Herzlich willkommen zum Kurs "MS Word 2003 Professional" 7 Tipps, Tricks und Nichtalltägliches Die folgenden Tipps und Tricks zur Textformatierung, zur individuellen Einrichtung von Word sowie zum Einfügen von Objekten erleichtern die tägliche Arbeit mit dem 7.1 Dateien suchen, öffnen, speichern und drucken Dateieigenschaften sind Informationen zu einer Datei, die beim Auffinden hilfreich sind, z. B. ein aussagekräftiger Titel, der Name des Autors, das Thema und Schlüsselwörter, die das Thema bestimmen, oder andere wichtige Informationen über die Datei. Verwenden Sie die Dateieigenschaften, um Informationen über eine Datei anzuzeigen oder um Ihre Dateien zu organisieren, damit diese später schnell aufgefunden werden können. 7.1.1 Beispiele Es folgen nun Beispiele, mit deren Hilfe Sie sich Schritt für Schritt mit dem Thema vertraut machen können. Beispiel 86: Automatische Anfrage für Dateieigenschaften festlegen Beispiel 87: Dateieigenschaften für nicht geöffnete Dateien festlegen Beispiel 88: Dateieigenschaften für geöffnete Dateien festlegen Beispiel 89: Dateien suchen, von denen Teile des Namens oder des Inhalts bekannt sind Beispiel 90: Dateien suchen, für die in den Dateieigenschaften Stichwörter vergeben wurden Beispiel 91: Dateien und Ordner über Start suchen Beispiel 92: Die Speicheroption AutoWiederherstellen-Info Speichern alle Minuten Beispiel 93: Die Speicheroption Sicherheitskopie immer erstellen Beispiel 94: Alle Dateien schließen oder speichern, mehrere Dateien öffnen Beispiel 95: Den Standardordner Eigene Dateien ändern Beispiel 96: Speichern verschiedener Versionen eines Dokuments Beispiel 97: Druckoptionen Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 1 / 81
7.1.1.1 Beispiel 86: Automatische Anfrage für Dateieigenschaften festlegen 1. Aktivieren Sie in Extras/Optionen, Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen vor Anfrage für Dateieigenschaften. Abb.: Extras/Optionen, Registerkarte Speichern 2. Öffnen Sie ein neues leeres Dokument und speichern Sie dieses unter Dok1. 3. Beim erstmaligen Speichern einer Datei erscheint ab sofort automatisch die Dialogbox Dateieigenschaften. Hierbei handelt es sich um eine Dialogbox, die zusätzliche Informationen zu jeder Datei aufnimmt. 4. Auf mehreren Registerkarten können Sie eine ganze Reihe von Informationen eingeben. Sie müssen nicht alle Felder ausfüllen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 2 / 81
Abb.: Die Dateieigenschaften 5. Geben Sie im Register Zusammenfassung einige Daten ein. 6. Schließen Sie die Dialogbox wieder. Über Datei/Eigenschaften können Sie diese wieder öffnen. 7.1.1.2 Beispiel 87: Dateieigenschaften für nicht geöffnete Dateien festlegen 1. Klicken Sie auf das Symbol Öffnen und markieren Sie die Datei Filmnotizen. Geben Sie nach Extras/Eigenschaften im Register Zusammenfassung die Stichwörter Besprechung und Film ein. OK. 2. Markieren Sie die Datei Layout für Kino Highlights und geben Sie über Extras/Eigenschaften im Register Zusammenfassung die gleichen Stichwörter ein. 3. Klicken Sie anschließend auf Abbrechen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 3 / 81
Abb.: Das Listenfeld Extras in der Dialogbox öffnen 7.1.1.3 Beispiel 88: Dateieigenschaften für geöffnete Dateien festlegen 1. Die Datei Bücher-Notizen.doc ist geöffnet. 2. Wählen Sie in Datei/Eigenschaften die Registerkarte Zusammenfassung. 3. Geben Sie als Autor Ihren Namen, als Firma Stadtlupe und als Stichwörter Besprechung und Buch ein. OK. 4. Speichern Sie die Datei. 5. Sie können in Word 2003 auch Persönliche Informationen beim Speichern aus dieser Datei entfernen : Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 4 / 81
