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2 Copyright Die Informationen in dieser Dokumentation wurden nach bestem Wissen und mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch sind Fehler bzw. Unstimmigkeiten nicht vollständig auszuschließen. Aus diesem Grund stellen die Informationen dieser Dokumentation keinerlei Verpflichtung oder Eigenschaftszusicherung der TreeSoft GmbH & Co. KG dar. Die Treesoft GmbH & Co. KG übernimmt keine Haftung, die durch die Benutzung die ser Dokumentation oder Teilen davon entsteht. Die Informationen in dieser Dokumentation können ohne Vorankündigung geändert werden. Diese Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Diese Dokumentation, die auf der CD gespeicherten Dokumentationen, die in implementierten Hilfetexte sind für die ausschließliche Nutzung durch den rechtmäßigen Besitzer der Software bestimmt. Kein Teil darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der TreeSoft GmbH & Co. KG zu anderen Zwecken vervielfältigt oder übertragen werden, und zwar weder in elektronischer noch mechanischer Form, noch als Fotokopie, Datei oder Aufzeichnung TreeSoft GmbH & Co. KG Druckerweg Lindlar Deutschland Alle Rechte vorbehalten. Treesoft ist eine eingetragene Wortmarke von Andreas Küstermann. Alle weiteren Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firma. 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Grundlagen Aufbau des Adressen-Fensters Titelleiste, Menüleiste, Symbolleiste Registerkarten-Adresse Adresse Ansprechpartner Kommunikation Adressinformation Zuordnung Einträge Filterleiste Datenbank-Symbolleiste-Adresse Anpassen der Ansicht Fenster Einrichten der Listen Sortieren von Ansprechpartnern und Kommunikationen Arbeiten mit Adressen Allgemeine Fragen Wohin mit der Zentrale? Warum sind einige Ansprechpartner rot hinterlegt? Anrede ist rot hinterlegt Name ist rot hinterlegt Anlegen einer Adresse Anlegen einer Firmenadresse Anlegen einer Personenadresse Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Mitarbeiter-Informationen Anlegen

4 Entfernen Löschen einer Adresse oder eines Ansprechpartners Löschstatus einer Adresse setzen Löschstatus eines Ansprechpartners setzen Aufheben des Löschstatus Finden von Adressen Filterleiste Fenster Gefundene Adressen Fensterhandling Customizing und Administration Volltextsuche einrichten Hauptgruppen und Gruppen zu Adressen Installation des Plug-in Anlegen einer Hauptgruppe Anlegen einer Gruppe Ändern einer Farbe zu einer Hauptgruppe/Gruppe Löschen einer Hauptgruppe/Gruppe Sortieren einer Hauptgruppe/Gruppe Hauptgruppen und Gruppen zu Einträgen Installation des Plug-in Hauptgruppe/Gruppe Löschen einer Hauptgruppe/Gruppe Betreff

5 1 Allgemeines Dieses Handbuch richtet sich in den ersten Kapiteln an den Anwender. Viele Anwender geben den Adressen, welche das Kapital jeder Firma sind, nicht die nötige Aufmerksamkeit. Dadurch werden viele in integrierte Funktionen zum effizienten arbeiten nicht genutzt. In dieser Dokumentation werden nur grundlegende Bereiche des Adressendialoges beschrieben, welche für alle Anwender von von Interesse sind. Weiterführende Informationen welche die komplette Funktionalität der Adressen betreffen, finden sie in den CRM-Dokumentationen. Das Kapitel 5 Customizing und Administration beinhaltet alle erforderlichen minimalen Einstellungen zum effizienten Arbeiten mit Adressen. Wenn Sie eine Einzelplatzlizenz besitzen oder Ihr System selbst administrieren, sollten Sie die im Kapitel 5 Customizing und Administration beschrieben Einstellungen zuerst durchführen. WICHTIG 5

6 2 2.1 Grundlagen Aufbau des Adressen-Fensters Abbildung 2.1.1: Grundlegender Aufbau des Adressen-Fensters 6

7 In der vorstehenden Abbildung sind Bereiche gekennzeichnet. Die Namen der Bereiche, werden in der weiterführenden Dokumentation verwendet Titelleiste, Menüleiste, Symbolleiste Die Titelleiste enthält Informationen über das aktuell angezeigte Adressfenster. Sie können in den eckigen Klammern immer die für dieses Fenster aktuell aus der Filterleiste Adressen ausgewählte Filterbedingung erkennen. Die Menüleiste enthält alle Befehle, welche im oder vom Adressfenster ausgeführt werden können. Nicht ausführbare Befehle sind abgeblendet. Die Symbolleiste enthält die Symbol-Schaltflächen für die am häufigsten ausgeführten Probleme Registerkarten-Adresse Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind die Informationen in dem Adressen-Dialog auf unterschiedlichen Registerkarten gespeichert. Die Anzahl der Registerkarten ist abhängig von den zu der Adresse hinterlegten Informationen. Standardmäßig enthält der Adressen-Dialog die Registerkarte Adresse und Kontakt. Das Register Adresse zeigt alle Informationen zur Adresse auf einen Blick Adresse Die hier vergebenen Namen für die einzelnen Felder werden als Variablen für den Texteditor zur Verfügung gestellt. Daher empfiehlt es sich für die Firmenbezeichnung immer zu erst Name1 zu verwenden, erst wenn der Platz nicht ausreicht, sollten die Felder Name2 und Name3 mit verwendet werden. Das Feld Kurzbezeichnung wird automatisch gebildet, kann aber angepasst werden Ansprechpartner In diesem Bereich finden Sie alle der Adresse zugeordneten Ansprechpartner. Zu dem markierten Ansprechpartner werden im nebenstehenden Bereich die Kommunikationen angezeigt. Ist das Feld Anrede zu einem Ansprechpartner rot hinterlegt, entspricht die Briefanrede nicht den gewählten Voreinstellungen. Ist der Name eines Ansprechpartners rot hinterlegt ist er nicht entsprechend den Voreinstellungen gebildet. Im Kapitel Warum sind einige Ansprechpartner rot hinterlegt?, ist beschrieben wie Sie diese Eingaben korrigieren. 7

