Seite Das Eingruppierungsrecht des öffentlichen Dienstes 9. Die Bewertung der Arbeit 17. Der Arbeitsvorgang 21. Vom Maß der Zeit: Zeitanteile 41

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2 Schnellübersicht Seite Das Eingruppierungsrecht des öffentlichen Dienstes 9 Die Bewertung der Arbeit 17 Der Arbeitsvorgang 21 Vom Maß der Zeit: Zeitanteile 1 Gesamtbetrachtung 7 Die neue Entgeltgruppe 1 TVöD 9 Die Stellenbeschreibung im Zentrum des (neuen) Tarifrechts 55 Das Stelleninterview 59 Training und Coaching der Führungskräfte 63 Die Stellenbewertungskommission als Schlüssel zum Erfolg 69 Die Mitbestimmung in der Arbeitnehmervertretung 73 Arbeitshilfen 79 Stichwortverzeichnis

3 Vom Maß der Zeit: Zeitanteile Zeitanteile sind eine wesentliche Voraussetzung, um Stellen unter Anwendung der Vergütungsordnung bewerten zu können (siehe auch Richter/Gamisch, RiA 2008, S. 21 ff.). Sie spiegeln die Verteilung des zeitlichen Aufwands auf die einzelnen Arbeitsvorgänge wider. Ihre Ermittlung ist demnach erst zweckmäßig, wenn Arbeitsvorgänge und Arbeitsschritte feststehen (so auch Krasemann 2005, 12. Kapitel, Rdnr. 316). Trotz dieser elementaren Bedeutung haben sich die Gerichte und die Literatur zum Eingruppierungsrecht nur am Rande mit der Frage der Ermittlung von Zeitanteilen auseinandergesetzt und diese Grundsätze formuliert: Der zeitliche Aufwand muss für jeden Arbeitsvorgang gesondert festgestellt werden. Adäquat sind Methoden, die im Rahmen von Organisationsuntersuchungen zur Ermittlung des Personalbedarfs zum Einsatz kommen. Dazu zählen beispielsweise: K K K K qualifizierte Schätzung Selbstaufschreibung/Arbeitstagebuch Multimomentaufnahme Laufzettelverfahren (so z. B. BAG , AP Nr. 5 zu 22, 23 BAT Datenverarbeitung) Schätzung Das Ermitteln von Zeiten durch Schätzung erfordert fundierte Erfahrungswerte des Schätzers über die zu bearbeitenden Sachverhalte unter Berücksichtigung der Prozessabläufe, da auf Basis von Erfahrungswerten aus der Vergangenheit Daten für die Gegenwart und Zukunft gewonnen werden sollen. Aus organisatorischer Sicht kommt dieses Verfahren nur dann zum Einsatz, wenn eine genauere Ermittlungsmethode aufgrund von betrieblichen Gegebenheiten nicht möglich bzw. eine hundertprozentig präzise Datenbasis nicht zwingend erforderlich ist. Für die Ermittlung der Zeitanteile bedeutet dies, dass die Schätzung als ausreichend angesehen werden kann, wenn über die Schätzergebnisse keine Differenzen zwischen Personal- bzw. Organisationsabteilung und der schätzenden Fachabteilung zu erwarten sind. 1

4 Vom Maß der Zeit: Zeitanteile Selbstaufschreibung Das Führen eines Arbeitstagebuches ist Kernelement der Selbstaufschreibung. Der Mitarbeiter selbst dokumentiert seine täglich durchgeführten Arbeiten in zeitlicher Abfolge. Die Anfangs- und Endzeitpunkte müssen klar erkennbar sein. Es sind daher am besten Vonbis-Zeiten anzugeben. Als Erleichterung werden entsprechende Erfassungsbögen entwickelt und bereitgestellt. Sie geben die zu erfassenden Tätigkeiten (hier die Arbeitsvorgänge mit Arbeitsschritten) vor. Arbeitstagebuch Datum: Stelle: Sachbearbeiter für... Beginnzeit Endzeit Nr. des Arbeitsvorgangs Nr. des Arbeitsschritts Praxis-Tipp: Für ständig wiederkehrende Aufgaben, z. B. Telefonate bzgl. Kundenanfragen, die häufig am Tag vorkommen und nur wenig Zeit in Anspruch nehmen (bis ca. fünf Minuten), kann eine Einzelzeitaufnahme mit anschließender Strichlistenführung vorgenommen werden. Damit die Selbstaufschreibung zu brauchbaren Ergebnissen führt, ist es erforderlich, die Mitarbeiter vor Aufschreibungsbeginn umfassend über diese Erhebungstechnik zu informieren und einzuweisen. Nach ca. einer Woche sollten die Aufschreibungen geprüft werden, um festzustellen, ob sie tatsächlich ordnungsgemäß erfolgen und weiterverwertbar sind. Zum besseren Verständnis und damit zum Absichern der sachgerechten Umsetzung sind notwendige Änderungen den Mitarbeitern nicht nur schriftlich mitzuteilen, sondern auch mündlich zu erläutern. Multimomentaufnahme Die Multimomentaufnahme ist ein Stichprobenverfahren, bei dem aus einer Vielzahl von (Augenblick-)Beobachtungen statistisch gesi- 2

5 Laufzettelverfahren cherte Zeit- und ggf. Mengenangaben abgeleitet werden. Um dies zu erreichen, werden im Vorfeld die zu beobachtenden Tätigkeiten katalogmäßig erfasst und entsprechend repräsentative Beobachtungszahlen und -zeitpunkte ausgewählt. Mithilfe des erstellten Aufnahmekatalogs werden dann für die darin festgehaltenen Tätigkeiten die anfallenden Zeiten und ggf. Mengen erfasst. Diese Form der Zeiterfassung unterliegt dann nicht der Mitbestimmung des Betriebsrats nach 87 Abs. 1 Nr. 1, 6 BetrVG, wenn sie mit Hilfe von Bleistift/Kugelschreiber und Stoppuhr durchgeführt wird (vgl. LAG Schleswig-Holstein , 5 TaBV 15/85, BB 1985, S f.). Auf Basis der so erhobenen Stichproben wird mittels der Wahrscheinlichkeitsrechnung die Gesamtheit der Zeiten und Mengen ermittelt (vertiefend Wittlage 1993, S. 85 ff.). Je nach Aufgabenart stehen dazu zwei unterschiedliche Teilverfahren zur Verfügung: Das Multimomenthäufigkeitszählverfahren und das Multimomentzeitmessverfahren. Praxis-Tipp: Das Multimomenthäufigkeitszählverfahren ist nur für Bereiche geeignet, in denen relativ wenig verschiedene, immer wiederkehrende Tätigkeiten in großer Anzahl durchgeführt werden (Routinetätigkeiten). Zu diesen Bereichen zählen: Bezügerechnung, Buchhaltung, Sekretariatsarbeiten. In Bereichen mit sich kaum wiederholenden, zeitintensiven Tätigkeiten (planende, beratende, kreative Tätigkeiten) ist hingegen das Multimomentzeitmessverfahren anzuwenden. Laufzettelverfahren Das Laufzettelverfahren ist im Gegensatz zu den drei vorgenannten Techniken eine objektorientierte Form der Zeiterfassung. Es erfolgt eine detaillierte Ermittlung des Weges, der Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten eines Bearbeitungsfalls (z. B. eine Akte, ein Antrag, ein Werkstück) mittels eines angebrachten Zettels. Auf diesem wird vom jeweiligen Bearbeiter der Arbeitsablauf im o. g. Sinne kurz vermerkt. Zusätzlich sind die Bearbeitungszeiten und ggf. -mengen zu erfassen. Nach einem längeren Erhebungszeitraum (z. B. einem Monat) werden die Daten ausgewertet. 3

6 Vom Maß der Zeit: Zeitanteile Praxis-Tipp: Die objektorientierte Ausrichtung des Laufzettelverfahrens macht es für die Ermittlung von Zeitanteilen am wenigsten geeignet. Für die Eingruppierung ist die Notwendigkeit der Ermittlung von Zeitanteilen unmittelbar an den Begriff des Arbeitsvorgangs gekoppelt. Arbeitsvorgänge werden aber in aller Regel nicht objektorientiert gebildet (vgl. Seite 17 ff.). Einzige Ausnahme sind Ingenieurstellen im Bereich der Bauunterhaltung, Bauleitplanung und Bauantragsprüfung. Hier sieht die Rechtsprechung i. d. R. eine objektorientierte Bildung von Arbeitsvorgängen vor (vgl. Hofmann 2006 ff., A 330, VIII., X.). Zeitraum und Zeitpunkt der Erhebung Die Dauer für die Ermittlung der Zeitanteile ist methodenunabhängig und einzelfallbezogen zu bestimmen. Sie richtet sich grundsätzlich danach, zu welchen Zeitpunkten und in welchem Zeitrahmen alle auf Dauer auszuübenden Tätigkeiten in repräsentativem Umfang angefallen sind. Konkret müssen Zeitraum und Zeitpunkt der Erhebung so gewählt sein, dass nicht nur alle Tätigkeiten überhaupt zu erledigen waren (Arbeitsanfall), sondern auch die jeweiligen Arbeitsmengen typisch sind. Schwanken die Arbeitsmengen überoder unterjährig, sind unterschiedliche Erhebungszeitpunkte und -räume zu bestimmen, um diese Schwankungen auszugleichen. Praxis-Tipp: Klassisch sind solche Unterschiede im Arbeitsanfall bei Aufgaben der Haushalts- bzw. Wirtschaftsplanung und des Jahresabschlusses. Die Bestimmung geeigneter Termine zu Beginn und Dauer von Zeitermittlungen könnten in diesem Fall wie folgt aussehen: 1. Ermittlung der insgesamt auszuübenden Tätigkeiten: a) Wirtschaftsplanung b) Jahresabschluss c) Laufende Buchhaltung

7 Zeitraum und Zeitpunkt der Erhebung 2. Ermittlung der Hauptbearbeitungszeiträume: zu a) Januar bis März zu b) Dezember bis Februar zu c) ganzjährig ohne nennenswerte Schwankungen 3. Festlegung von Zeitpunkt und Zeitdauer der Erhebung: zu a) Zeitpunkt und -dauer: Januar bis März, um alle durch interne Abstimmungsprozesse bedingten Schwankungen abzudecken zu b) Zeitpunkt und -dauer: Dezember bis Februar, um alle durch interne Abstimmungsprozesse bedingten Schwankungen abzudecken zu c) Zeitpunkt: zwischen April und November, Dauer: vier Wochen, da die laufende Buchhaltung i. d. R. keinen starken Schwankungen unterworfen ist Im Rahmen von Eingruppierungsprozessen wurde die Frage nach geeigneten Erhebungszeitpunkten und -zeiträumen nur selten konkretisiert, so z. B.: 1. Unterliegen die Tätigkeiten eines Arbeitnehmers von ihrem Schwierigkeitsgrad her Schwankungen, kann der Zeitraum zur Erfassung der Zeitanteile sechs Monate und mehr betragen (BAG , AP Nr. 2 zu 22, 23 BAT). 2. Ein Zeitraum von sieben Monaten ist für die Erfassung von Vertretungszeiten nicht repräsentativ, wenn in dieser Zeit ca. 83 Prozent aller Urlaubstage des zu Vertretenden angefallen sind (LAG Hamm , 18 Sa 837/98, EzBAT 22, 23 BAT B.1 Allgemeiner Verwaltungsdienst VergGr. IVb Nr. 20). 3. Nimmt ein Arbeitnehmer regelmäßig an Bereitschaftsdiensten teil, ist die darin zu leistende Arbeit bei der Zeitanteilsermittlung mit zu berücksichtigen. Für die Zeitermittlung dürften sechs Monate ausreichen (BAG , AP Nr. 288 zu 22, 23 BAT 1975). Das BAG hat das Recht des Arbeitgebers zur Anweisung von Arbeitsaufzeichnungen gegenüber dem Arbeitnehmer klargestellt: Der Arbeitgeber ist im Rahmen seines Direktionsrechts berechtigt, vom Arbeitnehmer die Dokumentation der erbrachten Arbeitsleistungen zu verlangen. Dabei kann er je nach Zweck auch unterschiedliche 5

8 Stichwortverzeichnis Anforderungsprofil 76 Arbeitnehmervertretung 72, 73, 75 Arbeitsschritte 2, 26, 1, 2, 81, 83 Arbeitsvertrag 18, 55 Arbeitsvorgang 11, 21, 23, 25, 27, 30, 31, 3, 38, 1, 2,, 50, 51, 81 Atomisierung 32 Funktionscharakter 31 Funktionsmerkmal 29, 30 Arbeitsvorgang Atomisierung 23, 2 Auswahlrichtlinie 75 Auszuübende Tätigkeit 1, 22 Betriebliche Lohngestaltung 75 Bewertung, analytische 18 Direktionsrecht 2, 5 Personal(bedarfs)planung 76, 77 Personalfragebogen 73, 7 Schätzung 1 Selbstaufschreibung 1, 2 Stellenbeschreibung 21, 23, 27, 6, 8, 55, 57, 59, 60, 69, 73, 75, 76 Stellenbewertungskommission 18, 69, 71 Stelleninterview 55, 59, 60 Tarifautomatik 9, 10, 21 Training 63 Training und Coaching 55, 56 Überleitung 57 Zeitanteile 1,, 6 Zusammenhangsarbeiten/ -tätigkeiten 22, 2, 25, 29 Eingruppierung 9, 11, 13, 1, 17, 19, 21, 22, 26, 39, 5, 6, 9, 50, 56, 57, 59, 69, 70, 7, 75 Entgeltgruppe 1 51, 52 Interview-Verfahren 56 Laufzettelverfahren 1, 3, Leitung(stätigkeiten) 27, 29, 31 Mitbestimmung 57, 69, 70, 72, 75 Multimomentaufnahme 1,