6. Aktivieren Sie unter Extras/Optionen/Sicherheit das entsprechende Kontrollkästchen und speichern Sie die Datei nochmals ab. 7. Betrachten Sie im Menü Datei die Eigenschaften. Der Name des Autors und die Angabe der Firma wurden entfernt. So können Sie verhindern, dass persönliche Informationen zusammen mit Ihrer Datei weitergegeben werden. Arbeiten Sie mit einer Reihe von Anwendungen und Dokumenten, so wird es sehr schwierig, wenn man etwas sucht, von dem der Aufenthaltsort und/oder Name nicht genau bekannt ist. Bis Sie sich durch alle Ebenen der Hierarchie geklickt haben, dauert es geraume Zeit. Wenn Sie ein Dokument zur Bearbeitung öffnen möchten, dieses aber in der Dialogbox Datei/Öffnen nicht direkt finden, können Sie die Suchfunktion einsetzen. 7.1.1.4 Beispiel 89: Dateien suchen, von denen Teile des Namens oder des Inhalts bekannt sind 1. Sie möchten im Ordner Übungsdateien alle Word-Dateien suchen, deren Dateiname B enthält und die den Text Einmal Bretagne enthalten. 2. Öffnen Sie über Datei/Dateisuche den Aufgabenbereich Suchoptionen. Abb.: Der Aufgabenbereich Suchoptionen 3. Im Bereich Siehe auch können Sie zwischen Erweiterte Suchoptionen und Einfache Suchoptionen wechseln. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 5 / 81
4. Wechseln Sie zu Erweiterte Suchoptionen. 5. Klicken Sie auf den Link Erweiterte Suchoptionen. Abb.: Der Aufgabenbereich Weitere Suchoptionen Hinweis: Über die Schaltfläche Alle Entfernen löschen Sie alle eventuell voreingestellten Suchbedingungen. 6. Wählen Sie als Eigenschaft Dateiname, als Bedingung e nthält und den Wert B. 7. Klicken Sie auf Hinzufügen. Kontrollieren Sie, ob das Kontrollkästchen vor Und aktiviertist. 8. Wählen Sie als Eigenschaft Text oder Eigenschaft, als Bedingung enthält und den Wert "Einmal Bretagne". Wird nach Text gesucht, der in der Datei enthalten ist, muss dieser Text in Anführungszeichen gesetzt werden. 9. Klicken Sie auf Hinzufügen. 10. Wählen Sie im Feld Suchen in das zu durchsuchende Laufwerk oder den zu durchsuchenden Ordner aus und im Feld Ergebnisse entsprechen den Dateityp Word- Dateien. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 6 / 81
11. Nach Suche starten erhalten Sie alle Dateien, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen. Abb.: Die Suchresultate 12. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben einem Dateinamen. Abb.: Sie können die Datei direkt aus dem Suchfenster öffnen Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 7 / 81
13. Wählen Sie aus dem Auswahlmenü Bearbeiten mit Microsoft Office Word. Die Datei öffnet sich in einem neuen Fenster. 7.1.1.5 Beispiel 90: Dateien suchen, für die in den Dateieigenschaften Stichwörter vergeben wurden 1. Öffnen Sie den Aufgabenbereich Erweiterte Suchoptionen. 2. Klicken Sie auf Alle Entfernen, um alle eventuell voreingestellten Suchbedingungen zu entfernen. 3. Wählen Sie als Eigenschaft Stichwörter, als Bedingung enthält und den Wert Besprechung. 4. Klicken Sie auf Hinzufügen. 5. Wählen Sie im Feld Suchen in den zu durchsuchenden Ordner Übungsdateien aus und im Feld Ergebnisse entsprechen den Dateityp Word-Dateien. 6. Nach Gehe zu erhalten Sie alle Dateien, die den eingestellten Suchkriterien entsprechen. 7. Klicken Sie auf einen Dateinamen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 8 / 81
8. Die Datei öffnet sich in einem neuen Fenster. 7.1.1.6 Beispiel 91: Dateien und Ordner über Start suchen 1. Sie suchen in Übungs- und Lösungsdateien alle Word-Dateien, die mit dem Buchstaben F beginnen und den Text Einmal Bretagne enthalten. Klicken Sie auf Start/Suchen/Dateien und Ordnern. 2. Geben Sie im Feld Gesamter oder Teil des Dateinamens den Dateinamen ganz oder teilweise ein, in unserem Falle F*. Hinweis: Bei der Namensangabe können Sie Joker verwenden: Das Fragezeichen? ersetzt einen Buchstaben, das Sternchen * eine ganze Buchstabenkette. 3. Im Feld Ein Wort oder Begriff können Sie nach einem bestimmten Begriff, der in der Datei enthalten ist, suchen. Geben Sie Einmal Bretagne ein. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 9 / 81
