Informationsdrucksache öffentlich Datum Drucksache Nr. Az: BAD/bed 17.12.2014 2014/151-1 Beratungsfolge TOP Sitzungstermin Betriebsausschuss des Eigenbetriebes "Eigenbetrieb Bad" 5 26.01.2015 Verwaltungsausschuss Betreff: Informationsdrucksache Sport-, Freizeit- und Familienbad Langenhagen: Bericht der Betriebsleitung des Eigenbetriebes Bad zum 2. Halbjahr 2014 Erläuterung: 1. Vorbemerkung Dieser Bericht erfolgt auf der Grundlage des 3 der Eigenbetriebsverordnung, wonach der Eigenbetrieb den Betriebsausschuss mindestens halbjährlich in schriftlicher Form über die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen zu unterrichten hat. Außerdem werden dem Betriebsausschuss alle wesentlichen Entwicklungen und Entscheidungen zusammengefasst dargestellt. Bisher erfolgte Berichte: Bericht zum 1. Halbjahr 2014 (Drucksache Nr. 2014/151) 2. Bildung und Einrichtung des Eigenbetriebs Durch Ratsbeschluss vom 02.09.2013 wurde die Satzung des Eigenbetriebs Bad beschlossen. Die Satzung und deren 1. Änderung wurden am 20.06.2014 veröffentlicht und bekanntgemacht. Als begleitender Fachausschuss wurde der Betriebsausschuss Eigenbetrieb Bad gebildet. Aufgabe des Eigenbetriebes ist die Planung, der Bau, der Betrieb und die Unterhaltung des Familien-, Sport- und Freizeitbades der Stadt Langenhagen. Der Eigenbetrieb ist personell mit städtischen MitarbeiterInnen wie folgt ausgestattet: Betriebsleiter Herr Hettwer Projektleiter Herr Bedijs Projektassistenz (Architektur) N.N., Frau Merschbrock bis 14.11.14 Projektassistenz (Technische Ausrüstung) Frau Hellbach Sachbearbeiter-in (Betriebswirtschaft) Frau Rinne (früher Frau Neugebauer), erkrankt seit 3.9.14 Herr Vosse (ab 1.12.14) Vertretung Zusätzlich ist vorgesehen, die Leistungen für den Eigenbetrieb im Vorzimmer des Dezernats III (Fr. Philipp) in der Betriebsabrechnung des Eigenbetriebs geltend zu machen. Aufgrund einer längerfristigen Erkrankung von Frau Rinne seit Ende August 2014 wurde es erforderlich, für die finanziellen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben eine personelle Ersatzlösung zu organisieren. Ebenso wurde Ersatz für die Architektin Frau Merschbrock erforderlich, die ihr Beschäftigungsverhältnis gekündigt hatte. Für beide Stellen wurden Ausschreibungen zur Bewerbung durchgeführt. Der Eigenbetrieb nutzt Räume und Ausstattung des Rathauses gemäß einer Verwaltungsvereinbarung.
