Allgemeines. Microsoft Word.lnk. Einführung in die Textverarbeitung mit Word. Kompaktkurs. Einführung in die Textverarbeitung mit Word

Transkript

1 Kompaktkurs Microsoft Word.lnk Allgemeines Für diese Einführung in Word sollten die folgenden Kenntnisse vorhanden sein: ausreichende Kenntnisse in der Benutzung von MS-Windows etwas Layout-Gefühl ausreichende Deutsch-Kenntnisse Die ersten Schritte Der Aufruf von Word erfolgt über das Startmenü oder. über Doppelklick auf das Word-Icon oder über Doppelklick auf eine Word-Datei oder über die rechte Maustaste und Öffnen mit 1

2 Dateiinformation Die ersten Schritte Symbolfläche/Menü Arbeitsfläche Statusleiste Texteingabe Speichern 2

3 Speichern Vorschlag wird aus der Formatvorlage Überschrift1 übernommen oder erste Texte im Dokument Öffnen Absatz formatieren 3

4 Absatz formatieren rechte Maustaste Absatz formatieren Absatz formatieren 4

5 Absatz formatieren Absatz formatieren Absatz formatieren 5

6 Absatz (Bemerkungen) Ein Punkt sind 0,376 mm Eigenschaften werden an den nächsten Absatz vererbt Die Abstände vor und nach addieren sich Die Absätze (wie alles in Word) können bei einem anderen Drucker anders aussehen. Absatzformatierungen können auch was oftmals sinnvoll ist auch durch Formatvorlagen vorgenommen. Durch Doppelklick kann man ein Wort eines Absatzes markieren Durch schnelles Klicken auch einen ganzen Absatz Zeichenformatierung Zeichenformatierung rechte Maustaste 6

7 Zeichenformatierung Zeichenformatierung Zeichenformatierung 7

8 Formatvorlage 22 Formatvorlage Was macht man mit Formatvorlagen? Absatzeinstellungen vornehmen, die dann mit einer Aktion einem neuen Absatz zugeordnet werden können. Einige vordefinierte Formatvorlagen (Überschrift 1, Überschrift 2, ) werden zur Gliederung des Textes herangezogen. Neue Formatvorlagen können aus alten abgeleitet werden 23 Formatvorlage Sieht in älteren Versionen anders aus Funktionalität ist aber identisch 24 8

9 Formatvorlage Änderungen werden dann im gesamten Text wirksam 25 Neue Formatvorlage 26 Formatvorlagen Überschriftn dienen zur Strukturierung des Dokumentes bilden hierarchische Kapitelüberschriften werden zum automatischen Aufbau eines Inhaltsverzeichnisses verwendet können bei der automatisierten Beschriftung von Abbildungen, Tabellen, etc. verwandt werden 27 9

10 Aufzählungen 28 Aufzählungen 29 Aufzählungen 30 10

11 Aufzählungen 31 Spracheinstellungen 32 Spracheinstellungen 33 11

12 Spracheinstellungen 34 Seiteneinstellungen 35 Seiteneinstellungen 36 12

13 Seiteneinstellungen 37 Seiteneinstellungen 38 Einfügen von Grafiken Beim Einfügen von Grafiken sind folgende Punkte zu beachten: Das Grafikformat Die (Nicht)-Integration in das Word-Dokument Position, Größe und Zuschnitt der Grafik Ausrichtung und Absatzformatierung der Grafik 39 13

14 Das Grafikformat Grafikformate unterscheiden sich in der Größe der Datei, Auflösung, Skalierbarkeit, usw. Es ist zu unterscheiden, ob man Grafiken mit Flächenfüllung, Fotos oder nur Strichzeichnungen hat Gängige Grafikformate sind: jpg, wmf, tif, pcx, bmp, eps,... Die entsprechenden Grafikfilter sollten installiert sein Vorsicht bei der Verwendung von PostScript 40 Grafik einfügen 41 Grafik einfügen 42 14

