Certified Project Manager IPMA Level C (Test-) mit Antworten Richtzeit für diesen Prüfungsteil die empfohlene Richtzeit pro Aufgabe ist vermerkt 120 Minuten Anzahl Aufgaben 14 Aufgaben total 120 Punkte (die erreichbare Punktzahl pro Aufgabe ist vermerkt) Aufteilung der Punkte - PM Technische Elemente 80 Punkte - PM Verhaltenselemente 20 Punkte - PM Kontextelemente 20 Punkte Aufteilung Punkte und Richtzeit pro Aufgabe Aufgabe Richtzeit Punkte Aufgabe Richtzeit Punkte A01 10 14 A09 5 6 A02 10 8 A10 5 6 A03 10 12 A11 10 8 A04 10 12 Total 20 Minuten 20 Punkte A05 10 8 A06 10 6 A12 10 8 A07 15 14 A13 5 6 A08 5 6 A14 5 6 Total 80 Minuten 80 Punkte Total 20 Minuten 20 Punkte Erlaubte Hilfsmittel: open books Anmerkung: Die Prüfung wurde einfachheitshalber in der männlichen Form verfasst. Ausgabe: 28.02.2012 Serie: M3-2012 Letzte Bearbeitung: 18.09.2012 VZPM
1. PM Technische Kompetenzelemente M3 Projektorganisation A1 E 1.06 Richtzeit: 10 Minuten 14 Punkte Einleitung zu A1 Die Zahl der Projekte sowie die Zahl der Mitarbeiter, die an Projekten beteiligt sind, ist ständig im Wachsen begriffen. In den seltensten Fällen stellen Unternehmen zusätzliches Personal für die Projektabwicklung ein. Projektmitarbeiter erhalten mit der Projektrealisierung eine Zusatzaufgabe zu ihrer Linientätigkeit im Alltagsjob. Die Projektorganisation wird in der Regel in der Startphase eines Projektes erstellt. Der erste Schritt besteht in der personenunabhängigen Definition der Projektrollen. Welche nötig sind, hängt vom Projekt ab. Aufgabe A1 Sie haben als Projektleiter ein Entwicklungsprojekt im IT-Umfeld übernommen und haben sich in Ihrem Projekt für eine Projekt-Matrixorganisation entschieden. Gegenüber Ihrem Auftraggeber und dem Entscheidungsgremium verteidigen Sie Ihren Entscheid. Sie führen dabei vier Vorteile auf, aber auch zwei Nachteile dieser Organisationsform auf. Antwort Aufgabe A1.1 Vier Vorteile Aufgabe A1.1 1. Durch die mehrdimensionale Ausrichtung hat man die Chance, dass innovative, ganzheitlich orientierte IT-Produkte entstehen. 2. An der Umsetzung können alle Funktionsbereiche beteiligt werden. Dabei wird die bestehende Organisationsform weiterhin beibehalten. 3. Bei Einigkeit im Projektteam können kurze IT-projektbezogene Kommunikationswege entstehen. 4. Die Projektumsetzung kann ohne störende Hierarchiestrukturen erfolgen. 5. Qualitativ hochwertige Entscheidungen sind durch die Beteiligung vieler Funktionsbereiche mit Spezialwissen möglich. 6. Die Organisationsform fördert eine hohe Motivation bei den Mitarbeitern. Die Mitarbeiter haben ein hohes Sicherheitsgefühl, da sie in ihrem gewohnten Umfeld bleiben. 7. Für das IT-Projekt werden keine eigenen Ressourcen aufgebaut. Zwei Nachteile Aufgabe A1.1 1. An den Matrixschnittpunkten ist mit Integrations- und Koordinationsproblemen zu rechnen. VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 2 von 18
