Kalender in Agenda LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr. 1649 Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Beschreibung Kalender 2.1. Farbliche Markierung der Tage 2.2. Kalenderschlüssel, Lohnart und Kostenstelle (Kost 1) 2.3. Stunden/Tage 2.4. Faktor 3. n 3.1. Kalendereintrag fortscheiben 3.2. Kalendereintrag löschen 3.3. Produktivzeiten erfassen 3.4. Fehlzeiten erfassen 4. Details 4.1. Wartezeit unterdrücken 4.2. Mehrere Kalenderschlüssel pro Tag erfassen 4.3. Besondere Kalenderschlüssel 5. Wichtige Informationen 2 2 2 3 5 5 5 5 6 7 14 19 19 20 21 21
Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie Produktivzeiten (tatsächlich geleistete Arbeitsstunden) im Kalender abrechnen und Fehlzeiten erfassen bzw. verwalten. 2. Beschreibung Kalender»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«2.1. Farbliche Markierung der Tage Feiertage in kräftigem Gelb Im Kalender sehen Sie die für das Bundesland spezifischen Feiertage. Das Bundesland ermittelt sich aus den Mandanten-Programmdaten. Beispiel: 15. August = Maria Himmelfahrt im Bundesland Bayern.
Seite 3 Regionale Feiertage Aktivieren Sie die regionalen Feiertage individuell in den Mandaten-Programmdaten. Beispiel: Friedensfest in Augsburg.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Arbeitszeit«2.2. Kalenderschlüssel, Lohnart und Kostenstelle (Kost 1) Auswahl Kalenderschlüssel, Lohnart und Kostenstelle Über bestimmen Sie den Kalenderschlüssel, die Lohnart und Kostenstelle für die Ausfallzeiten und Produktivzeiten. Für einen Tag können Sie mehrere Kalenderschlüssel erfassen. Vorbelegte Lohnarten Bei der Auswahl folgender Kalenderschlüssel, ist die Lohnart von Agenda bereits zugeordnet und wird automatisch vorbelegt: Kalenderschlüssel Lohnart 101 Stundenlohn 1 1 Stundenlohn 1 102 Stundenlohn 2 2 Stundenlohn 2 103 Stundenlohn 3 3 Stundenlohn 3 104 Stundenlohn 4 4 Stundenlohn 4
Seite 4 105 Stundenlohn 5 16 Stundenlohn 5 106 Stundenlohn 6 17 Stundenlohn 6 107 Stundenlohn 7 18 Stundenlohn 7 108 Stundenlohn 8 19 Stundenlohn 8 140 Urlaub GaLaBau gewerbliche Arbeitnehmer (jugendlich/volljährig) 152 Urlaub Bauhauptgewerbe, kaufmännisch/ technische Auszubildende 153 Urlaub Bauhauptgewerbe, jugendliche gewerbliche Arbeitnehmer 600 Urlaubsentgelt GaLaBau 485 Zus.Urlaubsg.kaufm.Azubi 486 Urlaubsentg. Jugendl. 154 Urlaub Bauhauptgewerbe, Poliere/ kaufmännisch Angestellte 155 Urlaub Bauhauptgewerbe, Arbeitnehmer im Auslernjahr 163 Urlaub ab 2016 Bauhauptgewerbe, jugendliche gewerbliche Arbeitnehmer 165 Urlaub ab 2016 Bauhauptgewerbe, Arbeitnehmer im Auslernjahr 173 Urlaub Maler, jugendliche gewerbliche Arbeitnehmer 175 Urlaub Maler, gewerblicher Arbeitnehmer im Auslernjahr 490 Urlaubsentg. Auslernjahr 686 Urlaubsentg. Jugendl. 690 Urlaubsentg. Auslernjahr 640 Urlaubsentg. Jugendl. 0646 Urlaubsentg. Auslernjahr 200 Kurzarbeit, Ausfallstunden K401 KUG Std./Kurzarbeitergeld 201 Kurzarbeit, Ausfallstunden wenn LFZ vor KUG-Zeitraum Beginn K401 KUG Std./Kurzarbeitergeld 202 Kurzarbeit, Feiertagsvergütung in Höhe KUG K405 KUG-Stunden Feiertag 210 Saison-Kurzarbeit, witterungsbedingte Ausfallstunden 212 Saison-Kurzarbeit, Ausfallstunden während LFZ bei Beginn LFZ vor S-KUG-Zeitraum K401 KUG Std./Kurzarbeitergeld K401 KUG Std./Kurzarbeitergeld Zuordnung Lohnart/Kostenstelle Ist einem Kalenderschlüssel keine Lohnart und Kostenstelle zugeordnet, haben Sie folgende Möglichkeiten: Flexible Zuordnung direkt im Kalender über. Fixe Zuordnung über»stammdaten Kalenderschlüssel«. Dadurch wird die Lohnart bzw. Kostenstelle dauerhaft zugeordnet und bei Auswahl des Kalenderschlüssels automatisch im Kalender vorbelegt. Hinweis Kalenderschlüssel können Sie nicht bearbeiten, löschen oder neu angelegen.
