E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden. Version 4.2

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1 E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden

2 Impressum Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer Deutsche Post AG Anwenderhandbuch für Privatkunden

3 Inhalt 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Wie nutze ich dieses Handbuch? 3 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER 4 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt E POST Programm herunterladen und installieren Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? E POST Guthabenkonto aufladen Briefe mit dem E POST MAILER senden Typisches Anschreiben senden Dokument mit Deckblatt senden Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden Anhänge hinzufügen Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden Rechnungen senden Serienbriefe senden Versandoptionen festlegen und Senden starten Post empfangen SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren Rechnungen bezahlen 61 4 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten Empfänger zu Online-Aktivitäten einladen mit QR -Codes Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage? Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Wie formatiere ich Grafiken korrekt, und wie halte ich sie aus Sperrflächen heraus? Elektronisches Briefpapier einrichten Mein Briefpapier erscheint nicht in der Auswahl was tun? E POST MAILER konfigurieren Versandeinstellungen festlegen Postfach konfigurieren Prüfen, ob der E POST MAILER aktuell ist 93 5 Daten sichern in der E POST CLOUD 94 Anwenderhandbuch für Privatkunden

4 5.1 Rechnungen bezahlen Häufig gestellte Fragen zur E POST CLOUD Vorgehen bei Problemen Wie behebe ich E POST CLOUD Fehler? Ich habe mein Passwort vergessen was nun? Wie deinstalliere ich das E POST Programm? Wie komme ich an die Log-Daten heran? Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen? Kundenservice 112 Index 113 Anwenderhandbuch für Privatkunden

5 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Der E POST MAILER erledigt für Sie größtenteils automatisch, was Sie bisher manuell getan haben: Briefe versenden und empfangen E POSTBRIEFE versenden und empfangen Briefversand vorbereiten Briefpapier drucken lassen und vorrätig halten Kuverts, Briefmarken und anderes Versandmaterial beschaffen und vorrätig halten E POST MAILER Software kostenlos herunterladen und per Mausklick installieren Dokumentvorlage erstellen Drucker beschaffen und warten (Toner, Reparatur) Dokumentvorlage erstellen 1a) Typisches Anschreiben versenden, das eine postalische oder eine E POST Adresse enthält Anschreiben schreiben 2. drucken 3. falzen 4. kuvertieren 5. im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die Adresse gut lesbar ist, eventuell neu drucken, oder Empfängeradresse handschriftlich auf den Umschlag schreiben. 6. Brief frankieren 7. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen. Anschreiben schreiben 2. in der Briefvorschau die Platzierung der Adresse prüfen, Position eventuell anpassen 1b) Dokument versenden, das keine Anschrift enthält (z. B. ein Bild) Dokument drucken 2. falzen 3. kuvertieren 4. adressieren: handschriftlich die Empfängeradresse auf den Umschlag schreiben oder ein Anschreiben als Deckblatt schreiben und drucken, unterschreiben, in den Umschlag legen und im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die Adresse gut lesbar ist. 5. Brief frankieren 6. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen. 1. Option mit Deckblatt anklicken 2. Empfängeradresse manuell eingeben Anwenderhandbuch für Privatkunden 1

6 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Briefe versenden und empfangen E POSTBRIEFE versenden und empfangen 2. Anhänge hinzufügen Anhang im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen 2. drucken 3. falzen 4. in den Umschlag legen Anhang im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen 3. Wichtigen Brief als Einschreiben versenden 1. Brief zur Postfiliale bringen 2. Einschreibenoption wählen 3. Einschreibengebühr bezahlen 4. Quittung abheften Einschreibenoption wählen 4. Rechnung senden 1. Rechnung schreiben 2. Überweisungsträger beilegen 3. Kuvertieren Grafischen Bezahl-Code für die Online-Bezahlung sowie vorausgefüllten Überweisungsträger automatisch hinzufügen 5. Briefe und Belege organisieren und archivieren Versendete Dokumente auf PC speichern oder Duplikate drucken und abheften Postausgangsbuch führen Porto-Belege abheften Versendete Dokumente im Archiv-Format PDF/A-1b auf PC speichern und/oder bei Bedarf im Gesendet-Ordner im Portal-Postfach einsehen oder herunterladen Versendete Briefe im automatisch generierten Versandjournal prüfen E POSTBRIEF Rechnungen per Drag & Drop im Portal-Postfach organisiert ablegen und bei Bedarf herunterladen 6. Briefe empfangen 1. Brief aus dem Briefkasten holen und öffnen 2. Briefe bearbeiten 3. Bei einer Rechnung einen Überweisungsträger ausfüllen. Oder Rechnungsdaten abtippen und per Online-Banking zahlen 4. Bearbeiteten Brief zum Archivieren abheften 1. Brief per E POST App mobil empfangen oder im persönlichen Portal-Postfach bearbeiten 2. Bei einer physisch gesendeten Rechnung den QR- Code mit der Banking-App scannen und per Fingerwisch begleichen Oder eine elektronische Rechnung per Mausklick oder Fingerwisch begleichen. 3. Bearbeiteten Brief zum Archivieren in entsprechenden Ordner ziehen Tabelle 1-1 Wie Ihnen E POST MAILER die Arbeit erleichtert: traditioneller Briefversand und E POSTBRIEF Versand Das E POST System verarbeitet Ihren Brief und stellt ihn dem Empfänger zu entweder im E POST System gedruckt und per Post oder elektronisch: Anwenderhandbuch für Privatkunden 2

7 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Abbildung 1-1 Wie Ihre Post ans Ziel kommt: der Versandprozess im E POST System 1.1 Wie nutze ich dieses Handbuch? Dieses Handbuch gibt Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jeden Prozess-Schritt vom Installieren über das Versenden von E POSTBRIEFEN bis hin zu Expertenfunktionen wie dem Erstellen von elektronischem Briefpapier. Zu jedem Prozess-Schritt finden Sie Hintergrundinformationen, die in speziellen Anwendungsfällen relevant sein können die Ihnen in Fehlersituationen weiterhelfen welche die erklärenden Informationen vertiefen, mit denen die grafische Benutzeroberfläche Sie unterstützt Anwenderhandbuch für Privatkunden 3

