Nachhaltiges Facility Management in der Betriebs- und Nutzungsphase als Basis für mögliche Betriebszertifikate

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1 Nachhaltiges Facility Management in der Betriebs- und Nutzungsphase als Basis für mögliche Betriebszertifikate Ing. Peter Kovacs Leiter des Objektmanagements in der MA 34 Vorstandsvorsitzender-Stellvertreter der Facility Management Austria

2 Inhalte Vorstellung der MA 34 Bau- und Gebäudemanagement und der Facility Management Austria (FMA) Visionen, Trends, Strategien Umsetzung der Nachhaltigkeit in Konzeption, Planung und Errichtung Übergang in den Betrieb Nachhaltigkeit im Betrieb Qualität und Transparenz Leitlinien für nachhaltiges FM Qualitiätssicherung und Betriebszertifikate Folie 2

3 MA 34 Bau- und Gebäudemanagement Facility Management für Objekte der Stadt Wien interner Dienstleister für das Bau- und Gebäudemanagement Abwicklung von Neubau-, Sanierungs- und Adaptierungsvorhaben, Service- und Gebrechensdienst, Infrastrukturdienstleistungen ca KundInnen ca Objekte ca sonstige Anlagen ca. 3,9 Mio m² Objektfläche ca Mitarbeiter aus 35 Berufsgruppen Folie 3

4 Facility Management Austria (FMA) Das Netzwerk für Facility Management in Österreich die 1995 gegründete unternehmensbezogene Non-Profit Organisation. Ziel Gemeinsam mit der IFMA Austria, Facility Management entwickeln, fördern und in Österreich verbreiten. Für unsere Mitglieder schaffen und sichern wir ein nationales und internationales Informations- und Kommunikationsnetzwerk. Für die Wirtschaft leisten wir einen aktiven Beitrag, indem wir die Vorteile der Anwendung ganzheitlicher Methoden für das Management von Immobilien, Infrastrukturen und Organisationen kommunizieren. Mitglieder sind namhafte national und international tätig Unternehmen und Organisationen, Verbände und Ausbildungsinstitutionen sowie Personen, die sich in einer FM-Aus- und Weiterbildung befinden. 135 Unternehmensmitglieder, 8 Kooperationspartner, 30 Studierende Folie 4

5 Visionen, Trends Nachhaltigkeit gewinnt immer mehr an Bedeutung in der Betriebs- und Nutzungsphase von Gebäuden Quelle: Präsentation Leitlinien e7 DI Grim Fokus auf alle Ebenen des Facility Managements Facility Management-Modell ÖNORM EN Folie 5

6 Visionen, Trends 10 MEGA Trends Bewusstsein für Nachhaltigkeit ist einer von 10 MEGA Trends die Zukunftsforscher wie Naisbitt, Horx & Co definiert haben und das Copenhagen Institute for Future Studies als VISION 2020 als Zukunftsszenarien in der globalen Facility Management Branche abgeleitet hat Quelle: Präsentation FM Vision 2020 Ing. Poglitsch IFMA Folie 6

7 Visionen, Trends Steigerung der Nachhaltigkeit und Lebenszyklusorientierung im Facility Management spielt zentrale Rolle in der Immobilienwirtschaft wesentliches Thema für die Facility Management Austria und die MA 34 Quelle: Präsentation FM Vision 2020 Ing. Poglitsch IFMA Folie 7

8 Impuls, Strategie Bewusstsein für Nachhaltigkeit beginnt bei Erster Vision Erster Projektidee Konzeption bzw. Entwicklung Strategische Planung Von der Vision zur Projektstrategie - Formulierung und Ableitung einer Objekt- und Servicestrategie passend zur Unternehmensstrategie und zur Nachhaltigkeitsstrategie im Kerngeschäft Beurteilung der Problemlösungsideen Ableitung von Projekt-, Objekt- und Servicezielen Folie 8