Seite 2 3. Sitzungsbetrieb Die Zusammenarbeit mit dem Betriebsausschuss Eigenbetrieb Bad besteht in der möglichst vollständigen Weitergabe von Informationen und dem Vorbereiten und Herbeiführen von Beschlüssen. Mittlerweile wird auch im Internetauftritt der Stadt Langenhagen ausführlich und zeitnah berichtet. Im zweiten Halbjahr 2014 haben folgende Sitzungen stattgefunden: 6. Sitzung 14.07.2014 7. Sitzung 11.09.2014 8. Sitzung 10.11.2014 (nicht öffentlich) 9. Sitzung 11.12.2014 Zu allen Sitzungen wurde form- und fristgerecht eingeladen, die Beschlussfähigkeit wurde festgestellt. Die Niederschriften (Protokolle) der vorhergehenden Sitzung wurden jeweils zur Genehmigung vorgelegt. Im öffentlichen Teil der Sitzungen fanden Einwohner/innenfragestunden zu Beginn und am Ende der Sitzungen statt. Nicht öffentlich zu behandelnde Themen waren dem nicht öffentlichen Teil der Sitzungen vorbehalten. Unter dem Punkt Mitteilungen stellte die Betriebsleitung die Aufwendungen und Auszahlungen des Eigenbetriebes dar und gab eine aktuelle schriftliche Aufstellung heraus. In der 6. Sitzung berichtete der Projektsteuer Constrata über die Entwicklung des Projekts. Als Abschluss der Reihe von Informationsdrucksachen und Präsentationen zum Energiekonzept wurden die Ergebnisse der erweiterten Untersuchung zum Thema Geothermie vorgestellt. Nach intensiver Diskussion wurde das empfohlene Energiekonzept beschlossen. Es beinhaltet die Nutzung der Variante 2c (Erdgas-BHKW, Nahwärmeversorgung, Eigenstromnutzung, Einspeisung EVU, Strommix EVU) einschließlich der Möglichkeit zur Nachrüstung von Photovoltaik, Solarthermie und gegebenenfalls Batterie-Speicheranlage. Wärmeversorgung und Eigenstromversorgung werden als Contracting-Lösung ausgeschrieben. Der Eigenbetrieb berichtete über die Bäderexkursion des Betriebsausschusses am 15. und 16.5.2014. In der 7. Sitzung berichtete der Eigenbetrieb über die Entwicklung des Projekts, insbesondere den Stand der Genehmigungs- und Ausführungsplanung. Die geplante Ausstattung des Bades hinsichtlich des Sportbetriebs wurde ausführlich erläutert. Drei von der bisherigen Beschlusslage abweichende Planungsänderungen, über die der Eigenbetrieb entschieden hatte, wurden bekanntgegeben, einschließlich der erforderlichen Mehrkosten: - Sportbecken 2 m Wassertiefe - Sportbecken zusätzliche Startblöcke und Bodenhülsen - Trinkwasser- statt Brunnenwassernutzung Die Kostenberechnung der Architekten und Fachplaner nach DIN 276 wurde in der Sitzungsdrucksache Nr. 2014/112-2 vorgestellt. Zusätzlich waren die Ergebnisse in den einzelnen Kostengruppen umgruppiert und einzelnen Gewerken zugeordnet (Kostenelemente). Da die Kostenermittlung eine nochmalige Reduzierung gegenüber der Obergrenze auswies, wurde die Differenz zugunsten einer erhöhten Sicherheit für Unvorhergesehenes genutzt. Der Kostenrahmen auf der Basis Kostenberechnung wurde mit 26.823.600 Euro beschlossen (der entsprechende Ratsbeschluss erfolgte in der Ratssitzung am 06.10.2014 TOP 6. Die dargestellten Kostenelemente bildeten die Grundlage für den späteren Ausschreibungsbeschluss, bei dem nachgewiesen werden sollte, dass die beschlossene Kostenobergrenze nicht überschritten würde. Weiterhin wurde in Stichworten über die nunmehr anlaufenden Vorbereitungen zu den Themen Namensfindung, Betriebskonzept und Internet-Auftritt berichtet.