8 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER Versenden Sie ein Dokument (z. B. eine Word-Datei, ein Bild, eine Excel-Tabelle oder eine Präsentation) als E POSTBRIEF, ohne sich um Drucken, Kuvertieren und Frankieren kümmern zu müssen. Auch der Gang zur Post entfällt. Bei einer typischen Installation unter Microsoft Windows mit gewöhnlichen Office- Programmen gelangen Sie mit nur wenigen Voraussetzungen und Schritten ans Ziel. Voraussetzung ü ü ü Windows-PC mit beliebigen Anwendungsprogrammen (die Programme müssen nur den Druckdialog unterstützen) Internetverbindung Optional: Mobiltelefon zum Empfangen einer HandyTAN Hintergrund: Wenn Sie Briefe elektronisch (statt postalisch) senden, ist eine HandyTAN für eine Authentifizierung nötig. Vorgehen Ergebnis 1. Programm unter herunterladen und installieren. 2. E POST MAILER starten: a. Dokument öffnen, das Sie als E POSTBRIEF versenden wollen. b. Menüpunkt Datei > Drucken wählen. c. In der Druckerauswahl E POST MAILER wählen. Der E POST MAILER startet, und der Inhalt Ihrer Datei wird in der Briefvorschau angezeigt. 3. Empfängeradresse erfassen: Bei einem typischen Anschreiben nach der Gestaltungsnorm DIN 5008 erkennt das System die postalische Adresse automatisch. Zeigt das System, dass die Adresse nicht korrekt im Adressfeld platziert ist? Dann starten Sie das Korrekturwerkzeug und verschieben die Adresse mit der Maus. Sie wollen ein Bild, eine Excel-Tabelle, eine Präsentation oder ein anderes Dokument versenden, das erst einmal keine Adresse enthält? Fügen Sie ein Deckblatt hinzu und erfassen die Adressen von Empfänger und Absender manuell. 4. Bei Bedarf Anhänge hinzufügen. Besonderheiten: Folgende Dateiformate sind für Anhänge vorgesehen: Adobe PDF, Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xls/.xlsx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text (.txt). Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei. Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder Kopieren), akzeptiert das System nicht immer. Das hängt von der Software ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat. Anhänge sind im Format bis DIN A4 möglich. 5. Einen besonders wichtigen E POSTBRIEF als Einschreiben versenden. Sie wählen wie vom Postschalter gewohnt eine der einschreiben.html. Anwenderhandbuch für Privatkunden 4

9 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER HINWEIS Einschreiben werden gedruckt Wenn Sie Einschreiben mit dem E POST MAILER erstellen, wird der rein digitale Dokumentfluss unterbrochen. Einschreiben werden gedruckt, und der Zusteller händigt sie dem Empfänger physisch aus. Normale Briefe dagegen werden automatisch elektronisch zugestellt, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat (diese Standardeinstellung können Sie ändern). Um den digitalen Dokumentfluss nicht bei Einschreiben zu unterbrechen, können Sie ins E POST Portal ausweichen. Dort können Sie Einschreiben mit Versandbestätigung oder Einschreiben mit Empfangsbestätigung erstellen, die elektronisch zugestellt werden, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat. 6. E POSTBRIEF versenden: a. Schaltfläche Zum Versand wählen. b. Mit E POST Adresse und Passwort einloggen. c. Bei elektronischem Versand: HandyTAN eingeben und bestätigen. 7. Optional: Speichern Sie den versendeten E POSTBRIEF lokal als PDF-Datei. Im Versandprotokoll erhalten Sie einen Überblick über alle E POSTBRIEFE, die Sie von Ihrem PC aus versendet haben. 8. Um Ihr Postfach zu prüfen, wählen Sie Zum Empfang. Oder doppelklicken Sie auf das E POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz. Ergebnis Sie finden versendete E POSTBRIEFE im Gesendet-Ordner. Nutzen Sie auch folgende Werkzeuge: Fügen Sie einen oder mehrere QR-Codes ein, damit Ihr Empfänger mit seinem Smartphone sofort aktiv werden kann. Sie können ihn beispielsweise auf Ihre Web-Seite oder zu einen Download-Link leiten, eine Antwort- vorformulieren, Ihre Kontaktdaten bereitstellen oder einen Termin vorschlagen.siehe 4.1 Empfänger zu Online-Aktivitäten einladen mit QR -Codes. Versenden Sie eine Rechnung oder einen Spendenaufruf. Der Empfänger scannt den Brief und überweist online. Dafür erzeugen Sie einen grafischen Bezahlcode und Giro- Code mit den nötigen Daten. Das geht bei einzelnen Briefen, aber auch bei Serienbriefen, in die Sie individuelle Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext einfügen. Siehe Rechnungen senden. Um Ihre Anschreiben persönlicher zu gestalten, fügen Sie eine Bilddatei mit Ihrer handschriftlichen Signatur ein. Siehe Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift?. Anwenderhandbuch für Privatkunden 5

10 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Erfahren Sie im Detail alles, was nötig ist, um einen E POSTBRIEF phyisch oder elektronisch zu versenden. 3.1 E POST Programm herunterladen und installieren Installieren Sie E POST MAILER und E POST CLOUD auf Ihrem Windows-Rechner. Voraussetzung ü ü ü Sie haben eine Verbindung zum Internet. Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner. Sie haben eines der folgenden Betriebssysteme: ü Microsoft Windows 10 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 8.1 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 8 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows Vista (32 Bit oder 64 Bit) Vorgehen Ergebnis 1. Laden Sie unter die Datei E POST_Setup.exe kostenlos herunter. 2. Starten Sie das Installations-Programm. Siehe auch Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? 3. Bestätigen Sie die AGB, und wählen Sie Weiter. 4. Legen Sie fest, wo das E POST Programm installiert werden soll, und bestätigen Sie mit Weiter. Siehe auch Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? 5. Entscheiden Sie, ob Sie Privat- oder Geschäftskunde sind (oder werden möchten), und wählen Sie Jetzt installieren. Als Geschäftskunde sind Sie Vertreter einer juristischen Person (z. B. GmbH, GbR) oder Freiberufler. Informationen zu Konditionen für Privatkunden finden Sie unter Sind Sie bereits als Privatkunde oder als Geschäftskunde bei der E POST registriert? Das erkennen Sie an Ihrer E-POST Adresse. Privatkunden-Adressen enden Geschäftskunden-Adressen enden Sie haben noch gar keine E POST Adresse? Dann registrieren Sie sich nach der Installation des Programms. Das Registrieren dauert nur wenige Minuten. Danach können z. B sofort Ihren ersten E POSTBRIEF senden. Oder als Privatkunde Dokumente in der E POST CLOUD speichern. 6. Stellen Sie sicher, dass ein PDF-Viewer installiert ist. Hintergrund: Damit Sie ein PDF-Dokument als E POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Die E POST Software ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader Anwenderhandbuch für Privatkunden 6

