1 verbesserte Übergabe Ihrer Auktionen an lot-tissimo...2

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1 1 verbesserte Übergabe Ihrer Auktionen an lot-tissimo Preise an lot-tissimo übergeben programmweite Einstellungen vornehmen auktionsbezogene Einstellungen vornehmen Übergabe Ihrer Auktion an lot-tissimo zusätzliche Fotos an lot-tissimo übertragen Echtzeitsuche nach -adressen bei Kunden Belegarchiv im PDF-Format Was ist das Belegarchiv? Installation und Freischaltung des PDF-Archivs Was ändert sich mit dem PDF-Archiv? Beleg noch einmal drucken Rechnungen und Abrechnungen direkt aus AM/2 per verschicken Eine Rechnung / Abrechnung per verschicken Anwendungsbeispiel: an bestimmte Bieter einer Auktion die entsprechende(n) Rechnung(en) per verschicken Zuweisung einer lot-tissimo-kategorie direkt bei einem Objekt Telefonbieterkarte Freiraum für Katalognummern zwischen zwei Warengruppen bei automatischer Cavelierung definieren Textbausteine Wozu Textbausteine? Textbausteine auf Belegen Textbausteine für alle Belege Textbausteine für einzelne Käufer/Einlieferer Textbausteine für interne Notizen und Katalogbeschreibungen Neuen Textbaustein erfassen Daten zu einem Textbaustein für Notizen und Katalogbeschreibungen Textbaustein auswählen Textbaustein löschen Erweiterung der Vorsortierung der Auktionspositionen Vergabe von A-Katalognummern alle erfolgreichen Bieter per anschreiben...15 Seite: 1

2 1 verbesserte Übergabe Ihrer Auktionen an lot-tissimo Die Übergabe Ihrer Auktion an lot-tissimo wird nun nach der lot-tissimo- Datenschnittstelle 2.1 vorgenommen. Vorteile für Sie entstehen dabei u.a. durch die Möglichkeit, theoretisch 26 verschiedene Fotos zu einem Objekt an lot-tissimo übertragen zu können. 1.1 Preise an lot-tissimo übergeben Sie können (und müssen) nun in AM/2 für jede Auktion vorgeben, welche Preise Sie an lot-tissimo übergeben und wie lot-tissimo diese Preise darstellen soll programmweite Einstellungen vornehmen Über Daten, System, Parameter, Einstellungen, ENTER-Taste, Einstellungen lottissimo gelangen Sie in das Eingabefenster für die programmweiten Einstellungen bezüglich lot-tissimo. Unter der Kategorie Preise übergeben definieren Sie bitte mit einem entsprechenden Haken, welche Preise Sie an lot-tissimo übergeben wollen. Daneben geben Sie bitte an, wie Ihr Preis bei lot-tissimo dargestellt werden soll. Seite: 2

3 Diese Definitionen lernt von nun an jede neue Auktion. Sie können dann auktionsbezogen diese Preis-Definitionen verändern auktionsbezogene Einstellungen vornehmen Jede neu erfaßte Auktion lernt die Preis-Definitionen von den programmweiten Einstellungen. Im Detail-Eingabefenster Übergabe an lot-tissimo (Button im Eingabefenster Auktion ) können Sie diese Preis-Definitionen ändern.das Öffnen dieses Detail-Eingabefensters ist Voraussetzung für die Übergabe an lot-tissimo. Nach der erstmaligen Bearbeitung Ihrer Auktionsdaten wie Titel und Datum öffnet AM/2 dieses Detail-Eingabefenster automatisch. 1.2 Übergabe Ihrer Auktion an lot-tissimo Die eigentliche Übergabe Ihrer Auktion vollzieht sich wie gewohnt: Menü lot-tissimo, Auktion an lot-tissimo übergeben, Auktion auswählen. Voraussetzung für die Übergabe ist, daß Sie sich durch das Öffnen des Detail- Eingabefensters Übergabe an lot-tissimo (siehe oben) vergewissert haben, daß Sie die richtigen Preise an lot-tissimo übergeben. Seite: 3

