MEX in der Retrokonversion von Findmitteln

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2 Start des der neuen Rahmenvertrages zur Retrokonversion von Findmitteln im Bundesarchiv am 1. April 2008 seit 2004 Retrokonversion von ca. 1,3 Millionen Verzeichnungseinheiten (VE) in den nächsten 4 Jahren weitere Retrokonversion von 1,2 Millionen VE Ziel: das bestehende Angebot an Online-Findmitteln (1217 Findbücher, VE) weiter auszubauen und für Benutzer und Mitarbeiter ein umfassendes und stets zugängliches, von Ort und Zeit unabhängiges Informations- und Rechercheangebot zu schaffen ein Teil der entstehenden Dateien wird auch als Arbeitsgrundlage dienen, um bestehende Findbücher zu überarbeiten und bislang unbearbeitete Akten einzugeben

3 seit Oktober 2005 besteht das Kompetenzzentrum für Retrodigitalisierung Aufgaben: den Bedarf ermitteln die Maßnahmen zur Retrokonversion und Internetpräsentation der vorhandenen Findmittel bündeln und priorisieren die Ausschreibung über das Beschaffungsamt vorbereiten den organisatorischen Rahmen schaffen für einen zügigen Durchlauf sorgen den Kontakt mit der auftragnehmenden Firma halten die gelieferten retrokonvertierten Findmittel einer Qualitätskontrolle unterziehen den Referaten bei der Erstellung von Online-Findbüchern behilflich sein Beratung anderer Einrichtungen oder Archive bei Retrokonversionsvorhaben

4 seit 2007 Beteiligung des Bundesarchivs mit dem Kompetenzzentrum an dem von der Archivschule Marburg koordinierten Pilotprojekt zur Entwicklung der Arbeitsabläufe bei der Durchführung von DFG-geförderten Retrokonversionsmaßnahmen Einbringung der eigenen Erfahrungen Ziel des Pilotprojektes: Förderung der Retrokonversion von vorhandenen Findmittel in deutschen Archiven Entwicklung eines funktionierenden Workflow zu entwickeln und von Formularen, die eine Antragstellung bei der DFG vereinfachen Einrichtung einer Koordinierungsstelle Retrokonversion an der Archivschule Marburg Bundesarchiv: Retrokonversion und Online-Stellungvon drei Findmitteln mit VE innerhalb des Pilotprojektes (Januar bis Juni 2008). Das Bundesarchiv trägt damit den größten Anteil am Gesamtvolumen.

5 Bundesarchiv, Kompetenzzentrum für Retrodigitalisierung Archivfirma Erstellung von Erfassungsanweisungen unter archivfachlichem Fokus In dieser Zeit: Betreuung des Erfassungsteams und Kommunikation mit dem Archiv Archivfachliche Endkontrolle der Daten Sichtung der Findmittel und Absprache der Arbeitsabläufe Übergabe der Dateien an das Kompetenzzentrum für Retrodigitalisierung Auftragnehmer Fotografieren der Karteien mit der Digitalkamera Abschreiben der Karteien laut Erfassungsanweisung von den Digitalfotos Technische Endkontrolle der Daten, Erstellung der Datenträger und der Dokumentation

6 Zusammenarbeit mit einem Dienstleister wichtig: funktionierendes Qualitätsmanagement /Qualitätssicherungssystem bezieht sich auf alle erforderlichen Arbeitsschritte von der Erstellung der Erfassungsanweisungen über die Digitalisierung und Erfassung bis hin zur technischen und archivfachlichen Endkontrolle, auch durch eine von der Datenerfassung unabhängige Kontrolle Fehlerfreiheit von 99,98 % im Text und absolute Fehlerfreiheit bei den Signaturen Planungsphase mit Beschreibung der Aktivitäten und Rollen sowie Trennung des Leistungsprozesses vom Qualitätssicherungssystem Wichtige Merkmale des Qualitätssicherungssystems: die formale Regelung und schriftliche Fixierung des Ablaufs der Erfassung (Aktivitäten) samt notwendiger Prüfprozeduren (Ablaufplan und Prüfplan) die Integration von Produktprüfungen in alle Arbeitsabläufe die begleitende unabhängige Kontrolle und die finale Abnahme der Daten durch die Archivfirma die Protokollierung aller Abläufe der Qualitätssicherung samt auftretender Probleme die Einbeziehung des Bundesarchivs als Produktprüfer

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