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2 Copyright Die Informationen in dieser Dokumentation wurden nach bestem Wissen und mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch sind Fehler bzw. Unstimmigkeiten nicht vollständig auszuschließen. Aus diesem Grund stellen die Informationen dieser Dokumentation keinerlei Verpflichtung oder Eigenschaftszusicherung der TreeSoft GmbH & Co. KG dar. Die TreeSoft GmbH & Co. KG übernimmt keine Haftung, die durch die Benutzung dieser Dokumentation oder Teilen davon entsteht. Die Informationen in dieser Dokumentation können ohne Vorankündigung geändert werden. Diese Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Diese Dokumentation, die auf der CD gespeicherten Dokumentationen und die in implementierten Hilfetexte sind für die ausschließliche Nutzung durch den rechtmäßigen Besitzer der Software bestimmt. Kein Teil darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der TreeSoft GmbH & Co. KG zu anderen Zwecken vervielfältigt oder übertragen werden, und zwar weder in elektronischer noch mechanischer Form, noch als Fotokopie, Datei oder Aufzeichnung TreeSoft GmbH & Co. KG Druckerweg Lindlar Deutschland Alle Rechte vorbehalten. Treesoft ist eine eingetragene Wortmarke von Andreas Küstermann. Alle weiteren Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firma. 2

3 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Grundlagen Aufbau des Adressen-Fensters Titelleiste, Menüleiste, Symbolleiste Registerkarten-Adresse Adresse Ansprechpartner Kommunikation Adressinformation Vertriebsinformationen Einträge und Vertreter Hauptgruppe / Gruppe Bearbeitungsstatus E-Akten Produktgruppen Einträge Filterleiste Datenbank-Symbolleiste-Adresse Anpassen der Ansicht Fenster Sortieren von Ansprechpartnern und Kommunikationen Arbeiten mit Adressen Anlegen einer Adresse Anlegen einer Firmenadresse Anlegen einer Personenadresse Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Mitarbeiter-Informationen Anlegen Entfernen Löschen einer Adresse oder eines Ansprechpartners Löschstatus einer Adresse setzen Löschstatus eines Ansprechpartners setzen Aufheben des Löschstatus Finden von Adressen Filterleiste Fenster Gefundene Adressen Allgemeine Fragen Wohin mit der Zentrale? Warum sind einige Ansprechpartner rot hinterlegt? Anrede ist rot hinterlegt Name ist rot hinterlegt Einträge Eintrag anlegen Wiedervorlage anlegen Aufgabe oder Termin abschließen Ein Eintrag mit einem Projekt verknüpfen

4 4.5 Einem Eintrag eine Adresse zuordnen Arbeiten mit Listen Einrichten der Listen Abkürzungen in Listen Mehrfachmarkierung aktivieren Filtern von Einträgen Filtern von Einträgen über die Filterleiste Filtern von Einträgen in der Liste der Einträge Beschreibung des Filterdialoges Ansichten von Aufgaben Sortieren von Einträgen Sortiermodus aktivieren Sortiermodus beenden Sortierte Spalten als Positionen übernehmen Positionen von Aufgaben manuell verändern Fensterhandling

5 Arbeiten mit Treesoft CRM 1 Allgemeines Dieses Handbuch richtet sich an den Anwender. Viele Anwender geben den Adressen, welche das Kapital jeder Firma sind, nicht die nötige Aufmerksamkeit. Dadurch werden viele in integrierte Funktionen zum effizienten arbeiten nicht genutzt. In dieser Dokumentation werden nur grundlegende Bereiche des Adressendialoges für den Anwender (User) beschrieben. Grundlegende Einstellungen werden von einem Key-User vorgenommen. Voraussetzung für die Verwendung dieses Handbuches ist ein konfiguriertes Grundlagen Aufbau des Adressen-Fensters Abbildung 2.1.1: Grundlegender Aufbau des Adressen-Fensters. In der vorstehenden Abbildung sind Bereiche gekennzeichnet. Die Namen der Bereiche werden in der weiterführenden Dokumentation verwendet. 5