11 optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter herunter. Ergebnis Der Druckertreiber E POST MAILER ist installiert. Aus jeder Anwendung, die den Druckdialog unterstützt, können Sie E POSTBRIEFE versenden. HINWEIS Manchmal wird der E POST MAILER als Standard-Drucker angelegt. Um die Einstellung zu ändern, wählen Sie z. B. unter Windows 7 Start > Geräte und Drucker und dann im Kontextmenü des gewünschten Druckers Als Standarddrucker festlegen Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? Auf Ihrem PC werden folgende Software-Pakete entweder automatisch im Hintergrund installiert oder bei Bedarf aktualisiert (Abbildung auf Seite 7): Ghostscript (von Artifex Software Inc.), zum Erstellen von PDF-Dateien Multi file port monitor (mfilemon), eine Open Source-Software, die das Erzeugen von Dateinamen automatisiert Microsoft.NET Framework 4.0 Abbildung Speicherbedarf für nötige Softwarepakete, die typischerweise aktualisiert oder manchmal neu installiert werden Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? Sie haben das Installationsprogramm E POST_Setup.exe heruntergeladen und gestartet. Das Installieren schlägt aber fehl. Es erscheint die Fehlermeldung Installation nicht erfolgreich. Mögliche Ursache: Das Installationsprogramm kann keinen Kontakt zum Update-Server der Deutschen Post AG herstellen. Das kann z. B. in Unternehmensnetzwerken vorkommen, in Anwenderhandbuch für Privatkunden 7

12 denen die Kommunikation über einen sogenannten Proxy erfolgt und dieser Proxy automatisch durch ein Skript konfiguriert wird. Das Installationsprogramm kann dann Software- Komponenten nicht herunterladen. Vorgehen Kontaktieren Sie Ihren Netzwerkadminstrator, um mögliche Netzwerk- Verbindungsprobleme als Ursache auszuschließen. Siehe auch 6.5 Welche Firewall- Einstellungen muss ich vornehmen? 3.2 E POST Guthabenkonto aufladen Um als Privatkunde einen E POSTBRIEF versenden zu können, laden Sie Ihr Guthabenkonto auf. Vorgehen 1. Loggen Sie sich unter im E POST Portal ein. 2. Wählen Sie Mein Konto (Abbildung auf Seite 8, Position 1). Abbildung Konto öffnen 3. Wählen Sie Zahlungsdaten > Jetzt Guthaben einzahlen (Abbildung auf Seite 9, Position 1). Anwenderhandbuch für Privatkunden 8

13 Abbildung Konto aufladen 4. Geben Sie die HandyTAN ein, die Sie erhalten haben. Ergebnis Ergebnis Ergebnis Sie gelangen in das Dialogfenster Einzahlung Guthabenkonto. 5. Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart, erfassen Sie den Betrag, mit dem Sie Ihr Guthabenkonto aufladen wollen, und wählen Sie Weiter. 6. Prüfen Sie die Daten, und wählen Sie Einzahlen, um den Bezahlvorgang auszuführen. Sie erhalten eine Bestätigung. 7. Wählen Sie Weiter, um den Vorgang abzuschließen. Ihr aktueller Kontostand wird unter Vertrags- und Kontodaten E POST angezeigt. 3.3 Briefe mit dem E POST MAILER senden Nutzen Sie eine der verschiedenen Möglichkeiten, E POSTBRIEFE mit dem E POST MAILER zu versenden. Dieses Kapitel stellt Ihnen typische Wege vor, z. B.: ein einzelnes Anschreiben mit Adresse (nach Gestaltungsnorm DIN 5008) als E POSTBRIEF versenden: Typisches Anschreiben senden ein einzelnes Dokument, das keine Adresse enthält, als E POSTBRIEF versenden: Dokument mit Deckblatt senden mehrere vorbereitete Anschreiben versenden: Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden einen E POSTBRIEF mit Anhängen versenden: Anhänge hinzufügen Rechnungen senden Serienbriefe senden Anwenderhandbuch für Privatkunden 9

14 3.3.5 Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden festlegen, dass ein E POSTBRIEF auf jeden Fall physisch gesendet wird, selbst wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat: Versandoptionen festlegen und Senden starten Typisches Anschreiben senden Versenden Sie ein Anschreiben, das Sie mit einem typischen Textverarbeitungsprogramm erstellt haben (z. B. Microsoft Word, LibreOffice Writer). Die Anwendung erkennt die Empfänger-Adresse automatisch. TIPP Nutzen Sie die Musterbriefe, die wir Ihnen für zahlreiche Anwendungsfälle (Einladung, Kündigungen, Mahnung usw.) bereitstellen. Sie finden die Musterbriefe unter Start > Programme > Deutsche Post AG oder über das Kontextmenü des E POST MAILER Symbols im Windows-Benachrichtigungsfeld (Systray) am unteren Rand des Windows- Desktops (Abbildung auf Seite 10, Position 1, 2). Im Verzeichnis Gestaltungsvorlagen finden Sie darüber hinaus verschiedene Layout- Vorschläge, mit denen Sie leicht Ihre eigene Dokumentvorlage für E POSTBRIEFE erstellen können. Siehe auch 4.2 Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen. Abbildung Musterbriefe verwenden Vorgehen Ergebnis 1. Um den E POST MAILER aus Ihrem Anwendungsprogramm heraus zu starten, öffnen Sie den Druckdialog (z. B. mit Datei > Drucken) und wählen E POST MAILER. Standardmäßig wird in der Briefvorschau ein stilisierter Briefumschlag angezeigt. Das System zeigt an, wo Sie das Layout Ihres Briefs ändern müssen, damit er den Layout- Vorgaben des E POST Systems entspricht. An den Seitenränden sind Sperrflächen eingeblendet, die für Steuerungsinformationen beim Drucken des Briefs im Rechenzentrum freibleiben müssen. Inhalte, die Sie dort platziert haben, werden weiß überdeckt. Siehe auch Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? Anwenderhandbuch für Privatkunden 10

15 2. Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief den Layout-Vorgaben nicht entspricht (Abbildung auf Seite 11, Position 1), dann wählen Sie Werkzeuge zur Korrektur (Abbildung auf Seite 11, Position 2). Abbildung Korrekturwerzeuge öffnen Sie haben folgende Möglichkeiten: Adresse neu positionieren: Verschieben Sie die Empfänger- und Absender- Adresse mit der Maus. Siehe auch 4.3 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren Anwenderhandbuch für Privatkunden 11

16 Deckblatt hinzufügen: Versenden Sie den Brief ohne Anpassungen. Sie geben die Adressdaten ein (Abbildung auf Seite 12, Position 1), die das System auf ein separates Deckblatt druckt (Abbildung auf Seite 12, Position 2). Siehe auch Dokument mit Deckblatt senden Abbildung Adressdaten für Deckblatt eingeben 3. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch Anhänge hinzufügen. 4. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E POSTBRIEF als Einschreiben gesendet werden soll. Siehe auch Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden. 5. Optional: Wenn Sie eine Bilddatei mit Ihrer Unterschrift in den E POST MAILER importiert haben, fügen Sie sie unter Werkzeuge > Einfügen > Unterschrift ein (Abbildung auf Seite 13, Position 1) und schieben Sie sie mit der Maus an die gewünschte Position. Sie haben noch keine Unterschriftsdatei? Dann folgen Sie den Hinweisen unter Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift? Anwenderhandbuch für Privatkunden 12

17 Abbildung Unterschrift einfügen 6. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt werden soll. Soll er gedruckt werden (statt elektronisch versendet zu werden)? Dann legen Sie fest, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch Versandoptionen festlegen und Senden starten Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht. Anwenderhandbuch für Privatkunden 13

18 Vorgehen Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen entspricht: Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen. Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl. Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des Empfängers passen. Die Schriftfarbe ist schwarz. Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Beispiel Korrekt ist z. B.: Beispielstraße Musterstadt Stellen Sie bei Großkundenanschriften sicher, dass der Firmenname nicht umgebrochen wird. Sie haben folgende Möglichkeiten: Schreiben Sie den Firmennamen in eine einzige Zeile. Fügen Sie eine Leerzeile zwischen Firmennamen und Postleitzahl/Ort ein, also dort, wo das System einen Straße und Hausnummer erwartet. Beispiel Korrekt ist: Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG Musterstadt oder Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG Musterstadt Beispiel Falsch wäre: Gebrüder Mustermann - Deutsche Edelstahlwerke AG Musterstadt Das System würde in diesem Beispiel Zeile 2 als Straße ohne Angabe der Hausnummer interpretieren. TIPP Adresse kürzen Das Umbrechen des Firmennamens ist nicht möglich. Wenn eine Großkundenanschrift nicht ins Adressfeld passt, versuchen Sie deshalb Folgendes: Wählen Sie eine kleinere Schriftart. Kürzen Sie den Namen ab, in unserem Beispiel etwa Gebr. Mustermann Dt. Edelstahlwerke AG Anwenderhandbuch für Privatkunden 14

19 Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie D oder DE. Beispiel Falsch ist: D Musterstadt Richtig ist: Musterstadt ACHTUNG Auslandsbriefe sind nicht möglich. Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabellenlinien Unterschrift einfügen Damit Ihre E POSTBRIEFE persönlicher wirken, speichern Sie eine ene Grafikdildatei mit Ihrer Unterschrift im E POST MAILER und fügen sie in Ihre Briefe ein. Voraussetzung ü Sie haben Ihre Unterschrift eingescannt und als Bilddatei mit transparentem Hintergrund gespeichert. Wichtig ist, dass die Datei eine bestimmte Mindestauflösung hat. Siehe Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift? Vorgehen Schieben Sie die Unterschrift an die gewünschte Stelle. Wie erstelle ich eine Grafikdatei mit meiner Unterschrift? Scannen oder fotografieren Sie Ihre Unterschrift, und machen Sie den Hintergrund transparent. Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt. Dabei stellen Sie sicher, dass die Grafikdatei folgende Eigenschaften hat: Die Grafik hat die Originalgröße Ihrer Unterschrift, z. B. eine Breite von 7 cm. Die Auflösung ist mindestens 150 dpi. Wir empfehlen eine Auflösung von 300 dpi. Wir zeigen an einem Beispiel, wie Sie das erreichen. Voraussetzung ü Sie haben ein Bildbearbeitungs-Programm, mit dem Sie Bilder mit transparentem Hintergrund erzeugen können. HINWEIS Welche Programme sind geeignet? Kostenlose Bildbearbeitungs-Programme für Microsoft Windows sind z. B. das einfache paint.net (nicht zu verwechseln mit Microsoft Paint) oder das weitverbreitete, funktionsreiche Gimp. Im folgenden Beispiel setzen wir voraus, dass Sie Gimp installiert haben. Sie können eine virengeprüfte Installationsdatei z. B. unter herunterladen. Vorgehen 1. Schreiben Sie Ihre Unterschrift auf ein Blatt Papier, und legen Sie es in Ihren Scanner. Alternativ: Nehmen Sie Ihre Unterschrift mit dem Smartphone oder einer Digitalkamera auf. Anwenderhandbuch für Privatkunden 15

20 2. Wählen Sie eine sehr hohe Auflösung (mindestens 600 dpi), und starten Sie das Scannen. In unserem Beispiel entscheiden wir uns bei Text- und Fotoauflösung für 1200 dpi (Abbildung auf Seite 16). Abbildung In den Scanner-Einstellungen hohe Auflösung wählen 3. Schneiden Sie die eingescannte Unterschrift auf die gewünschte Größe zu (Abbildung auf Seite 16), und speichern Sie das Bild im Format.png. Abbildung Bild mit der Scanner-Software zuschneiden Ergebnis Trotz der hohen Auflösung hat die Bilddatei nur eine Größe von wenigen Kilobyte, in unserem Beispiel 55 kb (Abbildung auf Seite 16). Abbildung Dateigröße der zugeschnittenen Grafik 4. Öffnen Sie die Bilddatei in Ihrem Bildbearbeitungsprogramm. In unserem Beispiel arbeiten wir mit Gimp. 5. Das wichtigste zuerst: Legen Sie die die Auflösung und die Größe der Grafik fest. a. Wählen Sie Bild > Bild skalieren (Abbildung auf Seite 17, Position 1). Anwenderhandbuch für Privatkunden 16

21 Abbildung Menüpunkt Bild > Bild skalieren Ergebnis Das Dialogfenster Bild skalieren öffnet sich. b. Stellen Sie eine X- und Y-Auflösung von mindesten 150 Pixel pro Zoll (Listeneintrag Pixel/in) ein (Abbildung auf Seite 18, Position 1). In unserem Beispiel nehmen wir die empfohlenen 300 dpi. c. Kalkulieren Sie die gewünschte Breite. Multiplizieren Sie dazu die gewünschte Größe mit 1,1. Beispiel: Unsere Grafik soll etwa 7 Zentimeter breit sein. Um auf ungefähr diesen Wert zu komen, geben wir im Feld Breite 7.7 cm ein, also 10 % mehr (Abbildung auf Seite 18, Position 2). Das System ermittelt die entsprechende Höhe. Die Nachkommastellen der Werte für Höhe und Breite ergeben sich aus Rundungsungenauigkeiten. Denn das Programm rechnet Pixel in Zentimeter um. Hintergrund: Die Größe einer Grafik (Länge und Breite in mm) ist ein relativer Wert. Sie leitet sich aus der Anzahl der Pixel und der Auflösung ab. Bei einer gegebenen Auflösung kann ein und dieselbe Grafik deshalb in verschiedenen Programmen verschieden groß dargestellt werden. Wenn Sie, wie in unserem Beispiel, mit Gimp die Grafik erzeugen, müssen Sie ungefähr 10 % hinzufügen, damit sie im E POST MAILER ungefähr die gewünschte Größe hat. Unsere Gimp-Beispielgrafik ist physikalisch 909 Pixel breit. Die Größe in Zentimetern gibt dagegen nur einen ungefähren Anhaltspunkt. Bei anderen Grafikprogramen kann es anders sein. d. Wählen Sie Skalieren (Abbildung auf Seite 18, Position 3). Anwenderhandbuch für Privatkunden 17

22 Abbildung Auflösung und Größe der Unterschriftsdatei festlegen 6. Machen Sie den Hintergrund transparent, damit die Unterschrift natürlich wirkt. a. Wählen Sie Ebene > Transparenz > Alphakanal hinzufügen. b. Wählen Sie im Werzeugkasten den Zauberstab (Abbildung auf Seite 19, Position 1), und klicken Sie auf die Fläche im Hintergrund Ihrer Unterschrift. Anwenderhandbuch für Privatkunden 18

23 Abbildung Zauberstab in der Werkzeugkiste des Programms Gimp c. Vergrößern Sie die Ansicht, und klicken Sie mit gedrückter Shift-Taste auf verbliebene weiße Flächen. In unserem Beispiel in den Buchstaben a, sowie s und t (Abbildung auf Seite 19, Position 1, 2, 3). Abbildung Alle transparenten Flächen markieren d. Wählen Sie Bearbeiten > Löschen. Ergebnis Der Hintergrund wird kariert dargestellt. Das bedeutet, dass der Hintergrund jetzt transparent ist (Abbildung auf Seite 19). Abbildung Karierter Hintergrund steht für Transparenz Anwenderhandbuch für Privatkunden 19

24 7. Schneiden Sie unnötige Ränder ab. Damit vermeiden Sie z. B. dass Sie versehentlich die Sperrflächen am linken Seitenrand mit einem unsichtbaren Teil der Grafik überlagern. a. Wählen Sie im Werkzeugkasten Rechteckige Auswahl (Abbildung auf Seite 20, Position 1). b. Ziehen Sie einen möglichst engen Rahmen um Ihre Unterschrift (Abbildung auf Seite 20, Position 2). c. Wählen Sie Bearbeiten > Ausschneiden. d. Wählen Sie Datei > Erstellen > Aus Zwischenablage. Abbildung Ränder beschneiden 8. Exportieren Sie die Datei im Format.png. Nur Bilder im Format.png können einen transparenten Hintergrund haben. Der transparente Hintergrund ist wichtig, damit die Unterschrift natürlich wirkt. a. Wählen Sie Datei > Exportieren als, geben Sie einen Dateinamen ein, und stellen Sie sicher, dass das Format.png ist (Abbildung auf Seite 20, Position 1). Abbildung PNG-Datei exportieren Anwenderhandbuch für Privatkunden 20

25 b. Wählen Sie Exportieren (Abbildung auf Seite 20, Position 2). Ergebnis Das Dialogfenster Bild exportieren als PNG erscheint. Abbildung Exportoptionen festlegen c. Stellen Sie sicher, dass folgende Kontrollkästchen markiert sind (Abbildung auf Seite 21, Position 1a, 1b): Auflösung speichern Farbwerte aus transparenten Pixeln speichern d. Wählen Sie ein niedriges (0) oder mittleres (in unserem Beispiel 4) Kompressionsniveau (Abbildung auf Seite 21, Position 2). Im Ausdruck ist die Wirkung des Kompressionniveau allerdings in der Regel minimal. Es wirkt sich aber merklich auf die Dateigröße aus. In unserem Beispiel hat die Datei bei Kompressionniveau 4 eine Größe von 67 kb. Bei Kompressionsniveau 0 dagegen wäre die Datei mit 456 kb unötig groß. e. Wählen Sie Exportieren (Abbildung auf Seite 21, Position 3). Ergebnis Die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift ist jetzt einsatzbereit. 9. Importieren Sie die Grafik-Datei in Ihren E POST MAILER: a. Erstellen Sie ein Anschreiben und starten Sie die Anwendung. b. Wählen Sie unter Einstellungen > MAILER die Registerkarte Unterschrift. c. Wählen Sie Datei auswählen, um die Grafik-Datei mit Ihrer Unterschrift zu importieren. Anwenderhandbuch für Privatkunden 21

26 d. Optional: Um die Datei mit einem Passwort zu sichern, wählen Sie Passwort vergeben. Die Option ist sinnvoll, wenn mehrere Personen die Anwendung nutzen. Durch den Passwortschutz verhindern Sie, dass jemand versehentlich eine falsche Unterschriftsdatei verwendet. e. Wählen Sie Speichern. Ergebnis Sie sind wieder in der Briefvorschau. f. Um das Einfügen der Unterschrift zu testen, wählen Sie Werkzeuge > Einfügen > Unterschrift Dokument mit Deckblatt senden Senden Sie Dokumente, die anders als typische Anschreiben keine Empfängeradressen enthalten. Sie haben z. B. mit einem beliebigen Anwendungsprogramm ein Dokument erstellt (oder auch eingescannt): eine Grafik ein Blatt aus einer Tabellenkalkulation eine Folie aus einer Präsentation Oder: Ihr Dokument enthält eine Empfängeradresse, aber der E POST MAILER kann sie aus technischen Gründen nicht erkennen. Das kann z. B. bei einem Anschreiben passieren, das Sie mit einem DTP-Programm wie Adobe Indesign oder Scribus geschrieben haben (DTP-Prgramme behandeln Textfelder wie Grafiken). Wenn der Empfänger keine E POST Adresse hat, versenden Sie solche Dokumente, indem Sie ein Deckblatt mit der postalischen Empfängeradresse hinzufügen. HINWEIS Bei der Berechnung des Preises wird das Deckblatt mitgezählt. Vorgehen Ergebnis 1. Öffen Sie das Dokument, und wählen Sie im Druckmenü E POST MAILER. Die Anwendung startet, und das Dokument wird in der Briefvorschau angezeigt. Typischerweise werden Sperrflächen im Adressfeld vom Inhalt des Dokuments überdeckt. Wenn das der Fall ist, zeigt das System entsprechende Fehler an. Siehe auch Ein Dokument, das ich als E POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau wieso? 2. Wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat, erfassen Sie sie, und fahren Sie fort mit Schritt Markieren Sie das Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse. 4. Erfassen Sie die Empfängeradresse (maximal 5 Zeilen): Stellen Sie sicher, dass die Postleitzahl 5-stellig ist. Kürzen Sie den Namen des Empfängers oder der Straße ab, wenn er die Größenbegrenzung für das Adressfeld überschreitet (z. B. Dr.-F.-Lohmüller-Str. statt Dr.- Fritz-Lohmüller-Straße ). Fassen Sie bei Bedarf Daten in der Zeile Zusätzliche Adressinformation zusammen (Hintergrund: Die Empfängeradresse darf nicht mehr als 5 Zeilen umfassen.) Siehe auch Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Anwenderhandbuch für Privatkunden 22

27 5. Erfassen Sie Ihre postalische Absenderadresse (die im Adressfeld Ihres Briefs oberhalb der Empfängeradresse erscheinen wird), unter Einstellungen > MAILER > Ihre Standardtexte im Eingabefeld Anschrift Absender. 6. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E POSTBRIEF als Einschreiben gesendet werden soll. Siehe auch Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden. 7. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch Anhänge hinzufügen. 8. Prüfen Sie den gesamten Brief einschließlich Anhängen in der Briefvorschau, und stellen Sie so sicher, dass alle relevanten Inhalte Ihres Dokuments im Rechenzentrum der Deutsche Post AG gedruckt werden können. Anwenderhandbuch für Privatkunden 23

28 ACHTUNG Dokumente und Anhänge können bis zum Format DIN A4 gedruckt werden. Dazu wandelt die Anwendung sie in PDF-Dokumente um. PowerPoint-Dateien oder Dateien im Querformat werden vor dem Drucken gedreht. Prüfen Sie vor dem Versenden in der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängten Dateien korrekt angezeigt werden. Achten Sie beispielsweise auf die Sperrflächen an den Rändern, besonders auf die 12 mm breite Sperrfläche am linken unteren Rand (Abbildung auf Seite 24, Position 1) (bei Querformaten am oberen Rand, Abbildung auf Seite 24, Position 2), die von der Deutschen Post AG für das Drucken benötigt und deshalb weiß überdeckt werden. Abbildung Anlagen in der Briefvorschau prüfen 9. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt werden soll. Soll er gedruckt werden (statt elektronisch versendet zu werden)? Dann legen Sie fest, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch Versandoptionen festlegen und Senden starten Anwenderhandbuch für Privatkunden 24

29 Ein Dokument, das ich als E POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau wieso? Sie wollen ein Dokument als E POSTBRIEF versenden. Sie starten mit Datei > Drucken den E POST MAILER, aber das Dokument erscheint nicht in der Briefvorschau. Wahrscheinliche Ursache: Das Dokument ist sehr komplex (es enthält z.b. eine tief verschachtelte Tabelle oder hochauflösende Grafiken). Ein solches Dokument wird auch auf Ihrem Drucker mehr Zeit als gewöhnliche Dokumente beanspruchen. Die Geschwindigkeit, mit welcher die Anwendung ein komplexes Dokument verarbeiten und darstellen kann, hängt unter anderem von der Rechnerleistung Ihres PCs ab. Es kann in manchen Fällen einige Minuten dauern, bis das Dokument in der Briefvorschau vollständig sichtbar ist. Vorgehen Haben Sie etwas Geduld. Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken. Eine optimale Druckqualität erreichen Sie mit 300 dpi. Wenn es häufig vorkommt, dass Sie komplexe Dokumente versenden, verwenden Sie einen leistungsstärkeren PC, oder rüsten Sie Ihren PC auf. Folgende Maßnahmen sind wirksam: Prozessor mit höherem Takt Schnellere Festplatte, am besten eine SSD In geringerem Maß auch mehr Arbeitsspeicher. Das ist hilfreich, wenn die Dokumente sehr groß sind was bei komplexen Dokumenten in der Regel der Fall ist Vorgehen Ergebnis Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden Versenden Sie mehrere Dokumente, die Sie fürs Versenden vorbereitet haben, gleichzeitig. Das geht bei Dokumenten, die Sie in einem der folgenden Formate gespeichert haben: Adobe PDF Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xsl/.xslx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text:.txt 1. Markieren Sie die Dokumente mit gedrückter Strg-Taste. 2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Drag & Drop: Ziehen Sie sie auf das E POST MAILER Symbol auf Ihrem Desktop Kontextmenü: Wählen Sie im Kontext-Menü den Menüpunkt Versenden mit E POST MAILER. Die Anwendung startet so lange neu, bis Sie jedes Dokument als einzelnen E POSTBRIEF versendet haben. Anhänge hinzufügen Fügen Sie Ihrem E POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzu. Bei Briefen, die Sie an physische Postadressen versenden, können Sie Anhänge folgender Formate hinzufügen: Anwenderhandbuch für Privatkunden 25

