E POST MAILER Anwenderhandbuch für Geschäftskunden. Version 4.5

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1 E POST MAILER Anwenderhandbuch für Geschäftskunden

2 Impressum Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer Deutsche Post AG Anwenderhandbuch für Geschäftskunden

3 Inhalt 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Wofür nutze ich den E POST MAILER, wofür nicht? Wie nutze ich dieses Handbuch? 4 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER 5 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Unternehmen im E POST System registrieren E POST Programm herunterladen und installieren Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? Briefe mit dem E POST MAILER senden Typisches Anschreiben senden Dokument mit Deckblatt senden Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander senden Anhänge hinzufügen Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden Rechnungen senden Serienbriefe senden Versandoptionen festlegen und Senden starten Post empfangen 65 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen Empfehlung: Gruppenpostfach mit E POST Unternehmensadresse anlegen 74 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage? Automatische Fehlerkorrektur worauf muss ich achten? Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Wie formatiere ich Grafiken korrekt, und wie halte ich sie aus Sperrflächen heraus? Elektronisches Briefpapier einrichten E POST MAILER konfigurieren Versandeinstellungen festlegen Postfach konfigurieren Mit QR-Codes digitale Interaktion ermöglichen 104 Anwenderhandbuch für Geschäftskunden

4 5.6 Prüfen, ob der E POST MAILER aktuell ist Datenerhebung deaktivieren Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD Häufig gestellte Fragen zur E POST CLOUD Wie behebe ich E POST CLOUD Fehler? Vorgehen bei Problemen Ich habe mein Passwort vergessen was nun? Wie deinstalliere ich das E POST Programm? Wie komme ich an die Log-Daten heran? Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen? Anhang Checkliste: Wie führe ich den E POST MAILER in meiner Organisation ein? Kundenservice 122 Index 123 Anwenderhandbuch für Geschäftskunden

5 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Der E POST MAILER erledigt für Sie größtenteils automatisch, was Sie bisher manuell getan haben: Briefe senden und empfangen E POSTBRIEFE senden und empfangen Briefversand vorbereiten Briefpapier drucken lassen und vorrätig halten Kuverts, Briefmarken und anderes Versandmaterial beschaffen und vorrätig halten E POST MAILER Software kostenlos herunterladen und per Mausklick installieren Dokumentvorlage erstellen Drucker beschaffen und warten (Toner, Reparatur) Dokumentvorlage erstellen 1a) Typisches Anschreiben versenden, das eine postalische oder eine E POST Adresse enthält Anschreiben schreiben 2. drucken 3. falzen 4. kuvertieren 5. im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die Adresse gut lesbar ist, eventuell neu drucken, oder Empfängeradresse handschriftlich auf den Umschlag schreiben. 6. Brief frankieren 7. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen. Anschreiben schreiben 2. in der Briefvorschau die Platzierung der Adresse prüfen, Position eventuell anpassen 1b) Dokument versenden, das keine Anschrift enthält (z. B. ein Bild, einen Produktflyer) Dokument drucken 2. falzen 3. kuvertieren 4. adressieren: handschriftlich die Empfängeradresse auf den Umschlag schreiben oder ein Anschreiben als Deckblatt schreiben und drucken, unterschreiben, in den Umschlag legen und im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die Adresse gut lesbar ist. 5. Brief frankieren 6. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen. 1. Option mit Deckblatt anklicken 2. Empfängeradresse manuell eingeben Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 1

6 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Briefe senden und empfangen E POSTBRIEFE senden und empfangen 2. Anhänge hinzufügen Anhang im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen 2. drucken 3. falzen 4. in den Umschlag legen Anhang im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen 3. Wichtigen Brief als Einschreiben versenden 1. Brief zur Postfiliale bringen 2. Einschreibenoption wählen 3. Einschreibengebühr bezahlen 4. Quittung abheften Einschreibenoption wählen 4. Rechnung senden 1. Rechnung schreiben 2. Überweisungsträger beilegen 3. Kuvertieren Grafischen Bezahl-Code für die Online-Bezahlung sowie vorausgefüllten Überweisungsträger automatisch hinzufügen 5. Briefe und Belege organisieren und archivieren Versendete Dokumente auf PC speichern oder Duplikate drucken und abheften Postausgangsbuch führen Porto-Belege abheften Versendete Dokumente im Archiv-Format PDF/A-1b auf PC speichern und/oder bei Bedarf im Gesendet-Ordner im Portal-Postfach einsehen oder herunterladen Versendete Briefe im automatisch generierten Versandjournal prüfen E POSTBRIEF Rechnungen per Drag & Drop im Portal-Postfach organisiert ablegen und bei Bedarf herunterladen 6. Briefe empfangen 1. Brief aus dem Briefkasten holen und öffnen 2. Brief mit Eingangsstempel versehen 3. Brief verteilen 4. Briefe bearbeiten 5. Bei einer Rechnung einen Überweisungsträger auf Papier oder online ausfüllen 6. Bearbeiteten Brief zum Archivieren abheften 1. Brief im persönlichen Portal-Postfach oder in einem Gruppenpostfach bearbeiten 2. Eine Rechnung dank E POSTZAHLUNG per Mausklick begleichen 3. Bearbeiteten Brief zum Archivieren in entsprechenden Ordner im Portal-Postfach ziehen Tabelle 1-1 Wie Ihnen E POST MAILER die Arbeit erleichtert: traditioneller Briefversand und E POSTBRIEF Versand Das E POST System verarbeitet Ihren Brief und stellt sie dem Empfänger zu entweder im E POST System gedruckt und per Post oder elektronisch. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 2

7 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Abbildung 1-1 Wie Ihre Post ans Ziel kommt: der Versandprozess im E POST System 1.1 Wofür nutze ich den E POST MAILER, wofür nicht? Wofür den E POST MAILER nutzen? Wofür E POSTNOW oder die E POSTBUSI- NESS BOX nutzen? Nutzen Sie als Geschäftskunde den Microsoft Windows-basierten E POST MAILER in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Organisation, wenn Sie folgende Grundfunktionen des E POST Systems benötigen: Inlandsbriefe senden Briefe als Einschreiben senden Rechnungen senden, die der Empfänger bequem per Smartphone oder mit einem vorausgefüllten Überweisungsträger bezahlen kann QR-Codes erzeugen und einfügen, um dem Empfänger Online-Aktivitäten zu ermöglichen (z. B. Kontaktdaten ins Adressbuch importieren, Web-Seite aufrufen, Dokumente herunterladen, per vorformulierter E Mail antworten) Benutzer oder Gruppenpostfächer mit E POST Portal-Adresse anlegen nach dem Schema max.mustermann@musterfirma.epost.de oder service@musterfirma.epost.de Briefe elektronisch oder physisch versenden Serienbriefe senden Farbdruck Drucken nur auf einer Seite eines Blatts (Simplexdruck) Wenn Sie weitere Funktionen für Ihren E POSTBRIEF Versand benötigen, wählen Sie E POSTNOW oder die E POSTBUSINESS BOX. Weitere Informationen finden Sie unter Mit E POSTNOW oder der E POSTBUSINESS BOX stehen Ihnen folgende Zusatzfunktionen zur Verfügung: Massensendungen versenden, die Sie mit einem Drittsystem (Output Management- System, z. B. ERP-System) generieren. Korrekturprofile für bestehende Dokumentvorlagen anlegen. Bestehende Dokumentvorlagen können Sie damit unverändert weiterbenutzen. Außerdem können Sie brieferzeugende Anwendungen auch dann verwenden, wenn das Layout der Briefe nicht mit dem E POST System kompatibel ist und Sie das Layout der Briefe nicht anpassen können. E POSTBRIEFE ins Ausland versenden Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 3

8 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick einen Workflow definieren, bei dem Briefe vor dem Versenden von einem anderen Mitarbeiter freigegeben werden müssen mehrere E POSTBRIEFE zusammenführen, um Porto zu sparen physisch versendete E POSTBRIEFE doppelseitig drucken (Duplex-Druck) Briefe weiterleiten oder stornieren Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier zentral pflegen eine Benutzerverwaltung nutzen, um den Zugang zum E POSTBRIEF System zu organisieren zum Prüfen der Abrechnungen ein zentrales Versandjournal nutzen, um die Korrespondenz verschiedener Anwender zu protokollieren. Der E POST MAILER protokolliert nur den Postausgang verschiedener Anwender an demjenigen Arbeitsplatzrechner, auf dem er installiert ist. 1.2 Wie nutze ich dieses Handbuch? Dieses Handbuch gibt Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jeden Prozess-Schritt vom Installieren über das Versenden von E POSTBRIEFEN bis hin zu Expertenfunktionen wie dem Erstellen von elektronischem Briefpapier. Zu jedem Prozess-Schritt finden Sie Hintergrundinformationen, die in speziellen Anwendungsfällen relevant sein können die Ihnen in Fehlersituationen weiterhelfen welche die erklärenden Informationen vertiefen, mit denen die grafische Benutzeroberfläche Sie unterstützt Eine Checkliste können Sie nutzen, um den E POST MAILER in Ihrer Organisation einzuführen: 8.1 Checkliste: Wie führe ich den E POST MAILER in meiner Organisation ein? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 4

9 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER Versenden Sie ein Dokument (z. B. eine Word-Datei, ein Bild, eine Excel-Tabelle oder eine Präsentation) als E POSTBRIEF. Um das Drucken, Kuvertieren und Frankieren müssen Sie sich nicht kümmern. Auch der Gang zur Post entfällt. Bei einer typischen Installation unter Microsoft Windows mit gewöhnlichen Office- Programmen gelangen Sie mit nur wenigen Voraussetzungen und Schritten ans Ziel. Voraussetzung ü ü ü Windows-PC mit beliebigen Anwendungsprogrammen (die Programme müssen nur den Druckdialog unterstützen) Internetverbindung Optional: Mobiltelefon zum Empfangen einer HandyTAN ü Hintergrund Wenn Sie Briefe elektronisch (statt postalisch) senden, brauchen Sie eine HandyTAN, um sich zu authentifizieren. Um sofort loszulegen, verwenden Sie die Adresse, die Sie im Registrierungsprozess erhalten haben. Typischerweise verwenden Sie jedoch die Adresse, die Sie im E POST Portal für einzelne Mitarbeiter oder als öffentliche E POST Adresse für Ihre Organisation angelegt haben. Siehe auch 4. Administrationsaufgaben im E POST Portal Registrierung Das Registrieren geht in wenigen Schritten unter registration#/company. Weitere Informationen finden Sie unter Sie unter 3.1 Unternehmen im E POST System registrieren. Vorgehen Ergebnis 1. Programm unter herunterladen und installieren. 2. E POST MAILER starten: a. Dokument öffnen, das Sie als E POSTBRIEF versenden wollen. b. Menüpunkt Datei > Drucken wählen. c. In der Druckerauswahl E POST MAILER wählen. Der E POST MAILER startet, und der Inhalt Ihrer Datei wird in der Briefvorschau angezeigt. 3. Empfängeradresse erfassen: Bei einem typischen Anschreiben nach der Gestaltungsnorm DIN 5008 erkennt das System die postalische Adresse automatisch. Zeigt das System, dass die Adresse nicht korrekt im Adressfeld platziert ist? Dann starten Sie das Korrekturwerkzeug und verschieben die Adresse mit der Maus. Sie wollen ein Bild, eine Excel-Tabelle, eine Präsentation oder ein anderes Dokument versenden, das erst einmal keine Adresse enthält? Fügen Sie ein Deckblatt hinzu und erfassen die Adressen von Empfänger und Absender manuell. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 5

10 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER 4. Bei Bedarf Anhänge hinzufügen. Besonderheiten: Folgende Dateiformate sind für Anhänge vorgesehen: Adobe PDF, Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xls/.xlsx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text (.txt). Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei. Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder Kopieren), akzeptiert das System nicht immer. Das hängt von der Software ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat. Anhänge sind im Format bis DIN A4 möglich. 5. Einen besonders wichtigen E POSTBRIEF als Einschreiben versenden. Sie wählen wie vom Postschalter gewohnt eine Einschreibenoption (siehe HINWEIS Einschreiben werden gedruckt Wenn Sie Einschreiben mit dem E POST MAILER erstellen, wird der rein digitale Dokumentfluss unterbrochen. Einschreiben werden gedruckt, und der Zusteller händigt sie dem Empfänger physisch aus. Normale Briefe dagegen werden automatisch elektronisch zugestellt, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat (diese Standardeinstellung können Sie ändern). Um den digitalen Dokumentfluss nicht bei Einschreiben zu unterbrechen, können Sie ins E POST Portal ausweichen. Dort können Sie Einschreiben mit Versandbestätigung oder Einschreiben mit Empfangsbestätigung erstellen, die elektronisch zugestellt werden, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat. 6. E POSTBRIEF versenden: a. Schaltfläche Zum Versand wählen. b. Mit E POST Adresse und Passwort einloggen. c. Bei elektronischem Versand: HandyTAN eingeben und bestätigen. 7. Optional: Speichern Sie den versendeten E POSTBRIEF lokal als PDF-Datei. Im Versandprotokoll erhalten Sie einen Überblick über alle E POSTBRIEFE, die Sie von Ihrem PC aus versendet haben. 8. Um Ihr Postfach zu prüfen, wählen Sie Zum Empfang. Oder doppelklicken Sie auf das E POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz. Ergebnis Sie finden versendete E POSTBRIEFE im Gesendet-Ordner. Nutzen Sie auch folgende Werkzeuge: Elektronische Interaktion ermöglichen mit QR-Codes Fügen Sie einen oder mehrere QR-Codes ein, damit Ihr Empfänger mit seinem Smartphone sofort aktiv werden kann. Sie können ihn beispielsweise auf Ihre Web-Seite oder zu einen Download-Link leiten, eine Antwort- vorformulieren, Ihre Kontaktdaten bereitstellen oder einen Termin vorschlagen. Siehe 5.5 Mit QR-Codes digitale Interaktion ermöglichen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 6

11 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER Rechnungen senden Versenden Sie eine Rechnung oder einen Spendenaufruf. Der Empfänger scannt den Brief und überweist online. Dafür erzeugen Sie einen grafischen Bezahlcode und Giro- Code mit den nötigen Daten. Das geht bei einzelnen Briefen, aber auch bei Serienbriefen, in die Sie individuelle Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext einfügen. Siehe Rechnungen senden. Signatur einfügen Um Ihre Anschreiben persönlicher zu gestalten, fügen Sie eine Bilddatei mit Ihrer handschriftlichen Signatur ein. Siehe Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift?. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 7

12 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Erfahren Sie im Detail alles, was nötig ist, um einen E POSTBRIEF physisch oder elektronisch zu senden. 3.1 Unternehmen im E POST System registrieren Registrieren Sie Ihr Unternehmen in nur 4 Schritten im E POST System. Voraussetzung ü ü Sie haben eine Verbindung zum Internet. Sie haben Ihr persönliches Mobiltelefon zur Hand. Vorgehen 1. Wählen Sie unter Registrieren > Als Geschäftskunde registrieren. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Die Deutsche Post AG prüft ihren Antrag und gleicht ihn z. B. mit dem Unternehmensregister ab. Die Dauer der Prüfung hängt von der Vollständigkeit und Qualität der Daten ab. Weiteres Vorgehen Legen Sie bis zu 50 E POSTBRIEF Konten für Gruppenpostfächer oder individuelle Mitarbeiter Ihres Unternehmens oder Organisation bis zu 3 Administrator-Konten an. Siehe auch 4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit E POST Unternehmensadresse anlegen 4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen 3.2 E POST Programm herunterladen und installieren Installieren Sie E POST MAILER und E POST CLOUD auf Ihrem Windows-Rechner. Voraussetzung ü ü ü Sie haben eine Verbindung zum Internet. Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner. Sie haben eines der folgenden Betriebssysteme: ü Microsoft Windows 10 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 8.1 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit) Vorgehen 1. Laden Sie unter die Datei E POST_Setup.exe kostenlos herunter. 2. Starten Sie das Installations-Programm. Siehe auch Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? 3. Bestätigen Sie die AGB, und wählen Sie Weiter. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 8

13 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 4. Legen Sie fest, wo das E POST Programm installiert werden soll, und bestätigen Sie mit Weiter. Siehe auch Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? 5. Entscheiden Sie, ob Sie Privat- oder Geschäftskunde sind (oder werden möchten), und wählen Sie Jetzt installieren. Als Geschäftskunde sind Sie Vertreter einer juristischen Person (z. B. GmbH, GbR) oder Freiberufler. Informationen zu Konditionen für Geschäftskunden finden Sie unter Sind Sie bereits als Privatkunde oder als Geschäftskunde bei der E POST registriert? Das erkennen Sie an Ihrer E-POST Adresse. Privatkunden-Adressen enden Geschäftskunden-Adressen enden Sie haben noch gar keine E POST Adresse? Dann registrieren Sie sich nach der Installation des Programms. Das Registrieren dauert nur wenige Minuten. Danach können z. B sofort Ihren ersten E POSTBRIEF senden. Oder als Privatkunde Dokumente in der E POST CLOUD speichern. TIPP E POST CLOUD nutzen Legen Sie zusätzlich zu Ihrem Geschäftskundenkonto auch ein Konto als Privatkunde an. Auf diese Weise sichern Sie sich 5 GB kostenlosen Online-Speicherplatz. Siehe auch 6.1 Häufig gestellte Fragen zur E POST CLOUD. Hintergrund Die E POST CLOUD steht zurzeit nur Privatkunden zur Verfügung. Zusätzlicher Installationsaufwand fällt nicht an. Sie müssen sich nur als Privatkunde einloggen. Siehe auch 6. Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD. 6. Stellen Sie sicher, dass ein PDF-Viewer installiert ist. Hintergrund Damit Sie ein PDF-Dokument als E POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Die E POST Software ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8.1). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter reader herunter. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 9

14 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Ergebnis Der Druckertreiber E POST MAILER ist installiert. Aus jeder Anwendung, die den Druckdialog unterstützt, können Sie E POSTBRIEFE versenden. HINWEIS Druckereinstellungen ändern Manchmal wird der E POST MAILER als Standard-Drucker angelegt. Um die Einstellung zu ändern, wählen Sie z. B. unter Windows 7 Start > Geräte und Drucker und dann im Kontextmenü des gewünschten Druckers Als Standarddrucker festlegen Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? Auf Ihrem PC werden folgende Software-Pakete entweder automatisch im Hintergrund installiert oder bei Bedarf aktualisiert (Abbildung auf Seite 10): Ghostscript (von Artifex Software Inc.), zum Erstellen von PDF-Dateien Multi file port monitor (mfilemon), eine Open Source-Software, die das Erzeugen von Dateinamen automatisiert Microsoft.NET Framework 4.5 Abbildung Speicherbedarf für nötige Softwarepakete, die typischerweise aktualisiert oder manchmal neu installiert werden Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 10

15 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? Sie haben das Installationsprogramm E POST_Setup.exe heruntergeladen und gestartet. Das Installieren schlägt aber fehl. Es erscheint die Fehlermeldung Installation nicht erfolgreich. Mögliche Ursache: Das Installationsprogramm kann keinen Kontakt zum Update-Server der Deutschen Post AG herstellen. Das kann z. B. in Unternehmensnetzwerken vorkommen, in denen die Kommunikation über einen sogenannten Proxy erfolgt und dieser Proxy automatisch durch ein Skript konfiguriert wird. Das Installationsprogramm kann dann Software-Komponenten nicht herunterladen. Vorgehen Kontaktieren Sie Ihren Netzwerkadministrator, um mögliche Netzwerk- Verbindungsprobleme als Ursache auszuschließen. Siehe auch 7.4 Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen?. 3.3 Briefe mit dem E POST MAILER senden Nutzen Sie eine der verschiedenen Möglichkeiten, E POSTBRIEFE mit dem E POST MAILER zu versenden. Dieses Kapitel stellt Ihnen typische Wege vor, z. B.: ein einzelnes Anschreiben mit Adresse (nach Gestaltungsnorm DIN 5008) als E POSTBRIEF senden: Typisches Anschreiben senden ein einzelnes Dokument, das keine Adresse enthält, als E POSTBRIEF senden: Dokument mit Deckblatt senden mehrere vorbereitete Anschreiben senden: Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander senden einen E POSTBRIEF mit Anhängen senden: Anhänge hinzufügen Online-Zahlungen ermöglichen: Rechnungen senden Briefe im Massenversand senden: Serienbriefe senden Briefzusatzleistungen nutzen: Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden festlegen, dass ein E POSTBRIEF auf jeden Fall physisch gesendet wird, selbst wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat: Versandoptionen festlegen und Senden starten Typisches Anschreiben senden Senden Sie ein Anschreiben, das Sie mit einem typischen Textverarbeitungsprogramm erstellt haben (z. B. Microsoft Word, LibreOffice Writer). Die Anwendung erkennt die Empfänger-Adresse automatisch. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 11

16 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt TIPP Nutzen Sie die Musterbriefe, die wir Ihnen für zahlreiche Anwendungsfälle (Einladung, Kündigungen, Mahnung usw.) bereitstellen. Sie finden die Musterbriefe unter Start > Programme > Deutsche Post AG oder über das Kontextmenü des E POST MAILER Symbols im Windows-Benachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des Windows-Desktops (Abbildung auf Seite 12, Position 1, 2). Im Verzeichnis Gestaltungsvorlagen finden Sie darüber hinaus verschiedene Layout- Vorschläge, mit denen Sie leicht Ihre eigene Dokumentvorlage für E POSTBRIEFE erstellen können. Siehe auch 5.1 Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen. Abbildung Musterbriefe verwenden Vorgehen Ergebnis 1. Um den E POST MAILER aus Ihrem Anwendungsprogramm heraus zu starten, öffnen Sie den Druckdialog (z. B. mit Datei > Drucken) und wählen E POST MAILER. Standardmäßig wird in der Briefvorschau ein stilisierter Briefumschlag angezeigt. Das System zeigt an, wo Sie das Layout Ihres Briefs ändern müssen, damit er den Layout-Vorgaben des E POST Systems entspricht. An den Seitenrändern sind Sperrflächen eingeblendet, die für Steuerungsinformationen beim Drucken des Briefs im Rechenzentrum freibleiben müssen. Inhalte, die Sie dort platziert haben, werden weiß überdeckt. Siehe auch Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? 2. Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief den Layout-Vorgaben nicht entspricht (Abbildung auf Seite 13, Position 1), dann wählen Sie Werkzeuge zur Korrektur (Abbildung auf Seite 13, Position 2). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 12