6 2.1.1 Titelleiste, Menüleiste, Symbolleiste Die Titelleiste enthält Informationen über das aktuell angezeigte Adressfenster. Sie können in den eckigen Klammern immer die für dieses Fenster aktuell aus der Filterleiste Adressen ausgewählte Filterbedingung erkennen. Die Menüleiste enthält alle Befehle, welche im oder vom Adressfenster ausgeführt werden können. Nicht ausführbare Befehle sind abgeblendet. Die Symbolleiste enthält die Symbol-Schaltflächen für die am häufigsten ausgeführten Probleme Registerkarten-Adresse Aus Gründen der Übersichtlichkeit sind die Informationen in dem Adressen-Dialog auf unterschiedlichen Registerkarten gespeichert. Die Anzahl der Registerkarten ist abhängig von den zu der Adresse hinterlegten Informationen. Standardmäßig enthält der Adressen-Dialog die Registerkarte Adresse und Kontakt. Das Register Adresse zeigt alle Informationen zur Adresse auf einen Blick Adresse Die hier vergebenen Namen für die einzelnen Felder werden als Variablen für den Texteditor zur Verfügung gestellt. Daher empfiehlt es sich für die Firmenbezeichnung immer zu erst Name1 zu verwenden, erst wenn der Platz nicht ausreicht, sollten die Felder Name2 und Name3 mit verwendet werden. Das Feld Kurzbezeichnung wird automatisch gebildet, kann aber angepasst werden Ansprechpartner In diesem Bereich finden Sie alle der Adresse zugeordneten Ansprechpartner. Zu dem markierten Ansprechpartner werden im nebenstehenden Bereich die Kommunikationen angezeigt. Ist das Feld Anrede zu einem Ansprechpartner rot hinterlegt, entspricht die Briefanrede nicht den gewählten Voreinstellungen. Ist der Name eines Ansprechpartners rot hinterlegt, ist er nicht entsprechend den Voreinstellungen gebildet. Im Kapitel Warum sind einige Ansprechpartner rot hinterlegt?, ist beschrieben, wie Sie diese Eingaben korrigieren Kommunikation Dieser Bereich enthält Telefon- und Faxnummern sowie -Adressen, Web-Seiten usw. Die Kommunikationen mit dem grünen Symbol in der Spalte vor der Kommunikation gehören zu dem im Bereich Ansprechpartner markiertem Eintrag. Kommunikationen mit einem gelben Symbol gehören zur Abteilung des markierten Ansprechpartners. Kommunikationen mit einem roten Symbol, gelten für die gesamte Adresse und werden bei jedem Ansprechpartner angezeigt Adressinformation Dieses Eingabefeld dient allgemeinen wichtigen Informationen zur Adresse und ermöglicht das Einfügen von Texten und Bildern Vertriebsinformationen Im Bereich Vertriebsinformationen können u.a eine Hauptgruppe und Gruppe im Bereich der Zuordnung vergeben werden. 6

7 Einträge und Vertreter In diesem Feld finden Sie die zuständigen hinterlegten Vertreter oder Bearbeiter. Ist der Vertretername rot hinterlegt, sind Sie als Vertreter eingetragen. Ist der Vertretername gelb hinterlegt, hat die Adresse einen Vertreter und ist das Feld grün hinterlegt, ist dieser Adresse kein Vertreter zugewiesen Hauptgruppe / Gruppe Diese beiden Bereichsfelder bilden die Zuordnung der Adresse. Die Daten und Farbbelegungen können Firmenspezifisch, durch Ihren Key-User, eingerichtet werden Bearbeitungsstatus Unter diesem Bereich können Sie der Adresse einen Status zuweisen. Die Daten und Farbbelegung können in diesem Bereich ebenfalls, durch Ihren Key-User, Firmenspezifisch eingerichtet werden E-Akten Das umfangreiche Bereichsfeld E-Akten stellt Informationen zur Adresse, zum Ansprechpartner, zum Benutzer, zur Organisation und zu Filialen dar. Von allen Adressen hat man einen Einblick in die Informationen, welche unter Organisation oder Filiale abgelegt sind. Die anderen Informationen beziehen sich auf die dargestellte Adresse. E-Akten dienen als elektronische Aktenordner Produktgruppen Dieser Bereich kann die Produkte der eigenen Organisation darstellen und dient als Vertriebsinformation. Da sich dieses Feld auf die Vertreterinformationen bezieht, hat es die selben Eigenschaften wie das zuvor dargestellte Feld Einträge und Vertreter Einträge In diesem Bereich werden Protokolleinträge, Termine und Aufgaben zu der Adresse angezeigt Filterleiste Über die Filterleiste begrenzen Sie die unübersichtliche Datenflut. Sie können durch eine Kombination aus Adressen und Einträgen zu den Adressen sehr schnell die gewünschten Ergebnisse anzeigen Datenbank-Symbolleiste-Adresse Die in der Abbildung auf Seite 5 markierte Datenbank-Symbolleiste-Adresse bezieht sich auf jeden Adressdatensatz. Diese Leiste ist auch unter einigen Listen zu sehen. Dann bezieht sich die Dankbank-Symbolleiste auf die Datensätze in der Liste. Die Datenbank-Symbolleiste hat in an vielen Stellen die gleiche Bedeutung. Sie dient zum Anlegen und Bearbeiten von Datensätzen und zur Navigation. Die Datenbank-Symbolleiste enthält standardmäßig die folgenden Schaltflächen: Zum ersten Datensatz wechseln Zum vorherigen Datensatz wechseln Zum nächsten Datensatz wechseln Zum letzten Datensatz wechseln Neuen Datensatz anlegen Datensatz bearbeiten 7