8 2.1.5 Kommunikation Dieser Bereich enthält Telefon- und Faxnummern, sowie -Adressen, Web-Seiten usw. Die Kommunikationen mit dem Grünen Symbol in der Spalte vor der Kommunikation gehören zu dem im Bereich Ansprech partner markiertem Eintrag. Kommunikationen mit einem gelben Symbol gehören zur Abteilung des markierten Ansprechpartners. Kommunikationen mit einem roten Symbol, gelten für die gesamte Adresse und werden bei jedem Ansprechpartner angezeigt Adressinformation Dieses Eingabefeld dient allgemeinen wichtigen Informationen zur Adresse Zuordnung Im Bereich Zuordnung wird eine Hauptgruppe und Gruppe zur Adresse ausgewählt. Das Anlegen der Gruppen ist im Kapitel 5 Customizing und Administration beschrieben. Diese Auswahl kann beim Filtern für bestimmte Aktionen verwendet werden. Folgendes kurzes Beispiel: Sind Sie viel unterwegs, legen Sie auch die Anschriften von Hotels oder Restaurants an. Dann würden Sie als Hauptgruppe Reisen wählen und als Gruppe Übernachtung und Speisen. Dann können Sie sich eine Filter erstellen, welcher in einem bestimm ten Postleitzahlenbereich alle Adressen zur Übernachtung bzw. Nahrungsaufnahme anzeigt Einträge In diesem Bereich werden Protokolleinträge, Termine und Aufgaben zu der Adresse angezeigt Filterleiste Über die Filterleiste begrenzen Sie die unübersichtliche Datenflut. Sie können durch eine Kombination aus Adressen und Einträgen zu den Adressen sehr schnell die gewünschten Ergebnisse anzeigen. 8

9 Datenbank-Symbolleiste-Adresse Die in der Abbildung auf Seite 6 markierte Datenbank-Symbolleiste-Adresse bezieht sich auf jeden Adressdatensatz. Diese Leiste ist auch unter einigen Listen zu sehen. Dann bezieht sich die Dankbank-Symbolleiste auf die Datensätze in der Liste. Die Datenbank-Symbolleiste hat in an vielen Stellen die gleiche Bedeutung. Sie dient zum Anlegen und Bearbeiten von Datensätzen und zur Navigation. Die Datenbank-Symbolleiste enthält standardmäßig die folgenden Schaltflächen: Zum ersten Datensatz wechseln Zum vorherigen Datensatz wechseln Zum nächsten Datensatz wechseln Zum letzten Datensatz wechseln Neuen Datensatz anlegen Datensatz bearbeiten Datensatz löschen Änderungen an dem Datensatz speichern Änderungen an dem Datensatz verwerfen Anpassen der Ansicht Fenster Die Anpassung der Fensterbreite wird hier am Beispiel Ansprechpartner bzw. Kommunikation dargelegt. Positionieren Sie hierzu den Mauszeiger zwischen den beiden Gruppenfeldern (siehe nachstehende Abbildung 2.1.1). Der Mauszeiger verwandelt sich dann in einen Doppelpfeil. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste die Gruppenfelder auf die gewünschte Breite. 9

10 Abbildung 2.2.1: Anpassen der Breite Einrichten der Listen Die in diesem Kapitel beschriebenen Möglichkeiten gelten für die meisten Listen. Jeder Anwender kann sich die Protokoll-, Aufgaben- und Terminliste für seine Arbeitsweise selbst definieren. Die so geänderten Listen, Spalten, Spaltenbreite usw. bleiben für den Anwender immer so erhalten. So wählen Sie die angezeigten Spalten aus: 1. Bewegen Sie die Maus in die Titelzeile der Liste, bis ein beliebiger Spaltenname markiert ist. Abbildung 2.2.2: Markierung der Spaltenbezeichnung. 2. Betätigen Sie die rechte Maustaste. 3. Es öffnet sich das Kontextmenü, in welchem Sie die Spalten anhaken oder abhaken können. 10

11 Abbildung 2.2.3: Kontextmenü zur Auswahl der anzuzeigenden Spalten HINWEIS Mit einem Klick auf Standards wiederherstellen wird die Liste auf Werkseinstellungen zurück- gesetzt. So ändern Sie die Spaltenbreite: 1. Bewegen Sie den Mauszeiger langsam in der Titelzeile rechts neben die Spalte, welche Sie in der Breite verändern wollen, bis der Zeiger wie nebenstehend aussieht. 2. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Spalte größer oder kleiner. So ändern Sie die Reihenfolge der Spalten 1. Bewegen Sie die Maus in der Titelzeile der Liste auf die Spalte, welche Sie verschieben möchten. 2. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Spalte an die gewünschte Position. 11

