E-Government Strategie Aargau. Informationsveranstaltung für die Aargauer Gemeinden vom 20. August 2014

E-Government Strategie Aargau Informationsveranstaltung für die Aargauer Gemeinden vom 20. August 2014

Zielsetzung Information zur Neuauflage der E-Government Strategie Aargau Aufzeigen der Veränderungen und Erwartungen der Betroffenen Erläutern des weiteren Vorgehens Beantworten Ihrer Fragen 2

Agenda Ausgangslage Was ist E-Government? Gesellschaftliche Veränderungen Anspruchsgruppen und Erwartungen E-Government Strategie Aargau Fazit 3

Ausgangslage Grundlagendokumente Rahmenvereinbarung zwischen dem Kanton Aargau und den Gemeindepersonal Fachverbänden 2012 E-Government Strategie des Kantons Aargau 2011 4

Ausgangslage Rahmenvereinbarung Bewusst wurde auf die Schaffung eines Gesetzes verzichtet. Ziel: partnerschaftliche Umsetzung Die Rahmenvereinbarung regelt die Zusammenarbeit der kantonalen Verwaltung und der Gemeindepersonal Fachverbände zur Sicherstellung funktionsfähiger E-Government- Lösungen zu wirtschaftlich vertretbaren Nutzen und Kosten Die projektbezogene Kostenteilung zwischen Kanton und Gemeinden erfolgt nach Massgabe des anfallenden Nutzens 5

Ausgangslage Ziel der Überarbeitung E-Government Strategie Kanton Aargau 6

Ausgangslage The next age of government David Cameron http://www.ted.com/talks/david_cameron 7

Was ist E-Government? Unter E-Government versteht man den Einsatz von digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien, damit die Bevölkerung und die Wirtschaft wichtige Geschäfte mit den Behörden elektronisch abwickeln können. E-Government ist ein wichtiger Beitrag auf dem Weg zur Modernisierung der Verwaltung. oder Unter E-Government (deutsch: E-Regierung) versteht man das elektronische Angebot von Verwaltungsdienstleistungen des Bundes, der Kantone und der Gemeinden. Mit E-Government sollen dem Leistungsbezüger von Verwaltungsdienstleistungen (Einwohnende und Unternehmen) standortungebundene und transparente Services (deutsch: Anwendungen) zur Nutzung zur Verfügung gestellt werden. Dies erfolgt durch den Einsatz von digitalen Informations- und Kommunikationstechniken. 9

Was ist E-Government? YouTube bietet Erklärungen 10

Was ist E-Government? E-Voting 11

Was ist E-Government? Was ist «E-Government Schweiz?» «E-Government Schweiz» ist ein gemeinsames Programm von Bund, Kantonen und Gemeinden mit dem Ziel, E- Government in der Schweiz zu fördern und Bestrebungen in diesem Bereich zu koordinieren. Dadurch soll einerseits die Palette an Online-Angeboten für die Wirtschaft und die Bevölkerung vergrössert werden. Andererseits sollen aber auch die verschiedenen Behörden auf kommunaler, kantonaler sowie auf staatlicher Ebene ihre Geschäftsprozesse modernisieren und untereinander elektronisch verkehren. 12

Was ist E-Government? Was ist «E-Government Schweiz?» 13

Was ist E-Government? E-Government Entwicklung E-Government 1.0 Vergangenheit Einführung einfacher informatikbasierter Hilfsmittel meist ohne organisatorische Auswirkungen E-Government 2.0 Gegenwart Fokussierung auf Prozesse, Abläufe und Kultur, Verwaltung spricht von Kundinnen und Kunden E-Government 3.0 Zukunft Prozesse, Abläufe und Kultur werden mit bestehenden Daten und Informationen angereichert und die Kundinnen und Kunden werden selber Informationen zum Gemeinwesen oder über ihre Geschäftsfälle einsehen können 14

Gesellschaftliche Veränderungen Medienwandel in der Schweiz 16

Gesellschaftliche Veränderungen 17

Gesellschaftliche Veränderungen Wann wurde der erste Computer gebaut? ZUSE Z3, BJ 1941, Speicherkapazität von 64 Worten 18