Abb.: Suchen nach Dateien oder Ordnern mit Suchergebnis. 4. Im Feld Suchen in geben Sie den Ort ein, wo Windows mit der Suche beginnen soll. Klicken Sie auf das Dreieck und wählen Sie aus der Liste das entsprechende Laufwerk. 5. Wenn Sie den Namen der Datei nicht kennen, können Sie mit der Suchoption Wann wurde die Datei geändert? nach allen Dateien suchen, die in einem bestimmten Zeitraum erstellt, geändert oder auch nur geöffnet wurden. 6. Sie erhalten schneller ein Ergebnis, wenn Sie unter Weitere Optionen noch den Typ der Datei angeben. Wählen Sie Microsoft Word-Dokument und klicken Sie auf Suchen. 7. Das Suchergebnis wird im rechten Fenster angezeigt. 8. Klicken Sie doppelt auf die Datei, um sie zu öffnen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 10 / 81
Hinweis: Dieses Beispiel wurde unter Windows XP durchgeführt. Sollten Sie ein anderes Betriebssystem verwenden, werden Sie einige kleinere Unterschiede bemerken. Die Speicheroptionen Automatisches Speichern und Sicherungskopie sollten Sie in jedem Fall einsetzen. Wie schnell ist durch Stromausfall, versehentliches Überschreiben einer Datei oder Ignorieren der Sicherheitsabfrage beim Schließen von Word das Ergebnis vieler Arbeitsstunden in Sekundenschnelle dahin. Automatisch gespeicherte Dokumente werden bis zum eigentlichen Speichervorgang in einem speziellen Format und an einer bestimmten Stelle gespeichert. Wenn Sie Word erneut starten, nachdem vor dem Speichern ein Stromausfall oder ein vergleichbares Problem aufgetreten ist, öffnet Word alle automatisch gespeicherten Dokumente, so dass Sie diese speichern können. 7.1.1.7 Beispiel 92: Die Speicheroption AutoWiederherstellen-Info Speichern alle Minuten 1. Wählen Sie nach Extras/Optionen die Registerkarte Speichern. 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Autowiederherstellen-Info speichern alle Minuten. 3. Geben Sie vor Minuten das Intervall ein, in dem Word Dokumente automatisch speichern soll. Abb.: Dialogbox Extras/Optionen, Registerkarte Speichern 4. Damit die Arbeit, die Sie aufgrund eines Stromausfalls oder Systemabsturzes verloren haben, wiederhergestellt werden kann, müssen Sie Word neu starten. 5. Word versucht daraufhin, die Dokumente wiederherzustellen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 11 / 81
Hinweis: Die Änderungen, die Sie nach dem letzten automatischen Speichervorgang vorgenommen haben, sind allerdings endgültig verloren gegangen. 6. Starten Sie Word. Nach einem Neustart von Word finden Sie im Aufgabenbereich Dokumentwiederherstellung verschiedene Versionen der Dateien, die Word wiederhergestellt hat. 7.1.1.8 Beispiel 93: Die Speicheroption Sicherheitskopie immer erstellen 1. Wählen Sie in Extras/Optionen die Registerkarte Speichern. 2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchenvor Sicherungskopie immer erstellen. 3. Nach OK bleibt Ihnen bei einem Speichervorgang immer die vorherige Version der Datei erhalten. Sicherungskopien erhalten die Endung.wbk. 4. Öffnen Sie die Datei Bücher-Notizen, nehmen Sie eine Änderung vor und speichern Sie die Datei. 5. Word hat jetzt eine Sicherungskopie dieser Datei erstellt. 6. Um die Datei Sicherungskopie von Bücher-Notizen.wbk zu öffnen, müssen Sie in Datei/Öffnen als Dateityp Alle Dateien (*.*) einstellen. Abb.: Sicherungskopien erhalten die Endung.wbk. 7.1.1.9 Beispiel 94: Alle Dateien schließen oder speichern, mehrere Dateien öffnen 1. Klicken Sie auf Datei/Öffnen. 2. Markieren Sie mehrere Dateien bei gedrückter (Strg)-Taste und klicken Sie anschließend auf Öffnen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 12 / 81
