Kontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce

Mamut Business Software Einführung Kontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce Version 14.5 MBS.MAN.CRM.DE.145.1

Mamut Business Software Einführung Kontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce Version 14.5; Bestellnr.: MBS.MAN.CRM.14.DE.145.1

Copyright Mamut Software GmbH: Mamut Software GmbH Elisabethstraße 91 80797 München Telefon: 0800 330 5101 Fax: 0180 156 6000 Internet: http://www.mamutone.de E-Mail: info@mamutone.de Mamut Support Center: Mamut Software GmbH Elisabethstraße 91 80797 München Öffnungszeiten: werktags zwischen 09.00-16.00 Uhr Telefon: 0800 79 87 100 Internet: http://www.mamutone.de E-Mail: support@mamutone.de Die Hotline ist kostenfrei aus dem deutschen Festnetz erreichbar, Mobilfunkpreise abweichend. Bitte halten Sie beim Anruf der Hotline Ihre Kundennummer bereit. Vertriebsabteilung: Mamut Software GmbH Elisabethstraße 91 80797 München Telefon: 0800 330 5101, Fax: 0180 156 6000 Internet: http://www.mamutone.de E-Mail: sales@mamutone.de Copyright 2011 Mamut Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen/Fehler vorbehalten. Mamut und sein Logo sind eingetragene Warenzeichen der Mamut Software GmbH. Alle anderen Handelsmarken sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. II

Kontaktmanagement, Vertrieb und E-CommerceKontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce WILLKOMMEN ALS BENUTZER VON MAMUT BUSINESS SOFTWARE Die Einführungshandbücher geben Ihnen eine kurze Einführung ins Programm. Alle neuen Kunden erhalten unsere drei Einführungshandbücher: "Installation, Einstellungen, Berichte und Auswahl", "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal" und "Kontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce". Die Dokumentation kann Services und/oder Funktionen beschreiben, die Ihre Programmversion nicht enthält. Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, wenn Sie Ihre Programmversion erweitern möchten oder weitere Informationen wünschen. Für weitere Informationen rufen Sie uns gerne unter 0800 330 5101 an oder schicken Sie uns eine E- Mail an info@mamutone.de. Lesen Sie gründlich den Nutzungs- und den Servicevertrag, bevor Sie installieren. Dort erhalten Sie eine Übersicht über alle Abmachungen, die zwischen Ihnen als Kunde und uns als Lieferant gelten. Den Nutzungsvertrag finden Sie in Ihrer Programmbox und unter www.mamut.de/license. Wenn Sie das Programm installieren, müssen Sie dem Nutzungsvertrag zustimmen. Die Einführungshandbücher helfen Ihnen dabei, sich mit dem Programm vertraut zu machen. Auf diese Weise finden Sie sich schnell im Programm zurecht und können es auf die Anforderungen Ihres Unternehmens hin anpassen. Die Bücher bieten eine Einführung in die wichtigsten Funktionen und Bedienungsabläufe des Programms. Zu einigen Funktionen erhalten Sie weiterführende Hinweise in der Hilfe [F1] zum Programm. Zu einigen Funktionen erhalten Sie weiterführende Hinweise in der Hilfe [F1]. Mamut gibt auch weitere Benutzerdokumentationen heraus, die laufend an Neuerungen und Verbesserungen im Programm angepasst werden. Die neueste Version dieser Handbücher wird auf unseren Internetseiten kostenfrei zum Download angeboten: http://www.mamut.de/download. Besuchen Sie auch gerne unsere Internetseite www.mamutone.de. Dort finden Sie Antworten auf alle möglichen Fragen rund um Mamut Business Software. Auf diesen Service können Sie rund um die Uhr zugreifen. Wir sind davon überzeugt, dass Ihr Unternehmen von dem Erwerb unserer Software profitieren wird. Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit mit Mamut Business Software! III

Kontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce Inhalt IV Willkommen als Benutzer von Mamut Business Software... III Inhalt... IV Kapitel 1: Kontaktmanagement... 1 Kontaktmanagement... 2 Das Fenster Kontaktmanagement... 3 Die Kontaktliste... 5 Registerkarten... 5 Wie erfasst man einen neuen Kontakt?... 18 Benutzereinstellungen für Kontakte... 19 Firmeneinstellungen für Kontakte... 21 Organisation und Pflege von Kontakten... 23 Organisation und Pflege von Kontakten... 23 Karte und Route für einen Kontakt anzeigen... 24 Werte für eine Kontaktauswahl ändern... 24 Benutzerdefinierte Felder... 25 Gruppen... 25 Adresse, detailliert... 26 Standarddokument... 26 Hauptniederlassung/Filiale... 26 Kontaktpersonen... 28 Benutzereinstellungen für Kontaktpersonen... 29 Wie dupliziert/kopiert man eine Kontaktperson?... 30 E-Mail... 31 Der E-Mail-Editor des Programms... 32 Erste Schritte mit E-Mails... 33 Wie erstellt man eine Seriensendung?... 35 E-Mail-Vorlagen... 36 Wie sendet man z. B. ein Angebot mit einer E-Mail?... 37 Wie verschickt man ein Dokument per E-Mail?... 37 Integration mit Microsoft Outlook... 38 Aktivitäten und Kalender... 39 Aktivitäten... 39 Mit Aktivitäten arbeiten... 41 Einstellungen für Aktivitäten... 47 Aktivitätsarten... 50 Aktivitätsvorlagen... 51 Folgeaktivitäten... 52 Kalender... 53 Kleiner Kalender... 55 Kalender für andere Mitarbeiter/Ressourcen... 55 Gemeinsamer Kalender... 56 Kalender - Datum wählen... 57 Dokumente... 58 Dokumentliste... 59 Wie erstellt man ein neues Dokument?... 60 Assistent für die Verknüpfung von Kontakten mit Dokumenten... 62 Assistent für die Verknüpfung von Mitarbeitern mit Dokumenten... 63 Scannen von Dokumenten... 64 Wie erstellt man eine Kopie im PDF-Format?... 64 Benutzereinstellungen für Dokumente... 64 Dokumentvorlagen... 66

