Der ZI-ImperiaNewsletter (ZI-Inl) KW10/2005 Das Annehmen und Abgeben von zugewiesenen Rollen Sehr geehrte Webbeauftragte, das Thema des heutigen ZI-Inl ist das Annehmen und Abgeben von Rechte-Rollen, die Ihnen entweder vom ZI oder von Ihrem Webadministrator zugeteilt wurden. Einige von Ihnen haben zahlreiche Rollen, die den Zugang zu verschiedenen Bereichen gestatten. Das kann in bestimmten Situationen eher hinderlich als hilfreich sein. Zum Beispiel werden auf Ihrem Schreibtisch nur Dokumente angezeigt, auf die Sie auch von den Rechten her Zugriff haben. Dies kann dazu führen, dass Sie eine ganze Reihe Dokumente angezeigt bekommen, die Sie eigentlich überhaupt nicht sehen möchten; die Übersichtlichkeit leidet also stark unter einer Flut an Dokumenten, die vermutlich von einer oder mehreren anderen Personen dort abgelegt wurden, die ebenfalls Zugriffsrechte auf diese Dokumente haben. Aus diesem Grund ist es nicht sinnvoll, immer alle Rollen, die einem zugeteilt wurden, auch permanent angenommen zu haben. Auch beim Suchen nach bestimmten freigeschalteten Dokumenten kann es zur Unübersichtlichkeit bei zu vielen angenommen Rollen kommen. Ein weiterer Aspekt ist die Selbstkontrolle. In den Imperia-Rollen wird zwischen Chefredakteurs- und normalen Redakteurs-Rollen unterschieden. Eine Chefredakteurs-Rolle gewährleistet den Zugriff - also auch Anlegen, Überschreiben und Löschen auf Leitseiten. Das Löschen oder Überschreiben solcher Leitseiten führt jedoch dazu, dass die Înternetseiten, die hierarchisch unter dieser Leitseite angelegt wurden, danach nicht mehr zur Verfügung stehen. Somit birgt also eine aktivierte sprich angenommene - Rolle eines Chefredakteurs nicht unbeträchtliche Gefahren. Sie sollten, um sicherstellen zu können, dass Ihnen nicht im Bereich der Leitseiten ein solcher folgenschwerer Fehler unterlaufen kann, eine Chefredakteurs-Rolle nur dann annehmen, wenn Sie sich bewusst mit einer Leitseite beschäftigen wollen. Ähnliches gilt auch für Personen, die sehr viele Redakteurs-Rollen annehmen können, bzw. aktiv angenommen haben. Durch gezieltes Annehmen und Ablegen der Rollen können Sie mühelos Ihre Übersichtlichkeit in den Imperia-Ansichten verbessern. Dazu ein erklärendes Beispiel. Eine Instituts- oder Sachgebiets-Leitung hat in der Regel die Möglichkeit, über die Rollen, die vom Imperia-Administrator zugeteilt wurden, auf nahezu alle Bereiche des zuständigen Webbereichs (des Instituts oder Sachgebietes) zuzugreifen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass von diesen Rollen nur in den seltensten Fällen auch Gebrauch gemacht wird. Wenn aber diese leitende Person nun doch in einem bestimmten Bereich seiner Zuständigkeit eine Änderung vornehmen will - sei es das Anlegen einer neuen Seite, eine Umbenennung, etc. so hätte eine Aktivierung aller möglicher Rollen eine wahre Flut an Rechten zur Folge, was bedeuten würde, dass ein sehr hohes, mögliches Fehlerpotential vorhanden wäre. Von einer großen Unübersichtlichkeit ganz zu schweigen. Nehmen Sie daher bitte nur die Rollen an, die Sie für die geplanten Aktionen, die Sie durchführen wollen, auch brauchen. Das An- und Ablegen der Rollen ist ein leichter und verständlicher Prozess, den ich mit den folgenden Abbildungen verdeutlichen und erklären möchte. Als Beispiel dient diesmal der Imperia-Bereich der Verwaltung, da hier die Namen der Rollen leicht verständlich und fast selbst erklärend sind. Des Weiteren dürfte