Allgemeines Telefonnummern normieren Beschreibung Ablauf adressen prüfen Zahlungsverkehr... 10

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1 INHALTSVERZEICHNIS Allgemeines... 2 Telefonnummern normieren... 2 Beschreibung... 2 Ablauf adressen prüfen... 6 Zahlungsverkehr inländische und ausländische Banküberweisungen Mailings Mailing-Empfänger durch Selektion bearbeiten Kunden Export Einlieferungen wahlweise Katalognummer auf dem Rückgabebeleg Auktionen Gebote Mindestpreis für Telefongebote Abrechnungen Fehlerbereinigung Liste Bildkunstabgabe Lot-Anfragen zu Fotos und Condition Reports (Zustandsberichte) Übersicht Lot-Anfragen einer Auktion lot-tissimo Ergebnisübertragung Seite: 1

2 ALLGEMEINES TELEFONNUMMERN NORMIEREN BESCHREIBUNG Sie können nun von AM/2 Telefon- und Faxnummern normieren lassen. Mit anderen Worten, Ihnen stehen jetzt getrennte Eingabefelder für Länder-Vorwahl, Vorwahl sowie Rufnummer zur Verfügung. Aus Gründen der Abwärtskompabilität sowie der Kompabilität zu lot-tissimo und Fremdprogrammen werden in den Eingabefenstern Kunden, Käufer, Einlieferer und Bieter sowie dem Dialogfenster Gebote von lot-tissimo importieren die Telefonnummern weiterhin in einem einzigen Eingabefeld gespeichert und dargestellt. So können, müssen aber nicht mit der neuen Normierung von Telefonnummern arbeiten. Im neuen Dialogfenster Telefonnummer normieren stehen Ihnen nach Mausklick oder Tastendruck folgende getrennte Eingabefelder zur Verfügung: Klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Button T1, T2, T3 bzw. F1 oder nutzen Sie die Tastenkombination Alt + <Nummer>. Seite: 2

3 Der Zweck der Normierung von Telefonnummern ist, dass alle Telefonnummern in Ihrem Kundenstamm immer gleich aufgebaut sind. Dabei müssen Sie sich nicht (mehr) um Sonderzeichen etc. kümmern. Bei der Normierung von Telefonnummern gibt es drei international geltende Standards: Internationale Telefonnummern: Rufnummer Beschreibung DIN 5008 Trennung von Ländervorwahl, Vorwahl und Rufnummer durch Leerzeichen. Durchwahl durch Bindestrich getrennt E.123 Trennung von Ländervorwahl, Vorwahl und Rufnummer durch Leerzeichen. Durchwahl durch Bindestrich getrennt RFC 3966 Trennung von Ländervorwahl, Vorwahl und Rufnummer durch Bindestrich. Durchwahl durch Bindestrich getrennt. Nationale Telefonnummern: Rufnummer Beschreibung DIN 5008 Trennung von Vorwahl und Rufnummer durch Leerzeichen. Durchwahl durch Bindestrich getrennt. (040) E.123 Vorwahl in Klammern gesetzt. Trennung von Vorwahl und Rufnummer durch Leerzeichen. Bei Bedarf Gliederung der Rufnummer durch Leerzeichen RFC 3966 Trennung von Vorwahl und Rufnummer durch Bindestrich. Wenn Sie die neue AM/2-Funktion Telefonnummern normieren nutzen wollen, dann sollten Sie vorher (!) mit allen Mitarbeitern sicherstellen, dass sich Alle auf eine Norm einigen und die Telefonnummern entsprechend immer auf dieselbe Art und Weise erfassen. Die Norm, die AM/2 bei der Telefonnummer-Normierung anwenden wird, stellen Sie in den Systemeinstellungen 11 einmalig ein: Seite: 3

4 Wir empfehlen Ihnen, die (deutsche) Norm DIN 5008 zu verwenden. Es ist möglich, dass AM/2 die Ländervorwahl automatisch für Sie einträgt. Voraussetzung dafür ist, dass Sie den entsprechenden Haken in den Systemeinstellungen 11 gesetzt haben und dass die Ländervorwahlen in den Daten -> System -> Parameter -> Länder eingetragen sind: Seite: 4

