SEPA Leitfaden für die VR-NetWorld Software Inhaltsverzeichnis 1. Vorraussetzungen... 2 2. Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto... 3 3. Der SEPA-Zahlungsverkehr... 5 3.1 Die Euro-Überweisung - SEPA-Credit-Transfer (SCT)... 5 3.2 Die Euro-Lastschrift SEPA-Direct-Debit (SDD)... 6 3.2.1 Gläubiger-Identifikation Creditor Identifier (CI)... 6 3.2.2 SEPA Mandate... 7 3.2.3 SEPA Mandatsverwaltung... 8 3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen])... 13 3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch)... 15 3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA... 15 3.3.2 SEPA-Datei importieren/ zur Übertragung einlesen... 21 3.3.3 Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger... 21 3.3.4 SEPA Datei erstellen... 22 3.3.6 Sonderfunktionen Datenträgeraustausch... 24 1
1. Voraussetzungen Diese Anleitung gilt ausschließlich für VR-NetWorld Software-Versionen der Version 4.4 oder höher. Bitte prüfen Sie über den Fragezeichen (?) -Button in der oberen Taskleiste Auswahlfeld Über VR- NetWorld, den Versionsstand Ihrer Software: Ist hier eine niedrigere Version angegeben, führen Sie bitte ein Online-Update durch. 2
2. Allgemeine SEPA-Einstellungen am Konto Ihre VR-NetWorld Software ist durch abgeschlossene Updates bereits für den SEPA-Zahlungsverkehr bereit. Der Schritt zur endgültigen Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr muss von Ihnen manuell durchgeführt werden. Es wird allgemein empfohlen spätestens Anfang 2014 umzustellen, um noch zwei Monate Testzeit bis zum 01.Februar 2014 zu haben. Markieren Sie in der Kontoübersicht Ihr SEPA-fähiges Konto mit einem Mausklick und öffnen Sie anschließend das Konto-Kontextmenü mit einem Rechtsklick. Im Kontextmenü klicken Sie bitte auf die Auswahl Konto bearbeiten (Bild unten): Im Bearbeitungsfenster Ihres Kontos prüfen Sie bitte im Feld Eigenschaften des Kontos, dass die Haken in den Feldern SEPA bevorzugt und SEPA bei Umsatzabruf bevorzugt gesetzt sind. Ist dies nicht der Fall, setzen Sie diese bitte wie im Bild dargestellt: 3
Bitte klicken Sie anschließend auf den Button Geschäftsvorfälle und prüfen ob hier die Haken im Feld SEPA-Zahlungsverkehr allgemein für SEPA-Überweisungs- und Lastschriftverkehr und im Bereich durch das Kreditinstitut verwaltete SEPA-Aufträge für die Neuanlage und Löschung von Terminüberweisungen gesetzt sind (Bild unten): Bestätigen und schließen Sie die Fenster anschließend mit dem Button OK Info: Sind diese Felder nicht angehakt und grau hinterlegt, synchronisieren Sie bitte Ihre Bankverbindung, um den aktuellen Status unserer Bankparameterdateien abzuholen. Sollten die Felder danach noch immer ausgegraut sein, wenden Sie sich bitte an unser Kundendienstzentrum. Nun haben Sie die Grundlage zum SEPA-Zahlungsverkehr in der VR-NetWorld Software geschaffen. 4
3. Der SEPA-Zahlungsverkehr Die Grundfunktionen der VR-NetWorld Software ändern sich durch die Einführung des SEPA- Zahlungsverkehrs nicht. Die technischen Änderungen der unterschiedlichen SEPA-Auftragsarten werden wir Ihnen in den folgenden Kapiteln beschreiben. 3.1 Die Euro-Überweisung - SEPA-Credit-Transfer (SCT) Ab dem 01.02.2014 sind Firmen- und Vereinskunden verpflichtet ausschließlich die neuen SEPA- Verfahren zu nutzen. Privatkunden können im nationalen Zahlungsverkehr bis 2016 noch die nationale Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl verwenden. Für diese Übergangszeit bietet die VR-NetWorld Software die Möglichkeit einfach zwischen den beiden Online-Formularen zu wechseln. Öffnen Sie ein Überweisungsformular. Links oben befindet sich ein Auswahlbutton (Bilder unten). Über diesen steuern Sie einfach durch anklicken, ob Sie eine SEPA-Überweisung oder ein nationale Überweisung durchführen möchten. (SEPA-) Euro-Überweisung (IBAN, BIC) Nationale Überweisung (Kto.