Seite 5 2.3. Stunden/Tage Bei der Erfassung eines Kalenderschlüssels werden die Stunden und Tage automatisch aus der Wochenarbeitszeit ermittelt:»stammdaten Personaldaten Register: Arbeitszeit«. Hinweis Sie können Stunden im Kalender manuell ändern. Bei einigen Kalenderschlüssel wird die Eintragung der Stunden nicht benötigt (z. B. beim Kalenderschlüssel 2»Krankengeldbezug«). LOHN berücksichtigt dies automatisch. 2.4. Faktor Hinterlegen Sie im Register»Firma«im Bereich»Stundenlöhne/Faktoren«einen Stundenlohn. Auf diese Weise wird der Faktor bei Erfassung eines Kalenderschlüssels automatisch übernommen. Hinweis Sie können den Stundenlohn im Kalender manuell ändern. Bei einigen Kalenderschlüssel wird der Stundenfaktor nicht vorbelegt (z. B. Lohnart 122»Krankheit Lohnfortz. Std.«). Sie müssen den Faktor manuell eingetragen oder er wird nach dem Durchschnitt ermittelt: Nr. 1660 Durchschnittslohn. 3. 3.1. n Kalendereintrag fortscheiben 1. Entsprechenden Tag markieren. 2. Schaltfläche <Kalendereintrag fortschreiben> anklicken. 3. Datum eintragen, bis zu welchem der Kalendereintrag fortgeschrieben werden soll.
Seite 6 3.2. Kalendereintrag löschen 1. Kalendereintrag markieren und. 2. Option <Nur aktuellen Kalendereintrag löschen> aktivieren oder Zeitraum festlegen. Klick auf <OK>.
Seite 7 3.3. Produktivzeiten erfassen Die Kalendererfassung von Produktivzeiten unterscheidet sich bei der Abrechnung von: Stundenlöhnern Gehaltsempfängern 3.3.1. Stundenlöhner abrechnen Beispiel: Abrechnungsmonat: 08/2017. Der Arbeitnehmer hat am 18.08.2017 und am 19.08.2017 jeweils 4 Stunden gearbeitet. Sie möchten den restlichen August nach der vereinbarten Wochenarbeitszeit abrechnen. Der Arbeitnehmer erhält 15 Euro pro Stunde auch am Feiertag. Er wird der Kostenstelle 1 zugeordnet. 1. Wochenarbeitszeittabelle einsehen:»stammdaten Personaldaten Register: Arbeitszeit«. 2. Stundenfaktor hinterlegen:»stammdaten Personaldaten Register: Firma«. 3. Register»Kalender«öffnen. Über den Kalenderschlüssel für den ersten Tag mit Doppelklick auswählen.
Seite 8 4. Über eine Kostenstelle auswählen, sofern diesem Kalenderschlüssel keine feste Kostenstelle zugeordnet wurde. 5. Kalendereintrag fortschreiben.