Gesellschaftliche Veränderungen Aus welchem Jahr stammt dieses Mobile Phone und wie heisst es? 1999 Nokia 3210 Erstes Mobile ohne Antenne 19

Gesellschaftliche Veränderungen Seit wann gibt es YouTube? Seit 2005 2006 an Google verkauft 20

Gesellschaftliche Veränderungen Umgang mit Daten heute 24

Gesellschaftliche Veränderungen Trends 25

Anspruchsgruppen und Erwartungen Wer ist von E-Government betroffen? Die Kader der Verwaltungen Die Mitarbeitenden der Verwaltung Die Mitglieder des Gemeinde- oder Stadtrats Die kantonale Verwaltung Die Bevölkerung Die Unternehmen und die Wirtschaft Oder kurz gesagt: alle! 27

Anspruchsgruppen und Erwartungen Der Prozess im Mittelpunkt 28

Anspruchsgruppen und Erwartungen Anspruchsgruppen Stadt-/Gemeinderat Gesetzliche Anforderungen müssen erfüllt sein Datenschutz muss gewährleistet sein Management Funktionen sollen integrierbar sein Digitaler Zugriff auf GR-Akten Kosten tief, Leistung hoch Kader der Verwaltung Mehrarbeit soll effizient abgefangen werden können Allfällige Vorurteile der Mitarbeitenden sind zu managen Einfache Bedienbarkeit Wünschen grosse Flexibilität 29

Anspruchsgruppen und Erwartungen Anspruchsgruppen Mitarbeitende der Stadt/Gemeinde Verantwortung für E-Government delegieren Zurückhaltung (Angst) vor Veränderungen Einfache Bedienbarkeit Wünschen grosse Flexibilität Zusätzliche Funktionen sollen einfach (selber) integriert werden können 30

Anspruchsgruppen und Erwartungen Anspruchsgruppen Potentielle Lieferanten Interessiert an grosser Kundenbindung Möglichst geringe Leistung für zu erbringenden Aufwand Wollen möglichst viel Zusatzleistungen verkaufen Flexible Lösung Kunden der Gemeinden Wünschen Ausbau des Online-Angebots (7/24) Leistung muss schnell und korrekt abrufbar sein Transparenz über den Bearbeitungsstand ist erwünscht 31

Anspruchsgruppen und Erwartungen Motivation für E-Government-Projekte Faktoren und Treiber bezüglich Einsatz und Realisierung künftiger E-Government-Projekte Optimierung der Geschäftsprozesse Steigerung der Produktivität in der Verwaltung Einhaltung der Vorgaben durch Bund und Kantone Kostenersparnis beim Informatik-Betrieb und bei den Informatik- Investitionen Mitarbeitenden Wachstum wächst weniger stark (Rationalisierungseffekt) Erhöhte Flexibilität, schnelleres Reagieren bei Veränderungen in der Gesamtverwaltung Erhöhte Verfügbarkeit bei der Leistungserbringung 32

Anspruchsgruppen und Erwartungen Motivation für E-Government-Projekte Die Steigerung der Produktivität und Verbesserung der Geschäftsprozesse erfordern die notwendigen finanziellen Ausgaben 33

E-Government Strategie Aargau Inhalt Einleitung Rahmenbedingungen Strategische Leitsätze und Ziele Handlungsschwerpunkte Zusammenarbeit und Organisation Finanzierung Strategieumsetzung Anhänge Die nachfolgenden Inhalte sind als Zwischenresultat zu verstehen 35

E-Government Strategie Aargau Leitsätze (1) E-Government im Kanton Aargau wird vom Kanton und den Gemeinden gemeinsam auf- bzw. ausgebaut und betrieben. Der Kanton und die Gemeinden betreiben ein kundenorientiertes E-Government. Das Angebot orientiert sich an den Bedürfnissen der Wirtschaft und der Bevölkerung. Die Prozesse werden optimiert und standardisiert. Wo notwendig sollen die organisatorischen Strukturen angepasst werden. Die Wirtschaft und die Bevölkerung werden vermehrt in die Prozesse einbezogen. 36