30 Adobe PDF Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xsl/.xslx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text:.txt TIPP Druckqualität von PDF-Anhängen sicherstellen Ein Foto, das Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, scannen Sie und speichern es im Format PDF. Oder Sie fügen es als Bilddatei (z. B. im Format.jpg) in eine Word-Datei ein. Um das Ergebnis zu optimieren, stellen Sie Folgendes sicher: Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi. Die maximale Dateigröße ist 1 MB. Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-Datei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest. TIPP Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft- Format oder als PDF-Datei. Wenn ein E POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortsetzung des E POSTBRIEFS gedruckt. Eine Anlage ist also Teil des E POSTBRIEFS und ist an das Anschreiben angehängt. Die Seitenzahl des E POSTBRIEFS wird um die Seitenzahl der Anlage erhöht. ACHTUNG Größenbegrenzung Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E POSTBRIEFS können Sie E POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB versenden. Physisch zugestellte E POSTBRIEFE können maximal den Umfang eines Großbriefs (maximal 94 Blätter) haben. Voraussetzung ü Damit Sie ein PDF-Dokument als E POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Die E POST Software ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter herunter. Vorgehen 1. Wählen Sie Anhänge. 2. Fügen Sie die gewünschten Dokumente hinzu. Anwenderhandbuch für Privatkunden 26

31 3. Optional: Passen Sie im Feld Dateiname für das PDF-Dokument den Namen Ihres E POSTBRIEFS so an, wie er im Versandprotokoll und im Gesendet-Ordner Ihres E POST Postfachs erscheinen soll. HINWEIS Ausnahme: Wenn Sie einen E POSTBRIEF klassisch versenden, zeigt das System im Gesendet-Ordner Ihres E POST Postfachs den Dateinamen nach dem Schema E POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an Eine PDF-Datei lässt sich nicht als Anhang hinzufügen oder als E POSTBRIEF versenden wieso? Sie wollen eine PDF-Datei einem E POSTBRIEF als Anhang anfügen. Es erscheint jedoch eine Fehlermeldung This operation is not permitted, und die Anwendung zeigt die Meldung mit der Nummer Oder: Sie wollen mit Datei > Drucken die Anwendung starten, aber das Druckmenü ist nicht aktiv. Mögliche Ursache: Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder Kopieren), akzeptiert das System nicht immer. Das hängt von der Software ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat. HINWEIS Bei geschützten Office-Dokumenten besteht dieses Problem typischerweise nicht. Das System fordert Sie beim Hinzufügen nur auf, das Passwort einzugeben. Vorgehen Wenn Sie sicher sind, dass das Urheberrecht des Autors gewahrt ist, können Sie die Datei drucken, einscannen und als ungeschützte PDF-Datei anhängen oder versenden Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau was tun? Sie fügen eine PDF-Datei einem E POSTBRIEF als Anhang an. Es erscheint jedoch eine Fehlermeldung, und der Inhalt der Datei wird nicht in der Briefvorschau angezeigt. Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt. Vorgehen Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E POST MAILER, und wiederholen Sie den Vorgang Vorgehen Einen E POSTBRIEF als Einschreiben senden Senden Sie besonders wichtige Briefe per Einschreiben. Sie erhalten dann eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält. Um ein Einschreiben zu senden, wählen Sie im E POST MAILER den klassischen Versandweg. Denn die Deutsche Post AG liefert Einschreiben, die Sie mit dem E POST MAILER erstellen, aus technischen Gründen immer als gedruckte Dokumente aus, die der Zusteller physisch aushändigt. Elektronisch zugestellte Einschreiben können Sie aus E POST Portal versenden und so einen vollständig digitalen Dokumentfluss erreichen. 1. Erstellen Sie den E POSTBRIEF. Siehe auch Typisches Anschreiben senden 2. Wählen Sie unter Einschreiben eine der möglichen Arten von Einschreiben Anwenderhandbuch für Privatkunden 27

32 Einschreiben Einwurf: Der Zusteller der Deutschen Post AG legt den Brief in einen Briefkasten, Postfach o.ä. des Empfängers und bestätigt dies mit seiner Unterschrift. Einschreiben (ohne Optionen): Nicht nur der Empfänger persönlich, sondern auch ein berechtiger Empfänger, z. B. ein Ehegatte, darf den Empfang bestätigen. Einschreiben nur mit Option Eigenhändig: Ausschließlich der Adressat darf den Empfang bestätigen. Einschreiben nur mit Option Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftliche Bestätigung eines berechtigen Empfängers über die Zustellung als Original zugesandt. Wählen Sie Einschreiben Rückschein z. B. dann, wenn Sie die Auslieferung wichtiger Dokumente oder die Einhaltung von Fristen rechtssicher nachweisen wollen (z. B. bei einer Kündigung). Einschreiben mit den Optionen Eigenhändig und Rückschein: Der Versender bekommt die handschriftliche Bestätigung des Empfängers persönlich über die Zustellung als Original zugesandt. Ergebnis Vor dem Versand zeigt das System neben den Versandoptionen wie Farbdruck oder Deckblatt die Art des Einschreibens und den Preis an. Sie erhalten eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält. Empfangsbestätigungen oder Rückscheine erhalten Sie physisch per Post. Rechnungen senden Senden Sie Rechnungen, die Ihre Empfänger bequem online bezahlen können. Ihr Vorteil: Der Empfänger muss die Rechnungsdaten nicht manuell einfügen, Fehler werden vermieden. Anwenderhandbuch für Privatkunden 28

33 HINWEIS So macht ZahlungsPLUS Ihren Kunden das Zahlen bequem Bei postalischen Rechnungen: Sie fügen die Rechnungsdaten als grafische Codes ein. Der Anwender scannt den BezahlCode oder GiroCode mit dem Smartphone, erhält so die korrekten Rechnungsdaten und überweist online. Siehe zur Funktionsweise aus Kundensicht z. B. Sie stellen zusätzlich einen vorausgefüllten Überweisungsträger mit allen Rechnungsdaten bereit. Bei elektronischen Rechnungen: Der Empfänger bezahlt ohne Medienbruch per Mausklick im E POST Portal. Ihre Vorteile: Indem Sie Rechnungsdaten wie Verwendungszweck und Betrag für den Zahlungsvorgang vorgeben, wirken Sie falschen oder nicht eindeutigen Zuordnungen von Zahlungseingang und Rechnung entgegen. Durch den höheren Komfort für die Empfänger Ihrer Rechnungen können sich die Zeiten bis zur Begleichung Ihrer Forderungen verkürzen. TIPP Rechnungen als Serienbrief versenden Sie wollen zahlreiche Rechnungen mit jeweils individuellen Rechnungsdaten auf einmal versenden, indem Sie einen Serienbrief erstellen? Dann müssen Sie nur die Rechnungsdaten als unsichtbaren Weißtext in die einzelnen Briefe einbetten. Typischerweise fügen Sie entsprechende Platzhalter in Ihre Dokumentvorlage für E POSTBRIEFE ein und füllen die Platzhalter aus einer Datenbank. Siehe auch Wie füge ich Rechnungsdaten in Serienbriefe ein? ZahlungsPLUS unterstützt elektronische Rechnungen bis zu einem Betrag von maximal 5.000,00 Euro postalisch versendete Rechnungen ohne Begrenzung des Rechnungsbetrags Wie sich elektronische Rechnungen ohne Medienbruch online bezahlen lassen und wie Sie Empfänger Ihrer Rechnungen beim Bezahlen unterstützen können, erfahren Sie unter Rechnungen bezahlen. Vorgehen 1. Erfassen Sie einmalig Ihre Bankverbindung. Dazu wählen Sie unter Einstellungen > MAILER die Registerkarte SEPA (Abbildung auf Seite 30, Position 1). Anwenderhandbuch für Privatkunden 29

34 Abbildung Bankverbindung hinterlegen 2. Optional: Ändern Sie bei Bedarf den Belegschlüssel auf dem Überweisungsträger. Standardmäßig ist auf Zahlungsträgern der Belegschlüssel 08 (sogenannter SEPA- Überweisungs-/Zahlscheinvordruck, neutral/lotterie) eingestellt (Abbildung auf Seite 30, Position 2). Beispiel: Sie wollen Spendenzahlungen (Belegschlüssel 06) von umsatzsteuerpflichtigen Rechnungsbeträgen (SEPA-Überweisung/Zahlschein, neutral/lotterie, 08) unterscheiden. HINWEIS Der Belegschlüssel wird nur bei Überweisungsträgern übermittelt, die ein Rechnungszahler bei seiner Bank physisch einreicht, nicht Rechnungen, die der Empfänger online begleicht. Der Belegschlüssel erscheint rechts unten auf dem Überweisungsträger (Abbildung auf Seite 31, Position 4). 3. Erstellen Sie den E POSTBRIEF. Siehe auch Typisches Anschreiben senden 4. Markieren Sie unter Anhänge das Kontrollkästchen Überweisungsträger hinzufügen (Abbildung auf Seite 31, Position 1). Anwenderhandbuch für Privatkunden 30

35 Abbildung Eingabe der Rechnungsdaten aktivieren 5. Optional: Geben Sie die Rechnungsdaten Betrag und Verwendungszweck ein (Abbildung auf Seite 31, Position 1). Der Betrag und der Verwendungszweck sind optional, Sie können die Felder also leer lassen. Beispiel: Sie senden keine Rechnung, sondern einen Spendenaufruf. Dann überlassen Sie es dem Empfänger, den Betrag einzusetzen und im Verwendungszweck die Zweckbestimmung der Spende festzulegen. Abbildung Rechnungsdaten eingeben Anwenderhandbuch für Privatkunden 31

36 Ergebnis Das System generiert einen Anhang mit grafischem Bezahl-Code und GiroCode für die Banking-Apps verschiedener Anbieter und zeigt sie in der Vorschau an (Abbildung auf Seite 31, Position 2). Der Anhang enthält auch einen Überweisungsträgervordruck mit den Rechnungsdaten (Abbildung auf Seite 31, Position 3), die Sie eingegeben haben, sowie mit der Bankverbindung und dem Belegschlüssel, die Sie unter Einstellungen > MAILER > SEPA festgelegt haben. Serienbriefe senden Senden Sie Serienbriefe mit dem E POST MAILER so, wie Sie sie bisher mit Ihrem Drucker gedruckt haben. Sie legen lediglich eine Steuerungsinformation fest, die es dem E POST MAILER erlaubt, die einzelnen Briefe voneinander zu unterscheiden. Diese Steuerungsinformation kann ein Ausdruck sein, der ohnehin in jedem Brief vorkommt, zum Beispiel die Datumszeile ( Bonn, den ). Oder Sie fügen einen beliebigen Ausdruck ein, den Sie weiß formatieren, so dass er im gedruckten Brief nicht sichtbar ist. Wie Sie eine geeignete Steuerungsinformation finden und in den Einstellungen festlegen, erfahren Sie in der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung. HINWEIS Dokumentvorlagen verwenden Typischerweise verwenden Sie für das Erstellen von Serienbriefen eine Dokumentvorlage, die alle Platzhalter (Seriendruckfelder) für die Adressdaten (Vorname, Name, Straße usw.) enthält. Die Platzhalter befüllen Sie aus einer Datenquelle (Datenbank oder Tabelle Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung) mit den entsprechenden Datenfeldern. Die folgende Anleitung gilt deshalb auch für das Anpassen einer solchen Dokumentvorlage. Siehe auch 4.2 Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen. HINWEIS Sehr umfangreiche Serienbriefe senden Eine funktionierende Dokumentvorlage zu haben, ist besonders dann wichtig, wenn Sie sehr umfangreiche Serienbriefe senden. In diesem Fall kann es nämlich vorkommen, dass Ihr Serienbrief nicht in der Briefvorschau angezeigt werden kann (weil beispielsweise der Arbeitsspeicher nicht ausreicht). Sie senden die Briefe dann ohne Sichtprüfung. Mit einer Dokumentvorlage stellen Sie dabei sicher, dass alle Briefe den Layout-Anforderungen entsprechen und korrekt gedruckt werden. Vorgehen Ergebnis 1. Starten Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm, und erstellen Sie wie gewohnt einen Serienbrief. 2. Starten Sie den E POST MAILER. Die erste Seite Ihres Serienbriefs wird in der Briefvorschau angezeigt. Das System erkennt die einzelnen Briefe jedoch noch nicht als Briefe, sondern nur als Blätter eines einzigen Briefs (Abbildung auf Seite 33, Position 1). Anwenderhandbuch für Privatkunden 32