Update-Info Simba Version 2014.20 Simba Computer Systeme GmbH Schönbergstraße 20 info@simba.de Tel. 0711 45 124-0 73760 Ostfildern www.simba.de Fax 0711 45 124-49
Update-Info Simba Version 2014.20 2 Inhaltsverzeichnis 1 Neue Produktgeneration... 3 1.1 Tastaturbedienung des Hauptmenüs erweitert... 3 2 Rechnungswesen... 4 2.1 Zahlungsverkehr mit neuen Optionen... 4 2.2 Hinweis auf Meldepflicht bei Auslandszahlungen über 12.500... 5 2.3 Anzeige der Ausführungsdaten bei SEPA-Lastschriften... 5 2.4 Buchungsrecherche: Direktsprung in das Konto mit Vormarkierung der Buchung.. 6 2.5 Kontenanzeige aus Buchungserfassung von WJ-Beginn bis Ende... 6 2.6 Eingabesteuerung mit OP-Ausgleichsinfo... 7 2.7 KK-Umsatzliste als Mehrjahresvergleich oder Monatsübersicht... 9 2.8 Konfigurierbare BWA: Forecast für Budgetwerte... 9 2.9 Neues in Simba-Banking... 10 2.10 Buchungsvormerkungen: Buchungen generieren... 11 3 Organisation... 13 3.1 Auftragsverwaltung in neuem Layout... 13 3.2 Leistungsübersicht mit neuen Darstellungsformen... 13 3.3 Auskunftssysteme: Erweiterung der Spaltenanzahl... 14 3.4 Office Manager: Archivtyp für E-Mail-Import... 15 3.5 Office Manager: Finanzamts-Variablen für den Mandanten ergänzt... 17 4 Stammdaten... 19 4.1 Länderkennzeichen in den Stammdaten ergänzt... 19 4.2 Neues Register Vollmachten in den Persönlichen Daten... 19 4.3 Rubrik Gemeinnützige Körperschaften um Rechtsform UG erweitert... 21 5 Zentrale Dienste... 23 5.1 GDPdU-Export nun mit 256-Bit-AES Verschlüsselung... 23
Update-Info Simba Version 2014.20 3 1 Neue Produktgeneration 1.1 Tastaturbedienung des Hauptmenüs erweitert Ab sofort können Sie mit Hilfe der Tastenkombinationen <Alt+1> bis <Alt+7> alle 7 Hauptkategorien anwählen. Des Weiteren können Sie nun mittels der Pfeiltasten in Ihrer Tastatur die Menüs innerhalb der Kategorien anwählen. Mit den nach oben- bzw. nach unten zeigenden Pfeiltasten springen Sie die Hauptmenüs an, die Sie wiederum mit der nach rechts zeigenden Pfeiltaste öffnen und mit der nach links zeigenden Pfeiltaste schließen können.
Update-Info Simba Version 2014.20 4 2 Rechnungswesen 2.1 Zahlungsverkehr mit neuen Optionen Das Menü Stammdaten Mandant Zahlungsverkehr Einstell. Zahlungsverkehr wurde um neue Optionen erweitert. Gebührenregelung Zahlungen in ein Land außerhalb der EU bzw. in Fremdwährung innerhalb der EU können Sie bequem über Ihr Online-Banking vornehmen. Hierbei können Sie entscheiden, wer die Kosten trägt. Folgende Entgeltoptionen stehen Ihnen ab sofort zur Auswahl zur Verfügung: Kostenteilung: Sie tragen lediglich die Entgelte, der Empfänger trägt die Entgelte seiner Bank. Lasten Auftraggeber: Sie tragen alle Entgelte. Lasten Empfänger: Der Empfänger trägt alle Entgelte (nur außerhalb der EU). Sammlerbildung Durch Deaktivierung der Option mit Sammlerbildung entsprechend dem OP- Fälligkeitsdatum im Bereich SEPA-Überweisungen werden Offene Posten mit heutiger Fälligkeit nach Simba Banking übergeben dabei wird kein Sammler erstellt. Lassen Sie diese Option aktiv, so wird je Fälligkeitstag ein Sammler erstellt und Sie können Ihre Zahlungen termingerecht je Fälligkeitsdatum ausführen lassen.