12 2.2.3 Sortieren von Ansprechpartnern und Kommunikationen Bei sehr vielen Ansprechpartnern oder Kommunikationen ist scheinbar keine Übersicht vorhanden. Die meisten Benutzer haben aber nur zu einer begrenzten Anzahl von Ansprechpartnern. Jeder Benutzer der Software kann sich die Ansprechpartner in eigener Reihenfolge ablegen. Die, mit denen er am häufigsten Kontakt hat legt er sich nach oben. Zum Aufruf der Sortierung ist in der Datenbank-Symbolleiste die Schaltfläche dung 2.2.4). zu betätigen (siehe Abbil- Abbildung 2.2.4: Aufruf der Sortierung von Ansprechpartnern Die Sortierung der Ansprechpartner erfolgt in einem separaten Dialogfeld. Über die Pfeilschaltflächen ver schieben Sie den markierten Ansprechpartner in der Liste nach oben bzw. nach unten. Zum Sortieren der Ansprechpartner können Sie auch die folgenden Tastenkombinationen verwenden: Nach oben verschieben...[alt]+[pfeil AUF] Nach unten verschieben...[alt]+[pfeil AB] An den Anfang der Liste verschieben...[alt]+[pos1] An das Ende der Liste verschieben...[alt]+[ende] 12

13 Abbildung 2.2.5: Sortierung der Ansprechpartner 3 Arbeiten mit Adressen In diesem Kapitel soll Ihnen an einigen Beispielen das Arbeiten mit Adressen verdeutlicht werden Allgemeine Fragen Wohin mit der Zentrale? In vielen Fällen hat man beim Anlegen einer Adresse keine Durchwahl sondern nur eine Zentrale Rufnummer. In müssen Sie keinen Ansprechpartner Zentrale anlegen. So legen Sie eine zentrale Rufnummer an 1. Betätigen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Neu. 2. Wählen Sie Adresse als Institution anlegen und betätigen Sie die Schaltfläche OK. 13

14 3. Geben Sie die Anschrift ein. 4. Klicken Sie mit der Maus in das Feld Telefon bei der Kommunikation. Die Eingabemarkierung steht im Feld Telefon. 5. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die Schaltfläche für die globale Kommunikation (siehe nachstehende Abbildung). Abbildung 3.1.1: Datenbanksymbolleiste unterhalb der Kommunikation 6. Das Eingabefeld ist rot hinterlegt. 7. Geben Sie nun die Telefonnummer ein und betätigen in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die Schaltfläche. Die Zentrale wird für jeden Datensatz mit einer globalen Kommunikationen automatisch als Abteilung angelegt Warum sind einige Ansprechpartner rot hinterlegt? Ist bei manchen Ansprechpartnern die Anrede oder der Name rot hinterlegt, soll das Ihnen aufzeigen das bestimmte Felder nicht entsprechend den Vorgaben korrekt ausgefüllt sind. Wenn Sie mit dem Texteditor arbeiten um Briefe oder s zu versenden, müssen einige Variablen korrekt gefüllt sein um eine einheitliche und korrekte Anrede in allen Dokumenten zu zu verwenden. Das Betrifft bei den Ansprechpartnern das Feld Name und Briefanrede. Die Bildungsregeln für die Briefanrede sind vordefiniert. Die Anpassung ist im Kapitel 5 Customizing und Administration beschrieben. 14

15 Anrede ist rot hinterlegt Abbildung 3.1.2: Auszug aus dem Adressenfenster mit dem Beispiel einer rot hinterlegter Anrede Wenn nur die Anrede rot hinterlegt ist stimmt die Briefanrede nicht. Gehen Sie zum korrigieren wie folgt vor: 1. Führen Sie einen Doppelklick auf den Ansprechpartner aus (Markierung in vorstehende Abbildung). Abbildung 3.1.3: Fenster Ansprechpartner mit der Markierung zur Aktualisierung der Briefanrede 2. Betätigen Sie die Schaltfläche um die Briefanrede zu aktualisieren (siehe vorstehende Abbildung). 15

16 3. Übernehmen Sie die Aktualisierung durch betätigen der Schaltfläche OK in der Symbolleiste Name ist rot hinterlegt Abbildung 3.1.4: Auszug aus dem Adressenfenster mit rot hinterlegter Anrede und Namen Das Feld Name wird automatisch aus dem aus den Feldern Titel, Vorname, Name und Zusatz gebildet. Ist eine manuelle Veränderung des Feld Namens erfolgt, wird das Feld Name rot hinterlegt. Um den Namen zu korrigieren gehen Sie wie folgt vor: 1. Führen einen Doppelklick auf den Ansprechpartner aus, um das Fenster Ansprechpartner zu öffnen. 2. Betätigen Sie die Schaltfläche Markierung A). um das Feld Name zu aktualisieren (siehe nachstehende Abbildung 3. In unserem Beispiel ist der Name und die Anrede rot hinterlegt Wenn nur der Name rot hinterlegt ist gehen Sie zu Punkt Wenn Name und Anrede rot hinterlegt sind betätigen Sie die Schaltfläche zu aktualisieren (siehe nachstehende Abbildung Markierung B). 4. Betätigen Sie die Schaltfläche OK in der Symbolleiste. 16 um das Feld Name

17 Abbildung 3.1.5: Fenster Ansprechpartner mit der Markierung zur Aktualisierung des Namens (A) und der Briefanrede (B) 3.2 Anlegen einer Adresse Dieses Kapitel enthält zwei Beispiele für die Anlage einer Adresse. Die erste Auswahl welche bei der Neuanlage einer Adresse getroffen werden muss: Institution: Hierbei handelt es sich z. B. Um eine Firma mit einem oder mehreren Ansprechpartnern. Person: Hierbei handelt es sich nicht um eine Firmenanschrift. Es ist die Anschrift welche eine Person betrifft. Es werden keine weiteren Ansprechpartner angelegt Anlegen einer Firmenadresse Die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste hat rechts ein kleines Dreieck. Das Betätigen der Schaltfläche in der Mitte legt eine neue Adresse an. Das Betätigen der Schaltfläche auf dem Dreieck rechts öffnet ein Menü mit nachstehenden Befehlen: 17