3. Sollen alle geöffneten Dateien gespeichert oder geschlossen werden, so klicken Sie bei gedrückter (Umschalt)-Taste auf Datei. 4. Die Menüeinträge Speichern und Schliessen haben sich in Alle speichern und Alles schliessen verändert. Abb.: Verändertes Menü Datei 7.1.1.10 Beispiel 95: Den Standardordner Eigene Dateien ändern 1. Der Ordner Eigene Dateien ist der Standardarbeitsordner in den meisten Office 2003 - Anwendungen. 2. Öffnen Sie in Word die Dialogbox Öffnen. Im Feld Suchen in ist der Standardordner Eigene Dateien eingetragen. 3. Klicken Sie auf Abbrechen. 4. Den Standardarbeitsordner ändern Sie nach Extras/Optionen im Register Speicherort für Dateien. 5. Wählen Sie als Dateityp Dokumente und klicken Sie auf Ändern. 6. Die Dialogbox Speicherort ändern wird geöffnet. Im Feld Suchen in ist der aktuelle Standardarbeitsordner (z. B. der Ordner Eigene Dateien) eingetragen. Wählen Sie einen anderen Standardarbeitsordner oder klikken Sie auf Abbrechen, um den aktuellen Standardarbeitsordner beizubehalten. Sie können mehrere Versionen eines Dokumentes innerhalb desselben Dokumentes speichern, um Speicherplatz zu sparen. Dabei werden in MS Word 2003 nur Ihre Änderungen, also die Unterschiede zwischen den Dokumenten, gespeichert. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 13 / 81
7.1.1.11 Beispiel 96: Speichern verschiedener Versionen eines Dokuments 1. Öffnen Sie aus dem Ordner Übungsdateien die Datei Domäne Dahlem.doc. 2. Um die ursprüngliche Version der Datei zu speichern, wählen Sie Datei/Versionen. Hinweis: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Version automatisch speichern, wenn Sie, z. B. bei einem Vertrag, festhalten müssen, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Beim Schließen der Datei wird dann automatisch eine Version des Dokuments gespeichert. 3. Geben Sie nach Jetzt speichern einen Kommentar ein, z. B. Das ist die ursprüngliche Version. Bestätigen Sie mit OK. Das Fenster wird geschlossen. Abb.: Ein Kommentar wird eingegeben. 4. Nehmen Sie Änderungen im Dokument vor und wählen Sie erneut Datei/Versionen. 5. Geben Sie nach Jetzt speichern erneut einen Kommentar ein. OK. 6. Nach Datei/Versionen werden die vorhandenen Versionen des Dokuments angezeigt. Sie können diese öffnen, löschen oder die jeweiligen Kommentare lesen. 7. Öffnen Sie die ursprüngliche Version. Beide Versionen werden jetzt untereinander auf dem Bildschirm angezeigt. 8. Speichern Sie die ursprüngliche Version als separate Datei. 9. Nach Extras/Dokumente vergleichen und zusammenführen können Sie beide Dokumente miteinander vergleichen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 14 / 81
Abb.: Die beiden Versionen des selben Dokuments Über Datei/Drucken können Sie eine Datei ganz oder teilweise sowie in ein oder mehreren Exemplaren drucken. Sie können auch festlegen, eine oder mehrere Seiten pro Blatt auszudrucken. Darüber hinaus können Sie auch die Dateieigenschaften, die in der Datei eingefügten Kommentare, Autotexte und sogar die aktuellen Kurzbefehle drucken. 7.1.1.12 Beispiel 97: Druckoptionen 1. Öffnen Sie nach Datei/Drucken das Listenfeld Drucken. Abb.: Das Listenfeld Drucken 2. Sie können nicht nur das Dokument selbst, sondern auch seine Dokumenteigenschaften, das Dokument mit Markups, seine Formatvorlagen, Autotext-Einträge und sogar die Tastenbelegung ausdrucken. 3. Wechseln Sie über Optionen in die Dialogbox Drucken. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Felder aktualisieren, um spätestens beim Ausdruck Datumsfelder oder berechnete Felder in Tabellen zu aktualisieren. Abb.: Druckoptionen Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 15 / 81