4 1.3 zusätzliche Fotos an lot-tissimo übertragen Wenn Sie zusätzliche Fotos für ein Objekt an lot-tissimo übertragen möchten, so benennen Sie diese Fotos entsprechend der Objekt-Inventarnummer und einem Suffix a bis z (Beispiel: b.jpg). Diese zusätzlichen Fotos müssen während der Übertragung an lot-tissimo in dem Ordner gespeichert sein, den Sie in den Systemeinstellungen lot-tissimo für große Fotos hinterlegt haben. AM/2 wird dann diese Fotos für die Übertragung berücksichtigen. 2 Echtzeitsuche nach -adressen bei Kunden Sie suchen einen Kunden? Ihnen ist seine -adresse bzw. ein Teil von ihr bekannt? Dann finden Sie den Kunden in AM/2 nu auch einfach und schnell mit der neuen -suchfunktion: Öffnen Sie das Kundenfenster ( Daten, Kunden ). Rufen Sie die zusätzliche Suche auf (Menü Suchen, zusätzliche Suche bzw. STRG + S ) Geben Sie im Feld die ganze oder die ersten Buchstaben der -adresse ein. Klicken Sie auf den Button OK (oder drücken Sie die Taste Enter ). AM/2 versucht nun, den Kunden anhand der von Ihnen eingegebenen -adresse zu finden, es gibt dabei keine Zeitverzögerungen ( Echtzeitsuche ). Alle Kunden im Auswahlfenster Kunden sind nach -adressen sortiert. 3 Belegarchiv im PDF-Format 3.1 Was ist das Belegarchiv? Jede Rechnung, Abrechnung, Nebenkostenabrechnung sowie Rückgabebeleg, den Sie mit AM/2 drucken, wird in einem speziell dafür vorgesehenen Ordner auf Ihrer Festplatte im PDF-Format gespeichert. Gründe für den Einsatz des PDF-Belegarchivs sind u.a.: Jeder Beleg wird außerhalb von AM/2 auf Ihrer Festplatte gespeichert. Er kann mit einem weltweit verbreiteten Programm ( Adobe Acrobat Reader ) angesehen werden und jederzeit noch einmal ausgedruckt werden, ohne daß der Beleg in AM/2 annulliert und neu gedruckt werden muß. Sie können den fortlaufenden Nummernkreis für Rechnungen und Abrechnungen nachweisen. Seite: 4

5 Sie können einen Beleg im PDF-Format an einen Käufer oder Einlieferer per Mausklick aus AM/2 versenden (siehe dazu das entsprechende Kapitel weiter unten). 3.2 Installation und Freischaltung des PDF-Archivs Für den Einsatz des PDF-Archivs ist die Installation zweier Fremdprogramme auf jedem Arbeitsplatzrechner erforderlich. Diese Fremdprogramme sowie die dafür vorgesehene Installationsanleitung finden Sie auf unserem ftp-server unter der Adresse ftp:// Writer. Nach erfolgreicher Installation dieser Fremdprogramme müssen Sie das Belegarchiv in AM/2 freischalten. Daten, System, Parameter, Einstellungen und Taste Enter Systemeinstellungen 8 Tragen Sie in die entsprechenden Eingabefelder einen Ordner für die Speicherung Ihrer Rechnungen, Abrechnungen, Nebenkostenabrechnungen sowie Rückgabebelege. Bitte vergessen Sie dabei nicht die Angabe des Laufwerks. Die Ordner müssen nicht von Ihnen angelegt sein, AM/2 legt diese bei Bedarf selbständig an. Klicken Sie das Hakenfeld Belegarchiv erlauben sowie PDF-Archiv an. Tragen Sie dann im Feld Ort PDF-Rechnungen die Angabe C:\AM2\RECMAIL\ ein. Die Angaben virtueller Belegdrucker lassen Sie bitte frei, AM/2 trägt diese Angaben automatisch ein. Seite: 5

6 3.3 Was ändert sich mit dem PDF-Archiv? Das Belegarchiv einmal von Ihnen installiert und freigeschaltet arbeitet für Sie im Hintergrund. Ob Sie nun eine Rechnung, Abrechnung, Nebenkostenabrechnung oder einen Rückgabebeleg in AM/2 drucken: Sie müssen sich um nichts kümmern, die Speicherung der Belege in das Belegarchiv erfolgt automatisch. 3.4 Beleg noch einmal drucken Sie können eine Rechnung bzw. eine Abrechnung jederzeit über AM/2 noch einmal ansehen (Voraussetzung: der Adobe Acrobat Reader ist auf Ihren Rechnern installiert) und auch erneut drucken. Daten, Rechnungen / Gutschriften bzw. Daten, Abrechnungen. Finden Sie die entsprechende Rechnung bzw. Abrechnung Extras, Beleg(e) noch einmal drucken. AM/2 öffnet automatisch den Adobe Acrobat Reader mit dem entsprechenden Beleg. Sie können sich den Beleg nun ansehen und noch einmal ausdrucken. Beachten Sie bitte, daß der Beleg nicht mehr veränderbar ist! 4 Rechnungen und Abrechnungen direkt aus AM/2 per verschicken 4.1 Eine Rechnung / Abrechnung per verschicken Im Zusammenspiel mit dem PDF-Belegarchiv können Sie ab jetzt eine Rechnung oder Abrechnung (bzw. mehrere auf einmal ) direkt aus AM/2 an den Käufer bzw. Einlieferer versenden. Seite: 6