2. Aus der Verteilung der Kompetenzen zwischen den beiden Gestaltungsdimensionen können, die für Matrixorganisationen generell typischen institutionalisierten Kompetenzkonflikte, entstehen. 3. Im Konfliktfall kann sich eine Entscheidungsfindung zwischen den Beteiligten als schwerfällig und zeitintensiv erweisen. Ebenso können lange, formale Kommunikationswege entstehen. 4. Es entstehen hohe Anforderungen an die IT-Projektbeteiligten in fachlicher und sozialer Sicht. 5. Unklare Unterstellungsverhältnisse und unklare Instanzwege stellen ein weiteres Gefahrenpotenzial dar. Aufgabe A1.2 Ihr Auftraggeber kennt den Unterschied zwischen einer Matrix-Projekt-Organisation und einer Reinen Projektorganisation nicht. Er bittet Sie deshalb, ihm die beiden Organisationsformen kurz am Flipchart aufzuzeichnen. Machen Sie je eine Zeichnung der beiden Organisationsformen und zwar im Kontext zur Linienorganisation. Geschäftsleitung Projekte Linie Projektleiter 1 Projektleiter 2 Linie Linie Team 1 Team 1 Team 2 Team 2 Abbildung 1: Reine Projektorganisation Geschäftsleitung Projekt 1 Linie Linie Linie Linie Projekt 2 Projekt 3 Abbildung 2: Matrix-Projekt-Organisation : Aufgabe A1.1 Je Vorteil 1 Punkt (vier x 1) 4 Punkte Je Nachteil 1 Punkt (zwei x 1) 2 Punkte Aufgabe A1.2 Je korrekte Zeichnung 4 Punkte 8 Punkte Total 14 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 3 von 18
M3 Projektorganisation und Rollen im Projekt A2 E 1.06 Richtzeit: 10 Minuten 8 Punkte Persönliche Anforderungen an den Projektleiter Auf persönlicher Ebene lassen sich Fachkompetenz, Sozialkompetenz und Methodenkompetenz als besonderes Anforderungsprofil für Projektleiter aber auch für (die meisten) Projektmitarbeiter unterscheiden. Fachkompetenz Summe aus Wissen, Können und Erkennen Projektmanagement Sozialkompetenz menschliche Fähigkeit Methodenkompetenz Fähigkeit der Anwendung Quelle: Kompetenzrad von Prof. Dr. Klaus North Aufgabe A2 Ihr Auftraggeber fordert Sie auf, ihm zu erklären, was nun Methodenkompetenz umfasst und Sie antworten ihm: Methodenkompetenz beinhaltet weitgehend von der fachlichen Kompetenz unabhängige Fähigkeiten zur Planung und Durchführung der Arbeiten im Projekt. Der Auftraggeber wünscht von Ihnen vier Beispiele dazu. Bitte führen Sie vier Beispiele auf. Antwort A2 Beispiele der Methodenkompetenz sind: Projektmanagement Qualitätsmanagement systematische Problemlösung vernetztes Denken Präsentation und Moderation Mitarbeiterführung Konfliktlösung A2 Je korrektes Beispiel der Methodenkompetenz zwei Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 4 von 18
M3 Projektanforderung A3 E 1.03 Richtzeit: 10 Minuten 12 Punkte Sobald das Projekt und die dafür notwendige Investition freigegeben ist, sollte der Projektauftraggeber einen Projektauftrag vorlegen, in dem der Leistungsumfang des Projektes, die Zielsetzung und Lieferobjekte, der Zeitrahmen, das Budget, die Reviewpunkte und die Zusammensetzung des Projektteams grob festgelegt werden (Quelle Swiss NCB 4.0). Die Projektumfangsbeschreibung (Leistungsumfang des Projektes) beantwortet sieben Fragen: Wer, Was, Wann, Warum, Wo, Wie und Wie viel. Aufgabe A3 Der Projektauftraggeber will nun von Ihnen einen Vorschlag für das Inhaltsverzeichnis, d.h. einen Vorschlag für die Struktur des Projektauftrages. Das Inhaltsverzeichnis muss mindestens sechs Themenbereiche umfassen. Antwort A3 1. Ausgangslage 2. Projektanforderungen / Abgrenzungen 3. Projektziele / Ergebnisse / Details zur Zieldefinition / Kennzahlen zur Zielerreichung 4. Projektprozess (Projektphasen) 5. Aufwand / Kosten / Budget / Ressourcen 6. Termine / Meilensteine 7. Restriktionen / Rahmenbedingungen / kritische Erfolgsfaktoren 8. Review-Vermerke und Meeting-Protokolle 9. Projektorganisation und Rollen 10. Informationen 11. Kommunikation A3 Je Themenbereich zwei Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 5 von 18
