Schritt für Schritt Anleitung des webbasierten Serviceticketsystems für die Vitra Fachhandelspartner 08.03.2017 1
http://vitra.warranty-solutions.de Benutzername und Passwort eingeben 08.03.2017 2
Startseite Übersicht der Störungsmeldungen inkl. Status. Außerdem wird angezeigt: - Datum der Anlage - Anzahl Datensätze 08.03.2017 3
Zugang einrichten: Profil Die hier eingegebene E-Mail-Adresse dient nur der Erkennung im System. Wie bei einem Fingerabdruck ist sie einmalig vorhanden. Zusätzlich kann eine Websiteadresse eingetragen werden. 08.03.2017 4
Zugang einrichten: Profil Bei Klick auf den Namen können weitere persönliche Userdaten eingesehen und geändert werden. Der eigene Username und das eigene Passwort können nun geändert werden. ACHTUNG! Diese Daten (E-Mail-Adresse und Passwort) bitte an einem sicheren Ort aufbewahren, da der Dienstleister auf diese ab der Änderung nicht mehr zugreifen kann. Eine Wiederherstellung ist nur kostenpflichtig möglich. Auch E-Mail-Adresse für Passwortzusendung nicht vergessen! 08.03.2017 5
Zugang einrichten: Profil Eigene Rechnungsund ggfs. abweichende Lieferadresse können eingegeben werden. Die Art der Meldungen wird jeweils durch Setzen des Hakens aktiviert oder deaktiviert. Im Reiter Messages können die E-Mail-Adressen oder Mobilnummern für die Meldungen eingestellt oder geändert werden. Hier können auch mehrere Adressen/ Nummern pro Meldungsart angelegt werden. Diese müssen durch ein Komma getrennt sein, ohne Leerzeichen! Bei SMS mehrerer Mobilnummern, Trennung ebenfalls durch Komma, ohne Leerzeichen. 08.03.2017 6
Zugang einrichten: Profil 08.03.2017 7
Serviceticket anlegen Button klicken 08.03.2017 8
Ticket Serviceticket anlegen anlegen Abfrage-Daten eingeben, wie Priorität Beschwerdeführer Kundengröße Auftragstyp Bestellnummer Kunde Auftragsnummer Artikelnummer Weiter mit Kunde/Servicepartner 08.03.2017 9
Serviceticket anlegen Händlerrolle / Handelspartner eingeben. Wenn Auftraggeber ausgewählt wird, geht die Rechnung an den FHP (also an Sie). Kundendaten werden automatisch ausgefüllt. Servicepartner wird automatisch angegeben. Falls nicht, auf das LKW- Symbol klicken. 08.03.2017 10
Serviceticket anlegen Zusätzliche Informationen zum Gerät (d. h. Vitra Produkt). Die Historie zeigt bereits durchgeführte Arbeiten an. Produkt- und Fallbeschreibung (das was der Kunde sagt) eintragen und Zeitpunkt des Auftretens eingeben. 08.03.2017 11
Ansicht des Servicetickets fertig zur Weiterbearbeitung Status wird entsprechend Verlauf aktualisiert. 08.03.2017 12
Serviceticket bearbeiten: Medien Datei aus Speicherort auswählen und hochladen. 08.03.2017 13
Serviceticket bearbeiten: Adresse / Standort 08.03.2017 14
Serviceticket bearbeiten: Ersatzteile eingeben Für neues Teil oder Zusatz immer auf das + Zeichen klicken. Es werden die Listenpreise zzgl. MwSt. angezeigt. Wichtig bei konfigurierbaren Ersatzteilen (d.h. Ersatzteile, die eine Variantenstruktur haben). 08.03.2017 15
Serviceticket ausfüllen und Status setzen Eigene Daten können hier eingegeben werden. Bei Klick auf den Kalender wird der nächstmögliche Plantermin und die mögliche Kalenderwoche (gelb markiert) angezeigt. 08.03.2017 16
Symbolbedeutungen / Status des Servicetickets Zahnrad = Abschluss Servicepartner Gebäude = Abschluss Hersteller, Gewährleistung angenommen Information = Servicemeldung nur anzeigen Wecker mit grünem Pfeil = Auftrag terminiert Wecker mit rotem Dreieck = Auftrag terminiert, Zeit überschritten (24 Stunden, kann aber definiert werden) Blitz = Gewährleistung oder Kulanz etc. abgelehnt Gerätehistorie Rotes i = Auftrag befindet sich zur Bearbeitung auf dem Tablet-PC (z. B. ipad) des Servicetechnikers Folgeauftrag 08.03.2017 17
Symbolbedeutungen / Status des Servicetickets Stift = Ticket bearbeiten Lupe = Filter-/Suchfunktion Briefchen = Anzeige neuer Chat-Einträge (manuell) Notiz / Datei = Hochgeladene Dateien Tel.-Hörer = Auftrag telefonisch gelöst Grünes Häkchen = Auftrag angenommen Beim Fahren mit der Maus über die diversen Symbole, wird deren Bedeutung im Detail angezeigt. Schraubschlüssel: NACHMONTAGE Blaues Häkchen = E-Mail an Kunden geschickt 08.03.2017 18
Serviceticket bearbeiten: Notizen / Chatsystem Sämtliche Korrespondenz kann über die Chat-Funktion erfolgen, zusätzliche E-Mails entfallen. Ansicht des neuen, ungelesenen Chat-Eintrags beim Hersteller in der Störungsmeldungsübersicht; Chat- Einträge des Herstellers erscheinen genauso beim Servicetechniker. Alle Einträge werden protokolliert und stehen auch später noch zur Verfügung. 08.03.2017 19
Weitere Ansichten: Ersatzteile Über Symbol i können weitere Details angezeigt werden, sofern sie durch den Hersteller bereitgestellt wurden. 08.03.2017 20
Schlussbemerkung Nach Erfassung des Servicetickets durch den FHP ergänzt der Vitra Sachbearbeiter die Daten. Fragen können über das Chatsystem geklärt werden. Der Servicetechniker kann Dateien wie Technikerbericht oder Fotos hochladen. Nach Abschluss durch den Servicetechniker wird der Auftrag von Vitra final überprüft und steht dem FHP zur Verfügung. 08.03.2017 21
Kontaktdaten Warranty Solutions GmbH Bei Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung: Warranty-Solutions GmbH Albert-Einstein-Str. 9 86899 Landsberg am Lech Tel.: 08191-947783 Fax: 08191-94778-48 info@warranty-solutions.de www.warranty-solutions.de 08.03.2017 22