7 Daten, Rechnungen / Gutschriften bzw. Daten, Abrechnungen. Finden Sie die entsprechende Rechnung bzw. Abrechnung Extras, Beleg(e) noch einmal drucken. AM/2 erzeugt automatisch eine mit allen erforderlichen Daten: -adresse (wenn im Kunden hinterlegt) Betreff Standardtext für das -anschreiben Beleg(e) im PDF-Format als Anlage Sie brauchen nur noch Senden klicken. 4.2 Anwendungsbeispiel: an bestimmte Bieter einer Auktion die entsprechende(n) Rechnung(en) per verschicken Daten, Rechnungen / Gutschriften Suchen Sie die erste Rechnung der entsprechenden Auktion (am einfachsten über das Suchfeld Auktions-Nr. ). Alle Rechnungen sind nun nach Auktion sortiert, die erste Rechnung der Auktion ist eingestellt. Markieren Sie nun alle Rechnungen, die Sie per verschicken wollen (am einfachsten mit der Leertaste ). Wenn Sie alle Rechnungen markiert haben: Extras, Beleg(e) per versenden. AM/2 versendet nun automatisch an alle Käufer die markierten Rechnungen per . Dabei wird natürlich nur eine an einen Käufer versandt, wenn bei ihm eine - Adresse eingetragen ist. 5 Zuweisung einer lot-tissimo-kategorie direkt bei einem Objekt In welche lot-tissimo-kategorie ein Objekt eingeordnet wird, bestimmt ab jetzt Ihre Seite: 7

8 Zuordnung einer entsprechenden Kategorie bei einem Objekt. Bei jeder Änderung Ihrer Warengruppe in AM/2 wird das Programm die entsprechende lot-tissimo-kategorie für das Objekt vorschlagen. Anwendungsbeispiel: wenn Sie eine Warengruppe Bilder haben, können Sie ab jetzt objektbezogen die richtige lot-tissimo-kategorie bestimmen, z.b. Gemälde, Aquarelle. 6 Telefonbieterkarte Die Telefonbieterkarte ist für den Telefonisten vorgesehen. Sie wird im DIN A4-Format ausgedruckt und ist für eine Faltung in der Mitte vorgesehen. Seite: 8

9 Auf der Telefonbieterkarte stehen alle für den Telefonisten relevanten Daten sowie großformatig die in AM/2 vergebene Bieternummer. Der Ausdruck der Telefonbieterkarte erfolgt entweder bieterbezogen (alle Telefonbieterkarten für diesen Bieter drucken) oder auktionsbezogen (alle Telefonbieterkarten für eine Auktion automatisch drucken). Bieterbezogen: Bieter einstellen, Drucken, Telefonbieterkarten Auktionsbezogen: Auktion einstellen, Drucken, Telefonbieterkarten 7 Freiraum für Katalognummern zwischen zwei Warengruppen bei automatischer Cavelierung definieren Wenn Sie Ihre Katalognummern automatisch von AM/2 erstellen lassen ( automatische Cavelierung ) und dabei nach Warengruppen der Auktion vorgehen (Standard bei der Katalognummernvergabe in AM/2), so können Sie ab jetzt zwischen 2 Warengruppen eine bestimmte Anzahl von Katalognummern freilassen. Geben Sie dazu bei Bedarf im Detailsfenster der Auktion die entsprechende Anzahl Katalognummern an. Voreinstellung für jede neue Auktion ist kein Freiraum. Seite: 9