P04 Leistungsumfang und Lieferobjekte A4 E1.10 Richtzeit: 10 Minuten 12 Punkte Es gibt viele Arten, die Arbeit eines Projektes zu organisieren und den Leistungsumfang zu gliedern. In der Praxis sind am häufigsten sogenannte Strukturpläne anzutreffen, im Projektmanagement konkret vertreten durch den Projektstrukturplan (Quelle PM3). Dem Projektstrukturplan (PSP) kommt im Rahmen der Projektplanung eine zentrale Rolle zu. Er wird Ihnen als Projektleiter nicht nur helfen, sich Übersicht über das Projekt zu verschaffen, sondern hat darüber hinaus eine Reihe weiterer nützlicher Funktionen. Aufgabe A4 Beschreiben Sie vier nützliche Funktionen eines Projektstrukturplanes. Antwort A4 1. Verteilung der Verantwortlichkeiten im Projekt Mit dem Projektstrukturplan (PSP) wird das globale Projektziel in operative Ziele für die Projektmitarbeiter herunter gebrochen. Auf diese Weise können Sie als Projektleiter eindeutige Aufgaben abgrenzen und Ihren Projektmitarbeitern zuordnen. 2. Basis zur Schätzung von Zeitbedarf und Projektkosten Durch den Projektstrukturplan (PSP) und seine Verfeinerung in der Arbeitspaketplanung verschaffen Sie sich Transparenz hinsichtlich des gesamten Arbeitsumfangs Ihres Projekts. Diese Transparenz bildet die Voraussetzung für die Schätzung des Zeitbedarfs (und damit der Terminplanung) sowie der Schätzung der Projektkosten. 3. Grundlage der Projektsteuerung In der Projektsteuerung erleichtert der Projektstrukturplan (PSP) durch seine Transparenz ein frühzeitiges und gezieltes Reagieren auf Ablaufstörungen, Terminverzögerungen, Kapazitätsengpässe und Budgetüberschreitungen. Er bildet auch die Grundlage für die fortlaufende, turnusmäßige der Projektrisiken. 4. Gliederungsprinzip der Projektdokumentation Wenn Sie den Projektstrukturplan (PSP) erstellen, entwickeln Sie damit gleichzeitig das Gliederungsprinzip Ihrer Projektdokumentation, des Berichtswesens und der Agenda der Projektstatussitzungen. Antwort A4 Je Funktion drei Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 6 von 18
M3 Leistungsumfang und Lieferobjekte A5 E1.10 Richtzeit: 10 Minuten 8 Punkte Entwicklung des Projektstrukturplans (PSP) für Ihr Projekt Mit dem Projektstrukturplan (PSP) wird das Gesamtprojekt in Teilprojekte zerlegt. Jedes Teilprojekt besteht wiederum aus einzelnen Arbeitspaketen. Arbeitspakete sind abgrenzbare Aufgaben, die nicht weiter aufgeteilt werden können. Als Strukturprinzip für Projektstrukturpläne wird häufig die objektorientierte oder die funktionsorientierte Gliederung verwendet. Aufgabe A5 Für das Projekt Kundendatenbank erstellen Sie für den Auftraggeber zwei Projektstrukturpläne (funktionsorientierter PSP und objektorientierter PSP). Als Grundlage für Ihre Pläne (PSP) haben Sie folgende Angaben zur Verfügung: - Sie planen zuerst eine Analyse durchzuführen, anschliessend eine Projektdefinition (Konzept), darauf aufbauend die Detailspezifikation zu erstellen, die Realisierung auf der Basis der Spezifikation mit anschliessenden Tests und die Einführung. - Im Projekt planen Sie jeweils Spezialisten für das Datenbankmodell, die Festlegung des Funktionsumfangs, für das Design & Layout, für die Contents, für die Schnittstellen und für die Dokumentation einzusetzen. Antwort A5 Struktur funktionsorientiert Projekt Kundendatenbank Analyse Definition Spezfikation Realisierung Test Einführung Struktur objektorientiert Projekt Kundendatenbank Design & Layout Content Datenbankmodel Funktionsumfang Schnittstellen Dokumentation A5 Je korrekter PSP vier Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 7 von 18