8 Datensatz löschen Änderungen an dem Datensatz speichern Änderungen an dem Datensatz verwerfen Datensatz aktualisieren Anpassen der Ansicht Fenster Die Anpassung der Fensterbreite wird hier am Beispiel Ansprechpartner bzw. Kommunikation dargelegt. Positionieren Sie hierzu den Mauszeiger zwischen den beiden Gruppenfeldern (siehe nachstehende Abbildung 2.1.1). Der Mauszeiger verwandelt sich dann in einen Doppelpfeil. Ziehen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste die Gruppenfelder auf die gewünschte Breite. Abbildung 2.2.1: Anpassen der Breite Sortieren von Ansprechpartnern und Kommunikationen Bei sehr vielen Ansprechpartnern oder Kommunikationen ist scheinbar keine Übersicht vorhanden. Die meisten Benutzer haben aber nur zu einer begrenzten Anzahl von Ansprechpartnern Kontakt. Jeder Benutzer der Software kann sich die Ansprechpartner in eigener Reihenfolge ablegen. Die, mit denen er am häufigsten Kontakt hat, legt er sich nach oben. Zum Aufruf der Sortierung ist in der Datenbank-Symbolleiste die Schaltfläche bildung 2.2.2). zu betätigen (siehe Ab- Abbildung 2.2.2: Aufruf der Sortierung von Ansprechpartnern. Die Sortierung der Ansprechpartner erfolgt in einem separaten Dialogfeld. Über die Pfeilschaltflächen verschieben Sie den markierten Ansprechpartner in der Liste nach oben bzw. nach unten. 8

9 Zum Sortieren der Ansprechpartner können Sie auch die folgenden Tastenkombinationen verwenden: Nach oben verschieben...[alt]+[pfeil AUF] Nach unten verschieben...[alt]+[pfeil AB] An den Anfang der Liste verschieben...[alt]+[pos1] An das Ende der Liste verschieben...[alt]+[ende] Abbildung 2.2.3: Sortierung der Ansprechpartner. 3 Arbeiten mit Adressen In diesem Kapitel soll Ihnen an einigen Beispielen das Arbeiten mit Adressen verdeutlicht werden. 3.1 Anlegen einer Adresse Dieses Kapitel enthält zwei Beispiele für die Anlage einer Adresse. Die erste Auswahl, welche bei der Neuanlage einer Adresse getroffen werden muss: Institution: Hierbei handelt es sich z. B. Um eine Firma mit einem oder mehreren Ansprechpartnern. Person: Hierbei handelt es sich nicht um eine Firmenanschrift. Es ist die Anschrift, welche eine Person betrifft. Es werden keine weiteren Ansprechpartner angelegt Anlegen einer Firmenadresse Die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste hat rechts ein kleines Dreieck. Das Betätigen der Schaltfläche in der Mitte legt eine neue Adresse an. Das Betätigen der Schaltfläche auf dem Dreieck rechts öffnet ein Menü mit nachstehenden Befehlen: Adresse Legt eine neue Adresse an. Kundeninformationen Fügt die Registerkarte Kundeninformation zur angezeigten Adresse hinzu. Lieferanteninformation Fügt die Registerkarte Lieferanteninformation zur angezeigten Adresse hinzu. 9