17 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Korrekturwerkzeuge öffnen Sie haben folgende Möglichkeiten: Adresse neu positionieren: Verschieben Sie die Empfänger- und/oder Absender- Adresse mit der Maus. Siehe auch 5.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 13

18 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Deckblatt hinzufügen: Versenden Sie den Brief ohne Anpassungen. Sie geben die Adressdaten ein (Abbildung auf Seite 14, Position 1), die das System auf ein separates Deckblatt druckt (Abbildung auf Seite 14, Position 2). Siehe auch Dokument mit Deckblatt senden. Abbildung Adressdaten für Deckblatt eingeben 3. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch Anhänge hinzufügen. 4. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E POSTBRIEF als Einschreiben gesendet werden soll. Siehe auch Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden. 5. Optional: Wenn Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift in den E POST MAILER importiert haben, fügen Sie sie unter Werkzeuge > Einfügen > Unterschrift ein (Abbildung auf Seite 15, Position 1) und schieben Sie sie mit der Maus an die gewünschte Position. Sie haben noch keine Unterschriftsdatei? Dann folgen Sie den Hinweisen unter Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 14

19 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Unterschrift einfügen 6. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt werden soll. Soll er gedruckt werden (statt elektronisch versendet zu werden)? Dann legen Sie fest, ob in Farbe oder schwarz-weiß. HINWEIS Einschränkung für Neukunden Wenn Sie sich nach dem als Geschäftskunde registriert haben, können Sie Briefe nur postalisch senden. Siehe auch Versandoptionen festlegen und Senden starten Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift? Scannen oder fotografieren Sie Ihre Unterschrift, und machen Sie den Hintergrund transparent. Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 15

20 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Dabei stellen Sie sicher, dass die Grafikdatei folgende Eigenschaften hat: Die Grafik hat die Originalgröße Ihrer Unterschrift, z. B. eine Breite von 7 cm. Die Auflösung ist mindestens 150 dpi. Wir empfehlen eine Auflösung von 300 dpi. Hintergrund Sie können die Größe der Unterschrift ändern, nachdem Sie sie in einen Brief eingefügt haben. Um die Unterschrift bei Bedarf vergrößern zu können, muss die Auflösung der Grafikdatei jedoch größer als 150 dpi sein. Wir zeigen an einem Beispiel, wie Sie das erreichen. Voraussetzung ü Sie haben ein Bildbearbeitungs-Programm, mit dem Sie Bilder mit transparentem Hintergrund erzeugen können. HINWEIS Welche Programme sind geeignet? Kostenlose Bildbearbeitungs-Programme für Microsoft Windows sind z. B. das einfache paint.net (nicht zu verwechseln mit Microsoft Paint) oder das weitverbreitete, funktionsreiche Gimp. Im folgenden Beispiel setzen wir voraus, dass Sie Gimp installiert haben. Sie können eine virengeprüfte Installationsdatei z. B. unter herunterladen. Vorgehen 1. Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein Blatt Papier, und legen Sie es in Ihren Scanner. Alternativ: Nehmen Sie Ihre Unterschrift mit dem Smartphone oder einer Digitalkamera auf. 2. Wählen Sie eine sehr hohe Auflösung (mindestens 600 dpi), und starten Sie das Scannen. In unserem Beispiel entscheiden wir uns bei Text- und Fotoauflösung für 1200 dpi (Abbildung auf Seite 16). Abbildung In den Scanner-Einstellungen hohe Auflösung wählen 3. Schneiden Sie die eingescannte Unterschrift auf die gewünschte Größe zu (Abbildung auf Seite 17), und speichern Sie das Bild im Format.png. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 16

21 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Bild mit der Scanner-Software zuschneiden Ergebnis Trotz der hohen Auflösung hat die Bilddatei nur eine Größe von wenigen Kilobyte, in unserem Beispiel 55 kb (Abbildung auf Seite 17). Abbildung Dateigröße der zugeschnittenen Grafik 4. Öffnen Sie die Bilddatei in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm. In unserem Beispiel arbeiten wir mit Gimp. 5. Das wichtigste zuerst: Legen Sie die die Auflösung und die Größe der Grafik fest. a. Wählen Sie Bild > Bild skalieren (Abbildung auf Seite 17, Position 1). Abbildung Menüpunkt Bild > Bild skalieren Ergebnis Das Dialogfenster Bild skalieren öffnet sich. b. Stellen Sie eine X- und Y-Auflösung von mindesten 150 Pixel pro Zoll (Listeneintrag Pixel/in) ein (Abbildung auf Seite 18, Position 1). In unserem Beispiel nehmen wir die empfohlenen 300 dpi. c. Kalkulieren Sie die gewünschte Breite. Multiplizieren Sie dazu die gewünschte Größe mit 1,1. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 17

22 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Beispiel Unsere Grafik soll etwa 7 Zentimeter breit sein. Um auf ungefähr diesen Wert zu kommen, geben wir im Feld Breite 7.7 cm ein, also 10 % mehr (Abbildung auf Seite 18, Position 2). Das System ermittelt die entsprechende Höhe. Die Nachkommastellen der Werte für Höhe und Breite ergeben sich aus Rundungsungenauigkeiten. Denn das Programm rechnet Pixel in Zentimeter um. Hintergrund Die Größe einer Grafik (Länge und Breite in mm) ist ein relativer Wert. Sie leitet sich aus der Anzahl der Pixel und der Auflösung ab. Bei einer gegebenen Auflösung kann ein und dieselbe Grafik deshalb in verschiedenen Programmen verschieden groß dargestellt werden. Wenn Sie, wie in unserem Beispiel, mit Gimp die Grafik erzeugen, müssen Sie ungefähr 10 % hinzufügen, damit sie im E POST MAILER ungefähr die gewünschte Größe hat. Unsere Gimp-Beispielgrafik ist physikalisch 909 Pixel breit. Die Größe in Zentimetern gibt dagegen nur einen ungefähren Anhaltspunkt. Bei anderen Grafikprogramen kann es anders sein. d. Wählen Sie Skalieren (Abbildung auf Seite 18, Position 3). Abbildung Auflösung und Größe der Unterschriftsdatei festlegen Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 18

23 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 6. Machen Sie den Hintergrund transparent, damit die Unterschrift natürlich wirkt. a. Wählen Sie Ebene > Transparenz > Alphakanal hinzufügen. b. Wählen Sie im Werkzeugkasten den Zauberstab (Abbildung auf Seite 19, Position 1), und klicken Sie auf die Fläche im Hintergrund Ihrer Unterschrift. Abbildung Zauberstab in der Werkzeugkiste des Programms Gimp c. Vergrößern Sie die Ansicht, und klicken Sie mit gedrückter Shift-Taste auf verbliebene weiße Flächen. In unserem Beispiel in den Buchstaben a, sowie s und t (Abbildung auf Seite 19, Position 1, 2, 3). Abbildung Alle transparenten Flächen markieren d. Wählen Sie Bearbeiten > Löschen. Ergebnis Der Hintergrund wird kariert dargestellt. Das bedeutet, dass der Hintergrund jetzt transparent ist (Abbildung auf Seite 20). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 19

24 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Karierter Hintergrund steht für Transparenz 7. Schneiden Sie unnötige Ränder ab. Damit vermeiden Sie z. B. dass Sie versehentlich die Sperrflächen am linken Seitenrand mit einem unsichtbaren Teil der Grafik überlagern. a. Wählen Sie im Werkzeugkasten Rechteckige Auswahl (Abbildung auf Seite 20, Position 1). b. Ziehen Sie einen möglichst engen Rahmen um Ihre Unterschrift (Abbildung auf Seite 20, Position 2). c. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden. d. Wählen Sie Datei > Erstellen > Aus Zwischenablage. Abbildung Ränder beschneiden 8. Exportieren Sie die Datei im Format.png. Nur Bilder im Format.png können einen transparenten Hintergrund haben. Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt. a. Wählen Sie Datei > Exportieren als, geben Sie einen Dateinamen ein, und stellen Sie sicher, dass das Format.png ist (Abbildung auf Seite 21, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 20

25 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung PNG-Datei exportieren b. Wählen Sie Exportieren (Abbildung auf Seite 21, Position 2). Ergebnis Das Dialogfenster Bild exportieren als PNG erscheint. Abbildung Exportoptionen festlegen c. Stellen Sie sicher, dass folgende Kontrollkästchen markiert sind (Abbildung auf Seite 21, Position 1a, 1b): Auflösung speichern Farbwerte aus transparenten Pixeln speichern Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 21

26 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt d. Wählen Sie ein niedriges (0) oder mittleres (in unserem Beispiel 4) Kompressionsniveau (Abbildung auf Seite 21, Position 2). Im Ausdruck ist die Wirkung des Kompressionsniveaus allerdings in der Regel minimal. Es wirkt sich aber merklich auf die Dateigröße aus. In unserem Beispiel hat die Datei bei Kompressionsniveau 4 eine Größe von 67 kb. Bei Kompressionsniveau 0 dagegen wäre die Datei mit 456 kb unnötig groß. e. Wählen Sie Exportieren (Abbildung auf Seite 21, Position 3). Ergebnis Die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift ist jetzt einsatzbereit. 9. Importieren Sie die Grafik-Datei in Ihren E POST MAILER: a. Erstellen Sie ein Anschreiben und starten Sie die Anwendung. b. Wählen Sie unter Einstellungen > MAILER die Registerkarte Unterschrift. c. Wählen Sie Datei auswählen, um die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift zu importieren. d. Optional: Um die Datei mit einem Passwort zu sichern, wählen Sie Passwort vergeben. Die Option ist sinnvoll, wenn mehrere Personen die Anwendung nutzen. Durch den Passwortschutz verhindern Sie, dass jemand versehentlich eine falsche Unterschriftsdatei verwendet. e. Wählen Sie Speichern. Ergebnis Sie sind wieder in der Briefvorschau. f. Um das Einfügen der Unterschrift zu testen, wählen Sie Werkzeuge > Einfügen > Unterschrift. g. Optional: Ändern Sie bei Bedarf die Größe der Unterschrift. Ziehen Sie den Rahmen an einer der Ecken größer oder kleiner. Um die Unterschrift bei Bedarf vergrößern zu können, muss die Auflösung der Grafikdatei jedoch größer als 150 dpi sein Dokument mit Deckblatt senden Senden Sie Dokumente, die anders als typische Anschreiben keine Empfänger- Adressen enthalten. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 22

27 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Beispiel Sie haben mit einem beliebigen Anwendungsprogramm ein Dokument erstellt (oder auch eingescannt): eine Grafik ein Blatt aus einer Tabellenkalkulation eine Folie aus einer Präsentation Ihr Dokument enthält eine Empfängeradresse, aber der E POST MAILER kann sie aus technischen Gründen nicht erkennen. Das kann beispielsweise bei einem Anschreiben passieren, das Sie mit einem DTP- Programm wie Adobe InDesign oder Scribus geschrieben haben (DTP-Programme behandeln Textfelder wie Grafiken). Wenn der Empfänger keine E POST Adresse hat, versenden Sie solche Dokumente, indem Sie ein Deckblatt mit der postalischen Empfängeradresse hinzufügen. HINWEIS Portokosten Bei der Berechnung des Preises wird das Deckblatt mitgezählt. Vorgehen Ergebnis 1. Öffnen Sie das Dokument, und wählen Sie im Druckmenü E POST MAILER. Die Anwendung startet, und das Dokument wird in der Briefvorschau angezeigt. Typischerweise werden Sperrflächen im Adressfeld vom Inhalt des Dokuments überdeckt. Wenn das der Fall ist, zeigt das System entsprechende Fehler an. Siehe auch Ein Dokument, das ich als E POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau wieso? 2. Wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat, erfassen Sie sie, und fahren Sie fort mit Schritt Markieren Sie das Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse. 4. Erfassen Sie die Empfängeradresse (maximal 5 Zeilen): Stellen Sie sicher, dass die Postleitzahl 5-stellig ist. Kürzen Sie den Namen des Empfängers oder der Straße ab, wenn er die Größenbegrenzung für das Adressfeld überschreitet. Beispiel Dr.-F.-Lohmüller-Str. statt Dr.-Fritz-Lohmüller-Straße Fassen Sie bei Bedarf Daten in der Zeile Zusätzliche Adressinformation zusammen. Hintergrund Die Empfängeradresse darf nicht mehr als 5 Zeilen umfassen. Siehe auch Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 23

28 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 5. Erfassen Sie Ihre postalische Absenderadresse (die im Adressfeld Ihres Briefs oberhalb der Empfängeradresse erscheinen wird), unter Einstellungen > MAILER > Ihre Standardtexte im Eingabefeld Anschrift Absender. 6. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch Anhänge hinzufügen. 7. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E POSTBRIEF als Einschreiben gesendet werden soll. Siehe auch Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden. 8. Prüfen Sie den gesamten Brief einschließlich Anhängen in der Briefvorschau. Stellen Sie so sicher, dass alle relevanten Inhalte Ihres Dokuments im Rechenzentrum der Deutsche Post AG gedruckt werden können. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 24

29 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt ACHTUNG Anlagen in der Briefvorschau prüfen Prüfen Sie vor dem Versenden in der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängten Dateien korrekt angezeigt werden. Wir können Dokumente und Anhänge bis zum Format DIN A4 drucken. Dazu wandelt die Anwendung sie in PDF-Dokumente um. PowerPoint-Dateien oder Dateien im Querformat werden vor dem Drucken gedreht. Sperrflächen werden automatisch geweißt. Achten Sie beispielsweise auf die Sperrflächen an den Rändern, besonders auf die 12 mm breite Sperrfläche am linken unteren Rand (Abbildung auf Seite 25, Position 1) (bei Querformaten am oberen Rand, Abbildung auf Seite 25, Position 2), die von der Deutschen Post AG für das Drucken benötigt und deshalb weiß überdeckt werden. Abbildung Anlagen in der Briefvorschau prüfen 9. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt werden soll. Soll er gedruckt werden (statt elektronisch versendet zu werden)? Dann legen Sie fest, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 25

30 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt HINWEIS Einschränkung für Neukunden Wenn Sie sich nach dem als Geschäftskunde registriert haben, können Sie Briefe nur postalisch senden. Siehe auch Versandoptionen festlegen und Senden starten Ein Dokument, das ich als E POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau wieso? Sie wollen ein Dokument als E POSTBRIEF versenden. Sie starten mit Datei > Drucken den E POST MAILER, aber das Dokument erscheint nicht in der Briefvorschau. Wahrscheinliche Ursache: Das Dokument ist sehr komplex (es enthält z.b. eine tief verschachtelte Tabelle oder hochauflösende Grafiken). Ein solches Dokument wird auch auf Ihrem Drucker mehr Zeit als gewöhnliche Dokumente beanspruchen. Die Geschwindigkeit, mit welcher die Anwendung ein komplexes Dokument verarbeiten und darstellen kann, hängt unter anderem von der Rechnerleistung Ihres PCs ab. Es kann in manchen Fällen einige Minuten dauern, bis das Dokument in der Briefvorschau vollständig sichtbar ist. Vorgehen Haben Sie etwas Geduld. Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken. Eine optimale Druckqualität erreichen Sie mit 300 dpi. Wenn es häufig vorkommt, dass Sie komplexe Dokumente versenden, verwenden Sie einen leistungsstärkeren PC, oder rüsten Sie Ihren PC auf. Folgende Maßnahmen sind wirksam: Prozessor mit höherem Takt Schnellere Festplatte, am besten eine SSD In geringerem Maß auch mehr Arbeitsspeicher Das ist hilfreich, wenn die Dokumente sehr groß sind was bei komplexen Dokumenten in der Regel der Fall ist Vorgehen Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander senden Versenden Sie mehrere Dokumente, die Sie fürs Versenden vorbereitet haben, gleichzeitig. Das geht bei Dokumenten, die Sie in einem der folgenden Formate gespeichert haben: Adobe PDF Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xsl/.xslx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text:.txt 1. Markieren Sie die Dokumente mit gedrückter Strg-Taste. 2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Drag & Drop: Ziehen Sie sie auf das E POST MAILER Symbol auf Ihrem Desktop Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 26

31 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Kontextmenü: Wählen Sie im Kontext-Menü den Menüpunkt Versenden mit E POST MAILER. Ergebnis Die Anwendung startet so lange neu, bis Sie jedes Dokument als einzelnen E POSTBRIEF versendet haben. Anhänge hinzufügen Fügen Sie Ihrem E POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzu. Bei Briefen, die Sie an physische Postadressen versenden, können Sie Anhänge folgender Formate hinzufügen: Adobe PDF Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xsl/.xslx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text:.txt TIPP Druckqualität von PDF-Anhängen sicherstellen Beispiel: Sie speichern Preislisten oder AGBs im Format PDF. Ein Foto, das Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, scannen Sie und speichern es im Format PDF. Oder Sie fügen es als Bilddatei (z. B. im Format.jpg) in eine Word-Datei ein. Um das Ergebnis zu optimieren, stellen Sie Folgendes sicher: Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi. Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-Datei ein geeignetes Programm und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest. Geeignete Programm sind z. B. PDF-Konverter wie Adobe Acrobat Distiller. TIPP Wie Sie freie Office-Anwendungen einsetzen Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft- Format oder als PDF-Datei. Wenn ein E POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortsetzung des E POSTBRIEFS gedruckt. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 27

32 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt ACHTUNG Größenbegrenzung beachten Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E POSTBRIEFS können Sie elektronische E POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB senden. Physisch zugestellte E POSTBRIEFE können maximal 94 Blatt haben. eine maximale Größe von 20 MB haben. Voraussetzung ü Sie haben einen PDF-Viewer installiert. Damit Sie ein PDF-Dokument als E POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Die E POST Software ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8.1). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter herunter. Vorgehen 1. Wählen Sie Anhänge. 2. Fügen Sie die gewünschten Dokumente hinzu. 3. Sie haben folgende Möglichkeiten: Um eigene Anhänge hinzuzufügen, wählen Sie Lokale Datei hinzufügen. Um einen zentral bereitgestellten Standard-Anhang hinzuzufügen, wählen Sie Zentrale Datei hinzufügen (Abbildung auf Seite 29, Position 1). Das Dialogfenster Anhang auswählen erscheint. Markieren Sie den oder die gewünschten Anhänge (Abbildung auf Seite 29, Position 2), und bestätigen Sie mit Auswählen. Das System fügt die Anhänge in der Reihenfolge hinzu, wie Sie sie selektiert haben. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 28

33 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Zentral bereitgestellte Anhänge wählen Eine PDF-Datei lässt sich nicht als Anhang hinzufügen oder als E POSTBRIEF versenden wieso? Sie wollen eine PDF-Datei einem E POSTBRIEF als Anhang anfügen. Es erscheint jedoch eine Fehlermeldung This operation is not permitted, und die Anwendung zeigt die Meldung mit der Nummer Oder: Sie wollen mit Datei > Drucken die Anwendung starten. Aber das Druckmenü ist nicht aktiv. Mögliche Ursache: Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder Kopieren), akzeptiert das System nicht immer. Das hängt von der Software ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat. HINWEIS Geschützte Office-Dokumente Bei geschützten Office-Dokumenten besteht dieses Problem typischerweise nicht. Das System fordert Sie beim Hinzufügen nur auf, das Passwort einzugeben. Vorgehen Wenn Sie sicher sind, dass das Urheberrecht des Autors gewahrt ist, können Sie die Datei drucken, einscannen und als ungeschützte PDF-Datei anhängen oder versenden Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau was tun? Sie fügen eine PDF-Datei einem E POSTBRIEF als Anhang an. Es erscheint jedoch eine Fehlermeldung, und der Inhalt der Datei wird nicht in der Briefvorschau angezeigt. Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 29

34 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Vorgehen Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E POST MAILER, und wiederholen Sie den Vorgang Vorgehen Ergebnis Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden Senden Sie besonders wichtige Briefe per Einschreiben. Sie erhalten dann eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält. Um ein Einschreiben zu senden, wählen Sie im E POST MAILER den klassischen Versandweg. Denn die Deutsche Post AG liefert Einschreiben, die Sie mit dem E POST MAILER erstellen, aus technischen Gründen immer als gedruckte Dokumente aus, die der Zusteller physisch aushändigt. Elektronisch zugestellte Einschreiben können Sie aus E POST Portal versenden und so einen vollständig digitalen Dokumentfluss erreichen. 1. Erstellen Sie den E POSTBRIEF. Siehe auch Typisches Anschreiben senden. 2. Wählen Sie unter Einschreiben eine der möglichen Arten von Einschreiben Einschreiben Einwurf: Der Zusteller der Deutschen Post AG legt den Brief in einen Briefkasten, Postfach o.ä. des Empfängers und bestätigt dies mit seiner Unterschrift. Einschreiben (ohne Optionen): Nicht nur der Empfänger persönlich, sondern auch ein berechtigter Empfänger, z. B. ein Ehegatte, darf den Empfang bestätigen. Einschreiben nur mit Option Eigenhändig: Ausschließlich der Adressat darf den Empfang bestätigen. Einschreiben nur mit Option Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftliche Bestätigung eines berechtigen Empfängers über die Zustellung als Original zugesandt. Wählen Sie Einschreiben Rückschein z. B. dann, wenn Sie die Auslieferung wichtiger Dokumente oder die Einhaltung von Fristen rechtssicher nachweisen wollen (z. B. bei einer Kündigung). Einschreiben mit den Optionen Eigenhändig und Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftliche Bestätigung des Empfängers persönlich über die Zustellung als Original zugesandt. Vor dem Versand zeigt das System neben den Versandoptionen wie Farbdruck oder Deckblatt die Art des Einschreibens an. In Ihrem Postfach im E POST Portal erhalten Sie eine Versandbestätigung im Format PDF. In der Versandbestätigung steht die Tracking-Nummer. Empfangsbestätigungen oder Rückscheine erhalten Sie physisch per Post. Rechnungen senden Senden Sie Rechnungen, die Ihre Empfänger bequem online bezahlen können. Ihr Vorteil: Der Empfänger muss die Rechnungsdaten nicht manuell einfügen, Fehler werden vermieden. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 30