M3 Interessierte Parteien/Stakeholder A6 E1.02 Richtzeit: 10 Minuten 6 Punkte Alle interessierten Parteien können das Projekt auf direkte oder indirekte Weise beeinflussen. Einflüsse wie z.b. die unterschiedlich gelagerten Interessen, die Reife der Organisation in Bezug auf Projektmanagement, Gewohnheiten, Normen, Themen, Trends und Machtverhältnisse haben Auswirkungen auf die Art und Weise, wie ein Projekt konzipiert und durchgeführt wird (Quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A6 Als erfahrener Projektleiter analysieren Sie das Projektumfeld und sprechen mit den verschiedenen Stakeholder-Kategorien. Anschliessend erstellen Sie für Ihren Projektauftraggeber eine sogenannte Stakeholder map oder auch bekannt als Stakeholder-Portfolio, aus der die Betroffenheit der Stakeholder und der Einfluss der Stakeholder sichtbar ist. Wie sieht die grafische Darstellung Ihrer Stakeholder map oder Ihres Stakeholder-Portfolio aus. Zeichnen Sie für Ihren Projektauftraggeber eine Vorlage. Antwort A6 A6 Die Merkmale Betroffenheit/Interesse und Macht/Einfluss müssen in der Vorlage enthalten sein. Nur wenn beide Merkmale aufgeführt sind, können 6 Punkte erteilt werden. VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 8 von 18
M3 Projektphasen, Ablauf und Termine A7 E1.11 Richtzeit: 15 Minuten 14 Punkte Ziel der Terminplanung ist es, festzulegen, wann welche Vorgänge durchgeführt werden müssen und ihre logische Abfolge innerhalb eines Zeitrahmens zu bestimmen. Terminplanung umfasst die Schnittstellen zwischen Teilprojekten und Arbeitspaketen aber auch die Dauer und das Timing der Aktivitäten. Zeitpläne müssen die relativen Prioritäten der Arbeiten, die Verfügbarkeit von Ressourcen mit den notwendigen Fähigkeiten und manchmal auch die kultur- oder wetterabhängigen Jahreszeiten berücksichtigen. Wenn Unsicherheit über den für eine bestimmte Phase oder Aktivität benötigten Zeitrahmen herrscht, sollten Puffer oder Zeitreserven vorgesehen werden (Quelle Swiss NCB 4). Ein Projektablaufplan stellt zeitliche Abfolge der Arbeitspakete in Form eines Balkendiagramms dar. In diesem Sinne umfasst bzw. ergänzt ein Projektablaufplan den Projektstrukturplan (PSP). Aufgabe A7 Lieferobjekte: Im Rahmen eines Forschungs- und Entwicklungsprojektes hat eine Stadt eine Umstellung der Rechnungslegung von HRM auf IPSAS vorgenommen. 1. Berechnen Sie aufgrund des Projektablaufplanes die Projektdauer in Monaten. 2. Das Projekt startet am 1. März. Wann ist das Projekt abgeschlossen? Projektablaufplan für die Umstellung der Jahresrechnung auf IPSAS Nr. Arbeitspakete Vorgänger Nachfolger Dauer in Monaten 1 Festlegen Projektorganisation 0 2 2 2 Festlegen Konsolidierungskreis 1 4 2 3 Erstellen eines Musterkontenplans 1 4 2 4 Festhalten der sdifferenzen 3 5 5 5 Erstellen der konsolidierten Eröffnungsbilanz 4 6 1 6 Erstellen der Erfolgsrechnung 5 8 2 7 Erstellen der Bilanz 5 8 2 8 Erstellen der Geldflussrechnung 7 10 1 9 Erstellen des Eigenkapitalnachweises 7 10 1 10 Erstellen des Anhanges 3 11 8 11 Review der IPSAS Jahresrechnung 9 12 1 12 Erstellung der Anwendungsrichtlinien 11 14 2 13 Erstellen einer Kosten-/Nutzenevaluation 11 14 2 14 Verfassen des Schlussprojektberichtes 13 2 VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 9 von 18