Update-Info Simba Version 2014.20 5 2.2 Hinweis auf Meldepflicht bei Auslandszahlungen über 12.500 Mit Übernahme dieses Versionsstandes erhalten Sie künftig im Zahlungsvorschlag einen Hinweis für Auslandszahlungen, die die Meldegrenze von 12.500 übersteigen. Informationen zum Meldewesen und zu den Formularen finden Sie auf der Homepage der Deutschen Bundesbank. 2.3 Anzeige der Ausführungsdaten bei SEPA-Lastschriften Zur besseren Übersichtlichkeit, wann welche SEPA-Lastschriften mit dem gewählten Regulierungsdatum ausgeführt werden, haben wir beim Erstellen des Zahlungsvorschlags und nach Eingabe des Regulierungsdatums den Hinweis entsprechend ergänzt:
Update-Info Simba Version 2014.20 6 So ist auf einen Blick ersichtlich, wann die verschiedenen Arten der SEPA-Lastschriften ausgeführt werden. 2.4 Buchungsrecherche: Direktsprung in das Konto mit Vormarkierung der Buchung Mit diesem Update-Stand bieten wir Ihnen die Möglichkeit, dass Sie mittels Doppelklick auf ein Konto im Ergebnis der Buchungsrecherche, direkt in die Kontenanzeige verzweigen. Die betreffende Buchung ist dort umgehend vorbelegt. 2.5 Kontenanzeige aus Buchungserfassung von WJ-Beginn bis Ende Über Ihre Einstellung im Menü Stammdaten System Systemeinstellungen FiBu Buchen können Sie beeinflussen, wie die Von-Bis-Felder für die Periode vorbelegt werden sollen, sobald Sie von der Buchungserfassungsmaske aus in die Kontenansicht wechseln. Die Auswahloptionen "des aktuellen Erfassungskreises" und "ab Wirtschaftsjahresbeginn" im Feld Kontenanzeige mit dem Buchungszeitraum wurden nun um die Option "ab Wirtschaftsjahresbeginn bis Wirtschaftsjahresende" erweitert. Wird diese Option eingestellt, dann wird das Konto generell auch unterjährig über das gesamte WJ dargestellt.
Update-Info Simba Version 2014.20 7 Auch die Systemeinstellung Jahresabschluss Abschlussbuchungen wurde um diese Option erweitert. 2.6 Eingabesteuerung mit OP-Ausgleichsinfo Mit Hilfe der Eingabesteuerung können Sie Ihre Arbeitsweise beim Erfassen Ihrer Buchungen individuell steuern. Nachdem Sie sich in der Buchungserfassung angemeldet haben, sehen Sie rechts oben im Buchungserfassungsfenster das Feld Eingabesteuerung. Dieses ist automatisch immer mit der Eingabesteuerung vorbelegt, die Sie in den Einstellungen für die FiBu Registerkarte 1 Allgemein Bereich Buchen vordefiniert haben. Über das Fernglas-Symbol Hinzufügen können Sie neue Eingabesteuerungen anlegen. Ab sofort bietet Simba Ihnen für Ihre Eingabesteuerungen das Eingabefeld OP- Ausgleichs-Info (abw. OP-Belegnummer) an.
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Update-Info Simba Version 2014.20 9 2.7 KK-Umsatzliste als Mehrjahresvergleich oder Monatsübersicht Ab sofort ist es möglich, die Kontokorrent-Umsatzliste im Menü Rechnungswesen Auswerten weitere Auswertungen KK-Umsatzliste neben dem Standard auch als Mehrjahresvergleich oder als Monatsübersicht auszuwerten. Aktivieren Sie je nach Bedarf im Bereich Basis eine der Optionsschaltflächen "1 Standard-KK-Umsatzliste", "2 Mehrjahresvergleich" oder "3 Monatsübersicht". Bitte beachten Sie, dass die nachstehenden Eingabefelder je nach Auswahl variieren. Beim Mehrjahresvergleich der KK-Umsatzliste stehen Ihnen bis zu 10 Vorjahre als Vergleichsoptionen zur Verfügung. Die Jahre können wahlweise aufsteigend oder absteigend von links nach rechts gelistet werden. Eine Adressausgabe je Kontokorrent ist bei dieser Ausgabeform nicht möglich. Die Monatsübersicht zeigt die letzten 12 Monate ausgehend vom eingegebenen Auswertungsmonat zurück in die Vergangenheit. Auch hier ist aus Platzgründen keine Adressausgabe unterstützt. 2.8 Konfigurierbare BWA: Forecast für Budgetwerte Die Auswahlmöglichkeiten bei der konfigurierbaren BWA wurden weiter ausgebaut. Sobald Sie bei einer Spaltendefinition den Typ Budgetwerte auswählen, steht zusätzlich die Auswahl nach dem Auswertungs-Per-Datum bis zum Ende des Wirtschaftsjahres zur Verfügung.
