10/05/19 BMD Systemhaus GmbH, Steyr Vervielfältigung bedarf der ausdrücklichen Genehmigung durch BMD!
INHALT 1. KUNDENZAHLUNGEN UND ABGABENARTEN... 3 1.1. Importieren von Kundenzahlungen aus BMD 5.5... 3 1.1.1. Voraussetzung für den Import der Umsatzsteuer und der Kammerumlage... 4 1.1.2. Voraussetzungen für den Import der Lohndaten... 5 1.1.3. Import starten... 6 1.2. Erfassen von Kundenzahlungen... 8 1.2.1. Beschreibung der Felder... 9 1.3. Kundenzahlungen im Bericht... 11 1.4. Serienbrief... 13 1.4.1. Anlage einer neuen Briefvorlage... 14 1.4.2. Anlage einer Adressatenliste... 17 2
1. KUNDENZAHLUNGEN UND ABGABENARTEN Mit diesem Modul können Sie Ihren Mandanten über einen Serienbrief mitteilen, welche Abgaben in einer bestimmten Periode anfallen (z. B. Umsatzsteuer, Lohnsteuer, KU usw.) bzw. wann diese Abgaben fällig sind. Voraussetzung ist, dass der Mandant als eigene Firma angelegt ist und das Feld Entspricht Firma am Mandant richtig hinterlegt ist. Über die Firmenstammdaten im Paket CRM können Sie über den Punkt Erzeuge Firma aus einem Kunden eine Firma erzeugen. Das Feld Entspricht Firma wird hierbei automatisch richtig befüttert. Es bestehen zwei Möglichkeiten die Abgaben zu erfassen: 1. Über den Import von Kundenanzahlungen aus BMD 5.5. Importiert werden hierbei die Umsatzsteuer, die Kammerumlage und die Lohnabgaben. ODER 2. über eine manuelle Erfassung von Kundenzahlungen (z. B. Honorar des Steuerberaters). 1.1. Importieren von Kundenzahlungen aus BMD 5.5 Aus der BMD 5.5 können die Umatzsteuer, die Kammerumlage und die Lohndaten importiert werden. Dazu sind einige Einstellungen in der BMD 5.5 durchzuführen: 3
1.1.1. Voraussetzung für den Import der Umsatzsteuer und der Kammerumlage PR00 Hinterlegen Sie die Kundennummer unter Programmpunkt 1 Erfassen Firmenstamm, im Feld 58 - NTCS-Firmennummer. Der Import aus 5.5 funktioniert nur, wenn auch die Finanzamtnr. im PR00 hinterlegt ist und diese auch in der NTCS vorhanden ist. Die NTCS-Firmennummer auf BMD 5.5 muss der Kundennummer auf NTCS entsprechen. Datensätze für Kundenzahlungen werden dann in die zu importierende Datei geschrieben, wenn im PR45 die Daten der UVA in die XML-Datei ausgegeben werden. Die Umsatzsteuer wird auch importiert, wenn es sich um ein Guthaben handelt. Erfolgt in dem zu importierenden Monat eine Berechnung der Kammerumlage, wird diese ebenfalls übernommen. Betragsänderungen der Umsatzsteuer bzw. der Kammerumlage werden bei neuerlicher Übernahme berücksichtigt. Wird im PR00 nachträglich die Kammerumlagepficht auf Nein gesetzt, wird der übernommene Datensatz jedoch bei den Kundenzahlungen nicht automatisch gelöscht. Dies muss dann manuell erfolgen. 4
1.1.2. Voraussetzungen für den Import der Lohndaten LV118 Hier ist der Parameter Zahlungsdaten exportieren zu setzen. LV040 Schirm 1 Im Feld 11. FIBU Datei ist die dazugehörige FIBU zu hinterlegen. LV040 Schirm 6 Im Feld 5. NTCS-Kundennr bitte die Kundennummer hinterlegen. LV068 STAP1 + STAP2 Bruttoerfassung durchführen starten 5
1.1.3. Import starten Der Einstieg erfolgt über das Menü Organizer Kundenanzahlungen. 6
Anschließend erscheint folgende Abfrage: Sie können wie folgt wählen: AKTUELLER KUNDE: Nur der Aktuelle Kunde wird importiert. Alle: Alle bestehenden Kunden werden importiert. Kein Import: Es erfolgt kein Import. Wählen Sie vorerst nur den Import für den aktuellen Kunden und wechseln Sie anschließend auf einen anderen Kunden, so werden die Zahlungen für diesen nachträglich importiert. Die Importdatei liegt im BMDC-Verzeichnis unter: BMD\BMDC\kundzlg + kundzlg.idx Die Abfrage nach dem Import erfolgt nur, wenn diese Datei vorhanden ist. 7