18 Adresse Legt eine neue Adresse an. Kundeninformationen Fügt die Registerkarte Kundeninformation zur Angezeigten Adresse hinzu. Lieferanteninformation Fügt die Registerkarte Lieferanteninformation zur Angezeigten Adresse hinzu. Herstellerinformation Fügt die Registerkarte Herstellerinformation zur Angezeigten Adresse hinzu. Mitarbeiterinformationen Fügt die Registerkarte Mitarbeiterinformation zur Angezeigten Adresse hinzu. So legen Sie eine neue Adresse an 1. Betätigen Sie zum Anlegen einer neuen Adresse die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste des Adressendialogs oder im Menü Adresse. 2. Wählen Sie anschließend das Adresslayout Deutschland sowie die Adressart Institution. Abbildung 3.2.1: Eigenschaften einer Adresse 3. Tragen Sie auf dem Register Kontakt die Firmierung, die Anschrift, einen Ansprechpartner und die dazugehörigen Kommunikationsdaten ein. Beginnen Sie im Gruppenfeld Adresse mit der Firmierung und der Anschrift. 18

19 Abbildung 3.2.2: Beispiel für eine Eingabe im Gruppenfeld Adresse auf der Registerkarte Kontakt 4. Anschließend tragen Sie im Gruppenfeld Ansprechpartner den Ansprechpartner ein Wählen Sie die Anrede aus Geben Sie in das Feld Namen den Titel (wenn vorhanden), den Vornamen (wenn bekannt) und den Nachnamen getrennt durch ein Leerzeichen ein und betätigen die Taste [EINGABE]. Der Titel, der Vorname und der Nachname wird automatisch aufgeteilt und die Briefanrede wird gebildet Füllen Sie nun nach Bedarf die weiteren Felder. 5. Als Nächstes tragen Sie im Bereich Kommunikation die Kommunikationsdaten ein. Links neben der Spalte Inhalt ist die Art der Kommunikation. Mit einem Klick auf das Dreieck lassen sich weitere Kommunikationen anzeigen und auswählen. Wird das gewünschte Feld nicht mit angezeigt Klickt man neben einem freien Feld Inhalt auf das Dreieck und wählt die gewünschte Kommunikationsart Um eine Zentrale Rufnummer zur Adresse einzugeben klicken Sie mit der Maus in ein freies Feld Inhalt neben der Kommunikationsart Telefon. Die Eingabemarkierung steht im Feld Inhalt. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die rote Schaltfläche für die globale Kommunikation (Kennzeichnung D siehe nachstehende Abbildung). Geben Sie die Zentrale Rufnummer in das rot hinterlegte Feld ein. Bei der Anlage weiterer Ansprechpartner werden globale Kommunikationsdaten bei allen Ansprechpartnern automatisch zugeordnet Um eine Ansprechpartner Rufnummer einzugeben klicken Sie mit der Maus in ein freies Feld Inhalt neben der Kommunikationsart Telefon. Die Eingabemarkierung steht im Feld Inhalt. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die grüne Schaltfläche für die Ansprechpartner bezogene Kommunikation (Kennzeichnung B siehe nachstehende 19

20 Abbildung). Geben Sie die Rufnummer des Ansprechpartners in das grün hinterlegte Feld ein Wenn Sie zu Ihrem Ansprechpartner eine Abteilung eingegeben haben, können Sie auch eine ne Abteilungs-Rufnummer eingeben. Klicken Sie mit der Maus in ein freies Feld Inhalt neben der Kommunikationsart Telefon. Die Eingabemarkierung steht im Feld Inhalt. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die gelbe Schaltfläche für die Ansprechpartner bezogene Kommunikation (Kennzeichnung C siehe nachstehende Abbildung). Geben Sie die Rufnummer der Abteilung in das gelb hinterlegte Feld ein. Bei der Anlage weiterer Ansprechpartner werden abteilungsbezogene Kommunikationsdaten bei allen Ansprechpartnern, bei denen die gleiche Abteilung eingetragen wird, automatisch zugeordnet. 6. Sie können die Kommunikationen sortieren. Betätigen Sie die Schaltfläche (Kennzeichnung A siehe nachstehende Abbildung). Die Sortierung erfolgt nur für Ihren Benutzernamen und nicht für andere Benutzer. Abbildung 3.2.3: Gruppenfeld Kommunikation auf der Registerkarte Absprechpartner 7. Speichern Sie die Eingabe mit dem Betätigen der Schaltfläche der zugehörigen Datenbank-Symbolleiste. Geben Sie bei Bedarf weitere Kommunikationen ein. 20