35 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt HINWEIS So machen Sie das Bezahlen bequem Sie fügen die Rechnungsdaten als grafische QR-Codes ein. Der Anwender scannt den BezahlCode oder GiroCode mit dem Smartphone, erhält so die korrekten Rechnungsdaten und überweist online. Siehe zur Funktionsweise aus Kundensicht z. B. Sie stellen zusätzlich einen vorausgefüllten Überweisungsträger mit allen Rechnungsdaten bereit. Ihre Vorteile: Sie geben Rechnungsdaten wie Verwendungszweck und Betrag für den Zahlungsvorgang vor. Dadurch wirken Sie falschen oder nicht eindeutigen Zuordnungen von Zahlungseingang und Rechnung entgegen. Sie erhöhen den Komfort bei den Empfängern Ihrer Rechnungen. Dadurch können sich die Zeiten bis zur Begleichung Ihrer Forderungen verkürzen. TIPP Rechnungen als Serienbrief versenden Sie wollen zahlreiche Rechnungen mit jeweils individuellen Rechnungsdaten auf einmal versenden, indem Sie einen Serienbrief erstellen? Dann müssen Sie nur die Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext in die einzelnen Briefe einbetten. Typischerweise fügen Sie entsprechende Platzhalter in Ihre Dokumentvorlage für E POSTBRIEFE ein und füllen die Platzhalter aus einer Datenbank. Siehe auch Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein? Das System unterstützt elektronische Rechnungen bis zu einem Betrag von maximal 5.000,00 Euro postalisch versendete Rechnungen ohne Begrenzung des Rechnungsbetrags Vorgehen 1. Erfassen Sie einmalig Ihre Bankverbindung. Dazu wählen Sie unter Einstellungen > MAILER die Registerkarte SEPA (Abbildung auf Seite 32, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 31

36 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Bankverbindung hinterlegen 2. Optional: Ändern Sie bei Bedarf den Belegschlüssel auf dem Überweisungsträger. Standardmäßig ist auf Zahlungsträgern der Belegschlüssel 08 (sogenannter SEPA- Überweisungs-/Zahlscheinvordruck, neutral/lotterie) eingestellt (Abbildung auf Seite 32, Position 2). Beispiel Sie wollen Spendenzahlungen (Belegschlüssel 06) von umsatzsteuerpflichtigen Rechnungsbeträgen (SEPA-Überweisung/Zahlschein, neutral/lotterie, 08) unterscheiden. HINWEIS Der Belegschlüssel wird nur bei Überweisungsträgern übermittelt, die ein Rechnungszahler bei seiner Bank physisch einreicht, nicht Rechnungen, die der Empfänger online begleicht. Der Belegschlüssel erscheint rechts unten auf dem Überweisungsträger (Abbildung auf Seite 34, Position 4). 3. Erstellen Sie den E POSTBRIEF. Siehe auch Typisches Anschreiben senden. 4. Markieren Sie unter Anhänge das Kontrollkästchen Überweisungsträger hinzufügen (Abbildung auf Seite 33, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 32

37 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Eingabe der Rechnungsdaten aktivieren 5. Optional: Geben Sie die Rechnungsdaten Betrag und Verwendungszweck ein (Abbildung auf Seite 34, Position 1). Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder also leer lassen. Beispiel Sie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf. Bei einem Spendenaufruf überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzusetzen und im Verwendungszweck die Zweckbestimmung der Spende festzulegen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 33

38 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Rechnungsdaten eingeben Ergebnis Das System generiert einen Anhang mit grafischem Bezahl-Code und GiroCode für die Banking-Apps verschiedener Anbieter und zeigt sie in der Vorschau an (Abbildung auf Seite 34, Position 2). Der Anhang enthält auch einen Überweisungsträgervordruck mit den Rechnungsdaten (Abbildung auf Seite 34, Position 3), die Sie eingegeben haben, sowie mit der Bankverbindung und dem Belegschlüssel, die Sie unter Einstellungen > MAILER > SEPA festgelegt haben. Der Empfänger Ihrer Rechnung scannt den QR-Code auf der Seite mit dem Überweisungsträger (Abbildung auf Seite 35). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 34

39 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Überweisungsträger und QR-Code im elektronischen E POSTBRIEF Oder Ihr Empfänger unterschreibt den Zahlungsvordruck wie gewohnt und reicht ihn der Bank ein (Abbildung auf Seite 36). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 35

40 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Vorausgefüllten Überweisungsträger einreichen Serienbriefe senden Senden Sie Serienbriefe mit dem E POST MAILER so, wie Sie sie bisher mit Ihrem Drucker gedruckt haben. Sie legen lediglich eine Steuerungsinformation fest, die es dem E POST MAILER erlaubt, die einzelnen Briefe voneinander zu unterscheiden. Diese Steuerungsinformation kann ein Ausdruck sein, der ohnehin in jedem Brief vorkommt, beispielsweise die Datumszeile ( Bonn, den ). Oder Sie fügen einen beliebigen Ausdruck ein, den Sie weiß formatieren, so dass er im gedruckten Brief nicht sichtbar ist. Wie Sie eine geeignete Steuerungsinformation finden und in den Einstellungen festlegen, erfahren Sie in der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung. Einschreiben können Sie nicht als Serienbriefe senden. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 36

41 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt HINWEIS Dokumentvorlagen verwenden Typischerweise verwenden Sie für das Erstellen von Serienbriefen eine Dokumentvorlage, die alle Platzhalter (Seriendruckfelder) für die Adressdaten (Vorname, Name, Straße usw.) enthält. Die Platzhalter befüllen Sie aus einer Datenquelle (Datenbank oder Tabelle Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung) mit den entsprechenden Datenfeldern. Die folgende Anleitung gilt deshalb auch für das Anpassen einer solchen Dokumentvorlage. Siehe auch 5.1 Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen. HINWEIS Sehr umfangreiche Serienbriefe senden Eine funktionierende Dokumentvorlage zu haben, ist besonders dann wichtig, wenn Sie sehr umfangreiche Serienbriefe senden. In diesem Fall kann es nämlich vorkommen, dass Ihr Serienbrief nicht in der Briefvorschau angezeigt werden kann (weil beispielsweise der Arbeitsspeicher nicht ausreicht). Sie senden die Briefe dann ohne Sichtprüfung. Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie dabei sicher, dass alle Briefe den Layout- Anforderungen entsprechen und korrekt gedruckt werden. Vorgehen Ergebnis 1. Starten Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm, und erstellen Sie wie gewohnt einen Serienbrief. 2. Starten Sie den E POST MAILER. Die erste Seite Ihres Serienbriefs wird in der Briefvorschau angezeigt. Das System erkennt die einzelnen Briefe jedoch noch nicht als Briefe, sondern nur als Blätter eines einzigen Briefs (Abbildung auf Seite 37, Position 1). Abbildung Anzahl der Blätter anzeigen 3. Klicken Sie auf das Symbol Briefumschlag ein-/ausblenden (Abbildung auf Seite 38, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 37

42 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Briefumschlag ein-/ausblenden Ergebnis Der Brief wird ohne simulierten Briefumschlag angezeigt (Abbildung auf Seite 38). Abbildung Brief anzeigen Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 38

43 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 4. Suchen Sie auf der ersten Seite des Briefs einen Ausdruck, der in jedem Einzelbrief genau einmal vorkommt. Diesen Ausdruck werden Sie im späteren Schritt 5. als Steuerungsinformation für das Trennen der Briefe festlegen. Sie haben folgende Möglichkeiten: Sie können z. B. einen Ausdruck wählen, der im Briefkopf (z. B. ein Slogan Ihrer Organisation) oder in der Datumszeile (z. B. Bonn, den, Abbildung auf Seite 38, Position 1) vorkommt. Der Ausdruck darf allerdings in jedem Brief nur ein einziges Mal vorkommen. Wenn sich z. B. der Briefkopf auf jeder Seite wiederholt, wäre das nicht der Fall. Alternativ: Sie finden keinen absolut eindeutigen Ausdruck? Dann fügen Sie einen eindeutigen Ausdruck (z. B. [[NeuerBrief]] in doppelten eckigen Klammern) auf der ersten Seite jedes Einzelbriefs oder in Ihre Dokumentvorlage für Serienbriefe ein. Standardmäßig ist der Ausdruck <Seitenstart Serienbrief> als Steuerungsinformation hinterlegt. Formatieren Sie den Ausdruck mit der Schriftfarbe Weiß, damit er unsichtbar ist. Die Methode mit dem Weißtext empfiehlt sich besonders dann, wenn Sie Rechnungen mit jeweils individuellem Rechnungsbetrag und/oder Verwendungszweck als Serienbrief versenden. Denn in diesem Fall nutzen Sie ebenfalls Weißtext. Siehe auch Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein? ACHTUNG Platzieren der Steuerungsinformation Die Steuerungsinformation muss auf der ersten Seite jedes einzelnen Briefs platziert sein. Andernfalls kann der E POST MAILER sie nicht erkennen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 39

44 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt ACHTUNG Layouten mit Hilfe von Textfeldern Benutzen Sie z. B. in Microsoft Word Textfelder? Viele Anwender benutzen Textfelder, um Objekte wie das Adressfeld oder die Datumszeile auf der Seite zu platzieren. In diesem Fall müssen Sie in Ihrem Serienbrief oder Ihrer Dokumentvorlage sicherstellen, dass die Texte sich nicht mit der Steuerungsinformation überlappen. Da Sie die Steuerungsinformation typischerweise als unsichtbaren Weißtext formatieren, kann das leicht passieren. Passiert das bei allen Einzelbriefen, dann trennt der E POST MAILER die Einzelbriefe nicht. Passiert das jedoch nur bei einigen Einzelbriefen (wenn Sie keine Dokumentvorlage verwenden und Textfelder aus irgendwelchen Gründen verrutschen), dann werden die Einzelbriefe falsch getrennt. Sie übersehen dabei möglicherweise, dass die Anzahl der Einzelbriefe nicht stimmt. Einige Briefe werden dann an falsche Adressaten gesendet, während die korrekten Absender keinen Brief erhalten. Abhilfe: Damit Briefe nicht falsch adressiert werden, verwenden Sie eine Dokumentvorlage zum Erstellen Ihrer Serienbriefe. Stellen Sie sicher, dass sich der Inhalt des Textfelds mit der Steuerungsinformation nicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhalten anderer Textfelder überschneidet (Abbildung auf Seite 40). Siehe auch 5.1 Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen. Abbildung Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe 5. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung auf Seite 38, Position 2). 6. Tun Sie unter MAILER auf der Registerkarte Serienbrief Folgendes: a. Geben Sie im Eingabefeld Serienbrief-Indikator den Ausdruck ein, der den Anfang des jeweils nächsten Briefs markieren soll. Geben Sie, z. B. Bonn, den (Abbildung auf Seite 41, Position 1) ein. Oder geben Sie den Ausdruck ein, den Sie als unsichtbaren Weißtext eingefügt haben, beispielsweise <Seitenstart Serienbrief>. b. Wählen Sie Speichern (Abbildung auf Seite 41, Position 5). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 40

45 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Serienbrief-Indikator festlegen 7. Schließen Sie den E POST MAILER, und starten Sie ihn neu. Ergebnis Der E POST MAILER meldet, dass er einen Serienbrief erkennt (Abbildung auf Seite 41). Abbildung Serienbrief erkannt 8. Wählen Sie Als Serienbrief öffnen (Abbildung auf Seite 41, Position 1). Ergebnis Das System zeigt die Anzahl der erkannten Einzelbriefe an (Abbildung auf Seite 42, Position 1) und zeigt jeden Brief einzeln in der Briefvorschau an. Das Erzeugen der Briefvorschau kann je nach Anzahl der Einzelbriefe einige Minuten dauern. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 41

46 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Bei 500 typischen Briefen kann das beispielsweise 5 bis 15 Minuten dauern. Folgende Faktoren beeinflussen die Geschwindigkeit: Wenn hochauflösende Grafiken in den Briefen enthalten sind, kann das den Prozess erheblich verlangsamen. Ein großer Arbeitsspeicher oder eine hohe Prozessorleistung beschleunigen den Prozess. Abbildung Inhalt des Serienbriefs 9. Prüfen Sie, ob jeder Einzelbrief korrekt angezeigt wird. Bei Bedarf können Sie unter Einstellungen > MAILER auf der Registerkarte Serienbrief folgende Einstellungen vornehmen: a. Um in der Briefvorschau zu prüfen, ob das Layout der Briefe den Layout-Vorgaben des E POST Systems entspricht, markieren Sie das Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen in der Serienbriefvorschau anzeigen (Abbildung auf Seite 41, Position 3). HINWEIS Serienbriefvorschau ausschalten Das Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen in der Serienbriefvorschau anzeigen ist nur aktiv, wenn das Kontrollkästchen Vorschau Serienbrief anzeigen (Abbildung auf Seite 41, Position 2) markiert ist. Sie können die Vorschau bei Serienbriefen mit diesem Kontrollkästchen ganz ausschalten. Das kann nötig sein, wenn ein Serienbrief zu groß ist, um in der Vorschau angezeigt werden zu können. Wir empfehlen jedoch, die Serienbriefvorschau nicht abzuschalten. Versuchen Sie stattdessen eine der folgenden Abhilfen: Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken, um die Dateigröße zu verringern. Teilen sie den Serienbrief in mehrere kleine Teile auf. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 42

47 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt TIPP Nutzen Sie die Briefumschlagvorschau nur zum Testen Nutzen Sie die Option nur, um zu testen, ob Serienbriefe, die Sie mit einer entsprechenden Dokumentvorlage erstellen, korrekt sind. Sobald Sie eine funktionierende Dokumentvorlage haben, schalten Sie die Option im Regelbetrieb aus. Hintergrund Das Generieren des Briefumschlags in der Briefvorschau verbraucht abhängig von der Anzahl der im Serienbrief enthaltenen Einzelbriefe unnötig Rechenleistung und kann das Generieren der Briefvorschau spürbar verzögern. b. Prüfen Sie in der Briefvorschau zu prüfen, wie farbige Elemente im Schwarz-weiß- Druck aussehen werden. Markieren Sie dazu das Kontrollkästchen Serienbriefvorschau in Graustufen (Abbildung auf Seite 41, Position 4). Das kann sinnvoll sein, wenn Sie Ihren Serienbrief schwarz-weiß drucken wollen. HINWEIS Das Kontrollkästchen Serienbriefvorschau in Graustufen ist nur aktiv, wenn das Kontrollkästchen Vorschau Serienbrief anzeigen (Abbildung auf Seite 41, Position 2) markiert ist. ACHTUNG Umrechnen in Graustufen kann lange dauern Verzichten Sie im Regelbetrieb auf das Umrechnen von Farbe in Graustufen. Andernfalls könnte das Erstellen der Briefvorschau abhängig von der Anzahl der Einzelbriefe in Ihrem Serienbrief und von der Größe und Auflösung der farbigen Grafiken zu viel Rechenleistung und damit Zeit in Anspruch nehmen. Wir haben das Umrechnen in Graustufen bei Serienbriefen deshalb standardmäßig deaktiviert. Farbige Serienbriefe stellt das System daher in der Briefvorschau standardmäßig in Farbe dar, obwohl die Standard-Druckeinstellung schwarz-weiß ist. Normale Briefe dagegen zeigt das System standardmäßig schwarz-weiß dar, entsprechend der Standard-Druckeinstellung. 10. Legen Sie die Versandoptionen für klassische oder elektronische Briefe fest, und wählen Sie Zum Versand. 11. Loggen Sie sich ein. Ergebnis Die Anzahl der zu versendenden Briefe und die Versandoptionen werden angezeigt (Abbildung auf Seite 44). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 43

48 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Anzahl der Briefe anzeigen 12. Um das Versenden des Serienbriefs zu starten, wählen Sie Kostenpflichtig versenden (Abbildung auf Seite 44, Position 1). Wenn elektronische Briefe enthalten sind, geben Sie die HandyTAN ein, die Sie erhalten. Ergebnis Das System zeigt den Versandfortschritt an. Am Ende erscheint eine Bestätigung über die versendeten Briefe (Abbildung auf Seite 44). Abbildung Versendete Serienbriefe archivieren Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 44

49 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 13. Optional: Archivieren Sie die versendeten Briefe als einzelne PDF-Dateien (Abbildung auf Seite 44, Position 1). 14. Wählen Sie Schließen (Abbildung auf Seite 44, Position 2). Siehe auch Ich breche das Versenden eines Serienbriefs ab was passiert nun? auf Seite Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs was passiert nun? auf Seite 55 Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein? Fügen Sie Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext in Rechnungen ein, wenn Sie Rechnungen mit jeweils individuellen Rechnungsdaten senden. Wenn Sie die Serienbrief-Funktion Ihrer Textverarbeitung nutzen wollen, um Rechnungen im Massenversand zu versenden, dann fügen Sie Platzhalter (Seriendruckfelder) für Rechnungsbetrag und Verwendungszweck als unsichtbaren Weißtext in Ihre Dokumentvorlage für Serienbriefe ein. Sie können Rechnungsdaten auf die gleiche Weise auch in Einzelbriefe einfügen. Der umgekehrte Fall ist aber typischer: Sie erstellen einen Serienbrief mit den individuellen Adressdaten, aber die Rechnungsdaten sind für alle Empfänger gleich (z. B. der für alle Mitglieder eines Vereins identische jährliche Mitgliedsbeitrag). In diesem Fall müssen Sie die Platzhalter in Ihrer Dokumentvorlage nicht anpassen. Sie senden den Serienbrief einfach mit identischen Rechnungseinstellungen wie beschrieben unter Rechnungen senden. Datenquelle für Serienbriefe vorbereiten Bereiten Sie das automatisierte Einfügen der Daten vor. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 45

50 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Vorgehen Fügen Sie der Datenquelle, aus der Ihre Serienbriefe die Adressdaten beziehen, Spalten (Datenfelder) mit folgenden Inhalten hinzu: für den Rechnungsbetrag, z. B. die Spalte Betrag. ACHTUNG Rechnungsbetrag korrekt schreiben Beachten Sie folgende Anforderungen Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. 1200,00. Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen ( - ) ersetzen. In unserem Beispiel wäre also 1200,- ungültig. Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen vor Beträgen ab 1 Euro. Nicht zulässig ist z. B. 01,00. Erlaubt ist dagegen 0,99. Sie verwenden keine Tausendertrennzeichen und Währungssymbol ( ). für den Verwendungszweck Zeile 1 z. B. die Spalte Verwendungszweck HINWEIS Welche und wie viele Zeichen sind möglich? Der Verwendungszweck darf maximal 35 Zeichen haben. Folgende Zeichen sind nach den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2016) der Deutschen Kreditwirtschaft (die-dk.de) für SEPA- Überweisungen zulässig: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z ' :?, - ( +. ) / Leerzeichen (Space) Beispiel Abo Kraut und Rueben 2017 Nicht erlaubt sind Sonderzeichen. Falsch wären beispielsweise das kaufmännische und ( & ) und der Umlaut ü in Abo Kraut & Rüben für den Verwendungszweck Zeile 2 z. B. die Spalte Verwendungszweck2 Optional: für einen individuellen Belegschlüssel z. B. die Spalte Belegschlüssel HINWEIS Belegschlüssel nur bei physischer Einreichung Der Belegschlüssel wird nur bei Überweisungsträgern übermittelt, die ein Rechnungszahler bei seiner Bank physisch einreicht, nicht Rechnungen, die der Empfänger online begleicht. Der Belegschlüssel ist deshalb auch nicht in den QR-Codes enthalten. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 46

51 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Ergebnis Ihre Datenquelle hat eine Tabellenstruktur wie in Abbildung auf Seite 47. Abbildung Beispiel: Tabellenstruktur einer Datenquelle mit Adress- und Rechnungsdaten Rechnungsdaten in Dokument oder Dokumentvorlage einfügen Fügen Sie Rechnungsdaten als Weißtext in Ihre Dokumentvorlage oder Anschreiben ein. Vorgehen 1. Fügen Sie der Rechnung die folgenden Steuerzeichen in [[doppelten eckigen Klammern]] in Ihre Dokumentvorlage für Serienbriefe ein: HINWEIS Steuerzeichen verwenden Ist dasselbe Steuerzeichen mehrmals in einem Anschreiben, dann verwendet das System den Ausdruck, der als erster vorkommt. Die Steuerzeichen dürfen keinen Zeilenumbruch enthalten. Optional: Schalten Sie Funktion für bestimmte einzelne Anschreiben aus. Fügen Sie in diesem Fall an erster Stelle den Ausdruck [[Rechnung:0]] ein. Das System ignoriert dann die folgenden Steuerzeichen in dem Anschreiben und verarbeitet es als gewöhnlichen Brief. Der Wert 1 schaltet das Erkennen von Zahlungsinformationen ein. Er ist standardmäßig gesetzt, also auch dann, wenn der Ausdruck [[Rechnung:1]] gar nicht in einem Anschreiben vorkommt. HINWEIS Steuerungsinformation korrekt einsetzen Die Steuerungsinformation [[Rechnung:0]] muss an erster Stelle der Rechnungsdaten stehen. Andere Werte als 1 oder 0 sind nicht möglich und zulässig. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 47