Seite 9 6. Zeitraum erfassen. Klick auf <OK>. 7. Am 18.08.2017 werden automatisch 8 Stunden aus der Wochenarbeitszeittabelle übernommen.
Seite 10 8. Stunden manuell löschen und 4 Stunden eintragen. 9. Am 19.08.2017 den Kalenderschlüssel, geleistete Stunden, Tag und Kostenstelle manuell erfassen, da der Samstag in der Wochenarbeitszeittabelle nicht befüllt ist. 10. Am 15.08.2017 über den Kalenderschlüssel für Feiertagslohn, Lohnart und Kostenstelle auswählen. Faktor manuell erfassen.
Seite 11 Beispiel für Kalendererfassung Beispiel für Abrechnung der Brutto-Netto-Abzüge Die Kalendersummen werden entsprechend auf der Abrechnung ausgewiesen. Hinweis Arbeiten Sie bei der Abrechnung von Stundenlöhnen mit dem Kalender, müssen Sie keine zusätzlichen Lohnbuchungen im Register»Dialog«erfassen. Alle im Kalender erfassten Daten werden automatisch abgerechnet und erscheinen nicht mehr im Register»Dialog«.
Seite 12 3.3.2. Gehaltsempfänger abrechnen Bei Gehaltsempfängern hinterlegen Sie die monatlich gleichbleibenden Bezüge über»personaldaten Register: Festbezüge«. Im Kalender verwalten Sie lediglich Fehlzeiten. Sie können auf der Abrechnung die Durchschnittswerte oder die genauen Anwesenheitsstunden und -tage andrucken. 3.3.2.1. Andruck der Durchschnittswerte Ausweis hinterlegten Durchschnittswerts: Personaldaten»Stammdaten Personaldaten Register: Arbeitszeit«Mandanten-Programmdaten»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Arbeitszeit«Ausweis auf der Abrechnung Brutto-Netto Nr. 1657 Arbeitszeiten
Seite 13 3.3.2.2. Andruck der genauen Anwesenheitsstunden/-tage 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Arbeitszeit«. 2. Option <Anwesenheit lt. Arbeitsstunden automatisch im Kalender buchen> aktivieren. 3. Arbeitszeiten werden automatisch in den Kalender übernommen. Ausweis auf der Abrechnung Brutto-Netto
Seite 14 3.4. 3.4.1. Fehlzeiten erfassen Monatsübergreifende Erfassung von Fehlzeiten Beispiel: Aktueller Abrechnungsmonat: August 2017 Fehlzeit: 13»Elternzeit«Beginn Elternzeit: 01.08.2017 Ende Elternzeit: 31.10.2017 1. Im Kalender am 01.08.2017 den Kalenderschlüssel 013»Elternzeit«über wählen. 2. Schaltfläche <Kalendereintrag fortschreiben> anklicken. Ende der Elternzeit eintragen 31.10.2017.
Seite 15 3. Mit Klick auf <OK> wird die Fehlzeit in die Folgemonate übernommen. Hinweis Festbezüge werden aufgrund der Fehlzeit gekürzt.
Seite 16 3.4.2. Rückwirkende Erfassung von Fehlzeiten für das Vorjahr Beispiel: Aktueller Abrechnungsmonat: Januar 2017 Fehlzeit: Beginn: 13.12.2016 Ende: 31.01.2017 2»Krankheit/Kur nach Ende Lohnfortzahlung mit Krankengeld«muss nachgetragen werden. 1. Im Kalender das Jahr 2016 auswählen. Auf den Monat Dezember klicken. 2. Am 13.12.2016 den Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung mit Krankengeld«erfassen. 3. Schaltfläche <Kalendereintrag fortschreiben> klicken. 4. Kalendereintrag fortschreiben bis 31.01.2017. 5. Sind bereits Kalendereintragungen für diesen Zeitraum eingetragen, erscheint folgende Meldung: Mit <Ja> bestätigen. Hinweis Für die korrigierten Monate wird automatisch eine Nachberechnung erstellt.
