Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum Umstellung auf SEPA

Einheitlicher Eur-Zahlungsverkehrsraum Umstellung auf SEPA Infrmatinen zum neuen Zahlungsverfahren mit Checkliste für die Umstellung

2 SEPA einheitlicher Eur-Zahlungsverkehrsraum SEPA steht für Single Eur Payments Area und beschreibt die Umstellung auf den einheitlichen Eurpäischen Zahlungsverkehrsraum, welcher den Zahlungsverkehr einfacher und schneller gestaltet. Bereits seit Anfang 2008 bestehen die Vraussetzungen für die Regelungen zu einem einheitlichen Geldverkehr in den EU-Staaten swie in Island, Liechtenstein, Nrwegen, Mnac und in der Schweiz. Mit Stichtag 1. Februar 2014 wird der Zahlungsverkehr eurpaweit auf das neue EU-weite einheitliche Zahlungsverfahren umgestellt. Hierdurch ergeben sich für den bargeldlsen Zahlungsverkehr Veränderungen, welche durch ganz Eurpa reichen und smit einen effizienten standardisierten Zahlungsverkehr mit sich bringen. Überweisungen und Lastschriften sind ab diesem Zeitpunkt nur nch mit dem einheitlichen SEPA-Frmat möglich. Vrteile durch SEPA Eurpaweit einheitliche Kntdaten, Datenfrmate swie Zahlungsverkehrsabläufe Schnelle und kstengünstige Transaktinen Transparenter und rechtssicherer Zahlungsverkehr Grenzüberschreitende Lastschriften Die genssenschaftliche FinanzGruppe hat bereits alle Vraussetzungen für eine einfache Umstellung geschaffen. Die Änderungen erstrecken sich auf Ihre Kntverbindungsdaten, dem Umgang mit Überweisungen und Daueraufträgen swie Neuerungen im Umgang mit bestehenden und neuen Lastschriften. Natürlich stehen Ihnen auch unsere Mitarbeiter gern helfend zur Verfügung. Ihre DKM Darlehnskasse Münster eg Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist hne Zustimmung des Urhebers (www.kat-km.de) unzulässig und strafbar. Das gilt insbesndere für Vervielfältigungen swie die Einspeicherung und Verarbeitung in elektrnischen Systemen. Alle Hinweise sind vn den Autren srgfältig erwgen und geprüft, eine Haftung der Autren ist jedch ausgeschlssen. www.kat-km.de, 2013

3 Inhalt SEPA-Kntdaten 4 SEPA-Überweisung 5 SEPA-Lastschriften 6 SEPA-Basis-Lastschrift 6 SEPA-Firmen-Lastschrift 8 Vraussetzungen für SEPA-Lastschriften 9 Gläubiger-Identifikatinsnummer 9 Lastschriftmandat 9 Checkliste für die SEPA-Umstellung 10

