Prozessmanagement in der Landeshauptstadt Dresden strategische und operative Überlegungen
Agenda Strategische Überlegungen Prozessmanagement Was ist das? Prozessmanagement Warum machen wir das? Prozessmanagement Woraus ergibt sich das? Prozessmanagement Wie sollte es aufgebaut sein? Operative Überlegungen Operatives Prozessmanagement Was ist zu tun? Operatives Prozessmanagement Was hat die LHD getan? Wie kann ein integriertes Prozessregister aussehen? Strategisches Prozessmanagement Was ist zu tun? Strategisches Prozessmanagement Was beginnt die LHD zu tun? Das wichtigste kompakt zusammengefasst 2
Strategische Überlegungen 3
Prozessmanagement Was ist das? Integration von verschiedenen Informationen, Daten, Sichten mit Hilfe von Strategien, Prozessen und besonderen Techniken, um erfolgskritisches Wissen zu generieren und als Entscheidungsgrundlage zu nutzen Methode/Instrument, um Wissen aufzubauen, aufzubereiten, bereitzustellen und zu nutzen Unterscheidung in kontinuierliche Überwachung einzelner Prozesse (operatives Prozessmanagement) Systematische, umfassende und kontinuierliche Überwachung der Kernprozesse vor dem Hintergrund strategischer Ziele (strategisches Prozessmanagement) 4
Prozessmanagement Warum machen wir das? Demographischer Wandel Heterogenität der Systemlandschaft Änderung der Rahmenbedingungen Zeit Strategie: Umwandlung Humankapital in Organisationskapital Instrument: Prozessdokumentation Strategie: Standardisierung/ ausgereifte IT-Architektur Instrument: Referenzmodellierung Strategie: Resilienz erhöhen Instrument: Prozesslandkarten Strategie: Kooperationen pflegen Instrument: Prozessnetzwerke Mitarbeiterstamm Effizienter Ressourceneinsatz Effektive Leistungserbringung Komplexität 5
Prozessmanagement Woraus ergibt sich das? BUND Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung (EGovG) insb. 9 Nationale E-Government-Strategie (NEGS) - Steuerungsprojekt FIM - Koordinierungsprojekt Nationale Prozessbibliothek LAND Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung im Freistaat Sachsen Strategie für IT und E-Government insb. Kapitel 2.3 Abläufe durchgängig elektronisch bearbeiten Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/datei:administrative_gliederung_deutschlands.svg KOMMUNE IT-Strategie und E-Government-Strategie der Landeshauptstadt Dresden insb. E-Gov-Strategie Kapitel 5.2 Implementieren einer Infrastruktur zur Geschäftsprozessmodellierung (2007-2010) und Kapitel 5.1.2 Prozesswissen (ab 2011) 6
Prozessmanagement Wie sollte es aufgebaut sein? Veränderungsmanagement Basisinfrastruktur für systematisches Prozessmanagement In Anlehnung an: Handbuch Prozessmanagement Version 3.0 Freistaat Sachsen Staatsministerium der Justiz und für Europa; Abb. 1: Operatives und strategisches Prozessmanagement im Zusammenhang zu Qualitätsmanagement 7
Operative Überlegungen 8
Operatives Prozessmanagement Was ist zu tun? Der Freistaat empfiehlt: Voraussetzungen schaffen Prozessbezogene Ziele festlegen Ist-Situation erheben und analysieren Abläufe und Strukturen einführen Nachhaltigkeit sichern und evaluieren 9
Operatives Prozessmanagement Was ist zu tun? Status LHD: Voraussetzungen schaffen Prozessbezogene Ziele festlegen Ist-Situation erheben und analysieren Abläufe und Strukturen einführen Nachhaltigkeit sichern und evaluieren 10
Operatives Prozessmanagement Was hat die LHD getan? Zielstellung: Auswahl einer geeigneten Methode zur Prozessmodellierung und Beherrschung der Komplexität der Prozesslandschaft im Verwaltungskontext Aufbau eines IT-gestützten Prozessregisters Zeithorizont: einführen (2007-2010), etablieren (2011-2014), amortisieren und Potentiale ausschöpfen (ab 2015) Ergebnisse: Eingeführte Methode, Konventionenhandbuch, Methodenmultiplikatoren Pilotierung und Durchführung von mehreren Projekten Integriertes IT-gestütztes Prozessregister 11