-Nr. und BLZ) Die (SEPA-) Euro-Überweisung ist der Nachfolger der nationalen Überweisung mit Kontonummer und Bankleitzahl und der EU-Standardüberweisung. Im Aufbau der Eingabemaske ändern sich nur die Empfängerdaten. Statt Kontonummer und Bankleitzahl erscheinen hier IBAN und BIC. Ihre eigenen Daten werden, wie bisher auch, automatisch von der VR-NetWorldSoftware in das SEPA-Format umgewandelt (Bild unten). 5
INFO: Wird die Empfänger-IBAN vom integrierten IBAN-Konverter als richtig erkannt, wird diese grün hervorgehoben (s. Bild oben). Die weitere Vorgehensweise der SEPA-Überweisung erfolgt analog den Ihnen bekannten heutigen Schritten. 3.2 Die Euro-Lastschrift SEPA-Direct-Debit (SDD) Auch die Euro-Lastschrift baut auf das bisherige Lastschriftverfahren auf. Bevor Sie am Euro- Lastschriftverfahren teilnehmen können, müssen vorab ein paar Voraussetzungen erfüllt sein. Sie benötigen eine Gläubiger-Identifikations-Nummer (kurz CI) und ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen, welches Sie zum Einzug einer Forderung zu einem festen Termin vom Konto des Zahlungspflichtigen berechtigt. 3.2.1 Gläubiger-Identifikation Creditor Identifier (CI) Um eine SEPA Lastschrift einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger ID), die in Deutschland nur von der deutschen Bundesbank vergeben wird. Die VR-NetWorld Software leitet Sie direkt auf die richtige Internetseite, um die Gläubiger ID zu beantragen. Den Link finden Sie im Reiter Stammdaten unter der Auswahl von SEPA /Gläubiger Identifikation/ Neu. Hier können Sie Ihre Gläubiger ID(s) auch in der Software erfassen. Die Erfassung mehrerer Gläubiger-IDs für unterschiedliche Firmen oder Gewerbe ist möglich (Bilder unten). 6
DE 99ZZZ09999999999 Link zur Bundesbank Während die Eingabe der Gläubiger-ID für den Einzug von Lastschriften zwingend erforderlich ist, kann das Feld Beschreibung leer bleiben. Ist die Gläubiger-ID rechnerisch richtig, wird sie grün dargestellt. Klicken Sie anschließend auf den Button OK, um diese zu speichern. 3.2.2 SEPA Mandate Neben der Gläubiger-ID benötigen Sie auch ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen. Zur Erstellung und Verwaltung dieser Mandate stellt Ihnen die VR-NetWorld Software das integrierte Modul SEPA Mandats-Verwaltung zur Verfügung. Klicken Sie hierzu auf Stammdaten SEPA Mandate (Bild unten). 7
3.2.3 SEPA Mandatsverwaltung Die Mandatsverwaltung/Mandatsliste unterstützt Sie bei der Verwaltung und Einholung der Mandate und der Umdeutungslösung bestehender Einzugsermächtigungen in SEPA-Basis-Lastschriftmandate. Über die Mandatsliste können Sie erfasste Mandate gemäß den SEPA-Vorschriften ausdrucken oder per E-Mail an Ihre Zahlungspflichtigen versenden. Auch das sogenannte Umdeutungsanschreiben für bestehende Einzugsermächtigungen kann mittels Setzen eines Hakens erzeugt oder per E-Mail versandt werden (Bild unten). Erfassung von SEPA Mandaten Über den Button NEU (Bild oben) erfassen Sie neue SEPA-Lastschrift Mandate. (Bild unten) 8