4 SEPA-Kntdaten Änderung der Kntdaten Für eine eindeutige Identifikatin vn Kntdaten im Eur-Zahlungsverkehrsraum wird die aktuelle Zurdnung mittels Kntnummer und Bankleitzahl durch die standardisierten internatinalen Kntdaten IBAN und BIC abgelöst. Nach der Umstellung auf SEPA zum 1. Februar 2014 sind Transaktinen wie Überweisungen und Lastschriften nur nch mit IBAN und BIC möglich. IBAN statt Kntnummer Die Internatinal Bank Accunt Number, kurz IBAN, ersetzt die bisherige Kntnummer. Die IBAN besteht aus maximal 34 Stellen; in Deutschland hat die IBAN eine standardisierte Länge vn 22 Zeichen und setzt sich wie flgt zusammen: a) Länderkennzeichen DE, zwei Stellen b) Prüfziffer, zwei Stellen c) Bankleitzahl, acht Stellen d) Kntnummer, 10 Stellen (aufgefüllt mit führenden Nullen) Bankleitzahl Kntnummer Bisher: 4006 0265 1234 56 IBAN: DE 03 4006 0265 0000 1234 56 a) b) c) d) BIC statt Bankleitzahl Der Business Identifier Cde (kurz BIC, ft als SWIFT-Cde bezeichnet) löst die bisherige Bankleitzahl ab und ermöglicht eine weltweite Zurdnung. Der acht- bzw. elf-stellige BIC setzt sich zusammen aus: e) Institut, vier Stellen f) Länderkennung DE, zwei Stellen g) Filialkennung, zwei bzw. fünf Stellen BIC: GENO DE M1 DKM e) f) g) Ihre IBAN und BIC Ihre persönlichen Kntdaten finden Sie bereits auf Ihren Kntauszügen, auf Ihrer VR-BankCard swie in Ihrem Online-Banking hinterlegt. Für eine frühzeitige Kmmunikatin und eine prblemlse Umstellung geben Sie diese bereits bei neuen Abschlüssen swie auf Ihren Geschäftspapieren an. Kntnummer erstellt am Auszug Blatt DKM Darlehnskasse Münster eg BLZ 4006 0265 0000 1234 56 15.04.13 5 1 BU-TAG VORGANG SALDO ALT EUR 24,35+ 28.03. Gehaltseingang 450,00+ 05.04. Telefn März 12,33- KD-Nr 123456 08.04. Überweisung Einkauf 67,96- SALDU NEU EUR 394,06+ BIC: GENODEM1DKM IBAN: DE03 4006 0265 0000 1234 56 Herr Max Mustermann Musterstraße 1 12345 Musterhausen BIC GENODEM1DKM IBAN DE03 4006 0265 0000 1234 56 UNTERSCHRIFT / AUTHORISED SIGNATURE - NOT VALID UNLESS SIGNED Breul 26, 48143 Münster Telefn: 0251/51013-200 Internet: www.dkm.de Bankleitzahl: 400 602 65

5 SEPA-Überweisung SEPA-Überweisung Die SEPA-Überweisung ist vergleichbar mit der bisherigen natinalen Überweisung. Erfrderliche Angaben hierbei sind die IBAN und der BIC des Kntempfängers (anstatt Kntnummer und Bankleitzahl). Die Einreichung erflgt elektrnisch (z. B. über Ihr Online-Banking) der beleghaft mit einem Vrdruck ur-überweisung (SEPA). Ihre Vrteile Eur-Transaktinen sind identisch mit natinalen Transaktinen Transaktin innerhalb eines Bank-Tages Keine Betragsgrenzen bei Überweisungen Zahlung in EURO Betragsgutschrift in vller Höhe Einheitliches XML-Frmat Wichtig Die SEPA-Überweisung können Sie bereits seit 2008 in Deutschland nutzen. Ab dem 1. Februar 2014 sind Überweisungen in Eurländer nur nch mit der SEPA-Überweisung möglich. Stellen Sie frühzeitig Ihre Unternehmensabläufe auf die Nutzung der neuen SEPA-Frmate um und kmmunizieren Sie rechtzeitig auf Ihren Geschäftspapieren Ihre neuen SEPA-Kntdaten. Beachten Sie zudem die Meldepflicht gemäß AWV bei der Deutschen Bundesbank ab 12.500 Eur. ElectrnicBanking Die vn uns zur Verfügung gestellten Zahlungsverkehrsprgramme swie unser Online-Banking sind bereits SEPA-fähig. Bitte überprüfen Sie bei Ihrem Zahlungsverkehrsprgramm b Sie die aktuellste Versin verwenden und nehmen Sie ggf. ein Update vr. Sllten Sie Zahlungsverkehrsprgramme vn Fremdherstellern nutzen, stellen Sie sicher, dass die vn Ihnen verwendete Sftware SEPA-fähig ist. Wenden Sie sich hierfür an den entsprechenden Hersteller.

