LEO 4.3 Übersicht 2009 Software Studio Labitzke GmbH
In diesem Dokument finden Sie Erläuterungen zu den wichtigsten neuen Programmfunktionen in Version 4.3. 1. Kurs-Anmeldung.de: Firmenportal 2. Kurs-Anmeldung.de: Mischlehrgänge 3. Kurs-Anmeldung.de: Firmen-Teilnehmerliste 4. Berufsgenossenschaften 5. Räume je Ausbildungsort 6. Warteliste 7. Teilnehmer verschieben 8. Kurs-Anmeldung.de: URL-Generator 9. Sonstiges
1. Kurs-Anmeldung.de: Firmenportal Jeder in LEO angelegten Firma kann nun ermöglicht werden, auf Kurs- Anmeldung.de ihre Mitarbeiter zu verwalten und selbständig in Kurse ein- oder auszutragen. Dazu erhält jede Firma einen eigenen Benutzernamen (wird fest von LEO vergeben) sowie ein Passwort (kann von Ihnen eingestellt werden). Nach Anmeldung kann eine Firma über ein Menü (1) die verschiedenen Bereiche verwalten. Firmendaten ändern Hier sind anfangs exakt die Daten vorhanden, wie Sie sie in LEO bereits erfasst haben. Jede Änderung seitens der Firma wird zurück an LEO übermittelt. Terminanfragen Über ein Kontaktformular kann die Firma Ihnen schnell eine Anfrage für einen bestimmten Zeitraum zusenden. Empfangsadresse ist die in LEO bei Stammdaten -> Grundeinstellungen hinterlegte Email-Adresse. Öffentliche Kurse anzeigen Hier werden sämtliche öffentlichen Kurse angezeigt, die auch außerhalb des Firmenportals von Ihnen veröffentlicht wurden.
Exklusive Kurse anzeigen Zeigt nur die Kurse, die exklusiv für diese Firma veröffentlicht wurden. Teilnahmen anzeigen Es werden alle Kurse (öffentliche und exklusive) angezeigt, die Teilnehmer dieser Firma enthalten. Die Teilnehmer sind zudem in jeder Übersicht einzeln aufgeführt (2). Wird der Name fett dargestellt, handelt es sich um eine BG-Teilnahme (Kostenträger ist die BG). Kursive Namen bedeuten, dass die Teilnahme noch nicht von LEO erfolgreich verarbeitet wurde. Mitarbeiter anzeigen Sämtliche Mitarbeiter dieser Firma werden aufgelistet und können einzeln bearbeitet werden. Je teilgenommenem Lehrgangstyp kann die Sperre für spätere Trainingskurse gesetzt oder entfernt werden. Alle Daten werden ebenfalls an LEO übermittelt. Öffnen eines Kurses, um An- oder Abmeldungen zu verwalten, erfolgt wie gewohnt über bearbeiten (3). Hier können nun die Mitarbeiter einfach mittels Häkchen an- oder abgemeldet werden.
Die linke Spalte enthält alle Teilnehmer, die nun angemeldet werden können (falls noch Plätze frei sind), rechts sind all jene aufgelistet, die bereits angemeldet sind und bei Bedarf wieder abgemeldet werden können. Auch hier werden BG- Teilnehmer wieder fett dargestellt. Je Seite können die entsprechenden Teilnehmer einfach mit einem Häkchen markiert werden. Bei Anmeldungen ist die Wahl des Kostenträgers und ggf. die Angabe der BG-Nummer nötig, die jedoch bereits soweit möglich anhand der Firmendaten vorbelegt sind. Sämtliche An- und Abmeldungen werden abschließend mit Änderungen speichern veranlasst. Mitarbeiter, die noch nicht in den Firmendaten existieren, können wie gewohnt über die normale Anmeldemaske erfasst werden (befindet sich unterhalb der beiden Listen). Einstellungen in LEO Im Zuge der neu hinzugefügten Vorgabe-BGen (siehe hierzu auch Abschnitt 4: Berufsgenossenschaften ) ist es sinnvoll, der Firma vor Bereitstellung der Daten im Portal eine eindeutige BG zuzuordnen. Darüber hinaus sollte eine Firma in LEO auch eine Email-Adresse hinterlegt haben, damit die Bestätigungs-Emails (inklusive Teilnehmerliste) an die Firma gesendet werden können. Um einer Firma den Zugang zum Portal zu ermöglichen, muss in den Firmenstammdaten auf der Seite Firmenportal nur das Häkchen bei aktiv gesetzt sowie ein Passwort vergeben werden. Die darunter angezeigte Internetadresse muss dann nur noch der Firma bekanntgegeben werden. 