Excel Tabellenkalkulation für den Alltag
Agenda - Tabellenkalkulation Grundlagen: Dateneingabe und Bearbeitung von Zellinhalten Textfunktionen: Sortieren, Filtern, Eingabemaske und Zellen verbinden Rechnen mit Excel: Formeln und Rechenfunktionen Professionelle Diagramme: Demo: Erstellen, Bearbeiten und Drucken
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Grundlagen Wichtige Funktionen Was kann Excel? Excel erstellt Tabellen mit Text und Zahlen Statistiken Diagramme und führt jeweils Berechnungen durch.
Grundlagen Tabellen und Arbeitsmappe Eine Excel-Datei wird auch als Arbeitsmappe bezeichnet. Sie kann mehrere Tabellen enthalten So können zusammenhängende oder aufeinander Bezug nehmende Tabellen in einer Datei gespeichert werden. Diagramme können zusammen mit den Basisdaten in einer Datei gespeichert werden.
Dateneingabe - Bearbeitungszeile Eintippen in die entsprechende Zelle der Arbeitsmappe oder in die Bearbeitungszeile Bestätigen mit Eingabetaste oder blauem Häkchen vor der Bearbeitungszeile Verwerfen der Eingabe mit Löschen oder dem roten x vor der Bearbeitungszeile oder mit Markieren und Entf- oder Rück-Taste Nachträgliches Ändern des Eintrags erfolgt über Bearbeitungszeile oder Doppelklick auf Zelle
Dateneingabe Bewegen in der Tabelle Zur nächsten Zelle in der Spalte: nach unten über die Eingabetaste, nach oben über die [Umschalt- + Eingabetaste] Nächste Zelle in der Zeile: nach rechts über die Tabulator-Taste, nach links über [Umschalt- + Tabulator Taste] Bewegung auch mit Pfeiltasten oder Anklicken der Zelle Markieren der ersten Zelle: [STRG +Pos1]
Dateneingabe Automatisches Ausfüllen Gleiche Daten lassen sich automatisch erzeugen. Beispiele: In der Spalte soll immer das gleiche Wort stehen. Eingabe des Wortes und Ziehen des schwarzen Quadrats rechts unten am Zellzeiger (= Ausfüllkästchen) nach unten. Es sollen immer die gleichen vier Begriffe stehen: Eingabe der vier Begriffe (ABCD), Markieren des gesamten Bereichs, Zellzeiger nach unten (ABCDABCDABCDABCD).
Dateneingabe Automatisches Ausfüllen - Variabel Excel kann aber auch intelligent Datenreihen vervollständigen: Eingabe von "Januar" und Ziehen des Kontrollkästchens nach unten Dies funktioniert auch mit Zahlen ("123"), Dezimalzahlen oder "13579", dazu muss im Kontrollkästchen "Datenreihe ausfüllen" aktiviert sein.
Dateneingabe Benutzerdefinierte Datenreihen Der Benutzer kann sogar eigene Reihen definieren über Datei > Optionen > Erweitert > Benutzerdefinierte Listen bearbeiten"
Dateneingabe - Datenreihen Beispiel: Alphabet eingeben (mit Return oder Komma) Auch das Importieren einer Liste aus einem Arbeitsblatt ist möglich.
Dateneingabe - Zahlen Excel kann die Zahlen nach der Eingabe interpretieren. Ändern des Formats unter "Zellen > Format > Zellen formatieren"
Dateneingabe Zahlen und Einheiten Sie können auch selbst definierte Einheiten verwenden. Wählen Sie in der Zellenformatierung die Kategorie Benutzerdefiniert. Im Feld Typ tragen Sie # als Platzhalter für Ihren Wert und danach die Einheit in Anführungszeichen ein. Im Beispiel wird so aus der Eingabe "9" die Anzeige "9 ml".
Dateneingabe Mehrzeilige Texteingabe Standardmäßig ist der Text linksbündig und einzeilig. Anzeigen mehrerer Textzeilen in einer Zelle durch Aktivieren von "Zeilenumbruch" Tipp: Um an einem bestimmten Punkt eine neue Zeile zu beginnen, klicken Sie in der Bearbeitungsleiste (oder in der Zelle, wenn Sie diese bearbeiten) auf die Stelle, an der ein Zeilenumbruch eingefügt werden soll, und drücken [ALT+EINGABETASTE].