Feldname Beschreibung Bezeichnung Referenz Geben Sie bei neuen Mandaten eine Bezeichnung für das Mandat ein. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Bezeichnung angezeigt und kann editiert werden. Geben Sie bei neuen Mandaten eine eindeutige Mandatsreferenz ein. Wenn Sie in den Einstellungen die entsprechenden Vorbelegungen vorgenommen haben, wird Ihnen eine mögliche Mandatsreferenz angeboten und kann editiert werden. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Referenz angezeigt und kann editiert werden. Gläubiger - Identifikation Wählen Sie bei neuen Mandaten im Auswahlfeld eine Gläubiger-ID des Mandanten aus. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Gläubiger-ID im Auswahlfeld vorbelegt. Solange das Mandat noch nicht verwendet wurde, können Sie im Auswahlfeld eine andere Gläubiger-ID wählen. Über den Button [...] gelangen Sie in die Verwaltung der Gläubiger-IDs des Mandanten, können diese bearbeiten und ggf. eine neue Gläubiger-ID für den Mandanten erfassen. -> (Gläubiger - Identifikation - drei Eingabefelder) Gläubiger - Konto (IBAN/BIC) Gläubiger - Name Gläubiger - Adresse Zahlungspflichtiger - Name In diesen Feldern wird die Gläubiger-ID aus dem Auswahlfeld in drei Segmente unterteilt, von denen das mittlere Segment (ZZZ) noch einmal individuell angepasst werden kann. So können Sie eine Gläubiger-ID für Ihre Lastschriften verwenden und diese ID dann individualisiert für verschiedene Themen (Geschäftsbereiche, Partner, Anlässe...) zuordnen. Erfassen Sie dazu statt der Platzhalter (ZZZ) die gewünschte Werte für das Mandat. Wählen Sie bei neuen Mandaten im Auswahlfeld eine Kontoverbindung des Mandanten mit IBAN und BIC aus. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Kontoverbindung im Auswahlfeld vorbelegt. Sie können im Auswahlfeld eine andere Kontoverbindung wählen. Wenn das Mandat bereits verwendet wurde, wird bei Änderung der Kontoverbindung die bisherige Kontoverbindung als 'alte Gläubiger Verbindung' eingetragen. Geben Sie bei neuen Mandaten den Namen des Gläubigers ein. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird der entsprechende Name angezeigt und kann editiert werden. Geben Sie bei neuen Mandaten die Adresse des Gläubigers ein. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Adresse angezeigt und kann editiert werden. Geben Sie bei neuen Mandaten den Namen des Zahlungspflichtigen ein. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird der entsprechende Name angezeigt und kann editiert werden. Über den Auswahlpfeil können Sie einen vorhandenen Gläubiger aus den Kontakten wählen. 9
Alternativ gelangen Sie über den Button [...] in die Verwaltung der Kontakte des Mandanten und können einen Namen übernehmen. Die übernommenen Kontaktdaten werden im Mandat aktualisiert. Zahlungspflichtiger - IBAN Geben Sie bei neuen Mandaten die IBAN der Kontoverbindung des Zahlungspflichtigen ein. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende IBAN angezeigt und kann editiert werden. Zahlungspflichtiger - BIC Lastschrift Art Sequenz Status Geben Sie bei neuen Mandaten den BIC der Kontoverbindung des Zahlungspflichtigen ein. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird der entsprechende BIC angezeigt und kann editiert werden. Wenn zum ausgewählten Kontakt mehr als eine Kontoverbindung vorhanden ist, können Sie über den Pfeil-Button die gewünschte Kontoverbindung wählen und übernehmen. Die Daten für IBAN und BIC werden aktualisiert. Wählen Sie bei neuen Mandaten im Auswahlfeld die Lastschriftart aus. Angeboten werden folgende Einträge: Basislastschrift Firmenlastschrift Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Lastschriftart im Auswahlfeld vorbelegt. Sie können im Auswahlfeld eine andere Lastschriftart wählen. Wenn das Mandat bereits verwendet wurde, kann die Lastschriftart nicht mehr geändert werden. Wählen Sie bei neuen Mandaten im Auswahlfeld den Sequenztyp aus. Angeboten werden folgende Einträge: einmalige Lastschrift erstmalige Lastschrift letzte Lastschrift wiederkehrende Lastschrift Bei neuen Mandaten ist der Sequenztyp mit 'erstmalige Lastschrift' vorbelegt. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird der entsprechende Sequenztyp im Auswahlfeld vorbelegt. Sie können im Auswahlfeld einen anderen Sequenztyp wählen. Wählen Sie bei neuen Mandaten im Auswahlfeld den Status aus. Angeboten werden folgende Einträge: Vorbereitet (neue und automatisch erzeugte Mandate, die verwendet werden können) Aktiv (Mandate, die bereits komplett erfasst und vom Zahlungspflichtigen gegengezeichnet wurden) Inaktiv Abgeschlossen (nicht mehr veränderbar, wenn mehr als 36 Monate zurückliegend) Widerrufen (nicht mehr veränderbar, wenn mehr als 36 Monate zurückliegend) Bei neuen Mandaten ist der Status mit 'Vorbereitet' vorbelegt. Ein Wechsel zum Status 'Aktiv' ist immer möglich. 10
Auftragsvorlage Ausstellungsdatum Anmerkung Zuordnungsschlüssel Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Status im Auswahlfeld vorbelegt. Sie können im Auswahlfeld einen anderen Status wählen. Wenn Sie bei neuen Mandaten eine vorhandene Auftragsvorlage nutzen möchten, wählen Sie diese über den Auswahlpfeil aus. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Auftragsvorlage im Auswahlfeld vorbelegt. Sie können nur Vorlagen für SEPA-Lastschriften verwenden. Wählen Sie bei neuen Mandaten im Auswahlfeld das Mandatsdatum aus. Das aktuelle Tagesdatum ist vorbelegt. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird das entsprechende Mandatsdatum im Auswahlfeld vorbelegt. Sie können im Auswahlfeld ein anderes Mandatsdatum wählen. Wenn das Mandat bereits verwendet wurde, kann das Mandatsdatum nicht mehr geändert werden. Geben Sie bei neuen Mandaten eine beliebige Anmerkung mit erläuternden Informationen in. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird die entsprechende Anmerkung, falls vorhanden, angezeigt und kann editiert werden. Die maximale Länge der Anmerkung beträgt 128 Zeichen. Geben Sie bei neuen Mandaten einen Zuordnungsschlüssel ein. Dieser Schlüsselbegriff wird bei der Konvertierung von DTA-Importen in SEPA-Aufträgen als Zuordnungskriterium des Auftrags zu einem möglichen Mandat verwendet. Dabei wird geprüft, ob der Schlüsselbegriff im Verwendungszweck des importierten Auftrags vorhanden ist. Bei der Bearbeitung vorhandener Mandate wird der entsprechende Zuordnungsschlüssel, falls vorhanden, angezeigt und kann editiert werden. Bearbeitung von bereits erfassten SEPA-Mandaten Über den Button Eigenschaften bzw. mit einem Doppelklick auf das gewünschte Mandat öffnen Sie das ausgewählte Mandat zur Bearbeitung öffnen. Achtung: Beachten Sie bitte, dass nicht alle zugeordneten Daten bearbeitet werden dürfen. Dies kann zu einer Mandatsänderung führen, welche dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt und durch ihn akzeptiert werden muss. Pfad: Stammdaten à SEPA à Mandate à Eigenschaften 11
Das Drucken oder Versenden von SEPA-Mandaten Über den Button Drucken erzeugen Sie ein Mandatsformular das den gesetzlichen Anforderungen entspricht und übergeben dies an Ihre Druckersteuerung. Über den Button Versenden stellen Sie das Mandat zum E-Mail-Versand bereit. Bitte beachten Sie, dass das E-Mail-versendete Mandat in Ihre Mail integriert wird und der Mandatstext von Ihren Kunden erst in ein Textverarbeitungsprogramm hineinkopiert werden muss. (Es handelt sich nicht um einen Anhang.) ACHTUNG: Nur ein vollständig ausgefülltes Mandat ist gültig. Ihr Kunde muss bei beiden Versandarten seine Adressdaten, das Datum und den Ort seiner Unterschrift sowie seine Unterschrift ergänzen und das Mandat an Sie zurücksenden. Fehlt nur eine Angabe z.b. das Datum der Unterschrift ist das gesamte Mandat ungültig. Drucken und Versenden der Umdeutungslösung Für bestehende Einzugsermächtigungen nutzen Sie zur Migration die Umdeutung. Erfassen Sie hierzu für die vorliegenden Lastschriften die jeweiligen Mandate (s. Kapitel Erfassung von SEPA-Mandaten unter 3.2.3). Wählen Sie anschließend das entsprechende Mandat aus, setzen den Haken in der Auswahl Umdeutung Einzugsermächtigung und klicken Sie anschließend auf den Button Drucken bzw. den Button Versenden, um die Umdeutung für den Zahlungspflichtigen zu erstellen. 12