6 SEPA-Lastschriften Mit Einführung der einheitlichen SEPA-Lastschriften in Eurpa sind die Vraussetzungen für einen einheitlichen, grenzüberschreitenden Geldeinzug geschaffen wrden. Die zwei neuen Lastschrift- Verfahren sind vergleichbar mit der bisherigen Einzugsermächtigung und dem Abbuchungsauftrag, bieten aber durch Fälligkeitsdatum, der Pflicht der Vrabankündigung (Pre-Ntificatin) swie der Pflicht zur Angabe einer Gläubiger-Identifikatinsnummer (Gläubiger-ID) deutlich mehr Transparenz und Sicherheit. Wichtig Für den Einzug vn SEPA-Lastschriften benötigen Sie als Zahlungsempfänger eine Gläubiger-ID (Internatinal: Creditr Identifier, CI) vn der Deutschen Bundesbank. Nähere Infrmatinen zur Beantragung finden Sie auf Seite 9. Weiterhin ist der Abschluss einer neuen Vereinbarung über den Einzug vn Frderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassvereinbarung) ntwendig. Wenden Sie sich hierfür zusammen mit Ihrer Gläubiger-ID an Ihren Kundenberater. SEPA-Basis-Lastschrift (SDD Cre) Die SEPA-Basis-Lastschrift ist mit der bisherigen Einzugsermächtigung gleichzusetzen und ermöglicht den natinalen und eurpaweiten Einzug vn Geldern. Wichtig Die SEPA-Basis-Lastschrift ist nicht auf Persnenkreise beschränkt. Sie kann swhl zwischen zwei Nicht-Verbrauchern (Unternehmen, Organisatinen, Gesellschaften usw.), zwischen zwei Verbrauchern (Privatpersnen) als auch zwischen einem Verbraucher und einem Nicht- Verbraucher abgeschlssen werden. Bestehende Einzugsermächtigungen können nach einer Umwandlung weiter genutzt werden (siehe Umwandlung bestehender Einzugsermächtigung). Vraussetzungen für den Einzug Abschluss einer Vereinbarung über den Einzug vn Frderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassvereinbarung) bei der DKM Abschluss eines SEPA-Lastschriftmandats (siehe Seite 9) bzw. Umwandlung der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat (siehe Seite 7) Zurdnung einer eindeutigen Mandatsreferenz für jede Lastschrift (bestehend aus max. 35 Zeichen, z. B. aus Kunden- und Vertragsnummer) Mitteilung an den Zahlungspflichtigen mind. 14 Tage vr Einzug (Pre-Ntificatin). Bei wiederkehrenden Einzügen reicht eine einmalige Infrmatin aus. Ntwendige Angaben hierbei sind: Fälligkeitsdatum Gläubiger-ID Betrag Mandatsreferenz Eigenschaften der SEPA-Basis-Lastschrift Festes Fälligkeitsdatum für Einzug Einreichung erflgt elektrnisch, beleghafte Einreichungen sind nicht möglich Fristen für Einreichung: frühestens 14 Tage, spätestens sechs Tage vr Fälligkeit, bei Flgelastschriften spätestens drei Tage vr Fälligkeit Rückgabefristen betragen acht Wchen, bei Einzug hne Autrisierung 13 Mnate