9 Impuls, Strategie Bewusstsein für Nachhaltigkeit setzt sich fort bei Bedarfsplanung Von der Strategie zum Bedarf Erarbeitung des Bedarfes und Formulierung der Bestellqualität Bedarfsermittlung des Raum- und Flächensowie Funktionsprogrammes was wird benötigt bzw. wo liegt der Bedarf, denn jeden m2 Fläche eines Gebäudes den ich als Nutzer und Bauherr nicht benötige, brauche ich auch nicht zu errichten und zu finanzieren und schlussendlich auch nicht zu betreiben bzw. zu bewirtschaften. Bedarfsermittlung der Bau- und Ausstattungsqualitäten Reduzierung des Technisierungsgrades keep it SMART Bedarfsermittlung der Nachhaltigkeitsaspekte Folie 9

10 Impuls, Strategie Bewusstsein für Nachhaltigkeit setzt sich fort bei Intergraler Planung Frühzeitige Einbindung des Facility Managements Erstellung eines FM- und Betriebsführungskonzeptes (Aufgaben und Verantwortungen für das strategische, taktische und operative FM) Aufbau einer Struktur für die Objektdokumentation und eines Datenhaltungssystems Facilitäre Projekt- und Planungsbegleitung, insbesondere mit dem Fokus auf die Lebenszykluskosten Folie 10

11 Impuls, Strategie, Zielsetzung Bewusstsein für Nachhaltigkeit setzt sich fort bei ökologischen Themen wie Sinnvoller Umgang mit Energie und anderer Ressourcen Einsatz ökologischer Baumaterialien, Vorreiterrolle der Stadt Wien und der MA 34 mit den Qualitätsvorgaben in den Raumbüchern und den Richtlinien des ÖKO-KAUF WIEN Folie 11

12 Impuls, Strategie, Zielsetzung Bewusstsein für Nachhaltigkeit setzt sich fort bei Soziokulturellen Themen Nutzerzufriedenheit werden in der Planung und Errichtung die Weichen gestellt Bisherige Gebäudezertifikate legen den Fokus auf die Planung und Errichtung oft Marketinginstrument für bessere Verwertung Nachhaltigkeit in der Errichtung gewährleistet nicht automatisch eine Nachhaltigkeit im Betrieb Facilitäre Projekt- und Planungsbegleitung und eine intensive Einbindung des FM in die Inbetriebnahmephase und Start-Up- Phase ist erforderlich Folie 12

13 Impuls, Strategie, Zielsetzung Bewusstsein für Nachhaltigkeit setzt sich fort in Voraussetzung für einen nachhaltigen Gebäudebetrieb ist die Übergabe von Daten und Dokumenten bei Baufertigstellung Oftmals erfolgt Daten- und Dokumentenübergaben unzureichend und in nicht ausreichender Qualitiät Unzufriedenheit bei Errichter und Bauherrn, insbesondere aber bei Nutzer und Betreiber bzw. Dienstleister Zur Lösung dieser Problematik hat FMA eine Task Force zum Thema Dokumentation bei Objektübergabe gegründet und wird einen Leitfadens mit Checkliste bis Mitte 2015 erstellen Plan- und Dokumentenliste nach Baugliederung Folie 13

14 Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie Gebäude werden in erster Linie für die Nutzung bzw. die Nutzer errichtet Beginn der Nutzung werden die Erwartungshaltungen und Zielsetzungen der Konzeption und Planung erfüllt? Neben den ökonomischen müssen auch die ökologischen Ziele erreicht werden. Vielschichtiger ist es schon mit der Erreichbarbeit der soziokulturellen Ziele hier steht die Nutzerzufriedenheit im Fokus, die auf die beiden anderen Bereiche großen Einfluss hat Facility Management ist eine stark wachsende Branche Gebäude werden immer komplexer Bewusstsein für FM steigt - Unternehmen kümmern sich immer mehr um ihr Kerngeschäft Folie 14

15 Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie Umsetzung einer Nachhaltigkeitsstrategie in der Betriebs- und Nutzungsphase erfordert sehr oft einen Blick auf die Prozesse und auf unterstützende Werkzeuge Marktstudie zu Innovationen im Facility Management, 2012, Drees & Sommer AG, Stuttgart Was erwarten Sie von innovativem FM? Haben 97% mit optimierten FM-Abläufen und 94% mit optimierten Ressourceneinsatz beantwortet Zielsetzung von klima:aktiv, der Klimaschutzinitiative des Lebensministerium, diese Erwartungshaltung zu erfüllen - Kooperation mit der Facility Management Austria (FMA) - Erstellung einer Leitlinie durch die e7 Energie- und Marktanalyse GmbH Folie 15