Antwort A7 Nr. Arbeitspaket Vorgängefolger Nach- Dauer in März April Monaten Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Jan. Febr. März April Mai Juni Juli Aug. 1 Festlegen Projektorganisation 2 2 2 Festlegen Konsolidierungskreis 1 4 2 3 Erstellen eines Musterkontenplans 1 4 2 4 Festhalten der sdifferenzen 3 5 5 5 Erstellen der konsolidierten Eröffnungsbilanz 4 6 1 6 Erstellen der Erfolgsrechnung 5 8 2 7 Erstellen der Bilanz 5 8 2 8 Erstellen der Geldflussrechnung 7 10 1 9 Erstellen des Eigenkapitalnachweises 7 10 1 10 Erstellen des Anhanges 3 11 8 11 Review der IPSAS Jahresrechnung 9 12 1 12 Erstellung der Anwendungsrichtlinien 11 14 2 13 Erstellen einer Kostne-/Nutzenevaluation 11 14 2 14 Verfassen des Schlussprojektberichtes 13 2 Das Projekt hat eine Dauer von 18 Monaten, es startet am 1. März und ist Ende August des Folgejahres abgeschlossen. A7 14 Punkte für die korrekte Berechnung der Projektdauer, es könnten ev. Teilpunkte vergeben werden. VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 10 von 18
M3 Überwachung, Controlling und Berichtswesen A8 E1.16 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Überwachung und Controlling umfassen die Aktivitäten Planung, Steuerung und Zielerreichungsüberprüfung auf unterschiedlichen Ebenen. Dieses Element behandelt somit die gesamten Controllingfunktionen und die Berichterstattung im Projekt. (Quelle Swiss NCB 4) Aufgabe A8 Was ist die Grundlage für die Steuerung im Projekt? Beschreiben Sie drei Basisdokumente im Projekt, welche als Grundlage für die Steuerung im Projekt dienen. Antwort A8 Grundlagen für die Steuerung im Projekt sind - Projektziele - Projektpläne - Projektverträge (Auftrag, Lastenheft, ) A8 Je Grundlage zwei Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 11 von 18
2. PM Verhaltenskompetenzen M3 Verhandlungen A9 E2.11 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Projektverhandlungen sollten unter angemessener Berücksichtigung der Interessen und Positionen der verschiedenen Parteien geführt werden (Inhaltsebene). Die Verhandlungen sollten offen geführt werden und als erwünschtes Resultat eine Win-win-Situation bringen. Es ist jedoch wichtig, zu erkennen, dass manche Verhandlungen einen sehr politischen oder kommerziellen Charakter haben und häufig Kompromisse zur Folge haben, die nicht alle Parteien gleichermassen zufrieden stellen(quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A9 Viele Verhandlungssituationen werden aber gar nicht als solche erkannt. Unvorbereitet stolpern wir täglich in und durch viele Verhandlungen, ohne zu ahnen, dass wir verhandelt haben. Wenn es schlecht gelaufen ist, fragen wir uns bisweilen, was da eigentlich eben gelaufen ist. Um hier Verbesserungspotential zu haben, ist es zunächst notwendig, sich bewusst zu machen, wann verhandelt wird oder werden müsste. Dann können diese Kommunikationsprozesse wirksamer gestaltet und Fehler vermieden werden. Führen Sie zwei Beispiele von möglichen Verhandlungssituationen auf, die als verdeckte Verhandlungssituationen bezeichnet werden können. Antwort Aufgabe A9 - Flur-/Kaffepausengespräche (ich hätte da kurz eine Frage; Gut, dann bringen Sie mir morgen also ) - Eine kurze Email-Anfrage, die mit einer Vereinbarung beantwortet wird, die meist nicht als solche gekennzeichnet ist: Ich schicke ihnen morgen eine Übersicht, das reicht ja für die Sitzung - Spontane Telefonate oder Anrufe, die über einen reinen Informationsaustausch hinausgehen - Eine kleine Bitte (Quelle: PM3) : Je Verhandlungssituation 3 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 12 von 18