5. Ist das Kontrollkästchen Dokumenteigenschaften aktiviert, werden die Dokumenteigenschaften am Ende des Dokuments auf einer neuen Seite gedruckt. Hinweis: Sie finden die gleiche Registerkarte auch in Extras/Optionen/Drucken. 7.2 Sicherheit Word stellt Ihnen mehrere Funktionen zum Sichern und Schützen von Dokumenten zur Verfügung. Sie können Dateien mit einem Kennwort speichern. Das Zuweisen eines Kennworts beim Speichern hindert Unbefugte, das Dokument zu öffnen. Beachten Sie aber, dass Dateien, die mit einem Kennwort gespeichert wurden, ganz normal gelöscht werden können. Sie haben keinen Löschschutz! 7.2.1 Beispiele Es folgen nun Beispiele, mit deren Hilfe Sie sich Schritt für Schritt mit dem Thema vertraut machen können. Beispiel 98: Vergeben eines Kennwortes für das Öffnen oder Ändern eines Dokuments Beispiel 99: Mit einem Kennwort geschützte Dateien öffnen Beispiel 100: Hinzufügen einer Digitalen Signatur zu einer Datei Beispiel 101: Schutz vor Makroviren 7.2.1.1 Beispiel 98: Vergeben eines Kennwortes für das Öffnen oder Ändern eines Dokuments 1. Öffnen Sie ein neues leeres Dokument. 2. Klicken Sie nach Extras/Optionen auf das Register Sicherheit. 3. Geben Sie als Kennwort zum Öffnen und als Kennwort zum Ändern sesam ein. Hinweis: Notieren Sie sich unbedingt die Kennwörter, da Sie das Dokument nicht mehr öffnen können, wenn Sie das Kennwort vergessen haben! 4. Ein Kennwort kann sich aus einer beliebigen Kombination von Buchstaben, Zahlen, Leerzeichen und Sonderzeichen zusammensetzen und bis zu 15 Zeichen umfassen. Hinweis: Wenn Sie ein längeres Kennwort erstellen möchten (bis zu 255 Zeichen), klicken Sie auf Erweitert und wählen Sie eine RC4-Verschlüsselung. 5. Bei der Eingabe eines Kennwortes zeigt Word für jedes eingegebene Zeichen ein Sternchen * an. Groß- und Kleinschreibung müssen beachtet werden! Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 16 / 81
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Schreibschutz empfehlen. Ein Schreibschutzkennwort erlaubt dem Benutzer, ein Dokument als schreibgeschützte Datei zu öffnen. Wird das Dokument als schreibgeschützte Datei geöffnet und werden Änderungen vorgenommen, kann das Dokument nur unter einem anderen Namen gespeichert werden. Abb.: Die Sicherheitsoptionen 7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Zufallszahl zur Verbesserung der Zusammenführungsgenauigkeit speichern. Word verwendet beim Vergleichen und Zusammenführen von Dokumenten nach dem Zufallsprinzip erzeugte Zahlen, um das Verfolgen verwandter Dokumente zu erleichtern. 8. Nach OK müssen im Sie im Feld Kennwort bestätigen das jeweilige Kennwort wiederholen. OK. 9. Klicken Sie nach Extras/Optionen im Register Sicherheit auf Dokument schützen. 10. Der Aufgabenbereich Dokument schützen wird geöffnet. Hier können Sie Formatierungsoder Bearbeitungseinschränkungen vornehmen. 11. Wählen Sie als Bearbeitungseinschränkung Überarbeitungen und -klicken Sie auf Ja, Schutz jetzt anwenden. 12. Sie können jetzt Änderungen am Dokument vornehmen, diese werden jedoch hervorgehoben. Die Änderungen können Sie weder akzeptieren noch ablehnen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 17 / 81
Abb.: Der Aufgabenbereich Dokument schützen 13. Sie können (optional) ein weiteres Kennwort eingeben. Geben Sie kein Kennwort ein, kann jeder, der das Dokument öffnet, den Dokumentschutz wieder entfernen. Abb.: Das Dokument ist geschützt Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 18 / 81
Abb.: Dialogbox Kennwort bestätigen 7.2.1.2 Beispiel 99: Mit einem Kennwort geschützte Dateien öffnen 1. Öffnen Sie die Datei mit einem Kennwort geschützte Datei Geheim.doc. 2. Geben Sie das Kennwort ein. Abb.: Das Kennwort wird eingegeben Hinweis: Sie müssen das richtige Kennwort (sesam) eingeben, um die Datei zu öffnen. Abb.: Das war das falsche Kennwort! 3. Geben Sie das Kennwort für den Schreibzugriff ein. Hinweis: Wenn Sie jetzt kein oder ein falsches Kennwort eingeben, können Sie die Datei nur schreibgeschützt öffnen. D. h., Sie können zwar Änderungen vornehmen, müssen die Datei aber anschließend unter einem anderen Namen abspeichern. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 19 / 81