Kontaktmanagement, Vertrieb und E-CommerceKontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce Das Fenster Dokumentvorlagen... 66 Wie erstellt man eine neue Dokumentvorlage?... 67 Wie bearbeitet man eine Dokumentvorlage?... 67 Eigenschaften von Dokumentvorlagen... 68 Dokumentarten... 70 Wie richtet man eine neue Dokumentart ein?... 71 Import von Dokumenten... 72 Integration mit Skype... 73 Erste Schritte mit Skype... 73 Projektmanagement... 75 Benutzereinstellungen für Projekte... 76 Das Projektregister... 78 Die Registerkarten... 79 Projektfakturierung... 86 Projektfakturierung auf der Grundlage von Einkauf und Zeitnachweisen... 86 Projektfakturierung auf der Grundlage von Fixkosten... 87 Kapitel 2: Vertrieb und Fakturierung... 89 Preisangebote... 90 Angebotsvorlagen... 91 Benutzereinstellungen für Preisangebote... 91 Die Preisangebotsregistrierung... 93 Registerkarten... 94 Mit Preisangeboten arbeiten... 98 Wie erstellt man ein Preisangebot?... 98 Wie ändert man ein Angebot in eine Bestellung?... 99 Wie druckt man ein Preisangebot?... 100 Wie erstellt man Gruppenangebote?... 100 Wie erstellt man ein Einzelangebot aus einem Gruppenangebot?... 101 Wie erstellt man Routineangebote?... 101 Auftragszeilen wiederherstellen... 102 Produktzeilentext bearbeiten... 102 Aufträge und Rechnungen... 103 Die Auftragsregistrierung... 105 Registerkarten... 106 Wie erstellt man einen neuen Auftrag?... 111 Einstellungen für Vertrieb/Fakturierung... 111 Benutzereinstellungen für Vertrieb/Fakturierung... 111 Firmeneinstellungen für Vertrieb/Fakturierung... 113 Fakturierung und Kreditierung... 118 Wie fakturiert man eine Rechnung?... 118 Wie druckt man eine Rechnungskopie?... 119 Wie erstellt man eine Barrechnung?... 119 Wie erstellt man eine Gutschrift für eine Rechnung?... 120 Wie erstellt man eine unabhängige Gutschrift?... 120 Aufträge/Preisangebote duplizieren... 121 Rechnungsstapel/Sammelfakturierung... 122 Automatische Zuteilung von Kundenreferenznummern... 122 Kreditlimit und gesperrte Konten... 123 Berichte und Druckoptionen... 124 Auftrags- und Lagerberichte... 124 Wie hinterlegt man Feststehenden Text in Aufträgen/Rechnungen?... 125 Wie druckt man Rechnungen in anderen Sprachen?... 125 Druck mehrerer Rechnungskopien... 126 Währungen... 126 Fremdwährungen in Aufträgen/Rechnungen... 126 Wie fakturiert man in der Währung des Kunden?... 127 Einkauf und Lager im Modul Vertrieb/Fakturierung... 128 Wie beauftragt man Produktlieferungen?... 128 V

Kontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce VI Auftragsrückstände... 128 Warenfluss... 129 Lieferplan... 130 Wie erstellt man Bestellungen auf Basis von Aufträgen?... 131 Preise und Rabatte... 133 Preisliste, extern - Anpassung der Preisliste... 135 Den Preis einer Produktauswahl ändern - Preisanpassung... 136 Wie ändert man Produktpreise?... 137 Rabatte... 139 Rabatteinstellungen speichern - Rabattregister... 141 Produktregister: Registerkarte Rabatt... 141 Produktregister: Registerkarte Preis... 144 Liefer- und Zahlungsbedingungen... 145 Abonnementabrechnung... 146 Abonnementabrechnung - Voreinstellungen... 147 Die Abonnementsliste... 148 Das Abonnementregister... 148 Kundenabonnements... 150 Wie erstellt man ein neues Kundenabonnement?... 150 Abrechnung von Abonnements... 151 Assistent zur Erstellung von Aufträgen auf Grundlage von Kundenabonnements... 151 Wie fakturiert man Aufträge auf Basis von Abonnements?... 152 Wie rechnet man ein Abonnement jährlich ab?... 153 Programmversionen ohne Buchhaltung... 154 Zahlungsverkehr... 154 Detaillierte Rechnungsliste... 154 Registrierung von Zahlungseingängen... 155 Mahnungen... 155 Weiterverfolgung von Zahlungen... 156 Factoring... 157 Inkassowarnung... 157 Inkasso... 158 Verkaufsbudgets... 158 Drilldown - Absatzplan... 159 Kapitel 3: E-Commerce... 161 Über E-Commerce... 162 E-Commerce in Mamut Business Software... 163 Tipps - woran Sie vor dem Start denken sollten... 164 Designtipps für Websites... 166 Erste Schritte zur eigenen Website... 166 Der Inhalt der Website... 168 Veröffentlichung der Website... 169 Wie stellt man eine Verknüpfung zu anderen Websites her?... 170 Der Webshop... 171 Erste Schritte mit dem Webshop... 172 Wie legt man ein Produkt zum Verkauf in den Webshop?... 173 Wie zeigt man den Lagerbestand der Produkte im Webshop?... 174 Payment Services... 176 WorldPay... 177 Erste Schritte mit WorldPay... 178 Bearbeiten der Website... 179 Registerkarte Menü... 180 Registerkarte Über die Firma... 181 Firmeninformationen... 181 Kopftext... 181 Impressum... 182 Registerkarte Inhalt... 183 Homepage... 183

Kontaktmanagement, Vertrieb und E-CommerceKontaktmanagement, Vertrieb und E-Commerce Sonderaktion... 184 Produktauswahl... 185 Nachrichten/Neuigkeiten... 186 Unterseiten... 186 Kontaktseiten... 187 Produktliste... 189 Werkzeuge... 190 Registerkarte Webshop... 194 Produktgruppen... 194 Firmeninformationen... 196 Geschäftsbedingungen für den Webshop... 196 Kundeninformation... 197 Adresse... 198 Lieferart... 198 Zahlungsart... 199 Registerkarte Design... 200 Designvorlagen... 200 Designvorlage Website... 200 Erstellen eines neuen Farbschemas... 201 Designvorlagen Webshop... 202 Eigenschaften der ausgewählten Vorlage... 203 Kundenstatusdateien... 204 Versenden von Kundenstatusdateien... 204 Einstellungen Kundenstatusdatei... 205 Auftragsstatus... 207 Auftragsstatus einsehen... 207 Kundeninformation/Adresse... 208 Übersicht über neue Aufträge/Aktivitäten... 209 Website-Einstellungen... 210 Aktive Website... 210 Standardtexte... 211 Meta-Tags... 211 Scripts... 212 Website-Einstellungen - Formate... 212 Einstellungen Webshop... 213 Payment Services... 215 Website-Einstellungen - Verwaltung... 216 Passworteinstellungen... 216 Kapitel 4: Weitere Informationen... 217 Mamut Online Desktop... 218 Support und Services... 220 Der Mamut Servicevertrag vereinfacht Ihren Alltag!... 221 Weitere Publikationen... 222 Mamut Academy... 223 Index... 224 VII

Kapitel 1: Kontaktmanagement In diesem Kapitel: Kontaktmanagement... 2 E-Mail... 31 Aktivitäten und Kalender... 39 Dokumente... 58 Integration mit Skype... 73 Projektmanagement... 75 Die in diesem Kapitel beschriebenen Funktionalitäten sind in Ihrer Programmversion möglicherweise nur teilweise implementiert. Eine ausführliche Funktionsübersicht unserer Produkte finden Sie auf unserer Website: www.mamut.de/funktionalitaet. Finden Sie in diesem Kapitel nicht die Antwort auf Ihre Frage, gibt Ihnen das Abschlusskapitel Weitere Informationen Hinweise zu weiterführender Unterstützung und Hilfemöglichkeiten. Für weitere Produktinformationen wenden Sie sich gerne unter sales@mamutone.de oder unter der Telefonnummer 0800 330 5101 an unser Vertriebsteam. 1