16 Ziele der Leitlinie - Qualitätssicherung Instrument, wie Nachhaltigkeitsthemen in der Betriebsphase eines Gebäudes gemanaged werden können. Dazu gehören vor allem die Themen Reduktion Ressourceneinsatz und Emissionen NutzerInnenzufriedenheit Werterhaltung Instandhaltungsstrategie, Instandhaltungsplanung Ökologische Beschaffung Ökologische Reinigung Abfallmanagement Instrument, das dabei unterstützt, die Grundvoraussetzung dafür zu gewährleistet Ziel ist es Qualität und Transparenz sicherzustellen Folie 16

17 Die Leitlinie Umsetzung dieses Instrumentes Leitlinien für nachhaltiges Facility Management in der Betriebs- und Nutzungsphase Umsetzung durch die Erstellung von Checklisten die die Sphären der Auftraggeber-Organisation Auftragnehmer-Organisation (FM-Dienstleister) NutzerInnen abdeckt Folie 17

18 Die Leitlinie - Zielgruppen Auftraggeber-Organisation mit ihrer FM-Organisation Jene Organisation, für die die FM-Dienstleistung eine Unterstützung bieten soll, Die FM-Organisation bestellt, beauftragt und überwacht die operative FM-Dienstleistung Wissen über das Gebäude und techn. Anlagen, Bau- und Erhaltungszustand, Instandhaltungsstrategie, Eigentümer der Daten und Dokumente Auftragnehmer-Organisation (FM-Unternehmen) Jene Organisation, für die die FM-Dienstleistung eine Unterstützung bieten soll, GebäudenutzerInnen (indirekt) Profitieren von einer erfolgreich implementierten nachhaltigen FM-Dienstleistung Folie 18

19 Die Leitlinie Abgrenzung und Mehrwert Abgrenzung der Betrachtungen im FM Mehrwert der Leitlinien zu anderen Systemen Folie 19

20 Struktur des Leitfadens die Kapitel Leitlinien für die FM Organisation (AG-Organisation) Leitlinien für das FM Dienstleistungsunternehmen Schlüsselprozesse Management von 3.1 Daten 3.2 Flächen 3.3 Nachhalt. Beschaffung 3.4 Energie und Ressourcen 3.5 Werterhaltung 3.6 Ökolog. Reinigung 3.7 Abfall NutzerInnenzufriedenheit Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Folie 20

21 Erarbeitung einer FM Strategie Aufbau einer Aufbau- & Ablauforganisation Bedarfserhebung / Leistungsbild Anreiz-Systeme Faire Auftragsvergabe Controlling des Betriebs Nutzerbefragung Daten Flächen Kommunikation mit Nutzern Umgang mit Anregungen und Beschwerden Struktur des Leitfadens die Kapitel Leitlinien für die FM Organisation (AG-Organisation) Leitlinien für das FM Dienstleistungsunternehmen 3.3 Nachhalt. Beschaffung Schlüsselprozesse Management von 3.4 Energie und Ressourcen NutzerInnenzufriedenheit Ist-Zustand erheben Strukturen und Prozesse aufbauen Betrieb umsetzen 3.5 Werterhaltung Erarbeitung einer FM Strategie Strukturen, Prozesse, Kommunikation aufbauen Personenqualifizierung & - bindung Effizienter Personaleinsatz 3.6 Ökolog. Reinigung 3.7 Abfall Strukturen aufbauen Kenntnis der Anlagen und Gebäude Betreiberverantwortung, Dokumentation Umsetzung der IST- und SOLL-Zustand Instandhaltungsstrategie Probleme beschreiben und Bewerten Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) Prozesse aufbauen Lösungsideen sammeln Maßnahmen ableiten, bewerten, beschließen Maßnahmen umsetzen Maßnahmen überprüfen Wartungs- und Instandhaltungsplan Beschaffungsprozess Sicherstellung der IH-Finanzierung Folie 21

