Leitlinien für nachhaltiges Facility Management

Transkript

1 Margot Grim Leitlinien für nachhaltiges Facility Management in der Betriebs Betriebs- und Nutzungsphase Leitlinien für nachhaltiges Facility Management

2 Die Leitlinien Definitionen

3 Abgrenzung der Betrachtung im FM Quelle: Lebenszyklusphasen (lineare Darstellung) mit FM Hauptprozessen, Quelle: GEFMA 100-2

4 Was ist nachhaltiges Facility Management? Ökologie Ressourcenschonung Beschaffung ökologischer Produkte Reduktion Abfall und Chemikalien Reduktion Emissionen Bestes Preis/Leistungsverhältnis Optimierte Flächen, Kosten, etc. Werterhaltung Unterstützung Kerngeschäft Ökonomie Soziokulturelles NutzerInnenzufriedenheit

5 QUALITÄT UND TRANSPARENZ IST SCHON DIE HALBE MIETE

6 Die Leitlinien Die Leitlinien

7 Mehrwert der Leitlinien zu anderen Systemen Inhalte EMAS ISO ISO Leitlinien nachhaltiges FM Strategische Ausrichtung zu den Themen: Prozessdarstellung von Abläufe Unternehmensstrategie und politik x Umweltstrategie und politik x x Immobilienstrategie und politik x Energiestrategie und politik x x x Werterhaltungsstrategie t t eventuell x Strategie zur Servicequalität x Qualitätsmanagement im Unternehmen generell Flächenmanagement Management Management der der ökologischen ökologischen Beschaffung Beschaffung Energie und Energie und Energie und Ressourcen Ressourcen Ressourcenmanagement management management Werterhaltungsmanagement Management Management der der Dokumentation von Prozessen mit dem Dokumentenlenkungsprozess Zielsetzung Interner Auditierungsprozess Bewertung des Managementsystems durch die oberste Leitung ökologischen Reinigung Abfallmanagement ökologischen Reinigung Abfallmanagement

8 Die Zielgruppen Auftraggeber-Organisation mit ihrer FM-Organisation Jene Organisation, für die die FM-Dienstleistung eine Unterstützung für das Kerngeschäft bieten soll, Die FM-Organisation bestellt, beauftragt und überwacht die operative FM-Dienstleistung Auftragnehmer-Organisation (FM Unternehmen) Erbringt die bestellte Dienstleistung operativ GebäudenutzerInnen (indirekt) profitieren von einer erfolgreich implementierten nachhaltigen FM- Dienstleistung

9 (Ober)Struktur des Leitfadens Die Kapitel 1. Leitlinien für die FM Organisation (AG-Organisation) 2. Leitlinien für das FM Dienstleistungsunternehmen 3. Schlüsselprozesse Management von 3.1 Daten 3.2 Flächen Nachhalt. Energie und Wert- Ökolog. Beschaffung Ressourcen erhaltung Reinigung 3.7 Abfall 4. NutzerInnenzufriedenheit it 5. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

10 Checklisten je Kapitel und Schlüsselprozess Leitlinien für ein nachhaltiges Facility Managment in der Betriebs und Nutzungsphase Checkliste für Besteller von FM Dienstleistungen (AG bzw. FM Organisation) Kapitelnr Titel Aufgaben Priorität wichtig unwichtig Leitlinien für die FM Organisation (Auftraggeber oder Besteller Organisation) Erarbeitung einer FM Strategie Betriebsführung ist Entscheidung auf oberster Ebene Ressourcen bereitstellen zum Aufbau einer Aufbau und Ablauforganisation Controllings Definiton des Informationsflusses an das Top Management mittels strategischer Kennzahlen Aufbau eines Berichtswesens für interne strategische Kennzahlen tun wir tun wir nicht tun wir teilweise Verantwortlicher umsetzende Person Zeithorizont Entwicklung von FM Strategien aus der Unternehmensstrategie heraus Immobilienstrategie: Definition der Qualitäten, die das Gebäude(portfolio) aufweisen soll (Standort, technisch, energetisch & ökologisch, funktional & soziokulturell, wirtschaftlich) (Bsp. klima:aktiv Standard) Definition jener Gebäude, welche kurz, mittel oder langfristig abgestoßen gehalten entwickelt werden sollen Nachhaltigkeits und Energiepolitik: Definition strategischer Ziele in Bezug auf Nachhaltigkeit und Energie (z.b. klima:aktiv Pakt Ziele) Werterhaltungsstrategie: Definition vonzielenfürwartung, Instandhaltung,

11 Die Umfrage

12 Umfrage Betreiberlabel Sechs Interviews mit namhaften Experten aus der FM-Branche Besteller von FM-Dienstleistungen, Anbieter, Berater Interview über Notwendigkeit eines Qualitätssicherungsinstrumentes für qualitativ hochwertiges und/oder nachhaltiges FM Feedback zu den Leitlinien