52 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Optional: [[Betrag:<Variable/Wert für Rechnungsbetrag>]]: Der Name des Platzhalters (Seriendruckfelds) entspricht dem Namen der Spalte (Datenfelds) in Ihrer Datenquelle für den Serienbrief. Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder also leer lassen. Beispiel Sie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf. Bei einem Spendenaufruf überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzusetzen und im Verwendungszweck die Zweckbestimmung der Spende festzulegen. ACHTUNG Rechnungsbetrag korrekt schreiben Beachten Sie folgende Anforderungen Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. 1200,00. Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen ( - ) ersetzen. In unserem Beispiel wäre also 1200,- ungültig. Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen vor Beträgen ab 1 Euro. Nicht zulässig ist z. B. 01,00. Erlaubt ist dagegen 0,99. Sie verwenden keine Tausendertrennzeichen und Währungssymbol ( ). Beispiel In einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief: verwenden Sie folgenden Ausdruck: [[Betrag:Rechnungsbetrag]] Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 48

53 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Optional: Verwendungszweck, Zeile 1: [[Verwendungszweck:<Variable/Wert für Verwendungszweck>]] Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder also leer lassen. Beispiel Sie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf. Bei einem Spendenaufruf überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzusetzen und im Verwendungszweck die Zweckbestimmung der Spende festzulegen. HINWEIS Welche und wie viele Zeichen sind möglich? Der Verwendungszweck darf maximal 35 Zeichen haben. Folgende Zeichen sind nach den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2016) der Deutschen Kreditwirtschaft (die-dk.de) für SEPA- Überweisungen zulässig: a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z ' :?, - ( +. ) / Leerzeichen (Space) Beispiel [[Verwendungszweck:Verwendungszweck]] Nicht erlaubt sind Sonderzeichen. Falsch wären beispielsweise das kaufmännische und ( & ) und der Umlaut ü in [[Verwendungszweck:Abo Kraut & Rüben 2016]]. Optional: Analog zum Verwendungszweck, Zeile 1 können Sie eine Variable für einen Verwendungszweck, Zeile 2 anlegen, z. B. nach folgendem Schema: [[Verwendungszweck2:<Variable für eine zweite Zeile für Verwendungszweck>]]. Optional: Belegschlüssel: [[Belegschlüssel:<Variable/Wert für Belegschlüssel>]] Beispiel In einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief verwenden Sie folgenden Ausdruck: [[Belegschlüssel:Belegschlüssel]] Ergebnis Im Beispiel einer Dokumentvorlage für einen Serienbrief sieht die erste Seite aus wie in Abbildung auf Seite 50. Grau hinterlegt sind die Platzhalter für die Serienbriefdaten. Sie werden z. B. aus Ihrer Datenbank gefüllt. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 49

54 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Der Ausdruck <Seitenstart Serienbrief> (in <spitzen Klammern> dient in diesem Beispiel als Steuerungsinformation für das Trennen der Briefe. Dieser Ausdruck ist im E POST MAILER standardmäßig hinterlegt, lasst sich aber ändern. Die Ausdrücke in [[eckigen Klammern]] enthalten die Rechnungsinformationen. Abbildung Beispiel: Serienbrief-Dokumentvorlage mit Steuerungszeichen und Variablen für Rechnungsdaten und variablen Belegschlüssel Eine Rechnung mit Weißtext-Rechnungsdaten könnte aussehen wie in Abbildung auf Seite 51. Um typische Fehlerursachen zu vermeiden, beachten Sie Folgendes: Wenn verwendet: Die Steuerungsinformation [[Rechnung:0]] muss an erster Stelle der Rechnungsdaten stehen (Abbildung auf Seite 51, Position 1). Ein individuell gesetzter Belegschlüssel muss zweistellig sein. Richtig ist: [[Belegschlüssel:06]] Falsch wäre: [[Belegschlüssel:6]] Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 50

55 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Vermeiden typischer Fehler bei der Weißtext-Methode 2. Formatieren Sie die Rechnungsdaten genau wie die Steuerungsinformation für das Trennen von Serienbriefen: a. Stellen Sie sicher, dass die Steuerzeichen (bei Serienbriefen) und Variablen/Werte für Rechnungsdaten im oberen Drittel auf der jeweils ersten Seite einer Rechnung positioniert sind. b. Empfehlung: Damit die Steuerungsinformation unsichtbar ist, verwenden Sie die Schriftfarbe weiß (bei weißem Briefpapier). Um eine bereits eingefügte Steuerungsinformation (Abbildung auf Seite 51, Position 2) sichtbar zu machen, markieren Sie den Text mit Strg+A und wählen die Schriftfarbe schwarz (Abbildung auf Seite 51, Position 1). Beispiel Abbildung Steuerungsinformation in Dokumentvorlagen für Serienbriefe sichtbar machen Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 51

56 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt c. Empfehlung: Verwenden Sie eine Standard-Schriftart wie Arial oder Times New Roman. d. Empfehlung: Legen Sie für den Schriftgrad einen Wert zwischen 4 und 12 fest. 3. Starten Sie den E POST MAILER mit Ihrem Serienbrief. Wenn mit den Rechnungsdaten etwas nicht stimmt, erscheint in der Briefvorschau eine entsprechende Fehlermeldung. Brechen Sie das Versenden ab, korrigieren Sie den Fehler, generieren Sie den Serienbrief, und starten Sie den E POST MAILER neu. 4. Optional: Legen Sie fest, dass Überweisungsträger ohne weitere Abfrage generiert werden, wenn das System Rechnungsdaten erkennt. ACHTUNG Falsche Rechnungsdaten im unsichtbaren Weißtext Das Senden ohne Abfrage ist nur eine Komfort-Funktion für Vielnutzer und Experten. Sie sparen lediglich eine Sicherheitsabfrage. Empfehlung: Versenden Sie Rechnungen immer mit vorheriger Sicherheitsabfrage. Vergewissern Sie sich vor dem Senden, dass im jeweiligen Serienbrief alle Rechnungsdaten aktuell, korrekt und überhaupt vorhanden sind. a. Starten Sie den E POST MAILER und markieren Sie unter Einstellungen > SE- PA > Automatische Erzeugung das Kontrollkästchen Überweisungsträger automatisch erzeugen,... (Abbildung auf Seite 53, Position 3). Das System erzeugt künftig Überweisungsträger vollautomatisch, also ohne weitere Abfrage, wenn es Rechnungsdaten findet. b. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bankverbindungsdaten korrekt eingegeben haben (Abbildung auf Seite 53, Position 1). Ohne Bankverbindung generiert das System keine Überweisungsträger und QR- Code s mit Rechnungsdaten. c. Optional: Wenn der Belegschlüssel auf physischen Überweisungsträgern ausgewertet werden soll, dann können Sie bei Bedarf den Standardwert ändern (Abbildung auf Seite 53, Position 2). HINWEIS Änderungen erst beim nächsten Dokument wirksam Änderungen in den Einstellungen wirken sich erst beim jeweils nächsten Dokument aus, mit dem Sie den E POST MAILER starten. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 52

57 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Automatisches Erzeugen von Überweisungsträgern aktivieren Vorgehen Ich breche das Versenden eines Serienbriefs ab was passiert nun? Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei merken Sie beispielsweise, dass Ihr Brief einen Tippfehler enthält, den Sie zumindest in denjenigen Briefen korrigieren möchten, die noch nicht auf den Server der Deutschen Post AG übertragen wurden. Sie brechen den Versandprozess ab. Der E POST MAILER versendet in diesem Fall noch den Brief, der gerade in der Verarbeitung ist. Der folgende Brief wird nicht mehr versendet. 1. Um einen laufenden Versandprozess abzubrechen, wählen Sie im Dialogfenster, das den Fortschritt des Versendens anzeigt, Abbrechen (Abbildung auf Seite 54, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 53

58 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Versenden eines Serienbriefs abbrechen Ergebnis Eine Versandbestätigung für die bereits versendeten Briefe erscheint, in unserem Beispiel für die ersten 2 Briefe des Serienbriefs (Abbildung auf Seite 54). Abbildung Bestätigung nach Abbruch durch den Anwender 2. Um zu prüfen, an welche Adressaten bereits Briefe versendet wurden, archivieren Sie die Briefe. a. Wählen Sie Versendete Briefe speichern (Abbildung auf Seite 54, Position 1). b. Wenn es Briefe mit unklarem Versandstatus gibt, wählen Sie Briefe mit unklarem Status zur Prüfung (Abbildung auf Seite 54, Position 2). 3. Wählen Sie Schließen (Abbildung auf Seite 54, Position 2) und beenden Sie den E POST MAILER. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 54

59 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 4. Korrigieren Sie Ihren Serienbrief, und senden Sie ihn erneut an diejenigen Adressaten, die den Brief noch nicht erhalten haben. In unserem Beispiel hat das System die Briefe 18 und 19 nicht gesendet. Die Briefe mit unklarem Versandstatus, die Sie heruntergeladen haben, gleichen Sie mit den Briefen in Ihrem Gesendet-Ordner im E POST Portal ab. Auf diese Weise finden Sie heraus, welche davon bereits versendet wurden Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs was passiert nun? Sie haben das Versenden eines Serienbriefs gestartet. Dabei tritt ein Problem auf. Beispiel Die Internetverbindung zum Server der Deutschen Post AG wird unterbrochen. Ein technischer Fehler kann das Versenden auf geregelte oder auf ungeregelte Weise unterbrechen. Sie müssen dann das Versenden später fortsetzen. Geregelt heißt: Es erscheint eine Fehlermeldung (Abbildung auf Seite 55). Sie können das Versenden sofort fortsetzen. Eventuell müssen Sie die Meldung für mehrere Briefe bestätigen, bevor es weitergeht. Abbildung Fehlermeldung bei einem geregelten Abbruch aufgrund eines technischen Fehlers Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 55

60 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Ungeregelt heißt: Es erscheint keine Fehlermeldung. Beispiel Der Strom fällt aus. Sie setzen das Versenden nach einem Neustart des E POST MAILER fort. Das Versenden bricht mit Fehlermeldung ab (geregelt) Es erscheint eine Fehlermeldung (Abbildung auf Seite 55). HINWEIS Fehlerhafte Briefe Das Versenden kann auf geregelte Weise nur bei Problemen abbrechen, die z. B. mit dem Netzwerk, der Serververfügbarkeit usw. zu tun haben, nicht jedoch aufgrund von Fehlern im Serienbrief selbst. Ist ein (Serien-)Brief selbst fehlerhaft, lässt sich das Versenden gar nicht erst starten. Vorgehen 1. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja (Abbildung auf Seite 55, Position 2). Ergebnis Wenn es sich um einen vorübergehenden Fehler handelt, der inzwischen behoben ist (z. B. eine kurzzeitige Netzwerkunterbrechung), setzt der E POST MAILER das Versenden mit dem nächsten Brief fort. Sobald das Versenden abgeschlossen ist, zeigt eine Meldung an, welche Briefe wegen der Unterbrechung nicht versendet wurden (Abbildung auf Seite 57). Fahren Sie fort mit Schritt 3. Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, erscheint die Fehlermeldung mit der Meldungsnummer 7004 (Abbildung auf Seite 55) erneut. Beispiel Die Netzwerkverbindung ist für längere Zeit unterbrochen. 2. Nachdem Sie die Fehlermeldung mehrmals mit Ja bestätigt haben und jedes Mal die Fehlermeldung erneut erschienen ist, wählen Sie Nein (Abbildung auf Seite 55, Position 1). Ergebnis Eine Meldung zeigt an, welche Briefe nicht versendet wurden (Abbildung auf Seite 57). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 56

61 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Serienbriefe: Optionen nach unterbrochenem Versenden 3. Speichern Sie die nicht versendeten Briefe als PDF-Dateien in einem Verzeichnis auf Ihrem PC (Abbildung auf Seite 57, Position 2). 4. Wenn Briefe einen unklaren Versandstatus haben, tun Sie Folgendes: a. Speichern Sie die Briefe (Abbildung auf Seite 57, Position 1). b. Prüfen Sie in Ihrem Gesendet-Ordner im E POST Portal, welche dieser Briefe versendet wurden. 5. Wählen Sie Schließen (Abbildung auf Seite 57, Position 3), und beenden Sie den E POST MAILER. 6. Wenn es sich um einen dauerhaften Fehler handelt, beheben Sie das Problem. Die Ursachen können vielfältig sein. Manche Fehlerursachen können Sie beeinflussen, manche nicht. Beispiel Beispiel 1: In Meldung 7004 steht, dass der Server vorübergehend nicht erreichbar ist. Sie tun nichts und warten, bis die Ursache behoben ist. Beispiel 2: Meldung 7004 nennt keine bestimmte Fehlerursache. Sie prüfen die Netzwerkkabel. Oder Sie stellen fest, dass Ihre DSL-Verbindung unterbrochen wurde, und warten, bis sich die Verbindung von selbst wiederherstellt. 7. Um das Versenden fortzusetzen, tun Sie Folgendes: a. Öffnen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die nicht versendeten Briefe gespeichert haben. b. Löschen Sie diejenigen Briefe mit unklarem Versandstatus, die das System versendet hat. Sie haben Sie in Schritt 4. gefunden. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 57

62 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt c. Markieren Sie die PDF-Dateien, und ziehen Sie sie auf das E POST MAILER Icon auf Ihrem Desktop. Ergebnis Der E POST MAILER startet erneut. Ist das Problem behoben, werden die Briefe wie gewohnt versendet. Andernfalls erscheint wieder Meldung 7004 (Abbildung auf Seite 55). 8. Wenn Meldung 7004 erneut erscheint, wiederholen Sie die Schritte 6. bis 7. oder wenden sich an den Support. Das Versenden bricht ohne Fehlermeldung ab (ungeregelt) Im günstigen Fall setzen Sie das Versenden nach dem Neustart des Rechner fort. Im weniger günstigen Fall identifizieren Sie die Briefe, die wegen des Fehlers nicht versendet wurden, und senden Sie sie erneut. Wenn beispielsweise der Strom ausfällt, ist klar, dass das Versenden nicht klappen kann. Es kann auch keine Meldung erscheinen. Es erscheint jedoch eine Meldung, sobald Sie Ihren Rechner wieder einschalten. Vorgehen 1. Wenn Meldung 7001 erscheint, setzen Sie das Versenden einfach fort. Bestätigen Sie die Meldung mit Ja (Abbildung auf Seite 58, Position 1). Abbildung Serienbriefe: Versenden nach einem ungeregelten Abbruch fortsetzen 2. Wenn nach dem Hochfahren Ihres Rechners Meldung 4515 erscheint, wählen Sie Schließen (Abbildung auf Seite 59, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 58

63 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung Serienbriefe: Meldung nach einem ungeregelten Abbruch 3. Öffnen Sie Ihr E POST Portal-Postfach unter 4. Öffnen Sie den Gesendet-Ordner. Ergebnis Die gesendeten Briefe werden angezeigt. 5. Öffnen Sie Ihren Serienbrief und löschen Sie alle Briefe, die das System bereits versendet hat. HINWEIS Keine klare Reihenfolge der Briefe Das System verarbeitet Briefe in einem Serienbriefs nicht nacheinander, sondern parallel. Dadurch geht es schneller. Im Fehlerfall ist das ein Nachteil. Die bereits versendeten Briefe können irgendwo in Ihrem Serienbrief sein. Prüfen Sie sorgfältig, welche Briefe bereits versendet sind, und welche nicht. 6. Senden Sie den Serienbrief erneut Versandoptionen festlegen und Senden starten Legen Sie fest, ob ein E POSTBRIEF auf jeden Fall gedruckt werden soll, und wenn ja, ob in Farbe oder schwarz-weiß. HINWEIS Hintergrund Der E POST MAILER sendet Ihren E POSTBRIEF standardmäßig elektronisch, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat also auch dann, wenn Sie keine E POST Adresse eingeben, sondern eine postalische Adresse. Ihr Vorteil: Sie erhalten bei elektronisch versendeten Kompakt- oder Groß-Briefen automatisch den günstigeren Preis eines einfachen Briefs. Bei Bedarf können Sie jedoch erzwingen, dass ein E POSTBRIEF physisch versendet wird. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 59

64 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt HINWEIS Einschränkung für Neukunden Wenn Sie sich nach dem als Geschäftskunde registriert haben, können Sie Briefe nur postalisch senden. Vorgehen 1. Legen Sie unter Versand die Versandoptionen fest. Sie haben folgende Möglichkeiten: wenn möglich elektronisch zustellen Das E POST System versendet Ihren Brief standardmäßig elektronisch, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat. Wenn Sie Ihren Brief in jedem Fall drucken und klassisch zustellen wollen, entfernen Sie die Markierung. HINWEIS Einschränkung für Neukunden Wenn Sie sich nach dem als Geschäftskunde registriert haben, können Sie Briefe nur postalisch senden. als Farbdruck oder schwarz-weiß Standardmäßig werden Ihre Briefe kostengünstig schwarz-weiß gedruckt. HINWEIS Die Versandoptionen wirken sich auf den Preis aus. Siehe auch Wo finde ich aktuelle Preisinformationen? 2. Passen Sie unter Anhänge im Feld Dateiname für das PDF-Dokument (Abbildung auf Seite 60, Position 1) den Namen Ihres E POSTBRIEFS so an, wie er im Versandprotokoll und im Gesendet-Ordner Ihres E POST Postfachs erscheinen soll. Abbildung Dateinamen des Briefs anpassen 3. Wählen Sie Zum Versand. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 60

65 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ergebnis Ein Dialogfenster erscheint. 4. Erfassen Sie Ihre E POST Adresse und Ihr Passwort, und wählen Sie Einloggen. Briefzusatzleistungen und Versandoptionen sowie der Preis werden angezeigt. Siehe auch 7.1 Ich habe mein Passwort vergessen was nun? 5. Wählen Sie Kostenpflichtig versenden. Das Dialogfenster E POST Login erscheint. Sie erhalten eine HandyTAN auf Ihr Mobiltelefon. 6. Geben Sie die HandyTAN ein, und wählen Sie Bestätigen. Ihr E POSTBRIEF wird versendet und der Versand bestätigt. Siehe auch Wie lange dauert das Versenden eines Briefs mit dem E POST MAILER? 7. Tun Sie bei Bedarf Folgendes Zeigen Sie das Versandprotokoll an. Siehe auch Welche Informationen finde ich im Versandprotokoll? Um weitere Briefe zu versenden, wählen Sie Schließen. Eine HandyTAN für den elektronischen Versand ist nur begrenzt gültig. Nach 15 Minuten Inaktivität müssen Sie eine neue HandyTAN eingeben. Wenn Sie keine weiteren Briefe mehr senden wollen, wählen Sie Schließen und ausloggen. Wo finde ich aktuelle Preisinformationen? Aktuelle Preisinformationen finden Sie im E POST Portal. Wählen Sie epost/geschaeftskunden/preise.html (oder unter > Geschäftskunden > Services > Preise > E-POSTBUSINESS API). Welche Informationen finde ich im Versandprotokoll? Vollziehen Sie im Versandprotokoll nach, wann Sie auf dem PC welche E POSTBRIEFE versendet haben. Voraussetzung ü ü Sie haben sichergestellt, dass unter Einstellungen > MAILER > Sonstiges das Kontrollkästchen Protokoll nach Versand speichern markiert ist (Abbildung auf Seite 99, Position 2). Optional: Sie haben unter Einstellungen > MAILER > Sonstiges die Aufbewahrungszeit Ihrer Versandprotokoll-Daten angepasst. Standardmäßig werden die Daten 30 Tage gespeichert (Abbildung auf Seite 99, Position 3). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 61

66 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Vorgehen Wählen Sie oben rechts Versandprotokoll (Abbildung auf Seite 62, Position 1). Abbildung Versandprotokoll aufrufen Ergebnis Ergebnis Das Versandprotokoll zeigt unter anderem folgende Informationen an: Dateiname: der Dateiname des E POSTBRIEF so wie Sie ihn in der E POSTNOW Desktop App unter Anhänge im Feld Dateiname für das PDF-Dokument erfasst haben und wie er im Gesendet-Ordner Ihres E POST Postfachs gespeichert ist. Versandweg: die Art, wie Sie einen E POSTBRIEF versendet haben: elektronisch mit E POST Adresse, klassisch mit postalischer Adresse, oder klassisch mit der Einstellung wenn möglich elektronisch. Anzahl Blatt: Anzahl der Blätter einschließlich Deckblatt und Anhängen Status: versendet: Der Brief wurde erfolgreich ins E POST System eingeliefert. fehlerhaft: Der Brief wurde wegen eines technischen Fehlers nicht versendet. Wenn Sie den E POST MAILER erneut starten, können Sie den Brief erneut versenden. Abbruch durch Benutzer: Der Anwender hat das Versenden abgebrochen, der Brief wurde nicht versendet. Weitere Information zum Vorgehen, wenn das Versenden eines (Serien-)Briefs durch einen technischen Fehler abgebrochen wurde oder wenn Sie als Benutzer das Versenden abgebrochen haben, finden Sie unter Ein technischer Fehler unterbricht das Versenden eines Serienbriefs was passiert nun?. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 62

67 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Login-Adresse: E POST Adresse, mit der sich ein Anwender am E POST System für den Versand eingeloggt hat. Das Versandprotokoll ist dem Windows-Benutzer eindeutig zugeordnet, nicht einer E POST Adresse. Wenn sich also mehrere E POST Anwender ein und denselben Windows-Benutzer teilen, dann zeigt das Versandprotokoll alle E POSTBRIEFE, welche die verschiedenen E POST Anwender unter ihrer jeweiligen E POST Adresse versendet haben. Vorgangs-ID: Eindeutige Identifikationsnummer des Briefs. Mit der Vorgangs-ID kann der Kundenservice der Deutschen Post AG einen möglichen Fehler analysieren. Kopieren Sie sie auf Anfrage per Mausklick in den Zwischenspeicher, und senden Sie sie per Wo finde ich meine versendeten E POSTBRIEFE? Alle versendeten E POSTBRIEFE finden Sie im E POST Portal im Ordner Gesendet. HINWEIS E POSTBRIEFE archivieren Um Ihre E POSTBRIEFE ohne Umweg übers E POST Portal immer griffbereit zu haben, können Sie sie nach dem Versenden im Format PDF auf Ihrem PC archivieren. Siehe auch Verzeichnis zum Archivieren von E POSTBRIEFEN festlegen. Der E POST MAILER ist Teil des E POST Systems. So bietet er auch alle Vorteile des E POST Portals. Ihre Eingangs- und Ausgangspost ist beispielsweise an einem zentralen Ort sicher gespeichert, übersichtlich geordnet und komfortabel zu durchsuchen. Sie können Verzeichnisse anlegen, um z. B. Belege zu sortieren. Siehe auch 3.4 Post empfangen Brief-Produkte Welches Papier wird verwendet, und wie sehen die Umschläge aus? Beim Drucken von physischen E POSTBRIEFEN nutzt die Deutsche Post AG standardisierte Produktionsverfahren. Die Materialien sind nach Umweltschutzstandards zertifiziert. E POSTBRIEFE können sich nach Format, Umfang und damit nach Portokosten unterscheiden: Standard-Brief: max. 3 Blätter Kompakt-Brief: max. 9 Blätter Groß-Brief: max. 94 Blätter Die Portokosten finden Sie in Ihrem Vertrag mit der Deutschen Post AG. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 63

68 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Briefpapier Das Briefpapier kommt von Lieferanten, die nach dem Zertifizierungssystem für nachhaltige Waldbewirtschaftung PEFC arbeiten und nach Umweltmanagement-Standards (ISO 14001) zertifiziert sind. Das Papier ist 80g holzfrei, weiß. Farbige E POSTBRIEFE werden in 4-Farbdruck (CMYK) gedruckt. Umschläge Standard- und Kompakt-Briefe senden wir gefalzt im Umschlag C6/5 (114 * 229 mm). Groß-Briefe senden wir ungefalzt im Umschlag C4 (229 x 324 mm). Die Umschläge entsprechen dem FSC (Forest Stewardship Council)-Standard sind weiß Die Umschläge werden schwarz/weiß bedruckt: mit dem GoGreen-Logo vorne (Abbildung auf Seite 64) mit dem E POST Logo auf der Umschlag-Rückseite, oben Mitte (Abbildung auf Seite 65) Abbildung E POST Umschlag vorne Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 64

69 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Abbildung E POST Umschlag hinten Wie lange dauert das Versenden eines Briefs mit dem E POST MAILER? Die Versanddauer hängt vom Versandweg ab: Ein elektronisch gesendeter Brief erreicht den Adressaten innerhalb weniger Sekunden. Ein klassisch gesendeter Brief erreicht den Adressaten in der Regel bereits am nächsten Arbeitstag, wenn Sie ihn vor 14 Uhr senden. Wenn Sie Ihren E POSTBRIEF nach 14 Uhr, am Wochenende oder an einem Feiertag absenden, erreicht er seinen Empfänger am übernächsten Arbeitstag. Denn unsere Druckzentren produzieren von montags bis freitags. Ein E POSTBRIEF, den Sie freitags nach 14 Uhr oder am Wochenende versendet haben, wird also am darauffolgenden Montag ausgedruckt und am Dienstag vom Postboten zugestellt. Post empfangen Empfangen Sie elektronische E POSTBRIEFE oder andere Nachrichten, und bearbeiten Sie sie. Sie haben jederzeit und überall Zugriff auf Ihre elektronische Post: auf Ihrem Arbeitsplatzrechner, auf dem der E POST MAILER installiert ist: Doppelklicken Sie auf das E POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz, und loggen Sie sich mit Ihrer E POST Adresse ein. direkt in Microsoft Outlook auf jedem beliebigen PC mit Internet-Zugang: Loggen Sie sich unter ins E POST Portal ein. Option 1: Postfach im E POST MAILER aufrufen Auf Ihrem Arbeitsplatzrechner empfangen und verwalten Sie Ihre Post am einfachsten direkt im E POST MAILER. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 65

70 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Bestimmte Einstellungen Ihres Postfachs können Sie bei Bedarf anpassen. Siehe auch Postfach konfigurieren. Vorgehen 1. Öffnen Sie das Postfach im E POST MAILER. Sie haben folgende Möglichkeiten: Doppelklicken Sie auf das E POST MAILER Icon auf dem Arbeitsplatz, und loggen Sie sich ein. Wählen Sie im Kontextmenü des E POST MAILER Symbols im Windows- Benachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des Windows-Desktops (Abbildung auf Seite 66, Position 1) den Eintrag E POSTBRIEFE lesen (Abbildung auf Seite 66, Position 2). Abbildung Postfach über das Windows-Benachrichtigungsfeld aufrufen Wenn Sie sich im Versand befinden: Wählen Sie Zum Empfang (Abbildung auf Seite 66, Position 1). Abbildung Postfach aus dem Versand heraus aufrufen 2. Um eine Nachricht (z. B. einen E POSTBRIEF) zu lesen, markieren Sie sie. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 66

71 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt ACHTUNG Mobiles Arbeiten Sie rufen unterwegs Briefe auf Ihrem Notebook ab? Dann konfigurieren Sie die Vorschau der Briefe im Postfach so, dass bei der Verbindung mit einem mobilen Netz möglichst wenig Datenvolumen und Gebühren anfallen. Siehe auch Vorschau konfigurieren. Ergebnis Die Nachricht wird in der Vorschau angezeigt. Ausnahme: Ein elektronisches Einschreiben mit Empfangsbestätigung wird nicht angezeigt. Sie müssen das Einschreiben vorher angenommen haben. Das geht aus Sicherheitsgründen nur mit einer zusätzlichen Authentifizierung. Sie müssen sich deshalb in Ihr E POST Portalpostfach mit HandyTAN einloggen, um das Einschreiben anzunehmen. Erst dann können Sie es auch im Postfach des E POST MAILER anzeigen. 3. Bearbeiten Sie Ihre Post. HINWEIS Keine Suche im Nachrichtentext Eine Textsuche ist z. B. im Betreff der Nachrichten oder nach Adressaten oder Nachrichtentyp möglich, nicht jedoch in den Inhalten der Nachrichten selbst. HINWEIS Kein direktes Antworten möglich Aus Sicherheitsgründen lassen sich E POSTBRIEFE nicht direkt beantworten. Das geht nur nach Login im E POST System. Nutzen Sie deshalb für Antwortschreiben die gewohnte Versand-Funktionalität des E POST MAILER. Siehe auch 3.3 Briefe mit dem E POST MAILER senden. Ergebnis Das Postfach im E POST MAILER wird automatisch mit Ihrem Postfach im E POST Portal synchronisiert. Ausnahme: Schreiben aus den Portal-Ordnern Entwürfe und Quarantäne zeigt der E POST MAILER nicht an. Option 2: E POSTBRIEFE an beliebigen PCs bearbeiten Sind Sie gerade nicht an Ihrem PC mit dem E POST MAILER, haben aber Internet-Zugang? Dann rufen Sie unter Ihr Portal-Postfach auf. Hier laufen standardmäßig alle eingehenden E POSTBRIEFE ein und werden zentral gespeichert. Für jedes Mitarbeiter-Konto, das im Portal angelegt ist, gibt es ein Login. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 67

72 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Ist ein Mitarbeiter einem Konto als Beobachter oder Bearbeiter zugeordnet (z. B. einem Gruppenpostfach nach dem Schema kann der Mitarbeiter aus seinem privaten Postfach in das Gruppenpostfach wechseln. ACHTUNG Keine Empfangsbenachrichtigungen Mitarbeiter erhalten keine Benachrichtigung (z. B. per SMS), wenn ein E POSTBRIEF eingetroffen ist. Stellen Sie organisatorisch sicher, dass Mitarbeiter ihre Postfächer sowie die Gruppenpostfächer, denen sie zugeordnet sind, überwachen. Siehe auch 4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit E POST Unternehmensadresse anlegen Voraussetzung ü Ihr Administrator hat Sie als Mitarbeiter mit einer E POST Adresse angelegt. Siehe auch 4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen. Vorgehen 1. Rufen Sie unter das E POST Portal auf. 2. Wählen Sie Login als Geschäftskunde. 3. Loggen Sie sich mit Ihrer E POST Adresse ein. 4. Wenn vorhanden: Wechseln Sie von Ihrem persönlichen Postfach ins Gruppenpostfach, dem der Administrator Sie als Beobachter und/oder Bearbeiter zugeordnet hat (Abbildung auf Seite 68, Position 1). Siehe auch 4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit E POST Unternehmensadresse anlegen. Abbildung Gruppenpostfach anzeigen Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 68

73 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal Legen Sie E POST Adressen an, mit denen Mitarbeiter E POSTBRIEFE senden und empfangene elektronische E POSTBRIEFE in ihrem Portal-Postfach abrufen können. Legen Sie außerdem ein Gruppenpostfach für Ihr Unternehmen an. Ein Gruppenpostfach kann z. B. nach dem Schema info@firmenname.epost.de gebildet sein. Eine vollständige Beschreibung der Funktionen im E POST Portal ist im E POST Administratorhandbuch. Sie finden es im Download-Bereich für Geschäftskunden unter geschaeftskunden/download.html (über > Geschäftskunden > Services > Downloads > E POST). 4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen Wenn Ihre Organisation im E POST System registriert ist, ist standardmäßig nur ein Administrator-Konto im E POST Portal vorhanden. Legen Sie damit weitere Administratoren sowie Postfächer für individuelle Mitarbeiter oder Gruppen an. Sie können bis zu 500 Konten für Mitarbeiter- oder Gruppenpostfächer (nach dem Schema info@firmename.epost.de) sowie 3 Administratoren anlegen. Voraussetzung ü Sie sind in der Administrationssicht im E POST Portal. 1. Rufen Sie unter das E POST Portal auf melden Sie sich mit der E POST Adresse des Administrators an. Bei der erstmaligen Anmeldung als Administrator finden Sie Ihre E POST Adresse und Ihr initiales Passwort im Begrüßungsschreiben. 2. Wählen Sie die Schaltfläche Administration und geben Sie die HandyTAN ein, die Sie per SMS erhalten. Vorgehen Ergebnis 1. Wählen Sie unter Mitarbeiter das Symbol Neuer Mitarbeiter. Sie gelangen auf die Registerkarte Mitarbeiter anlegen. 2. Geben Sie die erforderlichen Daten ein (Abbildung auf Seite 70). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 69

74 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal Abbildung Eingabemaske zum Anlegen eines Mitarbeiters 3. Sichern Sie Ihre Eingaben. Ergebnis Sie gelangen in die Sicht Mitarbeiterdetails. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 70

75 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal Abbildung Mitarbeiterdetails 4. Wählen Sie Mitarbeiterkonto anlegen (Abbildung auf Seite 71, Position 1). Ergebnis Sie gelangen in die Sicht Mitarbeiterkonto/E POSTBRIEF Adresse anlegen. Die Deutsche Post AG unterscheidet intern zwischen Geschäftskunden einerseits und Gewerbekunden (Kleinunternehmen) andererseits. Abhängig davon, zu welcher Gruppe Ihr Unternehmen gehört, gibt es verschiedene Ausprägungen dieser Sicht: Abbildung auf Seite 72 Abbildung auf Seite 72 Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 71

76 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal Abbildung Mitarbeiterkonto / E-POST Adresse anlegen Gewerbekunden Abbildung Mitarbeiterkonto / E-POST Adresse anlegen Geschäftskunden 5. Wenn die Sicht für Geschäftskunden erscheint, wählen Sie unter Nutzerkonto anlegen die Option Ja (Abbildung auf Seite 72, Position 1). Ergebnis Die Sicht erweitert sich und hat dieselben Eingabefelder wie die Sicht für Gewerbekunden. 6. Geben Sie den local-part der E POST Adresse ein (Abbildung auf Seite 72, Position 1), in unserem Beispiel max.mustermann. 7. Geben Sie die Mobilfunknummer des Mitarbeiters ein (Abbildung auf Seite 72, Position 2). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 72

77 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal HINWEIS Zweck der Mobilfunknummer Die Mobilfunknummer braucht der Mitarbeiter für die Verifizierung mit einer HandyTAN bei der ersten Anmeldung und zum Versenden von elektronischen E POSTBRIEFEN. 8. Legen Sie ein initiales Passwort fest (Abbildung auf Seite 72, Position 3). Das Anmeldepasswort muss aus mindestens 8 und maximal 30 Zeichen bestehen mindestens eine Ziffer (0-9) enthalten aus Klein- und Großbuchstaben (a-z, A-Z) bestehen mindestens ein Sonderzeichen enthalten (z. B. +, $,!,?, #) Der Mitarbeiter wird bei der ersten Anmeldung im E POST Portal aufgefordert, das Passwort zu ändern. 9. Legen Sie mit dem Kontrollkästchen bei Ident-Nachweis Einstellung fest, ob sich der Mitarbeiter zusätzlich zum Passwort immer auch mit HandyTAN anmelden muss (Abbildung auf Seite 72, Position 4). HINWEIS Portalzugriff nur mit HandyTAN Wenn Sie einen hohen Ident-Nachweis für die Anmeldung festlegen, kann der Mitarbeiter sein Postfach im E POST Portal nicht öffnen, wenn er kein Mobiltelefon zum Empfangen der HandyTAN hat. 10. Optional: Um eine Vertreterregelung einzurichten, legen Sie unter Mitarbeiter / Berechtigung fest, wer eine Zugriffsberechtigung auf das Konto haben soll (Abbildung auf Seite 72, Position 5). ACHTUNG Briefgeheimnis Auch elektronische Post unterliegt dem Briefgeheimnis. Richten Sie eine Vertreterregelung nur in Absprache mit den betroffenen Mitarbeitern ein. 11. Bestätigen Sie mit Speichern (Abbildung auf Seite 72, Position 6). Ergebnis Für den Mitarbeiter wird ein Postfach angelegt. 12. Teilen Sie dem Mitarbeiter die E POST Adresse und das initiale Passwort mit, das Sie festgelegt haben. Fordern Sie den Mitarbeiter auf, sich im E POST Portal als Geschäftskunde einzuloggen und das initiale Passwort zu ändern. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 73

78 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal 4.2 Empfehlung: Gruppenpostfach mit E POST Unternehmensadresse anlegen Ermöglichen Sie es Interessenten, elektronische E POSTBRIEFE an ein Gruppenpostfach Ihrer Organisation zu senden. Eine solche nicht-personengebundenen E POST Adresse kann z. B. nach dem Schema info@firmenname.epost.de gebildet sein. Ein Gruppenpostfach legen Sie genau wie ein Mitarbeiterpostfach an. Folgen Sie grundsätzlich dem Vorgehen unter 4.1 Postfächer für Mitarbeiter und Administratoren anlegen. Berücksichtigen Sie folgende Besonderheiten. Vorgehen 1. Geben Sie auf der Registerkarte Mitarbeiter anlegen in den Pflicht-Feldern die Daten nach folgendem Schema ein: Vorname: ein beliebiger Text, der etwa den Namen des Gruppenpostfachs beschreibt, z. B. Zentrale Poststelle Nachname: ein beliebiger Text, etwa der Name des Mitarbeiters, der für das Überwachen des Postfachs hauptsächlich zuständig sein soll, z. B. Mustermann Position: ein beliebiger Text, der etwa die Funktion des fiktiven Mitarbeiters beschreibt, z. B. Gruppenpostfach Info 2. Tun Sie in der Sicht Mitarbeiterkonto/E POSTBRIEF Adresse anlegen (Abbildung auf Seite 72) Folgendes: a. Geben Sie im Feld E POST Adresse den local-part der Adresse des Gruppenpostfachs ein (z. B. info für eine E POST Adresse nach dem Schema info@firmenname.epost.de). b. Geben Sie Ihre Mobilfunknummer und ein Passwort ein. Da Sie das Gruppenpostfach im nächsten Schritt einem oder mehreren Mitarbeitern zuordnen, ist ein Einloggen ins Gruppenpostfach nicht nötig. Dennoch müssen Sie die Pflichteingaben machen. c. Legen Sie unter Zugriffsberechtigungen fest, welche Mitarbeiter dem Gruppenpostfach zugeordnet sein sollen (Abbildung auf Seite 72, Position 5). Ergebnis Ein Mitarbeiter, der dem Gruppenpostfach zugeordnet ist, kann sich in sein Postfach einloggen und von dort ins Gruppenpostfach wechseln (Abbildung auf Seite 75, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 74

79 4 Administrationsaufgaben im E POST Portal Abbildung Gruppenpostfach anzeigen 3. Sichern Sie Ihre Eingaben. 4. Damit Sie nicht eventuelle Fristen versäumen, stellen Sie organisatorisch sicher, dass die zugeordneten Mitarbeiter das Gruppenpostfach regelmäßig überwachen. ACHTUNG Keine Benachrichtigung bei Posteingang Die zugeordneten Mitarbeiter erhalten keine SMS, wenn ein E POSTBRIEF im Gruppenpostfach eingegangen ist. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 75

80 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Erfahren Sie in Schritt-für-Schritt-Anleitungen, wie Sie den E POST MAILER möglichst effizient und sicher nutzen. 5.1 Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen Stellen Sie mit einer Dokumentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem sicher, dass alle Textund Grafik-Elemente gemäß den Layout-Vorgaben Ihrer Organisation immer richtig platziert sind. Sie erstellen zwei Dokumentvorlagen: für gewöhnliche Briefe für Einschreiben Die beiden Typen unterscheiden sich geringfügig in den Abständen, die Sie im Adressfeld einhalten müssen. TIPP DTP-Programme DTP-Programme (z. B. Adobe InDesign oder Scribus) lassen sich aus technischen Gründen nicht zum Erstellen von Anschreiben und damit auch nicht zum Erstellen vom Dokumentvorlagen benutzen. Wenn Sie bereits eine digitale Vorlage besitzen, die mit einem DTP-Programm erstellt wurde, oder wenn Sie im Umgang mit DTP-Programmen besser geübt sind, erstellen Sie elektronisches Briefpapier (typischerweise für Grafikelemente und Briefkopf). Mit einer Dokumentvorlage für Ihr Textverarbeitungssystem müssen Sie dann nur noch die Positionen z. B. für das Adressfeld, Betreff oder Datum festlegen. Siehe auch 5.3 Elektronisches Briefpapier einrichten. Siehe auch Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage? Vorgehen 1. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm ein Dokument im Format DIN A4 Hochformat, das Ihre Firmenanschrift, Firmenlogo, Datumszeile usw. enthält. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 76

81 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten HINWEIS Gestaltungsvorlagen nutzen Verwenden Sie einen der Layout-Vorschläge, die wir zusammen mit den Musterbriefen im Verzeichnis Gestaltungsvorlagen bereitstellen. Sie finden Verzeichnis unter Start > Programme > Deutsche Post AG > Musterbriefe oder über das Kontextmenü des E POST MAILER Symbols im Windows- Benachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des Windows-Desktops (Abbildung auf Seite 77, Position 1, 2). Abbildung Musterbriefe verwenden 2. Wenn Sie unsere Layout-Vorschläge verwenden: Passen Sie die Texte an. Geben Sie z.b. Ihre Absenderadresse ein, oder fügen Sie Platzhalter für Serienbriefe in die Adresszeilen ein. Achten Sie darauf, die Zeilen im Adressfeld nicht zu verschieben. Damit stellen Sie sicher, dass der Adresstexte dort platziert sind, wo sich das Sichtfenster des physischen Briefs befindet. HINWEIS Warum bieten wir die Layout-Vorschläge an? Damit Briefe automatisch verarbeitet werden können, müssen die Texte im Adressfeld bestimmten Layout-Anforderungen genügen. Siehe Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt?. Die Layout-Vorschläge helfen Ihnen, diese Vorgaben leicht zu erfüllen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 77

82 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten TIPP Nutzen Sie keine Textfelder. In Microsoft Word sind Textfelder praktisch, um Text auf einer Seite zu platzieren. Dabei können jedoch andere Elemente verdeckt werden, die evtl. bestimmte Sperrflächen in einem E POSTBRIEF überschreiben, ohne dass es sichtbar ist. Der E POST MAILER zeigt dann einen Fehler an, aber es ist schwer, die Ursache des Fehlers zu finden. Statt Textfelder zu benutzen, überschreiben Sie deshalb den Text in den Adresszeilen unserer Gestaltungsmuster, ohne die Zeilen zu verschieben (wie es z. B. durch Ändern der Schriftgröße passieren kann). 3. Wählen Sie Datei > Drucken, um den E POST MAILER zu starten. Ergebnis Der Entwurf wird in der Briefvorschau angezeigt. Fehler und Lösungsmöglichkeiten zeigt das System im unteren Bereich an Abbildung auf Seite 78, Position 2). In unserem Beispiel ragt der Firmenname Musterfirma in die rot umrandete Sperrfläche Abbildung auf Seite 78, Position 1) für die sogenannte DV-Freimachung hinein. Den Brief könnten Sie deshalb nicht versenden. Abbildung Briefvorschau 4. Beenden Sie den E POST MAILER, passen Sie Ihre Dokumentvorlage an, und starten Sie den E POST MAILER erneut, um das Ergebnis zu prüfen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 78

