Hessische Staatskanzlei Steuerungs- und Prozessoptimierung in der Überlieferungsbildung des Hessischen Landesarchivs Dr. Eva Rödel, HLA
Agenda Notwendigkeit des Aufbaus eines Bewertungsmanagements Kataster für die Überlieferungsbildung Masterplan Bewertungsmodelle Standardisierung und Verstetigung der Bewertung Evaluation personeller Ressourcen und Strukturen
Notwendigkeit eines Bewertungsmanagements Schaffung des Hessischen Landesarchivs 2013 Workshops zur Schaffung einer Agenda 2014 Defizite auf dem Gebiet der Überlieferungsbildung und Behördenbetreuung
Überlieferungsbildung ist ein komplexer Prozess, der strategisch gesteuert werden muss, um die zu bearbeitenden Mengen bewältigen zu können. 4
Eröffnungsbilanz Überlieferungsbildung Ergebnis: Archivische Betreuung aller wichtigen und größeren Stellen Aber: sehr viele Stellen noch ohne jeglichen Kontakt! Wir brauchen eine Prozessoptimierung im Überlieferungsbildungsprozess! 5
Agenda Notwendigkeit des Aufbaus eines Bewertungsmanagements Kataster für die Überlieferungsbildung Masterplan Bewertungsmodelle Standardisierung und Verstetigung der Bewertung Evaluation personeller Ressourcen und Strukturen
Kataster Überlieferungsbildung aktive, planvolle und priorisierte Betreuung der anbietungspflichtigen Stellen Dokumentations- und Steuerungsfunktion Festlegung eines Turnus 7
Kataster Überlieferungsbildung 8
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Kataster Überlieferungsbildung 10
Bewertungs-/Beratungsturnus jährlich alle zwei Jahre alle fünf Jahre reaktiv/nach Bedarf Perpetuierung und Intensivierung der Behördenkontakte. 11
Kataster Überlieferungsbildung 12
Nicht-staatliche Unterlagen Ausweitung des Katasters auf Vereine, Verbände, Nachlasser etc. Aufnahme aktiver Schriftgutproduzenten Aktive Betreuung nach Turnus Aufnahme in das Kataster bis Januar 2018 13
Agenda Notwendigkeit des Aufbaus eines Bewertungsmanagements Kataster für die Überlieferungsbildung Masterplan Bewertungsmodelle Standardisierung und Verstetigung der Bewertung Evaluation personeller Ressourcen und Strukturen
Ziel: Erarbeitung von Bewertungsmodellen für alle Ressorts Clusterung der Behörden Priorisierung anhand vorgegebener Kriterien Binnencluster Priorisierung
Projektmanagement Arbeitsgruppen Festlegung eines genau definierten Projektziels gemäß Binnenclusterung Festlegung der AG-Mitglieder Festlegung zeitlicher Rahmen (Meilensteinplan) Controlling durch Landesarchiv Eigene Zeiterfassung
Evaluation des Masterplans Evaluation 2018 Neue Modelle Evaluation bestehender Modelle Fachverfahren Evaluation des Projektmanagements
Agenda Notwendigkeit des Aufbaus eines Bewertungsmanagements Kataster für die Überlieferungsbildung Masterplan Bewertungsmodelle Standardisierung und Verstetigung der Bewertung Evaluation personeller Ressourcen und Strukturen
Standardisierungen, Synergieeffekte Standardisierter Bewertungsvermerk Vereinheitlichung der Struktur der Bewertungsmodelle Musteranschreiben Behördenkontakte Workflow für die Bewertung von Fachverfahren Dokumentation pauschaler Vernichtungsgenehmigungen Checklisten für nichtstaatliche Unterlagen, Anbietung Nutzung von Synergieeffekten u.a. 19
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Evaluation personeller Ressourcen und organisatorischer Strukturen Durchführung durch einen externen Dienstleister Ziel: Untersuchung der Organisation / Strukturen auf dem Gebiet der Überlieferungsbildung und Behördenberatung Untersuchung der personellen Ressourcen Mittel- und langfristige Personalbedarfsberechnung Beginn: Januar 2018