Mithilfe eines digitalen Zertifikats können Sie Ihre Dateien mit einem Anhang versehen, der deren Authentizität verbürgt bzw. eine überprüfbare Signatur enthält. 7.2.1.3 Beispiel 100: Hinzufügen einer Digitalen Signatur zu einer Datei 1. Die Datei Geheim.doc ist geöffnet. Öffnen Sie über Extras/Optionen die Registerkarte Sicherheit. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Digitale Signaturen, dann auf Hinzufügen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 20 / 81
Abb.: Wählen Sie ein Zertifikat aus 3. Die auf Ihrem PC installierten Zertifikate werden angezeigt. Wählen Sie eins davon aus. OK. Hinweis: Wenn Sie noch kein digitales Zertifikat besitzen, können Sie eines bei einer kommerziellen Zertifizierungsstelle (z. B. VeriSign, Inc.) erwerben, bei Ihrem internen Sicherheitsadministrator beantragen oder es selbst mithilfe des Tools SelfCert.exe erstellen. Dieses Tool finden Sie, je nach Konfiguration Ihres Rechners, unter: C:\Programme\Microsoft Office\Office11 (Windows 2000/XP). Abb.: selfcert.exe 4. Schließen Sie die Datei Geheim.doc und öffnen Sie diese erneut. In der Titelleiste wird auf die Signatur hingewiesen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 21 / 81
Abb.: Die signierte Datei Makroviren befallen derzeit in erster Linie Word-Dokumente und auch Tabellen des Tabellenverarbeitungsprogramms Excel. Sie bedienen sich der Makrosprache des jeweiligen Anwendungsprogrammes. Der beste Schutz vor Makroviren ist ein gutes Anti-Virenprogramm. Aber Sie können auch folgende Möglichkeiten verwenden. 7.2.1.4 Beispiel 101: Schutz vor Makroviren 1. Öffnen Sie über Extras/Optionen die Registerkarte Sicherheit. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Makrosicherheit. 3. Wählen Sie eine hohe Sicherheitsstufe. Abb.: Wählen Sie eine hohe Sicherheitsstufe 4. Wechseln Sie in das Register Vertrauenswürdige Herausgeber. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 22 / 81
Abb.: Hier werden vertrauenswürdige Quellen eingetragen 5. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen vor Allen installierten Add-Ins und Vorlagen vertrauen. Hinweis: Wenn Sie eine Datei öffnen, die signierte Makros enthält, werden Sie gefragt, ob Sie allen Makros von dieser Quelle vertrauen möchten. Wenn Sie diese Option auswählen, fügen Sie den Inhaber des Zertifikats Ihrer Liste der vertrauenswürdigen Quellen hinzu. 7.3 Übersetzen, Sprache auswählen, Wörter zählen Sie können Wörter oder Sätze im Wörterbuch einer anderen Sprache nachschlagen (vorausgesetzt, das Wörterbuch der gewünschten Sprache ist auf Ihrem Computer installiert). Mit dem neuen Aufgabenbereich Recherchieren können Sie mehrere Quellen durchsuchen. Es stehen standardmäßig die Recherchedienste Wörterbuch, Thesaurus und Übersetzung zur Verfügung. Diesen Recherchediensten können Sie weitere hinzufügen. 7.3.1 Beispiele Es folgen nun Beispiele, mit deren Hilfe Sie sich Schritt für Schritt mit dem Thema vertraut machen können. Beispiel 102: Der Aufgabenbereich Recherchieren Beispiel 103: Sprache auswählen Beispiel 104: Wörter zählen 7.3.1.1 Beispiel 102: Der Aufgabenbereich Recherchieren 1. Öffnen Sie die Datei Geschichte der Loveparade.doc. 2. Klicken Sie mit gedrückter (Alt)-Taste auf das Wort Future im Motto der Loveparade von 1990 (The Future Is Ours). 3. Der Aufgabenbereich Recherchieren wird geöffnet. 4. Das Wort Future ist bereits im Feld Suchen Nach eingetragen, im Listenfeld ist Übersetzung ausgewählt. Hinweis: Sie können auch mit der rechten Maustaste ein Wort in einem Word-Dokument anklicken und aus dem Kontextmenü Übersetzen wählen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 23 / 81