5 ABLAUF Sie können eine Telefonummer wie gewohnt ohne die neue Normierung erfassen. Also ganz wie gewohnt arbeiten. Sie können eine Telefonnummer mit dem Dialogfenster Telefonnummer normieren nach Länder- Vorwahl, Vorwahl und Nummer erfassen. AM/2 wird dann auf Basis der von Ihnen eingestellten Norm die Telefonnummer entsprechend normiert erstellen. Sie können beide Arbeitsweisen ( alt und neu ) kombinieren. Sie müssen also nicht bei jeder Telefonnummer Telefonnummer normieren aufrufen, sondern können sofort (so wie früher) die Nummer erfassen. Dabei müssen Sie sich jedoch genau an die von Ihnen in AM/2 definierte Norm halten. Seite: 5

6 Ist schon eine Telefonnummer vorhanden und Sie rufen Telefonnummer normieren auf, dann wird AM/2 diese Nummer nach Ländervorwahl, Vorwahl und Nummer aufspalten und im Dialogfenster Telefonnummer normieren entsprechend darstellen: Bei alten Telefonnummern also Telefonnummern, die Sie ohne die Normierung erfasst haben kann AM/2 nicht immer in die Teilbereiche Ländervorwahl, Vorwahl und Nummer unterscheiden und in die korrekten Felder einsetzen. In diesem Fall wird AM/2 die gesamte Telefonnummer in das Feld Nummer setzen. Sie sollten dann die richtigen Felder nutzen. -ADRESSEN PRÜFEN Auf Wunsch prüft AM/2 nun die -adressen auf korrekte Schreibweise. Dabei orientiert sich AM/2 an den internationalen Standards für den Aufbau einer -adresse. Einschalten der neuen Funktionalität: - Daten -> System -> Parameter -> Einstellungen, Enter-Taste - Systemeinstellungen 11 - Haken Prüfung von adressen erlauben setzen. - optional Haken Abfrage bei falschen Mailadressen ( dennoch übernehmen ) setzen - AM/2 neu starten Seite: 6

7 Die -adressen werden im Eingabefenster Kunde, Käufer, Einlieferer, Akquisiteur, Bieter und Lot-Anfrage geprüft. Die Prüfung erfolgt nur dann, wenn sich an einer bestehenden -adresse etwas geändert hat oder eine neue bzw. weitere -adresse erfasst wurde. Die Prüfung auf Richtigkeit erfolgt immer vor dem Schließen des Eingabefensters. Ist eine - Adresse nicht korrekt, können Sie das Eingabefenster nicht schließen; in diesem Fall müssen Sie die -adresse korrekt erfassen oder den Button Abbrechen klicken. AM/2 prüft dabei zwei Aspekte einer den Local Part und den Domain Part der Mailadresse. Der Local Part steht vor, der Domain Part hinter Im Local Part sind nur Buchstaben, Zahlen und bestimmte Sonderzeichen erlaubt. Der Domain Part muss den Regel der RFC für den Aufbau einer Domain entsprechen. Ist eine -adresse nicht korrekt, erhalten Sie Fehlermeldungen wie diese: Seite: 7

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9 Sollte eine -adresse nicht korrekt geschrieben sein, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Wenn Sie die Option Abfrage bei falschen Mailadressen gewählt haben, so erhalten Sie folgende Frage: Seite: 9