E-Government Strategie Aargau Leitsätze (2) Der Datenaustausch über verschiedene Verwaltungsebenen hinweg soll vereinheitlicht werden und möglichst medienbruchfrei erfolgen. Der öffentliche Zugang zu Behördendaten wird unter Berücksichtigung der gesetzlichen Rahmenbedingungen gefördert. E-Government-Vorhaben werden hinsichtlich Nutzen und Wirtschaftlichkeit beurteilt. Bei der Realisierung werden Informationssicherheit und Datenschutz gewährleistet. 37

E-Government Strategie Aargau Ziele Verkehr mit der Bevölkerung Verkehr mit der Wirtschaft Verkehr zwischen den Behörden und verwaltungsinterner Verkehr Informationsangebot Politische Partizipation Umfassendes Reformverständnis Voraussetzungen schaffen 38

E-Government Strategie Aargau Handlungsschwerpunkte (1) Verkehr mit der Bevölkerung Bestellung von amtlichen Dokumenten Elektronische Formulare Melde- und Erklärungspflichten Beitragswesen Bewilligungsverfahren Elektronische Rechnungsstellung und Zahlung Transparenz Verkehr mit der Wirtschaft Elektronische Rechnungsstellung und Zahlung Elektronische Formulare Melde- und Erklärungspflichten Beitragswesen Bewilligungsverfahren 39

E-Government Strategie Aargau Handlungsschwerpunkte (2) Verkehr zwischen den Behörden und verwaltungsinterner Verkehr Elektronischer Datenaustausch und Zugriff auf Register Aktenführung / Geschäftsverwaltung Zugang zu Informationen und Dienstleistungen Informationsangebot Informationsdienst Collaboration, Social Media Verfügbarkeit der Information Politische Partizipation Wahlen und Abstimmungen Collaboration, Social Media 40

E-Government Strategie Aargau Handlungsschwerpunkte (3) Umfassendes Reformverständnis Vernetzte Verwaltung Wissen und Können Geschäft steuert den Informatikeinsatz Voraussetzungen schaffen Durchgängige Zusammenarbeit Nutzen durch Wiederverwendbarkeit Ressourcen nachhaltig einsetzen Rechtliche Grundlagen schaffen 41

E-Government Strategie Aargau Masterplan und Portfolio Basierend auf den Handlungsschwerpunkten wird ein Masterplan erstellt. Dieser Masterplan enthält die Leistungen der Verwaltung mit deren Prioritäten in Bezug auf die Umsetzung als E- Dienstleistung und ist Teil der E-Government-Strategie. Daraus abgeleitet entsteht das E-Government-Portfolio. 42

E-Government Strategie Aargau Stand der Strategiearbeiten (1) Wer Wann Was 1. WS Fachstelle 17.1. 2. WS nach Konsolidierung Fachstelle 5.2. Versand 1 Dokumente an Forum, IBs, FaPro Fachstelle 19.2. 1. Entwurf Vorstellen am Forum E-Gov MPF 19.2. 1. Entwurf & Planung Stellungnahmen Forum, IBs, FaPro 1. Entwurf Konsolidierung Input Fachstelle ab 14.5. 3. WS Fachstelle 28.5. Versand 2 Dokumente an Forum, IBs, FaPro Fachstelle 2. Entwurf Vernehmlassung Forum, IBs, GPFV max. 14 Tg 2. Entwurf Aufbereitung Doku für Steuerung und Mitbericht Fachstelle bis 23.6. Briefing für Mitbericht Forum E-Gov MPF 25.6 2. Entwurf Präsentation und Entscheid (Abgabe: - 5 AT) Steuerung 3.7. Vorschlag Bericht Nachbearbeitung Fachstelle Präsentation und Entscheid GS 9.7 Bericht Nachbearbeitung Fachstelle 10.7. Beginn Mitbericht (min. 4 Wochen) Dept. 14.7. Ende Mitbericht Dept. 15.8. Informationsveranstaltung Gemeinden Gemeinden 20.8. Nachbearbeitung Fachstelle Diskussion Input Mitbericht / Update Doku Fachstelle 20.8. / 3.9. Bereinigung der Mitberichte der Dept. MPF 2 Wochen Abgaben Doku 1.10. Präsentation und Entscheid (Abgabe: - 5 AT) Steuerung 13.10. Bereinigter Bericht Finalisieren und Abgabe Dokumente Fachstelle Präsentation Informatikkonferenz (Abgabe: - 5 AT) MPF 15.10. Präsentation IT Board (Abgabe: 5 AT) MPF 27.10. Abgabe Doku (Termin 8 AT) MPF 28.10. Vortrag an Regierung 5.11. Vortrag 43