83 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten In unserem Beispiel würden Sie das Textfeld mit der Empfängeradresse um einige Millimeter nach unten verschieben. 5. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Text- oder Grafikelemente im schwarz umrandeten Bereich am linken Seitenrand platziert haben Abbildung auf Seite 78, Position 3). Hintergrund Im Rechenzentrum werden hier Informationen aufgebracht, die für die automatische Verarbeitung nötig sind. Deshalb wird dieser Bereich auf allen Seiten eines Anschreibens weiß überdeckt. HINWEIS Automatische Fehlerkorrektur In Anhängen greift die automatische Fehlerkorrektur. Anhänge werden automatisch skaliert (verkleinert), wenn nötig. Siehe Automatische Fehlerkorrektur worauf muss ich achten? 6. Wenn das System keine Fehler mehr anzeigt, speichern Sie die Dokumentvorlage im Vorlagenverzeichnis Ihrer Office-Anwendung. 7. Um eine Dokumentvorlage für Einschreiben zu erstellen, wählen Sie unter Einschreiben Abbildung auf Seite 78, Position 4) z. B. Einschreiben Einwurf und passen die Musteradresse im Adressfeld an. 8. Um die Dokumentvorlage auch für das Versenden von Serienbriefen nutzen zu können, definieren Sie eine Steuerungsinformation und fügen sie in Ihre Vorlage ein. Die Steuerungsinformation ist ein beliebiger, aber eindeutiger Ausdruck (z. B. <Seitenstart Serienbrief> in spitzen Klammern). Formatieren Sie die Steuerungsinformation mit der Schriftfarbe Weiß. So ist sie unsichtbar (bei weißem Briefpapier). Anschließend legen Sie den Ausdruck unter Einstellungen > MAILER > Serienbrief als sogenannten Serienbrief-Indikator fest. Detaillierte Informationen zum Vorgehen finden Sie unter Serienbriefe senden. ACHTUNG Platzieren der Steuerungsinformation Die Steuerungsinformation muss auf der ersten Seite jedes einzelnen Briefs platziert sein. Andernfalls kann der E POST MAILER sie nicht erkennen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 79

84 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten HINWEIS Steuerungsinformation als unsichtbaren Weißtext in einem Textfeld formatieren Stellen Sie sicher, dass sich der Inhalt des Textfelds mit der Steuerungsinformation nicht wie im abgebildeten Fehlerfall mit Inhalten anderer Textfelder überschneidet (Abbildung auf Seite 40). Da Sie die Steuerungsinformation typischerweise als unsichtbaren Weißtext formatieren, kann das leicht passieren. Der E POST MAILER kann die Einzelbriefe dann nicht trennen. Abbildung Fehlerfall: Text in einem Textfeld überlagert die Steuerungsinformation für Serienbriefe Weitere Informationen über die genaue Position der freizuhaltenden Flächen oder das Erstellen druckoptimierter Grafiken finden Sie unter 5.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage? Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie sicher, dass die Gestaltungsmerkmale Ihrer Geschäfts- oder Privatkorrespondenz optimal zur Geltung kommen. Außerdem erleichtern Sie sich das physische Versenden von E POSTBRIEFEN. Wenn Sie eine Dokumentvorlage verwenden, die mit den Layout-Vorgaben des E POST Systems konform ist, vermeiden Sie beim physischen Versenden folgende Situationen: Wenn die Adressdaten nicht genau in den vorgesehenen Bereichen liegen, müssen Sie ein (automatisch generiertes) Deckblatt einfügen, das nur die Adressdaten und ein Standard-Betreff enthält. Die individuelle Gestaltung Ihres Briefs (Briefkopf, Logos usw.) würde in diesem Fall vollständig durch ein leeres Blatt verdeckt werden. Siehe auch Dokument mit Deckblatt senden. Wenn Text oder Grafiken (z. B. ein Logo oder Wasserzeichen) in freizuhaltende Flächen am linken unteren Seitenrand hineinragen, dann überdeckt das System diese Stellen weiß. In der Briefvorschau wird das angezeigt. Die individuelle Gestaltung Ihres Briefs würde also teilweise verdeckt werden. Zur genauen Position dieser Sperrfläche siehe Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 80

85 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Hintergrund Ein klassisch versendeter Brief muss bestimmte Layout-Vorgaben einhalten, damit er im Rechenzentrum der Deutschen Post AG gedruckt und automatisch verarbeitet werden kann. Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie also sicher, dass die Adressdaten immer richtig platziert sind dass Ihr Brief-Layout nicht vom E POST System beeinträchtigt wird Um das zu erreichen, müssen Sie Ihre existierende Dokumentvorlagen eventuell anpassen oder neu erstellen. Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten, abhängig z. B. davon, ob Sie eine bereits bestehende Dokumentvorlage weiterbenutzen wollen: Erstellen Sie eine Office-Datei, die alle nötigen Elemente enthält (Briefkopf, Logo, und die Absenderadresse im Adressfeld usw.). Siehe auch 5.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 81

86 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Erstellen Sie eine kombinierte Dokumentvorlage aus einer Office-Datei, die z. B. nur die Position des Adressfelds, des Betreffs und des Datums enthält und einer qualitativ hochwertig (z. B. mit einem DTP-Programm) gestalteten PDF-Datei, die z. B. alle grafischen Elemente (z. B. Logo, Briefkopf) enthält. Diese PDF-Datei speichern Sie als elektronisches Briefpapier. Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein, wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und trotzdem sicherstellen wollen, dass Ihre E POSTBRIEFE mit optimaler Farbtreue gedruckt werden. Hintergrund: Damit der Druckprozess der Deutschen Post AG optimale Farbtreue erreicht, müssen Sie Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umsetzen. Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK. Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden. Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle (z. B. am Monitor verfügbaren) Farben reproduziert werden. Bei E POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es deshalb durch das Konvertieren nach CMYK zu Verschiebungen der Farbwerte kommen. wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf diese Weise können Sie Ihre bereits bestehende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. die Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen. wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So können Sie jedem Brief ein passendes Briefpapier zuordnen. Immer wenn Sie einen Brief mit Ihrem Office-Programm erstellen, wird Ihr elektronisches Briefpapier in der Briefvorschau mit angezeigt und beim Versenden mitgegeben. Siehe auch 5.3 Elektronisches Briefpapier einrichten Automatische Fehlerkorrektur worauf muss ich achten? Aus technischen Gründen ist es nötig, dass bestimmte Sperrflächen im Adressfeld und am linken Rand nicht bedruckt sind. Das macht das System automatisch. Der E POST MAILER korrigiert Layout-Fehler in Ihren Anschreiben automatisch, wenn die Sperrflächen am linken Seitenrand berührt sind. Den Inhalt von Anhängen, die Sie hinzufügen, verkleinert das System nötigenfalls im erforderlichen Maß. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 82

87 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Außerdem zeigt es Layout-Fehler im Adressfeld an, die es nicht automatisch korrigieren kann. Dieses Kapitel beschreibt die Wirkungsweise der automatischen Fehlerkorrektur und zeigt, worauf Sie achten müssen. Die automatische Korrektur von Layout-Fehlern ist hilfreich, wenn Sie auf das Layout von Briefen keinen Einfluss haben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie Briefe versenden, die Sie als PDF-Dateien von einem Dienstleister erhalten (z. B. Gehaltsabrechnungen) Briefe mit einem Dokumenten-Management-System erzeugen, das sich nur unter großem Aufwand anpassen ließe ACHTUNG Warum Dokumentvorlagen für E POSTBRIEFE erstellen? Bei der automatischen Fehlerkorrektur können Informationen verloren gehen oder anders als gewünscht dargestellt werden. Wenn Sie das Layout Ihrer E POSTBRIEFE beeinflussen können, empfehlen wir deshalb, alle Briefe mit Hilfe von Dokumentvorlagen oder elektronischem Briefpapier zu erstellen. Damit stellen Sie sicher, dass das Layout sowohl den Vorgaben des E POST Systems wie auch Ihren eigenen Design-Vorgaben entspricht und alle Informationen wunschgemäß gedruckt werden. Die automatische Fehlerkorrektur wirkt auf zweierlei Weise: Wenn das System feststellt, dass Text- oder Grafikelemente die Sperrflächen im Anschreiben überdecken (am linken Seitenrand aller Seiten), dann werden die betreffenden Stellen geweißt. Hier können also Informationen verloren gehen. in nachträglich zugefügten Anhängen überdecken (am linken Seitenrand), dann werden die betreffenden Seiten verkleinert und nach rechts verschoben. Hier können Informationen nicht verloren gehen. Fehlerkorrektur durch Weißen In seltenen Fällen können durch das Weißen inhaltliche Informationen verloren gehen. Damit Sie das prüfen und vermeiden können, zeigt das System an, wo Stellen geweißt werden. Die folgenden Beispiele illustrieren, worauf Sie achten müssen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 83

88 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Beispiel 1 Ein Logo ragt in die Sperrfläche am linken Seitenrand hinein. Beispiel 2 Die Adresse ist zu weit unten, das System findet keine Postleitzahl. Es ist in diesem Fall technisch nicht möglich, den Brief zu versenden. Fehlerkorrektur durch Verkleinern Wenn Sie einen skalierten Anhang in der Vorschau prüfen, stellen z. B. Folgendes fest (Abbildung auf Seite 84): Die erste Seite des Anhangs wird verkleinert und nach rechts verschoben, weil der Text in die Sperrfläche am unteren Teil des linken Seitenrands hineinragt (roter Pfeil in Abbildung auf Seite 84). Die zweite Seite des Anhangs bleibt unverändert (gelber Pfeil in Abbildung auf Seite 84), weil der Text aufhört, bevor die Sperrfläche am unteren linken Seitenrand beginnt (sie erstreckt sich ungefähr über die beiden unteren Drittel der Seite). Abbildung Verkleinern von Seiteninhalten 5.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren Beheben Sie die Ursachen von Fehlern eines E POSTBRIEFS oder einer Dokumentvorlage für E POSTBRIEFE. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 84

89 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Hintergrund Der E POST MAILER stellt sicher, dass nur Druckaufträge, die den Vorgaben der automatisierten Verarbeitung entsprechen, auf die E POSTBUSINESS BOX gelangen und verarbeitet werden. Damit Ihre Geschäftsbriefe einwandfrei als E POSTBRIEFE verschickt werden, müssen Ihre Dokumentvorlagen und E POSTBRIEFE deshalb unseren standardisierten Gestaltungsregeln entsprechen. HINWEIS Automatische und manuelle Korrektur Wenn Ihr E POSTBRIEF den Layout-Vorgaben nicht entspricht, können Sie ihn dennoch senden: Wenn lediglich bestimmte Freiflächen bedruckt sind, dann werden diese für die automatische Verarbeitung nötigen Freiflächen im Rechenzentrum automatisch weiß überdeckt. Das System zeigt Ihnen in der Vorschau an, wo das der Fall sein wird. Sie entscheiden dann, ob es für Sie in Ordnung ist. Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief nicht gedruckt werden kann, weil er den Layout-Anforderungen nicht entspricht, dann können Sie unter Werkzeuge zur Korrektur die Empfänger- und Absender-Adresse mit der Maus an die richtige Stelle schieben. Siehe auch Typisches Anschreiben senden. Sie können Ihren E POSTBRIEF mit einem Deckblatt versenden. Siehe auch Dokument mit Deckblatt senden. Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen typische Fehlerursachen identifizieren und beheben. Es beschreibt insbesondere die Position von Sperrflächen, die Sie von Text oder grafischen Elementen freihalten müssen die genaue Position des Adressfelds formale Merkmale der Adresse des Empfängers typische Probleme, die mit Grafiken auftreten Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Sperrflächen, die Sie in ein- oder mehrseitigen E POSTBRIEFEN freihalten müssen, damit das System Ihre E POSTBRIEFE verarbeiten kann. Folgende Sperrflächen prüft das System im Anschreiben: Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 85

90 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten HINWEIS Automatische Fehlerkorrektur In Anhängen greift die automatische Fehlerkorrektur. Anhänge werden automatisch skaliert (verkleinert), wenn nötig. Siehe Automatische Fehlerkorrektur worauf muss ich achten? auf allen Seiten: Sperrflächen am linken unteren Seitenrand (12 mm), sowie am oberen, unteren und rechten Rand (jeweils 3 mm). Die Flächen werden in jedem Fall weiß überdeckt. Text- oder Bild-Elemente, die dort platziert sind, wären also nicht mehr sichtbar. Es erscheint keine Fehlermeldung. Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm unterhalb des oberen Seitenrands. Sie ist 12 mm breit und reicht 207 mm bis zum unteren Seitenrand. nur auf der ersten Seite: Feld für Freimachungsvermerke der Deutschen Post AG (Zwischenraum zwischen Absender- und Empfängeradresse) im Sichtfenster des Briefs. Das System prüft, ob das Feld entweder leer ist oder weiß. Wenn Text- oder Grafikelemente in das Feld hineinragen, kann das System den Brief nicht postalisch versenden. Es erscheint eine Fehlermeldung. Die Höhe der Sperrfläche für DV-Freimachung hängt davon, ob Sie einen Brief mit oder ohne Briefzusatzleistungen (BZL, z. B. Einschreiben Einwurf) versenden: Ohne Briefzusatzleistungen: 13 mm (Abbildung auf Seite 86) Mit Briefzusatzleistungen: 18 mm (Abbildung auf Seite 87) Abbildung Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen ohne Einschreibenleistungen Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 86

91 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Abbildung Maße für Sperrflächen und Adressposition bei Briefen mit Einschreibenleistungen HINWEIS Was ist aus der Sicht des Systems ein Fehler, was nicht? Wenn Sie in der Vorschau die Option Briefumschlag in Vorschau anzeigen wählen, sehen Sie, wo genau das Sichtfenster des Briefumschlags liegt. Nur in bestimmten Fällen zwingt das System Sie, die Adresse anders zu platzieren. Fehler, die das Versenden nicht verhindern: Die Adresse ist nach rechts oder nach unten verrutscht und teilweise unlesbar. Dennoch können Sie den Brief versenden. Sie erkennen jedoch in der Vorschau, dass es empfehlenswert wäre, die Adresse zu verschieben, den Text zu kürzen oder eine kleinere Schriftart zu wählen. Andernfalls kann der Zusteller die Adresse möglicherweise nicht lesen. Fehler, die das Versenden verhindern: Die Adresse ist zu weit oben und würde das Feld für die sogenannte DV- Freimachung überdecken. Die Adresse ist zu weit links. Das System kann dann keine 5-stellige Postleitzahl erkennen Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 87

92 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Vorgehen Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen entspricht: Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen. Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl. Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des Empfängers passen. Die Schriftfarbe ist schwarz. Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Beispiel Korrekt ist: Beispielstraße Musterstadt Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie D oder DE. Beispiel Falsch ist: D Musterstadt Richtig ist: Musterstadt ACHTUNG Auslandsbriefe sind nicht möglich. Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabellenlinien Wie formatiere ich Grafiken korrekt, und wie halte ich sie aus Sperrflächen heraus? Wenn Sie Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Hintergrundbild) verwenden, prüfen Sie, ob die Grafiken oder z. B. unsichtbare Teile von Grafiken die Sperrflächen verletzen. Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? Vorgehen Stellen Sie sicher, dass Grafik- und Bildobjekte eine Auflösung von mindestens 300 dpi haben. Prüfen Sie die Auflösung z. B. mit einem kostenlosen Programm wie IrfanView. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 88

93 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Ergebnis Stellen Sie sicher, dass Grafiken nicht herunterskaliert, sondern in Echtgröße in Ihre Dokumentvorlage eingefügt sind. Prüfen Sie dazu z. B. in Microsoft Word unter Grafik formatieren > Größe > Skalieren, ob für Höhe und Breite jeweils 100% eingestellt ist. Wenn die reale Größe größer ist als die sichtbare Größe, dann können die Sperrflächen verletzt werden. Um die reale Größe einer Grafik zu ermitteln, können Sie z. B. ein (kostenloses) Programm wie IrfanView benutzen. Prüfen Sie, ob unsichtbare (z. B. transparente) Grafiken die Sperrflächen verletzen: 1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader). 2. Markieren Sie Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen. Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grauweiß gekachelte Fläche zu sehen ist. TIPP Auf Transparente Grafiken achten oder sie vermeiden Probleme mit transparenten Grafiken treten häufig bei PDF-Dokumenten auf, die mit Bildbearbeitungsprogrammen wie Adobe Photoshop erstellt wurden oder aus gescannten Dokumenten stammen. Abhilfe: Verwenden Sie gängige Textverarbeitungsprogramme wie z. B. Microsoft Word, OpenOffice Writer, LibreOffice oder DTP-Programme wie Adobe InDesign. Stellen Sie sicher, dass Sie keine ganzseitigen Hintergrundbilder verwenden. Ganzseitige oder großflächige Hintergrundbilder führen zu Fehlern bei der Druck- Vorprüfung, weil das System auch den weißen oder transparenten Bildanteil als Bild erkennt, das Sperrflächen verletzt. Um zu prüfen, ob ein großflächiges Hintergrundbild eine Sperrfläche verletzt, tun Sie Folgendes: 1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader). 2. Markieren Sie unter Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen. Ergebnis Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grauweiß gekachelte Fläche zu sehen ist. TIPP Große Grafiken in kleinere teilen 1. Wenn eine großflächige Grafik (etwa Hintergrundbilder, welche die Fußzeile und ein Logo am oberen Seitenrand sowie z. B. die Absenderadresse beinhalten) zu groß ist, teilen Sie sie in zwei oder mehr getrennte Bilder auf. 2. Platzieren Sie die Bilder so, dass sie nicht in den Adressbereich hineinragen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 89

94 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Stellen Sie sicher, dass sich Grafiken nicht gegenseitig überlagern. Bei der Umsetzung von PDF-Dateien für den Druck können aus überlappenden Bildern neue, größere Bildobjekte entstehen, die in ihrer neuen Größe freizuhaltende Sperrflächen überdecken. TIPP Überlappende Grafiken vermeiden Um beim Anordnen Ihrer Grafik- und Bildelemente Überlappungen zu vermeiden, schneiden Sie diejenigen Randbereiche der Einzelelemente ab, die inhaltlich irrelevant sind. Ordnen Sie grafische Elemente in der Vorlage so an, dass sie von den Anwendern nicht verschoben werden können. Erstellen Sie z. B. in Microsoft Word Dokumentvorlagen, in welchen die Grafiken in der Kopf- und Fußzeile eingebettet sind. Stellen Sie sicher, dass unsichtbare, z. B. weiße Text- oder Bildelemente nicht die Sperrflächen verletzen: 1. Um zu prüfen, ob Bilder (z. B. eingefügte Unterschriften) größer sind als der davon sichtbare Teil, wählen Sie in einem kostenlosen Programm wie z. B IrfanView Portable den Menüpunkt Image > Information. 2. Um eventuell versteckte Texte zu lokalisieren, benutzen Sie z. B. in Microsoft Word die Alles Markieren -Funktion. Vermeiden Sie es, Grafiken mit der Methode der Clipping-Pfade aus DTP-Programmen (z. B. Photoshop, QuarkXPress, FreeHand, InDesign) zu beschneiden. Clipping-Pfade aus DTP-Programmen, mit denen Ausschnitte aus Bildern bestimmt wurden, werden in der Druckvorbereitung nicht berücksichtigt. Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlagen mit Hilfe von Bildbearbeitungs- oder DTP- Programmen erstellen und die Methode der Clipping-Pfade verwenden, um Ausschnitte aus größeren Bildelementen als zu druckende Bereiche zu definieren, dann wird bei der Umsetzung der PDF-Dateien für den Druck möglicherweise das Bild in seiner Gesamtgröße umgesetzt und nicht nur der durch den Clipping-Pfad definierte Ausschnitt. Sie haben folgende Möglichkeiten: Wandeln Sie Ihre Grafik mit einem Bildbearbeitungsprogramm in ein JPG-Bild um, und bringen Sie es auf die Größe, wie Sie die Grafik 1:1 in die Dokumentvorlage einbauen wollen. Wenn Sie aus einem größeren Bild nur einen Teilbereich sichtbar in der Dokumentenvorlage verwenden wollen, dann schneiden Sie diesen Teilbereich aus und fügen ihn als eigene Bilddatei in die Dokumentenvorlage ein. HINWEIS Grafiken beschneiden Beschneiden Sie Grafiken in einem Bildbearbeitungsprogramm. Verwenden Sie nicht die Beschneiden -Funktion z. B. von Microsoft Word. 5.3 Elektronisches Briefpapier einrichten Erstellen Sie eine leere Seite im Format PDF, auf der Sie z. B. ein Unternehmens-Logo und andere Grafik-Elemente platzieren so wie es den Design-Vorgaben Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation entspricht. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 90

95 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Elektronisches Briefpapier kann sinnvoll sein, wenn Sie mit einer Textverarbeitungsanwendung wie Microsoft Word arbeiten und trotzdem sicherstellen wollen, dass Ihre E POSTBRIEFE mit optimaler Farbtreue gedruckt werden. Hintergrund: Damit der Druckprozess der Deutschen Post AG optimale Farbtreue erreicht, müssen Sie Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umsetzen. Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK. Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden. Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle (z. B. am Monitor verfügbaren) Farben reproduziert werden. Bei E POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es deshalb durch das Konvertieren nach CMYK zu Verschiebungen der Farbwerte kommen. wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf diese Weise können Sie Ihre bereits bestehende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. die Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen. wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So können Sie jedem Brief ein passendes Briefpapier zuordnen. HINWEIS Kein Briefpapier für Anhänge Das Briefpapier wirkt sich nicht auf Anhänge aus, die Sie Briefen hinzufügen. Wenn Sie Anhänge mit Briefpapier hinterlegen wollen, dann müssen Sie sie in die Datei mit Ihrem Anschreiben einbetten. Gestalten Sie Ihre Korrespondenz flexibel und grafisch anspruchsvoll. Dazu nutzen Sie Briefpapiere. Sie können für verschiedene Anwendungsfälle beliebig viele verschiedene Briefpapiere hinterlegen. Je nach Anspruch können Sie einseitiges oder mehrseitiges Briefpapier verwenden: 1 Seite: Das Layout ist auf allen Seiten Ihres Anschreibens gleich. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 91

96 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten 2 Seiten: Mit Seite 1 legen Sie das Layout für die erste Seite des Anschreibens fest. Mit Seite 2 legen Sie das Layout für alle Folgeseiten fest. Beispiel Die erste Seite Ihres Briefpapiers enthält einen Fußbereich mit Ihrer Bankverbindung und Steuernummer. Die Folgeseiten, deren Layout Sie auf der zweiten Seite festlegen, enthalten dagegen keinen Fußbereich, sondern nur Ihr Logo. HINWEIS Farb- und Schwarz/Weiß-Druck Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an. TIPP Wie kann ich das elektronische Briefpapier am einfachsten erhalten? Bitten Sie den Grafiker, der die Druckvorlage für Ihr gedrucktes Briefpapier erstellt hat, Ihr elektronisches Briefpapier wie im Folgenden beschrieben zu erstellen oder Ihnen die digitale Druckvorlage zu senden. ACHTUNG Warum kann ich nicht einfach mein bestehendes Briefpapier einscannen? Vermeiden Sie es aus folgenden Gründen, Ihr bestehendes Briefpapier einzuscannen: Die Sperrflächen im Adressfeld würden verletzt. Die Druckqualität wäre unbefriedigend. Die PDF-Datei wäre sehr groß. Wenn keine digitale Vorlage existiert und es auf exakte Farbtreue nicht ankommt, können Sie statt des elektronischen Briefpapiers auch eine oder mehrere Dokumentvorlagen für Ihre textverarbeitende Software erstellen, in der alle grafischen Elemente und statischen Texte enthalten sind. Siehe auch Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage? Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer bestehenden Dokumentvorlage, die Sie zusammen mit dem elektronischen Briefpapier weiterbenutzen wollen, die Sperrflächen freigehalten sind. Siehe 5.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren. 2. Legen Sie eine Datei für Ihr elektronisches Briefpapier an: a. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine Seite im Format DIN A4 Hochformat, die nur Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente wie z. B. Fußzeilen enthält. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 92

97 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Ergebnis ACHTUNG Typische Fehlerquellen meiden Verwenden Sie als elektronisches Briefpapier eine möglichst einfach strukturierte PDF-Datei. Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt (zusätzlicher Seitenrand) angelegt ist. Andernfalls kann kein PDF im Format DIN A4 erzeugt werden. Vermeiden Sie die folgenden vom System bisher nicht voll unterstützten PDF- Eigenschaften: Objekte, die teilweise außerhalb des Papierbereichs liegen Bilder, die sich überlappen Bilder, die nicht in Originalgröße eingebunden, sondern herunterskaliert sind (Clipping-Pfade) b. Starten Sie den E POST MAILER, um in der Vorschau zu prüfen, ob das elektronische Briefpapier Fehler enthält. Siehe auch Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? Ihr elektronisches Briefpapier ist erstellt. c. Um das Briefpapier ohne den simulierten Briefumschlag in der Briefvorschau zu prüfen, entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen anzeigen. d. Exportieren Sie Ihr elektronisches Briefpapier als PDF-Datei. Stellen Sie dabei Folgendes sicher: Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi. Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF- Datei ein geeignetes Programm und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest. Geeignete Programm sind z. B. PDF-Konverter wie Adobe Acrobat Distiller. 3. Fügen Sie das elektronische Briefpapier Ihrer Installation des E POST MAILER hinzu: a. Wählen Sie Einstellungen. b. Wählen Sie unter MAILER auf der Registerkarte Briefpapier die Schaltfläche Hinzufügen. c. Wenn Sie mehrere Briefpapiere verwenden, setzen Sie (z. B. das am häufigsten verwendete) als Standard. d. Bestätigen Sie mit Speichern. Ergebnis Das System fügt die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen allen E POSTBRIEFEN als Hintergrund hinzu. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 93

98 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten HINWEIS Grafikelemente überdecken das Briefpapier Wenn ein Dokument (z. B. eine Word- oder PowerPoint-Datei) Grafikelemente oder Textboxen enthält, dann wird der Inhalt des Briefpapiers von diesen Elementen überdeckt. Achtung: Dies ist auch dann der Fall, wenn das Grafik- oder Textelement transparent ist. Hintergrund Der E POST MAILER wandelt alle Dokumente in das Archiv-Format PDF/A-1b um. Dieses Format lässt keine transparenten Grafiken zu. Sie können das Briefpapier vor dem Versenden für jeden Brief individuell einstellen oder einzelne Seiten vom Briefpapier ausnehmen. Briefpapier verwenden HINWEIS Kein Briefpapier für Anhänge Das Briefpapier wirkt sich nicht auf Anhänge aus, die Sie Briefen hinzufügen. Wenn Sie Anhänge mit Briefpapier hinterlegen wollen, dann müssen Sie sie in die Datei mit Ihrem Anschreiben einbetten. Vorgehen 1. Erstellen Sie einen Brief, und starten Sie den E POST MAILER. 2. Wählen Sie unter Briefpapier > Auswahl das gewünschte Briefpapier. 3. Optional: Legen Sie im Feld Seiten ohne Briefpapier (Abbildung auf Seite 95, Position 1) fest, für welche Seiten Ihres Briefs (einschließlich Anhängen) Sie das Briefpapier nicht verwenden wollen. Dazu trennen Sie die Seitenzahlen durch Komma ohne Leerzeichen (z. B. 3,4,7). Definieren Sie Seitenbereich mit Bindestrich ohne Leerzeichen (z. B.3,4,9-11). Die Seitenzahlen werden in der Briefvorschau oben links angezeigt. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 94

99 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Abbildung Briefpapier wählen 5.4 E POST MAILER konfigurieren Hinterlegen Sie Standardtexte, legen Sie fest, wo Sie E POSTBRIEFE standardmäßig auf Ihrem PC speichern wollen, oder optimieren Sie den E POST MAILER für die Arbeit von unterwegs. Wählen Sie den Link Einstellungen (Abbildung auf Seite 95, Position 1). Abbildung Konfigurationseinstellungen öffnen Versandeinstellungen festlegen Konfigurieren Sie das Versenden von E POSTBRIEFEN. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 95

100 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Standard-Texte für Betreff und Anschreiben erstellen Um das Versenden auf die Dauer zu vereinfachen, hinterlegen Sie Standardtexte für Betreff und Anschreiben. Sie können diese Standardtexte bei Bedarf für jeden Brief individuell anpassen. Hintergrund Wenn Sie einen Brief nicht an eine physische Postadresse, sondern elektronisch (also an eine E POST Adresse) senden, dann wird automatisch ein Anschreiben erzeugt. Typischerweise erfassen Sie dafür einen Text sowie ein Betreff (Abbildung auf Seite 96, Position 1). Ihr eigentlicher Brief wird damit zum Anhang des E POSTBRIEFS (Abbildung auf Seite 96, Position 2). Abbildung Betreff-Zeile eines E POSTBRIEFS im E POST MAILER Postfach Ein typischer Standard-Anschreibentext lautet z. B. Bitte beachten Sie meinen Brief im Anhang. Achten Sie als Mitarbeiter darauf, organisationsweit einheitliche Formulierungen zu verwenden, die den Richtlinien Ihrer Organisation entsprechen. Fragen Sie den fachlich Verantwortlichen. Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung auf Seite 95, Position 1). 2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Ihre Standardtexte (Abbildung auf Seite 97, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 96

101 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Abbildung Standardtexte erfassen 3. Erfassen Sie die folgende Daten: Anschrift Absender: Ihre Post-Anschrift so, wie sie auf dem Deckblatt eines klassisch versendeten Briefs im Adressfeld erscheinen soll. Siehe auch Dokument mit Deckblatt senden. Betreff: Der Text erscheint Im Betreff eines elektronischen E POSTBRIEFS Im Eingangspostfach des Empfängers oder in Ihrem Gesendet-Ordner im E POST MAILER Postfach (Abbildung auf Seite 96, Position 1) oder im E POST Portalpostfach. Beispiel: Ihr E POSTBRIEF von Max Mustermann Anschreiben: Der Text erscheint als Standardtext im Anschreiben eines elektronisch versendeten E POSTBRIEFS. Beispiel: Bitte beachten Sie den angehängten Brief. Der Text erscheint nicht auf dem Deckblatt eines physisch versendeten E POSTBRIEFS. TIPP Unterstützen Sie die Empfänger Ihrer Rechnungen beim Bezahlen Um Ihren Empfängern die Komfortfunktionen zum Online-Bezahlen von Rechnungen nahezulegen, geben Sie im Standard-Anschreibentext für elektronische E POSTBRIEFE eine Kurzanleitung mit. Nutzen Sie den Formulierungsvorschlag unter Rechnungen bezahlen 4. Sichern Sie Ihre Eingaben Verzeichnis zum Archivieren von E POSTBRIEFEN festlegen Speichern Sie beim Versenden eine Kopie Ihres E POSTBRIEFS im Format PDF. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 97

102 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Ihre Briefe sind dann immer leicht für Sie zugänglich, ohne dass Sie den E POST MAILER starten müssen. Das dafür voreingestellte Verzeichnis auf Ihrem Computer können Sie ändern. HINWEIS Datensicherheit Ihre E POSTBRIEFE sind immer auch im E POST Portal gespeichert. Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung auf Seite 95, Position 1). 2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges (Abbildung auf Seite 98, Position 1). Ergebnis Abbildung Versandprotokoll und Archiv konfigurieren 3. Legen Sie unter Standard-Speicherort für Kopien versendeter Anhänge das Verzeichnis für Ihr E POSTBRIEF Archiv fest. 4. Sichern Sie Ihre Eingaben Versandprotokoll konfigurieren Legen Sie z. B. fest, wie lang das Versandprotokoll gespeichert werden soll, das der E POST MAILER standardmäßig erstellt. HINWEIS Ihre E POSTBRIEFE sind immer auch im E POST Portal gespeichert. Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung auf Seite 95, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 98

103 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten 2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges (Abbildung auf Seite 99, Position 1). Abbildung Versandprotokoll und Archiv konfigurieren 3. Sie haben folgende Möglichkeiten: Um das standardmäßige Erstellen des Versandprotokolls zu unterdrücken, entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Protokoll nach Versand speichern (Abbildung auf Seite 99, Position 2). Passen Sie die Aufbewahrungsdauer der Versandprotokolldaten an (Abbildung auf Seite 99, Position 3). 4. Sichern Sie Ihre Eingaben Vorgehen Briefumschlag und Sonderflächen in der Briefvorschau standardmäßig ausblenden Wenn Sie den E POST MAILER starten, wird Ihr Brief in einer Briefvorschau angezeigt. Legen Sie fest, ob der Briefumschlag und die Sonderflächen standardmäßig ein- oder ausgeblendet sein sollen. Das Generieren des Briefumschlags in der Briefvorschau verbraucht Rechenleistung und kann das Generieren der Briefvorschau verzögern. Auf das Einblenden des Briefumschlags können Sie beispielsweise dann verzichten, wenn Sie eine funktionierende Dokumentvorlage erstellt haben. Um einen Brief zu prüfen, können Sie die Briefvorschau mit Briefumschlag jedoch jederzeit aktivieren. Siehe auch Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage? 1. Wählen Sie rechts oben Einstellungen. 2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 99

104 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten 3. Entfernen Sie die Markierung beim Kontrollkästchen Briefumschlag und Sonderflächen in der Briefvorschau anzeigen. 4. Sichern Sie Ihre Eingaben Klassische Briefe standardmäßig in Farbe drucken Sie senden vorwiegend klassische Briefe in Farbe? Dann speichern Sie das als Standardeinstellung. HINWEIS Die Versandoptionen wirken sich auf den Preis aus. Siehe auch Wo finde ich aktuelle Preisinformationen? Vorgehen Wählen Sie rechts oben Einstellungen. 2. Wählen Sie unter MAILER die Registerkarte Sonstiges. 3. Markieren Sie das Kontrollkästchen Klassischer Versand vorrangig als Farbdruck. 4. Sichern Sie Ihre Eingaben. Postfach konfigurieren Konfigurieren Sie Ihr elektronisches Postfach. Sie öffnen es durch Doppelklicken auf das E POST MAILER-Symbol. Das Konfigurieren kann beispielsweise dann wichtig sein, wenn Sie Ihre elektronische Post unterwegs auf Ihrem Notebook erledigen und das Datenvolumen über Ihre Verbindung zum mobilen Netz begrenzen wollen. Desktop-Benachrichtigung ausschalten Legen Sie fest, ob eine Desktop-Benachrichtigung erscheinen soll, wenn ein elektronischer E POSTBRIEF in Ihrem Posteingang eintrifft. Sie erhalten solche Desktop-Benachrichtigungen standardmäßig. Die Desktop-Benachrichtigungen erscheinen am unteren Bildschirmrand (Abbildung auf Seite 100). Abbildung Desktop-Benachrichtigung Wenn die Desktop-Benachrichtigungen zu oft erscheinen, schalten Sie die Funktion aus. Alternativ können Sie die Intervalle für das Abrufen von Nachrichten vergrößern. Siehe auch Aktualisierungsintervalle festlegen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 100

105 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten TIPP SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren Die Desktop-Benachrichtigung informiert Sie über neue Nachrichten, während Sie am PC arbeiten. Wenn Sie Ihren PC nicht täglich einschalten, denken Sie auch daran, im E POST Portal die Empfangsbenachrichtigung per SMS zu aktivieren. Vermeiden Sie es so, mögliche Fristen zu versäumen. Siehe auch SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren. Vorgehen Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang. 2. Damit das System neue E POSTBRIEFE meldet, markieren Sie das Kontrollkästchen System-Benachrichtigung einschalten. 3. Sichern Sie Ihre Eingaben. SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren Wenn Sie elektronische E POSTBRIEF erhalten, dann stellen Sie sicher, dass Sie mögliche Fristen nicht versäumen. Das geht mit SMS. Stellen Sie sicher, dass Sie eine SMS erhalten, wenn Sie einen elektronischen E POSTBRIEF erhalten haben. Die Korrespondenz zu digitalisieren, ist bequem. Aber Sie müssen genauso sorgfältig damit verfahren wie mit herkömmlicher Post. Wenn Sie ein Gruppenpostfach für Ihr Unternehmen anlegen oder die E POST Adressen von Mitarbeitern bekannt machen, dann können Sie elektronische E POSTBRIEFE empfangen. Stellen Sie deshalb sicher, dass die Mitarbeiter oder der Administrator, der einem Gruppenpostfach zugeordnet ist, per SMS benachrichtigt werden, wenn E POSTBRIEFE ankommen. HINWEIS Desktop-Benachrichtigung ausschalten Die SMS-Empfangsbenachrichtigung informiert Sie über neue Nachrichten, wenn Sie nicht am PC arbeiten. Wenn Sie an Ihrem PC arbeiten, erscheint standardmäßig auch eine Desktop- Benachrichtigung. Die können Sie bei Bedarf ausschalten, z. B. wenn die Benachrichtigungen zu häufig erscheinen. Siehe auch Desktop-Benachrichtigung ausschalten. Vorgehen 1. Rufen Sie unter das E POST Portal auf. 2. Loggen Sie sich mit Ihrer E POST Adresse ein. 3. Wählen Sie Einstellungen (Abbildung auf Seite 102, Position 1). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 101

106 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Abbildung Kontoeinstellungen bearbeiten 4. Wählen Sie Administration, und geben Sie die HandyTAN ein. 5. Wählen Sie Portaleinstellungen (Abbildung auf Seite 102, Position 1). Abbildung Empfangsbenachrichtigung aktivieren 6. Stellen Sie sicher, dass unter SMS-Benachrichtigung der Optionsknopf aktiviert markiert ist (Abbildung auf Seite 102, Position 2) Aktualisierungsintervalle festlegen Legen Sie fest, wie häufig das System den elektronischen Posteingang aktualisieren soll. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 102

107 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Beispiel Wählen Sie ein längeres Intervall, wenn die Benachrichtigung, dass Sie eine neue Nachricht erhalten haben, zu oft erscheint. Siehe auch Desktop-Benachrichtigung ausschalten. Legen Sie fest, dass gar keine Aktualisierung erfolgen soll, wenn Sie mobil arbeiten, aber auf das Bearbeiten von Post verzichten wollen. HINWEIS Datenvolumen Beim Aktualisieren werden nur Metadaten (Textdaten) übertragen (z. B. zu Struktur und Inhalt der Ordnerstruktur, Absender und Betreff einzelner Nachrichten). Das Datenvolumen ist deshalb normalerweise gering (abhängig von der Menge der aktualisierten Nachrichten). Erst wenn Sie Anhänge in der Vorschau anzeigen, können beträchtliche Datenvolumina Ihre mobile Datenverbindung belasten und entsprechende Gebühren verursachen. Passen Sie die Vorschau von Anhängen an Ihre Bedürfnisse an, wenn Sie unterwegs Ihre Post erledigen. Siehe auch Vorschau konfigurieren. Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang. 2. Wählen Sie unter Automatische Abfrage neuer Nachrichten das Intervall. Mit Aktualisieren können Sie den Posteingang jederzeit manuell auffrischen (Abbildung auf Seite 103, Position 1). Abbildung Posteingang manuell auffrischen 3. Sichern Sie Ihre Eingaben Vorgehen Vorschau konfigurieren Wenn Sie Ihre elektronische Post unterwegs auf Ihrem Notebook erledigen, schränken Sie die Menge der Daten ein, die über Ihre Verbindung zum mobilen Datennetz übertragen werden. Sie begrenzen das Datenvolumen und damit mögliche Gebühren. 1. Wählen Sie Einstellungen > MAILER > Empfang. 2. Legen Sie unter Anhänge sofort als Vorschau anzeigen eine Größenbegrenzung fest. 3. Sichern Sie Ihre Eingaben. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 103

108 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten 5.5 Mit QR-Codes digitale Interaktion ermöglichen Ermöglichen Sie elektronische Folgeprozesse auch bei Empfängern, die Ihre E POSTBRIEFE physisch empfangen. Z. B. das Importieren von Kontaktdaten oder Terminen in Adressbuch oder Kalender. Ermöglichen Sie elektronische Folgeprozesse bei Ihren Empfängern, z. B. das Importieren von Kontaktdaten oder Terminen in Adressbuch oder Kalender. Viele Ihrer Adressaten sind per Smartphone online, empfangen aber noch keine elektronischen E POSTBRIEFE. Mit Hilfe grafischer QR-Codes in Ihren Briefen können Sie jedoch Online-Aktivitäten anstoßen. Indem die Adressaten QR-Codes mit dem Smartphone scannen, können sie z.b. Ihre Web-Seite aufrufen Dateien herunterladen, z. B. Ihre AGB, Preislisten, einen Flyer oder einen Katalog Beispiel Wenn Sie Ihren QR - oder Bar-Code-Scanner auf den folgenden QR-Code (Abbildung auf Seite 104) halten, können Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des E POST MAILER unter der Link-Adresse content/dam/dpag/images/e_e/epost/downloads/pk/dp-epost-agb-epost-mailer.pdf herunterladen. Abbildung Beispiel: Download-Link-Adresse als QR-Code über eine parametrisierte URL, die z.b. den Namen des Empfängers enthält, Ihre Einladung zum Sommerfest annehmen oder absagen. Ihr Empfänger klickt auf eine Option auf der Web-Seite, und entsprechende Skripte auf Ihrem Webserver schreiben einen Eintrag in Ihre Sommerfest-Teilnehmer-Datenbank. eine Antwort per vorformulierter E Mail senden Wenn Sie Ihr Sommerfest nicht datenbankgestützt organisieren, geht es auch einfacher: Verschicken Sie die Einladung als physischen Brief, aber erhalten Sie die Antwort per E Mail. Ihre Kontaktinformationen ins Adressbuch importieren einen Termin, etwa wieder Ihr Sommerfest, in den Terminkalender importieren Der Vorteil für Sie und Ihre Empfänger ist in jedem Fall: Sie können auch komplizierte technische Informationen ohne Fehler übertragen. Es ist kein fehlerträchtiges und zeitraubendes Abtippen nötig. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 104

109 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten ACHTUNG Wir haben keinen Einfluss auf die verwendeten Apps Ob und wie zuverlässig die Informationen verarbeitet werden, hängt von den Apps ab, die Ihre Adressaten auf ihren Smartphones verwenden. Wir testen die QR-Code Funktion mit den auf Android und ios am weitesten verbreiteten QR-Code -Lesern. Der Standard für die Übermittlung von Kontaktdaten (vcard) ist in verschiedenen Anwendungen unterschiedlich umgesetzt. Wegen der weiten Verbreitung von Microsoft Outlook haben wir dieses Programm als Referenz gewählt. Wenn ein Adressat ein anderes Adressbuch als das von Microsoft Outlook verwendet, kann es z. B. sein, dass eine geschäftliche Telefonnummer nicht als solche erkannt wird, sondern beispielsweise als private. Vorgehen 1. Erstellen Sie wie gewohnt einen Brief, den Sie in der Vorschau anzeigen. 2. Wählen Sie Werkzeuge > Einfügen > QR-Code. 3. Wählen Sie unter Datentyp, welche Aktion Sie ermöglichen wollen: Web-Seite aufrufen oder Dateien herunterladen: URL Kontaktdaten importieren: Kontakt (vcard) Termin importieren: Termin Antwort- senden: E Mail 4. Geben Sie die erforderlichen Daten ein. Achten Sie beim Datentyp URL darauf, dass Sie die Adresse der Web-Seite nach dem Schema http(s):// eingeben, also mit vorangestelltem oder Ob diese und andere Protokolle möglich sind, z. B. ftp:// oder ftps://, hängt von Ihrem Webserver und von den Apps ab, die Ihre Empfänger verwenden. Beispiel Damit Ihr Empfänger Ihre AGB, einen Flyer oder einen Katalog auf seinem Smartphone anzeigen kann, erfassen Sie eine URL nach dem Schema Ergebnis Der QR-Code erscheint in der Vorschau (Abbildung auf Seite 106). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 105