10 8 Textbausteine 8.1 Wozu Textbausteine? Mit Textbausteinen können Sie allgemeingültige bzw. individuelle Texte auf Rechnungen, Abrechnungen, Gutschriften und Rückgabebelegen definieren und drucken lassen. Sie können den Zeitraum, in dem der Textbaustein gedruckt wird, einschränken (Beispiel: Weihnachtsgrüße und Guten Rutsch nur in einem entsprechenden Zeitraum auf allen Belegen drucken). Für interne Notizen sowie Katalogbeschreibungen können Sie ebenfalls bestimmte Textbausteine definieren, die Ihnen immer wiederkehrende Arbeiten abnimmt. Textbausteine sind Systemparameter, also programmweit sichtbar. 8.2 Textbausteine auf Belegen Textbausteine für alle Belege Neuen Textbaustein erfassen Daten, System, Parameter, Textbausteine neuen Datensatz erfassen (z.b. Taste Einfg ) Eindeutigen Sortiercode vergeben. Dabei sind Zahlen und Buchstaben erlaubt Daten zu einem Textbaustein Folgende Daten zu einem Textbaustein für alle Belege sind relevant: Seite: 10

11 Titel: sprechender Titel als Information für Sie gültig von-bis: Zeitraum, in dem der Textbaustein gültig ist. Ist der Zeitraum abgelaufen, so wird der Textbaustein nicht mehr gedruckt. Text: zu druckender Text. Sprache: Sprache des Beleges, auf dem der Textbaustein gedruckt wird. Ein Kunde mit Sprache deutsch erhält den deutschen Textbaustein, ein Kunde mit Sprache englisch erhält den englischen Textbaustein. freigegeben für...: Geben Sie hier an, auf welchem Beleg(en) der Textbaustein gedruckt werden soll. Textbaustein für alle Kunden auf den entsprechenden Belegen drucken: setzen Sie diesen Haken, wenn der Textbaustein für Belege aller Kunden verwendet werden soll. Position auf dem Beleg: Geben Sie hier an, wo der Textbaustein auf dem Beleg gedruckt werden soll. Möglich ist Text wird als Einleitungstext oben gedruckt und Text wird als Zusatztext unten gedruckt Textbaustein löschen Sie können jederzeit einen aktiven oder abgelaufenen Textbaustein löschen. Eine Plausibilitätsprüfung vor dem Löschen findet dabei nicht statt Textbausteine für einzelne Käufer/Einlieferer Diese individuelle Textbausteine werden nur auf dafür freigegebenen Belegen und nur für diesen Käufer bzw. Einlieferer gedruckt. Seite: 11

12 Sie können also mit dieser Art des Textbausteins einen bestimmten Beleg individualisieren Neuen Textbaustein erfassen Stellen Sie im Auswahlfenster Käufer den Käufer bzw. im Auswahlfenster Einlieferer den Einlieferer ein, dem Sie einen individuellen Textbaustein hinterlegen wollen. Extras, Textbausteine neuen Datensatz erfassen (z.b. Taste Einfg ) Wählen Sie im Auswahlfenster Textbausteine den Textbaustein aus, der als Vorlage für den individuellen Textbaustein verwendet werden soll (z.b. Tastenkombination STRG + A ). AM/2 fügt alle relevanten Daten des ausgewählten Textbausteins in den neuen individuellen Textbaustein ein. Sie können diese Daten dann selbstverständlich jederzeit bearbeiten Daten zu einem Textbaustein Titel: sprechender Titel als Information für Sie gültig von-bis: Zeitraum, in dem der Textbaustein gültig ist. Ist der Zeitraum abgelaufen, wird der Textbaustein nicht mehr gedruckt. Text: zu druckender Text. Sprache: Sprache des Beleges, auf dem der Textbaustein gedruckt wird. Ein Kunde mit Sprache deutsch erhält den deutschen Textbaustein, ein Kunde mit Sprache englisch erhält den englischen Textbaustein. freigegeben für...: Geben Sie hier an, auf welchem Beleg(en) der Textbaustein gedruckt werden soll. Position auf dem Beleg: Geben Sie hier an, wo der Textbaustein auf dem Beleg gedruckt werden soll. Möglich ist Text wird als Einleitungstext oben gedruckt und Text wird als Zusatztext unten gedruckt Textbaustein löschen Sie können jederzeit einen aktiven oder abgelaufenen Textbaustein löschen. Eine Plausibilitätsprüfung vor dem Löschen findet dabei nicht statt. Seite: 12

13 8.3 Textbausteine für interne Notizen und Katalogbeschreibungen Neuen Textbaustein erfassen Daten, System, Parameter, Textbausteine neuen Datensatz erfassen (z.b. Taste Einfg ) Eindeutigen Sortiercode vergeben. Dabei sind Zahlen und Buchstaben erlaubt Daten zu einem Textbaustein für Notizen und Katalogbeschreibungen Titel: sprechender Titel als Information für Sie gültig von-bis: Zeitraum, in dem der Textbaustein gültig ist. Ist der Zeitraum abgelaufen, wird der Textbaustein nicht mehr gedruckt. Text: zu druckender Text. freigegeben für...: Geben Sie hier an, ob der Textbaustein für eine Katalogbeschreibung und/oder interne Notiz verwendet werden soll Textbaustein auswählen Textbaustein auswählen für eine interne Notiz Seite: 13

14 Textbausteins. Seite: 14 Rufen Sie die entsprechende interne Notiz auf ( F2 ) Positionieren Sie den Cursor dort, wo Sie den Text des Textbausteins haben möchten Klicken Sie auf den Button Bausteine. Stellen Sie den Textbaustein im Auswahlfenster ein, den Sie verwenden möchten Wählen Sie den Textbaustein aus (z.b. Tastenkombination STRG + A ) AM/2 kopiert nun in das Eingabefeld für die interne Notiz an die von Ihnen durch den Cursor definierte Position den Text des Textbaustein auswählen für eine Katalogbeschreibung Rufen Sie die entsprechende Katalogbeschreibung auf Positionieren Sie den Cursor dort, wo Sie den Text des Textbausteins haben möchten Menü Extras, Textbaustein auswählen Stellen Sie den Textbaustein im Auswahlfenster ein, den Sie verwenden möchten Wählen Sie den Textbaustein aus (z.b. Tastenkombination STRG + A ) AM/2 kopiert nun in die Katalogbeschreibung an die von Ihnen durch den Cursor definierte Position den Text des Textbausteins Textbaustein löschen Sie können jederzeit einen aktiven oder abgelaufenen Textbaustein löschen. Eine Plausibilitätsprüfung vor dem Löschen findet dabei nicht statt. 9 Erweiterung der Vorsortierung der Auktionspositionen Alle Auktionspositionen können Sie nun bei der Vorbereitung zu einer Auktion bei Bedarf nach folgenden Kriterien vorsortieren lassen: nach Sortiercode in den Objekten. Sie können damit alle Objekt alphabetisch vorsortieren lassen, da diese Sortierung nach Inhalt im Einganefeld Sortiercode in einem Objekt vorgenommen wird. nach Warengruppe und Sortiercode in den Objekten. Hier wird in zweierlei Schritten vorsortiert. Zuerst wird die Vorsortierung der Auktions-Warengruppen berücksichtigt, danach die Sortierung nach Sortiercode in den einzelnen Objekten der Warengruppe.

15 10 Vergabe von A-Katalognummern Mit dieser Version ist es möglich, A-Katalognummern zu vergeben. AM/2 erkennt bei der Vorbereitung bzw. bei Nachträgen zu einer Auktion automatisch, ob eine Katalognummer schon in der Auktion vorhanden ist. Ist dies der Fall, so werden Sie darauf hingewiesen und nach einem entsprechenden Anhang zu dieser Katalognummer gefragt. Eine A-Katalognummer verhält sich in AM/2 wie eine normale Katalognummer. Der Anhang zur Katalognummer bestimmt dabei die Sortierreihenfolge innerhalb einer Katalognummer. Um eine A-Nummer in AM/2 zu finden, geben Sie einfach die Katalognummer mit dem entsprechenden Anhang wie gewohnt für die Suche an. Zur Zeit sind die Buchstaben A bis H für diesen Katalognummer-Anhang vorgesehen. Freischaltung dieser zusätzlichen Vergabemöglichkeit bei Katalognummern: Daten, System, Parameter, Einstellungen und Enter -Taste Systemeinstellungen 8 Haken Katalognummern: A-Nummern vergeben anklicken. 11 alle erfolgreichen Bieter per anschreiben Nach einer Auktion können Sie mit einem Mausklick alle erfolgreichen Bieter bzw. alle erfolgreichen lot-tissimo-bieter per anschreiben und sie vorab über ihre Zuschläge informieren. Für die Benachrichtigung aller lot-tissimo-bieter ist das Einlesen der lot-tissimo-gebote mit AM/2 Voraussetzung. Seite: 15

16 Öffnen sie dafür das Auswahlfenster Bieter und wählen den entsprechenden Menüpunkt unter Extras aus. AM/2 sucht nun die entsprechenden Bieter und schreibt diese mit folgendem Standard- Anschreiben per an: Seite: 16