Zentral - Dezentral Wie gelingt strukturierte Kommunikation im Verbund?

Zentral - Dezentral Wie gelingt strukturierte Kommunikation im Verbund? 5. KLINIKKONGRESS RUHR/Dortmund/Forum 9 Winfried Behler Volker Tenbohlen 8. September 2016

Überblick (1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster (2) Markenhandbuch (3) Handbuch Unternehmenskommunikation (4) Wie wir miteinander kommunizieren (5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig (ab)gestimmt werden (6) Die Musik spielt vor Ort (7) Fazit Franziskus-Darstellung aus dem Kloster Sacro Speco in Subiaco (Italien). 2

Überblick (1) Die St. Franziskus-Stiftung Münster (2) Markenhandbuch (3) Handbuch Unternehmenskommunikation (4) Wie wir miteinander kommunizieren (5) Die Kommunikationsinstrumente müssen regelmäßig (ab)gestimmt werden (6) Die Musik spielt vor Ort (7) Fazit 3

Unser Profil Wir sind > eine kirchliche Stiftung, franziskanisch geprägt, den Menschen zugewandt, gemeinnützig und damit nicht gewinnorientiert, ein regionales Netzwerk, mit exzellenter Medizin & Pflege, > spürbar engagiert. 4

Eckdaten der Franziskus Stiftung 14 Krankenhäuser zzgl. Minderheitsbeteiligungen (ca. 3.700 Betten) 9 Einrichtungen der Behinderten- und Seniorenhilfe (ca. 1.000 Plätze) Beteiligungen an Hospizen, ambulanten Rehabilitationszentren, etc. Tochtergesellschaften für Dienstleistungen im Gesundheitswesen (insb. Facility Management und Logistik) ca. 11.000 Mitarbeiter/innen ca. 477.000 stationäre und ambulante Patienten/innen Umsatz 2015: > 681 Mio. (konsolidiert) 5

Die Einrichtungen im Überblick St. Franziskus-Stiftung Münster 01.09.2016 6

Markenhandbuch/Corporate Design-Manual 8

Kommunikationsstrukturen Arbeitskreis Kommunikation (AKK) Kommunikationsbeauftragte aus allen Einrichtungen, vier Mal jährlich (inkl. Klausurtagung) Thematische Projektgruppen z.b. Fundraising Regelkommunikation Einrichtungsebene/Stiftung: Jour Fixes zwischen Kommunikationsbeauftragten/GF bzw. UK/Vorstand Berichts- und Planungskonferenzen in den Einrichtungen unter Beteiligung der Referent/innen Kommunikation Interne Fortbildungen zu Kommunikationsthemen (InDesign, Typo3, Beschwerdemanagement im Web, Social Media etc.) 17

Intern kommunizieren! Mitarbeitende, die umfassend über interne Ziele, Abläufe und Probleme in Kenntnis gesetzt werden und sich informiert fühlen, entwickeln eine bessere und nachhaltige Bindung an die Einrichtung, identifizieren sich mit ihr und fühlen sich für die Arbeit der gesamten Einrichtung bzw. des Trägers mitverantwortlich. Dazu tragen auch regelmäßig durchgeführte Mitarbeiterbefragungen bei. Unsere Informationskultur ist von Partizipation geprägt. Rückmeldungen geben! Auf Stiftungs- und Hausebene haben wir zahlreiche unterschiedliche Gremien eingerichtet z. T. berufsgruppen- und hierarchieübergreifend die an den (strategischen) Zielen arbeiten und das operative Geschäft in den Einrichtungen unterstützen. In aller Regel werden die Sitzungen protokolliert und es können Themen (z.b. als Beschlussvorlagen) in die Diskussion eingebracht werden Kakophonien vermeiden! So wichtig es ist, die Mitarbeiterschaft weitestgehend zu informieren und zum Dialog einzuladen, um Partizipation zu ermöglichen und zu fördern, so wichtig ist es auch, die externe Kommunikation möglichst zielführend und effizient einzusetzen, um Unstimmigkeiten zu vermeiden. Ansprechpartner und Schnittstelle für sämtliche Fragen der Kommunikation sind die Referenten Kommunikation in den Einrichtungen in Abstimmung mit der Geschäftsführung/Hausleitung Quelle: Handbuch Unternehmenskommunikation Franziskus Stiftung 2016 18

Websites 20

Social Media/Facebook 21

Jahresbericht 22

Pressearbeit 23

Wenn nach einem langen Vorlauf 25

ein Haus zum Verbund hinzukommt 26

und die Erwartungen so aussehen Westfälische Nachrichten, 24.10.2015 27

gibt es in der Kommunikation vor Ort einiges zu tun. Intern: - Informationsveranstaltung für Mitarbeiter/innen: Verantwortliche des Trägers und neue Geschäftsführung stellen sich vor und beantworten Fragen. - Einrichtung eines Intranets / Regelmäßige Information der Mitarbeiter/innen über geplante bzw. beginnende Entwicklungsschritte - Überprüfung, ggfs. Modifikation der Struktur von Konferenzen und Besprechungen - Ansprechpartner für Mitarbeiter/innen vor Ort gewährleisten ( Kümmerer ) 28

Extern: - Entwicklung eines neuen Logos nach CD-Vorgaben des Trägers (Markenhandbuch) - Ergänzung und Adaption der Inhalte der Website des Hauses/ Neugestaltung der Site und Integration in die Portalsite des Trägers incl. Migration auf Server des Trägers - Gewährleistung der Präsenz des Hauses in Social Media - Entwicklung neuer Print-Informationsmaterialien (Hausbroschüre, Themenflyer) nach CD- Vorgaben des Trägers - Gewährleistung regelmäßiger Präsenz des Hauses in lokalen/ regionalen Medien (Tageszeitung, Anzeigenzeitungen, Lokalradio) - Implementierung des CDs des Trägers im Haus (Beschriftungen, Beschilderung ) - Etablierung einer Vortragsreihe zu medizinischen Themen des Hauses / Eröffnung mit Vorstellung des neuen Trägers und Erläuterung der Entwicklungsperspektiven des Hauses 29

Und wer macht das? Zunächst ist die aus der Unternehmenskommunikation des Trägers gefragt und verantwortlich wie bereits in der Phase der Übernahme Mittelfristig wird die Stelle einer/s Kommunikationsbeauftragten vor Ort (50%-Stelle) eingerichtet und besetzt Integration in die Kommunikationsstrukturen des Trägers 30

Fazit Klare Definition von Zuständigkeiten zentral dezentral Verbindliche Regelwerke (Handbuch Unternehmenskommunikation, Markenhandbuch) Qualifikationsprofile der Verantwortlichen für Kommunikation (UK, Kommunikationsbeauftragte) Konzepte und daraus entwickelte Maßnahmen werden aus dem Handbuch abgeleitet Regelhafte Kommunikation (Vorstand, Geschäftsführungen) Erprobung und Etablierung von Evaluationsinstrumenten (Medienresonanzanalyse, Maßnahmenverfolgungspläne) 32

St. Franziskus-Stiftung Münster 01.09.2016 33

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 34