Dateneingabe - Textfelder Textfelder ermöglichen zusätzliche Kommentare: Wählen Sie das Textfeld in "Einfügen > Textfeld" Ziehen Sie ein Textfeld unter dem Pfeil auf Schreiben Sie "keine Tabletten!" hinein Markieren Sie den Text im Textfeld Wählen Sie unter "Schriftart > Schriftfarbe" die Formatierungen rot und fett
Dateneingabe Grafische Objekte Sie können Bereiche durch Zeichnungen hervorheben. Zum Beispiel soll deutlich markiert werden, dass am 1.3. keine Tabletten eingenommen wurden. Klicken Sie im Einfügen-Ribbon auf Formen Wählen Sie den Pfeil im Menü unter Linien Ziehen Sie einen Pfeil auf die Zellen E2 und E3 unter "Seitenlayout > Farben" können Sie die Farbe des Pfeils wählen Darunter platzieren Sie ein Textfeld mit dem Inhalt "keine Tabletten!" und den Formatierungen rot und fett
Dateneingabe - Eingabemaske Wie in einer Datenbank, kann auch in Excel mit einer Eingabemaske gearbeitet werden. Diese Funktion muss zuerst auf die Schnellstartleiste geholt werden, über: Datei > Optionen > Symbolleiste für den Schnellzugriff > Alle Befehle > Maske > Hinzufügen" Schnellstartleiste
Dateneingabe Eingabemaske verwenden Eine Zelle markieren, Maske einen neuen Patienten eingeben, etwa Nr. 100 und die eigenen persönlichen Angaben, Schließen Der große Vorteil der Eingabemaske liegt in der Suchfunktion.
Datenverwaltung Fenster fixieren Wenn die Arbeitsblätter sehr groß werden, und man immer die ersten Zeilen oder Spalten sehen möchte, kann man diese fixieren: Markieren Sie die jeweils folgende Zeile oder Spalte "Ansicht > Fenster einfrieren > Fenster einfrieren" Aufheben der Fixierung: "Fenster einfrieren > Fixierung aufheben"
Datenverwaltung - Sortieren Mit der Sortierfunktion können Sie Spalten mit Texten nach verschiedenen Kriterien ordnen. Markieren Sie eine beliebige Zelle, gehen Sie auf "Bearbeiten > Sortieren und Filtern > Von A bis Z sortieren > OK"
Datenverwaltung - individuell sortieren Sie können Tabellen mit Texten auch nach mehreren Kriterien hintereinander sortieren: Markieren Sie eine beliebige Zelle, gehen Sie auf Bearbeiten / Sortieren und Filtern / Benutzerdefiniertes Sortieren / nach Name, Reihenfolge: A bis Z Oder nach PLZ / Nach Größe (aufsteigend)
Datenverwaltung Anzeige filtern Über "Filtern" wählen Sie eine Teilmenge aus. Die anderen Zeilen werden ausgeblendet. Markieren Sie eine beliebige Zelle, anschließend gehen Sie auf "Bearbeiten > Sortieren und Filtern > Filtern", und wählen über den Dropdown-Pfeil Name, Schmidt aus Zum erneuten Einblenden aller Einträge: Wieder auf den Pfeil gehen, und "Alles auswählen" auswählen
Datenverwaltung Benutzerdefinierte Filter Beispiel: Einträge im PLZ-Bereich zwischen 4... und 6... zeigen Auf Pfeil neben PLZ gehen und "Zahlenfilter > Benutzerdefinierter Filter" wählen auf 1. Menü und "ist größer als" wählen "40000" eingeben Auf 2. Menu und "ist kleiner als" / "60000" / OK Anschließend Einträge nach aufsteigender PLZ sortieren
Datenverwaltung Tabelle transponieren Für viele Anwender ist es ein größeres Problem, in Excel die X- und Y-Achse zu tauschen, wenn sich zum Beispiel im Laufe der Zeit herausstellt, dass ein gewähltes Tabellenlayout nicht praktikabel ist. Wenn man weiß, wie es geht, ist es aber recht einfach: Tabelle markieren und kopieren Maus auf freien Bereich setzen Rechtsklick > Inhalte einfügen Häkchen vor Transponieren OK
Tabelle formatieren Zellen verbinden Um eine Überschrift gleichmäßig über mehrere Spalten zu verteilen, können Zellen miteinander verbunden werden. markieren Sie alle Zellen, die Sie verbinden wollen wählen Sie Zellen > Format > Zellen fomatieren" markieren Sie "Zellen verbinden" klicken Sie abschließend auf OK
Tabelle formatieren Zellen formatieren Auch das Aussehen der Zellen lässt sich ändern. Über: "Zellen > Format > Zellen formatieren > Rahmen" können Zellen mit Rahmen unterschiedlicher Farbe, Dicke oder Linienführung versehen werden. "Zellen > Format > Zellen formatieren > Ausfüllen" ändert Farbe und Hintergrund der Zelle.
