ECDL - Europäischer Computer Führerschein Tanja Bossert, Tina Wegener, Peter Wies 1. Ausgabe, Mai 2011 Modul AM6 - Präsentation advanced level (mit Windows Vista und Office PowerPoint 2007) gemäß Syllabus 2.0 ECDLAM6-07-2
I ECDL - Modul AM6 - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) 1 Überblick...4 1.1 Der Europäische Computer Führerschein... 5 1.2 Was Sie wissen sollten... 6 2 Präsentationen planen...8 2.1 Vorüberlegungen zum Erstellen von Präsentationen... 8 2.2 Wichtige Rahmenbedingungen definieren... 9 2.3 Ausgabemedium bestimmen... 10 2.4 Inhaltliche Struktur festlegen... 12 2.5 Gliederung erstellen... 13 2.6 Speicheroptionen für Präsentationen festlegen... 15 3 Folien mit Designs gestalten...18 3.1 Was sind Designs?... 18 3.2 Mit Designs arbeiten... 19 3.3 Eigene Designs erstellen und bearbeiten... 20 3.4 Schnellübersicht... 22 3.5 Übung... 22 4 Vorlagen professionell gestalten...24 4.1 Grundlagen zur Gestaltung von Präsentationen... 24 4.2 Platzhalter und Objekte im Folienmaster verwenden... 26 4.3 Den Raum auf der Folie aufteilen... 28 4.4 Hinweise zur Gestaltung des Folienmasters... 30 4.5 Zusätzliche Master erzeugen... 32 4.6 Mit mehreren Mastern arbeiten... 34 4.7 Individuelles Folienlayout erstellen... 35 4.8 Präsentationen als Vorlage speichern und öffnen... 36 4.9 Schnellübersicht... 38 4.10 Übung... 39 5 Vorlagen mit Farben gestalten...42 5.1 Farben einsetzen... 42 5.2 Mit eigenen Designfarben arbeiten... 45 5.3 Folienhintergrund ändern... 47 5.4 Schnellübersicht... 50 5.5 Übung... 50 6 Absatz- und Zeichenformatierungen im Master festlegen...52 6.1 Zweckmäßige Schriftarten wählen... 52 6.2 Geeignete Schriftgrößen zuweisen... 54 6.3 Ausrichtung und Einzüge von Absätzen ändern... 56 6.4 Zeilen- und Absatzabstände bestimmen... 58 6.5 Schnellübersicht... 60 6.6 Übung... 61 7 Einzelne Folien gestalten... 62 7.1 Hinweise zur Foliengestaltung... 62 7.2 Textfolien gestalten... 63 7.3 Geeignete Zeichenformatierungen verwenden... 66 7.4 Tabellen gestalten... 67 7.5 Diagramme gestalten... 70 7.6 Schaubilder gestalten... 73 7.7 Zusatzfolien einfügen und gestalten... 74 7.8 Folien aus anderen Präsentationen einfügen... 76 7.9 Schnellübersicht... 78 7.10 Übung... 78 8 Grafiken und Multimedia-Elemente verwenden... 80 8.1 Grafiken in Präsentationen einsetzen... 80 8.2 Grafiken in PowerPoint einfügen... 82 8.3 Grafiken bearbeiten... 84 8.4 Multimedia-Effekte einsetzen... 87 8.5 Eingefügte Multimedia-Elemente bearbeiten... 90 8.6 Gesprochenen Vortrag aufnehmen... 92 8.7 Schnellübersicht... 94 8.8 Übung... 95 9 Zeichenobjekte erzeugen und gestalten... 96 9.1 Zeichenobjekte erstellen... 96 9.2 Grundlegende Objektbearbeitung... 97 9.3 Objektgröße und -form verändern... 100 9.4 Objektfüllung, Schatten und andere Formeffekte... 101 9.5 Objektränder bearbeiten... 105 9.6 Objekte drehen, kippen oder spiegeln... 106 9.7 Objekte beschriften... 106 9.8 Flussdiagramme erzeugen und bearbeiten... 108 9.9 Eigenschaften übertragen bzw. als Standard definieren... 109 9.10 Schnellübersicht... 110 9.11 Übung... 111 10 Objekte platzieren und ausrichten... 112 10.1 Objekte exakt positionieren... 112 10.2 Objektreihenfolge und -sichtbarkeit bestimmen... 114 10.3 Objekte ausrichten und verteilen... 115 10.4 Schnellübersicht... 116 10.5 Übung... 117 2 HERDT-Verlag