1.2. Erfassen von Kundenzahlungen Die Kundenzahlungen und Abgabenarten können auch manuell erfasst werden. Das erfolgt ebenfalls über das Menü Organizer Kundenzahlung. In der folgenden Maske können Sie die Abgaben dann manuell erfassen. Dazu klicken Sie auf den Button Neu oder drücken die F5-Taste: 8
1.2.1. Beschreibung der Felder 26 Abgabennr. Hier können Sie mit F4 den Standard aufrufen (Die Abgabennr 1-999 sind fix für den Standard reserviert und können weder gelöscht noch editiert werden). Unter Abgabenart Neu kann eine neue Abgabenart angelegt werden (Abgabennr. > 1000). Das hier angeführte Kürzel wird beim Ausdruck im Tabellenbaustein Kundenzahlung in folgendem Format angedruckt: Kürzel + Periode + Jahr 27 Institutionsart Wählen Sie hier die Art der Institution mit F4 (Finanzamt, GKK, Gemeinde, Firma usw.) aus. 28 Institution Wenn Sie am Kunden die GKK, das Finanzamt und die Gemeinde erfasst haben, wird bei der Auswahl von einer dieser drei Institutionsarten die Institution lt. der Hinterlegung am Kunden vorgeschlagen. Falls nichts hinterlegt ist oder eine andere Institutionsart ausgewählt wurde, muss es händisch befüttert werden. Mit F4 gibt es wieder eine Vorschlagsliste. Wird als Institutionsart die Firma ausgewählt, kann hier die eigene Firmennr. hinterlegt werden. (z. B. für das Honorar). 7 Betrag Geben Sie den zu zahlenden Betrag ein. 11 Fälligkeitsdatum Hinterlegen Sie hier wann die Abgabe fällig ist. 9
23 Verwendungszweck Kann frei befüttert werden. 29 Identifikationsnr Hier kann die Identifikationsnummer für die jeweilige Institution eingegeben werden. Z. B. Beitragskonto bei GKK, Steuernummer bei Finanzamt usw. Beispiel: 10
1.3. Kundenzahlungen im Bericht Die Kundenzahlungen können auch in einen Bericht eingebunden werden. Dazu unter Fibu Ausdrucke Bericht einen neuen Bericht anlegen oder einen bereits bestehenden bearbeiten. Mit der Tastenkombination Shift und F5 können Sie dann über den Tabellenbaustein die Kundenzahlungen einfügen: Es öffnet sich anschließend diese Eingabemaske: 11
Hier kann Folgendes festgelegt werden: Leerzeilen Block pro: Hier kann der Zeilenabstand zwischen den Institutionsblöcken eingestellt werden. Die Gruppierung erfolgt je nach Einstellung pro Institution oder pro Identifikationsnummer. Auswertung: Fälligkeit + 1 Monat nach Berichtszeitraum bzw Fälligkeit + 2 Monate nach Berichtszeitraum: Wird dieser Auswertungspunkt gestartet, werden alle Kundenzahlungen, die in diesem Zeitraum fällig werden, + 1 bzw. + 2 Monate angedruckt. Schriftgröße Summe pro Institution Entstehungszeitraum: Wird der Ausdruck nach Entstehungszeitraum gestartet, werden alle Kundenzahlungen, die in dieser Periode entstanden sind, angedruckt. Die Periode wird lt. Bericht genommen. Wird in den Feldern von/bis Periode unterschiedliche Perioden (z. B. 1-3) eingegeben, wird hier die BIS PERIODE herangezogen Hier kann die Schriftgröße für den Ausdruck festgelegt werden Wird im Block pro die Einstellung Institution getroffen und wird hier ein Häkchen gesetzt, wird pro Institution eine Summe gebildet. Beispiel einer Kundenzahlung im Bericht: 12
1.4. Serienbrief Sie haben 4 Möglichkeiten den Serienbrief zu starten: - direkt aus den Kundenzahlungen unter Extras Standardbrief - über den Button Standardbrief in der Funktionsleiste der Kundenzahlungen - über die Tastenkombination STRG + B in den Kundenzahlungen - über Dokumentenverwaltung (DMS) Standardbrief Der Serienbrief wird in zwei Schritten angelegt: SCHRITT 1: Schritt 2: Anlage einer neuen Briefvorlage Anlage einer Adressatenliste 13