10 Herstellerinformation Fügt die Registerkarte Herstellerinformation zur angezeigten Adresse hinzu. Mitarbeiterinformationen Fügt die Registerkarte Mitarbeiterinformation zur angezeigten Adresse hinzu. So legen Sie eine neue Adresse an 1. Betätigen Sie zum Anlegen einer neuen Adresse die Schaltfläche Neu in der Symbolleiste des Adressendialogs oder im Menü Adresse. 2. Wählen Sie anschließend das Adresslayout Deutschland, sowie die Adressart Institution und bestätigen Sie mit OK. Abbildung 3.1.1: Eigenschaften einer Adresse. 3. Tragen Sie auf dem Register Kontakt die Firmierung, die Anschrift, einen Ansprechpartner und die dazugehörigen Kommunikationsdaten ein. Beginnen Sie im Gruppenfeld Adresse mit der Firmierung und der Anschrift. Abbildung 3.1.2: Beispiel für eine Eingabe im Gruppenfeld Adresse auf der Registerkarte Kontakt. 4. Anschließend tragen Sie im Gruppenfeld Ansprechpartner den Ansprechpartner ein Wählen Sie die Anrede aus Geben Sie in das Feld Namen den Titel (wenn vorhanden), den Vornamen (wenn bekannt) und den Nachnamen getrennt durch ein Leerzeichen ein und betätigen die Taste [EINGABE]. Der Titel, der Vorname und der Nachname wird automatisch aufgeteilt und die Briefanrede wird gebildet Füllen Sie nun nach Bedarf die weiteren Felder. 5. Als Nächstes tragen Sie im Bereich Kommunikation die Kommunikationsdaten ein. Links neben der Spalte Inhalt ist die Art der Kommunikation. Mit einem Klick auf das Dreieck lassen sich weitere Kommunikationen anzeigen und auswählen. Wird das gewünschte Feld nicht mit angezeigt Klickt man neben einem freien Feld Inhalt auf das Dreieck und wählt die gewünschte Kommunikationsart Um eine zentrale Rufnummer zur Adresse einzugeben, klicken Sie mit der Maus in ein freies Feld Inhalt neben der Kommunikationsart Telefon. Die Eingabemarkierung steht im Feld Inhalt. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die rote Schaltfläche für die globale Kommunikation (Kennzeichnung D siehe nachstehende Abbildung). Geben Sie die zentrale Rufnummer in das rot hinterlegte Feld ein. Bei der Anlage weiterer Ansprechpartner werden globale Kommunikationsdaten bei allen Ansprechpartnern automatisch zugeordnet.

11 5.2. Um eine Rufnummer zum Ansprechpartner einzugeben, klicken Sie mit der Maus in ein freies Feld Inhalt neben der Kommunikationsart Telefon. Die Eingabemarkierung steht im Feld Inhalt. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die grüne Schaltfläche für die Ansprechpartner bezogene Kommunikation (Kennzeichnung B siehe nachstehende Abbildung). Geben Sie die Rufnummer des Ansprechpartners in das grün hinterlegte Feld ein Wenn Sie zu Ihrem Ansprechpartner eine Abteilung eingegeben haben, können Sie auch eine ne Abteilungs-Rufnummer eingeben. Klicken Sie mit der Maus in ein freies Feld Inhalt neben der Kommunikationsart Telefon. Die Eingabemarkierung steht im Feld Inhalt. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die gelbe Schaltfläche für die Ansprechpartner bezogene Kommunikation (Kennzeichnung C siehe nachstehende Abbildung). Geben Sie die Rufnummer der Abteilung in das gelb hinterlegte Feld ein. Bei der Anlage weiterer Ansprechpartner werden abteilungsbezogene Kommunikationsdaten bei allen Ansprechpartnern, bei denen die gleiche Abteilung eingetragen wird, automatisch zugeordnet. 6. Sie können die Kommunikationen sortieren. Betätigen Sie die Schaltfläche (Kennzeichnung A siehe nachstehende Abbildung). Die Sortierung erfolgt nur für Ihren Benutzernamen und nicht für andere Benutzer. Abbildung 3.1.3: Gruppenfeld Kommunikation auf der Registerkarte Ansprechpartner. 7. Speichern Sie die Eingabe mit dem Betätigen der Schaltfläche der zugehörigen Datenbank-Symbolleiste. Geben Sie bei Bedarf weitere Kommunikationen ein. Bei der Eingabe von Kommunikationsdaten können Sie über die Tastenkombination [STRG]+[F2] im Eingabefeld alle für die Kommunikationsart bereits zur Adresse hinterlegten Daten als Vorlage aufrufen. Bei der Telefonnummer haben Sie hierdurch zum Beispiel die Möglichkeit eine bereits vorhandene Rufnummer auszuwählen und direkt die Durchwahl einzugeben, ohne die komplette Rufnummer eingeben zu müssen (siehe nachstehende Abbildung). TIPP Abbildung 3.1.4: Vorschlagsliste Kommunikationen Anlegen einer Personenadresse Ordnen Sie bei der Neuanlage einer Adresse dieser die Eigenschaft Person zu, dann erfolgt die Eingabe der Adressdaten zweigeteilt. Als Erstes geben Sie in dem Gruppenfeld Ansprechpartner in den farblich hinterlegten Feldern die Anrede und den vollständigen Namen ein (siehe nachstehende Abbildung). Treesoft CRM übernimmt diese Eingaben automatisch in das Gruppenfeld Adresse. Die Felder Anrede und Name sind aus diesem Grund in dem Gruppenfeld Adresse abgeblendet, d. h. hier ist keine Eingabe möglich. Anschließend 11