22 Checklisten je Kapitel und Schlüsselprozess Leitlinien für ein nachhaltiges Facility Managment in der Betriebs- und Nutzungsphase Checkliste für Besteller von FM-Dienstleistungen (AG- bzw. FM-Organisation) Kapitelnr Titel Aufgaben Priorität wichtig unwichtig Leitlinien für die FM-Organisation (Auftraggeber oder Besteller Organisation) Erarbeitung einer FM Strategie Betriebsführung ist Entscheidung auf oberster Ebene Ressourcen bereitstellen zum Aufbau einer - Aufbau- und Ablauforganisation - Controllings Definiton des Informationsflusses an das Top Management mittels strategischer Kennzahlen Aufbau eines Berichtswesens für interne strategische Kennzahlen tun wir tun wir nicht tun wir teilweise Verantwortlicher umsetzende Person Zeithorizont Entwicklung von FM-Strategien aus der Unternehmensstrategie heraus Immobilienstrategie: Definition der Qualitäten, die das Gebäude(portfolio) aufweisen soll (Standort, technisch, energetisch & ökologisch, funktional & soziokulturell, wirtschaftlich) (Bsp. klima:aktiv Standard) Definition jener Gebäude, welche kurz-, mittel- oder langfristig - abgestoßen - gehalten - entwickelt werden sollen Definition der Ziele der FM- Nachhaltigkeits- und Energiepolitik: Definition strategischer Ziele in Bezug auf Nachhaltigkeit und Energie (z.b. klima:aktiv Pakt Ziele) Werterhaltungsstrategie: Definition von Zielen für Wartung-, Instandhaltung-, Instandsetzung - der Immobilie - der Anlagen - deren Verfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit Strategie zur Servicequalität: Definiton der Servicequalität, die den MieterInnen, NutzerInnen, MitarbeiterInnen zur Verfügung stehen soll. ökologische Ziele: Folie 22

23 Qualitätssicherung - Betriebszertifizierung Zertifizierung des Gebäudebetriebes Betriebszertifizierung, Betreiberlabel Diskussion in Deutschland und Österreich über Notwendigkeit und Bedarf Qualitätssicherungsinstrumente wie die Leitlinien für nachhaltiges Facility Management in der Betriebs- und Nutzungsphase der FMA sowie die Richtlinie GEFMA 160 Nachhaltigkeit im Facility Management sind dazu ein wesentlicher Beitrag Online-Umfrage der FMA im Jahre 2013 zum Thema Qualitätssicherung für einen Nachhaltigen Gebäudebetrieb zeigte keine klare Tendenz zur Notwendigkeit der Entwicklung eines Betriebszertifikates. Der Wunsch nach einer Zertifizierung von qualitativ hochwertigen und/oder nachhaltigen FM wird sehr unterschiedlich gesehen. Folie 23

24 Qualitätssicherung - Betriebszertifizierung Zertifizierung des Gebäudebetriebes - Ausblick Betriebszertifizierung, Betreiberlabel werden in den nächsten Jahren auf den Markt kommen Akzeptanz und Umsetzungswille ist stark von der AG-Organisation abhängig sein Erkenntnis des Mehrwert eines Zertifikates Basis ist jedenfalls in der Überlagerung der nachhaltigen Ausrichtung der AG-, AN- und Nutzer-Organisation in einem konkreten Gebäude wie bereits in den Leitlinien für nachhaltiges Facility Management in der Betriebs- und Nutzungsphase der FMA dargestellt Unabhängig von einer Zertifizierung sind die Qualitätssicherungsinstrumente für ein nachhaltiges FM anzuwenden Folie 24

25 Download der Leitlinien inkl. Checklisten FMA Website Klima:aktiv Website e7 Website betrieb.ph Folie 25

26 Sonstige Richtlinien Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Folie 26

27 Kontakt Ing. Peter Kovacs Magistrat der Stadt Wien Magistratsabteilung 34 Bau- und Gebäudemanagement Muthgasse Wien Austria T.: F.: M.: E.: peter.kovacs@wien.gv.at Folie 27