M3 Konflikte und Krisen A10 E2.12 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Ein Konflikt ist ein Zusammenstoss widersprüchlicher Sachverhalte oder Interessen oder unverträglicher Persönlichkeiten und kann Krisen verursachen. Häufig zerstört dies eine sonst gute Arbeitsatmosphäre und kann negative Auswirkungen für die betroffenen Ein- zelpersonen oder Unternehmen mit sich bringen. Das Auftreten von Konflikten und Krisen ist normal. Sie können auch nützlich sein und bei adäquater Behandlung zu stärkerem Zusammenhalt im Team und zu besseren Projektergebnissen (Chancen) führen (Quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A10 Das persönliche Verhalten ist entscheidend für den Verlauf von Konflikten und das Ergebnis von schwierigen Gesprächen. Es gibt jedoch drei Grundregeln der Kommunikation in der Gesprächsführung, besonders in Konfliktsituationen. Beschreiben Sie diese drei Grundregeln in kurzer Form. Antwort Aufgaben A10 1. Ich-Botschaft: Per "Ich" sprechen und nicht per "Du", "man" oder "wir". 2. Aktives Zuhören: Das heisst: Jetzt spricht meine Gesprächspartnerin oder mein Gesprächspartner. 3. Fragetechnik: Eine gute Fragetechnik ist die beste Voraussetzung für ein erfolgreiches Gespräch. Wer wissen will und fragt, erfährt viel. A10 Je Grundregel 2 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 13 von 18
M3 Kreativität A11 E2.07 Richtzeit: 10 Minuten 8 Punkte Unter dem Sammelbegriff der Kreativitätstechniken werden alle Methoden zusammengefasst, die dazu dienen, Lösungsspielräume auszuloten und dabei Vielfalt, Querdenken sowie das Überschreiten mentaler Grenzen zulassen. Das Ergebnis dieser Phase kann helfen, Probleme zu präzisieren, Gedanken zu ordnen sowie die Entstehung von neuen Ideen zu beschleunigen. Dabei sollen sie vor allem helfen, bezüglich der Lösungsansätze nicht "more of the same" (also Mehr vom Gewohnten) zu produzieren, sondern neue Denkansätze und Lösungswege zu schaffen. Mit den Kreativitätstechniken sollen in der Teamarbeit effektive und effiziente Wege gefunden werden, Einflussgrössen auf Prozesse so zu verändern, dass die gewünschten Ergebnisse rasche erzielt werden können. Die Qualität und Quantität der Ideen bei diesen Methoden sind im Vorhinein schwer abschätzbar, da je nach Aufgabenstellung und Technik die Ergebnisse stark schwanken können. Die Qualität der Resultate kann jedoch durch Erfahrung gesteigert werden. Folgende Techniken finden häufig in der Praxis Anwendung: - Brainstorming - Mind Map - Kopftstandtechnik - Ursache-Wirkungs-Diagramm - SWOT-Analyse - Storyboard Aufgabe A11 Beschreiben Sie eine der aufgeführten Techniken (kurz) und führen Sie auch auf, bei welcher Gelegenheit Sie diese Technik einsetzen würden. Antwort zu Aufgabe A11 Technik Brainstorming Mind Map Kopfstandtechnik Beschreibung Das Brainstorming beschreibt eine Art Ideensammlung bei der alle Teilnehmer ihre Assoziationen mit dem Thema aussprechen oder aufschreiben. Von einem Protokollführer werden die noch unstrukturierten Vorschläge gesammelt und nach Themengebieten und Realisierbarkeit gereiht. Das Mind Map dient einerseits der Ideenfindung als auch gleichzeitig der Ideenstrukturierung und Visualisierung der Assoziationen aller Gruppenmitglieder. Dazu werden Worte, Bilder, Farben und Elemente verwendet. Auf einem Bogen Papier, einem Flipchart oder Tafeln werden die Ideen gesammelt und sofort strukturiert einem Bereich zugewiesen. Bei dieser Technik werden Lösungsmöglichkeiten zu einem vorgegebenen The- VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 14 von 18