Mandatserstellung für programmverwaltete Dauerlastschriften Markieren Sie alle bestehenden Dauerlastschriften per Klick (Mehrere Zeilen können markiert werden, indem Sie entweder die Strg-Taste oder die Großschreibtaste gedrückt halten während Sie klicken). Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den jetzt selektierten Bereich. Im Kontextmenü wählen Sie SEPA-Konvertierung aus. Hier klicken Sie bitte auf den Button SEPA-Lastschriftmandat erstellen. Die VR-NetWorld Software erstellt nun automatisch für alle Dauerlastschriften ein kundenspezifisches Mandat, welches Sie über Stammdaten SEPA Mandate aufrufen und ggf. bearbeiten und/oder Umdeutungsanschreiben erstellen können. 82064038 3.2.4 SEPA-Lastschriften (SDD Core [Basis] und SDD B2B [Firmen]) Anlegen einer SEPA-Lastschrift Die SEPA-Lastschriften (kurz SDD) unterscheiden sich zum Einzugsermächtigungsverfahren, vor allem durch: die Art der Ausführung, die Gläubiger-ID die Mandatsreferenz. Um sicher zu gehen, dass Sie alle Voraussetzungen zum SEPA-Lastschriftverfahren einhalten, sollten Sie sich vorab über die konkreten Details informieren. Die SEPA-Basislastschrift (kurz SDD core) ist geeignet, um von jedem Euro-Konto innerhalb des SEPA-Raumes Gelder einzuziehen. Die SEPA-Firmenlastschrift (kurz SDD B2B) dient ausschließlich dem Einzug von Zahlungen, wenn beide, sowohl der Zahlungspflichtige als auch der Zahlungsempfänger, Firmen sind. Weiterhin darf eine SEPA-Lastschrift nur zu einem festen Belastungstermin erfolgen, welche dem 13
Zahlungspflichtigen spätestens 14 Tage vor Belastung mitgeteilt werden muss. Eine sogenannte vorautorisierte Zahlung. Achtung: Beachten Sie die Einreichungsfristen für Lastschriften. Ist der Termin verpasst, ist eine neue Vorabinformation des Zahlungspflichtigen unter Angabe des neuen Fälligkeitsdatums notwendig. SEPA-Basislastschrift (Ersteinreichung): SEPA-Basislastschrift (Folgeeinreichung): SEPA Firmenlastschrift (immer): 6 Werktage vor Fälligkeitsdatum 3 Werktage vor Fälligkeitsdatum 2 Werktage vor Fälligkeit Basis-LS Im rechten Bereich erfassen Sie die Lastschriftart. Über das Drop-Down Menü wählen Sie ob Sie eine Basis- oder Firmenlastschrift anlegen möchten. Im Feldbereich Ausführungszeitpunkt und Fälligkeitstermin erfassen Sie den gewünschten Fälligkeitstermin. Bitte beachten Sie die unterschiedlichen Vorlaufzeiten der jeweiligen Lastschriftart. Die VR-NetWorld Software gibt bei unterschreiten der Vorlaufzeiten einen entsprechenden Hinweis. Im Bereich SEPA Details, erfassen Sie das zugeordnete Mandat Es besteht die Möglichkeit, eine sogenannte Ende-zu-Ende Referenz für den jeweiligen Auftrag frei zu vergeben. Diese ermöglicht Ihnen, den Auftrag auf den kompletten Zahlungsweg zu identifizieren. SEPA-Konvertierung von bestehenden Dauerlastschriften Die SEPA-Konvertierung von bestehenden programmverwalteten Dauerlastschriften wird ab der Version 5.0 der VR-NetWorld Software zur Verfügung stehen. Davon unabhängig können und sollten Sie die Mandate für die Dauerlastschriften frühzeitig einholen. 14