10 Wenn Sie darauf mit Ja antworten, wird das Eingabefenster geschlossen und die falsche - Adresse dennoch gespeichert. Beachten Sie bitte, dass der Hinweis auf eine falsche -adresse beim nächsten Aufruf des Eingabefensters erneut erfolgen wird. Beachten Sie bitte, dass es sich bei dieser neuen Funktion um die Prüfung auf korrekte Schreibweise handelt. AM/2 prüft nicht, ob die -adresse auch wirklich existiert. Das wäre zwar möglich, allerdings wäre der technische und zeitliche Aufwand (auf das Ergebnis der Richtigkeit) dafür zu hoch. Außerdem tarnen sich viele Mailserver, um z.b. der Flut an Spam Herr zu werden oder aus sonstigen Gründen. Die Qualität einer solchen Prüfung wäre also nicht hoch genug, damit sich die Wartezeit für den Test einer -adresse wirklich lohnen würde. ZAHLUNGSVERKEHR INLÄNDISCHE UND AUSLÄNDISCHE BANKÜBERWEISUNGEN Banküberweisungen in das EU-Ausland ( SEPA-Überweisungen ) erfolgen schon länger mit der IBAN-Nummer und der BIC. Ab dem wird dieses Verfahren auch für inländische Banküberweisungen gelten. Und zwar ausschließlich es wird dabei keine Übergangsfristen geben. Mit anderen Worten: am müssen alle Bankverbindungen Ihrer Kunden auf SEPA umgestellt sein. Sie sollten also auf jeden Fall die Zeit bis zum nutzen, um die Bankverbindungen Ihrer Kunden auf IBAN und BIC (also SEPA) Schritt für Schritt umzustellen und entsprechend in AM/2 zu erfassen. Bei neuen Kunden sollten Sie übrigens ausschließlich nach der SEPA-Bankverbindung fragen. Mit diesem Update wird die Bankverbindung in inländische und SEPA-Bankverbindung unterschieden. In Abhängigkeit von der Art der Bankverbindung stehen Ihnen dann die entsprechenden Eingabefelder automatisch zur Verfügung. 1. inländische Bankverbindung Bei der inländischen Bankverbindung bleibt alles wie gewohnt. Sie erfassen also Konto-Nr., BLZ sowie Bankname (und wenn vom Kundennamen abweichend den Kontoinhaber ). Seite: 10

11 Wenn Sie einen neuen Kunden erfassen, so definiert AM/2 immer zuerst inländische Bankverbindung. 2. SEPA-Bankverbindung Bei der SEPA-Bankverbindung erfassen Sie die IBAN-Nummer sowie den BIC-Code. Seite: 11

12 Diese Überweisungsart (IBAN und BIC) nennt man auch SEPA-Überweisung, daher die Bezeichnung SEPA-Bankverbindung. AM/2 wendet die Definition der Bankverbindung (also inländische bzw. SEPA- ) automatisch auf den entsprechenden Belegen an (Anlage zum Versteigerungsvertrag, Abrechnung). Wichtig! AM/2 setzt beim ersten Programmstart nach dem Update dieser Version automatisch die Kennzeichen inländische Bankverbindung bzw. SEPA-Bankverbindung einmalig in einem Pflegelauf in allen Kunden, Käufer, Einlieferern, Akquisiteuren sowie Einlieferungen ( Kunden an den Zahlungsverkehr anpassen ). Liegt eine IBAN-Nummer vor, so wird die Definition SEPA-Bankverbindung automatisch gesetzt, die Daten Konto-Nr. und BLZ sofern vorhanden aber selbstverständlich nicht gelöscht. Dieser Pflegelauf kann in Abhängigkeit der Anzahl der vorhandenen Datensätze mehrere Minuten dauern. Der Pflegelauf wird automatisch beim 1. Start von AM/2 nach dem Update aufgerufen, kann nicht gestoppt werden und setzt voraus, dass kein anderer Mitarbeiter zu dieser Zeit in AM/2 arbeitet. Gerade wegen der Umstellung der Bankverbindungen ist die Datensicherung VOR dem Update doppelt wichtig. Wurden die Bankverbindungen erfolgreich umgestellt, so wird der Pflegelauf nicht erneut gestartet. Seite: 12