Kontaktmanagement KONTAKTMANAGEMENT Im Modul Kontaktmanagement, das Sie über Funktionen - Kontakte - Kontaktmanagement aufrufen, pflegen Sie die Informationen über alle im Programm hinterlegten Kontakte. Beachten Sie, dass das Kontaktmanagement sowohl Kunden als auch Lieferanten, Partner und Privatkontakte mit umfasst. Markieren Sie hierfür einfach auf der Kontaktkarte das zutreffende Kontrollkästchen. Kontakte können auch Kontaktpersonen sein. Das Anlegen von Kontaktpersonen erleichtert Ihnen die Kundenpflege, indem Sie jederzeit nachvollziehen können, mit wem Sie gesprochen haben oder auf wen Sie sich in einem Gespräch bezogen haben. Das Kontaktpersonenmodul öffnen Sie über Funktionen - Kontakte - Kontaktperson, oder klicken Sie in der Ansicht Kontaktmanagement auf Kontaktperson. Über Mamut Online Desktop erhalten Sie online Zugriff auf die verschiedenen Funktionalitäten von Mamut Business Software und auf die Services von Mamut One. Über Mamut Online Desktop erhalten Sie online Zugriff auf die verschiedenen Funktionalitäten von Mamut Business Software und auf die Services von Mamut One. Unter dem Kontaktbereich können Sie Ihre Kontakte und Kontaktpersonen aus Mamut Business Software einsehen und bearbeiten. Darüber hinaus können Sie neue Kontakte anlegen sowie sämtliche kontaktrelevanten Informationen bearbeiten und verwalten. Hinweis: Möchten Sie Mamut Online Desktop verwenden, benötigen Sie einen gültigen Mamut One Servicevertrag. Dieser regelt auch, auf welche Services von Mamut Online Desktop Sie zugreifen können. 2

Kontaktmanagement Das Fenster Kontaktmanagement Das Fenster Kontaktmanagement ist zweigeteilt. In der oberen Hälfte tragen Sie allgemeine Informationen über den Kontakt ein und legen fest, zu welchen Kategorien der Kontakt gehören soll. Mithilfe der Kategorien können Sie die Kontakte voneinander abgrenzen, zum Beispiel wenn Sie ihnen später individuell zusammengestelltes Werbematerial zusenden möchten. Der untere Teil der Kontaktkarte besteht aus verschiedenen Registerkarten, in denen Sie andere relevante Informationen zum Kontakt erfassen, z. B. zu Kontaktpersonen, Aktivitäten, Dokumenten, Vertrieb/Fakturierung, Preisangeboten, Einkäufen, Produkten und Projekten, zur Buchhaltung sowie zur Zeiterfassung. Sie rufen das Kontaktmodul über Funktionen - Kontakte - Kontaktmanagement auf. Weitere Hinweise zu den einzelnen Registerkarten finden Sie in diesem Kapitel weiter unten. Adresse: Hier legen Sie die Adresse(n) Ihres Kontakts an. Sie können pro Kontakt mehrere Adressen, Telefonnummern und Faxnummern hinterlegen. Nutzen Sie dafür die Pfeilsymbole neben den Feldern. Hauptsitz: Diese Funktion ist sinnvoll, wenn Sie z.b. bei Filialbetrieben wünschen, dass die Warenlieferung an die jeweilige Filiale, die Zustellung der Rechnung jedoch an den Hauptsitz erfolgt. Benutzerdef. Felder: Mit Hilfe von benutzerdefinierten Feldern können Sie Ihre Kontakte nach Ihren individuellen Wünschen klassifizieren. Gruppe: Das Anlegen von Gruppen hilft, wenn Sie Ihre Kontakte nach bestimmten Kriterien, Arbeitsaufgaben o.ä. filtern wollen. Notizen: In diesem Freitextfeld können Sie eigene Anmerkungen eintragen. Neu: Hier erstellen Sie einen neuen Kontakt. Auflisten: Hierüber öffnen Sie die Kontaktliste. Sie können in den Benutzereinstellungen für Kontakte festlegen, dass die Kontaktliste beim Öffnen des Kontaktmoduls automatisch geöffnet werden soll. Das kann hilfreich sein, wenn Sie z.b. oft nach verschiedenen Kontakten suchen. Wenn Sie für gewöhnlich eher neue Kontakte erfassen, kann es sinnvoll 3

Kontaktmanagement sein, die Funktion nicht zu aktivieren. Weitere Hinweise zur Kontaktliste finden Sie weiter unten. Kontaktpersonenliste: Die Liste Ihrer Kontaktpersonen wird geöffnet. Löschen: Nicht mehr bestehende Kontakte können Sie löschen. Alternativ können Sie solche Kontakte auch unter Andere Informationen auf Inaktiv setzen. Karte anzeigen: Sie können die Adresse Ihres Kontakts auf einer elektronischen Landkarte anzeigen lassen. Diese wird in einem eigenen Fenster geöffnet. Für diese Funktion benötigen Sie einen Internetzugang. Route anzeigen: Sie können die Wegbeschreibung zu einem Kontakt anzeigen lassen. Für diese Funktion benötigen Sie einen Internetzugang. Tipp! Den Standardlieferanten für die Kartensuche legen Sie in den Benutzereinstellungen für Kontakte selbst fest. Wählen Sie zwischen Microsoft, Yahoo und Google. Kontaktstatus bietet Ihnen eine Übersicht über alle Kauf- und Verkaufstransaktionen, die zwischen dem Kontakt und Ihrem Unternehmen stattgefunden haben, zusätzlich zu anderen wichtigen Kennzahlen. Diese Übersicht ermöglicht Ihnen einen schnellen Zugriff auf den Vertriebsverlauf des Kontaktes und kann z. B. bei einem Telefongespräch hilfreich sein. Standarddokument: Hierüber öffnen Sie die Liste der Dokumentvorlagen, die Sie für das Erstellen von Standardanschreiben verwenden können. Mithilfe der Schaltfläche Sortieren können Sie Ihre Kontakte auf viele verschiedene Arten sortieren: nach Kontaktname, Kontaktnr., Lieferant oder Telefonnr. Wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium mithilfe des Pfeils rechts neben dem Sortiersymbol. Wenn Sie auf den Pfeil rechts neben Aktivitäten erstellen klicken, können Sie eigens angepasste Aktivitäten erstellen. Sie selbst bestimmen den Inhalt der Aktivitäten und die Zugriffsmöglichkeiten über die Module. Über das Symbol öffnen Sie die Benutzereinstellungen für Kontakte. Dort können Sie z. B. auf der Registerkarte Kontaktregister unter Andere festlegen, ob die Kontaktliste beim Öffnen der Kontaktkarte automatisch geöffnet werden soll. Klicken Sie auf den Pfeil, um die Firmeneinstellungen zu öffnen. Drucken: Hierüber drucken Sie kontaktspezifische Berichte, z.b. Adresslabels. Aus dem sich öffnenden Fenster können Sie den gewünschten Bericht wählen und ggf. weitere Einstellungen festlegen. Das TAPI-Symbol (Zusatzprodukt): Wenn Sie das TAPI-Symbol anklicken, ruft das Programm automatisch die Telefonnummer im zugehörigen Feld an. Hinweis: Dieses Symbol ist nur sichtbar, wenn Sie das nötige Zubehör installiert haben. Die Treiber müssen TAPI 3.0 oder höher unterstützen und das Telefon muss über eine serielle Schnittstelle mit Ihrem PC verbunden sein. Mithilfe von Skype können Sie von der Kontakt- oder Kontaktpersonenkarte aus Kontakte anrufen. Sie können auch Gespräche entgegennehmen. Wenn der Kontakt mit einem Skype-Namen oder einer Skype- Nummer in Ihrem Kontakt- oder Kontaktpersonenregister erfasst ist, öffnet sich die entsprechende Karte. Gespräche mit bestehenden Kontakten werden als Aktivitäten erfasst, sodass Sie später den Verlauf leichter nachvollziehen können. Weitere Hinweise zu den übrigen Symbolen der Symbolleiste finden Sie im Einführungshandbuch "Installation, Einstellungen, Berichte und Auswahl", Kapitel "Wichtige Symbole in den Programmfenstern". 4