Technik Beschreibung ma durch die Entwicklung von Ideen zu dem exakt entgegengesetzten Problem generiert. D.h. die Problemstellung wird umgekehrt und über Methoden wie das Brainstorming oder ein Mind Map zu lösen versucht Ursache-Wirkungs- Diese Methode baut auf den vorherigen Techniken auf, und hilft bei der Strukturierung der Ergebnisse. Nach der Problemformulierung und Festlegung der Diagramm Haupteinflussgrößen werden die Ursachen des Problems erarbeitet. Danach folgen die Visualisierung und Prüfung auf Vollständigkeit, die Generierung einer Aussage sowie die Überprüfung dieser auf Richtigkeit. SWOT-Analyse Die Abkürzung SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities sowie Threats. Mit diesem Werkzeug sollen die Bedingungen für das Erreichen eines bestimmten Zieles analysiert werden, wobei man das Problem bzw. die Fragestellung anhand der 4 oben genannten Kriterien zerlegt um daraus Maßnahmen abzuleiten. Storyboard Diese Methode ist eine aus der Filmindustrie übernommene Technik, um etwa Präsentationen klar darzustellen und aufzubauen. Dabei wird, nachdem das Thema definiert ist, jeder Folie eine aussagekräftige Botschaft zugewiesen und diese mit Inhalt gefüllt. Die Folien haben damit klare Statements, und bilden einen nachvollziehbaren "Erzählfluss". Quelle: www.vnl.ch/kreativitaetstechniken Einsatz: 3 Punkte Beschreibung : 5 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 15 von 18
3. PM Kontextkompetenzen M3 Projektorientierung A12 E3.1 Richtzeit: 10 Minuten 8 Punkte Der Begriff Projektorientierung wird zur Beschreibung der Ausrichtung von Organisationen auf ein «Management by projects»-konzept und für die Weiterentwicklung von Kompetenzen verwendet. Die Art und Weise, in der Projekte im Rahmen eines Portfolios koordiniert, Projekte und Programme geleitet und die Kompetenzen der Projekt-, Programm- und Portfoliomanager gefördert werden, hat eine unmittelbare Auswirkung auf den Projekterfolg. Projekte und ihr Management unterscheiden sich wesentlich vom laufenden Betrieb der Stammorganisationen und seinem Management (Quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A12 Was beinhaltet dieses Konzept Management by projects? Als Projektleiter erklären Sie einem neuen Projektmitarbeiter dieses Konzept. Der neue Projektmitarbeiter hat erfahren, dass Ihr Projekt Bestandteil eines Programms ist und will von Ihnen wissen, was ein Projekt-Programm ist. Erklären Sie ihm diesen Begriff ebenfalls kurz. Antwort A12 - Management by Projects ist ein zentrales Managementkonzept von Trägerorganisationen, insbesondere von projektorientierten Unternehmen. Projektorientierte Unternehmen erfüllen ihre Aufgaben vor allem in Form von Projekten. Parallel werden viele verschiedene Projekte begonnen, geführt und abgeschlossen. Durch das Management by Projects werden die organisatorische Flexibilität und Dynamik gesteigert, die Managementverantwortungen dezentralisiert, das organisatorische Lernen verbessert und die organisatorischen