12 ergänzen Sie noch die fehlenden Adressdaten, wie Straße, Postleitzahl und Ort. Treesoft CRM vermeidet auf die Weise bei einer Personenadresse eine doppelte Eingabe der Adressdaten. Abbildung 3.1.5: Eingabe des Kontaktes bei einer Personenadresse Kunden-, Lieferanten-, Hersteller-, Mitarbeiter-Informationen Die auf den Registerkarten Kundeninformationen, Lieferanteninformationen, Herstellerinformationen und Mitarbeiterinformationen angezeigten Informationen sind abhängig von dem jeweiligen installierten ERPIntegrationsmodul. Beispielsweise können dem Material Hersteller und Lieferantenadressen zugeordnet werden. Die angelegten Adressen können also je nach Bedarf mit diesen Zusatzinformationen ergänzt werden. Eine Adresse kann gleichzeitig Kunde, Hersteller und Lieferant sein. Diese Informationen werden auf zusätzlichen Registerkarten verwaltet Anlegen Im folgenden Beispiel wird das Anlegen der Registerkarte Kundeninformation erläutert. Hersteller, Lieferanten oder Mitarbeiter werden analog angelegt. 1. Wählen Sie eine Adresse, zu welcher Sie Kundeninformationen eingeben wollen. 2. Betätigen Sie das Dreieck neben der Schaltfläche Neu in der Symbolleiste (siehe Markierung A in nachstehender Abbildung). 3. Wählen Sie im Menü den Befehl Kundeninformationen (siehe Markierung B in nachstehender Abbildung). Abbildung 3.1.6: Symbolleiste Schaltfläche Neu. 4. Im nächsten Dialog können Sie wählen, ob sie die Kundennummern automatisch oder selbst vergeben wollen. 5. Zu der Adresse wurde die Registerkarte Kundeninformationen angelegt. Sie können jetzt alle vorhandenen Daten eingeben. 12

13 Entfernen Das Entfernen einer Registerkarte mit Informationen sollte gut überlegt werden. Für die Inhalte der Registerkarten gibt es keinen Löschstatus. Alle Informationen sind nach dem Entfernen unwiederbringlich verloren. Sollten Sie aus Versehen eine Registerkarte angelegt haben, aktivieren Sie diese (Markierung A siehe nachstehende Abbildung) und betätigen Sie auf der Registerkarte die Schaltfläche Datensatz entfernen in der Datenbanksymbolleiste (Markierung B siehe nachstehende Abbildung). Abbildung 3.1.7: Beispiel zum löschen der Registerkarte Kundeninformationen. 3.2 Löschen einer Adresse oder eines Ansprechpartners In der heutigen Zeit gibt es aus der Sicht des Speicherplatzbedarfes keinen Grund mehr eine Adresse oder einen Ansprechpartner zu löschen. Ein Grund aus der Datenbank eine Adresse endgültig zu löschen ist z. B. das Vorhandensein von doppelten Adressen z. B. nach einer Datenübernahme. Die Adressdaten oder Ansprechpartner können in nur in drei Schritten gelöscht werden. Der Anwender kann für die Adresse oder einen Ansprechpartner nur einen Löschstatus setzen. In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie einen Löschstatus setzten, um die Adresse oder einen Ansprechpartner nicht mehr anzuzeigen. 13