5. Wählen Sie im Bereich Übersetzung im Feld Von Englisch (USA) und im Feld Nach Deutsch (Deutschland). Im Bereich Bilinguales Wörterbuch finden Sie die englische Übersetzung des Wortes future. Abb.: Der Aufgabenbereich Recherchieren 6. Klicken Sie auf Recherche-Optionen. 7. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen vor den Nachschlagewerken, in denen recherchiert und deaktivieren Sie die Kontrollkästchen vor denjenigen, in denen nicht recherchiert werden soll. OK. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 24 / 81
Abb.: Die Recherche-Optionen 8. Wählen Sie im Listenfeld Suchen nach Alle Nachschlagewerke. 9. Im englischen Thesaurus werden Synonyme (sinnverwandte Wörter) für den Suchbegriff aufgeführt. 10. Klicken Sie auf Dienste auf Office Marketplace anfordern, um weitere Recherchedienste hinzuzufügen. Hinweis: Dazu benötigen Sie eine Verbindung in das Internet. Abb.: Die verfügbaren Recherchedienste auf der Website von Microsoft 7.3.1.2 Beispiel 103: Sprache auswählen 1. Überprüfen Sie, ob unter Extras/Optionen/Rechtschreibung und Grammatik das Kontrollkästchen vor Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen aktiviert ist. OK. 2. Die Datei Geschichte der Loveparade ist geöffnet. 3. Markieren Sie das Motto der Loveparade von 1991 (My house Is Your House And Your House Is Mine). 4. Einzelne Wörter des Mottos sind unterstrichen, da Word englische Wörter nicht im deutschen Wörterbuch findet. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 25 / 81
5. Wählen Sie über Extras/Sprache/Sprache festlegen als Sprache Englisch (USA). OK. 6. Die einzelnen Wörter sind nicht mehr rot unterstrichen. 7. Markieren Sie das Wort House und schlagen Sie es über Extras/Sprache im Thesaurus nach. 8. Word verwendet jetzt den englischen Thesaurus. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 26 / 81
Hinweis: Word kann die verschiedenen Sprachen automatisch bei der Eingabe erkennen. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen vor Sprache automatisch erkennen im Menü Extras/Sprache/Sprache festlegen. Mithilfe der Symbolleiste Wörter zählen können Sie die aktuelle Wortzählung in einem Dokument überprüfen, ohne jedes Mal das Dialogfeld Wörter zählen öffnen zu müssen. 7.3.1.3 Beispiel 104: Wörter zählen 1. Die Datei Geschichte der Loveparade.doc ist geöffnet. 2. Öffnen Sie über das Menü Ansicht die Symbolleiste Wörter zählen und klicken Sie auf Neu zählen. Die Datei hat 5.591 Wörter. Abb.: Die Symbolleiste Wörter zählen 3. Markieren Sie den ersten Absatz (Der Anlass bis Aktivisten) und -klicken Sie auf Neu zählen. Der Absatz hat 211 Wörter. Heben Sie die Markierung wieder auf. 4. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil neben der Anzeige der Anzahl der Wörter. Sie erfahren, wie viel Zeichen, Zeilen und Absätze das Dokument enthält. 5. Klicken Sie auf Extras/Wörter zählen. In einer kleinen Statistik sind Angaben zu dem Dokument zusammengefasst. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 27 / 81
7.4 Text verschieben und kopieren Sie können mit Hilfe von Drag & Drop Textblöcke umstellen, ohne dass Sie einen einzigen Menübefehl benutzen oder eine Taste drücken. Sie brauchen nur die Maus. Als Voraussetzung muss in Extras/Optionen, Register Bearbeiten das Kontrollkästchen Textbearbeitung durch drag drop aktiviert sein. Wir zeigen Ihnen lediglich das relativ unkomplizierte Verfahren innerhalb einer Datei. Es ist aber auch möglich, zwischen mehreren Dateien, zwischen Windows-Programmen oder auch auf den Desktop mittels Drag & Drop Textblöcke zu verschieben bzw. zu kopieren. Abb.: Dialogbox Extras/Optionen, Register Bearbeiten 7.4.1 Beispiele Es folgen nun Beispiele, mit deren Hilfe Sie sich