Produktorientierte Ablage Optimierung des Dokumentenmanagements in der Kommunalverwaltung SUB Hamburg A 2008/ 367 von Wolf Steinbrecher Dipl. Volkswirt - Sachgebietsleiter Organisation und Controlling RICHARD BOORBERG VERLAG STUTTGART MÜNCHEN HANNOVER BERLIN WEIMAR DRESDEN
Vorbemerkung 11 Zugriffs- statt Ablageorientierung 11 Zugriff auf Informationen, Erfahrungen und Wissen 14 Neue Technologien und überkommene Ziele 15 01 Ein wenig Ordnungstheorie 18 01.1 Was ist eigentlich Unordnung? 18 01.2 Merkmale und ihre Ausprägungen 20 01.2.1 Die Begriffe Merkmal" und Ausprägung" 20 01.2.2 Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen... 22 01.2.3 Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen 23 01.3 Standortvergabe 24 01.4 Gegliederte Merkmale 26 Zusammenfassung 27 02 Merkmale von Dokumenten 28 02.1 Merkmale von Dokumenten 28 02.2 Dokumententräger und der Medienbruch 31 Zusammenfassung 32 03 Methoden der Wissensorganisation 33 03.1 Die alphabetische Ordnung (Schlagwortablage) 33 03.2 Die numerische Klassifikation (Aktenplan) 35 03.3 Die zweischichtige Ordnung 37 03.4 Die Ordnung aus zwei Abschnitten 37 03.5 Ordnung von Verweisen 38 Zusammenfassung 40 04 Eine neue Denkweise: Die Prozessorientierung 41 04.1 Die Prozessrevolution 41 04.2 Der Prozessgedanke in der Verwaltung 44 04.3 Prozessarten 44 04.4 Prozessketten 46 04.5 Prozessvarianten 47 Zusammenfassung 48 05 Produktorientiertes Ablagesystem (PAS) 49 05.1 Ordnung der Dokumente nach Prozessen und Vorgängen... 49
05.2 Vorgangs-, Prozess- und Wissensdokumente 50 05.3 Eine besondere Kategorie von Wissensdokumenten: Die Informationsspeicher 53 05.4 Vorgehen bei der Ablage eines Dokuments 55 05.5 Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems 56 Zusammenfassung 58 06 Der Produktplan als neue Ordnungsgrundlage 59 06.1 Die Prozesslandkarte in der Privatwirtschaft 59 06.2 Übergang von der Prozesslandkarte zum Aktenplan 60 06.3 Die Prozesslandkarte der Verwaltung: Der kommunale Produktplan 61 06.3.1 Die Entstehung des Kommunalen Produktplans Baden-Württemberg 61 06.3.2 Der Aufbau des Produktplans in der Fassung von 2005 62 06.3.3 Produkte und Prozesse 66 06.4 Produktplan und kommunaler Aktenplan 67 06.5 Geschäftsverteilungsplan und andere Einteilungen 69 Zusammenfassung 70 07 Prozessorientierte Anwendung eines Aktenplans 72 07.1 In Anwendung befindliche Aktenpläne 72 07.2 Nomenklatur des Kommunalen Aktenplans Baden-Württemberg 73 07.3 Beispiele für abzulegende Dokumente 75 07.3.1 Beispiel 1: Bauantrag 75 07.3.2 Beispiel 2: Immissionsschutzrechtliche Betriebsgenehmigung 71 07.3.3 Beispiel 3: Führerscheinumtausch 80 07.3.4 Beispiel 4: Ausschreibung einer Schulhausmeisterstelle 80 07.3.5 Beispiel 5: Beschlussvorlage für einen Kreistags- Ausschuss 83 07.3.6 Beispiel 6: Mittelanmeldung für den Haushalt... 85 07.3.7 Beispiel 7: Urlaubsplanung eines Amtes 87 07.4 Fazit aus den Beispielen 88 07.5 Fall aus der Praxis: Ein Aktenplan für die EDV-Abteilung... 89 07.5.1 Der Themenkomplex Fachverfahren" im Boorberg- Aktenplan 89 07.5.2 Der Prozess Entwicklung und Beschaffung von EDV-Fachverfahren" 92
07.5.3 Eine Neugliederung des Aktenzeichens 049 94 07.5.4 Die sonstigen Kernprozesse der EDV-Abteilung... 97 07.5.5 Eine Neugliederung des Aktenzeichens 048 99 07.6 Erstellen Sie einen Aktenplan-Auszug für Ihre Verwaltung!.. 101 07.7 Erschließen Sie Ihren Aktenplan mit einem Schlagwortverzeichnis! 102 Zusammenfassung 103 08 Prozessorientierte Arbeitsmethoden 104 08.1 Informationen beim Eingang filtern 104 08.2 Die Methode Aufgabenbuch" 106 08.3 Die Methode Wiedervorlage" 107 08.4 Ein Handbuch für den Arbeitsplatz 107 Zusammenfassung 108 09 Die Bildung von Teilakten 109 09.1 Akten und Aktenordner 109 09.2 Regeln für die Bezeichnung der Vorgänge 111 09.3 Regeln für die Bildung von Teilakten 112 09.3.1 Beispiel Lebensmittelüberwachung 112 09.3.2 Beispiel Stellenausschreibungen 113 Zusammenfassung 114 10 Sonderfalle: Projektordner und gekreuzte Prozesse 115 10.1 Projektordner 115 10.2 Umgang mit gekreuzten Prozessen 116 Zusammenfassung 119 11 Ordnung der elektronischen Dokumente 120 11.1 Ursachen für das alltägliche Durcheinander 120 11.2 Teamabsprachen 120 11.2.1 Ordnung der EDV-Ablage 120 11.2.2 Umgang mit eingehenden E-Mails 121 11.3 Unterschiede zwischen EDV- und Papierdokumenten 122 Zusammenfassung 123 12 Wissensdokumente 124 12.1 Kategorien von Wissensdokumenten 124 12.2 Nachschlagewerke 125 12.3 Wissensarchive 126 12.3.1 Beispiele 126 12.3.2 Volltextrecherche - (k)ein Allheilmittel? 127
12.3.3 Die polyhierarchische Struktur unserer Themen... 128 12.3.4 Schlagwortkartei 130 12.3.5 Vom Dokumenten-zum Wissensmanagement 131 12.3.6 Vom Schlagwortkatalog zum Thesaurus 131 12.3.7 Wissensarchive und das Internet.. 133 Zusammenfassung 136 13 Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems 137 13.1 DMS - Keine Wunderlösung! 137 13.2 Was bedeutet ein Dokumentenmanagement-System"? 137 13.3 Die Anwendungsfelder von DMS 139 13.3.1 Überblick 139 13.3.2 Archivsysteme 140 13.3.3 Vorgangssysteme 140 13.3.4 Dokumentationssysteme' 141 13.3.5 Workflow-Systeme 142 13.4 DMS-Anforderungen in der öffentlichen Verwaltung 143 13.5 Die Funktionen eines DMS 144 13.6 Das DOMEA-Konzept 145 13.7 Einsparpotenziale durch DMS 146 Zusammenfassung 147 14 Machen Sie Ihr Team ablagefähig! 148 14.1 Warum überhaupt Ablage-Reorganisation? 148 14.2 Gründen Sie eine Projektgruppe! 149 14.3 Die Meilensteine eines Reorganisationsprojekts 149 14.4 Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation.. 151 Zusammenfassung 153 Über den Autor 154 Danksagung 155 Glossar 156 Literatur 158 Stichwortverzeichnis 161 10