7 Umwandlung bestehender Einzugsermächtigungen Sind Sie bereits im Besitz einer gültigen Einzugsermächtigung, können Sie diese durch eine Umwandlung auch weiterhin für die SEPA-Basis-Lastschrift nutzen. Sbald Sie die ntwendigen Vraussetzungen swie Ihre interne Organisatin geschaffen haben, müssen Sie hierzu lediglich den Zahlungspflichtigen über die Umwandlung infrmieren. Vraussetzungen für eine Umwandlung Abschluss einer Vereinbarung über den Einzug vn Frderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassvereinbarung) bei der DKM Die schriftliche Einzugsermächtigung liegt Ihnen vr Zurdnung einer eindeutigen Mandatsreferenz für die Lastschrift Mitteilung an den Zahlungspflichtigen mind. 14 Tage vr Einzug. Hiermit erfüllen Sie gleichzeitig die Vraussetzung der Pre-Ntificatin. Ntwendige Angaben hierbei sind: Ihre Kntaktdaten Gläubiger-ID Datum der Umstellung Mandatsreferenz Fälligkeitsdatum Kntverbindung für Einzug Betrag Erste und letzte Lastschrift sind im Verwendungszweck zu kennzeichnen Umwandlung Ihrer Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat Mandatsreferenz: XYZ-4597 Sehr geehrte Damen und Herren, mit der Umwandlung der bestehenden Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat werden wir ab dem 1. Januar 2014 die Einzüge mit dem SEPA-Lastschrift-Verfahren unter ben angegebener Mandatsreferenz einziehen. Ihre Kntdaten: IBAN: DE03 4006 0265 0000 1234 56 BIC: GENO DE M1DKM (DKM Darlehnskasse Münster eg) Betrag: 92,00 Eur Fälligkeit: 3. April 2014 Sllten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Muster AG Musterstr. 1, 98765 Musterhausen Gläubiger-ID: DE 99 001 0123456789 Beispiel für ein Umwandlungsschreiben vn Einzugsermächtigungen in ein SEPA-Lastschriftmandat für SEPA-Basis-Lastschriften

8 SEPA-Firmen-Lastschrift (SDD B2B) Die SEPA-Firmen-Lastschrift ist vergleichbar mit dem bisherigen Abbuchungsauftrag und ermöglicht den natinalen und eurpaweiten Lastschrifteinzug zwischen Nicht-Verbrauchern (Unternehmen, Organisatinen, Gesellschaften usw.). Wichtig Die SEPA-Firmen-Lastschrift richtet sich alleine an Firmenkunden und kann nur zwischen Nicht-Verbrauchern abgeschlssen werden. Verbraucher (Privatpersnen) sind ausgeschlssen; verwenden Sie in diesem Fall die SEPA-Basis-Lastschrift. Eine Umwandlung vn Abbuchungsaufträgen ist nicht möglich; eine Weiternutzung nach dem 1. Februar 2014 ist nicht möglich. Überprüfen Sie daher frühzeitig bestehende Abbuchungsaufträge und hlen Sie hierfür neue SEPA-Firmen-Lastschriftmandate bei Ihren Kunden ein. Vraussetzungen für den Einzug Abschluss einer Vereinbarung über den Einzug vn Frderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassvereinbarung) bei der DKM Abschluss eines SEPA-Firmen-Lastschriftmandats (siehe Seite 9) Übermittlung einer Kpie des SEPA-Firmen-Lastschriftmandats an die DKM Zurdnung einer eindeutigen Mandatsreferenz für jede Lastschrift (bestehend aus max. 35 Zeichen, z. B. aus Kunden- und Vertragsnummer) Mitteilung an den Zahlungspflichtigen mind. 14 Tage vr Einzug (Pre-Ntificatin). Bei wiederkehrenden Einzügen reicht eine einmalige Infrmatin aus. Ntwendige Angaben hierbei sind: Fälligkeitsdatum Gläubiger-ID Betrag Mandatsreferenz Eigenschaften der SEPA-Firmen-Lastschrift Festes Fälligkeitsdatum für Einzug Einreichung erflgt elektrnisch, beleghafte Einreichungen sind nicht möglich Fristen für Einreichung: frühestens 14 Tage, spätestens zwei Tage vr Fälligkeit Keine Rückgabemöglichkeit durch den Zahlungspflichtigen

9 Vraussetzungen für SEPA-Lastschriften Gläubiger-Identifikatinsnummer Ihre Gläubiger-ID beantragen Sie unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de direkt bei der Deutschen Bundesbank. Flgen Sie den Anweisungen des Antragsfrmulars. In Deutschland setzt sich die Gläubiger-ID aus 18 Stellen zusammen. Die Geschäftsbereichskennung ist bei Erhalt mit ZZZ belegt und kann durch Sie für die Kennzeichnung vn Filialen der Abteilungen abgeändert werden. a) Länderkennzeichen DE, zwei Stellen b) Prüfziffer, zwei Stellen c) Geschäftsbereichskennung, drei Stellen d) Natinales Identifikatinsmerkmal, elf Stellen Gläubiger-ID DE 01 ZZZ 98765432100 a) b) c) d) SEPA-Lastschriftmandat Ein eindeutiges Lastschriftmandat bietet die rechtliche Grundlage jeder Lastschrift. Ein Muster für ein SEPA-Lastschriftmandat und ein SEPA-Firmen-Lastschriftmandat finden Sie unten. Eigenschaften eines SEPA-Lastschriftmandates Mandat in Sprache des Zahlungspflichtigen bzw. zweisprachig mit Englisch mit Namen und Anschriften, Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Kntverbindungen, Unterschrift swie Hinweis auf einmaligen/wiederkehrenden Einzug (Vrlagen unter: www.eurpeanpaymentscuncil.eu) Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Mnate nach letztem Einzug Mandat verfällt 36 Mnate nach Unterzeichnung/nach letztem Einzug swie durch Widerruf des Zahlungspflichtigen Einschränkung für SEPA-Firmen-Lastschriftmandat: Nur zwischen Nicht-Verbrauchern erlaubt Muster AG, Musterstr. 1, 98765 Musterhausen Gläubiger-ID: DE 99 001 0123456789 SEPA-Lastschriftmandat Mandatsreferenz: XYZ-4598 Ich ermächtige die Muster AG Zahlungen vn meinem Knt mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vn der Muster AG auf mein Knt gezgenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Ich kann innerhalb vn acht Wchen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen. Vrname und Name (Kntinhaber) Muster AG, Musterstr. 1, 98765 Musterhausen Gläubiger-ID: DE 99 001 0123456789 SEPA-Firmen-Lastschriftmandat Mandatsreferenz: XYZ-4599 Ich ermächtige die Muster AG Zahlungen vn meinem Knt mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die vn der Muster AG auf mein Knt gezgenen Lastschriften einzulösen. Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug vn Lastschriften, die auf Knten vn Unternehmen gezgen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erflgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrages zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen. Straße und Hausnummer Pstleitzahl und Ort Name der Firma (Kntinhaber) IBAN BIC Straße und Hausnummer Pstleitzahl und Ort Datum und Ort Unterschrift IBAN BIC Datum und Ort Unterschrift Beispiel für ein SEPA-Lastschriftmandat (SEPA-Basis-Lastschrift) swie für ein SEPA-Firmen-Lastschriftmandat (SEPA-Firmen-Lastschrift)

10 Checkliste für die SEPA-Umstellung Organisatin SEPA-Beauftragten benennen im Unternehmen SEPA-Umstellungszeitplan festlegen, Kunden und DKM infrmieren Analyse der betrffenen Przesse und Strukturen EDV SEPA-fähig (XML-Frmat), betrffen sind Finanzbuchhaltung, Zahlungssftware, snstige Sftware und Datenbanken. Bei Fragen sprechen Sie den Sftware-Hersteller an. Verwendungszwecke auf 140 Zeichen eingrenzen Stammdaten vn Geschäftspartnern und Mitarbeitern mit IBAN und BIC ergänzen/ knvertieren Betrffene Unternehmensbereiche identifizieren Betrffene Dienstleister Krrespndenz und Vrdrucke mit IBAN und BIC versehen swie für Lastschriften nur nch SEPA-Lastschriftmandate bzw. SEPA-Firmen-Lastschriftmandate verwenden Umstellung vn Buchungen und Einreichern auf Online-Verfahren. Wichtig: Beleghafte Einreichungen swie Einreichungen per Diskette, USB-Stick. ä. sind nicht mehr möglich.

11 SEPA-Lastschrift Umgehende Beantragung Ihrer Gläubiger-ID (www.glaeubiger-id.bundesbank.de) Abschluss einer neuen Vereinbarung über den Einzug vn Frderungen durch Lastschriften (SEPA-Inkassvereinbarung) bei der DKM Zurdnung einer Mandatsreferenz für jede einzelne Lastschrift (max. 35 Zeichen, z. B. Kd-Nr.) Identifizierung vn bestehenden Einzugsermächtigungen swie Abbuchungsaufträgen Bestehende Einzugsermächtigungen können in SEPA-Lastschriftmandate umgewandelt werden (siehe Seite 7) und mit der SEPA-Basis-Lastschrift eingezgen werden Bestehende Abbuchungsaufträge können nicht weiter genutzt werden. Wenden Sie sich frühzeitig an den Zahlungspflichtigen und vereinbaren Sie ein SEPA- Firmen-Lastschriftmandat. Abbuchungsaufträge mit Verbrauchern (Privatpersnen) durch SEPA-Basis-Lastschriftmandate ersetzen SEPA-Basis-Lastschrift Gültiges SEPA-Lastschriftmandat liegt vr bzw. Umwandlung bestehender Einzugsermächtigung Unterrichtung des Zahlungspflichtigen 14 Tage vr Ausführung des ersten SEPA-Einzuges (Pre-Ntificatin) bzw. vr Umwandlung der Einzugsermächtigung in ein SEPA-Lastschriftmandat. Inf über: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Datum des Einzugs/Datum der Umstellung Beachtung der neuen Einreichungsfristen: frühestens 14 Tage, spätestens sechs Tage vr Fälligkeit, bei Flgelastschriften spätestens drei Tage vr Fälligkeit Rückgabefristen betragen acht Wchen, bei Einzug hne Autrisierung 13 Mnate SEPA-Lastschriftmandat verfällt 36 Mnate nach Unterzeichnung/nach letztem Einzug swie durch Widerruf durch Zahlungspflichtigen, Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Mnate SEPA-Firmen-Lastschrift Ein neues, gültiges SEPA-Firmen-Lastschriftmandat liegt vr. Wichtig: SEPA-Firmen-Lastschriftmandat können nur zwischen Nicht-Verbrauchern (Unternehmen, Organisatinen, Gesellschaften usw.) abgeschlssen werden (siehe Seite 8) Unterrichtung des Zahlungspflichtigen 14 Tage vr Ausführung des ersten SEPA-Einzuges (Pre-Ntificatin). Inf über: Gläubiger-ID, Mandatsreferenz, Datum des Einzugs Übersendung des gültigen SEPA-Firmen-Lastschriftmandates an die DKM. Mandat muss vr erstem Einzug vrliegen und geprüft sein. Beachtung der neuen Einreichungsfristen: frühestens 14 Tage, spätestens zwei Tage vr Fälligkeit Keine Rückgabemöglichkeit durch den Zahlungspflichtigen, bis Einzugsdatum kann der Zahlungspflichtige aber beim Kreditinstitut die Verweigerung der Einlösung anweisen SEPA-Firmen-Lastschriftmandat verfällt 36 Mnate nach Unterzeichnung/nach letztem Einzug swie durch Widerruf durch Zahlungspflichtigen, Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Mnate

1. Februar 2014 Ablösung der natinalen Verfahren Verbraucher dürfen nch Kntnummer und Bankleitzahl verwenden Juristische Persnen dürfen nur nch IBAN und BIC verwenden Bei Zahlungen innerhalb Deutschlands kann bereits auf die BIC verzichtet und nur die IBAN angegeben werden! Alte Frmulare dürfen nicht mehr verwandt werden! 1. Februar 2016 Ende der Übergangsfrist Alle Kunden nutzen im gesamten SEPA-Raum ausschließlich die IBAN (die BIC entfällt ab dem 1. Februar 2016) DKM Darlehnskasse Münster eg Breul 26, 48143 Münster Telefn 0251/51013-200 E-Mail inf@dkm.de Telefax 0251/51013-149 Internet www.dkm.de