Kontaktmanagement Die Kontaktliste Die Kontaktliste enthält die im Kontaktmanagement hinterlegten Kontakte, ungeachtet ob es sich um einen Kunden, einen Lieferanten o. a. handelt. Neu. Hierüber legen Sie einen neuen Kontakt an. Dies gilt nur für die Kontaktliste, nicht für die Kontaktpersonenliste. Bearbeiten. Hierüber öffnen Sie den in der Liste markierten Kontakt zur Einsicht oder weiteren Bearbeitung. Drucken. Hierüber drucken Sie die Liste aus. Es wird zunächst eine Druckvorschau geöffnet. Um die Liste zu drucken, klicken Sie auf das Druckersymbol in der Symbolleiste zur Druckvorschau. Mit Hilfe der Auswahlliste bestimmen Sie, ob nur aktive, nur inaktive oder alle Kontakte aufgelistet werden sollen. Dies gilt nur für die Kontaktliste, nicht für die Kontaktpersonenliste. In der Auswahlliste für die Anzahl können festlegen, wie viele Kontakte in der Liste angezeigt werden. Das Programm speichert Ihre Wahl. Diese Auswahlliste wird nur angezeigt, wenn mehr als 500 Kontakte hinterlegt sind. Tipp: In den Benutzereinstellungen für Kontakte können Sie einstellen, ob die Kontaktliste automatisch zusammen mit dem Kontaktmangement-Fenster geöffnet wird. Dort können Sie auch Anzahl und Inhalt der Spalten sowie Sortierkriterien bestimmen. Registerkarten Sie können selbst wählen, wie Sie die Registerkarten unter Kontaktmanagement verwenden wollen. Es gibt nicht die einzig richtige Verwendungsart. Sie handhaben dies, wie es für Ihr Unternehmen am günstigsten ist. Hier werden zwei verschiedene Varianten beschrieben: 5

Kontaktmanagement Neue Informationen über die Registerkarten unter Kontaktmanagement erfassen: Die Schaltfläche Neu in den verschiedenen Registerkarten kann als Verknüpfung zu den verschiedenen Modulen fungieren. Klicken Sie zum Beispiel in der Registerkarte Vertrieb/Fakturierung auf Neu, öffnet sich automatisch das Modul Vertrieb/Fakturierung und die für den Auftrag erfassten Kontaktinformationen werden direkt aus dem Kontaktregister geholt. Auf diese Weise können Sie also vom Kontaktmanagement aus über die Registerkarte Vertrieb/Fakturierung neue Aufträge erfassen. Neue Informationen von anderen Modulen aus erfassen: Sie können auch direkt in die verschiedenen Module wechseln und dort Informationen erfassen. Wenn Sie sich für diese Methode entscheiden, erfassen Sie z. B. neue Aufträge über Funktionen - Vertrieb/Fakturierung - Auftragsregistrierung. Das kann von Vorteil sein, wenn Sie hauptsächlich Aufträge erfassen und nicht von spezifischen Kontakten ausgehend arbeiten. In dem Fall verwenden Sie das Kontaktregister eher, um sich einen Überblick über Aktivitäten, Dokumente und Aufträge im Zusammenhang mit einzelnen Kontakten zu verschaffen. Die Ausnahme für diese Arbeitsmethode sind die Registerkarten Kontaktperson, Andere Informationen und Einstellungen, da diese direkt dem Kontaktmodul zugeordnet und nicht über andere Module verfügbar sind. Kontaktpersonen Unter der Registerkarte Kontaktpersonen erfassen Sie Informationen über Personen, mit denen Sie in Zusammenhang mit dem Kontakt in Verbindung stehen (z. B. bei einem Unternehmen). Mit einer gut gepflegten Kontaktpersonenliste wissen Sie stets, mit wem Sie bei einem Kontakt sprechen sollten oder auf wen Sie sich beziehen müssen. 6 Die von Ihnen als Standard gekennzeichnete Person wird fettgedruckt an oberster Position in der Liste Ihrer Kontaktpersonen angezeigt. Kennzeichnen Sie eine Kontaktperson als Inaktiv, wird diese eingegraut in den unteren Listenbereich verschoben. Diejenigen, die weder Standard noch inaktiv sind, werden in der Reihenfolge aufgelistet, in der sie erfasst wurden. Wenn Sie eine neue Kontaktperson hinzufügen möchten, klicken Sie auf Neu. Wenn Informationen zu einer hier hinterlegten Kontaktperson einsehen oder bearbeiten möchten, markieren Sie die Person in der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten. Klicken Sie auf Aktualisieren, um eventuelle Änderungen der Kontaktperson zu übernehmen. Um der Kontaktperson eine E-Mail zu schicken, klicken Sie auf E-Mail versenden. Sollten mehrere E- Mail-Adressen für die Kontaktperson hinterlegt sein, klicken Sie auf das Pfeilsymbol und wählen Sie die zutreffende auf der Kontaktkarte der Kontaktperson hinterlegte E-Mail-Adresse aus. Wenn die Standardgröße des grauen Notizfeldes nicht ausreicht, können Sie es über das Symbol Notizfeld erweitern am rechten unteren Fensterrand vergrößern.

Kontaktmanagement Lesen Sie mehr über Kontaktpersonen im gleichnamigen Kapitel. Aktivitäten Unter der Registerkarte Aktivitäten werden Aktivitäten erfasst, die mit dem aktuellen Kontakt verknüpft sind. Hier erfassen Sie alle Informationen, die mit der Aktivität zu tun haben, z. B. Kontaktperson, Projekt, Dauer/Art, verantwortliche Person in Ihrem Unternehmen usw. Der erfassten Aktivitäten können z. B. Treffen, Vorführungen, Telefongespräche, E-Mails, Lieferbestätigungen und Preisangebote sein. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Aktivität anzulegen. Klicken Sie auf Bearbeiten, um eine vorhandene Aktivität einzusehen oder zu ändern. Klicken Sie auf Löschen, um die markierte Aktivität zu löschen. Klicken Sie auf Aktualisieren, um die Listenansicht zu aktualisieren- In der Auswahlliste Art können Sie die Aktivitätsart herausfiltern, die angezeigt werden soll. Wenn die Liste viele Aktivitäten enthält, können Sie einen Filter anwenden: Wählen Sie, ob Alle, Abgeschlossene oder Nicht abgeschlossen Aktivitäten angezeigt werden; oder grenzen Sie die Liste über die unter Art angegebene Aktivitätsart (Treffen, Seminare etc.) ein. Unterhalb der Liste werden die Einträge des Notizfeldes der markierten Aktivität angezeigt. Sollte das Feld viel Text enthalten, können Sie es erweitern, indem Sie auf das Pfeilsymbol in der rechten unteren Ecke klicken. Lesen Sie mehr über Aktivitäten im gleichnamigen Kapitel. Dokumente Unter der Registerkarte Dokumente erhalten Sie eine Übersicht über alle mit dem Kontakt verknüpften Dokumente. Diese Dokumente können Briefe, Sitzungsberichte, Verträge, Faxe o. Ä. sein. Sie können von hier aus auch Dokumente erstellen und bearbeiten. Diese werden dann auch im Dokumentenmodul hinterlegt. Mit einem Rechtsklick auf ein Dokument in der Liste können Sie dieses öffnen, ausdrucken, per E-Mail oder Fax verschicken oder in die Liste importieren. 7

Kontaktmanagement 8 Klicken Sie auf Neu, um ein neues Dokument anzulegen. Hinweis: Wenn Sie ein Seriendokument erstellen und versuchen, es bei einem der mit ihm verknüpften Kontakte zu löschen, bekommen Sie eine Warnung, die besagt, dass Sie dann das Dokument für alle mit ihm verknüpften Kontakte löschen. Somit haben Sie die Möglichkeit, den Vorgang abzubrechen, falls Sie ein solches Resultat nicht wünschen. Über die Registerkarte können Sie neue Dokumente erstellen und die Eigenschaften bestehender Dokumente bearbeiten. Hierüber öffnen Sie das markierte Dokument. Hierüber löschen Sie die markierten Dokumente. Bei Dokumenten mit Verknüpfungen zu anderen Bereichen wird nur die Verknüpfung gelöst. Hierüber können Sie Dokumente von Ihrem Rechner hochladen. Hierüber können Sie die Listenansicht aktualisieren. Mithilfe der Schaltfläche Link können Sie Dokumente mit dem Kontakt verknüpfen. Wählen Sie das Dokument aus der Liste und klicken Sie auf OK. Hinweis: Sollten Sie eine Verknüpfung wieder aufheben wollen, öffnen Sie zunächst die betreffende Dokumentkarte, indem Sie das Dokument markieren und in der Symbolleiste auf Bearbeiten klicken. Wechseln Sie nun zur Registerkarte Kontakt und klicken Sie dort auf Löschen. Die Verknüpfung wird aufgehoben. Über E-Mail versenden können Sie Dokumente direkt an einen E-Mail-Empfänger versenden: Markieren Sie das Kontrollkästchen neben den betreffenden Dokumenten und klicken Sie auf E-Mail versenden. Ihr Standard-E-Mail-Editor öffnet sich mit den bereits angehängten Dokumenten. Beachten Sie, dass Sie keine Serienbriefe verschicken können. Unterhalb der Liste werden die Einträge des Notizfeldes der markierten Dokumentkarte angezeigt. Sollte das Feld viel Text enthalten, können Sie es erweitern, indem Sie auf das Pfeilsymbol in der rechten unteren Ecke klicken. Lesen Sie mehr über Dokumente weiter unten im gleichnamigen Kapitel. Vertrieb/Fakturierung Die Registerkarte für Vertrieb/Fakturierung auf der Kontaktkarte ist nur für die Kontakte verfügbar, die als Kunden gekennzeichnet sind. Die Registerkarte zeigt eine Übersicht über Aufträge und Rechnungen, die für den Kontakt erfasst wurden. Mit einem Klick auf Neu können neue Aufträge erfasst werden. Mit einem Klick auf Bearbeiten können bereits erstellte Aufträge geändert werden. Sie können Neu als Verknüpfung zum Modul Vertrieb/Fakturierung verwenden: Wenn Sie auf Neu klicken, öffnet sich automatisch das Modul Vertrieb/Fakturierung mit der Kontaktinformation, die für den Auftrag erfasst wurden. Sie können also im Kontaktmodul über die Registerkarte Vertrieb/Fakturierung neue Aufträge erstellen. Hinweis: Die Auswahlliste Status in der Registerkarte Vertrieb/Fakturierung funktioniert wie ein Filter. Was Sie hier auswählen, entscheidet darüber, was in der Registerkarte gezeigt wird. Wählen Sie z. B. Rechnung aus, zeigt die Registerkarte nur für den jeweiligen Kontakt erfasste Rechnungen und keine anderen Verkaufstransaktionen wie etwa unbehandelte Aufträge und Gutschriftsanzeigen.

Kontaktmanagement Preisangebot Die Registerkarte Preisangebot ist für Kontakte verfügbar, die als Kunden gekennzeichnet sind. Auf der Registerkarte finden Sie eine Übersicht über für den Kunden erfasste Preisangebote. Die Preisangebotsliste ist chronologisch sortiert. Sie können die Liste auch nach anderen Kriterien sortieren, indem Sie auf die betreffende Spaltenüberschrift klicken. Über die Registerkarte Preisangebot können Sie sowohl reguläre Preisangebote als auch Routineangebote erstellen. Klicken Sie auf das Pfeilsymbol rechts neben der Schaltfläche Neu und wählen Sie die gewünschte Angebotsart aus der Liste. Klicken Sie auf Bearbeiten, um ins Preisangebotsregister zu wechseln und die Details zum markierten Preisangebot/Routineangebot einzusehen oder zu bearbeiten. Klicken Sie auf Aktualisieren, um den Eintrag aus der Liste mit den im Preisangebotsregister hinterlegten Einträgen zu aktualisieren. Tipp: Die Auswahlliste Status in der Registerkarte Preisangebot dient als Filter. Was Sie hier auswählen, entscheidet darüber, was im Fenster gezeigt wird. Wählen Sie z. B. Routineangebot aus, zeigt die Registerkarte nur Preisangebote mit diesem Status. Weitere Hinweise zu Preisangeboten finden Sie im Kapitel "Vertrieb und Fakturierung". Buchhaltung Die Registerkarte Buchhaltung im Kontaktmodul zeigt alle einen Kontakt betreffenden Buchhaltungseinträge im Hauptbuch. Handelt es sich um einen Kundenkontakt, werden alle Forderungen angezeigt. Handelt es sich um einen Lieferanten, werden die diesen betreffenden Verbindlichkeiten angezeigt. Ist der Kontakt sowohl Kunde als auch Lieferant, können Sie entscheiden, welche der Listen Sie einsehen möchten. Die Registerkarte kann als einfaches Verzeichnis für Debitoren/Kreditoren verwendet werden. Sie erhalten einen Überblick über alle Debitoren-/Kreditorenkonten sowie die ausstehende Gesamtsumme, Aktuelle und Überfällige Zahlungen. Sie können Zahlungen und Gutschriftsanzeigen erfassen und offene und geschlossene Posten gegenüberstellen. Sie können von der Registerkarte aus auch neue Rechnungen erfassen. Hinweis: Alle Zahlungseingänge- und ausgänge, die Sie hier erfassen, werden direkt ins Hauptbuch übertragen. Bitte lesen Sie auch im Einführungshandbuch "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal" im Kapitel "Buchhaltung" die Abschnitte zum Hauptbuch, zur Belegerfassung sowie zu Debitoren und Kreditoren. Für eine Übersicht über alle ausstehenden Beträge empfehlen wir Ihnen, das Debitoren- /Kreditorenverzeichnis zu verwenden. Dort werden alle Kunden und Lieferanten in derselben Liste aufgeführt. Von diesem Modul aus können Sie zudem auch Mahnungen, Inkassoforderungen und Zinsberechnungen erstellen. 9

Kontaktmanagement 10 Hier können Sie Zahlungseingänge und -ausgänge erfassen. Weitere Hinweise dazu finden Sie im Einführungshandbuch "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal", Kapitel "Buchhaltung". Sie können Zahlungseingänge und -ausgänge selbstverständlich auch über die Belegerfassung registrieren. Klicken Sie auf Neu, um einen Zahlungseingang oder -ausgang zu erfassen. Klicken Sie auf Bearbeiten, um einen Posten weiter zu bearbeiten. Alternativ können Sie Posten auch direkt im Debitoren- oder Kreditorenverzeichnis bearbeiten. Klicken Sie auf Gutschrift buchen, um eine Gutschrift für eine Ausgangsrechnung zu erstellen. Die Gutschrift wird direkt ins Hauptbuch übertragen. Bitte beachten Sie, dass der Eintrag, für den eine Gutschrift gebucht wurden, nicht gelöscht wird, selbst wenn er aus der Liste entfernt wird. Über Gehe zu Rechnung öffnen Sie die markierte Rechnung, um sie z. B. zu bearbeiten. Weitere Hinweise zu Rechnungen finden Sie unter "Vertrieb und Fakturierung". Wenn der Kontakt ein Lieferant ist, können Sie über Gehe zu Bestellung direkt ins Einkaufsregister wechseln, um Details zu der in der Liste markierten Bestellung einzusehen. Über Gehe zu Buchungsjournal öffnen Sie den markierten Posten im Hauptbuch. Über Posten abstimmen/verknüpfen können Sie verschiedene offene und geschlossene Posten miteinander verknüpfen oder aufeinander abstimmen. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die Posten auf denselben Debitor/Kreditor registriert sein. Sie können geschlossene Posten nur aufeinander abstimmen, sofern der Saldo gleich Null ist. Ansonsten werden die Posten verknüpft und können später geschlossen werden. Die Auswahlliste rechts neben der Symbolleiste können Sie zum Filtern der Einträge verwenden. Sie können nach Jahren, offenen oder geschlossenen Posten oder auch nach Belegart filtern. Nach Microsoft Excel exportieren: Um die Liste mit den Rechnungen nach Microsoft Excel zu exportieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Spalte und wählen Sie aus dem Popup-Menü den Eintrag Nach Microsoft Excel exportieren. Die Liste wird daraufhin zur weiteren Bearbeitung nach Microsoft Excel exportiert. Hinweis: Wie Sie Zahlungen, Rechnungen und Gutschriften erfassen, finden Sie in der Hilfedatei zu diesem Thema beschrieben. Einkauf Die Registerkarte Einkauf wird nur bei Lieferanten angezeigt. Sie enthält eine Übersicht über die für den Lieferanten registrierten Einkäufe. Sie können die Bestellnummer, die Referenz des Lieferanten, die Bestellsumme, die Währung, den Status, das Lieferdatum, das Auftragsdatum und Ihre Referenz einsehen. Darüber hinaus können Sie die Einkäufe nach Status filtern.

Kontaktmanagement Sie können schnell und einfach eine Übersicht über Bestellungen bei einem Lieferanten erhalten und neue Einkäufe erstellen, indem Sie auf Neu klicken. Es wird dann das Bestellmodul mit einem neuen Einkauf geöffnet, der automatisch die Kontaktinformationen aus der Kontaktkarte des Lieferanten enthält. Hierüber aktualisieren Sie die Ansicht mit den im Einkaufsregister hinterlegten Angaben. Sie können auch einen bereits erstellten Auftrag bearbeiten, indem Sie ihn markieren und dann auf Bearbeiten klicken. Der Auftrag wird geöffnet und Sie können die notwendigen Änderungen vornehmen. Status: Die Auswahlliste Status funktioniert wie ein Filter. Was Sie hier auswählen, entscheidet darüber, was im Fenster gezeigt wird. Wählen Sie zum Beispiel Erhalten aus, werden nur die Einkäufe mit diesem Status angezeigt. Das Einkaufsmodul wird im Kapitel Logistik im Einführungsbuch "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal" genauer besprochen. Zeiterfassung Die Registerkarte Zeiterfassung ist für Kontakte verfügbar, die als Kunde gekennzeichnet sind. Sie erhalten eine Übersicht über mit dem Kunden verknüpfte Zeitnachweise. Vorhandene Zeilen im Zeitnachweis können über die Registerkarte bearbeitet werden, während neue Zeilen im Modul Zeiterfassung erstellt werden müssen. Hinweis: Die Auswahlliste Status funktioniert wie ein Filter. Was Sie hier auswählen, entscheidet darüber, was im Fenster gezeigt wird. Die Zeiterfassung wird im Abschnitt Zeiterfassung im Einführungsbuch "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal" erläutert. Produkte Die Registerkarte Produkte ist bei den Kontakten aktiv, die als Lieferanten erfasst sind. Hier erhalten Sie eine Übersicht darüber, welche Produkte der Lieferant anbietet. Sie können unter anderem den Preis und die Verfügbarkeit am eigenen Lager kontrollieren und Produkte hinzufügen, bearbeiten oder entfernen. In den Spalten können Sie Ihre Produktnummer und Ihren Produktnamen, die Produktnummer und den Produktnamen des Lieferanten, den Einkaufspreis, die Währung und die Verfügbarkeit am eigenen Lager sehen. Sie können auch Produktgruppen herausfiltern. Neu: Dieses Symbol öffnet die Produktliste, sodass Sie ein Produkt mit dem Lieferanten verknüpfen können. Wenn Sie ein Produkt ausgewählt haben und OK klicken, erscheint ein Fenster, in das Sie nähere Informationen zum Produkt eintragen können, etwa die Produktnummer des Lieferanten und den Einkaufspreis. 11

Kontaktmanagement Bearbeiten: Wenn Sie ein Produkt markieren und dann auf Bearbeiten klicken, öffnet sich das Fenster mit detaillierten Informationen, wo Sie beispielsweise die Produktnummer des Lieferanten und den Einkaufspreis ändern können. Löschen: Klicken Sie hierauf, um die Lieferantenverknüpfung für das markierte Produkt zu entfernen. Gehe zu Produktkarte: Wenn Sie ein Produkt markieren und hier klicken, öffnet sich die Produktkarte des markierten Produkts. Produktgruppe: Sie können sich jede Produktgruppe einzeln oder alle Produktgruppen auf einmal ansehen. die Auswahlliste funktioniert wie ein Filter, sodass Sie das Produkt, nach dem Sie suchen, leichter finden können. Lesen Sie mehr zu Produkten im gleichnamigen Kapitel. Projekt Auf der Registerkarte Projekt werden alle Projekte gezeigt, an denen der Kontakt beteiligt ist. Wenn Sie z. B. in Verbindung mit einem Projekt Informationsbriefe versenden wollen, können Sie einen Serienbrief aufsetzen und in die Auswahl alle Kontakte einbeziehen, die mit dem aktuellen Projekt verknüpft sind. Über Link können Sie den Kontakt mit einem Projekt verknüpfen. Sie können darüber hinaus eine oder mehrere Kontaktpersonen auswählen, die für das Projekt (mit)verantwortlich sind. Markieren Sie ein Projekt in der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Projektkarte zu öffnen und Details des Projekts einzusehen oder ggf. zu bearbeiten. Über Löschen können Sie die Verknüpfung zu dem in der Liste markierten Projekt aufheben. Wenn ein Kontakt mit mehreren Projekten verknüpft ist, können Sie in der Auswahlliste Standardprojekt direkt in der Registerkarte Projekt ein Standardprojekt auswählen. Dieses Projekt wird dann für alle auf diesen Kontakt erfassten Aktivitäten und Dokumente vorgeschlagen. Hinweis: Von dieser Registerkarte aus haben Sie nur Zugang zu aktiven Projekten. Ein Projekt ist grundsätzlich zunächst aktiv, kann aber über die Auswahlliste Inaktiv auf der Projektkarte als inaktiv gesetzt werden. Weitere Hinweise zu Projekten finden Sie im gleichnamigen Kapitel. 12

Kontaktmanagement Andere Informationen Auf der Registerkarte Andere Informationen können Sie diverse weitere Informationen zum Kontakt eintragen, z. B. Referenzen, Abteilung oder auch steuerrelevante Informationen. Abteilung: Hier können Sie hinterlegen, welche Abteilung Ihres Unternehmens für den Kontakt verantwortlich ist. Unsere Ref.: Hier können Sie einen oder mehrere Hauptansprechpartner in Ihrem Unternehmen für den Kontakt hinterlegen. Sie können maximal vier Referenzen, hierarchisch sortiert, hinterlegen. Inaktiv: Auch wenn Sie einen Kontakt, der an anderen Stellen aktiv ist, nicht löschen können, können Sie den Kontakt als inaktiv setzen, falls er nicht mehr aktuell ist. Wählen Sie in dem Fall in der Auswahlliste Inaktiv den Eintrag Ja. Es wird eine Abfrage ausgegeben, ob Sie auch evtl. hinterlegte Kontaktpersonen deaktivieren möchten. Sie können also die Kontaktpersonen als aktiv beibehalten, selbst wenn der Kontakt an sich nicht mehr relevant ist. Wenn der Kontakt aktiv sein soll, muss in der Auswahlliste Inaktiv der Eintrag Nein stehen. Keine Sendungen: Wenn der Kontakt keine Informationen (z. B. Angebote und Werbung von Ihnen) bekommen möchte, klicken Sie das Kontrollkästchen Keine Sendungen an. Wenn Sie in Verbindung mit einer geplanten Aussendung eine Kontaktauswahl erstellen, können Sie so vermeiden, die Kunden einzubeziehen, die keine Sendungen wünschen, indem Sie dies in den Filtereinstellungen definieren. WWW: Die Internetadresse ist direkt über Gehe zu Internetseite erreichbar. Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich der Webbrowser mit der hinterlegten Seite. Sprache: Hier können Sie die Sprache hinterlegen, in der Sie mit dem Kontakt kommunizieren. Kontaktart: Wählen Sie hier, ob der Kontakt eine Privatperson ist oder einer Organisation o. Ä. angehört. Registernummer und Registergericht: Der Name des Registergerichts muss zusammen mit der Registernummer angegeben werden (z. B. "Amtsgericht Berlin HRB 12345"). USt.-IDNr: Hier können Sie die Umsatzsteuer-ID des Kontakts hinterlegen. Dies ist besonders wichtig bei internationalen Kontakten: Ist hier keine USt.-ID hinterlegt, wird eine Warnmeldung ausgegeben, wenn Sie auf Aufträgen Steuerschlüssel zur innergemeinschaftlichen Lieferung von Produkten/Services verwenden. Steuernummer: Hier können Sie die Steuernummer des Kontakts hinterlegen. Bankkonto: Hier können Sie das Bankkonto des Kontakts hinterlegen. Hinweis: Wenn Sie das Bankkonto für einen Lieferanten anlegen, nachdem bereits Bestellungen erstellt wurden, müssen das Konto und vorhandene Einkäufe manuell verknüpft werden. Öffnen Sie in diesem Fall die Bestellungen (z. B. bei Sammelüberweisungen) und wählen Sie dort das Konto. E-Mail-Empfänger: Wählen Sie, welche E-Mail-Adresse auf den Einkaufs- und Verkaufsschreiben angegeben wird, die Sie per E-Mail verschicken. Diese Einstellung überschreibt für den vorliegenden Kontakt die Voreinstellungen in den Firmeneinstellungen für Kontakte. 13

Kontaktmanagement Tipp! Ganz unten auf der Registerkarte können Sie sehen, wann der Kontakt erfasst wurde, wann er zuletzt geändert wurde und von welchem Benutzer. Einstellungen Auf der Registerkarte Funktionen - Kontakte - Kontaktmanagement - Einstellungen können Sie Einstellungen für Kunde, Lieferant und Debitoren/Kreditoren vornehmen. Sie können die Einstellungen für jeden Kontakt einzeln anpassen. Die hier erfasste Information ist wichtig: Sie wird ins Modul Vertrieb/Fakturierung übertragen, wenn Sie neue Aufträge für den Kontakt erfassen. Für Kunden sind andere Einstellungen verfügbar als für Lieferanten. Hinweis: In mehreren der Listen können Sie die Einträge direkt im Standardwerte-Register anpassen, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Liste klicken und dort Im Standardwerte-Register ändern auswählen. Kunde Über Kunde können Sie Einstellungen für Kontakte vornehmen, die in der Kontaktkarte als Kunde gekennzeichnet sind. Legen Sie Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Lieferverfahren, Steuer und Rundungen fest, die für den Kunden gelten sollen. Die Alternativen, die Sie auswählen, werden bei jedem Erfassen neuer Aufträge für den Kunden als Standard verwendet. 14

Kontaktmanagement Tipp! Die hier getroffene Auswahl wird jedes Mal, wenn Sie einen neuen Auftrag erstellen, als Standardeinstellung gezogen. Wählen Sie aus der Auswahlliste Druckmedium Vertrieb/Fakturierung aus, über welches Medium ein Kunde Auftragsbestätigungen und Rechnungen erhalten soll. Hierfür ist es notwendig, dass in den Benutzereinstellungen für Berichte in der Auswahlliste Druckmedium Vertrieb/Fakturierung der Eintrag Vom Kontakt übertragen ausgewählt ist. Wenn Sie dem Kunden Auftragsbestätigungen und Rechnungen per E-Mail zusenden können möchten, müssen Sie Microsoft Outlook als Standard-E-Mail-Programm verwenden. Für den Kunden muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt sein. Wenn Sie dem Kontakt einen Einheitsrabatt auf alle Aufträge gewähren wollen, tragen Sie den Prozentsatz in das Feld Auftragsrabatt in % ein. Der Prozentsatz, den Sie hier erfassen, wird automatisch in den Preis für den Auftrag eingerechnet. Legen Sie die Währung fest, in der Sie dem Kunden die Rechnung ausstellen möchten. Die Währung, die in der Auswahlliste Währung vorgeschlagen wird, ist diejenige, die Sie für Ihre Firmendatenbank ausgewählt haben. Die von Ihnen gewählte Währung wird automatisch für Aufträge verwendet, die Sie im Modul Vertrieb/Fakturierung erstellen. Sie können die Währung jedoch beim Erfassen eines Auftrags auch wieder ändern. In der Auswahlliste Sammelrechnung klicken Sie auf Ja, wenn Sie die Sammelfakturierung verwenden möchten. Aufträge, die Sie im Modul Vertrieb/Fakturierung erstellen, bekommen dann den Status Unbearbeiteter Sammelauftrag. Wählen Sie Nein, bekommen neue Aufträge im Modul Vertrieb/Fakturierung den Status Unbearbeiteter Auftrag. Sie können dies jedoch für jeden einzelnen Auftrag auch wieder ändern. In der Auswahlliste Status-Datei automatisch erstellen empfehlen wir Ihnen, Ja auszuwählen. Die Funktion hilft Ihnen dabei, Ihre Kunden über den Status ihrer Online-Aufträge im Webshop auf dem Laufenden zu halten. Immer wenn Sie den Status eines aus Ihrem Webshop importierten Auftrags ändern, zum Beispiel indem Sie vom Status Unbearbeiteter Auftrag zum Status Rechnung wechseln, wird automatisch eine Status-Datei mit Informationen zu dieser Änderung erstellt. Wenn Sie das nächste Mal Aufträge aus dem Webshop herunterladen, indem Sie auf die Verknüpfung Funktionen - E-Commerce - Auftragsstatus klicken, werden die Status-Dateien automatisch an die entsprechenden Kontakte gesendet. Somit sind Ihre Kunden stets darüber informiert, wie weit Ihre Aufträge bearbeitet sind. Hinterlegen Sie unter Art der Antwort, wie mit dem Kunden Kontakt aufgenommen werden soll. Falls mehrere Ihrer Kontakte Teil derselben Kette sind, gehen womöglich alle Rechnungen an den Hauptsitz. Sofern der Kontakt selbst ein Hauptsitz ist, klicken Sie in der entsprechenden Auswahlliste auf Ja. Andere Kunden können dann mit dem Hauptsitz verknüpft werden. Lieferant Wenn der Kontakt als Lieferant gekennzeichnet ist, ist die Schaltfläche Lieferant aktiv. Damit können Sie die Bedingungen für Ihre Einkäufe bei diesem Lieferanten festlegen. Legen Sie die von Ihnen gewünschten Bedingungen für Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Lieferverfahren und Währung bei Einkäufen fest sowie die Steuerpflicht. Hinweis: Alle Einkäufe, die Sie bei diesem Kontakt tätigen, werden dann mit diesen Bedingungen erfasst. Die Angaben können für jeden einzelnen Fall überschrieben werden. Haben Sie mit dem Lieferanten eine Vereinbarung über einen festen Rabatt, tragen Sie den Prozentsatz in das Feld Vereinbarter Rabatt % ein. Der Rabatt wird beim Erfassen neuer Einkäufe dann automatisch berechnet. Legen Sie in der Auswahlliste Rundung auch fest, wie Summen gerundet werden sollen. 15

Kontaktmanagement Falls Sie zwei Lieferanten desselben Produkts haben, beauftragen Sie wohl denjenigen, der Ihnen als Kunden die besten Bedingungen bietet. Im Feld Lieferantenbewertung können Sie Noten vergeben von 1 AAA als beste bis 5 C als schlechteste. Dort, wo Sie zwischen mehreren Lieferanten für ein Produkt wählen können, ist die Bewertung im Einkaufsmodul verfügbar. Über einen rechten Mausklick in die Auswahlliste und Anklicken von Im Standardwerte-Register ändern können Sie die Werte der Noten ändern. Tragen Sie in das Feld Unsere Kunden-Nr. Ihre eigene Kunden-Nr. beim Lieferanten ein - als einfache Referenz für den Lieferanten. Im Feld Gegenkonto Belegerfassung können Sie ein Standardkonto aus dem Kontenplan auswählen, das immer bei der Belegerfassung von eingehenden Rechnungendes Lieferanten verwendet werden soll. Debitoren/Kreditoren In den Einstellungen für Debitoren/Kreditoren passen Sie unter anderem die Kunden- und Lieferantengutschrift an und legen fest, ob der Kunde bei ausbleibender Bezahlung erinnert werden soll. Legen Sie in den entsprechenden Feldern eine Grenze für Kunden-Kreditlimit und Lieferanten-Kreditlimit fest. Wenn Sie dann nach Erreichen der Grenze versuchen, einen Auftrag bzw. eine Bestellung zu erfassen/fakturieren, erhalten Sie eine Meldung darüber, dass die Grenze überschritten wird. 16

Kontaktmanagement Sie können auch über Gesperrtes Konto das Konto eines Lieferanten oder Kunden sperren. Die Kontaktkarte, die Lieferantenübersicht unter Funktionen - Buchhaltung - Kreditoren sowie die Kundenliste unter Funktionen - Buchhaltung - Debitoren werden daraufhin mit einem Symbol für Kontensperre gekennzeichnet. Sie erhalten eine Meldung beim Versuch, einen Auftrag bzw. eine Bestellung zu erfassen. Legen Sie unter Mahnwesen fest, wie Sie Forderungen gegenüber Kunden handhaben: Wählen Sie Factoring, falls Sie überfällige Forderungen an ein Factoringunternehmen übergeben. Möchten Sie die Erinnerung selbst schicken, wählen Sie Mahnung. Existiert eine entsprechende Abmachung zwischen Ihnen, Ihrem Kunden und der Bank, können Sie Forderungen auch per Lastschrift einziehen. Falls Sie eine Rechnung für Mahnzinsen erstellen wollen, setzen Sie die entsprechenden Einstellungen hierfür unter Mahnzinsen. Wählen Sie unter Überweisung, ob Bestellungen in der Grundeinstellungen per Sammelüberweisung beglichen werden. Wählen Sie dafür den Eintrag Zur Überweisung. Wenn Sie Sammelüberweisungen verwenden, müssen Sie angeben, inwieweit das auf die einzelnen Lieferanten zutrifft. Wenn Sie auswählen, dass Zahlungen an einen Lieferanten per Sammelüberweisung beglichen werden, enthalten die Bankdateien zur Sammelüberweisung auch die Posten dieses Lieferanten, sofern alle Einstellungen korrekt getroffen wurden. Weitere Hinweise zu Sammelüberweisungen finden Sie im Kapitel "Buchhaltung" im Einführungshandbuch "Buchhaltung, Einkauf, Logistik und Personal". Unter Debitorenkonto und Kreditorenkonto geben Sie die Standarddebitoren- und -kreditorenkonten an. Die Felder sind mit den Standardkonten des aktuellen Kontenrahmens vorbelegt. Unter Lieferungen, nicht in Rechnung gestellt können Sie angeben, gegen welches Konto Rechnungen für Lieferungen standardmäßig verbucht werden, die nicht in Rechnung gestellt wurden. Unter Rechnungen, nicht erhalten können Sie angeben, gegen welches Konto Rechnungen standardmäßig verbucht werden, die nicht vom Lieferanten erhalten wurden. Unter Factoring-Kunden-Nr. geben Sie die Kundennummer beim Factoring-Unternehmen ein. Tipp! Viele Einträge können Sie über das Standardwerte-Register bearbeiten. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld und wählen Sie Im Standardwerte-Register bearbeiten. Website-Konto Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden Sie zu einer Seite weitergeleitet, auf der Sie den Zugriff von Kontakten auf passwortgeschützte Website-Bereiche verwalten können. Angemeldete Benutzer werden in der Regel bereits unter Auftragsstatus genehmigt. Trotzdem können Sie die Genehmigung hier ändern oder abweisen. Weitere Hinweise dazu finden Sie weiter unten. Firmeneinstellungen Hierüber können Sie die Firmeneinstellungen für Kontakte öffnen. Weitere Informationen zu den Firmeneinstellungen finden Sie im Einführungshandbuch "Installation, Einstellungen, Berichte und Auswahl" im Kapitel "Einstellungen". Kontakteinstellungen für E-Commerce Über dieses Fenster wird für die einzelnen Kontakte der Zugang zu passwortgeschützten Webseiten verwaltet. Angemeldete Benutzer werden in der Regel bereits während des Vorgangs Auftragstatus (aufzurufen über Funktionen - E-Commerce) anerkannt, Sie können aber dennoch die Anerkennung oder Ablehnung hier ändern. Hinweis: Diese Funktionalität ist nur vorhanden, wenn Sie das Zusatzprodukt Mamut Enterprise PartnerWeb besitzen. In der Hilfe [F1] finden Sie weitere Hinweise zur Zugangsberechtigung. 17