110 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Abbildung QR-Code in der Vorschau Die Größe hängt ab von Menge der Daten. QR-Codes für URLs können z. B. kleiner sein als QR-Codes für Kontaktdaten oder E Mails. Die Anzahl der Zeichen hängt bei den QR-Codes nicht nur von Ihren Eingaben in den einzelnen Feldern ab. Sobald Sie ein Zeichen in ein neues Feld eingeben, codiert das System auch die Metadaten für das Feld mit. Beispiel 5 Zeichen im Feld PLZ erfordern zusätzliche 16 Zeichen, insgesamt also 21 Zeichen. 5. Optional: Um den QR-Code in anderen Briefen wiederzuverwenden, wählen Sie Speichern. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein. 6. Wählen Sie Einfügen. Ergebnis Der QR-Code wird in Ihren Brief eingefügt und erscheint in der Briefvorschau. 7. Optional: Verschieben Sie den QR-Code mit der Maus an die gewünschte Stelle. Beachten Sie Sperrflächen im Adressbereich und die Freiflächen am linken unteren Seitenrand. 5.6 Prüfen, ob der E POST MAILER aktuell ist Prüfen Sie bei Bedarf manuell, ob eine neue Version verfügbar ist. Damit Ihre Daten optimal geschützt sind, prüft das Programm automatisch in regelmäßigen Abständen, ob eine neue Version verfügbar ist. Es fordert Sie bei Bedarf auf, das Aktualisieren zu starten. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 106

111 5 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Vorgehen Wählen Sie im Kontextmenü des E POST MAILER Symbols (im sogenannten Systray am unteren Rand des Windows-Desktops, Abbildung auf Seite 107, Position 1) den Menüpunkt Nach neuer Version suchen (Abbildung auf Seite 107, Position 2). Abbildung E POST MAILER Symbol im Systray 5.7 Datenerhebung deaktivieren Um das Produkt und den Kundenservice zu verbessern, erheben wir standardmäßig anonyme Nutzungsdaten. Ihre Privatsphäre und das Briefgeheimnis sind gewahrt. Wenn Sie dennoch nicht einverstanden sind, deaktivieren Sie die Funktion. Vorgehen 1. Wählen Sie Einstellungen > Info. 2. Entfernen Sie das Kontrollkästchen unter Produktverbesserung unterstützen. 3. Sichern Sie Ihre Eingaben. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 107

112 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD Nutzen Sie den E POST MAILER auch als Privatkunde. Sie haben dann Zugriff auf 5 GB kostenlosen Online-Speicherplatz in der E POST CLOUD. Das Programm legt ein E POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem PC an. Speichern Sie darin wichtige Dokumenten, z. B. Verträge, Rechnungen oder Ausweiskopien. Die Dateien werden dann automatisch mit Ihrem Online-Speicher in der E POST CLOUD synchronisiert. Sie sind dann auch auf allen PCs oder Smartphones verfügbar und synchron, auf denen Sie die den E POST MAILER oder die E POST CLOUD App installiert haben. Weitere Informationen zu Funktionsumfang und Funktionsweise finden Sie unter 6.1 Häufig gestellte Fragen zur E POST CLOUD. E POST CLOUD Verzeichnis öffnen Wenn Sie den E POST MAILER als Geschäftskunde nutzen, ist E POST CLOUD bereits auf Ihrem Rechner installiert. Um es nutzen zu können, müssen Sie sich nur zusätzlich als Privatkunde einloggen oder registrieren. Vorgehen 1. Wählen Sie Start > Programme > Deutsche Post AG > E POST CLOUD. 2. Wenn Sie sich erstmals anmelden, wählen Sie E POST CLOUD einrichten. 3. Registrieren Sie sich als Privatkunde, oder loggen Sie sich mit Ihrer bereits bestehenden privaten E POST Adresse ein. HINWEIS Woran erkenne ich, ob ich Privatkunde bin? Zurzeit steht die E POST CLOUD nur Privatkunden zur Verfügung. Sie sind sich nicht sicher, ob Sie bereits ein Konto als Privatkunde haben? Das erkennen Sie an Ihrer E POST Adresse. Sie ist bei Privatkunden nach dem Schema <Vorname>.<Nachname>.<Zähler>@epost.de aufgebaut (z. B. max.mustermann. 2@epost.de). 4. Wählen Sie E POST CLOUD Ordner öffnen. Ergebnis Ihr E POST CLOUD ist im Windows Explorer geöffnet. Dateien, die Sie in dieses Verzeichnis legen, werden online gesichert und laufend synchronisiert, während sie eingeloggt sind. Sie können das Verzeichnis bei Bedarf ändern. Siehe 6. Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD: E POST CLOUD konfigurieren. Dateien synchronisieren Loggen Sie sich an Ihrem PC in Ihre E POST CLOUD ein, um die Dateien in Ihrem lokalen E POST CLOUD Verzeichnis zu synchronisieren. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 108

113 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD Vorgehen 1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E POST CLOUD Icons (Abbildung 6-1 auf Seite 109, Position 1) den Menüpunkt CLOUD jetzt synchronisieren. Abbildung 6-1 E POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld 2. Geben Sie Ihre E POST Adresse und Ihr Passwort ein. 3. Empfehlung: Markieren Sie das Kontrollkästchen Login-Daten E POST speichern. HINWEIS Nur während Sie in der E POST CLOUD eingeloggt sind, können Ihre Dateien auf dem PC automatisch synchronisiert werden. 4. Wählen Sie Einloggen. Ergebnis Ergebnis Die Dateien in Ihrem lokalen E POST CLOUD Verzeichnis werden synchronisiert. 5. Optional: Um festzustellen, dass die Dateien tatsächlich synchronisiert sind, öffnen Sie Ihr lokales E POST CLOUD Verzeichnis unter Start > Programme > Deutsche Post AG > E POST CLOUD. Synchronisierte Dokumente sind mit einem Haken grün markiert (Abbildung 6-2 auf Seite 109). Abbildung 6-2 Synchronisiertes Dokument im lokalen E POST CLOUD Verzeichnis Ist das Synchronisieren noch nicht abgeschlossen, sind die betreffenden Dateien gelb markiert (Abbildung 6-3 auf Seite 110). Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 109

114 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD Abbildung 6-3 Laufende Synchronisierung eines Dokuments im lokalen E POST CLOUD Verzeichnis Ergebnis Das Synchronisieren klappt nicht? Sehen Sie nach unter 6.2 Wie behebe ich E POST CLOUD Fehler? E POST CLOUD konfigurieren Ändern Sie bei Bedarf das E POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem PC. Voraussetzung Vorgehen Sie sind eingeloggt. 1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E POST CLOUD Icons (6. Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD: E POST CLOUD konfigurieren, Position 1) den Menüpunkt Einstellungen. Abbildung 6-4 E POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld 2. Ändern Sie bei Bedarf das lokale E POST CLOUD Verzeichnis. HINWEIS Speicherplatz und Dateigrößen Die E POST CLOUD bietet Ihnen folgende Vorteile: Sie haben insgesamt 5 GB Speicherkapazität in Ihrer Online-E POST CLOUD zur Verfügung. Sie können Dateien mit einer Größe von jeweils bis zu 50 MB hochladen oder synchronisieren. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 110

115 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD Ergebnis Ergebnis Wenn das neue Verzeichnis bereits Dateien enthält, erscheint eine Meldung, dass die darin enthaltenen Dateien synchronisiert werden. Sie haben damit Gelegenheit sicherzustellen, dass nicht versehentlich die falschen Dateien online gespeichert werden. Sollte Ihnen das dennoch passieren Ihre Privatsphäre ist stets geschützt. 3. Speichern Sie Ihre Eingaben. Folgendes passiert: a. Dateien, die online in der E POST CLOUD gespeichert sind, werden im ersten Schritt in Ihr neues lokales E POST CLOUD Verzeichnis heruntergeladen. b. Enthält das neue lokale Verzeichnis ebenfalls Dateien, werden diese Dateien im zweiten Schritt hochgeladen. Die Dateien in der Online-E POST CLOUD sind synchronisiert mit Ihrem lokalen Verzeichnis auf Ihrem Rechner. Beim erstmaligen Synchronisieren werden also keine Dateien gelöscht. 6.1 Häufig gestellte Fragen zur E POST CLOUD Wie funktioniert die E POST CLOUD? Dateien, die Sie im E POST CLOUD Verzeichnis auf Ihrem Windows-PC ablegen, werden permanent automatisch synchronisiert, solange Sie eingeloggt sind. Beispiel: Sie löschen eine Datei in Ihrem lokalen Verzeichnis die Datei wird auch in der Cloud gelöscht. Sie laden mit Ihrem Smartphone eine Datei hoch. Beim nächsten Anschalten Ihres PCs und Einloggen in die E POST CLOUD wird die Datei in das lokale Verzeichnis heruntergeladen. Beim erstmaligen Synchronisieren wenn Sie das E POST CLOUD Verzeichnis neu anlegen oder ändern werden keine Dateien gelöscht, sondern nur hinzugefügt. Wie sicher sind meine Daten? Ihre Daten werden während der Synchronisation verschlüsselt übertragen. Auf den Servern der Deutschen Post AG ist Ihre Privatsphäre durch das deutsche Datenschutzrecht geschützt. Die Daten auf dem Server der Deutschen Post AG sind durch Sicherungskopien vor Datenverlust geschützt. Dateien, die Sie löschen oder aus Ihrem E POST CLOUD Ordner entfernen, werden jedoch auch aus Gründen des Datenschutzes sofort auf dem Server der Deutschen Post AG gelöscht. Wir können deshalb Dateien, die Sie gelöscht haben, nicht wiederherstellen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 111

116 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD TIPP Virenschutzprogramm aktuell halten Wenn Sie E POST CLOUD nutzen, haben Sie doppelten Schutz vor Schadsoftware: Durch Ihr eigenes Virenschutzprogramm und zusätzlich durch den Virenschutz des E POST Systems. Das E POST System bietet aber einen nur zusätzlichen Schutz. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihr Virenschutzprogramm immer auf dem neuesten Stand ist, am besten durch automatisches Aktualisieren. Dann sind alle Ihre Daten geschützt. Dateien, die von Viren befallen sind, erkennen Sie daran, dass sie von der Synchronisierung ausgeschlossen sind. Siehe auch Wie viel Speicherplatz kann ich nutzen? Ihr lokales E POST CLOUD Verzeichnis kann bis zu 5 GB groß sein. Ein Erweitern des Speicherplatzes ist zurzeit noch nicht möglich. Wie groß können einzelne Dateien sein, die ich hochlade oder synchronisiere? Sie können einzelne Dateien bis zu einer Größe von jeweils 50 MB von Ihrem Smartphone hochladen oder mit Ihrem Rechner synchronisieren. Das Dateiformat spielt keine Rolle. TIPP Speicherplatz sparen Wählen Sie z. B. beim Einscannen von Verträgen eine möglichst niedrige Auflösung. Eine sehr gute Grafik-Qualität erreichen Sie mit 150 bis 300 dpi. Was kostet mich die E POST CLOUD? Ihr Online-Speicherplatz ist kostenlos. Wie kann ich die E POST CLOUD mit meinem Smartphone nutzen? Mit der Smartphone App E POST CLOUD für Apple ios (Abbildung auf Seite 113) und Google Android (Abbildung auf Seite 113) können Sie Daten hochladen oder mobil darauf zugreifen. Rechnungen, die Sie in die E POST CLOUD hochladen, sind entsprechend markiert (Abbildung auf Seite 113). Sie können sie ohne Medienbruch online begleichen. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 112

117 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD Abbildung Offene und bezahlte Rechnungen in der E POST CLOUD Abbildung E POST CLOUD für Apple ios im Apple App Store Abbildung E POST CLOUD für Google Android im Google Play Store Zurzeit lassen sich Verzeichnisse auf Ihrem Smartphone nicht automatisch mit der E POST CLOUD synchronisieren. Sie müssen Dateien manuell hochladen. Kann ich meine Dateien mit anderen Nutzern teilen? Zurzeit können Sie Dateien in der E POST CLOUD nicht für andere Nutzer freigeben, um Dateien z. B. gemeinsam zu bearbeiten. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 113

118 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD Was kann beim Synchronisieren schiefgehen? Ihre Daten sind sicher. Dateien werden nur gelöscht, wenn Sie auf Ihrem Smartphone oder Rechner einen ausdrücklichen Löschbefehl geben. Automatisches Synchronisieren bedeutet jedoch: Daten, die Sie in einem E POST CLOUD Verzeichnis ändern, überschreiben gleichnamige Dateien in allen E POST CLOUD Verzeichnissen, die Sie auf anderen Rechnern angelegt haben. Insofern müssen Sie mit Sorgfalt vorgehen. Das Synchronisieren kann unter bestimmten Umständen unterbrochen werden, oder es kann zu Netzwerkproblemen kommen. Wie Sie im Fehlerfall vorgehen, erfahren Sie unter 6.2 Wie behebe ich E POST CLOUD Fehler? Wie kann ich die Cloud-Prozesse stoppen? Um beispielsweise Bandbreite für andere Internetanwendungen zu nutzen, stoppen Sie das Synchroniesieren und setzen es später fort. Öffnen Sie das Kontextmenü des E POST CLOUD Symbols im Windows- Benachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des Windows-Desktops und wählen Sie den Menüpunkt Synchronisation anhalten oder Synchronisation fortsetzen. 6.2 Wie behebe ich E POST CLOUD Fehler? Beheben Sie die Ursachen möglicher Synchronisationsfehler oder Verbindungsprobleme. Wenn ein Fehler auftritt, ist das E POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld (Abbildung auf Seite 114, Position 1) mit einem entsprechenden Symbol markiert. Abbildung E POST CLOUD Icon im Windows-Benachrichtigungsfeld Synchronisationsfehler beheben bedeutet: Die Synchronisation einer oder mehrerer Dateien oder Ordner ist fehlgeschlagen. Prüfen Sie bei jedem der folgenden Schritte, ob das Problem weiterhin besteht. Führen Sie dann den nächsten Schritt aus. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 114

119 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD Vorgehen 1. Wählen Sie im Kontext-Menü des E POST CLOUD Icons (Abbildung auf Seite 114, Position 1) den Menüpunkt CLOUD jetzt synchronisieren. 2. Um herauszufinden, ob und welche einzelnen Dateien betroffen sind, wählen Sie den Menüpunkt Synchronisationsverlauf. 3. Wenn die E POST CLOUD beim Synchronisieren ein Virus festgestellt hat, prüfen Sie die befallene Datei mit einem Virenschutzprogramm und versuchen Sie, das Virus zu entfernen. TIPP Virenschutzprogramm aktuell halten Wenn Sie E POST CLOUD nutzen, haben Sie doppelten Schutz vor Schadsoftware: Durch Ihr eigenes Virenschutzprogramm und zusätzlich durch den Virenschutz des E POST Systems. Das E POST System bietet aber einen nur zusätzlichen Schutz. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihr Virenschutzprogramm immer auf dem neuesten Stand ist, am besten durch automatisches Aktualisieren. Dann sind alle Ihre Daten geschützt. Dateien, die von Viren befallen sind, erkennen Sie daran, dass sie von der Synchronisierung ausgeschlossen sind. 4. Prüfen Sie, wie groß die betroffenen Dateien in Ihrem lokalen Verzeichnis sind. Dateien, die größer als 50 MB sind, lassen sich nicht synchronisieren. a. Um die Größe einer Datei anzuzeigen, wählen Sie im Windows-Explorer im Kontextmenü der Datei den Menüpunkt Eigenschaften. b. Verschieben Sie Dateien, die größer als 50 MB sind, in ein anderes Verzeichnis, oder versuchen Sie, sie zu verkleinern. Sie können beispielsweise versuchen, die Dateien zu komprimieren oder die Auflösung von Grafiken zu verringern. 5. Stellen Sie sicher, dass Ihr lokales Verzeichnis nicht größer als 5 GB ist. Wenn das lokale Verzeichnis zu groß ist, kann es nicht vollständig synchronisiert werden. Verbindungsfehler beheben bedeutet: Zwischen Ihrem PC und der E POST CLOUD besteht keine Internetverbindung. Prüfen Sie bei jedem der folgenden Schritte, ob das Problem weiterhin besteht. Führen Sie dann den nächsten Schritt aus. Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass eine Internetverbindung besteht. a. Öffnen Sie beispielsweise Ihren Internet-Browser, und rufen Sie eine Webseite auf. b. Prüfen Sie Ihr LAN-Kabel oder Ihre WLAN-Verbindung. 2. Öffnen Sie die E POST CLOUD im E POST Portal: a. Loggen Sie sich unter ein. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 115

120 6 Als Privatkunde Daten sichern in der E POST CLOUD b. Wählen Sie Cloud (Abbildung auf Seite 116, Position 3). Die synchronisierten Verzeichnisse werden angezeigt (Abbildung auf Seite 116, Position 1). Abbildung E POST CLOUD im Portal öffnen c. Markieren Sie eine Datei, und prüfen Sie, ob Sie sie herunterladen können (Abbildung auf Seite 116, Position 2). Alternativ: Versuchen Sie, mit Ihrer E POST CLOUD App per Smartphone auf die E POST CLOUD zuzugreifen und eine Datei hoch- oder herunterzuladen. Tun Sie Folgendes: Wenn Sie trotz funktionierender Internetverbindung nicht auf die E POST CLOUD im Portal zugreifen können, fahren Sie fort mit Schritt 4. Wenn Sie Dateien herunterladen können, fahren Sie fort mit Schritt Starten Sie den Computer neu, und prüfen Sie die Verbindung. 4. Wenn das Problem weiterhin besteht, informieren Sie den 8.2 Kundenservice. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 116

121 7 Vorgehen bei Problemen 7 Vorgehen bei Problemen Lösungen für gelegentlich auftretende Probleme finden Sie generell als Unterkapitel zum jeweiligen Prozess-Schritt, in dem das Problem auftreten kann. 7.1 Ich habe mein Passwort vergessen was nun? Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, setzen Sie es zurück und geben ein neues ein. Vorgehen 1. Wählen Sie 2. Wählen Sie Einloggen. 3. Wählen Sie Zugangsdaten vergessen. 4. Geben Sie in der Sicht Passwort vergessen Ihre E POST Adresse ein, und wählen Sie HandyTAN anfordern (Abbildung auf Seite 117). Abbildung HandyTAN anfordern Ergebnis Sie gelangen in die Sicht HandyTAN eingeben (Abbildung auf Seite 117). Die HandyTAN erhalten Sie per SMS auf Ihrem Mobiltelefon. Abbildung HandyTAN eingeben Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 117

122 7 Vorgehen bei Problemen 5. Geben Sie die HandyTAN ein, und wählen Sie HandyTAN bestätigen (Abbildung auf Seite 117). Ergebnis Sie erhalten eine E Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passworts. HINWEIS Noch keine E Mail-Adresse hinterlegt? Es kann vorkommen, dass das E POST System Ihre E Mail-Adresse noch nicht kennt. In diesem Fall werden Sie aufgefordert, Ihre E Mail-Adresse einzugeben. 6. Öffnen Sie die E Mail, und wählen Sie den Link Passwort zurücksetzen (Abbildung auf Seite 118). Abbildung Passwort zurücksetzen Ergebnis Ergebnis Sie gelangen in die Sicht Passwort zurücksetzen. 7. Geben Sie Ihr neues Passwort ein, und bestätigen Sie mit Passwort zurücksetzen. Eine Meldung bestätigt, dass Ihr Passwort neu gesetzt wurde (Abbildung auf Seite 119). Gleichzeitig erhalten Sie eine E Mail, dass Ihr Passwort geändert wurde. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 118

123 7 Vorgehen bei Problemen Abbildung Passwort neu gesetzt 8. Wählen Sie Zurück zum Login, und melden Sie sich mit Ihrem neuen Passwort an. 7.2 Wie deinstalliere ich das E POST Programm? Deinstallieren Sie das Programm je nach Betriebssystem. Unter Windows 7 beispielsweise geht das Deinstallieren wie folgt. Vorgehen Ergebnis 1. Wählen Sie Start > Systemsteuerung. 2. Wählen Sie Programme. 3. Wählen Sie im Kontextmenü des Listeneintrags E POST den Eintrag Deinstallieren. Sie gelangen in das Dialogfenster E POST Deinstallation. 4. Wählen Sie E POST Deinstallation. Siehe auch 3.2 E POST Programm herunterladen und installieren. 7.3 Wie komme ich an die Log-Daten heran? Ich möchte dem Kundenservice bei einem Problem mit dem E POST MAILER die Log-Daten senden. Wie komme ich da heran? Vorgehen 1. Starten Sie den E POST MAILER. 2. Wählen Sie Einstellungen. 3. Wählen Sie unter Info auf der Registerkarte System den Link Log-Daten in Zwischenspeicher übernehmen. 4. Fügen Sie die Log-Daten mit Strg+V z. B. in eine E Mail ein, um sie dem Kundenservice zu senden.. Anwenderhandbuch für Geschäftskunden 119