21 TIPP Bei der Eingabe von Kommunikationsdaten können Sie über die Tastenkombination [STRG]+[F2] im Eingabefeld alle für die Kommunikationsart bereits zur Adresse hinterlegten Daten als Vorlage aufrufen. Bei der Telefonnummer haben Sie hierdurch zum Beispiel die Möglichkeit eine bereits vorhandene Rufnummer auszuwählen und direkt die Durchwahl einzugeben, ohne die komplette Rufnummer eingeben zu müssen (siehe nachstehende Abbildung). Abbildung 3.2.4: Vorschlagsliste Kommunikationen Anlegen einer Personenadresse Ordnen Sie bei der Neuanlage einer Adresse dieser die Eigenschaft Person zu, dann erfolgt die Eingabe der Adressdaten zweigeteilt. Als Erstes geben Sie in dem Gruppenfeld Ansprechpartner in den farblich hinterlegten Feldern die Anrede und den vollständigen Namen ein (siehe nachstehende Abbildung). Treesoft CRM übernimmt diese Eingaben automatisch in das Gruppenfeld Adresse. Die Felder Anrede und Name sind aus diesem Grund in dem Gruppenfeld Adresse abgeblendet, d. h. hier ist keine Eingabe möglich. Anschließend ergänzen Sie noch die fehlenden Adressdaten, wie Straße, Postleitzahl, Ort. Treesoft CRM vermeidet auf die Weise bei einer Personenadresse eine doppelte Eingabe der Adressdaten. Abbildung 3.2.5: Eingabe des Kontaktes bei einer Personenadresse 21

22 3.2.3 Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Mitarbeiter-Informationen Die auf den Registerkarten Kundeninformationen, Lieferanteninformationen, Herstellerinformationen und Mitarbeiterinformationen angezeigten Informationen sind abhängig von dem jeweiligen installierten ERP-Integrationsmodul. Beispielsweise können dem Material Hersteller und Lieferantenadressen zugeordnet werden. Die angelegten Adressen können also je nach Bedarf mit diesen Zusatzinformationen ergänzt werden. Eine Adresse kann auch gleichzeitig Kunde, Hersteller und Lieferant sein. Diese Informationen werden auf zusätzlichen Registerkarten verwaltet Anlegen Im folgenden Beispiel wird das Anlegen der Registerkarte Kundeninformation erläutert. Hersteller, Lieferanten oder Mitarbeiter werden analog angelegt. 1. Wählen Sie eine Adresse zu welcher Sie Kundeninformationen eingeben wollen. 2. Betätigen Sie das Dreieck neben der Schaltfläche Neu in der Symbolleiste (siehe Markierung A in nachstehender Abbildung). 3. Wählen Sie im Menü den Befehl Kundeninformationen (siehe Markierung B in nachstehender Abbildung). Abbildung 3.2.6: Symbolleiste Schaltfläche Neu 4. Im nächsten Dialog können Sie wählen, ob sie die Kundennummern automatisch oder selbst vergeben wollen. 5. Zu der Adresse wurde die Registerkarte Kundeninformationen angelegt. Sie könne jetzt alle vorhandenen Daten eingeben. 22

23 Entfernen Das Entfernen einer Registerkarte mit Informationen sollte gut überlegt werden. Für die Inhalte der Registerkarten gibt es keinen Löschstatus. Alle Informationen sind nach dem Entfernen unwiederbringlich verloren. Sollten Sie aus versehen eine Registerkarte angelegt haben aktivieren Sie diese (Markierung A siehe nachstehende Abbildung) und betätigen auf der Registerkarte die Schaltfläche Datensatz entfernen in der Datenbanksymbolleiste (Markierung B siehe nachstehende Abbildung). Abbildung 3.2.7: Beispiel zum löschen der Registerkarte Kundeninformationen 23

24 3.3 Löschen einer Adresse oder eines Ansprechpartners In der heutigen Zeit gibt es aus der Sicht des Speicherplatzbedarfes keinen Grund mehr eine Adresse oder einen Ansprechpartner zu löschen. Ein Grund aus der Datenbank eine Adresse endgültig zu löschen ist z.b. das Vorhandensein von doppelten Adressen z.b. nach einer Datenübernahme. Die Adressdaten oder An sprechpartner können in nur in drei Schritten gelöscht werden. Der Anwender kann für die Adresse oder einen Ansprechpartner nur einen Löschstatus setzen. In diesem Kapitel wird beschrieben wie Sie einen Löschstatus setzten, um die Adresse oder einen Ansprechpartner nicht mehr anzuzeigen Löschstatus einer Adresse setzen Abbildung 3.3.1: Adresse löschen 1. Wählen Sie die Registerkarte Adresse (Siehe Markierung A in vorstehender Abbildung). 24

25 2. Wenn die Adresse angezeigt ist, welche Sie löschen wollen betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste der Adresse die Schaltfläche Datensatz entfernen (Siehe Markierung B in vorstehender Abbildung). 3. Wählen Sie den Löschstatus und betätigen die Schaltfläche OK Löschstatus eines Ansprechpartners setzen Abbildung 3.3.2: Ansprechpartner löschen 1. Wählen Sie die Registerkarte Adresse (Siehe Markierung A in vorstehender Abbildung). 2. Markieren Sie den Ansprechpartner welchen Sie löschen wollen. 3. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste der Ansprechpartner die Schaltfläche Datensatz entfernen (Siehe Markierung C in vorstehender Abbildung). 4. Wählen Sie den Löschstatus (siehe nachstehende Abbildung) und betätigen die Schaltfläche OK. Abbildung 3.3.3: Löschstatus Ansprechpartner 25