Seite 3 Die 8. (nicht öffentliche) Sitzung beschäftigte sich mit dem Ausschreibungsbeschluss des Vergabepaketes 1 (nicht-öffentliche Beschlussdrucksache Nr. 2014/225). Durch einen vom Verwaltungsausschuss eingefügten Vorbehalt durften die 16 Baugewerke und Technikgewerke des Vergabepaketes 1 nur ausgeschrieben werden, wenn die Kostenobergrenze nicht überschritten wurde. Da die Architekten- und Ingenieurbüros diesen Nachweis führten, wurde der Ausschreibungsbeschluss einstimmig gefasst. Die Ausschreibungen wurden unmittelbar danach im EU-Amtsblatt veröffentlicht. Der Eigenbetrieb stellte in einer Übersicht den Stand der Aufträge für Ingenieurleistungen, Gutachten usw. vor (nicht-öffentliche Informationsdrucksache Nr. 2014/297). Weiterhin stand die Sitzung unter dem Eindruck der am 3.11.2014 auf dem Badgrundstück durchführten Bombensprengung. Die Verwaltung stellte die Vorgänge und die damit zusammenhängenden Folgen für das Badprojekt dar. Für die 9. Sitzung am 11.12.2014 gab es personelle Änderungen bei den Ratsmitgliedern. Da Herr Heuer zum Bürgermeister gewählt wurde, war der Sitz im Betriebsausschuss durch Ratsbeschluss (Ratssitzung am 17.11.2014 TOP 14, Beschlussdrucksache Nr. 2014/319) neu zu besetzen: - Frau Hopfe ersetzt Herrn Heuer - Herr Soltau ersetzt Frau Hopfe als Stellvertretung für Herrn Zacharias Im öffentlichen Teil der Sitzung stellte die Verwaltung (Informationsdrucksache Nr. 2014/345) den Internetauftritt des Badprojektes auf der Homepage der Stadt Langenhagen vor und wies auf den bisher erreichten Stand und noch vorhandene Defizite hin. Der nichtöffentliche Teil beschäftigte sich mit dem Entwurf der beauftragen Betriebsführungsgesellschaft GMF für das Betriebskonzept (Informationsdrucksache Nr. 2014/346). 4. Zeitplanung des Eigenbetriebes Der Eigenbetrieb koordiniert den Projektablauf bauherrenseitig mit den dazu erforderlichen Sitzungsterminen der Gremien Betriebsausschuss, Verwaltungsausschuss und Rat sowie den sonstigen Verwaltungsabläufen wie zum Beispiel dem Haushaltswesen der Stadt Langenhagen, dem Einholen der Baugenehmigung, den Bauvergaben usw. Gegenwärtig bewegen sich das Projekt und seine Behandlung in den Gremien im vorgesehenen Zeitplan. Nach Fertigstellung der Entwurfsplanung wurden die Leistungsphasen Genehmigungsplanung, Ausführungsplanung und Vorbereitung der Vergabe zeitgerecht durchgeführt. Die Betriebsleitung nimmt beginnend mit dem 3. Quartal 2014 am vorgeschriebenen Beschlussmonitoring teil und informiert über den Stand und den geplanten Umsetzungstermin bei den noch nicht abschließend bearbeiteten Beschlüssen der politischen Gremien. Bis auf einen Beschluss, der sich auf die zukünftige Übernahme von städtischen Mitarbeitern in das Personal des neuen Bades bezieht, waren zum Ende des 2. Halbjahres 2014 alle Beschlüsse bereits vollständig umgesetzt. Weiterhin beschäftigte sich der Eigenbetrieb mit den Anregungen, die über das Internet-Portal Bürgerhaushalt eingegangen waren, und nahm zeitgerecht zu allen Beiträgen inhaltlich Stellung. Ein konkreter Anlass, zur Abgabe der Haushaltsanmeldungen noch Änderungen an der Haushaltsplanung vorzunehmen, ergab sich hieraus jedoch nicht.
Seite 4 5. Vergabe- und Vertragswesen Die Verträge für die technische und kaufmännische Betriebsführung und die Projektsteuerung wurden im August 2014 abgeschlossen. Erweiterungen bestehender Planungsverträge und neue Verträge für Spezialplanungen und Gutachten werden laufend vorbereitet und umgesetzt. Die Leistungen der Ausführungsplanung bis Objektüberwachung (Bauleitung) des Architekten erfolgt vertragsgemäß durch die 4a Baumanagement GmbH, Stuttgart. Bei den zahlreichen und umfangreichen Vergabeverfahren für die Bauleistungen sind in vielen Fällen die EU-Vergabebestimmungen zu beachten. Der Eigenbetrieb hat mit der Vergabestelle der Stadt sowie dem Rechnungsprüfungsamt die Anforderungen an Arbeitsabläufe und Prüffristen abgestimmt. Die Vergabestelle ist an den Vergaben nur in wenigen Punkten beteiligt, im Wesentlichen werden die Vergabeverfahren vom Eigenbetrieb in Zusammenarbeit mit dem Projektsteuerer Constrata vorbereitet und durchgeführt. Als erste Bauvergabe wurden im nationalen Ausschreibungsverfahren die Bodenarbeiten als vorbereitende Maßnahme ausgeschrieben und vergeben (Fa. Priebe, Visselhövede). Die Veröffentlichung der Vorinformation zu den 44 vorgesehenen europaweiten Ausschreibungen nach VOB erfolgte am 24.09.2014 im Supplement zum Amtsblatt der EU. Der Nachweis, dass die Kostenberechnung die beschlossene Kostenobergrenze einhält, bildete die Voraussetzung dafür, das Projekt mit der Ausschreibungsphase weiter zu führen. Die von den Architekten und Fachplanern bepreisten Leistungsverzeichnisse erfassen ca 57 % der Gesamtbaukosten. Durch den Ausschreibungsbeschluss vom 10.11.2014 TOP 2 wurden die Vergabeverfahren im Bereich der Bauleistungen aufgenommen. Die entsprechenden Bekanntmachungen erfolgten im Supplement zum Amtsblatt der EU am 12., 13. und 14.11. sowie 03.12.2014, für insgesamt 15 Gewerke. 6. Stand der Planung Nach den Untersuchungsergebnissen zum Thema Geothermie wurde das Energiekonzept beschlossen. Die Entwurfsplanung wurde um die Kostenberechnung nach DIN 276 ergänzt und mündete in den erforderlichen Beschluss über den Kostenrahmen auf der Basis Kostenberechnung. Die Antragsunterlagen für die Baugenehmigung und die darin einbegriffenen fachlichen Genehmigungen und Erlaubnisse wurden Mitte Juli 2014 eingereicht und an die Fachbehörden weiter verteilt. Zugleich entwickelten sich einige Rahmenbedingungen als wesentliche Einflussfaktoren weiter, wie zum Beispiel bei der Brunnenwassernutzung, die im laufenden Antragsverfahren aufgegeben und durch eine Trinkwassernutzung ersetzt werden musste. In den Bereichen der Tragwerksplanung und des baulichen Brandschutzes waren besondere genehmigungstechnische Anforderungen, z.b. erhöhte Sicherheitsstandards, zu berücksichtigen. Im November/Dezember 2014 waren die Ausschreibungen des Vergabepakets 1 (bis auf das Gewerk Stahlbauarbeiten) EU-weit veröffentlicht, die Ausschreibungsunterlagen konnten ausschließlich im Internet über das Vergabeportal bi-medien angefordert werden. Aufgrund des regen Interesses und der Anzahl der Rückfragen ist von einem breit angelegten Wettbewerb auszugehen. Nachdem im 2. Halbjahr 2014 die Planungsphase mit der Vorbereitung der Vergabe abgeschlossen wurde, beginnt nach der Winterpause mit den Vergaben die eigentliche Ausführungsphase. Die Submissionen wurden für die 2. und 3. Januarwoche anberaumt.