Inhalt I 11 Spezielle Diagrammbearbeitung...118 11.1 Diagrammtyp ändern und schnell formatieren...118 11.2 Sonderformen von Diagrammen einsetzen...119 11.3 Die Wert-Achse eines Diagramms skalieren...120 11.4 Sekundärachse einblenden...124 11.5 Grafiken und Objekte in einem Diagramm verwenden...125 11.6 Schnellübersicht...128 11.7 Übung...129 12 Animationen wirkungsvoll einsetzen...130 12.1 Grundsätzliches zu Animationen...130 12.2 Animationen zuweisen...131 12.3 Benutzerdefinierte Animationen anpassen...133 12.4 Animationssequenzen zeitlich abstimmen...135 12.5 Animationspfade verwenden...137 12.6 Diagramme animieren...139 12.7 SmartArt-Grafiken animieren...140 12.8 Schnellübersicht...141 12.9 Übung...142 13 Die optimale Bildschirmpräsentation... 144 13.1 Folien in der Bildschirmpräsentation ausblenden...144 13.2 Verzweigungen in der Präsentation erzeugen...145 13.3 Besondere Präsentationsmöglichkeiten...146 13.4 Zielgruppenorientierte Präsentation erstellen...150 13.5 Schnellübersicht...152 13.6 Übung...153 14 Mit OLE-Objekten arbeiten... 154 14.1 OLE-Objekte in PowerPoint erzeugen...154 14.2 Vorhandene OLE-Objekte einfügen...155 14.3 OLE-Objekte bearbeiten und löschen...157 14.4 Schnellübersicht...160 14.5 Übung...161 So finden Sie die Inhalte zu den Lernzielen... 162 Stichwortverzeichnis... 166 HERDT-Verlag 3
3 ECDL - Modul AM6 - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) 3 Folien mit Designs gestalten In diesem Kapitel erfahren Sie was Designs sind wie Sie mit Designs arbeiten wie Sie individuelle Designs erstellen und speichern Voraussetzungen Präsentationen erstellen und bearbeiten 3.1 Was sind Designs? Designs verwenden Designs sind Zusammenstellungen vordefinierter Formatierungen, die das Erscheinungsbild von Präsentationen prägen. Mit Designs können Sie Präsentationen mit wenig Aufwand attraktiv und einheitlich gestalten. Die mit dem Programm mitgelieferten Designs stehen Ihnen nicht nur in PowerPoint-Präsentationen zur Verfügung, sondern z. B. auch in Word- Dokumenten und Excel-Arbeitsmappen. Designs bestehen aus Designfarben Designschriftarten Designeffekten Alle Designs bzw. Designfarben, -schriftarten und -effekte tragen Namen. Wenn Sie ein mit dem Programm mitgeliefertes Design zuweisen, werden automatisch die gleichnamigen Designfarben, -schriftarten und -effekte verwendet. Wenn Sie in PowerPoint eine neue leere Präsentation erstellen, wird in dieser automatisch das Design LARISSA einschließlich der Designfarben LARISSA, der Designschriftarten LARISSA und der Designeffekte LARISSA genutzt. Designfarben Designfarben sind Zusammenstellungen von zwölf zueinander passenden Farben. Diese Farben werden automatisch für bestimmte Präsentationselemente verwendet, z. B. für Formen, die verschiedenen Säulen eines Diagramms oder für die Formatierung von Titeln bzw. Hyperlinks. Alle Farben stehen aber auch für die manuelle Formatierung zur Verfügung. Designfarben Abstufungen Designfarben bei der Änderung der Füllfarbe 18 HERDT-Verlag
Folien mit Designs gestalten 3 Hinzu kommen hellere und dunklere Abstufungen, die PowerPoint automatisch auf der Grundlage der Designfarben generiert. Diese Abstufungen werden ebenfalls automatisch bestimmten Präsentationselementen zugeordnet. Beispielsweise enthält der Rahmen einer Form im LARISSA-Desing standardmäßig eine um 25 % dunklere Abstufung der Designfarbe AKZENT 1 (Farbe der Füllung). Die Abstufungen sehen Sie, wenn Sie z. B. eine Form markieren und im Register FORMAT in der Gruppe FORMENARTEN auf die Schaltfläche FÜLLEFFEKT klicken: Im Bereich DESIGNFARBEN der eingeblendeten Liste werden zehn der aktuellen Designfarben angezeigt. Nicht