Reinhard Huber Einnahmen-Ausgaben- Rechnung in der Praxis Die Buchhaltung allgemein: 1
Begriff Buchhaltung Die Buchführung dokumentiert und analysiert die im Unternehmen anfallenden Geschäftsvorfälle aus Einnahmen, Ausgaben uvm. Die Aufzeichnung erfolgt chronologisch. In ihrer Gesamtheit bildet die Buchführung die Grundlage für die Gewinnermittlung, Quartalsabschlüsse und den Jahresabschluss für die Steuererklärung. Führung von Aufzeichnungen geordnet, richtig, vollständig Nachvollziehbarkeit der Geschäftsfälle Aufzeichnungen zum Beleg keine nachträglichen Veränderungen Aufbewahrungsfrist 7 Jahre z.b. Belege des Jahres 2018 bis 31.12.2025 2
Welche Aufzeichnungen gibt es? Spesenverteiler bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Hier werden sämtliche Einnahmen/ Ausgaben gruppenweise bzw. den Kostenarten zugeordnet dargestellt Wareneingangsbuch Anlageverzeichnis Nebenbücher Kassabericht, Bankauszüge (Telebanking), Lohnkonten, etc. Erklärung Anlagenverzeichnis Einnahmen-Ausgaben-Rechner müssen für Zwecke der Abschreibung ein Verzeichnis des abnutzbaren Anlagevermögens führen: Bezeichnung des Gegenstandes Lieferant (Name und Anschrift) Anschaffungsdatum Anschaffungs- oder Herstellungskosten Betrag der jährlichen Absetzung für Abnutzung (AfA) voraussichtliche Nutzungsdauer 3
Erklärung Wareneingangsbuch Darin sind alle Waren, Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Zutaten zu erfassen, die der Unternehmer erwirbt um sie weiter zu verkaufen. Für einen Schuhhändler wären dies z.b. die Schuhe die verkauft werden, nicht jedoch die zur Präsentation erforderlichen Regale! Erklärung Betriebseinnahmen Warenverkäufe Dienstleistungen Provisionen Zinserlöse Mieten Anlagenverkäufe Subventionen, Zuschüsse öffentliche Hand 4
Erklärung Betriebsausgaben Es fallen hier Fix- bzw. variable Kosten an, wie z.b Beiträge zur Gewerblichen Sozialversicherung Pflichtbeiträge zu Kammern, etc Waren Rohstoffe, Hilfsstoffe, Löhne und Lohnnebenkosten, allgemeine Betriebsausgaben wie Miete, Marketing, Beratungskosten, Kommunikation (Telefon, Internet), Reisekosten, Die Einnahmen Ausgaben-Rechnung: 5
Erklärung Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Unter Einnahmen-Ausgaben-Rechnung versteht man jenes vereinfachte Buchführungssystem, das sich auf die Aufzeichnung der Zahlungsvorgänge beschränkt. Nach dem Zufluss-/ Abflussprinzip werden dabei nur jene Belege erfasst die bereits bezahlt wurden, wobei folgende Regel gilt Buchungsdatum = Zahlungsdatum! Erfassung bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnung In den Aufzeichnungen werden sowohl bare als auch unbare Geldbewegungen erfasst. Nicht aufgezeichnet werden Privateinlagen und Privatentnahmen Geldflüsse zwischen Bank und Kassa Anschaffungskosten von Anlagegütern, die im Wege der Abschreibung abgesetzt werden 6
Praxisbeispiel Einnahmen-Ausgaben Was passiert mit den Ergebnissen? Die erarbeiteten Daten können nun folgendermaßen genutzt werden: Zur Kontrolle des Geschäftsjahres Zur Umsatzsteuervoranmeldung (entfällt bei Kleinunternehmerregelung) Als Vorlage für den Steuerberater/ Finanzbuchhalter zum Jahresabschluss 7
Wie erfolgt die Umsatzsteuer-Voranmeldung? Annahme: Der Inlandsumsatz liegt bei 30.000,- und die Vorsteuer weist einen Betrag von 1.200,- aus, so sieht die Zahllast an das Finanzamt wie folgt aus: Bezeichnung Umsatz mit 20% Steuer Ziffer 000 (Gesamtumsatz ohne Ust) 30.000,- Ziffer 022 (davon Umsatz mit 20%) 30.000,- 6.000,- Ziffer 060 (Vorsteuer gesamt) - 1.200,- Ergebnis Zahllast an Finanzamt = 4.800,- Zeitpunkt Umsatzsteuer Voranmeldungen Die Eintragungen zur UstVa sind vollständig und zeitgerecht vorzunehmen und sollten spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf eines Quartals oder Kalendermonats (abhängig vom Umsatzvolumen) erfolgen. Noch etwas: Wenn es einmal finanziell eng werden sollte. Bitte melden Sie eine eventuell dadurch entstehende Verzögerung beim Finanzamt! 8
Die Fristen der Einkommenssteuer Vierteljährliche Vorauszahlungen 15. Februar 16. August 15. Mai 15. November Jährliche Steuererklärungen (Veranlagung) Offline 30. April des Folgejahres Online 30. Juni des Folgejahres Bei Vertretung durch einen Steuerberater verlängert sich der Zeitrahmen. Die Reisekosten-Abrechnung 9
Die Reisekosten-Abrechnung Ist die Zusammenstellung jener Kosten die im Zuge einer Geschäftsreise entstehen wie z.b.: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Reise-Nebenkosten. Voraussetzung um diese betrieblichen Kosten geltend zu machen zu können ist eine Reise- Kosten-Abrechnung, die als Eigenbeleg in die Buchhaltung einfließt! Die Reisekosten-Abrechnung Um die Dateien richtig ausfüllen zu können ist eine Grundsatzentscheidung erforderlich: Auto im Betriebsvermögen ja, oder nein? < 50% betriebliche Nutzung = Kilometergeld > 50% betriebliche Nutzung = Betriebsvermögen Eine (Vor-)Entscheidung muss jedenfalls getroffen werden! 10
Die Reisekosten-Abrechnung, Praxisbeispiel Was könnten Unternehmer also selbst tun? - Buchhalterisches Grundwissen aneignen - Führen der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung - Führen diverser Nebenbücher - Führen einer Reisekostenabrechnung - Eine gute Zusammenarbeit mit Steuerexperten - Einhaltung von Fristigkeiten gegenüber FA und SVA Was sollten Sie auf keinen Fall selbst tun? - Den Jahresabschluss erstellen! 11
Abschließend noch ein Hinweis Natürlich kann es hilfreich sein, die eigene Buchhaltung in der Startphase selbst zu organisieren. Es wird daher Fälle geben, in denen die Erstellung der eigenen EAR sinnvoll erscheint. Das Hauptziel ist aber, die geplante Geschäftsidee erfolgreich umzusetzen! Denn ohne Geschäftserfolg ist das hier gezeigte nutzlos! Alles Gute und viel Erfolg! Reinhard Huber Selbstständiger Unternehmensberater www.reinhardhuber.at sowie Geschäftsführer von VAWIS www.vawis.at 12