Seite 17 3.4.3. Rückwirkende Erfassung von Fehlzeiten Beispiel: Aktueller Abrechnungsmonat: August 2017 Fehlzeit: Beginn: 14.07.2017 Ende: 05.08.2017 2»Krankheit/Kur nach Ende Lohnfortzahlung mit Krankengeld«muss nachgetragen werden. 1. Im Kalender auf den Monat Juli klicken. 2. Am 14.07.2017 den Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung mit Krankengeld«erfassen. 3. Schaltfläche <Kalendereintrag fortschreiben> klicken. 4. Kalendereintrag fortschreiben bis 05.08.2017. 5. Sind bereits Kalendereintragungen für diesen Zeitraum eingetragen, erscheint folgende Meldung: Mit <Ja> bestätigen. Hinweis Für die korrigierten Monate wird automatisch eine Nachberechnung erstellt.
Seite 18 3.4.4. Fehlzeiten stornieren/löschen Beispiel: Aktueller Abrechnungsmonat: August 2017 Fehlzeit: Beginn: 10.07.2017 Ende: 31.08.2017 2»Krankheit/Kur nach Ende Lohnfortzahlung mit Krankengeld«muss gelöscht werden. 1. Im Kalender den Monat Juli öffnen. 2. Das Datum 10.07.2017 mit der rechten Maustaste markieren. Im Kontextmenü den Befehl»Löschen«wählen. 3. Option <Alle Kalendereinträge löschen vom> wählen. Als Ende den 31.08.2017 eintragen. Klick auf <OK>. Hinweise Bezüge im Register»Festbezüge«werden automatisch nachberechnet. Stundenlöhner tragen Sie manuell entweder über den Kalender oder über die Nachberechnung Bezüge für die entsprechenden Monate nach. Bereits erzeugte Unterbrechungsmeldungen, Erstattungsanträge und Entgeltbescheinigungen werden automatisch storniert. 3.4.5. Fehlzeitendatum ändern Beispiel: Aktueller Abrechnungsmonat: August 2017 Fehlzeit: Ende alt: 31.07.2017 Ende neu: 16.07.2017 2»Krankheit/Kur nach Ende Lohnfortzahlung mit Krankengeld«1. Im Kalender den Monat Juli öffnen. Kalenderschlüssel 2»Krankheit/Kur nach Ende der Lohnfortzahlung mit Krankengeld«ab dem 17.07.2017 bis 31.07.2017 löschen. 2. Bezüge im Register»Festbezüge«werden automatisch ab dem 17.01.2017 aktiviert. 3. Ist der Mitarbeiter Stundenlöhner, hinterlegen Sie im Januar die geleisteten Stunden entweder im Kalender, oder Sie erfassen die geleisteten Stunden über»nachberechnung Bezüge«.
Seite 19 3.4.6. Fehlzeitenart ändern Beispiel: Aktueller Abrechnungsmonat: August 2017 Fehlzeit: Fehlzeit 23»Unbezahlte Fehlzeit«soll in die Fehlzeit 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«geändert werden. Beginn: 01.07.2017 Ende: 01.08.2017 1. Im Kalender den Monat Juli öffnen. 2. Den alten Eintrag am 01.07.2017 mit dem neuen Kalenderschlüssel 1 ersetzen. 3. Den neuen Eintrag bis zum 01.08.2017 fortschreiben. Es erscheint eine Meldung. Mit <Ja> bestätigen. 4. Bezüge im Register»Festbezüge«werden automatisch aktiviert. 5. Bei Stundenlöhnern erfassen Sie zu dem Kalenderschlüssel 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«die entsprechende Stundenlohnart für die bezahlten Krankheitsstunden. 4. 4.1. Details Wartezeit unterdrücken In den ersten vier Beschäftigungswochen ist die Erfassung des Kalenderschlüssels 1»Krankheit mit Lohnfortzahlung«grundsätzlich nicht möglich. Der Arbeitnehmer erhält Krankengeld von seiner Krankenkasse. Um den Kalenderschlüssel 1 in den ersten vier Beschäftigungswochen für Sonderfälle zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Kalender öffnen und einmal in Kalendarium klicken. 2. Tastenkombination <Strg+Alt+W> drücken. 3. Option <Keine Wartezeit> aktivieren.