aufgelistet sind die beiden Designfarben, die automatisch Hyperlinks bzw. besuchten Hyperlinks zugeordnet werden. Darunter sind jeweils die Abstufungen dargestellt. Näheres zum Erstellen von Designfarben erfahren Sie im Abschnitt 5.2. Designschriftarten sind Zusammenstellungen von bis zu zwei Schriften. Eine Schrift ist dabei für den Titel vorgesehen, die andere für sonstigen Text. Designeffekte beinhalten eine Kombination bestimmter Effekte (z. B. Linien- oder Fülleffekte), die sich beispielsweise auf das Aussehen gezeichneter Objekte auswirken. Beispiel Designschriftarten Designeffekte Schrift für Titel Schrift für Text Präsentation im Design ANANKE und im Design DACTYLOS 3.2 Mit Designs arbeiten Ein anderes Design zuweisen Sie können die zuvor beschriebenen Bestandteile eines Designs zusammen oder einzeln auf eine Präsentation anwenden, um deren Aussehen schnell und umfassend zu ändern. Ausschnitt aus dem Register ENTWURF HERDT-Verlag 19
3 ECDL - Modul AM6 - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) Hierzu stehen Ihnen im Register ENTWURF die Elemente der Gruppe DESIGNS zur Verfügung. Was möchten Sie zuweisen? Ein anderes Design Wählen Sie aus den Symbolen der Gruppe DESIGNS ein neues Design aus. oder Über die Pfeilsymbole können Sie weitere Designs einblenden und auswählen. Andere Designfarben Klicken Sie auf die Schaltfläche FARBEN, und wählen Sie andere Designfarben aus. Andere Designschriftarten Klicken Sie auf die Schaltfläche SCHRIFTARTEN und anschließend auf die gewünschten Designschriftarten. Andere Designeffekte Klicken Sie auf die Schaltfläche EFFEKTE, und legen Sie anhand der eingeblendeten Liste andere Designeffekte fest. Diejenigen Elemente in der Präsentation, die zuvor mit Designs, Designfarben, -schriftarten bzw. -effekten formatiert wurden, werden automatisch angepasst. Wurden Elemente in der Präsentation abweichend vom Design formatiert, z. B. in einer Farbe, die nicht zu den Designfarben gehört, behalten diese Elemente ihre Formatierung bei. Das Aussehen der Schaltflächen und Symbole in der Gruppe DESIGNS ändert sich, je nachdem, welche Einstellungen aktuell gewählt sind. 3.3 Eigene Designs erstellen und bearbeiten Individuelles Design erstellen Aktivieren Sie in einer Präsentation die gewünschten Designfarben, -schriftarten und -effekte, indem Sie über die Schaltflächen FARBEN, SCHRIFT- ARTEN und EFFEKTE (Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS) die betreffenden Einstellungen vornehmen. Klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS, auf das Symbol, und wählen Sie den Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN. PowerPoint blendet ein Dialogfenster ein und wechselt automatisch zu dem für Designs vorgesehenen Speicherort. Geben Sie in das Eingabefeld einen Namen für das Design ein, und bestätigen Sie die Einstellungen mit der Schaltfläche SPEICHERN. Eigenes Design speichern und einen ent- Das Design lässt sich anschließend im Register ENTWURF über das Symbol sprechenden Eintrag im Bereich BENUTZERDEFINIERT aufrufen. 20 HERDT-Verlag