Schritt für Schritt mit dem Thema vertraut machen können. Beispiel 105: Text und Objekte mittels Drag & Drop verschieben und kopieren Beispiel 106: Text und Objekte mit der rechten Maustaste verschieben und kopieren Beispiel 107: Text und Objekte mit Hilfe von Kurzbefehlen verschiebenund kopieren Beispiel 108: Text und Objekte zwischen Word-Dateien mit Kurzbefehlen kopieren 7.4.1.1 Beispiel 105: Text und Objekte mittels Drag & Drop verschieben und kopieren 1. Die Datei Neue Filme.doc ist geöffnet. Die Fotos der Filme sollen in die untere Tabelle verschoben werden. Klicken Sie auf ein Foto, so wird es markiert. Sind Bilder oder Objekte markiert, so werden acht Anfasserpunkte angezeigt. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 28 / 81
Abb.: Datei Neue Filme 2. Ziehen Sie nun die Markierung an die gewünschte Position der senkrechte Strich links neben der Pfeilspitze zeigt Ihnen die Einfügeposition an. Lassen Sie die Maustaste los. Das Foto wurde verschoben. 3. Der erste Film hat von der Stadtlupe die Beurteilung Herausragend, die anderen beiden Filme die Beurteilung Sehenswert erhalten. Diese Beurteilungen sollen in die dritte Tabellenzeile kopiert werden. 4. Markieren Sie die Beurteilung Herausragend. 5. Klicken Sie in die Markierung und halten die Maustaste fest. 6. Ziehen Sie die Markierung an die gewünschte Position der senkrechte Strich links neben der Pfeilspitze zeigt Ihnen die Einfügeposition an. 7. Lassen Sie erst die Maustaste und dann (Strg) los, so ist der Absatz kopiert. Lassen Sie erst (Strg) und dann die Maustaste los, so ist der Absatz verschoben. 8. Kopieren Sie noch die Beurteilung Sehenswert in die Zellen unterhalb der beiden anderen Filme. 9. Schließen Sie die Datei ohne zu speichern. 7.4.1.2 Beispiel 106: Text und Objekte mit der rechten Maustaste verschieben und kopieren 1. Die Datei Neue Filme.doc ist geöffnet. 2. Die Fotos der Filme sollen in die untere Tabelle verschoben werden. 3. Klicken Sie auf ein Foto, so wird es markiert. 4. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung und wählen Sie aus dem Kontextmenü Ausschneiden. 5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die erste Zelle der unteren Tabelle. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Einfügen. Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 29 / 81
Abb.: Kontextmenü zu einer Grafik 6. Verschieben Sie noch die beiden anderen Fotos. 7. Der erste Film hat von der Stadtlupe die Beurteilung Herausragend, die anderen beiden Filme die Beurteilung Sehenswert erhalten. Diese Beurteilungen sollen in die dritte Tabellenzeile kopiert werden. 8. Markieren Sie die Beurteilung Herausragend. 9. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung und wählen Sie aus dem Kontextmenü Kopieren. 10. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die erste Zelle der dritten Zeile der unteren Tabelle. Wählen Sie aus dem Kontextmenü Einfügen. Die Beurteilung wird aus der Zwischenablage eingefügt. 11. Kopieren Sie noch die Beurteilung Sehenswert in die Zellen unterhalb der beiden anderen Filme. 12. Schließen Sie die Datei ohne zu speichern. 7.4.1.3 Beispiel 107: Text und Objekte mit Hilfe von Kurzbefehlen verschieben und kopieren 1. Die Datei Neue Filme.doc ist geöffnet. 2. Die Fotos der Filme sollen in die untere Tabelle verschoben werden. 3. Markieren Sie ein Foto und drücken Sie (Strg)+(x). 4. Positionieren Sie den Cursor an die Einfügeposition und drücken Sie (Strg)+(v). 5. Der erste Film hat von der Stadtlupe die Beurteilung Herausragend, die anderen beiden Filme die Beurteilung Sehenswert erhalten. Kopieren Sie diese Beurteilungen in die dritte Tabellenzeile. 6. Markieren Sie die Beurteilung Herausragend und drücken Sie (Strg)+(c). Grundlagen Microsoft Word 2003 Tipps & Tricks P.Mölders 11-2008 Seite: 30 / 81