Seite 20 4.2. Mehrere Kalenderschlüssel pro Tag erfassen 1. Im Kalender in den jeweiligen Tag klicken. 2. oder über die rechte Maustaste zusätzliche Zeile für den Tag einfügen.
Seite 21 4.3. Besondere Kalenderschlüssel KS Beschreibung 10 Pflege eines kranken Kindes ohne Arbeitsentgelt aber MIT Kranken(tage)geld Bei diesem Kalenderschlüssel werden die SV-Tage sofort gekürzt. 20 Kurzzeitpflege OHNE Pflegeunterstützungsgeld Bei diesem Kalenderschlüssel laufen die SV-Tage ungekürzt weiter. Eine Teillohnberechnung wird ausgelöst. 29 Freistellung OHNE Fortzahlung des Arbeitsentgelts Bei diesem Kalenderschlüssel werden die SV-Tage sofort gekürzt. Abmeldung mit Meldegrund 30 erfolgt zum ersten Tag der Fehlzeit. Anmeldung mit Meldegrund 10 nach Ende der Fehlzeit erfolgt automatisch. 31 Wochenende oder Feiertag ohne Entgelt Wartetage vom Arbeitnehmer nicht zu vertretene Fehlzeit. Bei diesem Kalenderschlüssel laufen die SV-Tage (für einen Zeitmonat) weiter. Er erwirkt bei Festbezügen die entsprechende Kürzung gemäß Teillohnformel. Bei mehr als 1 Zeitmonat ohne Entgelt: Abmeldung mit Meldegrund 34. 32 Beginn Bezug Arbeitslosengeld nach Krankengeld Arbeitnehmer, die während des Krankengeldbezuges ausscheiden und anschließend arbeitslos sind, müssen zum letzten Tag vor Beginn der Arbeitslosigkeit mit einer Meldung mit Grund 30 abgemeldet werden, ohne dass ein Austrittsdatum erfasst wird. Erfassen Sie diesen Kalenderschlüssel am ersten Tag der Arbeitslosigkeit im Kalender, so wird die erforderliche Meldung mit Grund 30 automatisch von LOHN generiert. 35 Kurzzeitpflege MIT Pflegeunterstützungsgeld (bis max. 10 Arbeitstage) Für Zeiten des Bezugs von Pflegeunterstützungsgeld steht Ihnen dieser Kalenderschlüssel zur Verfügung. Dieser Kalenderschlüssel kürzt die SV-Tage und erwirkt bei Festbezügen die entsprechende Kürzung gemäß Teillohnformel. 43 Entgeltfortzahlung Organ/Gewebespende Der Organspender erhält für den Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit, längstens jedoch für sechs Wochen, sein Arbeitsentgelt vom Arbeitgeber fortgezahlt. Erstattet werden auf Antrag des Arbeitgebers das an den Arbeitnehmer fortgezahlte Arbeitsentgelt sowie die darauf entfallenden und vom Arbeitgeber zu tragenden Beiträge zur Sozialversicherung und zur betrieblichen Altersversorgung. Die Erstattung ist bei der Krankenkasse zu beantragen, bei der der Organ-empfänger versichert ist. Hinweis Die Erstattung der Aufwendungen, die Arbeitgebern infolge der Organspende eines Arbeitnehmers entstehen, sind nicht im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) geregelt. Sie können daher auch nicht über den AAG-Assistenten beantragt werden. 5. Wichtige Informationen Nr. 1624 Fehlzeiten Nr. 1686 Meldegründe Nr. 1688 Mutterschaft in Agenda LOHN