Tabelle formatieren - Schriftarten Das Ändern der Schriftformatierung erfolgt über: "Zellen > Format > Zellen formatieren > Schrift" Tipps: Um eine Spalte zu markieren, klicken Sie auf den Spaltenkopf. Entsprechend können Sie eine Zeile über Anklicken des Zeilenkopfes und die ganze Tabelle über das linke obere Quadrat markieren. Das Markieren mehrerer Zellen funktioniert mit der Umschalt- (Reihe) oder STRG-Taste (einzelne Zellen).
Tabelle formatieren - Überschriften Auch die Tabelle lässt sich bearbeiten, die wichtigsten Tipps: Überschrift zentrieren Markieren Sie die Zellen A1 bis E1 Angaben in 1. Zeile schräg setzen Markieren Sie die Zellen A16 bis E16 Wählen Sie "Zellen > Format > Zellen formatieren > Ausrichtung" und dort den Wert "45 ".
Tabelle formatieren Zeilen und Spalten anpassen Spaltenbreite anpassen Wählen Sie "Zellen > Format > Spaltenbreite" oder "Breite automatisch anpassen" oder setzen Sie den Mauszeiger auf den Spaltenstrich und ziehen oder Doppelklick auf Spaltentrennstrich im Spaltenkopf Zeile einfügen und löschen Wählen Sie "Zellen > Einfügen > Blattzeilen einfügen" (diese wird auch sofort ins Diagramm übernommen) Wählen Sie "Zellen > Löschen > Blattzeilen löschen"
Tabelle formatieren Rahmen und Schatten Beispiele: Markieren von A2 bis E11, dann Pfeil der Rahmenlinienpalette (in Schriftart) anklicken und "Dicke Rahmenlinien" wählen Markieren von A17 bis E26, dann Pfeil der Rahmenlinienpalette anklicken und "Alle Rahmenlinien" wählen. Markieren von A31 bis E41, "Zellen > Format > Zellen formatieren > Rahmen" Farbe rot und "Ausfüllen > Hintergrundfarbe" Farbe gelb.
Tabellenkalkulation Automatische Summen Excel kann automatisch die Zahleneingaben in einer Spalte summieren. Öffnen Sie die Datei "asthma1.xls" Klicken Sie auf die Zelle E12, anschließend auf das Summe-Zeichen. Es erscheint automatisch: =SUMME(E2:E11) Anschließend drücken Sie die Eingabetaste
Tabellenkalkulation - Bezüge Mit einem Bezug wird in einer Formel angegeben, an welcher Tabellenposition sich diejenigen Daten befinden, die in der Formel verwendet werden sollen. Relative Bezüge Wird die Zelle, die die Formel enthält, verschoben, ändert sich auch den Bezug auf die verwendeten Datenzellen. Absolute Bezüge Wird eine Formel-Zelle verschoben, wird der Bezug auf die Datenzelle nicht angepasst.
Tabellenkalkulation Relative Bezüge Beispiel für einen relativen Bezug: Kopieren Sie die Tabelle von A1 bis E14 und fügen sie die Kopie ab A16 ein. Ändern Sie in der Kopie die Tablettenzahl am 1.3. Die Summenformel wird sofort aktualisiert, da Excel automatisch den Bezug "E2;E11" auf "E17;E26" geändert hat. Kontrollieren Sie die Änderung in der Bearbeitungszeile.