Seite 5 Weitere Vorbereitungen wurden im Bereich der technischen und kaufmännischen Betriebsführung getroffen. Im Rahmen seiner Beratungstätigkeit beschäftigte sich der Auftragnehmer GMF mit dem Betriebskonzept. Hier wurden erste Vorschläge in Bezug auf Betriebsphilosophie, Besucher, Betriebsorganisation, Personalkonzept, Tarife und Tarifzonen, Öffnungszeiten, Marketing und Wirtschaftlichkeit entwickelt und als Diskussionsgrundlage zur Verfügung gestellt. Speziell zum Thema Marketing wurden geeignete Verfahren untersucht, um einen Namen für das Bad, auch durch Öffentlichkeitsbeteiligung, zu finden. 7. Bautätigkeit Als vorbereitende Maßnahmen wurden im Oktober/November 2014 die Oberbodenarbeiten, das Bauschild und die Webcam beauftragt. Die der Bautätigkeit vorausgehende Kampfmittelbeseitigung begann am 03.11.14. Eine dabei gefundene Fliegerbombe mit Zeitzünder konnte nicht entschärft und geborgen werden, sondern wurde an Ort und Stelle gesprengt. Da sich die Fundstelle deutlich außerhalb der bekannten Verdachtsflächen befand, wurde entschieden, sicherheitshalber das gesamte Grundstück einschließlich der Trasse für die zukünftige Entwässerungsleitung auf Kampfmittel untersuchen zu lassen. Hierbei wurden zahlreiche weitere Funde (Brandbomben) gemacht und an Ort und Stelle entschärft. Bei der Sondierung aufgeschobener Boden wurde auf schädliche Belastungen untersucht, das Material konnte durch Sieben von den Schadstoffen befreit und wieder verwendet werden, belastete Anteile wurden abgefahren und ordnungsgemäß entsorgt. Die Oberbodenarbeiten begannen am 28.11.2014 und wurden mit den Sondierungsarbeiten der Kampfmittelbeseitigung koordiniert. Die Bauleitung für die Oberbodenarbeiten lag bei nsp Schonhoff Landschaftsarchitekten, Hannover. Die Arbeiten wurden bei weitgehend günstigen Witterungsverhältnissen bis zum 12.12.2014 durchgeführt, Restarbeiten werden nach der Winterpause folgen. 8. Öffentlichkeitsarbeit Die Vorbereitungen für das Sport-, Freizeit- und Familienbad finden in der Öffentlichkeit statt, soweit die bearbeiteten Themen dies zulassen. Zu den Sitzungen des Betriebsausschusses wird öffentlich eingeladen. Auf der Internetseite langenhagen.de werden die wesentlichen Informationen zusammengestellt und möglichst zeitnah aktualisiert. Ein direkter Zugang zum aktuellen Baugeschehen ist auf der Besucherplattform am Baugrundstück vorgesehen. Ab März wird eine Webcam Live-Bilder ins Netz übertragen. 9. Finanzielle Lage Der Eigenbetrieb Bad der Stadt Langenhagen ist nach 3 der Eigenbetriebsverordnung dazu verpflichtet, den Betriebsausschuss mindestens halbjährlich in schriftlicher Form über die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen zu unterrichten. Der Zwischenbericht soll in tabellarischer Form die Entwicklung der Erträge und Aufwendungen, ausgehend von den im Ergebnishaushalt 2014 des Eigenbetriebes Bad festgesetzten Ansätzen, aufzeigen. Ebenso wird in gleicher Form eine Übersicht über die bisher geleisteten Auszahlungen für die Baumaßnahme gegeben.