15 Integration vs. Verweis Man kann eine Grafik direkt in Word einbinden, nur einen Verweis auf eine externe Grafikdatei setzen, oder beides tun. Argumente für oder gegen die beiden Methoden sind: das Aufblähen des Word-Dokumentes die Möglichkeit der Aktualisierung der Grafik evtl. Transportschwierigkeiten 43 Integration vs. Verweis 44 Position, Größe und Zuschnitt Platzierung auf der Seite Angabe der Größe -- absolut oder relativ Beibehaltung der Proportionen? Verwendung eines Rahmens? Optische Größe wird durch Größe und Zuschnitt beeinflusst 45 15

16 Grafik formatieren 46 Grafik formatieren 47 Grafik formatieren 48 16

17 Ausrichtung und Absatzformatierung übliche Absatzformatierung die Grafik ist wie ein Buchstabe aufzufassen werden Grafiken genügend klein, passen auch zwei nebeneinander Vorsicht: Bei kleinen Grafiken sollten im Original Schriftzeichen überproportional groß sein 49 Ausrichtung und Absatzformatierung 50 Grafik-Export Beim Grafik-Export sind zu beachten: Kompromiss zwischen Größe und Qualität der Exportdatei wählen gewünschte Auflösung Skalierbarkeit Farbauswahl Möglichkeiten des Systems, in dem die Datei weiter verwendet wird Transportschwierigkeiten 51 17

18 Grafik-Export Der Export in eigenständige Grafikdateien ist wichtig, da man die Ergebnisdarstellung so leichter aktualisieren kann... durch eine Verknüpfung und nicht-direkte Einbindung in den Report (Bericht, Dokumentation) die aktuelle Darstellung dort zur Verfügung steht 52 Automatische Beschriftung über Einfügen -> Beschriftung bzw. Einfügen -> Referenz -> Beschriftung Beschriftungstyp auswählen oder neuen Beschriftungstyp definieren mehrere Nummerierungsmöglichkeiten Formatvorlagenanzeige: Beschriftung übliche Absatzformatierung 53 Automatische Beschriftung 54 18

19 Automatische Beschriftung 55 Querverweise über Einfügen -> Querverweis bzw. Einfügen -> Referenz -> Querverweis Auswahl des Elementtyps Auswahl der Verweisart Auswahl des Elementes Bei Hinzufügen bzw. Entfernen einer Abbildung, werden alle Querverweise automatisch angepasst Realisation aber erst nach Druckbefehl 56 Querverweis 57 19

20 Inhaltsverzeichnis greift auf die Formatvorlagen Überschriftn zurück über Einfügen -> Index und Verzeichnisse bzw. Einfügen -> Referenz -> Index und Verzeichnisse Auswahl des Inhaltsverzeichnis Auswahl des Formates Einstellungen vornehmen wie Formatierung der Seitenzahlen, Auswahl der Ebenen, etc Abbildungs- bzw. Tabellenverzeichnis mehr oder minder analog 58 Inhaltsverzeichnis 59 Fußnoten bei der Verwendung von Fußnoten sollte man vorsichtig sein wenn es sehr wichtig ist, gehört es nicht in die Fußnote, sondern in den Text wenn es unwichtig ist, sollte man es sich überlegen, ob es denn dann in die Fußnote gehört zu viele Fußnoten machen einen Text unleserlich sparsam eingesetzt, können sie aber einen Text sinnvoll strukturieren und ergänzen 60 20

21 Fußnoten Word unterstützt das Arbeiten mit Fußnoten durch zwei Formatvorlagen: Fußnotentext Fußnotenzeichen Fußnoten können am Ende der aktuellen Seite stehen... am Ende des gesamten Dokumentes stehen (Endnote) 61 Fußnoten das Fußnotenzeichen kann ein beliebiges Sonderzeichen sein... eine laufende Nummerierung sein, die sich bei Verschieben, Löschen oder Einfügen von weiteren Fußnoten automatisch aktualisiert 62 Fußnoten der Fußnotentext kann über die zugehörige Formatvorlage formatiert werden... kann direkt formatiert werden... sollte noch gut lesbar bleiben (Schriftgröße) 63 21