3.3 SEPA-Datenverkehr (ehemals Datenträgeraustausch) 3.3.1 Konvertierung von DTA nach SEPA Das bisherige Format DTA kann mit der aktuellen Version der VR-NetWorld Software aus den Datenbestand der VR-NetWorld Software bzw. aus externen Aufträgen (Überweisungen oder Lastschriften) in ein SEPA-Format konvertiert werden. Fehlende Informationen (wie z. B. das Mandat bei Lastschriften) werden automatisch ergänzt bzw. ermittelt. Wichtige Information: Bitte kontrollieren Sie vor dem Senden der Aufträge die Richtigkeit der automatisch erzeugten Daten! Auszug aus dem VR-NetWorld Software Handbuch: 3.3.1.1 Konvertierung von Aufträgen im Datenbestand der VR-NetWorld Software...Um Aufträge aus dem Datenbestand der VR-NetWorld Software zu konvertieren, wählen Sie die zu konvertierenden Aufträge aus. Die Konvertierung starten Sie über das Kontextmenü der rechten Maustaste und dem Menüpunkt SEPA Konvertierung in SEPA Auftrag umwandeln. Im Anschluss öffnet sich ein Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können. In dem Dialog haben Sie auch die Möglichkeit einzelne Aufträge von der Konvertierung auszuschließen und ermittelte Daten für die aufgeführten Aufträge zu bestätigen. Bei der Konvertierung von Aufträgen aus dem Datenbestand der VR-NetWorld Software können Überweisungen und Lastschriften in einer Kontrollliste angezeigt werden. In der Anzeige, werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z. B. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten) oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button Alle Bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. Die orange hervorgehobenen Felder (im Falle der Überweisung die Ende zu Ende Referenz) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wird anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber 15
in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. Konvertierung von Aufträgen in DTA Dateien Über den Menüpunkt Datei Import Aufträge DTA Format nach SEPA starten Sie den Import und die Konvertierung. Im folgenden Dialog können Sie die zu konvertierende DTA-Datei auswählen, die nach einem Klick auf den Button Importieren eingelesen wird. Im Anschluss öffnet sich der Dialog, in dem die zu konvertierenden Aufträge kontrolliert und ggf. geändert werden können. Die Kontrollanzeige unterscheidet sich bei Überweisungen und Lastschriften in einigen Details. Kontrolle der konvertierten Überweisungen In der Anzeige werden Ihnen die zu konvertierenden Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Hierbei werden die Originaldaten und das Konvertierungsergebnis direkt gegenüber gestellt. Daten, die kontrolliert werden sollten, da Sie geändert werden mussten (z.b. Verwendungszwecke, die gekürzt werden mussten), oder die nicht aus den vorhandenen Stammdaten übernommen, sondern errechnet wurden, werden rot hervorgehoben. Nachdem Sie die errechneten IBAN und BIC kontrolliert haben, können Sie diese über den Button Alle Bestätigen in die Stammdaten als bestätigte Datensätze übernehmen. 16
Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz und bei der Lastschrift zusätzlich noch die Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wird anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. Kontrolle der konvertierten Lastschriften Analog zur Kontrollübersicht bei den Überweisungen, werden auch bei der Konvertierung von Lastschriften diese Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Die Übersicht der Lastschriften enthält nur zusätzliche lastschriftrelevante Informationen, wie z. B. Informationen zum Mandat und dem Lastschrifttyp. Die orange hervorgehobenen Felder (Ende zu Ende Referenz, Mandatsreferenz und das Mandatsdatum) können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht editiert werden. Möchten Sie einen Auftrag nicht konvertieren, entfernen Sie den Haken in der letzten Spalte Konvertieren. Der Auftrag wird anschließend importiert, aber nicht in einen SEPA Auftrag konvertiert. Sollten Sie die Aufträge lieber in einer Auftragserfassungsmaske kontrollieren, können Sie über den Button Vorschau in diese Ansicht wechseln. Mit einem Klick auf Importieren werden die Aufträge importiert. 17