Integriertes Prozessregister EU-DLR relevante Prozesse Fallmanagementsystem Prozessregister Sachsen www.dresden.de Organisationsdatenbank Leistungsberichte D115 2015 Redaktionssystem Amt 24 D115-Servicecenter geplant Anliegen und Zielgruppen spezifische Prozesse D115 Server Weitere Interne Datenbanken 2015 Mitarbeiterinformationssystem 12
Operatives Prozessmanagement Was ist zu tun? Der Freistaat empfiehlt: Zieldefinition für strategisches Prozessmanagement Maßnahmen: Einführung prozessbezogener Rollen Einführung prozessübergreifender Qualitätsstrukturen Anpassung der Aufbauorganisation 13
Operatives Prozessmanagement Was ist zu tun? Status LHD: Zieldefinition für strategisches Prozessmanagement Maßnahmen: Einführung prozessbezogener Rollen Einführung prozessübergreifender Qualitätsstrukturen Anpassung der Aufbauorganisation 14
Strategisches Prozessmanagement Was beginnt die LHD zu tun? Basis Reifegradanalyse und Ableitung von Handlungsempfehlungen Einführung prozessbezogener Rollen DO Prozessregister Ziel: Verbindung zwischen strategischen Zielen und Geschäftsprozessen herstellen Einführung prozessübergreifender Qualitätsstrukturen Referenzmodellierung Mehrfachnutzung von Informationen Kernprozesse für internes Kontrollsystem Anpassung der Aufbauorganisation Methodenevaluation/Standards Prozesslandkarten 15
Einführung Prozessübergreifender Qualitätsstrukturen. 16
Strategisches Prozessmanagement Was beginnt die LHD zu tun? Basis Reifegradanalyse und Ableitung von Handlungsempfehlungen Einführung prozessbezogener Rollen DO Prozessregister Ziel: Verbindung zwischen strategischen Zielen und Geschäftsprozessen herstellen Einführung prozessübergreifender Qualitätsstrukturen Referenzmodellierung Mehrfachnutzung von Informationen Kernprozesse für internes Kontrollsystem Anpassung der Aufbauorganisation Methodenevaluation/Standards Prozesslandkarten 17
..mit Referenzprozessen 18
Strategisches Prozessmanagement Was beginnt die LHD zu tun? Basis Reifegradanalyse und Ableitung von Handlungsempfehlungen Einführung prozessbezogener Rollen DO Prozessregister Ziel: Verbindung zwischen strategischen Zielen und Geschäftsprozessen herstellen Einführung prozessübergreifender Qualitätsstrukturen Referenzmodellierung Mehrfachnutzung von Informationen Kernprozesse für internes Kontrollsystem Anpassung der Aufbauorganisation Methodenevaluation/Standards Prozesslandkarten 19
Das wichtigste kompakt zusammengefasst Ziel: Geschäftsstrategie mit Prozessen verbinden für effektive und effiziente Verwaltungsarbeit Was ist Prozessmanagement (PM)? Prozesswissen aufbauen Prozesswissen aufbereiten Prozesswissen bereitstellen Prozesswissen nutzen Woraus ergibt sich PM? E-Gov-Gesetz Sächs. E-Gov-Gesetz E-Gov-Strategien RL und Handlungsleitfäden Warum ist PM notwendig? Humankapital in Organisationswissen umwandeln Standardisierung der Abläufe und der IT Kooperation pflegen Resilienz steigern Welche Mittel stehen im PM zur Verfügung? Prozessdokumentation Referenzmodellierung Prozessnetzwerk Prozesslandschaft Wie soll PM aufgebaut sein? Basisinfrastruktur schaffen Operatives PM Strategisches PM Veränderungsmanagement Kritische Erfolgsfaktoren von PM? Aufwand/ Nutzen Faktor Mensch Verbindung Strategie und Alltag Ziel im Auge behalten, Weg offen gehen. 20
Kontakt Eckstein, Andrea Landeshauptstadt Dresden Eigenbetrieb IT-Dienstleistungen Abt. 17.3 Sitz: St. Petersburger Str. 9, 01069 Dresden Post: Postfach 120020, 01001 Dresden Tel.: (03 51) 4 88 4518 Fax: (03 51) 4 88 45 03 email: ebit@dresden.de Internet: www.dresden.de/ebit 21