22 Fußnoten 64 Fußnoten 65 Tabellen -- Allgemein Tabellen geschickt eingesetzt sind mehr als Tabellen Automatische Beschriftung und Querverweise sind analog zu den Abbildungen Gleiches gilt für ein Tabellenverzeichnis mit Word-Tabellen kann man auch rechnen mit Word-Tabellen kann man auch Serienbriefe unterstützen 66 22

23 Einfügen von Tabellen 67 Einfügen von Tabellen 68 Zellenformatierung jede Zelle kann als eigener Absatz formatiert werden manche Formatierung bleibt unsichtbar, da sie durch die Formatierung von Nachbarzellen überlagert wird 69 23

24 Gesamttabelle ausrichten Die Ausrichtung der Tabelle erfolgt über die Tabelleneigenschaften. Die allgemeinen Menüschaltflächen wirken sich nur auf die einzelnen Zellen aus. 70 Tabellen-Tipps I Zeilen/Spalten können durch einen Mausklick markiert werden benachbarte Zellen können miteinander verbunden werden Zellen können sowohl horizontal als auch vertikal geteilt werden soll eine Tabelle auf einer neuen Seite beginnen: 1.Zelle Absatz formatieren Seitenwechsel oberhalb auch in Tabellenzellen lassen sich Grafiken einfügen mit der Tabulatortaste springt man durch die Zellen 71 Zellenbreite Zellenbreiten können dem Inhalt angepasst werden. Zellenbreiten können exakt vorgegeben werden Bei noch anderen angebotenen Automatismen kann alles passieren 72 24

25 Tabellen und Sortierung Text Zahl Datum Groß-/Kleinschreibung 73 Tabellen und Formeln In einem beschränkten Umfang kann man auch mit Word-Tabellen rechnen. 74 Ränder und Gitter Über die verschiedenen Schaltflächen lassen sich die Ränder und Gitterlinien ein- /ausblenden Blendet man alles aus, kann man so auch gewöhnlichen Text geschickt formatieren

26 Abschnitte -- Allgemein ein Dokument lässt sich in mehrere Abschnitte unterteilen viele Einstellungen lassen sich abschnittsweise deklarieren in der Statuszeile erkennt man, in welchem Abschnitt man sich befindet durch einen Abschnittswechsel kann man z.b. das Seitenlayout verändern, um vom Hochformat zum Querformat zu gelangen. Dies kann evtl. für sehr breite Tabellen von Vorteil sein. 76 Abschnitte 77 Abschnitte Wechselt auf nächste Seite Bleibt auf der aktuellen Seite Wechselt auf nächste gerade/ungerade Seite 78 26

27 Abschnitte 79 Abschnitte drucken 80 Kopf- und Fußzeilen Fußzeilen sind keine Fußnoten die Kopf- und Fußzeilen dienen dazu, dass sich die/der Leser(in) besser orientieren Neben Seitenzahlen lassen sich auch z.b. Überschriften unter Verwendung von Feldfunktionen automatisch integrieren Kopf- und Fußzeilen können auch die Teamarbeit unterstützen Achtung: Kopf- und Fußzeilen verändern das Seitenformat bzw. die zur Verfügung stehende Druckfläche 81 27

28 Kopf- und Fußzeilen bei Verwendung unterschiedlicher Kopf- und Fußzeilen (z.b. pro Kapitel) muss dies unter Datei -> Seite einrichten -> Seitenlayout geschehen bei Folien wird gerne in die Kopf- oder Fußzeile das Firmenlogo eingesetzt Word stellt eine Formatvorlage Kopfzeile zur Verfügung 82 Kopf- und Fußzeilen 83 Kopf- und Fußzeilen 84 28

29 Kopf- und Fußzeilen Für die Teamarbeit 85 Kopf- und Fußzeilen 1. Schritt zum automatischen Einfügen der Überschrift1 in die Kopfzeile 86 Kopf- und Fußzeilen 2. Schritt zum automatischen Einfügen der Überschrift1 in die Kopfzeile: Die Feldfunktion StyleRef verweist auf die Formatvorlage Überschrift

30 Kopf- und Fußzeilen 88 30