13 Übrigens: wir empfehlen, die IBAN-Nummer nach den gültigen Standards in Viererblöcken mit jeweils einem Leerzeichen als Trenner in AM/2 zu erfassen. Beispiel für eine IBAN-Nummer: DE Wichtig! Sie sollten auf keinen Fall die IBAN-Nummer auf eigene Faust erzeugen bzw. einfach aus Konto-Nr. und BLZ zusammensetzen. Denn Bestandteil der IBAN-Nummer ist immer eine Prüfziffer, die sich nicht so einfach ermitteln lässt (denn dafür sind umfangreiche mathematische Berechnungen notwendig). Sie sollten sich also entweder die IBAN-Nummer (und die BIC) von Ihrem Kunden explizit geben lassen oder einen sog. IBAN-Rechner nutzen. Ein solcher IBAN-Rechner wird sicher auch von Ihrer Hausbank online angeboten und ist kostenfrei. Wir können den IBAN-Rechner der Sparkassen empfehlen: Wichtig! Ende Januar 2014 werden in einem speziellen AM/2-Update die Bankverbindungen aller Kunden ausschließlich auf SEPA umgestellt. Alte Bankverbindungen, die Sie bis dahin noch nicht in AM/2 umgestellt sind, werden zwar beibehalten, können jedoch nicht mehr auf Belegen und im DTA- Verfahren genutzt werden. Sie erhalten mit dem Januar 2014-AM/2-Update dann ein spezielles Protokoll, auf dem alle Kunden mit alten Bankverbindungen gedruckt werden. Mit dem stellt sich dann auch das DTA-Verfahren um; das bedeutet, dass ab diesem Datum Banken ausschließlich Überweisungen und Lastschriften im XML-Format annehmen werden. Mit AM/2 sind Sie auf der sicheren Seite, Sie könn(t)en schon heute DTA-Dateien im XML erstellen lassen; allerdings nehmen Banken diese XML-Dateien noch gar nicht an. MAILINGS MAILING-EMPFÄNGER DURCH SELEKTION BEARBEITEN Sie können nun die Empfänger eines Mailings selektieren und die selektierten Empfänger des Mailings markieren lassen um sie z.b. aus der Empfängerliste des Mailings zu entfernen. Das ist z.b. dann wichtig, wenn Sie durch einen oder mehrere Selektionsläufe Empfänger für das Mailing haben zuordnen lassen. Wenn Sie dann später bestimmte Empfängergruppen wieder aus dem Mailing herausnehmen wollen, können Sie nun diese neue Funktion dafür nutzen und müssen nicht manuell einzelne Empfänger markieren. Für die Selektion der Mailingempfänger steht Ihnen die gewohnte Kundenselektion zur Verfügung, die beschränkt ist auf alle Empfänger des Mailings. Für die Selektion stehen Ihnen alle bekannten Selektionskriterien zur Verfügung. Aufruf dieser Selektion: - Daten -> Mailings Seite: 13

14 - Extras -> Empfänger bzw. Enter-Taste - Bearbeiten -> Datensätze selektieren Der Button OK und Markieren haben bei dieser Art der Selektion dieselbe Funktion. Die selektierten Empfänger werden also immer von AM/2 markiert. KUNDEN EXPORT Beim Export von Kunden im Textformat ( Ascii-Export ) wird nun der Käufer- und Einliefererbezogene Umsatz in extra-spalten exportiert. EINLIEFERUNGEN WAHLWEISE KATALOGNUMMER AUF DEM RÜCKGABEBELEG Auf dem Rückgabebeleg werden nun auf Wunsch pro Objekt und wenn vergeben die Katalognummer der letzten Auktion gedruckt. Freischaltung der Funktion: - Daten -> System -> Parameter -> Einstellungen, Enter-Taste - Systemeinstellungen 4 - Haken Kat-Nr. pro Objekt drucken, wenn vorhanden setzen AUKTIONEN GEBOTE MINDESTPREIS FÜR TELEFONGEBOTE Sie können nun einen Mindestpreis pro Auktion angeben, ab dem telefonische Gebote erst möglich sind. Dabei können Sie angeben, auf welcher Preisbasis dies erfolgen soll (also auf Basis welchen Preises im Objekt: Limitpreis? Schätzpreis? ). Und Sie können definieren, ob bei einer Unterschreitung dieses Preises bei einem Objekt nach einer Sicherheitsabfrage das telefonische Gebote dennoch angenommen werden soll. Beispiel: Wir nehmen telefonische Gebote erst ab 250 Euro Schätzpreis an. Haben Sie in einer Auktion entsprechende Angaben gemacht, so wird AM/2 bei dem Ankreuzen des Hakens telefonisch prüfen, ob ein telefonisches Gebot erlaubt ist. Ist es nicht erlaubt, so wird das telefonische Gebot entweder automatisch wieder entfernt oder AM/2 stellt Ihnen eine Sicherheitsabfrage, ob Sie das telefonische Gebot dennoch erlauben möchten. Seite: 14