14 3.2.1 Löschstatus einer Adresse setzen Abbildung 3.2.1: Adresse löschen. 1. Wählen Sie die Registerkarte Adresse (siehe Markierung A in vorstehender Abbildung). 2. Wenn die Adresse angezeigt ist, welche Sie löschen wollen, betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste der Adresse die Schaltfläche Datensatz entfernen (siehe Markierung B in vorstehender Abbildung). 3. Wählen Sie den Löschstatus und betätigen die Schaltfläche OK Löschstatus eines Ansprechpartners setzen Abbildung 3.2.2: Ansprechpartner löschen. 1. Wählen Sie die Registerkarte Adresse (siehe Markierung A in vorstehender Abbildung). 2. Markieren Sie den Ansprechpartner, welchen Sie löschen wollen. 3. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste der Ansprechpartner die Schaltfläche Datensatz, entfernen (siehe Markierung C in vorstehender Abbildung). 4. Wählen Sie den Löschstatus (siehe nachstehende Abbildung) und betätigen die Schaltfläche OK. 14

15 Abbildung 3.2.3: Löschstatus Ansprechpartner. 3.3 Aufheben des Löschstatus Sollten Sie versehentlich eine Adresse oder einen Ansprechpartner zum Löschen markiert haben, können Sie den Löschstatus wieder aufheben. Zum Aufheben des Löschstatus müssen gelöschte Adressen oder Ansprechpartner zunächst angezeigt werden. Danach gehen Sie wie im vorstehenden Kapitel beschrieben vor und wählen bei der Auswahl des Löschstatus die Option Löschstatus aufheben. So zeigen Sie gelöschte Adressen an 1. Betätigen Sie im Fenster Adressen die Taste [STRG] + [F] um die Liste Gefundene Adressen zu öffnen. 2. Beachten Sie, dass der Filter Alle gewählt ist. 3. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf eine beliebige Adresse und betätigen sie die Rechte Maustaste zum anzeigen des Kontextmenüs. 4. Aktivieren Sie im Kontextmenü das Kontrollkästchen Gelöschte Adressen anzeigen. So zeigen Sie gelöschte Ansprechpartner an 1. Markieren Sie die Registerkarte Adresse und wählen Sie die Adresse, zu welcher Sie gelöschte Ansprechpartner anzeigen wollen. 2. Gehen Sie mit dem Mauszeiger auf einen beliebigen Ansprechpartner und betätigen Sie die rechte Maustaste zum Anzeigen des Kontextmenüs. 3. Aktivieren Sie im Kontextmenü das Kontrollkästchen Gelöschte Ansprechpartner anzeigen. 3.4 Finden von Adressen Zum schnellen Auffinden einer gewünschten Adresse stellt Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung. Die Anzahl der in der Liste Gefundene Adressen angezeigten Datensätze kann über die Filterleiste oder über eine Zeichenkette im Feld Suche eingeschränkt werden. Das Ergebnis ist immer die Kombination der Filterleiste und dem Feld Suche Filterleiste Die Filterleiste für die Adressen kann durch Ihren Administrator frei gestaltet werden. Wenn die Filterleiste nicht aufgeklappt ist, betätigen Sie die Pfeilschaltfläche zum Aufklappen (siehe Markierung in nachstehender Abbildung). 15

16 Abbildung 3.4.1: Markierung zum aufklappen der Filterleiste Adressen. Durch Betätigung der Schaltflächen in der aufgeklappten Filterleiste Adressen grenzen Sie die Anzahl der Ergebnisse in der Liste Gefundene Adressen ein. Somit werden mit einem Klick z.b. nur noch die Kunden angezeigt. Der obere Teil enthält frei definierbare Filter und der untere Teil alle durch den Administrator angelegten Hauptgruppen zu den Adressen. Wenn Sie im nachstehenden Kapitel über das Feld Suche eine Adresse nicht finden, obwohl Sie sich sicher sind das die Adresse vorhanden ist, beachten Sie das die Schaltfläche Alle unterstrichen ist, sowohl für die freien Filter ganz oben als auch die über den Hauptgruppen zu den Adressen. WICHTIG Fenster Gefundene Adressen Das Fenster Gefundene Adressen lässt sich entsprechend Ihres Suchkriteriums schnell und unkompliziert über die Tastenkombination [STRG] + [F] öffnen. Hierbei ist es wichtig, in welchem Feld sich die Eingabemarkierung vor dem Betätigen der Tastenkombination befindet. Steht die Eingabemarkierung in den nachfolgenden aufgezählten Feldern, wird nach dem betätigen der Tastenkombination [STRG] + [F] die Suche nur in dem benannten Feld ausgeführt, und es ist nur eine Zeichenkette zulässig. Adressen-Nr. Kunden-Nr. