SEPA-Umstellung 01.02.2014 Der Countdown läuft SEPA Lastschrift und SEPA Firmenlastschrift Leitfaden der neuen SEPA Lastschriftverfahren Stand: März 2013
SEPA Lastschrift und SEPA Firmenlastschrift Allgemein Leitfaden Im Rahmen von SEPA (Single Euro Payments Area) wurde ein europaweit standardisiertes Einzugsverfahren die SEPA Lastschrift entwickelt. Die SEPA Lastschrift löst ab 1. Februar 2014 die bisherigen nationalen Einzugsverfahren (Abbuchungs- bzw. Einzugsermächtigungsverfahren) vollständig ab. österreichischen Lastschrift kennen. Dabei ist es egal, ob der Zahlungspflichtige in Österreich oder in einem anderen EU-Land ansässig ist. SEPA Lastschriften sind im gesamten SEPA-Raum (EU-Staaten, Liechtenstein, Norwegen, Island, Schweiz und Monaco) möglich. Damit können Sie fällige Forderungen einfach und sicher einziehen wie Sie es bisher von der SEPA Zeitplan Duale Phase IBAN alleine im Inland IBAN alleine 2012 2013 2014 2015 2016 März 31 Dezember 31 April 1 Februar 1 Februar 1 Oktober 31 EU-Verordnung zur SEPA-Migration tritt in Kraft der Countdown läuft Einführung der SEPA Lastschrift mit verkürzter Vorlaufzeit von einem Tag (COR1) - Ablöse der österreichischen EUR-Überweisungsund Lastschriftverfahren durch die SEPA Produkte - Verwendung von IBAN alleine in Österreich - Ende Annahme alter österreichischer Zahlungsverkehrsbelege Verwendung von IBAN alleine im gesamten SEPA Raum Verwendung der SEPA Zahlungsanweisung nochmals forcieren Einsatz der neuesten SEPA-Version für ELBA im Herbst 2013 (betrifft ELBA-business, MultiCash) Ablöse der EUR-Überweisungs- und Lastschriftverfahren durch SEPA Produkte in NICHT-EURO-Länder Merkmale Angabe von IBAN und BIC* des Empfängers Währung ist ausschließlich EUR Einzug an definiertem Fälligkeitstag Anlieferung im einheitlichen SEPA-Datenformat auf XML-Basis Creditor ID (= eindeutige Kennung des Zahlungsempfängers) Mandat (= Lastschriftsvereinbarung) zwischen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem Geregelte Rückgabefristen Nur elektronische Anlieferung (keine Belege) möglich rechtzeitige Beauftragung des Einzugs durch den Zahlungsempfänger * BIC in Österreich ab 1.2.2014 nicht mehr erforderlich grenzüberschreitend ab 1.2.2016 2 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Vorteile Nationale und grenzüberschreitende Lastschriften möglich Für die Durchführung von Einzügen im SEPA-Raum benötigen Sie nur Ihr HYPO Steiermark-Konto Sicherheit durch Verwendung der IBAN Fixer Fälligkeitstag Abrechnung betragsunabhängig zu Inlandskonditionen für Einzüge innerhab EU/EWR Voraussetzungen Die Bank des Zahlungspflichtigen nimmt am SEPA Lastschriftverfahren teil (in Österreich ohnehin gegeben) Abschluss der notwendigen Vereinbarungen mit Ihrer HYPO Steiermark-Filiale Beantragung einer Creditor ID bei Ihrer HYPO Steiermark-Filiale Der Zahlungspflichtige ermächtigt den Zahlungsempfänger durch das Mandat, Zahlungen von seinem Konto einzuziehen Der Zahlungspflichtige muss mind. 14 Tage vor Einzug über die Lastschrift informiert werden (= Prenotification) Bei der SEPA Firmenlastschrift muss das Mandat vor dem ersten Einzug bei der Bank des Zahlungspflichtigen vorliegen Elektronische Anlieferung im einheitlichen SEPA- Dateiformat auf XML-Basis (Spezifikationen unter www.stuzza.at) Varianten der SEPA Einzugsverfahren SEPA Lastschrift (SEPA Direct Debit Core) SEPA Lastschrift (SEPA Direct Debit Cor1) SEPA Firmenlastschrift (SEPA Direct Debit B2B) Wahl des geeigneten Einzugsverfahrens: Analysieren Sie Ihre Debitorenstruktur (Unternehmer, Verbraucher) Prüfen Sie unter http://epc.cbnet.info/content/adherence_database, ob die Bezogenenbanken für das gewählte Einzugsverfahren erreichbar sind In welcher Betragshöhe wird eingezogen? Ist die Finalität der Einzüge bei Firmenkunden von Bedeutung? Es ist auch die Nutzung beider Verfahren möglich. Geltungsbereich SEPA Lastschrift Verpflichtende Teilnahme der Banken, sofern nationale Einzugsverfahren für Verbraucher angeboten werden Zahlungspflichtiger Verbraucher und Unternehmer Unternehmer Fristen für Auftragserteilung * Rückgaberecht des Zahlungspflichtigen Widerrufsfristen der Bank des Zahlungspflichtigen - Bei Erst- oder Einmal-Lastschrift: 5 Tage vor Fälligkeit - Bei wiederkehrenden Lastschriften: 2 Tage vor Fälligkeit - Max. 14 Tage vor Fälligkeit - Bei SEPA Direct Debit Cor1 generell 1 Tag - Mit gültigem Mandat: 56 Kalendertage ohne Angabe von Gründen - Ohne gültiges Mandat: 13 Monate ab Belastungstag (3 Monate bei Unternehmen) SEPA Firmenlastschrift Optionale Teilnahme der Banken - Generell 1 Tag vor Fälligkeit - Max. 14 Tage vor Fälligkeit - Kein Rückgaberecht für den Zahlungspflichtigen - Ohne gültiges Mandat: 3 Monate ab Belastungstag 5 Bankwerktage 2 Bankwerktage * Beachten Sie dazu auch die entsprechenden Cut-Off -Zeiten für die Anlieferung von SEPA Lastschriften/Firmenlastschriften Ihrer HYPO Steiermark-Filiale Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 3
Ab 7.4.2013 steht Ihnen in Österreich zusätzlich das SEPA Direct Debit COR1-Verfahren mit einer verkürzten Einreichfrist von einem Tag vor Fälligkeit (wie bei der SEPA Firmenlastschrift) zur Verfügung. Dieses Verfahren ist ein optionales Service und bis auf Weiteres nur innerhalb Österreichs möglich. IBAN und BIC Die IBAN ist eine international normierte und einheitliche Darstellung der Kontonummer und der Bankleitzahl. Sie wurde entwickelt, um die Auftragsabwicklung im europäischen Zahlungsverkehr zu vereinfachen. Mit der IBAN wird eine einheitlich strukturierte Angabe der Kontoverbindung erreicht Mithilfe der in der IBAN enthaltenen Prüfziffer kann die Bankverbindung noch vor Durchführung des Zahlungsauftrages auf ihre Richtigkeit geprüft werden Durch die IBAN werden Fehlleitungen vermieden und Aufträge ohne Verzögerung an den Zahlungsempfänger weitergeleitet IBAN International Bank Account Number In Österreich ist die IBAN 20-stellig. Land: 2 Stellen, ISO-Code Bankleitzahl: 5 Stellen AT62 1234 5000 0123 4567 Kontonummer: 11 Stellen Prüfziffer: 2 Stellen Die IBAN und den BIC finden Sie auf Ihrem Kontoauszug, Ihrer Maestro Karte und in allen Electronic Banking Produkten. Für die Umrechnung von BLZ und Kontonummer auf BIC und IBAN verwenden Sie unser Konvertierungsservice. Rückfragen bei Ihrer HYPO Steiermark-Filiale. BIC Bank Identifier Code Durch den BIC (= SWIFT-Adresse) ist ein Kreditinstitut weltweit eindeutig identifizierbar. Der BIC ist 8- oder 11-stellig. Bankbezeichnung: 4 Stellen Regionscode: 2 Stellen HYSTAT2GXXX Filialkennung: 3 Stellen Land: 2 Stellen, ISO-Code Tipp: Geben Sie auf Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz IBAN und BIC anstatt Kontonummer und Bankleitzahl an. Um die Lesbarkeit der IBAN zu verbessern, empfehlen wir die Angabe in 4er-Blöcken. 4 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Creditor ID Die Creditor ID (Gläubiger- bzw. Zahlungsempfängerkennung) ist die eindeutige Kennung des Zahlungsempfängers und muss mit jeder SEPA Lastschrift oder SEPA Firmenlastschrift mitgegeben werden. Die Creditor ID beantragen Sie ganz einfach über Ihre kontoführende Bank. Diese fordert die eindeutige Kennung bei der OeNB an. Aufbau der Creditor ID: Creditor ID ist 18-stellig. ISO-Ländercode: 2 Stellen Business Area Code: 3 Stellen AT 05 ZZZ 00000001010 Der Business Area Code wird bei der Vergabe immer mit ZZZ belegt und kann von Ihnen zur Kennzeichnung verschiedener Geschäftsbereiche beliebig durch alphanumerische Zeichen ersetzt werden (z.b.: KFZ für KFZ-Versicherung). Der Business Area Code wird in die Prüfziffernrechnung nicht miteinbezogen. Prüfziffer: 2 Stellen Nationales Identifikationsmerkmal: 11 Stellen Die Creditor ID kann zum Einzug im gesamten SEPA-Raum verwendet werden und ändert sich auch bei einem Wechsel Ihrer Bankverbindung nicht. Das SEPA-Mandat Die Voraussetzung für den Einzug einer SEPA Lastschrift oder SEPA Firmenlastschrift ist ein gültiges Mandat, das vom Zahlungspflichtigen unterschrieben wird. Das Mandat hat verpflichtende Inhalte (gesamte Aufstellung siehe Anlage 1 bzw. Anlage 2): SEPA-Lastschrift-Mandat oder SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Definierter Textbaustein zur Ermächtigung Name des Zahlungspflichtigen Adresse des Zahlungspflichtigen IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen Name des Zahlungsempfängers Adresse des Zahlungsempfängers Creditor ID Ort und Datum der Unterschrift(en) Unterschrift(en) Das Mandat ist derzeit nur in beleghafter Form gültig und muss vom Zahlungsempfänger im Original aufbewahrt werden. Auf Verlangen ist das Mandat vorzulegen, da die Nachweispflicht bei Streitigkeiten beim Zahlungsempfänger liegt. Beachten Sie dazu die Aufbewahrungsfrist von mindestens 13 Monaten nach dem letzten Einzug. Davon unberührt ist die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für den Zahlungsempfänger. Das Mandat kann jederzeit vom Zahlungspflichtigen schriftlich gegenüber dem Zahlungsempfänger widerrufen werden. Weiters verliert das Mandat seine Gültigkeit nach 36 Monaten Nichtverwendung nach dem letzten Einzug. Das Mandat für eine SEPA Firmenlastschrift muss zusätzlich vom Zahlungspflichtigen an seine Hausbank übermittelt werden, um die verpflichtende Prüfung bei der Durchführung der Lastschrift (Belastung) zu ermöglichen. Der Zahlungsempfänger hat den Zahlungspflichtigen unbedingt zu informieren, dass die Übermittlung an seine Hausbank erforderlich ist. Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 5
Das SEPA-Mandat Mandatsgestaltung Das Mandat kann im Layout frei gestaltet werden Musterformulare finden Sie in Anlage 1 und 2. Auf jeden Fall müssen die definierten Bestandteile enthalten sein. Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrags verwendet, so muss dies optisch getrennt und vom Zahlungspflichtigen separat unterschrieben werden, d.h. es sind mindestens 2 Unterschriften (1x Grundgeschäftsvertrag, 1x Mandat) erforderlich. Das SEPA-Mandat muss für die Verwendung in Österreich zumindest in deutscher Sprache ausgestellt sein. Für die Verwendung bei grenzüberschreitenden SEPA Lastschriften/Firmenlastschriften ist jeweils die Ausstellung in Landessprache erforderlich falls die verwendete Sprache für den Zahlungsempfänger nicht eindeutig ist, ergänzt um Englisch. Die verpflichtenden SEPA-Mandatstexte sind unter www.europeanpaymentscouncil.eu auch in den Sprachen der verschiedenen SEPA Länder verfügbar. Mandatsreferenz Die Mandatsreferenz ist vom Zahlungsempfänger frei wählbar (max. 35 Stellen alphanumerisch) und kennzeichnet das Mandat eindeutig. Sie muss bei jeder Lastschrift mitgeschickt werden, damit die Bank des Zahlungspflichtigen den Einzug auf Gültigkeit prüfen kann. Die Mandatsreferenz muss bei der Mandatsunterschrift noch nicht zwingend im Mandat enthalten sein, muss jedoch dem Zahlungspflichtigen vor dem ersten Einzug bekanntgegeben werden. (Kunden- oder Vertragsnummern) weiterverwendet werden können, ansonsten müssen neue Referenzen vergeben werden. Beispiele: Versandhandel Kundennummer Zeitschriftenverlag Abo- bzw. Vertragsnummer Versicherung Polizzennummer Empfehlung: Je Basisvertrag soll ein eigenes Mandat ausgestellt werden! Die Mandatsreferenz kann von Ihnen frei definiert werden. Prüfen Sie bei der Vergabe der Mandatsreferenz, ob die bestehenden Referenzen 6 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Das SEPA-Mandat Mandatsverwaltung in ELBA-business Mit der aktuellen ELBA-business-Version sind Sie schon bestens für SEPA Lastschriften/ Firmenlastschriften gerüstet. Diese Version ermöglicht den Import bzw. auch die manuelle Erfassung von SEPA Lastschriften/ Firmenlastschriften. Kurzanleitung zur Anlage eines Mandats in ELBA-business 1a) Menü Stammdaten Mandat 1b) ZV-Maske SEPA Lastschrift Mandatsverwaltung Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 7
Das SEPA-Mandat 2. Mandatsanlage mittels NEU 3. Befüllung der Mandatsfelder 8 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Das SEPA-Mandat Mandatsmigration Bei Umstieg auf die SEPA Lastschrift (SDD Core) können bestehende, gültige Abbuchungsaufträge/Einzugsermächtigungen übernommen werden eine Neuausstellung der bestehenden Mandate ist nicht erforderlich! Vor der ersten SEPA Lastschrift ist jedoch eine schriftliche Information an den Zahlungspflichtigen über den Umstieg inkl. Bekanntgabe der Zahlungsempfängerkennung (Creditor ID) und der vergebenen Mandatsreferenz erforderlich! Für die Information an den Zahlungspflichtigen über den Umstieg auf das SEPA Lastschriftverfahren können Sie den in Anlage 3 befindlichen, rechtlich abgestimmten Musterbrief verwenden. Die Information kann aber auch im Rahmen der Prenotification des ersten Einzugs bzw. im Rahmen der Jahresabrechnung erfolgen. Mandatsänderungen Ändern sich einzelne Daten eines Mandats, so ist kein neues Mandat auszustellen. Die Änderungsmeldung ist schriftlich an den Zahlungspflichtigen bzw. Zahlungsempfänger zu melden. Die Informationen zu den Mandatsänderungen sind vom Zahlungsempfänger beim Originalmandat aufzubewahren. Als Ausstellungsdatum gilt bei Als Ausstellungsdatum gilt bei Migration von bestehenden Abbuchungsaufträgen/ Einzugsermächtigungen das Datum der Verständigung des Zahlungspflichtigen über die SEPA Umstellung. Die schriftliche Information ist beim Originalmandat aufzubewahren (auch als pdf-dokument möglich). Bei Umstieg auf die SEPA Firmenlastschrift (SDD B2B) können bestehende Abbuchungsaufträge/ Einzugsermächtigungen nicht übernommen werden. Neue Mandate müssen (für SEPA Firmenlastschrift) auch bei bestehenden Vereinbarungen abgeschlossen werden. Mandatsänderungen wie bei Mandatsmigration das Datum der Verständigung des Zahlungspflichtigen über die Änderung. Die geänderten Mandatsdaten sind beim ersten Einzug auch elektronisch anzuliefern, wobei die Änderung des BIC für die Bank des Zahlungspflichtigen die Kennzeichnung als ERSTMALIGE SEPA Lastschrift erfordert (inkl. Berücksichtigung der längeren Vorlauffrist). Prenotification (Vorabinformation) Der Zahlungspflichtige muss mind. 14 Tage (sofern nicht eine kürzere Frist vereinbart wurde) vor der Fälligkeit einer SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift über den Einzug informiert werden, damit er für die notwendige Deckung auf seinem Konto sorgen kann. Die Information kann im Rahmen eines Vertrages oder einer Rechnung erfolgen und muss das Fälligkeitsdatum sowie den Betrag beinhalten. Bei Einzügen mit gleichbleibenden Terminen, Intervallen und gleichbleibendem Betrag ist eine einmalige Prenotification ausreichend. Bei einer Zeitangabe z.b. 1. des Monats muss ein Zusatz enthalten sein, dass, wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt. Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 9
XML Format Die Spezifikationen für die Erstellung bzw. Ausgabe von SEPA Lastschriften/Firmenlastschriften im XML-Format finden Sie im Download-Bereich auf www.stuzza.at. Bitte beachten Sie, dass XML-Datenträger mit der SEPA Rulebook-Version 6.0 erst ab dem Erscheinen der neuesten ELBA-Version im Herbst 2013 über ELBA angeliefert werden können. Bis dahin verwenden Sie bitte die SEPA Rulebook- Version 3.2. Prüfen Sie, ob Ihr Finanzbuchhaltungsprogramm bereits XML-Datenträger ausgeben kann. Ansonsten kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarelieferanten. Zur Prüfung von selbst erstellten XML-Datenträgern stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: XML-Datenträger nach der österreichischen STUZZA-Norm dürfen nur bei österreichischen Banken zur Verarbeitung eingereicht werden! Befüllung Referenz/Kundendaten Wir empfehlen Ihnen, die Referenzen/Kundendaten in der SEPA Lastschrift wie folgt zu verwenden: Referenz/Kundendaten Verwendungszweck unstrukturiert (RmtInf/Ustrd) Mandatsreferenz (DrctDbtRx/MndRltdInf/MndtId) Referenz des Auftraggebers (PmtId/EndToEndId) Befüllung Textzeilen Kundendaten (Mandats-ID) Auftraggeberreferenz Optional dazu können Sie nach Abstimmung mit Ihren Zahlungspflichtigen die Referenzen/Kundendaten wie folgt befüllen (Nachteil: es können keine Textzeilen an den Zahlungspflichtigen mitgegeben werden): Referenz/Kundendaten Verwendungszweck strukturiert (RmtInf/Strd/CdtrRefInf/Ref) Mandatsreferenz (DrctDbtRx/MndRltdInf/MndtId) Referenz des Auftraggebers (PmtId/EndToEndId) Befüllung Kundendaten Mandats-ID Auftraggeberreferenz 10 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Ablauf SEPA Lastschrift (Core) Übermittlung SDD Rückleitung Zahlungsempfänger-Bank Zahlungspflichtiger- Bank Kundenvereinbarung - Berechtigung zur Erteilung von SEPA Lastschriften - Rückrechnungsinformationen (Fristen, Zinskompensation, etc.) Zahlungsempfänger Mandatserteilung - physisch (oder elektronisch) Mandatsstornierung Stornierung ist nur zwischen Debtor und Creditor möglich. Einspruch - Einspruch innerhalb von 8 Wochen (56 Tagen) ohne Angabe von Gründen - Einspruch innerhalb von 13 Monaten bei unberechtigten Lastschriften (fehlendes Mandat) 3 Monate bei Nichtverbrauchern - Nach 13 Monaten kann gegen die SEPA Lastschrift kein Einspruch mehr erhoben werden. Allfällige Forderungen sind direkt vom Zahlungspflichtigen beim Zahlungsempfänger geltend zu machen. Zahlungspflichtiger Prenotification - mindestens 14 Tage vor Fälligkeitsdatum (wenn nicht anders vereinbart) D-14 Tage D-5 Tage D-2 Tage D-1 Tag Fälligkeitsdatum D+5 Tage D+8 Wochen D+13 Monate (Due Date) - Spätester Termin für Unterzeichnung des Mandats - Benachrichtigung Empfänger an Zahlungspflichtigen (Prenotification) Späteste Übermittlung SDD an Bank des Zahlungspflichtigen bei Einmal- und Erstlastschriften * Späteste Übermittlung SDD an Bank des Zahlungspflichtigen bei wiederkehrenden Lastschriften * SDD COR1 nur für AT - Belastung Zahlungspflichtiger - Valuta Gutschrift Einreicher Mögliche Rückweisung -> Rückgabeverfahren vor Fälligkeit Mögliche Rückbelastung durch den Zahlungspflichtigen: - ohne Grund bis 8 Wochen - bei nicht autorisierten SDD (kein Mandat) bis 13 Monate ** Mögliche Rückbelastung durch die Zahlungspflichtigen-Bank: - 5 Tage -> Rückgabeverfahren nach Fälligkeit * Beachten Sie dazu auch die entsprechenden Cut-Off -Zeiten für die Anlieferung von SEPA Lastschriften/Firmenlastschriften Ihrer HYPO Steiermark-Filiale ** bei Unternehmern bis max. 3 Monate Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 11
Ablauf SEPA Firmenlastschrift (B2B) Vertragsgrundlagen SEPA Firmenlastschrift (B2B)-Teilnehmer: beide Banken müssen am SEPA Lastschriftverfahren (B2B) teilnehmen. Zahlungsempfänger-Bank Zahlungspflichtiger- Bank Kundenvereinbarung - Berechtigung für SEPA Lastschriften - Rückrechnungsinformationen etc. b) Zahlungspflichtiger erteilt Mandat Er informiert seine Bank über das erteilte Mandat a) SEPA-Firmenlastschrift-Mandat wird erteilt Einspruch Debtorbank prüft innerhalb von 2 Tagen: - ob Mandat vorliegt - auf Sperre und Deckung Debtor hat keine Rückrechnungsmöglichkeit Zahlungsempfänger Zahlungspflichtiger Prenotification - mindestens 14 Tage vor Fälligkeitsdatum (wenn nicht anders vereinbart) D-14 Tage D-1 Tag Fälligkeitsdatum D+2 Tage (Due Date) - Spätester Termin für Unterzeichnung des Mandats - Benachrichtigung Empfänger an Zahlungspflichtigen (Prenotification) Späteste Übermittlung SDD an Bank des Zahlungspflichtigen bei Firmenlastschriften * - Belastung Zahlungspflichtiger - Valuta Gutschrift Einreicher Mögliche Rückweisung -> Rückgabeverfahren vor Fälligkeit Mögliche Rückbelastung durch die Zahlungspflichtigen-Bank: - 2 Tage -> Rückgabeverfahren nach Fälligkeit * Beachten Sie dazu auch die entsprechenden Cut-Off -Zeiten für die Anlieferung von SEPA Lastschriften/Firmenlastschriften Ihrer HYPO Steiermark-Filiale 12 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Rückgabeverfahren vor Fälligkeit: nach Fälligkeit: Reject: Refusal: Rückleitung durch Bank des Zahlungspflichtigen vor Fälligkeit, weil der Einzug nicht verarbeitungsfähig ist (z.b. falsches Format, falsche Daten, Konto gelöscht) Rückgabe vor Fälligkeit durch den Zahlungspflichtigen (z.b. Mandatslöschung) Revocation: Rückruf der Lastschrift durch den Zahlungsempfänger (z.b. irrtümlicher Einzug) Refund: Return: Reversal: Rückleitung durch den Zahlungspflichtigen (z.b. Kundeneinspruch) bis zu 8 Wochen nach Fälligkeit (später nur aufgrund fehlendem Mandat) Rückgabe durch die Bank des Zahlungspflichtigen (z.b. Rückleitung wegen IBAN nicht vorhanden, Nichteinlösung) innerhalb von 2 (B2B) bzw. 5 (Core) Tagen nach Fälligkeit Stornoauftrag durch Zahlungsempfänger nach Durchführung (z.b. wegen doppeltem Einzug) Rückleitung einer SEPA Lastschrift innerhalb von 56 Tagen Rückbelastung Zahlungsempfänger-Bank Zahlungspflichtiger- Bank Rückbelastung - Belastung der Rücklastschrift (allfällige Risken z.b. aufgrund fehlender Kontodeckung trägt die Zahlungsempfänger-Bank). - Belastung einer allfälligen Zinskompensation. a) Kundeneinspruch - Vor Fälligkeit: Refusal - Nach Fälligkeit: Refund Zeithorizont: - Innerhalb von 56 Kalendertagen nach Fälligkeit möglich - Bei unautorisierten Lastschriften (ohne bzw. ungültiges Mandat) innerhalb von 13 Monaten (bzw. 3 Monaten bei Unternehmern) möglich b) Bankeinspruch - Vor Fälligkeit: Reject - Nach Fälligkeit: Return Zeithorizont: - Rückrechnung spätestens 2 (B2B) bzw. 5 (Core) Tage nach Fällligkeit - Rückrechnung aufgrund von: - Fehlender Kontodeckung - Falsche Kontodaten - etc. Zahlungsempfänger Zahlungspflichtiger Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 13
Rückgabeverfahren Rückleitung einer SEPA Lastschrift nach 56 Tagen Die Rückleitung ist nur möglich, wenn kein bzw. ein ungültiges Mandat vorhanden ist. Rückgabe einer SEPA Firmenlastschrift Der Zahlungspflichtige hat bei der SEPA Firmenlastschrift bei gültigem SEPA-Firmenlastschrift-Mandat keine Rückgabemöglichkeit (dh. die Einzüge sind final). Die Bank des Zahlungspflichtigen kann innerhalb von max. 2 Werktagen den Einzug unter Angabe von Gründen (z.b. mangels Kontodeckung) rückleiten. Umstellungsplanung Beginnen Sie jetzt mit dem Umstieg auf die SEPA Lastschrift Wir empfehlen Ihnen einen schrittweisen Umstieg mit wenigen Transaktionen (z.b. nur Neukunden) Planen Sie entsprechende Testphasen ein Verwenden Sie in der Übergangsphase noch beide Systeme IZV- und SEPA Lastschriften Steigern Sie langsam die Anzahl der Transaktionen in mehreren Tranchen Die wichtigsten Schritte für den Umstieg von Einzügen im Abbuchungs-/Einzugsermächtigungsverfahren auf SEPA Lastschriften: 1. Anforderung Creditor ID bei Ihrer HYPO Steiermark-Filiale 2. Wahl des entsprechenden SEPA Einzugsverfahrens 3. Unterzeichnung der notwendigen Vereinbarungen mit Ihrer HYPO Steiermark-Filiale 4. Freischaltung der entsprechenden Kennzeichen durch Ihre HYPO Steiermark-Filiale 5. Prüfung der vorhandenen Mandate 6. Information Ihrer Kunden über die neue Mandatsreferenz, Creditor ID und Umstellungsdatum 7. Einholung neuer Mandate für Neukunden bzw. wenn keine bestehenden Einzugsermächtigungen/Abbucher vorhanden sind 8. Erstellung der Mandatsverwaltung Eine detaillierte Ablaufbeschreibung zum SEPA Umstieg entnehmen Sie der Checkliste im Anhang (Anlage 4). 14 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Anlage 1: SEPA Lastschrift-Mandat (Core) 1. Bestandteile des Mandatsformulars Jedes SEPA-Lastschrift-Mandat umfasst folgende Bestandteile, von denen einige verpflichtend anzugeben sind, andere optional verwendet werden können. Titel SEPA-Lastschrift-Mandat Verpflichtend 1 Mandatsreferenz Optional 2 Name des Zahlungspflichtigen Verpflichtend 3 Adresse des Zahlungspflichtigen Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Land Verpflichtend 4 IBAN des Zahlungspflichtigen Verpflichtend 5 BIC der Bank des Zahlungspflichtigen Verpflichtend 6 Name des Zahlungsempfängers Verpflichtend 7 Creditor ID Verpflichtend 8 Adresse des Zahlungsempfängers Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Land Verpflichtend 9 Art der Zahlung (Einmalig, Wiederkehrend) Optional 10 Ort und Datum der Unterschrift(en) Verpflichtend 11 Unterschrift(en) Verpflichtend 12 Zahlungspflichtiger-Kennung Optional 13 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger Optional 14 Ursprüngliche Zahlungspflichtiger- Kennung Optional 15 Ursprünglicher Zahlungsempfänger Optional 16 Ursprüngliche Zahlungsempfänger- Kennung Optional 17 Vertragsnummer Optional 18 Vertragsbeschreibung Optional 2. Textierung des SEPA-Lastschrift-Mandats Beim SEPA-Lastschrift-Mandat ist folgende Textierung zu verwenden: ======================================================================================== Ich ermächtige/wir ermächtigen Name des Zahlungsempfängers, Zahlungen von meinem/unserem Konto mittels SEPA- Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein/weisen wir unser Kreditinstitut an, die von Name des Zahlungsempfängers auf mein/unser Konto gezogenen SEPA-Lastschriften einzulösen. Ich kann/wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/unserem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. By signing this mandate form, you authorise name of creditor to send instructions to your bank to debit your account and your bank to debit your account in accordance with the instructions from name of creditor. As part of your rights, you are entitled to a refund from your bank under the terms and conditions of your agreement with your bank. A refund must be claimed within 8 weeks starting from the date on which your account was debited. ======================================================================================== Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 15
Anlage 1: SEPA Lastschrift-Mandat (Core) 3. Mandatsmuster SEPA Lastschrift-Mandat SEPA Direct Debit Mandate An/To Zahlungsempfänger/Creditor Creditor-ID: Mandatsreferenz / Mandate reference: Name (Titel, Vorname, Nachname) Name of the debtor(s): Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Postfach) Address (Street name and number, Postal code, City): Zahlungspflichtiger Debitor IBAN BIC bei (genaue Bezeichnung der Kreditunternehmung) at (exact description of the credit company) Kundenwunsch Costumer's Request Neu/New Änderung/Change Widerruf/Revocation Ich ermächtige/wir ermächtigen Name des Zahlungsempfängers, Zahlungen von meinem/unserem Konto mittels SEPA-Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein/weisen wir unser Kreditinstitut an, die von Name des Zahlungsempfängers auf mein/unser Konto gezogenen SEPA-Lastschriften einzulösen. Ich kann/wir können innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem/unserem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. *01/01* *01/01* By signing this mandate form, you authorise name of creditor to send instructions to your bank to debit your account and your bank to debit your account in accordance with the instructions from name of creditor. As part of your rights, you are entitled to a refund from your bank under the terms and conditions of your agreement with your bank. A refund must be claimed within 8 weeks starting from the date on which your account was debited., Ort, Datum Location, Date Unterschrift(en) des (der) Kontozeichnungsberechtigten Signature(s) of the account holder(s) 09/02 gedruckt: 05.03.2013 15:58 Seite 1/1 16 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Anlage 2: SEPA Firmenlastschrift-Mandat (B2B) 1. Bestandteile des Mandatsformulars Jedes SEPA-Firmenlastschrift-Mandat umfasst folgende Bestandteile, von denen einige verpflichtend anzugeben sind, andere optional verwendet werden können. Titel SEPA-Firmenlastschrift-Mandat Verpflichtend 1 Mandatsreferenz Optional 2 Name des Zahlungspflichtigen Verpflichtend 3 Adresse des Zahlungspflichtigen Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Land Verpflichtend 4 IBAN des Zahlungspflichtigen Verpflichtend 5 BIC der Bank des Zahlungspflichtigen Verpflichtend 6 Name des Zahlungsempfängers Verpflichtend 7 Creditor ID Verpflichtend 8 Adresse des Zahlungsempfängers Straße und Hausnummer Postleitzahl und Ort Land Verpflichtend 9 Art der Zahlung (Einmalig, Wiederkehrend) Optional 10 Ort und Datum der Unterschrift(en) Verpflichtend 11 Unterschrift(en) Verpflichtend 12 Zahlungspflichtiger-Kennung Optional 13 Ursprünglicher Zahlungspflichtiger Optional 14 Ursprüngliche Zahlungspflichtiger- Kennung Optional 15 Ursprünglicher Zahlungsempfänger Optional 16 Ursprüngliche Zahlungsempfänger- Kennung Optional 17 Vertragsnummer Optional 18 Vertragsbeschreibung Optional 2. Textierung des SEPA-Firmenlastschrift-Mandats Beim SEPA-Firmenlastschrift-Mandat ist folgende Textierung zu verwenden: ======================================================================================== Ich ermächtige/wir ermächtigen Name des Zahlungsempfängers, Zahlungen von meinem/unserem Konto mittels SEPA B2B-Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein/weisen wir unser Kreditinstitut an, die von Name des Zahlungsempfängers auf mein/unser Konto gezogenen SEPA B2B-Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses SEPA B2B-Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von SEPA B2B-Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein (unser) Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, SEPA B2B-Lastschriften nicht einzulösen. By signing this mandate form, you authorise name of creditor to send instructions to your bank to debit your account and your bank to debit your account in accordance with the instructions from name of creditor. This mandate is only intended for business-to-business transactions. You are not entitled to a refund from your bank after your account has been debited, but you are entitled to request your bank not to debit your account up until the day on which the payment is due. ========================================================================================== Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 17
Anlage 2: SEPA Firmenlastschrift-Mandat (B2B) 3. Mandatsmuster SEPA B2B-Lastschrift-Mandat (Firmenlastschrift) SEPA Business-to-Business Direct Debit Mandate An/To Zahlungsempfänger/Creditor Creditor-ID: Mandatsreferenz / Mandate reference: Kontowortlaut (Name/Firmenwortlaut) Designation of the account (name/ company name): Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Postfach) Address (Street name and number, Postal code, City): Zahlungspflichtiger Debitor IBAN BIC bei (genaue Bezeichnung der Kreditunternehmung) at (exact description of the credit company) Kundenwunsch Costumer's Request Neu/New Änderung/Change Widerruf/Revocation Ich ermächtige/wir ermächtigen Name des Zahlungsempfängers, Zahlungen von meinem/unserem Konto mittels SEPA B2B-Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein/weisen wir unser Kreditinstitut an, die von Name des Zahlungsempfängers auf mein/unser Konto gezogenen SEPA B2B-Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses SEPA B2B-Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von SEPA B2B-Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin (wir sind) nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin (Wir sind) berechtigt, mein (unser) Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, SEPA B2B-Lastschriften nicht einzulösen. *01/01* *01/01* By signing this mandate form, you authorise name of creditor to send instructions to your bank to debit your account and your bank to debit your account in accordance with the instructions from name of creditor. This mandate is only intended for business-to-business transactions. You are not entitled to a refund from your bank after your account has been debited, but you are entitled to request your bank not to debit your account up until the day on which the payment is due., Ort, Datum Location, Date Unterschrift(en) des (der) Kontoinhaber(s) bzw. firmenmäßige Fertigung Signature(s) of the account holder(s) and/or of duly authorized representative(s) of the company 09/02 gedruckt: 05.03.2013 15:57 Seite 1/1 18 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Anlage 3: Musterbrief Mandatsmigration Adressat Datum: Unser Zeichen: Bearbeiter: Telefon: Fax: E-Mail: tt.mm.jjjj Zeichen Bearbeiter Tel.-Nummer Fax-Nummer vorname.name@xy.at Mandatsmigration Sehr geehrte/r Frau/Herr Name! Wir stellen per Monat/Jahr den Einzug unserer fälligen Forderungen auf das neue SEPA Lastschriftverfahren (SEPA Direct Debit Core) um. Für Sie entsteht dadurch kein Handlungsbedarf. Der Einzug erfolgt weiterhin automatisch von Ihrem Konto zu den gewohnten Fälligkeitsterminen. Ihr Widerspruchsrecht von 8 Wochen bleibt auch nach dem Umstieg unverändert und beginnt mit dem Datum der Belastung zu laufen. Es gelten dabei die mit Ihrer Bank vereinbarten Bedingungen. Unsere Creditor ID (=Zahlungsempfängerkennung) lautet: ATxxxxxxxxxxxxxxxxxx Ihre Mandatsreferenz lautet: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Optional: Als Datum der Unterschrift auf dem Mandat werden wir mit Ihrem Einverständnis das auf diesem Schreiben angeführte Datum festlegen. Ihr Konto wird bei uns mit folgenden Daten geführt: Kreditinstitut: xxxxxxxxxxxxxx BIC: xxxxxxxxxxx IBAN: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um entsprechende Benachrichtigung. Ansonsten ergibt sich durch diese Umstellung für Sie kein Handlungsbedarf. Optional: Vorabinformation: Die Forderung [für Rechnungsnr., Monat, etc.] [in Höhe von EUR xxxx] wird per Fälligkeitstag TT.MM.JJJJ automatisch von Ihrem Konto abgebucht. Bitte sorgen Sie für ausreichende Kontodeckung. Vielen Dank für Ihr Vertrauen! Freundliche Grüße Unterschrift1 Unterschrift2 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 19
Anlage 4: Checkliste für SEPA Umstieg Organisatorischer Bereich Notizen Erledigt Definieren Sie einen Verantwortlichen für die Umsetzung des SEPA Umstiegs. Vereinbaren Sie einen eigenen Beratungstermin mit Ihrer HYPO Steiermark- Filiale Ihr Berater steht Ihnen gerne zur Verfügung. Erarbeiten Sie einen Aktionsplan, in dem Ziele und Zeitrahmen definiert sind. Stellen Sie ein gesondertes Budget für den SEPA-Umstieg bereit. Stellen Sie die nötigen zeitlichen und personellen Ressourcen für die SEPA Umstellung zur Verfügung. Legen Sie fest, wann die einzelnen Bereiche des Zahlungsverkehrs auf SEPA umgestellt werden. Wir empfehlen eine schrittweise Umstellung: Lohn-/Gehaltszahlungen Kreditorenzahlungen Debitorenzahlungen Sozialversicherungs- und Finanzamtabgaben Stellen Sie Ihre eigenen Stammdaten von Bankleitzahl und Kontonummer mit Hilfe des IBAN-Konvertierungs-Service auf IBAN und BIC um. Für österreichische Kontodaten: Wenden Sie sich bitte an Ihre kontoführende Bank Für deutsche Kontoverbindungen: www.iban-service-portal.de IBAN und BIC sonstiger ausländischer Konten müssen Sie direkt beim Zahlungsempfänger erfragen Prüfen Sie Ihre bestehenden EURO-Kontoverbindungen, ob diese noch benötigt werden. Wenn Sie Konten im Ausland führen, können Sie im SEPA- Raum alle EUR-Zahlungen betragsunabhängig von Ihrem HYPO Steiermark- Konto beauftragen. Geben Sie IBAN und BIC anstatt BLZ und Kontonummer in Ihrer gesamten Geschäftskorrespondenz an: Briefpapier Rechnungen Angebote etc. Um die Lesbarkeit der IBAN zu verbessern, empfehlen wir die Angabe in 4er Blöcken: z.b. AT62 1234 5000 0123 4567. Informieren Sie die betroffenen Abteilungen und Mitarbeiter hinsichtlich der notwendigen Änderungen. Prüfen Sie die Auswirkungen auf die täglichen Arbeitsprozesse. Prüfen Sie, ob externe Partner (z.b. Steuerberater) über etwaige Änderungen im Zuge der Umstellung informiert werden müssen. 20 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Technik & Systeme Notizen Erledigt Prüfen Sie, ob sämtliche Anwendungen (FIBU, Lohnverrechnung, ) für SEPA gerüstet sind: Ausgabe XML-Format Abbildung von IBAN und BIC Mandatsreferenz Mandatsverwaltung Zahlungsreferenz Creditor-ID Bei offenen Fragen kontaktieren Sie bitte Ihren Softwarelieferanten. Planen Sie bei Systemupdates/-umstellungen eine entsprechende Testphase ein. Während der Umstellungsphase empfehlen wir Ihnen einen Parallelbetrieb Ihrer aktuellen Zahlungsverkehrslösung und des neuen SEPA Zahlungsverkehrs. Prüfen Sie, nach welchem SEPA Rulebook-Standard Ihre SEPA-XML Datenträgernachrichten aus Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm ausgegeben werden. Derzeit unterstützen die aktuellen ELBA 5- bzw. MultiCash-Versionen das SEPA Rulebook Version 3.2. Ab Herbst steht Ihnen die Rulebook Version 6.0 zur Verfügung. Nutzen Sie die Testmöglichkeit von selbst erstellten XML-Nachrichten mittels XML-Checker auf www.stuzza.at Datenträgerimport in ELBA 5 oder MultiCash XML Prüfprogramm (z.b. Altova XML-Spy) SEPA Überweisung Notizen Erledigt Laut SEPA Standard ist eine Weiterleitung von max. 35 Stellen Zahlungsreferenz, 35 Stellen Auftraggeberreferenz ODER von max. 140 Stellen Verwendungszweck und 35 Stellen Auftraggeberreferenz möglich. Bei Angabe einer Zahlungsreferenz ist daher keine zusätzliche Erfassung eines Verwendungszweckes notwendig. SEPA Zahlungsanweisung (beleghaft) Notizen Erledigt Bestellen Sie die neue SEPA-Drucksorte. Die Annahme alter Zahlscheine durch die österreichischen Banken ist nur mehr bis 31.01.2014 möglich. Passen Sie Ihre Druckprogramme an: Beachten Sie die technischen Spezifikationen auf www.stuzza.at IBAN und BIC ersetzen Kontonummer und BLZ Zahlungsreferenz (35 Stellen alphanumerisch) ersetzt Kundendaten (12 Stellen numerisch) Weiterleitung von max. 35 Stellen Zahlungsreferenz ODER max. 140 Stellen Verwendungszweck möglich Textvorschlag für Hinweis im Feld Verwendungszweck: Bei Electronic Banking bitte im Feld Zahlungsreferenz/Kundendaten folgende Zahl eingeben: Die zusätzliche Erfassung eines Verwendungszweckes ist nicht erforderlich! Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von Ihrer HYPO Steiermark-Filiale prüfen! SEPA Truncation Notizen Erledigt Für die Änderungen beim Belegdruck beachten Sie auch die Punkte unter SEPA Zahlungsanweisung. Für SEPA Truncation verwenden Sie das neue Prüfziffernverfahren. Die Spezifikationen finden Sie unter www.stuzza.at. Schließen Sie mit Ihrer Bank eine Vereinbarung zur Durchführung der SEPA Truncation ab. Lassen Sie bedruckte Testbelege vor Ausgabe an Ihre Kunden unbedingt von Ihrer Bank prüfen! Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 21
SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift Notizen Erledigt Wählen Sie das geeignete SEPA Lastschriftverfahren aus: SEPA Lastschrift - Einzug bei Verbraucher und Nicht-Verbraucher möglich - 56 Tage Einspruchsfrist SEPA Firmenlastschrift - Einzug nur bei Nicht-Verbrauchern möglich - Keine Einspruchsfrist (final) Es ist auch die Verwendung beider Verfahren möglich. Tipp: Analysieren Sie dazu Ihre Debitorenstruktur nach Verbrauchern und Nicht-Verbrauchern. Prüfen Sie anhand des Teilnehmerverzeichnisses unter http://epc.cbnet.info/content/adherence_database, ob die Bezogenenbanken für das gewünschte Verfahren erreichbar sind. Für die SEPA Lastschrift besteht seit November 2010 eine verpflichtende Erreichbarkeit im EURO-Raum, sofern auch national Einzüge für Verbraucher angeboten werden. Für die SEPA Firmenlastschrift besteht keine generelle Verpflichtung zur Erreichbarkeit. Beantragen Sie eine Creditor-ID (=Zahlungsempfängerkennung) bei Ihrer kontoführenden Bank. Unterfertigen Sie die Kundenvereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift mit Ihrer Bank. Definieren Sie den Aufbau der Mandatsreferenz (max. 35 Stellen alphanumerisch): Prüfung, ob bestehende Referenzen (z.b. Kundennummer, Abo-Nummer, ) weiterverwendet werden können, oder ob die Vergabe neuer Mandatsreferenzen notwendig ist Setzen Sie das Mandat auf: Verwenden Sie Inhalte und Texte lt. Musterformular (dieses erhalten Sie mit der Vereinbarung für den Einzug von Forderungen mittels SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift) Das Format ist frei wählbar (z.b. in Ihre Rechnung integrierbar) Wird das Mandat im Rahmen eines Vertrages verwendet, so ist eine zusätzliche Unterschrift des Mandats notwendig. Erstellen Sie eine interne Mandatsverwaltung: Ablage der Originalmandate Verwaltung in ELBA oder Buchhaltungsprogramm Beachten Sie die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von mind. 13 Monaten nach dem letzten Einzug Stellen Sie Ihre bestehenden österreichischen Abbuchungsaufträge/ Einzugsermächtigungen auf SEPA Lastschrift-Mandate um: Bestehende Abbuchungsaufträge/Einzugsermächtigungen behalten Ihre Gültigkeit, sofern sie im Original mit Unterschrift des Zahlungspflichtigen vorliegen Als Information an den Zahlungspflichtigen ist der erste mittels SEPA Lastschrift getätigte Einzug ausreichend. Für neue Zahlungspflichtige gilt: Neues Mandat bei SEPA Firmenlastschrift erforderlich Bei SEPA Firmenlastschrift muss der Zahlungspflichtige darüber informiert werden, dass dieser das Mandat an seine Hausbank übermitteln muss. Beachten Sie folgende Anlieferfristen: SEPA Lastschrift: - 5 Tage vor Fälligkeitsdatum bei Erst- und Einmallastschriften - 2 Tage vor Fälligkeitsdatum bei wiederkehrenden Lastschriften - Ab April 2013 ist eine Einreichung von innerösterreichischen SEPA Lastschriften mit einer verkürzten Vorlauffrist von 1 Tag möglich (SEPA Lastschrift Cor1) SEPA Firmenlastschrift: - 1 Tag vor Fälligkeitsdatum Bei Nichteinhaltung der Anlieferfristen erfolgt eine Weiterrollung des Fälligkeitsdatums auf den nächstmöglichen Geschäftstag. Beachten Sie dazu auch die entsprechenden Cut-off-Zeiten für die Anlieferung von SEPA Lastschriften/Firmenlastschriften Ihrer Bank. 22 Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren
Als Vorinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen ist die sogenannte Prenotification erforderlich, damit der Zahlungspflichtige für entsprechende Deckung am Konto sorgen kann: Information des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen über den Einzug inkl. Fälligkeitsdatum und Betrag. Mind. 14 Tage vor Fälligkeit Bei Einzug mit gleichbleibendem Termin, Intervall und Betrag reicht eine einmalige Prenotification. Bei einmaliger Prenotification mit Zeitangabe (z.b. 1. des Monats) muss ein Zusatz enthalten sein, dass wenn dieser Tag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fällt, der nächstmögliche Geschäftstag als Fälligkeitstag gilt. Erfolgt der Einzug nach dem avisierten Datum, ist eine neuerliche Information an den Zahlungspflichtigen erforderlich. Mandatsänderungen müssen dem Zahlungspflichtigen inklusive Gültigkeitsdatum schriftlich mitgeteilt werden. Die Ausstellung eines neuen Mandats ist nicht verpflichtend. Die ursprünglichen Mandatsdaten müssen auch in elektronischer Form beim ersten neuen Einzug mitgegeben werden. Unsere Umstellungsempfehlung: Langsamer Umstieg auf SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift Beginn mit wenigen Transaktionen Steigerung der Transaktionen in mehreren Tranchen Kontoinformationen Notizen Erledigt Analysieren Sie die derzeit verwendeten Kontonachrichten: MT940 (strukturiert oder unstrukturiert) MT941/942 Retourdatenträger Prüfen Sie, ob aufgrund der angelieferten SEPA-Zahlungsverkehrsdaten ein Adaptierungsbedarf besteht: Umstieg auf die neuen XML-camt-Nachrichten Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-nachrichten, ob Ihr Electronic Banking Produkt diese Nachrichten im XML-Format transportieren kann (ELBA ab Herbst 2013). Prüfen Sie im Fall eines Umstiegs auf die camt-nachrichten, ob Ihr Buchhaltungssystem diese Nachrichten im XML-Format verarbeiten kann. Passen Sie die Ausbuchungs- und Zuordnungskriterien in Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm an die neuen Gegebenheiten an (strukturierte Zahlungsreferenz, etc.) Automatisierungsmöglichkeit/Zusatzprodukte Notizen Erledigt Nutzen Sie bereits ein Electronic Banking Produkt für Ihren Zahlungsverkehr? Können Sie im Zuge der SEPA Umstellung Zusatzprodukte kostengünstig implementieren? Zum Beispiel: Ausbuchung der offenen Posten mittels Retourdatenträger SEPA Truncation Wir empfehlen einen Umstieg von beleghaften Zahlungsanweisungen auf SEPA Lastschrift/Firmenlastschrift! Weitere Informationen erhalten Sie in jeder Filiale der HYPO Steiermark. Leitfaden SEPA Lastschriftverfahren 23
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