2. Kurs-Anmeldung.de: Mischlehrgänge Mit der neuen Version kann einem nicht-bg-lehrgangstyp ein eindeutiger BG- Lehrgangstyp zugewiesen werden (und umgekehrt). Dies wird für Kurse, die auf Kurs-Anmeldung.de verwendet werden sollen, dringend empfohlen. Beispiel: Lehrgangstyp EH, BG-Lehrgangstyp: EHBG Unter Stammdaten -> Lehrgangsgtypen : Typ EH öffnen und dort die Seite Kurs-Anmeldung.de öffnen. Dort nun bei Typ für BG-Teilnehmer EHBG auswählen. Die Kurse, die hier zur Auswahl stehen, müssen unbedingt 1. BG- Typen sein und 2. in diesem Typ (hier: EH ) als Kombinationsmöglichkeit ( LG- Kombinationsmöglichkeiten ) eingetragen sein. Falls letzteres noch nicht der Fall ist: EHBG dort eintragen, den Lehrgangstyp speichern und erneut betreten. Dies hat zur Folge, dass bei Mischlehrgängen jeder online angemeldete BG- Teilnehmer genau diesen BG-Typ in LEO erhält. Im Lehrgangskopf eines solchen Kurses wird nun vor Veröffentlichung also EH eingetragen. Online angemeldete nicht-bg-teilnehmer werden dann als automatisch als EH gespeichert, BG- Teilnehmer mit Typ EHBG.
Derart veröffentlichte Kurse werden online entsprechend gekennzeichnet und zeigen auch nur die Kursgebühren an, die für nicht-bg-teilnehmer anfallen. 3. Kurs-Anmeldung.de: Firmen-Teilnehmerliste In jedem Lehrgang, der Firmen-Teilnehmer enthält, kann nun je Firma die BG- Teilnehmerliste als PDF-Datei erzeugt und optional an die in den Firmenstammdaten hinterlegte Email-Adresse versendet werden. Dies geschieht bei Anmeldungen von Firmen-Teilnehmern auf Kurs-Anmeldung.de automatisch, falls eine Email-Adresse bei der jeweiligen Firma existiert. Darüber hinaus ist es nun auch möglich, in den Firmenstammdaten ein Kennzeichen zu setzen, das LEO veranlasst, die Bestätigungs-Emails der Mitarbeiter nur an die Email- Adresse der Firma zu senden.
Das Warnsymbol wird immer dann angezeigt, wenn sich bzgl. Firmen- Teilnehmern etwas in einem Kurs geändert hat und ein (erneuter oder erstmaliger) Versand der Teilnehmerliste angeraten wird. Der tatsächliche Versand erfolgt auf die selbe Art bzw. den selben Menüpunkt, über den auch die Bestätigungs-Emails für Kursteilnehmer bisher versendet wurden. Auch diese Emails werden nun also zunächst auf die Liste gesetzt und müssen entweder manuell (per Mausklick) oder über LEOs Server-Modus versendet werden. Zudem existiert nun im LEO-Hauptmenü eine Verwaltung für sämtliche anstehenden und bereits versendeten Emails. 4. Berufsgenossenschaften Bitte passen Sie Ihre Berufsgenossenschaften wie im Folgenden beschrieben an. Es gibt in LEO nun unveränderbare BGen (die jeweiligen Hauptverwaltungen), deren Betriebsnummern nun Ihren BGen zugeordnet werden sollten. Haben Sie bspw. 5 verschiedene BGen, die alle der selben Hauptverwaltung unterstehen, ordnen Sie Ihren 5 BGen nun diese Hauptverwaltung zu, indem Sie die entsprechende Betriebsnummer aus der Liste auswählen. Eine dieser 5 BGen wird abschließend noch als Rechnungsempfänger gekennzeichnet. So können Sie Ihre bisherigen BGen weiterhin verwenden, ohne sämtliche Firmen überarbeiten zu müssen, da nun all Ihre BGen eindeutig über die Hauptverwaltung identifiziert werden können. Diese Zuordnung ist für Firmen, die das Firmenportal nutzen (siehe Abschnitt 1: Kurs-Anmeldung.de: Firmenportal ), unbedingt anzuraten.
