Schulungsunterlage Einsatzinformationssystem ÖBRD Modul Buchhaltung 22.06.2008 1
Anmeldung am System Buchung meine Konten auswählen: 2
Buchungen ab dem folgenden Datum: Hier entscheidet man, ab wann man Buchungen sehen möchte. Sinnvoll in ein paar Jahren, wenn zwar die Daten noch am Server liegen, man aber vielleicht nur die letzten 3 Jarhe auf seinem eigenen PC haben möchte. Nun holt sich das Programm die ausgewählten Daten vom Server. Da keine Daten am Server liegen, steht der Buchungszähler blitzschnell. 3
Die erste Buchung Zuerst wählen wir ein Konto aus, dann Klick auf: neue Buchung 4
Kontoauszugszeile: ist typischerweise die 1, außer man hat einen Kontoauszug nicht vollständig verbucht und arbeitet nun weiter, z.b.: vor dem Kaffee 4 Zeilen und nach dem Kaffee geht s mit Zeile 5 weiter. Wichtig: Auch in diesem Fall ist der Anfangssaldo des Kontoauszuges einzutragen und nicht etwa der Saldo, der sich mit der letzten Buchung ergeben hat! Wenn bereits Daten verbucht sind, dann kontrolliert das System, ob der errechnete Saldo mit dem Anfangssaldo des Kontoauszugs übereinstimmt. Tut er das nicht, gibt es eine Fehlermeldung! Auch diese Abfrage soll vor Irrtum schützen 5
Unser (Übungs)kontoauszug hat 2 Zeilen. Verbuchen wollen wir zunächst eine Spende von 50 : Wenn wir auf speichern klicken, wird die Buchung abgeschlossen. Das System fordert zum Scannen des/der Belege(s) auf. Bitte das erste Blatt des Beleges auf den Scanner legen (beim Canoscan Lide 70: Linke obere Ecke des Blattes mit dem Gesicht nach unten in die linke unter Ecke des Scanners) und den Knopf auswählen. Der Scanner erledigt den Rest. Sollten mehrere Buchungen einen gemeinsamen Beleg haben oder sollte der Beleg bereits als pdf vorliegen, dann kann er übernommen werden. Anmerkung: Wer genau hinsieht, merkt dass das Bild nicht zur oben angeführten Buchung gehört dies deshalb, da das Bild erst nachträglich eingefügt wurde daher stimmen Betrag und Empfänger nicht zusammen. 6
Danach ist das System ist bereit für die nächste Zeile. Mit Abbrechen können wir den Buchungsprozess jederzeit verlassen. Vorsicht bei der letzten Buchungszeile des Auszuges noch speichern und dann (am leeren Formular) abbrechen. Sonst geht die letzte Buchung verloren sie wurde ja abgebrochen. 7
Wir speichern die Buchung und steigen da unser virtueller Kontoauszug keine weiteren Zeilen ausweist aus der Buchungsmaske aus ( abbrechen ). Nun erscheint wieder die Maske für den Scanner und verlangt, dass der Kontoauszug gescannt wird. Abgesehen von der Ablage der Belege und des Kontoauszuges ist die Arbeit zu diesem Kontoauszug nunmehr abgeschlossen. Zusammenfassung: - Beim Verbuchen arbeiten wir auf der Basis des Kontoauszuges - Wir beginnen mit der Erfassung des Auszugsdatums und des Anfangssaldos - Jede Buchung wird klassifiziert. Je nachdem was verbucht wird, gibt es mehr oder weniger einzutragen. - Jede Buchung wird gespeichert, danach wird der zugehörige Beleg gescannt - Nachdem die letzte Zeile eines Kontoauszuges verbucht wurde, beenden wir den Vorgang mit Abbrechen - Nun wird der Kontoauszug gescannt - Danach ist das System bereit zum Verbuchen des nächsten Kontoauszuges. Die Buchungsmaske im Detail 8
Budgeterstellung oder Ist-Buchung? Wenn eine Auszugszeile in Teilbeträgen verbucht wird (unterschiedliche Klassifizierung) Auszug.Zeile.Teil Storno? Wo wird das Geld wirksam? Land-Gebiet-Ost Klassifizierung Kann von der Ortsstelle verwendet werden Max Mustermann Bei internen Überweisungen angeben 9
Übungsbeispiele (Kontoauszüge) Kontoauszug 1 vom 16.1.2007 letzter Auszug: 31. 12. 2006 Alter Kontostand: 13.125,70 Bankomat 15.01. -45,00 Bankomat 15.01. -32,70 Summe Ein: 0,00 Summe Aus: -77,70 Neuer Kontostand: 13.048,00 oebrd atnwxy zvr: 398417042 Kontoauszug 4 vom 20.2.2007 letzter Auszug: 5. 2. 2007 Alter Kontostand: 10.861,75 Überweisung Anorak -250,00 Überweisung 70 Förderer -350,00 Summe Ein: 0,00 Summe Aus: -600,00 Neuer Kontostand: 10.261,75 Kontoauszug 2 vom 22.01.2007 letzter Auszug: 16. 01. 2007 Alter Kontostand: 13.048,00 Werkstatt Huber -1.470,00 RE 3256 Summe Ein: 0,00 Summe Aus: -1.470,00 Neuer Kontostand: 11.578,00 oebrd atnwxy zvr: 398417042 Kontoauszug 5 vom 22.2.2007 letzter Auszug: 20. 02..2007 Alter Kontostand: 10.261,75 Spesen Musterretter -251,16 Summe Ein: 0,00 Summe Aus: -251,16 Neuer Kontostand: 10.010,59 Kontoauszug 3 vom 5.2.2007 letzter Auszug: 22.01.2007 Alter Kontostand: 11.578,00 Intersport 914457324-786,25 Gutschrift 18,00 Gutschrift 22,00 Gutschrift Huber 30,00 Summe Ein: 70,00 Summe Aus: -786,25 Neuer Kontostand: 10.861,75 oebrd atnwxy zvr: 398417042 oebrd atnwxy zvr: 398417042 oebrd atnwxy zvr: 398417042 10
Übungsbeispiele (Belege) Belege: Fleischhauer Rechnung: 033 15.01.2007 45 Leberkässemmeln Winterübung Bezahlt mit Maestro (Konto) Intersport Vordertupfing 03.02..2007 Rechnung: 914457324 25 Stirnlampen Petzl Extrem a 37 (925,00 ) Rabatt: 15% (-138,75 ) Rechnungstotal: 786,25 Überweisung vom Konto Rechnung von LL f. OST Förderer gezahlt 20.02.2007 350 (70 Förderer) Überweisung vom Konto Tankstelle OMV-Baden 15.01.2007 Rechnung: 47110815 32,70 für Diesel KM Stand: 150.136 Bezahlt mit Maestro (Konto) Spenden: 04.02.2007 2007 18,00 ; (Fr. Meier) 22,00, (Zahler nicht lesbar) 30,00 (Huber Telebanking Überweisung) Eingegangen aufs Konto Bergrettungshaus 22.01.2007 Strom Dezember 2006: 27,99 Bar dem Stromkassier bezahlt (Kassenstand der Barkasse per 1.1. 2007: 123,70 ) KFZ Werkstatt Huber 20.01.2007 Rechnung 3256 / KM Stand: 15.335 Blechschaden repariert: 970 15.000 km Service: 500 Summe: 1.470 Überweisung vom Konto 2 Anoraks (von LL gefördert mit 25 %) 20.02.2007 250, Überweisung an LL Überweisung vom Konto Die Beiliegende Spesenabrechnung gehört bitte auch verbucht! Überweisung vom Konto 11
12