E-Government Strategie Aargau Stand der Strategiearbeiten (2) Die Strategieüberarbeitung wurde aus kommunaler Sicht von den Gemeindepersonal Fachverbänden und deren Delegierten in der Fachgruppe Prozesse wahrgenommen. Die heute vorliegende Fassung wurde vom Regierungsrat noch nicht genehmigt! 44

Fazit Ist E-Government sinnvoll? Wir sind immer erreichbar und erfüllen berechtigte Erwartungen Der moderne Kunde erwartet eine moderne Verwaltung. Durch 7/24h-Online-Angebot wird die Verwaltung bürgernah gestaltet. Wir sind auch online eine attraktive Gemeinde Die Standortqualität der Gemeinde wird erhöht und die Effizienz sowie Attraktivität kann gesteigert werden. Wir können unsere Ressourcen anderweitig einsetzen Gemeindeverwaltungen können ihre wertvollen und knappen Ressourcen in anderen Aufgabengebieten einsetzen. 46

Fazit Was heisst das für die Aargauer Gemeinden? E-Government ist als Chance zu verstehen und darf nicht als Bedrohung angesehen werden. Die gesellschaftliche Veränderung und E-Government werden die Verwaltungsdienstleistungen verändern und auf die Kundenbedürfnisse ausrichten. E-Government bringt die Gemeinden dazu, sich mit den Prozessen und Arbeitsabläufen auseinander zu setzen. E-Government ist für eine Gemeinde alleine nicht bezahlbar; Zusammenschlüsse zu Beschaffungs-, Einkaufs- und Betriebsgemeinschaften werden notwendig. Organisationsstrukturen mit anderen staatlichen Stellen sind mit zu entwickeln. 47

Fazit Auswirkungen durch E-Government Geschäftsprozesse werden in Zukunft durchgängig und medienbruchfrei sowie zusätzlich digital. Einwohner-, Objekt- und Finanzdaten werden immer stärker miteinander vernetzt (Datenplattformen). ech-standards gewinnen an Bedeutung. E-Government wird zum Schlüsselgebiet für staatliches Handeln. 48

Wirtschaft Fazit Nutzen für die Aargauer Gemeinden durch E-Government Effiziente staatliche Abläufe ohne Medienbrüche Medienbruchfreie Prozesse mit der Bevölkerung und der Wirtschaft Verbesserung der Datenqualität und Datenverfügbarkeit Kontakt mit der Bevölkerung wird ausgedehnt Bund Kanton Gemeinden Bevölkerung Nutzendarstellung 49

Wirtschaft Fazit Nutzen Kanton und Bund durch E-Government Standortvorteile (national und international) Effiziente staatliche Abläufe ohne Medienbrüche Medienbruchfreie Prozesse mit der Bevölkerung und der Wirtschaft Verbesserung der Datenqualität und Datenverfügbarkeit Bund Kanton Gemeinden Bevölkerung Nutzendarstellung 50

Fazit Diskussion und Abschluss Welche Fragen dürfen wir Ihnen beantworten? Gérald Strub, Manuel Bruder Gemeindepersonal Fachverbände des Kantons Aargau c/o Publis Public Info Service AG Niederlenzerstrasse 25 CH-5600 Lenzburg www.egovernmentaargau.ch gerald.strub@publis.ch manuel.bruder@publis.ch 51

Abschluss Vorankündigung E-Government Information Aargau «Erfolg durch Zusammenarbeit» vom 11. September 2014 16.00 bis 18.00 Uhr in der Aula der Berufsschule Aarau Anmeldung unter www.egovernmentaargau.ch 52

Abschluss Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 53