Grundlagen Kundendaten + Kundenlogo rechts Thema Ort und Datum der Veranstaltung 1 Ihr Referent Sven Friedl Hochschulfachökonom Personal Trainer, Berater und Autor Referent DGFP zum Thema Entgeltabrechnung Spezialist auf den Gebieten - Entgeltabrechnung - Interne Kontrollsysteme (IKS) - Personalplanung und Personalkostenplanung - Personalprozessmanagement - Migration von HR-Software Personalreferent verantwortlich für die Personalwirtschaft in einem Dienstleistungsunternehmen mit 400 Mitarbeitern 2 1
Inhaltsverzeichnis Einleitung Definition Ziele und Aufgaben des s Funktionskreis des s Das Drei-Ebenen-Modell von Wunderer und Sailer Instrumente des s Anwendungsfelder des s Begriff und Bausteine des Controllings Dimensionen des s Aufbau und Inhalte eines -Systems Portfolio- und Szenario-Technik Balanced Scorecard Die Szenario-Technik Gap-Analyse Personalrisikomanagement HR-Cockpit Von der Strategie zur Kennzahl Kennzahlen und Kennzahlensysteme Schritte zur Festlegung eines Kennzahlensystems Struktur des Berichtswesens 3 Einleitung ist für die Steuerung der betrieblichen Personalarbeit von Bedeutung und behandelt die folgenden Themen: 4 2
Definition Das ist ein Funktionsbereich des Personalmanagements und beschäftigt sich u.a. mit Mitarbeiterzahlen, Kostenstrukturen, Personalplanung, Risikomanagement, Kennzahlen-ermittlung, Bildungsbedarfsanalyse, Erhebung von Stimmungsbildern, Organisationseinheiten und Planstellen. Neben den monatliche Statistiken liefert das auf strategischer Ebene aussagefähige Vorausschau- und Prognosedaten und ermöglicht, zukünftige Zustände vorherzusagen. Die Genauigkeit dieser Vorhersagen ist abhängig von der Qualität der Ausgangsdaten, von der Eintrittswahrscheinlichkeit der zukünftigen Daten und vom zeitlichen Horizont der Vorhersage. Die nachfolgenden Abgrenzungen erleichtern die Zuordnung und Zieldefinition: Ist-Daten Vorausschau-Daten Prognose-Daten 5 Ziele und Aufgaben des s Beschaffung von Informationen für Planungs-, Kontroll- und Steuerungszwecke Bedarfsgerechte Aufbereitung der Informationen Transparente Darstellung der Personalkosten Erhebung und Analyse von Personalkennzahlen Strategisch Entscheidungen vorbereiten Effektivität und Effizienz im PM optimieren Auswirkungen neuer Entwicklungen frühzeitig erkennen und einschätzen Personalinformationssysteme aufbauen und pflegen Personalprozesse beschreiben und am Bedarf ausrichten 6 3
Aufgaben des Personalcontrollers: Die Aufgaben des Personalcontrollers sind: Steuern Lenken Regeln Leiten Führen Auf 1.000 Mitarbeiter entfallen im Durchschnitt ca. 0,5-1 Personalcontroller 7 Funktionskreis des s 8 4
Organisatorische Zuordnung des s Es gibt mehrere Möglichkeiten, die Funktion im Unternehmen anzusiedeln, und zwar als: Hauptfunktion des Personalmanagement Stabsfunktion des Personalmanagements Funktion des Controllings Stabsfunktion der Geschäftsleitung 9 Das Drei-Ebenen-Modell von Wunderer und Sailer Kostencontrolling = Beschaffung von Informationen über die Entwicklung und Struktur der Personalkosten und der Kosten der Personalfunktion, sowie die Analyse der Abweichungen Wirtschaftlichkeitscontrolling (Effizienzcontrolling) = überwachen, analysieren und optimieren der Ressourceneinsätze für personalwirtschaft-liche Aktivitäten und Prozesse. Das Effizienzcontrolling soll eine ständige Verbesserung der Prozesse gewährleisten. Erfolgscontrolling (Effektivitätscontrolling) = Machen wir die richtigen Dinge? 10 5
Instrumente des s Kennzahlen(-systeme) (s. Punkt 15) Berichtswesen Versorgung der Entscheidungsträger mit relevanten Informationen (Analyse der Vergangenheitsdaten, Prognose in die Zukunft. Die Berichte sollten weitestgehend standardisiert sein. Weniger ist mehr: Konzentration auf die 5-10 wesentlichsten Kennzahlen Humankapitalbewertung Die Humankapitalbewertung bezieht sich auf die Belegschaften. Diese bilden einen Teil des immateriellen Vermögens des Unternehmens und stellen gleichzeitig eine wettbewerbsrelevante Ressource dar. Bewertung des Personals auf Grundlage ihrer Qualifikationen Verfügbarkeit am Markt Flexibilität, Anpassungsfähigkeit Passgenauigkeit Stelle / Mitarbeiterprofil Zufriedenheit und Motivation Wissen und Weiterbildungsfähigkeit Motivation und Leistungsbereitschaft 11 Anwendungsfelder des s Die Anwendungsfelder des s sind sehr vielfältig und liegen prozessorientiert in der Personalplanung Personalkostenplanung Personalbeschaffung Personaleinsatz Personalentwicklung Personalbetreuung Personalfreisetzung Sonstige Bereiche (Entgeltabrechnung, Vergütung, Zeitwirtschaft, betriebliche Altersversorgung,..) Das Vergütungscontrolling ist eine der wichtigsten Funktionen des s. Es beschäftigt sich mit der Erhebung der Vergütungsstruktur zu beliebigen Stichtagen (Vergangenheit + Zukunft), Soll-Ist-Abgleich in Bandbreitensystemen, Differenzierung fixer und variabler Vergütungsbestandteile, Analyse der Auswirkungen von Tariferhöhungen, u.a. 12 6
Begriff und Bausteine des Controllings Was ist? Controlling beinhaltet Steuern und Regeln. Das heißt Führen zum praktischen Erreichen der vereinbarten Ziele. Der Controller sorgt dafür, dass jeder Bereich / jede Abteilung sich selbst im Rahmen seiner Ziele und Pläne kontrollieren kann. 13 Begriff und Bausteine des Controllings Die Regelkreisbetrachtung gewinnt aufgrund zunehmender Spezialisierung an Bedeutung 14 7
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ziele erreicht man am schnellsten auf direktem Weg 15 Unser Leistungsspektrum - Planen Sie mit uns Ihre individuelle Inhouse-Veranstaltung - Sehr geehrte Damen und Herren, ich biete Ihnen mit meiner Fachliteratur sowie den Inhouse-Seminaren und Workshops ideale Arbeitshilfen zur Realisierung Ihrer Personalthemen. Aus der Praxis für die Praxis ist dabei ein bewährtes Konzept. Nutzen Sie die Fachkompetenz und holen Sie sich die erforderlichen Impulse. Ihre Vorteile: Zeitersparnis und Wissenstransfer Entlastung von administrativen Tätigkeiten Schnelle Bereitstellung von fertigen Präsentationen keine Reisekosten - die Seminare und Workshops finden bei Ihnen im Unternehmen statt Freie inhaltliche Zusammenstellung der Seminare 16 8
Fachlehrgänge Die Aufgabenstellungen in der Personalwirtschaft sind sehr komplex und erfordern umfassende Kenntnisse in den jeweiligen Fachthemen sowie entsprechenden HR-Systemkomponenten. Transparenz und Qualitätssicherung sind daher wesentliche Bausteine, um den Fachbereich Personal unternehmensintern optimal aufstellen zu können. Um dies zu erreichen, sollten alle Aufgaben prozessorientiert dargestellt und permanent bezüglich Qualität und Zielerreichung überwacht werden. Dieser Fachlehrgang führt allgemein in die Aufgabenstellung der Personalwirtschaft ein und zeigt Wege auf, wie über ein einfaches Prozess- und Qualitätsmanagement alle unternehmensinternen Fragestellungen und Anforderungen zur Personalarbeit transparent umgesetzt und im Rahmen eines internen Kontrollsystems(IKS) geprüft und gesteuert werden können. 17 Das neue Fachbuch ist da Interne Prozesse revisionssicher und effizient gestalten Sven Friedl Das Interne Kontrollsystem (IKS) in der Personalwirtschaft 40 Seiten, 9,90 EUR, ISBN 978-3-9814258-6-4 Bestellung und weitere Informationen unter: Sven-Friedl-Verlag@t-online.de Inhaltsverzeichnis 1. Schritt 1.1 Brainstorming 1.2 Begriffe 1.3 Grundlagen 2. Schritt 2.1 Risikomanagement im Personalbereich 3. Schritt 3.1 Implementierung (16 Bausteine) 4. Schritt 4.1 Prozesse und deren Optimierung 4.2 Die wichtigsten Kontrollfelder im Fokus 5. Schritt 5.1 Von der Aufgabe zum Prozess 5.1.1 Management-, Kern- und Supportprozesse 6. Schritt 6.1 Aufgabenfelder der Personalwirtschaft 6.1.1 Personalplanung 6.1.2 Personalkostenplanung 6.1.3 Personalbeschaffung 6.1.4 Personalentwicklung 6.1.5 Personalfreisetzung 6.1.6 Zeitwirtschaft 7. Schritt 7.1 Prüfung der Entgeltabrechnung im Detail 7.1.1 Formal- und Ordnungsmäßigkeitserfordernisse 7.1.2 Daten / Datenerfassung 7.1.3 Abrechnungsstufen 8. Schritt 8.1 Erhebung und Analyse von Kennzahlen 8.1.1 8.1.2 Reporting, Statistik, Kennzahlen 9. Schritt 9.1 Externe Prüfungen bestehen 10. Schritt 10.1 IKS-Prüfbogen, Excel-Liste, Ordnerstruktur 18 9
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