26 3.4 Aufheben des Löschstatus Sollten Sie versehentlich eine Adresse oder einen Ansprechpartner zum löschen markiert haben können Sie den Löschstatus wieder aufheben. Zum aufheben des Löschstatus müssen gelöschte Adressen oder Ansprechpartner zunächst angezeigt werden. Danach gehen Sie wie im vorstehenden Kapitel beschrieben vor und wählen bei der Auswahl des Löschstatus die Option Löschstatus aufheben. So zeigen Sie gelöschte Adressen an 1. Betätigen Sie im Fenster Adressen die Taste [F2] um die Liste Gefundene Adressen zu öffnen. 2. Beachten Sie das der Filter Alle gewählt ist. 3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf eine beliebige Adresse und betätigen die Rechte Maustaste zum anzeigen des Kontextmenüs. 4. Aktivieren Sie im Kontextmenü das Kontrollkästchen Gelöschte Adressen anzeigen. So zeigen Sie gelöschte Ansprechpartner an 1. Markieren Sie die Registerkarte Adresse und wählen sie die Adresse zu welcher Sie gelöscht Ansprechpartner anzeigen wollen. 2. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf einen beliebigen Ansprechpartner und betätigen die Rechte Maustaste zum anzeigen des Kontextmenüs. 3. Aktivieren Sie im Kontextmenü das Kontrollkästchen Gelöschte Ansprechpartner anzeigen. 3.5 Finden von Adressen Zum schnellen Auffinden einer gewünschten Adresse stellt Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die Anzahl der in der Liste Gefundene Adressen angezeigten Datensätze kann über die Filterleiste oder über eine Zeichenkette im Feld Suche eingeschränkt werden. Das Ergebnis ist immer die Kombina tion der Filterleiste und dem Feld Suche. Sollte die Liste Gefundene Adressen nicht im Vordergrund sein, betätigen Sie im Fenster Adressen die Taste [F2] um Sie zu öffnen. Alternativ können Sie die Liste über die Tastenkombination [STRG]+[F] oder die Schaltfläche Finden in der Symbolleiste öffnen. 26

27 3.5.1 Filterleiste Die Filterleiste für die Adressen kann durch Ihren Administrator frei gestaltet werden. Wenn die Filterleiste nicht aufgeklappt ist betätigen Sie die Pfeilschaltfläche zum aufklappen (siehe Markierung in nachstehender Abbildung). Abbildung 3.5.1: Markierung zum aufklappen der Filterleiste Adressen Durch Betätigung der Schaltflächen in der aufgeklappten Filterleiste Adressen, grenzen Sie Anzahl der Ergebnisse in der Liste Gefundene Adressen ein. Somit werden mit einem Klick z.b. nur noch die Kunden angezeigt. Der obere Teil enthält frei definierbare Filter und der untere Teil alle durch den Administrator angelegten Hauptgruppen zu den Adressen. Wenn Sie im Nachstehenden Kapitel über das Feld Suche eine Adresse nicht finden, obwohl Sie sich sicher sind das die Adresse vorhanden ist, beachten Sie das die Schaltfläche Alle unterstrichen ist, sowohl für die freien Filtern ganz oben als auch die über den Hauptgruppen zu den Adressen. WICHTIG Fenster Gefundene Adressen Das Feld Suche (Markierung A in nachstehender Abbildung) in der Liste Gefundene Adressen verwenden Sie zur Eingabe einer Zeichenkette um z.b. nach einer bestimmten Adresse zu suchen. Die Art der Suche (Markierung B in nachstehender Abbildung) bestimmt die Felder in denen die Zeichenkette gesucht wird. Ist als Art der Suche die Volltextsuche gewählt kann man noch die Volltextsuchdateien auswählen (Markierung C in nachstehender Abbildung). In der Standardinstallation ist nur eine Volltextsuchdatei zur Adresse angelegt, das ist für die meisten Anwender ausreichend. 27

28 Abbildung 3.5.2: Dialog Gefundene Adressen Ist die Volltextsuche gewählt wird die Zeichenkette in den durch die Volltextsuche definierten Feldern gesucht. Das sind z.b. Straße, Ort, Name1, Name2, Ansprechpartner usw.. Als Zeichenkette müssen mindestens 3 Zeichen eingegeben werden. Nur bei der Volltextsuche kann durch Leerzeichen getrennt, kann eine zweite Zeichenkette bzw. dritte Zeichenkette hinzugefügt werden. So finden Sie eine bestimmte Adresse in Null Komma nichts. Zusätzlich zu der Volltextsuche stehen Ihnen in die folgenden Suchfunktionen zur Verfügung: PLZ (Postleitzahl) Adressen-Nr. Kunden-Nr. Lieferanten-Nr. Mitarbeiter-Nr. Kurzbezeichnung Kommunikation (Telefon- und Faxnummern, und Internet-Adressen) Bei der vorstehend genannten Auswahl wird nur im benannten Feld gesucht, und es ist nur eine Zeichenkette zulässig. 28

29 4 Fensterhandling arbeitet seit der Version 6.0 schon auf einer Datenbank. Das Arbeiten und wechseln zwi schen verschiedenen Programmteilen ist ab der Version 6.1 vereinheitlicht. In der täglichen Arbeit haben Sie mehrere Adressfenster auf. Weiterhin arbeiten Sie an ERP-Dokumenten oder in Treesoft CAD. Sie müssen sich nun nicht mehr mühsam durch die Fenster klicken. Betätigen Sie einfach die Tastenkombination [STRG]+[ALT]+[L]. Es öffnet sich dann eine Fenster-Liste von allen auf Ihrem Arbeitsplatz in geöffneten Fenstern. Sie können nun mit den Pfeiltasten das gewünschte Fenster auswählen und mit der Eingabetaste öffnen. Fenster-Liste Abbildung 4.1: Beispiel einer Liste für geöffnete Fenster. Die Schaltflächen in der Symbolleiste haben die nachfolgende Bedeutung. Anzeigen Schließt die Liste der Fenster und wechselt zum markierten Fenster. Lösen Löst das aktive Fenster aus der Ansicht. Wird im Menü des gelösten Fensters der Befehl Lösen/Andocken aufgerufen, wird das Fenster wieder angedockt. 29