Seite 6 Teil A - Entwicklung der Erträge und Aufwendungen Da zum Zeitpunkt der Haushaltsplanung 2014 die Planungen für das Schwimmbad erst begonnen hatten und die Struktur des Eigenbetriebes erst aufgebaut werden musste, beruhen die Ansätze für das Haushaltsjahr 2014 auf Schätzungen. Erfahrungswerte konnten nicht zugrunde gelegt werden. Erträge Ansatz 2014 Ist 2014 Differenz zum 17.12.2014 01 Schuldendiensthilfen von Gemeinden und Gemeindeverbänden 90.000,00 65.488,82 24.511,18 02. Erstattungen an Gemeinden und Gemeindeverbände 673.300,00 504.975,00 168.325,00 03. Zinserträge von Kreditinstituten 0 654,14-654,14 763.300,00 571.117,96 192.182,04 Aufwendungen Ansatz 2014 Ist 2014 Differenz zum 17.12.2014 04. Dienstaufwendungen Arbeitnehmer 299.900,00 115.632,74 184.267,26 05. Bewirtschaftung der Grundstücke und baulichen Anlagen 80.000,00-80.000,00 06. Besondere Aufwendungen für Beschäftigte 5.000,00 5.195,86-195,86 07. Besondere Verwaltungs- und Betriebsaufwendungen 11.000,00 435,08 10.564,92 08. Aufwendungen für sonstige Dienstleistungen 6.400,00 8.201,56-1.801,56 09. Geschäftsaufwendungen 21.000,00 12.085,46 8.914,54 10. Erstattungen an Gemeinden und Gemeindeverbände 250.000,00 37.835,92 212.164,08 11. Zinsaufwendungen an Gemeinden und Gemeindeverbänden 90.000,00 65.488,82 24.511,18 763.300,00 244.875,44 518.424,56 Erträge: Die Erträge liegen im Berichtszeitraum hinter den Planungen. Zu Zeile 03: Die nicht im Plan berücksichtigten Zinserträge resultieren aus der Anlage der nicht benötigten liquiden Mittel auf einem Tagesgeldkonto. Aufwendungen: Die Aufwendungen liegen im Berichtszeitraum hinter den Planungen. Zu Zeile 06: Die erhöhten besonderen Aufwendungen für Beschäftigte resultieren aus dem vermehrten Schulungsbedarf in Zusammenhang mit der Einrichtung eines neuen Mandanten in OK.FIS und der erneuten Einarbeitung der Vertretungskraft. Teil B - Entwicklung der Auszahlungen für die Baumaßnahme Auszahlungen für Baumaßnahmen Ansatz 2014 Ist 2014 Differenz zum 17.12.2014 Anlagen im Bau / Hochbaumaßnahmen 8.724.000,00 1.647.485,14 7.076.514,86 Die Auszahlungen umfassen Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen, Projektsteuerer, Beratungsleistungen des zukünftigen Betreibers, Anwaltskosten sowie die ersten Abrechnungen für Bauleistungen. Das endgültige Ergebnis wird im Jahresabschluss des Eigenbetriebes festgestellt.
Seite 7 10. Risiken Die Risiken im Planungsprozess und in der Umsetzung werden als beherrschbar angesehen. Unvorhergesehene oder ungewöhnliche Schwierigkeiten bei der Planung waren bisher nicht zu verzeichnen. Auf zusätzliche Risiken im Bereich der Ausführung ist der Bauherr durch entsprechende Vertragsgestaltung der Bauleistungsverträge gemäß VOB hinreichend vorbereitet. Gegen die folgenden bauüblichen Risiken wurde inzwischen Versicherungsschutz bestellt: - Bauleistungsversicherung - Feuer-Rohbau-Versicherung - Bauherren-Haftpflicht allgemein - Bauherren-Haftpflicht für Schäden aus Grundwasserabsenkung - Haftpflichtversicherungen der beauftragten Architekten, Planer und Berater Zur Zeit besteht kein Anlass zur Sorge, dass die gesetzten Ziele nicht erreichbar seien. Eine potenzielle Chance besteht bei der durch das Finanzamt vorgenommen Umsatzsteuerprüfung. Hierbei könnte möglicherweise die Rückerstattungsquote, die seitens der Stadt vorsichtshalber mit 50% angenommen wurde, zu einem für die Stadt günstigeren Satz festgesetzt werden. Vorläufig wurde bei allen Kostenermittlungen die bisherige Quote von 50% (entspricht einem Mehrwertsteuersatz von 9,5%) vorausgesetzt. Langenhagen, Januar 2015 Heuer Bürgermeister Mitzeichnung Org.Einh. Namenskürzel Datum