Folien mit Designs gestalten 3 Designs bearbeiten bzw. löschen Designs lassen sich nicht direkt bearbeiten. Erstellen Sie stattdessen ein neues Design nach Ihren Wünschen, und speichern Sie es unter dem Namen des zu ändernden Designs. Um ein selbst erstelltes Design zu löschen, klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS, auf das Symbol, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Design und rufen Sie den Kontextmenüpunkt LÖSCHEN auf. Mit Designs arbeiten Standarddesign ändern Um das Standarddesign (bislang LARISSA) zu ändern, klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS, mit der rechten Maustaste auf das gewünschte Design und wählen Sie den Kontextmenüpunkt ALS STANDARDDESIGN FESTLEGEN. Zukünftig öffnet PowerPoint jede neue Präsentation mit dem neuen Design. Andere Designs laden Möchten Sie ein Design nutzen, das z. B. von Ihrer Firma oder einer anderen Person bereitgestellt wurde, können Sie das Design schnell und unkompliziert laden: Klicken Sie im Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS, auf das Symbol, und wählen Sie den Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN. Wechseln Sie zu dem Ordner, in dem das Design gespeichert ist, und klicken Sie doppelt auf die gewünschte Design-Datei. Das Design steht Ihnen anschließend über das Listenfeld DESIGNS wie gewohnt zur Verfügung. Die in dem Design enthaltenen Designschriftarten, -farben und -effekte werden jedoch nicht als eigene Einträge unter den entsprechenden Symbolen aufgelistet. Die direkte Verwendung von einzelnen Designfarben, -schriftarten und -effekten, die von einer anderen Person angelegt wurden, ist in der Regel nicht möglich. Das liegt daran, dass der Ordner AppData, in dem die entsprechenden Dateien gespeichert sind, standardmäßig ausgeblendet ist. Im Gegensatz zu den Designs gibt es auch keine Zugriffsmöglichkeit über einen speziellen Befehl. In diesem Fall empfiehlt es sich, ein ganzes Design mit den gewünschten Designschriftarten und -farben zu speichern und dieses zu nutzen. Speicherort für eigene Designs, Designschriftarten und -farben HERDT-Verlag 21
3 ECDL - Modul AM6 - Präsentation (mit Office PowerPoint 2007) 3.4 Schnellübersicht Sie möchten ein anderes Design zuweisen andere Designfarben zuweisen eigene Designs erstellen Symbol auswählen aus dem Register ENTWURF, Gruppe DESIGN Register ENTWURF, Gruppe DESIGN, Schaltfläche FARBEN Die gewünschten Designfarben, -schriftarten und -effekte einstellen, Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS, Symbol, Eintrag AKTUELLES DESIGN SPEICHERN ein Design löschen Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS, Symbol, Kontextmenüpunkt LÖSCHEN das Standarddesign ändern Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS, Kontextmenüpunkt ALS STANDARDDESIGN FESTLEGEN andere Designs laden Register ENTWURF, Gruppe DESIGNS, Symbol, Eintrag NACH DESIGNS SUCHEN 3.5 Übung Mit Designs, Designschriftarten und -farben arbeiten Übungsdatei: -- Ergebnisdateien: Design-E1.thmx, Design-E2 Erstellen Sie eine neue leere Präsentation. Weisen Sie die Designfarben HYPERION zu. Ändern Sie die Designfarbe mithilfe der Schaltfläche FARBEN in die Designfarbe NYAD. Erzeugen Sie neue Designschriftarten (Register ENTWURF, Gruppe DESIGN, Schaltfläche SCHRIFTARTEN, Eintrag NEUE DESIGNSCHRIFTART ERSTELLEN) mit dem Namen Meine Designschriftart. Für die Überschriften sowie den Textkörper soll die Schrift Arial verwendet werden. Speichern Sie die aktuellen Einstellungen als Design mit dem Namen Design- E1.thmx. Legen Sie das neue Design als Standarddesign fest. Schließen Sie die aktuell geöffnete Präsentation, ohne sie zu speichern. Öffnen Sie eine neue leere Präsentation, und speichern Sie diese Präsentation unter dem Namen Design-E2. Schließen Sie die Präsentation. Designschriftart "Meine Designschriftart" erstellen 22 HERDT-Verlag
Folien mit Designs gestalten 3 HERDT-Verlag 23