BGen ohne Zuordnung werden rot dargestellt. Sie können dennoch weiterhin verwendet werden. Fett dargestellte BGen kennzeichnen den Rechnungsempfänger. Um die Adresse der Hauptverwaltung für die aktuell bearbeitete BG zu übernehmen, können Sie einfach auf den blauen Pfeil neben der Auswahl klicken. Und Sie haben richtig gesehen: Der Matchcode einer BG kann nun geändert werden. 5. Räume je Ausbildungsort
Es ist nun möglich, Räume an Ausbildungsorte zu binden bzw. je Ausbildungsort eigene Räume zu verwenden, die optional eine Teilnehmergrenze besitzen. In der Abbildung ist der Raum R123 des im Lehrgangskopf eingetragenen Ausbildungsortes gewählt. Dieser besitzt eine max. Teilnehmerzahl von 2. Räume können auch weiterhin übergreifend benutzt werden, solche sind dann mit (allg.) gekennzeichnet. Das Schloss-Symbol weist auf die Verbindung zum Ausbildungsort hin. Neue Räume für den gewählten Ausbildungsort können direkt vom Lehrgang aus angelegt werden. Die Zuordnung Raum <-> Ausbildungsort kann in den Stammdaten bei beiden Bereichen gleichermaßen vorgenommen werden. In Kombination mit einer vorhandenen Grenze des Lehrgangstyps greift immer der kleinere Wert. Im obigen Beispiel ist die Typ-Grenze von 17 Teilnehmern unwirksam. 6. Warteliste Teilnehmer können nun auf eine Warteliste gesetzt werden, wo man neben den Personendaten noch den Lehrgangstyp und den Wunschzeitraum einträgt. Die Verwaltung dieser Personen kann einerseits über das LEO-Hauptmenü erfolgen, wo man die gesamte Warteliste bearbeiten kann, zudem werden nun in jedem Lehrgang potentielle Teilnehmer der Liste angezeigt, so dass sie per Mausklick in den Lehrgang übernommen werden können.
Links: Die Übersicht in der Wartelisten-Verwaltung zeigt zunächst die Anzahl vorhandener Teilnehmer je Lehrgangstyp. Anhand dieser Auswahl kann dann auf die Seite Teilnehmer gewechselt werden. Rechts: Hier kann ein passender Lehrgang gesucht werden, inkl. Anzeige darin bereits vorhandener Teilnehmer. Die Seite Warteliste wird in einem Lehrgang speziell markiert, falls passende Personen auf der Warteliste vorhanden sind. Diese können hier sofort als Teilnehmer in diesen Lehrgang eingetragen werden. 7. Teilnehmer verschieben
Rufen Sie diese Funktion direkt über das LEO-Menü auf, können Sie beide Lehrgänge auswählen, zwischen denen Teilnehmer verschoben oder kopiert werden sollen. Desweiteren können Sie auch in der Lehrgangsübersicht (siehe Abbildung) einen der gewünschten Lehrgänge vorab auswählen und dann auf das markierte Symbol klicken. Rot dargestellte Teilnehmer haben bereits bezahlt und können nicht verschoben werden, diese können nur kopiert werden. BG-Teilnehmer werden auch hier wieder fett dargestellt. Beachten Sie, dass die Lehrgangstypen auf beiden Seiten übereinstimmen müssen oder zumindest die Kombination (laut Stammdaten der Lehrgangstypen) erlaubt ist. 8. Kurs-Anmeldung.de: URL-Generator
Im LEO-Hauptmenü unter Kurs-Anmeldung.de: Datenaustausch finden Sie nun die neue Seite Web-Adresse erzeugen. Dort können Sie nach Ihren Wunschkriterien eine Adresse für den Webbrowser erzeugen, die Ihre veröffentlichten Kurse darstellt. Um nach Ortsvereinen filtern zu können, müssen diese als Bildungsträger in den jeweiligen Lehrgängen eingetragen sein (benötigt das LEO-Modul Bildungsträger ). 9. Sonstiges - Mitarbeiter können das Kennzeichen BG zertifiziert erhalten. Ausdruck beliebiger Kurse eines Mitarbeiters (als Ausbilder oder Teilnehmer) nun in der Stammdatenansicht eines Mitarbeiters möglich - Analog zu den RKA5-Standard-Bescheinigungen existieren nun die RKA6- Bescheinigungen - Drucken der Lehrgangsübersicht: Detailausdruck (inkl. Teilnehmerdaten) möglich - Lehrgangsübersicht: Info Kurs angelegt von - Email-Bestätigung (Teilnehmer): Zusatztext je Lehrgangstyp möglich (in Stammdaten des jew. Typs) - Email-Bestätigung (Firma): Kopf- und Fußtext in Programmoptionen einstellbar - Rechnungsjournal: Löschen einer Rechnung möglich (Seite Ändern )