Excel 2007 Einstieg 2 Erster Einstieg Ziele dieses Kapitels Sie erhalten einen Überblick über das Konzept einer Tabellenkalkulation. Sie erfahren wie Sie Excel starten. Sie lernen den neuen Arbeitsbereich von Excel 2007 kennen. Sie werden in der Multifunktionsleite navigieren können. Sie können Befehle zum Bedienen von Excel aufrufen. Sie erkennen welche Möglichkeiten die Statusleiste bietet. Sie wissen was Aufgabenbereiche sind. Sie kennen die Elemente der Excel-Arbeitsmappen. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 7
Einstieg Excel 2007 2.1 Wie funktioniert eine Tabellenkalkulation? Excel 2007 ist eine Tabellenkalkulation, vereinfacht ausgedrückt ist es ein Programm mit einer Tabelle die rechnen kann. Ähnlich wie ein Heft mit karierten Blättern. Vorrangig wird eine Tabellenkalkulation dazu verwendet um Berechnungen durchführen zu können. Die Excel-Tabelle hat auch große Ähnlichkeit mit dem Rechnen per Hand denn auch sie hat die Kästchen wie ein Rechenheft. Bei Berechnungen mit Stift und Papier machen Sie Anmerkungen, Notieren die Ausgangszahlen, führen Zwischenrechnungen durch, und mit den Zwischenergebnissen berechnen Sie das Endergebnis. Bild 2.1-1 Vorgehensweise bei Microsoft Excel 2007 unterscheidet sich davon kaum. Der Unterschied ist, dass Sie beim Rechnen auf Papier die Berechnungen im Kopf durchführen und wissen, wie Sie damit umgehen müssen, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen. Bei der Tabellenkalkulation müssen Sie diese dem Programm Rechenanweisung in der Tabelle vorgeben. Bild 2.1-2 Der entscheidende Vorteil einer Tabellenkalkulation gegenüber manuellen Berechnungen im Kopf oder mit einem Taschenrechner ist die Flexibilität. Wenn sich nur ein Ausgangswert ändert, so müssen Sie auf dem Papier alle Schritte von vorne durchrechnen. Wenn in der Excel-Tabelle die Rechenformeln angelegt sind, dann wird die gesamte Berechnung automatisch wiederholt wenn sich die Werte ändern. Damit können Personen Berechnungen durchführen ohne den Rechenweg kennen zu müssen sie brauchen in der vorbereiteten Tabelle nur die Ausgangzahlen verändern und das Endergebnis ablesen. 8 Microsoft EXCEL 2007 EINFÜHRUNG Edi Bauer
Excel 2007 Einstieg Bild 2.1-3 Flexible Berechnungen sind aber längst nicht alles, was die Tabellenkalkulation Excel zu bieten hat. Sie können damit Texte und Zahlen geordnet darstellen und ansprechend formatieren. Diese können Sie auch mit Grafiken und Fotos ausschmücken. Hier bietet Excel 2007 einige neue Möglichkeiten. Mit Diagrammen können Sie umfangreiches Datenmaterial anschaulich und übersichtlich darstellen und präsentieren. Excel 2007 könne Sie auch Datenbank verwenden. Damit können Sie nicht nur Zusammenfassungen und statistische Auswertungen durchführen. Sie können die Daten nach verschiedenen Kriterien sortieren und filtern. Bei der Zusammenarbeit mit Geschäftspartner und Kollegen ist es eine Erleichterung, wenn Sie komplette Excel-Arbeitsmappen per E-Mail austauschen so das der jeweilige Empfänger selbst Ergänzungen vornehmen kann. Sie können Excel Tabellen so speichern, dass Sie diese zur Veröffentlichung in Interund Intranet bereitstellen können. 2.2 Excel Starten Sie haben verschiedenen Möglichkeiten Excel zu starten. Nach der Standardinstallation finde Sie Excel in Ihrem Start-Menü. Starten über das Start-Menü 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Start in der Windows Task-Leiste 2 Nun klicken Sie auf den Befehl Alle Programme gehen zum Menüeintrag Microsoft Office 2007 und klick danach auf den Befehl Microsoft Excel 2007 Schritte Bild 2.2-1WindowsXP ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 9
Einstieg Excel 2007 Bild 2.2-2WindowsVista Starten über Symbol auf dem Desktop Eine weitere Möglichkeit Excel zu starten ist mit einem Doppelklick auf das Excel Symbol auf dem Desktop. Diese Methode ist schneller als der Aufruf mit dem Menü. Falls das Symbol noch nicht vorhanden ist können Sie dieses schnell selbst anlegen. Bild 2.2-3 Startsymbol Schritte Symbol auf Desktop anlegen 1 Öffnen Sie das Menü Microsoft Office wie zuvor beschrieben. 2 Auf den Befehl Microsoft Excel 2007 klicken Sie jedoch mit der rechten Maustaste. 3 Im nun erscheinenden Kontextmenü klicken Sie mit der linken Maustaste auf den Eintrag Senden an und danach auf den Befehl Desktop (Verknüpfung erstellen). Damit haben Sie die das Symbol auf dem Bildschirm erstellt. Damit können Sie mit einem Doppelklick ganz schnell Excel starten. Bild 2.2-4 Schritte Starten über das Windows Vista-Suchfenster Mit dem Suchfenster ist der Start von Excel noch einfacher. Im Unterschied zu der Vorgängerversion ist diese etwas flexibler und erkennt ob Sie eine Datei suchen oder Excel öffnen wollen. 1 Klicken Sie auf das Startsymbol. Nun blinkt der Cursor im Suchfenster ganz unten im Startmenü. 10 Microsoft EXCEL 2007 EINFÜHRUNG Edi Bauer
Excel 2007 Einstieg 2 In das Fenster geben Sie excel ein. Bild 2.2-5 3 Nach dem Drücken der Ü-Taste wird Excel sofort gestartet. Ist das Programm bereits gestartet, wird es auf dem Desktop angezeigt. 2.3 Der Excel-Arbeitsbereich Nachdem Sie Excel gestartet haben sehen Sie schon das Arbeitsblatt und darüber und darunter zusätzliche Bereiche. Für Anwender die frühere Versionen von Excel kennen bietet sich hier ein völlig anderes Bild. Menüs wie sie aus früheren Office Versionen bekannt sind fehlen fast ganz. In den nachfolgenden Kapiteln werden die neuen Auswahlmöglichkeiten ausführlich beschrieben. Bild 2.3-1 2.3.1 Schaltfläche 'Office' Mit einem Mausklick auf den Kreis mit dem Office Symbol öffnen Sie ein Fenster in dem auf der linken Seite einige Befehle zur Auswahl stehen und auf der rechten Seite die zuletzt verwendeten Dokumente aufgelistet sind. Dieses Fenster ist von den Befehlen ähnlich dem Menü Datei der früheren Excel Versionen. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 11
Einstieg Excel 2007 Bild 2.3-2 In der Liste der Zuletzt verwendeten Dokumente können nun bis 50 Dateien angezeigt werden. Um diese Einstellung zu ändern steht Ihnen in diesem Fenster die Schaltfläche Excel-Optionen zur Verfügung. Siehe Kapitel 11 Seite 162. 2.3.2 Symbolleiste für den Schnellzugriff Neben der Schaltfläche 'Office' sehen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff. Zu den in der Standardeinstellung vorhandenen Schaltflächensymbolen können Sie weitere hinzufügen. Bild 2.3-3 Um Symbole hinzuzufügen klicken Sie auf den kleinen Pfeil " rechts neben den Symbolen. Drauf erhalten Sie eine Liste angezeigt in der die sichtbaren Symbole mit einem! gekennzeichnet sind. Durch einen Mausklick können Sie weitere Symbolschaltflächen anzeigen oder auch sichtbare Befehle wieder deaktivieren. Bild 2.3-4 12 Microsoft EXCEL 2007 EINFÜHRUNG Edi Bauer
Excel 2007 Einstieg 2.3.3 Titelleiste In der gleichen Zeile wie die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist die Titelleiste. Sie zeigt in der Mitte den Namen der aktuellen Datei gefolgt vom Programmnamen. Hier Mappe1 Microsoft Excel. Bild 2.3-5 Am rechten Rand der Leiste sind drei Schaltflächen. Mit diesen können Sie: % Das Fenster minimieren, so dass nur noch der Dateiname in der Taskleiste unten dargestellt wird. - # Das Fenster maximieren, dass es den ganzen Bildschirm ausfüllt. - Oder:! Die Teilbildansicht wiederherstellen, auf die Größe die zuvor manuell eingestellt wurde. Und zuletzt: $ die Schaltfläche Excel schließen. 2.3.4 Multifunktionsleiste Die Multifunktionsleiste dient zum Aufruf von Funktionen, die in früheren Office Versionen mit Menüs und Symbolleisten gestartet wurden. Sie besteht aus Registerkarten, die für bestimmte Szenarios bzw. Objekte eingeteilt sind. Die Steuerelemente für jede Registerkarte sind weiter in Gruppen unterteilt. Bild 2.3-6 Die Registerkarten sind aufgabenorientiert gestaltet. Bild 2.3-7 Mit den Gruppen auf den Registerkarten wird eine Aufgabe in Unteraufgaben unterteilt. In den Gruppen befinden sich Schaltflächen, Befehle und Menüs ". Letztere sind mit einem Pfeil versehen. Bei einem Klick auf den Pfeil stehen in einer Liste weitere Befehle zur Auswahl. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 13
Einstieg Excel 2007 Bedienung über Tastenkombinationen Wenn Sie Befehle in der Multifunktionsleiste mit Tastenkürzel aufrufen wollen, so ist das auch möglich. Drücken Sie die A-Taste dann erscheinen bei den Schaltflächen und Registern Tastensymbole mit Zahlen, Buchstaben bzw. Buchstabenkombinationen. Wenn Sie die entsprechenden Tasten betätigen, dann öffnen Sie das entsprechende Register bzw. führen den Befehl aus. Bild 2.3-8 Programmregisterkarten Die Standardregisterkarten werden durch Programmregisterkarten ersetzt, wenn Sie in bestimmte Einstellungsmodi oder ansichten wechseln. Bild 2.3-9 Situationsgerechte Registerkarten Kontextbezogene Registerkarten und Gruppen bieten Ihnen genau die Befehle an, die Sie für die aktuelle Aufgabenstellung benötigen, wenn Sie in einem Tabellenblatt ein Objekt markieren, z. B. ein Diagramm oder eine Grafik. Bild 2.3-10 Startprogramm für Dialogfelder In einigen Gruppen wird rechts neben der Gruppenbeschriftung ein kleines Symbol angezeigt. Durch klicken auf diese Schaltfläche wird ein Fester angezeigt das weitere Befehle für diese Gruppe anbietet. Da die Bezeichnung Startprogramm für Dialogfel- 14 Microsoft EXCEL 2007 EINFÜHRUNG Edi Bauer
Excel 2007 Einstieg der sehr lange ist wird in dieser Unterlage der Begriff Dialogstart Schaltfläche verwendet. Bild 2.3-11 2.3.5 Dialogfenster Mit der Dialogstart Schaltfläche öffnen Sie Fenster die zusätzliche Befehle zur jeweiligen Gruppe bieten. Außerdem sind diese Fenster aus früheren Office Versionen bekannt. Einige Fester habe Register für weitere Auswahlmöglichkeiten. Bild 2.3-12 2.3.6 Kontextmenüs Diese werden mit einem Klick der rechten Maustaste geöffnet. Sie zeigen für die aktuelle Markierung mögliche Befehle zur Auswahl an. Der Inhalt der Kontextmenüs ist unterschiedlich, je nach dem was gerade markiert ist, z. B. ein Zellbereich, ein Tabellenregister, eine Form oder ein Diagramm. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 15
Einstieg Excel 2007 Bild 2.3-13 Kontextmenüs:Zellen, Tabellenregister,Diagramm 2.3.7 Textfelder In Textfelder können Sie einen Text frei eingeben oder vorgegebenen Text verändern. Sie können z. B. einen Dateinamen neu eingeben oder einen vorhandenen Dateinamen verändern. Bild 2.3-14 2.3.8 Schaltflächen Wenn Sie eine Schaltfläche mit der Maustaste anklicken wird die auf der Schaltfläche genannte Aktion ausgeführt. In Fenstern sind meistens Schaltflächen durch einen stärkeren Rahmen hervorgehoben. Wenn Sie die Ü-Taste betätigen, wird beim Schließen des Fensters der Befehl der hervorgehobenen Schaltfläche ausgeführt. Bild 2.3-15 2.3.9 Kontrollkästchen, Optionsfelder Es gibt zwei Arten von Feldern, in denen Sie mit der Maus eine Auswahl treffen können. Kontrollkästchen sind quadratisch: Bei einem Mausklick darauf wird darin ein Haken angezeigt, bzw. der Hacken entfernt. In einer Gruppe können mehrere Kästchen ausgewählt werden. 16 Microsoft EXCEL 2007 EINFÜHRUNG Edi Bauer
Excel 2007 Einstieg Optionsfelder sind rund: In einer Gruppe kann immer nur eine Option ausgewählt werden. Wenn Sie in ein Feld ohne Punkt klicken erhält dieses Feld den Punkt, dafür wird aber der Punkt in dem anderen Feld der Gruppe gelöscht. Bild 2.3-16 2.3.10 Drehfelder Fenster mit Pfeilen nach oben und unter werden als Drehfelder bezeichnet, damit können Sie durch klicken auf den oberen Pfeil die Zahl erhöhen, während ein Klick auf den unteren Pfeil die Zahl vermindert. In das Feld können Sie jedoch die Zahl auch manuell eintippen. Bild 2.3-17 2.3.11 Listenfelder In diesen speziellen Textfeldern können Sie aus den in der Liste enthaltenen Einträgen einen auswählen. Die Eingabe von eigenen Texten ist nicht möglich. Bild 2.3-18 2.3.12 Kombinationsfelder In dieser Art von Listenfeldern können Sie im Textbereich eigene Eingaben machen oder einen Wert aus der Liste auswählen. Bild 2.3-19 ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 17
Einstieg Excel 2007 2.3.13 Schnellhilfe Excel bietet eine umfangreiche Hilfe zu vielen Themen an. Diese Hilfe können Sie auf zwei Arten starten. Durch drücken der!-taste oder durch einen Klick auf das? - Symbol in der Multifunktionsleiste rechts oben. Bild 2.3-20 Im Fenster Excel-Hilfe stehen viele Links zur Verfügung die Sie zu weiteren Themen führen. Ist Ihr PC mit dem Internet verbunden, dann erhalten Sie zu den auf dem PC gespeicherten Hilfethemen eine noch größere Auswahl aus dem Internet angeboten. Wenn Sie Hilfe zu einem bestimmten Thema suchen, dann können Sie in das Textfeld der Suchen Leiste den Suchbegriff eingeben und auf die Schaltfläche Suchen klicken. Bild 2.3-21 2.3.14 Bearbeitungsleiste In der Bearbeitungsleiste wird ganz links im Namenfeld der Bezug der aktuellen, markierten Zelle angezeigt, hier C3. Im rechten Bereich sehen Sie den Inhalt der aktuellen Zelle. Das kann ein Text oder eine Zahl sein oder die Formel mit der der Inhalt der aktuellen Zelle berechnet wird. In der Bearbeitungsleiste können Sie die Werte oder Formeln ändern. Mit der Ü-Taste oder der Schaltfläche " bestätigen Sie die Eingabe. Mit der E-Taste oder der Schaltfläche # verwerfen Sie die Eingabe. 18 Microsoft EXCEL 2007 EINFÜHRUNG Edi Bauer
Excel 2007 Einstieg Bild 2.3-22 Mit der Schaltfläche fx starten Sie das Fenster Funktion einfügen, mit dem Sie zum Funktionsassistenten weitergeführt werden. 2.3.15 Statusleiste In der Statusleiste am unteren Bildschirmrand werden Ihnen nützliche Informationen angezeigt und Sie können darin Einstellungen vornehmen. Bild 2.3-23 Zoom Ganz rechts sehen Sie die Zoomleiste mit der Sie die Darstellungsgröße stufenweise anpassen können. Mit einem Klick auf die Prozentzahl öffnen Sie das Zoom Fenster in dem Sie besondere Größendarstellungen auswählen können. Bild 2.3-24 Ansichten Mit den drei Symbolen links neben der Zoomeinstellung können Sie unterschiedliche Ansichten auswählen. Bild 2.3-25 Das linke Symbol schaltet die Normal-Ansicht ein, wie sie bei Programmstart sichtbar ist. Die mittlere Schaltfläche öffnet die Seitenlayout-Ansicht und das rechte Symbol die Umbruchvorschau. Auswertungen Haben Sie zwei oder mehr Zellen markiert die Zahlen enthalten, so werden diese ausgewertet. Im Bild 2.3-26 sind das der Mittelwert, die Anzahl und die Summe. Bild 2.3-26 ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 19
Einstieg Excel 2007 Anpassen Sie können selbst bestimmen was in der Statusleiste angezeigt werden soll. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste so bekommen Sie die Liste Statusleiste anpassen angezeigt, in dieser können Sie mit Mausklicks auswählen was angezeigt werden soll. Bild 2.3-27 Ausschnitt aus dem Fenster Statusleite anpassen 2.3.16 Aufgabenbereiche Diese Fenster passen zur entsprechenden Aufgaben. Sie werden dann geöffnet wenn sie benötigt werden. Zwischenablage Dieses Fenster wird an rechten Rand der Tabelle angezeigt. Darin werden die letzten Werte aufgelistet die mit dem Befehl Kopieren gespeichert wurden. Öffnet das Fenster nicht automatisch so können Sie das Fenster mit der Dialogstart Schaltfläche im Register Zwischenablage öffnen. ClipArt Nach dem Befehl ClipArt im Register Einfügen öffnet dieser Arbeitsbereich auf der rechten Seite des Fensters. Dokumentenprüfung Dieses Fenster öffnet sich ebenfalls auf der rechten Seite des Programmfensters, wenn Sie im Register Überprüfen eine der Schaltflächen in der Gruppe Dokumentprüfung betätigen. 20 Microsoft EXCEL 2007 EINFÜHRUNG Edi Bauer
Excel 2007 Einstieg Bild 2.3-28 Aufgabenbereiche: Zwischenablage, Clipart, Recherchieren 2.4 Elemente einer Excel-Arbeitsmappe Beim Öffnen von Excel wird eine leere Arbeitsmappe angezeigt. Ganz oben in der Titelleiste steht Mappe 1 Microsoft Excel. Sie können gleichzeitig mehrere Mappen öffnen, die beim Vollbildmodus übereinander liegen, beim Teilbildmodus nebeneinander oder überlappend angezeigt werden. Im Register Ansicht in der Gruppe Fenster finden Sie Befehle, wie z. B. Fenster wechseln " mit denen Sie in andere geöffnete Fenster wechseln können oder den Befehl Alle anordnen der die geöffneten Fenster nebeneinander darstellt. Eine neue leere Mappe erzeugen Sie über das Register Start, in der Gruppe Zellen klicken Sie auf Einfügen " und in der erscheinenden Liste auf Blatt einfügen. Bild 2.4-1 2.4.1 Blattregister Jede Arbeitsmappe kann aus mehreren Tabellen bestehen. Am unteren Rand des Mappenfensters sind Register, die bei einer neuen Mappe mit Tabelle1 bis Tabelle 3 bezeichnet sind. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 21
Einstieg Excel 2007 Bild 2.4-2 Die Namen können Sie beliebig ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Register klicken und im Kontextmenü den Befehl Umbenennen anklicken. Der Name ist nun dunkel markiert. Beim Schreiben des neuen Namens wird die Markierung gelöscht und der neue Name erscheint. Bild 2.4-3 Die Anordnung der Register können Sie ganz einfach ändern, indem Sie auf das Register klicken und dieses mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle schieben. Bild 2.4-4 2.4.2 Zeilen, Spalten und Zellen Die Spalten eines Tabellenblattes sind am oberen Rand mit Buchstaben, die Zeilen am linken Rand mit Zahlen gekennzeichnet. Jede Zelle kann damit eindeutig durch eine Buchstaben - Zahlenkombination gekennzeichnet werden, z. B. D3. Bild 2.4-5 22 Microsoft EXCEL 2007 EINFÜHRUNG Edi Bauer
Excel 2007 Einstieg 2.4.3 Bildlaufleisten Das aktive Fenster hat Bildlaufleisten auf der rechten Seite und am unteren Rand. Die horizontale Bildlaufleite kann in der Größe mit der Maus verändert werden. Platzieren Sie dazu den Mauszeiger am linken Rand der Bildlaufleiste, so dass sich der Mauszeiger verändert, wie im Bild 2.4-6 dargestellt. Mit gedrückter linker Maustaste können Sie die Bildlaufleiste größer oder kleiner ziehen. Bild 2.4-6 ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Edi Bauer 23
Einstieg Excel 2007 Testaufgaben Frage 1: Welche Taste muss gedrückt werden um im Multifunktionsbereich Befehle mit Tastenkombinationen aufzurufen? A. % S-Taste B. % A-Taste C. % H-Taste Frage 2: Das runde Symbol oben im Excel Fenster ist? A. % Die Schnellstartleiste B. % Die Schaltfläche 'Office' C. % Das Register Start Frage 3: Der Bereich unterhalb der Titelleiste ist? A. % Das Menü B. % Die Statusleiste C. % Der Multifunktionsbereich Frage 4: Wo werden die Aufgabenbereiche angezeigt A. % Links B. % Links oder rechts C. % Rechts 24 Microsoft EXCEL 2007 EINFÜHRUNG Edi Bauer