13 Umfrage Betreiberlabel: erste Ergebnisse Die wichtigsten Aussagen FM Markt wird primär durch den Preis getrieben. Qualität und Nachhaltigkeit passiert nur im engen Rahmen des Preiskorsetts und der jeweiligen Risikoaufteilung Qualitativ hochwertiges FM ist schon Nachhaltigkeit, wobei unter Nachhaltigkeit meist die Ökologie gemeint ist Die Nachhaltigkeit des FM hängt stark vom Gebäude selbst ab. Der Wunsch nach einer Zertifizierung von qualitativ hochwertigen und/oder nachhaltigen FM wird sehr unterschiedlich gesehen. Laufende Online-Umfrage unter: im management/

14 Download der Leitlinien inkl. Checklisten FMA Website fuer-nachhaltiges-facility-management-in-der-betriebs-und- f ilit t i t i b d nutzungsphase/ Klima:aktiv Website e7 Website:

15 Kontakt Margot Grim e7 Energie Markt Analyse GmbH Theresianumgasse 7/1/ Wien T F margot.grim@e-sieben.at Claudia Laubner Facility Management Austria IFMA Austria Rudolf-Sallinger-Platz Wien T: F: office@fma.or.at office@ifma.at I Franziska Trebut Österreichische Gesellschaft für Umwelt und Technik, ÖGUT Hollandstraße Wien T: F: franziska.trebut@oegut.at t@ t t

16 VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT

17 KAPITEL 1 Leitlinien für den AG bzw. die FM Organisation 17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28 KAPITEL 2 Leitlinien für das FM Dienstleistungsunternehmen (AN Organisation) 28

29

30 KAPITEL 3 Schlüsselprozesse für nachhaltiges FM 30

31 Die Schlüsselprozesse Sichtbarmachung der Nachhaltigkeit Datenmanagement Flächenmanagement Management der nachhaltigen Beschaffung Energie- und Ressourcenmanagement Nachhaltiges Werterhaltungsmanagement (Wartung- /Instandhaltung Management der ökologischen Reinigung Abfallmanagement Ist-Zustand Erheben Strukturen & Prozesse aufbauen Operativ Umsetzen

32 Schlüsselprozess Datenmanagement Ist Zustand erheben Strukturen & Prozesse aufbauen Einteilung in strategische, taktische, operative Kennzahlen nach Aufgabenzielen (Objektbeschaffung, Objektbetrieb, Organisations- und Objektfinanzgebarung) Vollzugsschwerpunkten (kostenrelevant, organisationsspezifisch, objektspezifisch) Prozess zur Datenpflege Operative Umsetzung Datenaufzeichnungen und Datenfluss

33 Schlüsselprozess Flächenmanagement Ist Zustand erheben Bestandsaufnahme Bedarfserhebung Strukturen & Prozesse aufbauen Prozessdefinition Struktur für Datenerfassung Flächenkennzahlen Pflege von Daten Potenzialanalyse Operative Umsetzung Operative Durchführung

34 Schlüsselprozess Management nachhaltiger Beschaffung Ist Zustand erheben Relevante Bereiche für nachhaltige Beschaffung Vorhandene Strukturen, Prozesse und Informationen Strukturen & Prozesse aufbauen Operative Umsetzung Kriterien für die Beschaffung von Dienstleistungen/Produkte Kosten, Qualität, Termintreue & Zuverlässigkeit, it Nachhaltigkeit it Bewertung erfolgt unabhängig, transparent nach vorab festgelegten Kriterien Auftragsverhandlung nicht nur in Bezug auf Kosten, sondern im Bündel Preis/Leistung

35 Schlüsselprozess Energie- und Ressourcenmanagement analog der ISO Ist Zustand erheben Welche Informationen, Strukturen & Prozesse sind bekannt und werden erhoben? Mit welchen Methoden werden Informationen erhoben Gebäuderelevante Informationen Energie Erfassung von beeinflussenden Umweltfaktoren Anlageninformationen Strukturen & Prozesse aufbauen Energie- und Ressourcenpolititk Verantwortlichkeiten Kennzahlen (Energy Performance Indicators EnPIs) Energieinformationssystems (Energiebuchhaltung, Energiemonitoring) Beschaffungsprozess -> ökologische Beschaffung Anpassung Ausgangsbasis (Bereinigung) Operative Umsetzung

36 Schlüsselprozess nachhaltiges Werterhaltungsmanagement Ist Zustand erheben Analyse des Anlagenzustandes als Basis für Erhaltungsstrategie Strukturen & Prozesse aufbauen Aufbau der passenden Werterhaltungsstrategie (präventive vs. korrektive Instandhaltung) differenziert nach einzelnen Anlagen Aufbau von Strukturen und Prozessen Nutzung von Instandsetzungstätigkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung des Bestandes siehe ökologische Beschaffung bzw. vorgezogener Austausch bei deutlicher Reduktion des Ressourceneinsatzes Operative Umsetzung