30 Schließen Schließt das in der Liste markierte Fenster. Abbrechen Schließt die Liste der Fenster. Menü Fenster Über das Menü Fenster können Sie verschieden Anwendungen direkt aufrufen. Weiterhin haben Sie einen Überblick über alle durch geöffneten Fenster. Hier können Sie schnell in jedes geöffnete Fenster wechseln. Im oberen Teil des Menüs befinden sich die Befehle, um Anwendungen direkt zu öffnen. Start-Center Wechselt in das Fenster Start-Center. Projekte Öffnet oder Wechselt in den Dialog Projekte. Adressen Öffnet immer ein neues Adressfenster. Einträge Öffnet oder Wechselt die ausgewählte Liste der Einträge. Kalender Öffnet immer einen neuen Kalender. Akte Öffnet oder wechselt in die Akte. Im nächsten Teil des Menüs stehen die Befehle für Aktionen welche mit den Fenstern durchgeführt werden. Lösen/Andocken Löst das aktive Fenster aus der Ansicht. Dadurch werden weiter geöffnete Fenster sichtbar. Wird im Menü des gelösten Fensters der Befehl erneut aufgerufen, ist das Fenster wieder angedockt. Schließen Schließt das aktuelle Fenster Liste Öffnet die Liste in welcher alle geöffneten Fenster dargestellt sind. 30

31 Im unteren Teil des Menü sind alle durch den Anwender geöffneten Fenster aufgeführt und nummeriert. Durch die Auswahl des entsprechenden Optionsfeldes wechseln Sie direkt in das geöffnete Fenster. Die nachstehende Abbildung zeigt das Menü Fenster für ein Beispiel mit geöffneten Projekten, 3 Adressfenstern und einem Kalender. Abbildung 4.2: Beispiel für ein geöffnetes Menü Fenster. Wird über das Menü Fenster der Befehl Adressen ausgeführt, öffnet sich immer ein neues Adressfenster. Wenn kein neues Adressfenster benötigt wird sollte immer mit der Tastenkombination [STRG]+ [ALT]+[A] das letzte aktive Adressfenster aufgerufen werden und die gewünschte Adresse über die Suchliste ausgewählt werden. WICHTIG 31

32 5 Customizing und Administration In diesem Kapitel wird die minimale Konfiguration beschrieben, welche für die Adressen notwendig ist. Die meisten Einstellungen erfolgen im Optionen-Dialog. Um im Optionen-Dialog Änderungen vorzunehmen benötigen Sie entsprechende Berechtigungen, oder Sie melden Sich als Administrator an. 5.1 Volltextsuche einrichten Um dem Anwender ein schnelles komfortables suchen in den Adressen zu ermöglichen muss die Volltextsuchdatei für die Adressen einmalig aufgebaut werden. Sie definieren die Felder in welchen gesucht wird. Sollen später Felder wegfallen oder hinzukommen, muss die Datei erneut aufgebaut werden. Die Bearbeitung und das Anlegen von neuen Konfigurationsdateien für die Volltextsuche erfolgt in dem Optionen-Dialog unterhalb des Zweiges Adressen > Volltextsuche. Gehen Sie zum Einrichten wie folgt vor: 1. Betätigen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Neu (Markierung A in nachstehender Abbildung). 2. Vergeben Sie Einen Namen (z.b. Standard) für die Konfiguration und betätigen Sie die Schaltfläche OK. 3. Betätigen Sie die Pfeil-Schaltflächen um Felder zur Suche hinzuzufügen bzw. zu entfernen (Markierung B in nachstehender Abbildung). 4. Betätigen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Generieren (Markierung C in nachstehender Abbildung). 32

33 Abbildung 5.1.1: Optionendialog Adressen > Volltextsuche 5. Der Zweig wechselt auf Grundlagen > Volltextsuchfragmente. 6. Haken Sie das Kontrollkästchen Adressen: an (siehe nachstehende Abbildung), um alle Volltextsuchen auszuwählen und betätigen die Schaltfläche Generieren. 33

34 Abbildung 5.1.2: Auszug aus dem Optionendialog Grundlagen > Volltextsuchfragmente 5.2 Hauptgruppen und Gruppen zu Adressen Sind im Optionen-Dialog im Zweig Adressen > Adressen Hauptgruppen/Gruppen noch keine Einträge vorhanden können Sie als Beispiel-Vorgabe zum bearbeiten einen Plug-in installieren. Die Wahl der Namen der Hauptgruppen und Gruppen sollten Sie auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen Installation des Plug-in 1. Falls der Optionendialog noch geöffnet ist Betätigen Sie bitte die Schaltfläche Schließen. 2. Wählen Sie im Menü Stammdaten > Importieren den Befehl Plug-in. 3. Betätigen Sie die Schaltfläche und wählen im Verzeichnis die Datei:...\Import\Plug-ins\Common\AddressGroups.pli 4. Betätigen Sie die Schaltfläche Öffnen. 5. Betätigen Sie die Schaltfläche Importieren. Zum Bearbeiten einer Hauptgruppe oder Gruppe betätigen Sie die Schaltfläche unter der Liste. Anlegen einer Hauptgruppe 1. Betätigen Sie die Schaltfläche, unter der Liste, zum anlegen einer neuen Datenzeile. 2. Geben Sie in die Spalte Name den Namen der Hauptgruppe ein. 3. Haken Sie das Kontrollkästchen Aktiv an, wenn die Hauptgruppe im Adressendialog angezeigt (verwendet) werden soll. 4. Betätigen Sie die Schaltfläche men. 34 oder wechseln Sie den Datensatz um die Änderungen zu überneh-