die Grundstruktur der Verwaltung den meisten weitestgehend geläufig sein. Um zu verdeutlichen, wie sich das An- und Ablegen schon rein optisch auswirkt, sehen Sie in Abbildung1 eine Ansicht meiner persönlichen Imperia-Startseite. Zum Zeitpunkt dieser Darstellung habe ich alle Rollen angenommen (die Rollen sind aktiv). Der Unterschied wird deutlicher, wenn Sie einen Vergleich mit Abbildung2 vornehmen, in der ich nur die Rollen einer Person aus der Verwaltung angenommen habe, wodurch sich die Ansicht stark verändert hat, es werden nur noch einige der möglichen Funktionen angezeigt. Seite 1 / 5
Abbildung1 Diese Ansicht wird aller Wahrscheinlichkeit nach keiner von Ihnen vornehmen können, sie soll nur die Möglichkeit zu Selbstbeschränkung - und damit der Vereinfachung in der Bedienung verdeutlichen, wenn Sie den Vergleich mit der Abbildung2 vornehmen. Abbildung2 In Abbildung2 sehen Sie eine Ansicht, die der Ihren ähneln müsste. Für das Thema Rollen ist für Sie der Menüpunkt "Rollen annehmen" wichtig (siehe schwarzer Pfeil in Abb.2). Nach einem Klick auf diesen Menüpunkt wird Ihnen eine Ansicht geboten, die alle Ihnen Seite 2 / 5
zugeteilten Rollen auflistet und anzeigt. Im Regelfall sind bei Ihnen alle Rollen blau unterlegt. Eine nicht unterlegte Rolle ist nicht aktiv, also derzeit nicht angenommen. Der oberste Menüpunkt in dieser Auswahlansicht ist der Punkt "alle Rollen" (siehe grauer Pfeil in Abb3). Abbildung3 Sobald Sie auf "alle Rollen" klicken und mit OK bestätigen, werden alle Rollen, die Ihnen zugeteilt sind, aktiviert. Auf diese Weise können Sie schnell und einfach wieder alle Rollen annehmen. In Abbildung3 können Sie erkennen, dass der Person, deren Rollen ich angenommen habe, unter anderem auch ein Chefredakteur DZ1 (DZ1 = Dezernat1) zugeteilt wurde, der hier blau unterlegt ist (siehe schwarzer Pfeil in Abb.3). Diese Rolle erlaubt also einen nahezu unbeschränkten Zugriff auf die Seiten des Dezernates1, birgt also ein großes Risiko, da mit dieser aktivierten Rolle über OCE (OneClickEdit) der direkte Zugriff auf nahezu alle Seiten dieses Bereiches möglich wäre. Wenn Sie diese Rolle nicht aktiviert haben, so haben Sie über den OCE erst gar keine Zugriffsmöglichkeit auf alle Leitseiten dieses Bereiches, der OCE bleibt auf solchen Seiten grau und damit inaktiv. Auch innerhalb Imperias, z.b. auf dem "Schreibtisch" oder im Bereich "freigeschaltete Dokumente bearbeiten" sind diese Seiten für Sie ausgeblendet, sobald Sie die Rolle "Chefredakteur DZ1" nicht angenommen haben. Zum Ablegen dieser Chefredakteurs- Rolle müssen Sie folgende Schritte unternehmen, sobald Sie in der in Abbildung3 gezeigten Ansicht sind: Halten Sie die Steuerungstaste auf Ihrer Tastatur gedrückt (Strg. oder Ctrl.), nicht nur einmal klicken, sondern bitte gedrückt halten. Nehmen Sie die Maus und führen Sie den Zeiger auf den blau unterlegten Chefredakteur (siehe schwarzer Pfeil in Abb.3) und klicken Sie bei noch immer gedrückter Steuerungstaste einmal auf die Rolle, die Sie ablegen wollen. Wenn Sie mehr als nur einmal auf die ausgewählte Rolle klicken, dann wechselt bei jedem Klick die Anzeige von aktiv zu passiv (angenommen und nicht angenommen), bzw., die Rolle wechselt von blau zu nicht hinterlegt und wieder zurück. Die Schritte 1. und 2. wiederholen Sie einfach mit jeder der Rollen, die Sie ablegen oder annehmen möchten. Zuletzt bestätigen Sie Ihre Auswahl, nachdem Sie alle Rollen ausgewählt haben und klicken auf OK. WICHTIG: Bitte beachten Sie, dass ein Klick ohne gedrückt gehaltene Steuerungstaste dazu führt, dass Sie nur die angeklickte Rolle angenommen haben, alle anderen Rollen sind danach inaktiv. Sollte Ihnen doch einmal dieser Fehler unterlaufen sein, so können Sie durch einen Klick auf "alle Rollen" (siehe grauer Pfeil in Abb3) diese wieder annehmen und führen danach einfach noch einmal die Punkte 1. bis 4. aus. Seite 3 / 5
Das Ergebnis sollte sich dann für Sie, wie in Abbildung4 gezeigt (siehe schwarzer Pfeil in Abb4), darstellen. Abbildung4 Die zuvor blau unterlegte Rolle "Chefredakteur DZ1" ist durch den Klick inaktiv, also abgelegt worden. Die Auswirkungen dieser Rolle wirkt sich besonders im Bereich "neues Dokument erzeugen" aus. Es ist nach dem Ablegen der Rolle für Sie nicht mehr möglich, eine Leitseite innerhalb des Dezernates1 zu erstellen, was farblich deutlich erkennbar ist, wenn Sie die Abbildungen 5 und 6 vergleichen. Abbildung5 Abbildung6 In Abbildung5 sehen Sie die Auswahlmöglichkeiten, die Sie nach dem Ablegen der Rolle Chefredakteur hätten. Die meisten Rubriken sind in schwarzem Text ohne Unterstreichung dargestellt und nur wenige in rotem und zu gleich unterstrichenem Text. In allen Bereichen, die hier in Abbildung5 rot und unterstrichen dargestellt sind, können von Ihnen neue Dokumente angelegt werden, sämtliche schwarzen nicht unterstrichenen Rubriken sind für Sie gesperrt, hier ist es Ihnen nicht möglich, ein neues Dokument zu erzeugen. Auf diese Weise können Sie mit einfachen Mitteln verhindern, dass Sie durch vorschnelles Klicken oder eine falsche Auswahl der Zielrubrik, ein neues Dokument erzeugen. Die Folge wäre sonst, dass die bereits existente Leitseite von Ihnen überschrieben würde, was den Verlust der Inhalte und wahrscheinlich auch aller Unterseiten zur Folge hätte. Mit anderen Worten, ein dringend zu verhindernder Umstand. Anders ist es in Abbildung6. Hier habe ich zuvor die Rolle "Chefredakteur DZ1" wieder angenommen, mit Seite 4 / 5
dem Ergebnis, dass ich nun die Möglichkeit hätte, jede beliebige Leitseite zu ersetzen, also auch großen Schaden anrichten könnte. Der Bereich "neues Dokument erzeugen" birgt also im Zusammenhang mit der An- und Abnahme von Rollen das größte Risiko. Sie sollten also zumindest - bevor Sie den Schritt unternehmen, ein neues Dokument zu erzeugen - sicherstellen, dass Sie keine Chefredakteurs-Rolle angenommen haben. Auf diese Weise ist das Risiko nachhaltige Schäden verursachen zu können wesentlich gesenkt, das Arbeiten also unkomplizierter geworden. Wenn Sie beim An- oder Ablegen feststellen sollten, dass Sie Rollen für Bereiche zugeteilt bekommen haben, die Sie eigentlich nicht bearbeiten wollen oder dürfen, so wenden Sie sich bitte unbedingt an Ihren Imperia-Administrator, damit Ihnen diese überflüssigen Rollen dauerhaft genommen werden. Auf diese Weise können Sie eine sichere und übersichtliche Arbeitsweise mit Imperia gewährleisten. Sie sollten also idealer Weise im Normalzustand nie eine Chefredakteurs-Rolle angenommen haben, sondern nur bei wirklichem Bedarf diese für konkrete Schritte und Maßnahmen zeitweilig annehmen. Wie immer stehe ich Ihnen für Fragen und Anregungen zur Verfügung. Gerne nehme ich auch für künftige Ausgaben des ZI-Inl Anregungen Ihrerseits auf, denn es ist für uns wichtig, dass wir auf Ihre Problematiken und Anforderungen an Imperia und die Zentrale Webredaktion eingehen können. Seite 5 / 5