Update-Info Simba Version 2014.20 10 Anwendungsbeispiel: Sie möchten in einer Auswertung per März 2014 neben Istwerten, Budgetwerte des 1. Quartals usw. auch die Budgetwerte der noch verbleibenden Monate des Wirtschaftsjahres zum Vergleich heranziehen. In diesem Fall wählen Sie diese neue Auswahlmöglichkeit. So können Sie also die Budgetwerte der Monate April bis Dezember 2014 in Ihre Auswertung in einer Spalte darstellen. 2.9 Neues in Simba-Banking Die neue Version unterstützt nun ausschließlich den SEPA Zahlungsverkehr mit IBAN und BIC. Durch die integrierte IBAN-Hilfe ist es dennoch einfach und komfortabel möglich, eine Überweisung nur mit Kontonummer und BLZ zu erfassen. Sollte bei Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt noch die Notwendigkeit bestehen, einen Zahlungslauf im DTAUS-Format durchführen zu müssen, so wenden Sie sich bitte an unsere Anwendungsberatung unter Tel: 0711-45 124-10. Neuerungen im Detail: Alle DTAUS basierten Geschäftsvorfälle wurden entfernt. Es sind an dessen Stelle jetzt generell nur mehr Geschäftsvorfälle nach SEPA Standard mit IBAN und BIC möglich. Der Button [Sammelaufträge] wurde entfernt. Die entsprechenden Funktionen sind jetzt über das Kontextmenü (rechte Maustaste) erreichbar (Versand + Export). Über das Kontextmenü können jetzt aus Kontoverbindungen auch Aufträge erstellt werden (Menüpunkt "Neu aus Auswahl") Das Speichern von Kontoverbindungen bei Aufträgen wird jetzt durch eine "Checkbox" (in den Einstellungen) explizit gewählt.
Update-Info Simba Version 2014.20 11 Work-Around für SEPA-Aufträge bei der Santander Bank. Bitte prüfen Sie, ob in den Stammdaten aller Konten die korrekte IBAN, BIC und der Name des Kontoinhabers hinterlegt sind. Anpassung für SEPA-Sammelaufträge mit Buchungswunsch "Einzelbuchung" bei den Sparkassen. 2.10 Buchungsvormerkungen: Buchungen generieren Zu der mit dem letzten Update veröffentlichten Funktion zur Anlage von Buchungsvormerkungen in den Kontokorrent-Stammdaten können jetzt automatisch vorläufige Buchungen generiert werden. Dazu steht im Menü Rechnungswesen Bearbeiten der neue Menüpunkt Vormerkungsbuchungen generieren zur Verfügung. Nach Eingabe des Zeitraums und des Abrufintervalls erscheint zunächst eine Liste mit den zur Buchung anstehenden Vormerkungen.
Update-Info Simba Version 2014.20 12 Erst bei Klick auf Buchungen generieren werden nach Abfrage des Erfassungskreises die zugehörigen Buchungen generiert. Die Buchungen stehen im vorläufigen Bereich zur Verfügung, sie können also geprüft und bei Bedarf angepasst werden.
Update-Info Simba Version 2014.20 13 3 Organisation 3.1 Auftragsverwaltung in neuem Layout Das Fenster Aufträge verwalten präsentiert sich in neuem Look: 3.2 Leistungsübersicht mit neuen Darstellungsformen Die Auswahlliste für die Darstellungsformen der Leistungsübersicht wurde um die Option Leistungen mit den Spalten Stunden, Kosten und Abschlag erweitert:
Update-Info Simba Version 2014.20 14 3.3 Auskunftssysteme: Erweiterung der Spaltenanzahl Ab sofort können Sie in einer Selektion in den Auskunftssystemen bis zu 64 Spalten für Ihr späteres Auswertungsergebnis festlegen. Bitte beachten Sie, dass die Ausgabespalten im Ergebnis zwar angezeigt werden, aber platzbedingt nicht einfach, so wie dargestellt, ausgedruckt werden. Nutzen Sie dazu bitte die rechts im Selektionsfenster angebotene Funktion Export.
Update-Info Simba Version 2014.20 15 3.4 Office Manager: Archivtyp für E-Mail-Import In den Einstellungen zum Dokumentenimport kann nun für Ihre Mandanten ein Archivtyp für den E-Mail-Import hinterlegt werden. Dieser Archivtyp wird dann beim Import Ihrer E- Mails über die Funktion Outlook-Import im Office Manager automatisch im Fenster der Import-Eigenschaften vorbelegt. Außerdem greift der Archivtyp für den E-Mail-Import beim automatischen Import von E-Mails aus Exchange oder von Mailservern, die über IMAP oder POP3 angebunden wurden. Folgendes ist dabei zu beachten: Fall 1: Import der E-Mails aus Outlook Es greift der unter dem Mandanten 0 (=Kanzlei-Mandant) hinterlegte E-Mail-Import Archivtyp, da zu dem Zeitpunkt des Imports noch kein Mandant für die E-Mail feststeht. Die Mandanten-Nummer wird erst später im Dialog hinterlegt.