Tabellenkalkulation Absolute Bezüge Wollen Sie das Anpassen des Bezugs verhindern, setzen Sie vor der Zeilen- oder Spaltenangabe ein Dollar-Zeichen ($). Markieren Sie die Zelle E12 und fügen Sie in die Bearbeitungszeile vier Dollar-Zeichen ein, also "=SUMME($E$2:$E$11)". Kopieren Sie A1 bis E14 und fügen die Kopie ab A31 ein. Ändern Sie den Wert in der neuen Kopie am 1.3. vormittags: Es passiert nichts. In der Bearbeitungszeile der Zelle E42 steht: "=SUMME($E$2:$E$11)".
Tabellenkalkulation - Bezüge Möchten Sie den Bezug auf eine Zelle eines anderen Tabellenblatts setzen, notieren Sie zwischen Gleichheitszeichen und dem Zellbezug den Namen des Tabellenblattes gefolgt von einem Ausrufezeichen. Im Beispiel zeigt der Bezug auf die Zelle B32 des Tabellenblatts Januar.
Tabellenkalkulation Ergebnisse verwenden Sie können Ergebnisse von Formeln für weitere Formeln verwenden. Beispiel: Wie viel Prozent des Maximalwerts entspricht der Minimalwert? Markieren Sie die Zelle C45 Ändern Sie dessen Format über "Zellen > Format > Zellen formatieren > Zahlen" in Prozent. Geben Sie in die Bearbeitungszeile "=C43/C42" ein und drücken Sie die Eingabetaste
Tabellenkalkulation Zellen benennen Um in großen Arbeitsblättern nicht die Übersicht zu verlieren, kann jeder Zelle ein Name gegeben werden. Klicken Sie auf die Zelle C42 und geben in das Namenfeld links oben neben der Bearbeitungszeile "Maximalwert" ein und betätigen die Eingabetaste. Beim Anklicken der Zelle erscheint nun "Maximalwert" statt "C42". Tipp: Über den Listenpfeil können alle vorhandenen Bereichsnamen angezeigt werden. Klicken Sie auf den Namen, und die entsprechende Zelle wird markiert.
Tabellenkalkulation Mathematische Funktionen In Excel können im Prinzip alle mathematischen Berechnungen durchgeführt werden. Dazu lohnt ein Blick in den Funktionsassistenten unter "Formeln > Math. & Trigonom". Hier finden sich Funktionen wie Abrunden, Bogenmaß, Kosinus, Exponent, Grad, die Zahl Pi... Beim Anklicken wird unten die Funktion erklärt. Darüber steht musterhaft, wie die Funktion aussieht. Dabei kann die Zahl immer durch ein Argument ersetzt werden.
Tabellenkalkulation - Mittelwert Excel bietet weitere Berechnungsfunktionen, zum Beispiel ermittelt es den Mittelwert: Markieren Sie die Zelle D12 Klicken Sie auf Symbol des Funktionsassistenten, wählen Sie für "Kategorie auswählen > Alle" und für "Funktion auswählen > Mittelwert" ODER "Formeln / AutoSumme > Mittelwert"
Tabellenkalkulation Mittelwert bearbeiten Bei Name der Funktion "Mittelwert" markieren OK bei Zahl1 "D2:D11" belassen OK
Tabellenkalkulation Min/Max Funktion Excel ermittelt auch Maximal- und Minimalwert: Markieren Sie Zelle C12 und klicken Sie auf den Funktionsassistenten Bei Name der Funktion "MAX" wählen > OK und bei Zahl1 "C2:C11" lassen > OK Markieren Sie Zelle C13 und klicken Sie auf den Funktionsassistenten Bei Name der Funktion "MIN" markieren > OK und bei Zahl1 "C2:C12" lassen oder "C2:C11" eingeben > OK
Tabellenkalkulation Werte aus Formeln Sie können bei Berechnungen auch einzelne Zahlen wählen, zum Beispiel den Durchschnitt der Vormittagswerte ermitteln Markieren Sie die Zelle C14 Rufen Sie den Funktionsassistenten auf Bei Name der Funktion "MITTELWERT" wählen > OK Ändern Sie die Angaben bei Zahl1 in "C2;C4;C6;C8;C10;C12" > OK ALSO: ":" bedeutet "von - bis" und ";" "Nur diese(r) Wert(e)"
Tabellenkalkulation Regeln für Formeln Eine Berechnung führt Excel immer mit Hilfe einer Formel aus. Diese besteht aus: Wert: Explizite Zahlenangabe (etwa "0", im Beispiel "Zahl2") oder Argument: Zellen mit Daten (zum Beispiel "D2:D11") und Operator: Mathematische Symbole (+-*/^%) oder Funktion: Mathematische Operation wie Summe, Mittelwert, Maximalwert
Tabellenkalkulation Beispiele für Regeln Operator und Wert: Schreiben Sie in eine Zelle "+5+7" (oder =5+7) > Eingabetaste Operator und Argument: Schreiben Sie in eine Zelle "+D5+D7" (oder =D5+D7) > Eingabetaste Funktion und Wert: Schreiben Sie in eine Zelle "=SUMME(5;7)" > Eingabetaste Funktion und Argument: Schreiben Sie in eine Zelle "=SUMME(D5;D7)" > Eingabetaste Vorteil der Argumente: Bei Änderung des Zahlenwertes in der Originalzelle wird die Berechnung sofort aktualisiert:
Tabellenkalkulation - Teilergebnis Statistische Funktionen verbergen sich hinter "Teilergebnis": Markieren Sie das Feld E43 und gehen im Funktionsassistenten auf "Math. & Trigonom. > Teilergebnis". Unter Funktion ist eine Zahl einzugeben, die einer mathematischen Funktion entspricht:
Tabellenkalkulation - Bezüge Unter Bezug geben Sie die Werte oder Argumente ein, für die die statistischen Berechnungen durchgeführt werden sollen. Hier funktioniert nur die Eingabe einzelner Werte, also mit ";" oder die Eingabe in die einzelnen Felder.
Tabellenkalkulation Weitere Funktionen Weitere statistische Funktionen finden sich im Funktionsassistenten unter "Statistik". Die Beschreibungen befinden sich immer unter der markierten Funktion.
Tabellenkalkulation - Textfunktionen Auch Texte lassen sich mit Funktionen bearbeiten Im Beispiel werden zwei Felder (Vorname und Nachname) verbunden und Ihre Inhalte durch ein Leerzeichen voneinander getrennt in Spalte G ausgegeben.
Tabellenkalkulation - Szenarien Durch das Einfügen zusätzlicher Zahlen können Sie Szenarien berechnen. Beispiel: Wie viele Tage ohne Symptome braucht der Patient, um auf den Durchschnittswert von 1 zu kommen? Markieren Sie die Zelle D13 Wählen Sie im Funktionsassistenten "MITTELWERT" Ändern Sie Zahl1 in "D2:D11" Geben Sie bei Zahl2 "0" ein. Sie sehen, dass sich der berechnete Mittelwert rechts unten verändert. Geben Sie in die weiteren Feldern "0" ein, bis der Mittelwert 1 ergibt. Das ist bei Zahl6 der Fall.
Tabellenkalkulation Beispiel für Szenario
Drucken Seite anpassen Vor dem Drucken sollten Sie IMMER "Ansicht > Seitenlayout" wählen. Ein Diagramm wird beim Druck unter Umständen abgeschnitten. Gehen Sie auf "Seitenlayout > Orientierung > Querformat"
Drucken Seitenränder anpassen Sie können die Druckränder in der Seitenansicht bearbeiten: Klicken Sie in der Seitenansicht auf Umbruchvorschau Die dunkelblauen Ränder lassen sich mit der Maus verschieben.
Drucken Kopf und Fußzeilen Für den Druck können Sie Kopf- und Fußzeilen einfügen. über "Seitenlayout > Drucktitel > Kopfzeile/Fußzeile" "Asthma1" schreiben Unter Benutzerdefinierte Fußzeile geben Sie für "Rechter Abschnitt" Seitenzahl und für "Linker Abschnitt Datum ein Die Symbole entsprechen nacheinander: Dialogfeld Schriftart für Formatierung des eigenen Textes, Seitenzahl, Gesamtseitenzahl, Datum, Uhrzeit, Dateiname, Blattname
Excel Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit