Empirische Studie: Integrierte Unternehmensplanung Status Quo und zukünftige Anforderungen

Empirische Studie: Integrierte Unternehmensplanung Status Quo und zukünftige Anforderungen Prof. Dr. Andreas Seufert (I-BI) Dipl-Kfm. (FH) Roman Schäfer (Conunit)

Agenda Empirische Studie Unternehmensplanung Zielsetzung und Inhalt der Studie Organisation der Studie Ausgewählte Ergebnisse Status Quo der Planung Planungsstrukturen und -inhalte Organisation der Planung Softwareunterstützung der Planung Zukünftige Anforderungen an die Planung 20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 2

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 3 Zielsetzung und Inhalt der Studie Status Quo und zukünftige Anforderungen an die Unternehmensplanung in deutschen Unternehmen Gegenstand - Inhalte - Detaillierungsgrade - Verhältnis strategische/ operative Planung Organisation - Verfahren - Orientierungsgrößen - Dauer des Planungsprozesses Softwareunterstützung Zukünftige Anforderungen

Organisation der Studie Sample: 1.665 angeschriebene Unternehmen 148 Rückläufe 8,9 % Rücklaufquote Online-Fragebogen auf www.i-bi.de Erhebungszeitraum 3 Monate (April 2004 Juni 2004) 20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 4

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 5 Organisation der Studie Teilnehmerstruktur: Branchenverteilung der Unternehmen Klassifikation nach Branche Banken und Versicherungen 16 % Automobil 9% Pharma 7% Wasser- & Energieversorgung 2% Sonstige Dienstleistungen 14% andere 16% keine Angabe 2% Automobil- & Zulieferindustrie Chemie & 9% Pharmaindustrie 7% Sonstige Industrie 25% Klassifikation nach Sektor Industrie 41% Dienstleistungen 39 % Handel 9% Banken und Versicherungen 16% Klassifikation nach Größe < 500 Mio 48% 5.000-10.000 4% Umsatzklassen der Unternehmen in Millionen Euro mehr als 10.000 9% keine Angabe 12% weniger als 200 31% 1.000-4.999 16% 500-999 11% 201-499 17%

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 7 Status Quo: Planungsstrukturen und -inhalte Zeithorizonte: Strategische Planung Durchschnitt 4,5 Jahre Bis zu 5 Jahren 89 % Bis zu 10 Jahren 10% (v.a. Automobil, Pharma) 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Zeithorizont der strategischen Planung 53% 36% 6% 4% 1% 1-3 Jahre 3-5 Jahre 5-8 Jahre > 8 Jahre k. A. Zeithorizont der operativen Planung Operative Planung Durchschnitt 16 Monate Korrelation zwischen strategisch u. operativ 80% 60% 40% 74% 20% 0% bis 12 Monate 9% bis 15 Monate bis 18 Monate 5% 3% 7% bis 24 Monate > 24 Monate 3% k. A.

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 8 Status Quo: Planungsstrukturen und -inhalte Priorität: Priorität der Planungsbereiche Sehr hohe/ hohe Bedeutung Vertrieb 73 % (55 % sehr hoch) Integrierte Gesamtplanung 66% (44 % sehr hoch) 60% 50% 40% 30% 20% 10% sehr hoch hoch mittel eher weniger wenig Finanzen 67 % Personal 53 % Andere Kostenstellen 30% 0% Vertrieb Integrierte Gesamtplanung Finanzen Personal Andere Kostenstellen

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 9 Status Quo: Planungsstrukturen und -inhalte Detaillierungsgrad: Sehr niedrig/ niedrig Strategische Planung 61 % (0-40 bzw. 41-80 Datenfelder) Detaillierungsgrad der Planung Operative Planung 41 % (0-50 bzw. 51-100 Datenfelder) 39% 19% 22% 22% 28% strategische Planung 9% 11% 9% 7% 8% operative Planung Sehr hoch/ hoch Strategische Planung 18 % (121-160 bzw. > 160 Datenfelder) sehr gering gering mittel hoch sehr hoch Operative Planung 36 % (201-250 bzw. > 250 Datenfelder) Gut 80% der Unternehmen mit einer sehr detaillierten strategischen Planung haben auch eine sehr detaillierte operative Planung

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 11 Status Quo: Organisation der Planung Planungsverfahren: Planungsverfahren Koordinierte Planung 63 % Top-Down/ Bottom Up Bottom-up/Top-Down Impulsgeber Top Down 53 % Bottom Up 23 % sonstige 3% Bottom - up, dann Top - down 23% keine Angaben 18% Bottom - up 3% Top - down 9% T op - down, dann Bottom - up ohne Top - down Kenntnis 4% Top - down, dann Bottom - up 40%

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 12 Status Quo: Organisation der Planung Orientierungsgrößen: Orientierungsgrößen der Planung Vergangenheitsbasierte Größen Forecast vor der Planung Istwerte des letzten Geschäftsjahres Planwerte des letzten Geschäftsjahres Fortschreibung der Vergangenheit Mix aus Fortschreibung und Neuplanung Neuplanung 67% 28% 5%

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 14 Status Quo: Softwareunterstützung der Planung Eingesetzte Software: Ca. 60% der Teilnehmer planen heute noch mit MS Excel als Kernsystem Etwas mehr als ein fünftel der Teilnehmer setzt individuell programmierte Systeme ein, davon plant ein Teil in bestehenden ERP System und ein anderer Teil mit ausprogrammierten Applikationen Weniger als 20% verfügen über eine spezielle Planungssoftware von Herstellern wie Cognos, Hyperion, MIS, SAP oder SAS

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 15 Status Quo: Softwareunterstützung der Planung Datenquellen der Planung: Zwei drittel der zugrunde liegenden Daten werden in ERP-Systemen generiert. Die restlichen Informationen kommen aus weiteren Subsystemen. Aber erst ein fünftel aller Unternehmen haben den Datenbelieferungsprozess automatisiert Jedes dritte Unternehmen, welches mit MS-Excel plant, setzt seine Planung jährlich komplett auf eine Neuplanung, ohne die Vorjahreswerte oder die letzten Prognosewerte heranzuziehen, auf! Nur jedes achte Unternehmen, welches ein Planungssystem einsetzt, handelt ebenso. Üblicherweise setzt die Planung auf Vorjahreswerte oder entsprechender Prognosewerte auf. (> 2/3 der Unternehmen)

Status Quo: Softwareunterstützung der Planung Planungsbeteiligung: Auffällig ist, insbesondere bei Unternehmen die mit Excel planen, dass die Anzahl der beteiligten Personen im Planungsprozess wesentlich geringer ist, als bei Unternehmen die Planungssoftware einsetzen. Nur 9% der Unternehmen integrieren zwischen 50 und 150 dezentrale Planer, wo hingegen es bei Unternehmen die mit einer Planungslösung arbeiten 20% sind. Planungsdauer: Die durchschnittliche Planungszeit für den operativen Planungsprozess von der Festlegung der Prämissen bis zum finalisierten Plan liegt bei 4-6 Monaten. Unternehmen die mit Excel planen benötigen allein für den Abstimmungsprozess knapp 30% mehr Zeit als Unternehmen die Planungslösungen im Einsatz haben. 20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 16

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 17 Status Quo: Softwareunterstützung der Planung Planungsfrequenz oder unterjähriges Forecasting: 60% Frequenz für den Forecast Erstaunlicher Weise wird trotz schwieriger wirtschaftlicher Bedingungen unterjährig in den meisten (knapp zwei drittel) Unternehmen nur 1-3 mal ein Forecast gemacht! Nur ca. jedes 12. Unternehmen arbeitet mit einem monatlichem Finanz-Forecast. 50% 40% 30% 20% 10% 0% 1-3x p.a. 4-6x p.a. 7-9x p.a. > 9x p.a. Vert rieb Personal Finanzen andere Kst integr. Gesamtplan Mehr als 60% der Unternehmen sind aber der Überzeugung, dass häufigeres Forecasting zur einem verbesserten proaktiven Managen führt. Erfolgen Abweichungsanalysen unterjährig? Relativ betrachtet würden dreimal so viele Unternehmen die, im Vergleich zu Excel, ein Planungswerkzeug einsetzen, das Forecasting bis zum Maximum (Mitarbeiterebene) dezentralisieren..k. A 30% Ermittlung 20% keine Ermittlung 50%

Status Quo: Softwareunterstützung der Planung Treiber basierte Planung: Unternehmen die selbstprogrammierte oder Excel Derivate zur Planung einsetzen ordnen einer Wertetreiber basierten Planung wenig Bedeutung zu. In Unternehmen in denen eine Planungssoftware eingesetzt wird ist die Bedeutung der treiberbasierten Planung um 50% stärker ausgeprägt. Intensität der Ressourcenbindung: Mehr als ein fünftel der mit Excel planenden Unternehmen wenden für ihre alljährliche Planung zwischen 300 600 Manntage auf. Im Vergleich dazu benötigt nur jedes zehnte Unternehmen, welches eine Planungssoftware einsetzt, diesen Aufwand! 20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 18

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 19 Status Quo: Softwareunterstützung der Planung Unzufriedenheit: Knapp 70% der Unternehmen die derzeit mit MS Excel planen streben innerhalb der nächsten 24 Monate eine Neuorientierung der Planung an! Planungsprozess: Mehr als die Hälfte aller Unternehmen sehen Potenziale für eine Prozessverkürzung von bis 50% als realistische Zielgröße an. 14% Optimierung der Planungssoftware 12% 32% nein noch unsicher kurzfristig (12 Monate) 22% mittelfristig (24 Monate) Kosten der Planung: Knapp 60% der Unternehmen schätzen ihre derzeitigen Kosten für die Planung auf bis zu 1,5% vom Umsatz! Jedes neunte Unternehmen kalkuliert mit Kosten von 2-3%!

Zukünftige Anforderungen an die Planung Grundsätzliche Zielsetzungen: Offene Plattform zur Abdeckung eine breiten Themengebietes Senkung der Planungsprozesskosten Planungsmeilensteine und Prozessüberwachung Erhöhung des Planungsfrequenz Verbesserung der Planungsgenauigkeit Stärkere Dezentralisierung der Planung und des unterjährigen Forecasting Stärkung der organisatorischen und numerischen Transparenz Hohe Skalierbarkeit der Anwendung Flexibilität der Lösung 20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 21

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 22 Zukünftige Anforderungen an die Planung Organisatorisch: Bottom-Up- oder Top-Down-Planung und Mixturen Definition der organisatorische Planungsebenen Festlegung und Stärkung der verantwortlichen Planer Bestimmung des Planungsprozesses Definition der Planungsobjekte und -dimensionen Detaillierung des Planungsprozesses Festlegung der Planungs-Meilensteine

20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 23 Zukünftige Anforderungen an die Planung Technische Aspekte: Integration des Planungssystems in die bestehende IT- Landschaft Einfache Frontend-Systeme Integriertes Personalisierungs- und Rechte- System Standardisierte Schnittstellen zu Basis-Systemen Festlegung des Automatisierungsgrades Skalierbarkeit der Applikation Serversysteme Betriebsmodell

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Publikation der Ergebnisse in Arbeit 20.10.2004 Institut für Business Intelligence - www.i-bi.de - www.i-bi-career.de 25