15 Mögliche Einstellungen: 1. Systemeinstellungen - Mindestpreis bei telefonischen Geboten vorgeben: Wenn Sie Mindestpreise für telefonische Gebote haben, schalten Sie diese Funktion programmweit hiermit ein. - Untergebote nach Frage erlauben: Wenn ein Objekt unterhalb des Mindestpreises ist, können Sie mit dieser Einstellung AM/2 nach einer Sicherheitsabfrage dennoch das telefonische Gebot erlauben. - Mindestpreis: Mindespreis für telefonische Gebote auf Basis eines Preises im Objekt (hier: Limitpreis, Ausrufpreis oder Nettopreis ). Wichtig: ob Sie einen Mindestpreis für telefonische Gebote festgelegt haben oder nicht, bestimmen Sie ausschließlich in den auktionsbezogenen Einstellungen! Seite: 15

16 2. auktionsbezogene Einstellungen - Mindestpreis bei telefonischen Geboten vorgeben: Wenn Sie Mindestpreise für telefonische Gebote haben, schalten Sie diese Funktion programmweit hiermit ein. - Untergebote nach Frage erlauben: Wenn ein Objekt unterhalb des Mindestpreises ist, können Sie mit dieser Einstellung AM/2 nach einer Sicherheitsabfrage dennoch das telefonische Gebot erlauben. - Mindestpreis: Mindespreis für telefonische Gebote auf Basis eines Preises im Objekt (hier: Limitpreis, Ausrufpreis oder Nettopreis ). Seite: 16

17 ABRECHNUNGEN FEHLERBEREINIGUNG Wir haben einen Fehler in den Abrechnungen bereinigt, der dann auftrat, wenn auf einer Abrechnung sowohl Kosten, Vorschüsse und Verrechnungen (mit Rechnungen) berücksichtigt werden sollte und der Vorschuss größer als die auszuzahlende Summe an den Einlieferer war: LISTE BILDKUNSTABGABE Wenn Sie ausschließlich auf Abrechnungen Bildkunstabgabe weitergeben, dann können Sie nun auch eine auktionsbezogene Liste der Bildkunstabgaben drucken. Vorher war das nur möglich, wenn Sie (auch oder nur) auf Rechnungen Bildkunstabgabe weitergegeben haben. LOT-ANFRAGEN ZU FOTOS UND CONDITION REPORTS (ZUSTANDSBERICHTE) ÜBERSICHT LOT-ANFRAGEN EINER AUKTION Im Auswahlfenster Lot-Anfragen einer Auktion können Sie nun auch nach der Lot-Anfrage-Nummer suchen und sortieren. LOT-TISSIMO ERGEBNISÜBERTRAGUNG Bei der Ergebnisübertragung können Sie nun (schon) zurückgegebene Objekte an lot-tissimo übertragen. lot-tissimo wird ein zurückgebenes Objekt entsprechend im Katalog kennzeichnen. Einstellung in AM/2: - Daten -> System -> Parameter -> Einstellungen, Enter-Taste - Einstellungen lot-tissimo - weitere Einstellungen lot-tissimo Seite: 17

18 - Haken Ergebnis-Übertragung: 'zurückgegebene' Objekte berücksichtigen (also übertragen) setzen Seite: 18