Update-Info Simba Version 2014.20 16 Fall 2: Import der E-Mails von Exchange- oder Mailservern Werden E-Mails importiert und können diese über die in den Stammdaten hinterlegte E-Mail-Adresse oder die Faxnummer des Mandanten/des Kontokorrenten zugeordnet werden, dann wird der unter der Mandanten-Nummer hinterlegte E-Mail-Import Archivtyp hinterlegt. Wenn keine Zuordnung erfolgt, dann wird die E-Mail dem Mandanten zugeordnet, der in der Konfiguration für die E-Mail-Integration als Standardzuordnungsmandant festgelegt ist. Dann greifen auch dessen Einstellungen zum E-Mail-Import Archivtyp.
Update-Info Simba Version 2014.20 17 3.5 Office Manager: Finanzamts-Variablen für den Mandanten ergänzt Im Office Manager wurde der Variablenbereich erweitert. So können nun die in den Allgemeinen Firmenstammdaten bzw. die in den Persönlichen Daten des Mandanten hinterlegten Finanzamtsdaten eingesteuert werden, wie z.b. die IBAN, BIC, BLZ des Finanzamts des Mandanten.
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Update-Info Simba Version 2014.20 19 4 Stammdaten 4.1 Länderkennzeichen in den Stammdaten ergänzt Die Auswahlliste für das Länderkennzeichen wurde in den betreffenden Stammdatenbereichen um die Länderkennzeichen GG Guernsey, IM Isle of Man und JE Jersey ergänzt. 4.2 Neues Register Vollmachten in den Persönlichen Daten Wie bereits in der Update-Info zur Version 2014.0 (Jahresupdate) angekündigt, haben wir die Hinterlegung einer erteilten Vollmacht nun in einer separaten Registerkarte im Bereich der Persönlichen Daten angesiedelt. Dabei haben wir auch bereits sämtliche Möglichkeiten, die das Standard-Vollmachtsformular, das die Bundessteuerberaterkammer zur Verfügung gestellt hat, mit aufgenommen. So kann das Einpflegen der Daten bereits jetzt vollständig erfolgen, wenn auch die Schnittstelle noch sehr begrenzt ist. Sind in den Daten des Steuerpflichtigen, und ggf. des Ehegatten sowie ggf. der Kinder die Steuer-ID-Nummern vollständig hinterlegt, so werden diese Daten in der Registerkarte 6 Vollmachten automatisch angezeigt. Haben Sie nun von jeder natürlichen Person (z.b. einer Familie) eine unterzeichnete Vollmacht erhalten, so können Sie hier in der Spalte Standardvollmacht erteilt das Kontrollkästchen aktivieren:
Update-Info Simba Version 2014.20 20 Mit Klick auf die Schaltfläche Einschränkungen/Erweiterungen für die Vollmacht bearbeiten können vom Mandanten vorgenommene Einschränkungen oder Erweiterungen der Vollmacht hinterlegt werden:
Update-Info Simba Version 2014.20 21 Bitte beachten Sie, dass diese Informationen derzeit nicht für die Bestückung der Vollmachtsdatenbank verwendet werden können, da die Schnittstelle dies bisher noch nicht vorsieht! Sind alle Vollmachten entsprechend eingepflegt, so kann die Exportdatei für die Bestückung der Vollmachtsdatenbank im Menü Zentrale Dienste Datenverwaltung Stammdatentransfer erstellt werden: 4.3 Rubrik Gemeinnützige Körperschaften um Rechtsform UG erweitert Die UG (Unternehmergesellschaft haftungsbeschränkt) wurde nun auch in die Rubrik für gemeinnützige Körperschaften integriert. Bisher war diese Rechtsform lediglich in der Rubrik Kapitalgesellschaft zu finden.
Update-Info Simba Version 2014.20 22
Update-Info Simba Version 2014.20 23 5 Zentrale Dienste 5.1 GDPdU-Export nun mit 256-Bit-AES Verschlüsselung Beim GDPdU-Export im Menü Zentrale Dienste Datenverwaltung Buchungsdaten- Export Registerkarte 9 GDPdU Daten wurde nun die Verschlüsselung auf den neuesten technologischen Standard gebracht. Sobald Sie im Feld Passwort ein beliebiges Passwort eingeben oder ein Zufalls-Passwort erzeugen lassen, erfolgt die Erzeugung der GDPdU-Daten mit der 256-Bit AES-Verschlüsselung.