Konvertierung von Aufträgen im freien Format Über den Menüpunkt Datei Import Aufträge Freies Format starten Sie den Import. Nach einem Klick auf den Button öffnet sich der Dateidialog, in dem Sie die Datei mit den zu importierenden Aufträgen auswählen können. Mit einem Klick auf Importieren wird die ausgewählte Datei zum Import übernommen. 18
Nach erfolgreicher Auswahl der zu importierenden Datei, versucht die VR-NetWorld Software soweit wie möglich alle zum Import notwendigen Informationen zu ermitteln. Kontrollieren Sie bitte alle Informationen und korrigieren oder ergänzen Sie diese gegebenenfalls. Feld Datei Importieren: Feld Format: Wählen Sie hier das Datei-Format der zu importierenden Datei. Feldbereich Import Einstellungen: Feld Vorlage verwenden: Haben Sie für den Aufbau der zu importierende Datei eine Importvorlage gespeichert, können Sie diese hier auswählen. Feld Auftragsformat festlegen: Wählen Sie das Auftragsformat, in der die Zahlungsaufträge importiert werden sollen (Überweisung, Lastschrift, SEPAÜberweisung oder SEPA Lastschrift). Wichtig:Um die zu importierenden Aufträge direkt in SEPA Aufträge konvertieren zu können, müssen Sie beim Auftragsformat als Zielformat als Euro-Überweisung (SEPA) oder als Euro-Lastschrift (SEPA) auswählen. Feld Empfänger-/Belastungskonto festlegen: Bestimmen Sie Ihr Auftraggeber Konto zu dem die Aufträge importiert werden sollen. Erste importierte Zeile ist die Spaltenüberschrift: Aktivieren Sie diese Option, wenn in der ersten Zeile die Spalten- Überschriften enthalten sind. Die Spaltenzuordnung erfolgt dann, ebenfalls automatisch, sofern möglich. Manuelle Änderungen der Zuordnung sind jederzeit möglich. Vorlage für spätere Verwendung speichern: Aktivieren Sie diese Option, um die Einstellungen als Vorlage zu speichern. beginnen bei Zeile 1: Ab welcher Zeile soll der Import beginnen (inklusive Spaltenüberschrift)? Trennzeichen: Gibt das in der Datei verwendete Trennzeichen an. 19
Erfolgt der Import aus einer Excel- oder einer Accessdatei oder enthält die erste Zeile eine Spaltenüberschrift, versucht die VR-NetWorld Software die zu importierenden Spalten automatisch richtig zuzuordnen. Korrigieren, ergänzen oder entfernen Sie die Zuordnungen über die DropDown Auswahl. In der Spalte Inhalt des Datensatzes können Sie sehen, welche Daten Sie zuordnen wollen. Wenn Sie alle zu importierenden Spalten richtig zugeordnet haben, können Sie sich das Ergebnis in einer Vorschau als Auftrag anzeigen lassen, oder den Import und die Konvertierung mit OK starten. Bestätigen Sie zum Abschluss noch mit OK die Information über den erfolgreichen Import. 20
3.3.2 SEPA-Datei importieren/ zur Übertragung einlesen Analog zum Import/ zur Übertragung von DTA-Dateien, können auch Aufträge aus einer SEPA-Datei importiert/ zur Übertragung eingelesen werden. Über den Menüpunkt Datei/ Datenträgeraustausch/ SEPA/ Datei importieren bzw. Datei zur Übertragung einlesen wird der Datei-Dialog geöffnet, um die SEPA-Datei auszuwählen. Mit einem Klick auf Importieren wird die ausgewählte Datei eingelesen. Nach dem Hinweis, dass die Übernahme der SEPA-Datei erfolgreich war, finden Sie, je nach Auftrag, entweder die SEPA-Datei oder Ihre SEPA-Zahlungsverkehrsaufträge im Ausgangskorb der VR-NetWorld Software. Hinweis: Die Freiheiten bei der Verwendung von SEPA Formaten sind bei der Übertragung mit HBCI\FinTS eingeschränkt. So können z. B. nur Dateien