35 5.2.3 Anlegen einer Gruppe Hauptgruppen werden im oberen Teil des Dialoges angelegt. Im unteren Teil sehen sie alle Gruppen zu der oben markierten Hauptgruppe. 1. Betätigen Sie die Schaltfläche, unter der Liste, zum anlegen einer neuen Datenzeile. 2. Geben Sie in die Spalte Name den Namen der Gruppe ein. 3. Haken Sie das Kontrollkästchen Aktiv an, wenn die Gruppe im Adressendialog angezeigt (verwendet) werden soll. 4. Betätigen Sie die Schaltfläche men oder wechseln Sie den Datensatz um die Änderungen zu überneh- Ändern einer Farbe zu einer Hauptgruppe/Gruppe 1. Markieren Sie die Hauptgruppe oder Gruppe deren Farbe Sie ändern wollen. 2. Betätigen Sie in der Symbolleiste des Optionen-Dialoges die Schaltfläche 3. Wählen Sie die Farbe aus und betätigen die Schaltfläche Löschen einer Hauptgruppe/Gruppe Das Löschen einer Hauptgruppe/Gruppe ist nur möglich, wenn diese bei keiner Adresse verwendet ist. Wenn die Hauptgruppe/Gruppe schon verwendet ist, aber nicht mehr verwendet werden soll, entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen Aktiv. 1. Markieren Sie die Hauptgruppe oder Gruppe welche Sie löschen wollen. 2. Betätigen Sie die Schaltfläche Sortieren einer Hauptgruppe/Gruppe Wenn beim täglichen arbeiten häufig verwendetet Gruppen, auf Grund der Vielzahl, nicht mehr schnell ausgewählt werden können, sollten die am meisten verwendeten Gruppen nach oben verschoben werden. Betätigen Sie dazu unter der Liste die Schaltfläche. 35

36 5.3 Hauptgruppen und Gruppen zu Einträgen Sollen zu einer Adresse Einträge hinzugefügt werden, müssen Hauptgruppen, Gruppen und Betreffs dazu angelegt werden. Sind im Optionen-Dialog im Zweig Adressen > Einträge Hauptgruppen/Gruppen noch keine Einträge vorhanden können Sie als Beispiel-Vorgabe zum bearbeiten einen Plug-in installieren. Die Wahl der Namen der Hauptgruppen und Gruppen sollten Sie auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Alle Aktionen können in diesem Dialog bequem über das selbsterklärende Kontextmenü aufgerufen werden. Markieren Sie einen beliebigen Namen in der Liste und betätigen die rechte Maustaste. Abbildung 5.3.1: Kontextmenü im Optionendialog zum Zweig Adressen > Einträge Hauptgruppen/Gruppen Um alle Gruppen zu einer Hauptgruppe anzuzeigen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Dreieck vor dem Namen Installation des Plug-in 1. Falls der Optionendialog noch geöffnet ist Betätigen Sie bitte die Schaltfläche Schließen. 36

37 2. Wählen Sie im Menü Stammdaten > Importieren den Befehl Plug-in. 3. Betätigen Sie die Schaltfläche und wählen im Verzeichnis die Datei:...\Import\Plug-ins\Common\ProtocolGroups.pli 4. Betätigen Sie die Schaltfläche Öffnen. 5. Betätigen Sie die Schaltfläche Importieren Hauptgruppe/Gruppe In Dieser Dokumentation werden nur die minimal notwendigen Einstellungen beschrieben. Der Aufbau des Dialoges ist für die Hauptgruppen und Gruppen gleich. Im Feld Name ist der Name der Hauptgruppe (Markierung A in nachstehender Abbildung). Ist das Kontrollkästchen Aktiv angehakt kann die Hauptgruppe verwendet werden (Markierung B in nachstehender Abbildung). Um die Farbe einer Hauptgruppe zu wählen betätigen Sie die Schaltfläche (Markierung C in nachstehender Abbildung). Abbildung 5.3.2: Beispiel des Dialoges für das anlegen einer Hauptgruppe 37

38 5.3.3 Löschen einer Hauptgruppe/Gruppe Das Löschen einer Hauptgruppe/Gruppe ist nur möglich, wenn diese bei keinem Eintrag verwendet ist. Wenn die Hauptgruppe/Gruppe schon verwendet ist, aber nicht mehr verwendet werden soll, entfernen Sie den Haken im Kontrollkästchen Aktiv. 1. Markieren Sie die Hauptgruppe oder Gruppe welche Sie löschen wollen. 2. Betätigen Sie die Schaltfläche Betreff Einträge benötigen nicht nur eine Gruppe sondern auch einen Betreff. Einer Gruppe könne beliebig viele Be treffs zugeordnet werden. 1. Um alle Gruppen zu einer Hauptgruppe anzuzeigen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Dreieck vor dem Namen. 2. Markieren Sie die Gruppe welcher Sie einen Betreff zuordnen wollen mit der rechten Maustaste und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Betreff anhängen. Der Dialog ist ähnlich aufgebaut wie bei den Hauptgruppen/Gruppen. Ein angelegter Betreff ist immer aktiv. Editieren zulassen bedeutet das jeder Anwender den Betreff für jeden Eintrag frei ändern kann. 38

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