37 Schlüsselprozess nachhaltiges Werterhaltungsmanagement Instandhaltungs- strategien lt. pren überwiegendes Tätigkeitsprofil lt. GEFMA Vorteile Nachteile bzw. Einschränkungen Periodisch geplante Instandhaltung Inspizieren, Warten eindeutige vertragliche Festlegungen möglich optimale Planungsintervalle schwer festzulegen Präventive Instandhaltung Zustandsorientierte Instandhaltung Anpassung der Instandhaltung auf tatsächlichen Bedarf höhere logistische Anforderungen höherer Aufwand für die kontinuierliche Erfassung des Anlagenzustandes Vorausbestimmte Instandhaltung Instandsetzen/Erneuern externe Beauftragung leicht möglich Dokumentation in Arbeitsplänen geringe Fehlerrate hohes Erfahrungswissen beim Betreiber erforderlich teilweise werden funktionierende Anlagen erneuert Korrektive Instandhaltung maximale Nutzung der Anlagen geringer g Managementaufwand keine Werterhaltung der Anlagen negativer Einfluss auf Kosten des laufenden Betriebs (z.b. Energieverbräuche) Anwendungsfelder überwiegende externe Anlagen für die (z.b. Objekte/Anlagen, die bei Anlagen, deren (Beispiele) Vergabe der über GLT) Indikatoren bei iausfall llhohe h Ausfall z.b. wegen Dienstleistungen geringe Verfügbarkeit von Daten zum Anlagenzustand (z.b. nur Betriebsstunden) zum Anlagenzustand ausgelesen werden können (z.b. Teile der Lüftungsanlagen) Folgekosten aufweisen und deren Abnutzungsraten weitgehend bekannt sind redundanter Systeme keine Folgekosten hat Anlagen, deren Zustand schwer feststellbar ist

38 Schlüsselprozess ökologische Reinigung Ist Zustand erheben Strukturen & Prozesse aufbauen Leitlinien, in welchen Fällen die Reinigung ergebnis- bzw. zeitzyklisch-orientiert ausfällt Aufzeichnungen von Ressourcen & Chemikalienverbrauch, Abfall, etc. Reinigungs- und Hygienekonzept abgestimmt auf Objekt & Materialien, Bedürfnissen der Beteiligten. Definierte Reinigungsmethoden und prozesse zur Reduktion von Chemikalien, Abfall, Ressourcen, etc. Verwendung von zertifizierten Produkten Qualifizierung von MitarbeiterInnen NutzerInnenzufriedenheit Kontrolle der Umsetzung Operative Umsetzung

39 Schlüsselprozess Abfallmanagement Ist Zustand erheben Analyse über Verantwortlichkeiten, Datenmanagement, Abfallmanagement, Abfalltrennung, etc. Strukturen & Prozesse aufbauen Abfallmanagementkonzept vorhanden Definierte Ziele Abfalltrennung möglich Ist der richtige Entsorger beauftragt Entsorgungsintervalle g optimiert Datenbank zur Aufzeichnung erforderlicher Daten (Abfallart, Abfallmengen, Herkunft, Kosten, etc.) Operative Umsetzung Produktbezogene Abfallminderung Optimierung des Abfallmanagements Controlling des Abfallmanagements

40 KAPITEL 4 NutzerInnenzufriedenheit 40

41 NutzerInnenzufriedenheit NutzerInnenbefragung Kommunikation mit den NutzerInnen Information für NutzerInnen Nutzungshandbücher Handlungsempfehlungen um Gebäude nachhaltiger zu machen Veranstaltungen & Workshops Störungen / Beeinträchtigungen werden mitgeteilt Motivationsmaßnahmen Ergebnisse und Informationen aus dem Gebäudebetrieb Umgang g mit Beschwerden und Anregungen g Hotline Partizipation von Entscheidungsprozessen

42 KAPITEL 5 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess 42

43 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Ist-Zustand und Soll-Zustand Gegenüberstellung von Ist- zu Soll-Zustand (jeweils ersten zwei Kapitel der Schlüsselprozesse) Unterscheidung, ob kontinuierliche, wiederkehrende oder einmalige, akute Prozesse sind > untersch. Problemlösungsstrategien Probleme beschreiben und bewerten Auftreten der Probleme nach Häufigkeit pro Zeiteinheit od. Objekteinheit Problemanalyse Welche Auswirkungen haben die Probleme auf Zielerfüllung

44 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Lösungsideen entwickeln, bewerten, entscheiden und umsetzen Lösungsideen sammeln Maßnahmen ableiten, Aufwand und Ertrag bewerten Maßnahmen beschließen Maßnahmen vereinbaren und Organisation der Umsetzung Maßnahmen umsetzen Erfolg prüfen und Bewertung der umgesetzten Maßnahme

45 Kontakt Margot Grim e7 Energie Markt Analyse GmbH Theresianumgasse 7/1/ Wien T F margot.grim@e-sieben.at i t