in einer Format Version zur Übertragung eingelesen werden, das auch durch die Bank unterstützt wird. 3.3.3 Ausgabe von Aufträgen auf einem Datenträger Die Ausgabe von Aufträgen (DTA und XML) ist über die verschiedensten Wege möglich. Ausgangspunkt sind die aktiven Aufträge im Ausgangskorb. Beachten Sie, dass der Datenträgeraustausch von SEPA-Aufträgen mit der VR Bank Westthüringen eg nur noch auf dem elektronischen Weg online möglich ist. Die Sicherung eines Auftragsbestandes auf einem Speichermedium oder das Auslesen von Aufträgen zur Weiterverarbeitung in anderen Programmen ist deswegen trotzdem möglich. 21
3.3.4 SEPA Datei erstellen Über das Menü Datei/ Datenträgeraustausch/ SEPA/ Datei erstellen starten Sie die Erstellung einer XML-Datei (SEPA-Auftragsdatenformat). Es öffnet sich das Fenster Informationen zum Sendevorgang in der alle Aufträge aufgelistet sind. Klicken Sie Ja, um die ausgewählten Aufträge auszugeben. Klicken Sie Nein, um diesen Dialog abzubrechen. Im nächsten Schritt können Sie die Version des SEPA-Formats wählen, in das die Aufträge exportiert werden sollen. Die Versionsnummern beziehen sich auf die Version der Anlage 3 des DFÜ Abkommens, in der die SEPA- Formate spezifiziert werden. Sollen SEPA Lastschriften ausgegeben werden, steht die Version 2.3 nicht als Ausgabeformat zur Verfügung. Nach der Auswahl der Version des SEPA-Formates öffnet sich der Datei-Dialog, in dem Sie den Speicherort und den Dateinamen vergeben können. 22
Die VR-NetWorld Software schlägt automatisch einen eindeutigen Namen für die SEPA Datei vor. Der Dateiname setzt sich dabei zusammen aus: SEPA_AUFTRAGSART (Lastschrift oder Überweisung)_CT (Überweisung) oder DD (Lastschrift) SEPA-VERSION_V23 (Version 2.3), V24 (Version 2.4) oder V25 (Version 2.5) BIC_BIC der Auftraggeber Bankverbindung DATUM_Erstellungsdatum im Format JJJJMMTT UHRZEIT_Uhrzeit der Dateierstellung im Format HHMMSS Wurden zum Versenden Aufträge von verschiedenen Konten einer Bank oder unterschiedliche Auftragsarten ausgewählt, wird für jede Variante eine eigene Datei erstellt. 23
3.3.6 Sonderfunktionen Datenträgeraustausch SEPA-Datei anzeigen Die Möglichkeit, sich den Inhalt einer DTA-Diskette anzeigen zu lassen, haben Sie unter dem Menüpunkt Datei/ Datenträgeraustausch/ Diskette anzeigen. Sollten in der DTA-Diskette mehrere logische Dateien enthalten sein (mehrere DTA-Dateien in einer Datei), können Sie die einzelnen logischen DTA-Sätze über das entsprechende Eingabefeld zur Ansicht auswählen. SEPA-Datei prüfen Um eine SEPA-Diskette/Datei auf formale und inhaltliche Fehler zu prüfen, klicken Sie auf den Menüpunkt Datei/ Datenträgeraustausch/ SEPA/ Datei prüfen. Das Ergebnis der Prüfung wird ihnen anschließend angezeigt. Sollte die Datei einen Fehler aufweisen, wird, soweit dies möglich ist, der Pfad zur fehlerhaften Stelle innerhalb der SEPA Datei und der Fehlergrund gezeigt. Eine Fehlermeldung könnte zum Beispiel so aussehen: 24
Weitere Informationen rund um die VR-NetWorld Software und deren Funktionen finden Sie im Online-Handbuch innerhalb der Software. Dieses bildet auch die Grundlage zu dieser Verfahrensanleitung. Das Handbuch finden Sie im Programm über das? -Symbol oben rechts. Weitere Informationen und Hilfen zum Thema SEPA finden Sie auf unserer Homepage: www.vrb-westthueringen.de Alle Angaben in dieser Verfahrensanleitung wurden mit größter Sorgfalt recherchiert, erarbeitet und anhand der aktuellen Version der VR-NetWorld Software getestet. Dennoch sind Fehler nicht ganz auszuschließen. Die VR Bank Westthüringen eg übernimmt weder eine juristische Verantwortung, noch irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen. 25