Veränderungen erleichtert. Andere Führungskonzepte (z.b. Management by objectives) können darin integriert und operationalisiert werden. Management by projects wird auch als Methodik mehrerer Organisationen in einem gemeinsamen Aktionsbereich (Programm, Geschäftsbereich virtueller Unternehmen) eingesetzt. - Ein Programm besteht aus einer Reihe von verknüpften Vorhaben und weiteren Massnahmen zur Erreichung einer übergeordneten Zielsetzung (Strategie). Beim Mehrprojektmanagement werden alle Projekte in einer Organisation oder einem Bereich bei der Evaluation und Auswahl, Planung und Steuerung aufeinander abgestimmt. Die Aufteilung eines komplexen Projekts in Teilprojekte wird als Teil des normalen PM behandelt. A12 Definition Management by Projects: 4 Punkte Definition Programm: 4 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 16 von 18
M3 Business A13 E3.6 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Ein Projekt kann auch wie ein Unternehmen auf Zeit betrachtet werden. Aus diesem Grund gibt es zwei Hauptbereiche von Schnittstellen zwischen Organisation (Linie) und Projekten bzw. Projektmanagement. Zum einen bestehen erhebliche Vernetzungen zwischen den einzelnen Projekten bzw. dem Projektportfolio und dem normalen Geschäft einer Organisation (Business). Auf der anderen Seite kann das Projektmanagement insgesamt viele Aspekte aus dem allgemeinen Management auf seine Aufgaben übertragen. Es besteht eine Vielzahl gleicher, ähnlicher oder abgeleiteter Aktivitäten vom Management eines Unternehmens zum Management eines Projektes (Quelle PM3). Aufgabe A13 Worin unterscheidet sich die Arbeit in der Linie von der Projektarbeit hauptsächlich. Führen Sie je drei Unterschiede auf. Antwort Aufgabe A13 Linienarbeit beinhaltet eher Routineaufgaben mit Projektarbeit beinhaltet eher innovative Aufgaben mit - Bekannter Ausgangssituation - neuer Ausgangssituation - Bekannten Vorgehensweisen - neuen Vorgehensweisen - Bekannten Zielvorgaben - Zu definierenden Zielvorgaben - Festen Prozessen - Zu definierenden Prozessen - Bekannten Ergebnissen - Zu definierenden Ergebnissen A13 Je Unterschied 1 Punkt VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 17 von 18
M3 Gesundheit, Sicherheit und Umwelt A14 E3.9 Richtzeit: 5 Minuten 6 Punkte Bei der Produktentwicklung und während seiner Herstellungsprozesse muss sich der Projektmanager und sein Team Rechenschaft darüber ablegen, welche Materialien eingesetzt werden, wie viel Energie zur Herstellung und bei der Nutzung und bei der Entsorgung benötigt wird, wie viel CO2 oder Treibhausgase ausgestossen werden, ob es Abfallprobleme gibt, ob die Materialien rezyklierbar bzw. natürlich abbaubar sind oder am Ende der Produktlebensdauer die Umwelt belasten. Es sollten sowohl interne als auch unabhängige, externe Prüfprozesse durchgeführt werden, um die Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltfragen abzuklären (Quelle Swiss NCB 4). Aufgabe A14 Wenn Sie als Projektleiter im Projekt mit einer Fragestellung betreffend Umweltfragen konfrontiert werden, was tun Sie in einem ersten Schritt? Antwort zu Aufgabe A14 - Ermittlung anwendbarer Gesetze und Vorschriften. - Ermittlungen von Gesundheits-, Sicherheits- und Umweltrisiken, Anforderungen und b stehenden Verantwortlichkeiten. Eine der beiden Antworten aufgeführt ergibt 6 Punkte VZPM Prüfung IPMA Level C VZPM_PMLC_TA_PRmA_M3-2012_DE Seite 18 von 18