1.4.1. Anlage einer neuen Briefvorlage Achtung: Die Kundenzahlungen funktionieren nur unter den Gruppen alle Personen oder Kunden/Interessenten. Hier kann nun mit einem rechten Mausklick auf den Ordner Briefvorlage ein neuer Briefordner für die Kundenzahlungen angelegt werden. Mit einem Klick der rechten Maustaste auf diesen Briefordner kann dann anschließend eine neue Briefvorlage für die Kundenanzahlungen angelegt werden: Mit einem Doppelklick auf die Briefvorlage wird der Standardbrief geöffnet und kann definiert werden. 14
Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung: F5 Mit der F5-Taste können die Datenfelder ausgewählt werden. Shift + F5 Mit der Tastenkombination Shift und F5 können Sie dann über den Tabellenbaustein die Kundenzahlungen übernehmen: 15
Die Vorlage zum Standardbrief sieht dann beispielsweise so aus: Die Periode bzw. der Zeitraum wird beim Starten des Ausdrucks festgelegt (siehe Seite 14). 16
1.4.2. Anlage einer Adressatenliste Zuerst muss die Vorlage für den Serienbrief wieder geschlossen werden. Sie stehen dann in folgender Maske: In dieser Maske wird die Adressatenliste angelegt. Unter Hinzufügen können die Kunden ausgewählt werden, für die zuvor Kundenzahlungen erfasst/importiert wurden. Achtung: Auch hier kann für die Kundenzahlung nur unter Alle Personen oder Kunden\Interessenten gewählt werden. 17
Mit einem Klick auf das Symbol kann die Liste gespeichert werden. Unter Brief ansehen (F3) kann eine Vorschau gestartet werden. Nachfolgende Maske öffnet sich: Hier kann Folgendes festgelegt werden: Leerzeilen Block pro: Hier kann der Zeilenabstand zwischen den Institutionsblöcken eingestellt werden. Die Gruppierung erfolgt je nach Einstellung pro Institution oder pro Identifikationsnummer. 18
Auswertung: Standardvorlage: Schriftgröße Summe pro Institution Nach Entstehungsperiode Wird der Ausdruck nach Periode gestartet, werden alle Kundenzahlungen, die in dieser Periode entstanden sind, angedruckt. Vorgeschlagen wird immer die Periode, die der Einstellung lt. Kundenzahlungsfenster entspricht. Nach Fälligkeitszeitraum: Wird der Ausdruck nach Fälligkeitszeitraum gestartet, werden alle Kundenzahlungen, die in diesem Zeitraum fällig werden, angedruckt. Vorschlagswert ist der auf die Periode folgende Monat. Wird hier ein Häkchen gesetzt, wird beim Öffnen des Standardbriefs aus dem Kundenzahlungsfenster (STRG + B) automatisch diese Briefvorlage vorgeschlagen. Hier kann die Schriftgröße für den Ausdruck festgelegt werden Wird im Block pro die Einstellung Institution getroffen und wird hier ein Häkchen gesetzt, wird pro Institution eine Summe gebildet. Mit einem Klick auf Drucken (Strg+P) oder Versenden (Strg+M) kann anschließend der Ausdruck gestartet werden. Beschreibung der wichtigsten Felder: Speichern einer Adressenliste Öffnen einer bereits angelegten Adressenliste Neuanlage einer Adressenliste Löschen einer ganzen Adressenliste Kopieren einer Adressenliste Eigenschaften Adressatenliste vergleichen Adressenlisten vereinigen Adressenliste importieren (CSV) Hier können einzelne Kunden hinzugefügt werden. Hier kann eine Gruppe hinzugefügt werden. Eine Vorschau kann gestartet werden. Ausdruck 19
Alle auf der Vorseite erwähnten Funktionen können auch unter dem Punkt Adressaten aufgerufen werden: 20
Beispiel einer Steuervorschreibung: 21