierung auf Bezugsgrößen (pro Zentrum, pro Patient, pro Patientenmonat, pro CRF-Seite, pro ) Beurteilung: Kontext beachten und weitere Informationen einbeziehen Abgleich der Beurteilungen mit den Monitoring- Ergebnissen

10 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Beispiel: Queries Zentrum Queries Items Queries/Item 1 8 1725 0,46 2 20 3243 0,62 3 25 6070 0,41 4 54 5909 0,91 5 482 55368 0,87 6 74 9102 0,81 7 27 1747 1,55

11 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Beispiel: SAE Pat- SAE/ Zentrum Pat SAE SAE/Pat Monate Pat-Monat 1 1 1 1,00 5 0,20 2 2 0 0,00 7 0,00 3 6 5 0,83 11 0,45 4 3 1 0,33 8 0,13 5 31 27 0,87 76 0,36 6 5 4 0,80 9 0,44 7 1 0 0,00 3 0,00

12 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Beispiel: Protokollverletzungen Pv mit Pv mit Zentrum Pat Pv Pv/Pat Eskalation Esk./Pat 1 31 33 1,06 16 0,52 2 1 1 1,00 0 0,00 3 5 5 1,00 4 0,80 4 6 2 0,33 0 0,00 5 1 1 1,00 1 1,00 6 3 5 1,67 1 0,33 7 4 4 1,00 1 0,25

13 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Maßnahmen ergreifen Zentrum um Erklärung/Korrektur bitten (Datenmanagement, Monitor) Eskalation an Projektmanager Initiierung einer Problemlösung durch Projektmanager ggf. Entscheidung für For Cause Monitoring ggf. weitere Eskalation an LKP, Sponsor

14 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Bedeutung Notwendig bei Risiko-adaptierten Monitoring-Strategien Wichtig für die Bewertung der Durchführung der Studie für eine objektive und effektive Auditplanung bei Entscheidungen bezüglich PP/ITT-Einteilung

15 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Voraussetzungen Zeitnahe Dokumentation Zeitnahe Erfassung, Auswertung und Kommunikation von Qualitätsparametern Mahnwesen und klare Eskalationswege Studienspezifische Anpassung der Parameter und Maßnahmen

16 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Erfahrungen Qualität wird messbar und damit steuerbar. Die Einführung ist aufwändig. Der Aufwand für die Durchführung ist angemessen. Eine Standardisierung und Objektivierung der Prozesse / Entscheidungen ist sehr hilfreich. Die Ergebnisse sind konsistent mit Ergebnissen aus klassischem On Site Monitoring.

17 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Qualitätsrisikomanagement ist.. eine interdisziplinäre Aufgabe: Projektmanagement Datamanagement Monitoring ein Kernelement des Risiko-basierten Qualitätsmanagements. ein Instrument zur Steuerung der Qualität einer Studie.

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Jochen Dreß Projektmanager, Qualitätsberater, Teamleitung IT ZKS Köln Methodik Tel: 0221 478 88126 Fax: 0221 478 88209 jochen.dress@zks-koeln.de ZKS Köln - Zentrum für Klinische Studien Methodischer Bereich Medizinischer Bereich Gleueler Strasse 269 Herderstrasse 52 50935 Köln 50931 Köln www.zks-koeln.de

19 Copyright Notice Jochen Dreß et. al. ist Urheber des Dokumentes mit dem Titel Zentrale Unterstützung des Monitoring in klinischen Studien. Er ist alleiniger Inhaber sämtlicher Nutzungsrechte an diesem Dokument. Interessenten ist es gestattet, das Dokument ausschließlich zu wissenschaftlichen Zwecken zu nutzen. Die Einräumung der Nutzungsrechte erfolgt zurzeit kostenfrei. Eine Änderung des Dokuments zur Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisses des Nutzers ist zulässig, wenn der Nutzer die jeweiligen Änderungen als die seinigen kennzeichnet, der Urheber des Dokuments aber weiterhin genannt wird. Der Urheber haftet nicht für Schäden, welche durch das veränderte Dokument verursacht werden. Werden Dritte durch das veränderte Dokument geschädigt, wird der Nutzer den Urheber von allen Ansprüchen der geschädigten Dritten freistellen.

20 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Protokollverletzungen (Beispiele) Code Beschreibung 1 Aufklärung und Einwilligung 101 Die Einwilligungserklärung wurde gefälscht. MO 102 Die Einwilligungserklärung liegt nicht vor. MO 103 104 105 106 107 108 Die Einwilligungserklärung ist nicht vom Studienteilnehmer datiert. Die Einwilligungserklärung ist nicht vom Studienteilnehmer unterschrieben. Die Einwilligungserklärung ist nicht vom Prüfer unterschrieben. Das Datum der Unterschrift liegt nach dem der Randomisierung. Es wurde eine falsche Version der Einwilligungserklärung verwendet. Einwilligungserklärung lag nicht in einer Sprache vor, die der Studienteilnehmer hinreichend beherrscht. Verantw. MO MO MO MO, DM MO MO

21 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Protokollverletzungen (Beispiele) Code Beschreibung Verantw. 3 Zuordnung / Medikation / Intervention 301 Unkorrekte Zuordnung der Patienten zur Prüftherapie MO, DM 302 Patienten-ID wird nicht in der vorgesehenen Reihenfolge vergeben (z. B. weil falscher Rando-Umschlag geöffnet wurde) MO, DM 5 Primärer Endpunkt 501 Daten wurde nicht erhoben MO, DM 502 Daten wurde nur teilweise erhoben MO, DM 503 Daten fehlerhaft MO, DM 504 Daten wurde nicht fristgerecht erhoben MO, DM

22 Qualitätsrisikomanagement in der klinischen Forschung Protokollverletzungen (Beispiele) Code Beschreibung Verantw. 4 Sicherheit 401 Ein SAE wurde nicht gemeldet. MO 402 Ein SAE wurde zu spät gemeldet. 403 Ein SAE wurde nicht korrekt gemeldet. 404 SAEs werden generell nicht oder sehr verzögert gemeldet. MO 405 Follow-up der SAEs erfolgt nicht oder sehr verzögert. 406 AEs werden generell nicht oder sehr lückenhaft dokumentiert. MO MO, SAE- B MO, SAE- B MO, SAE- B

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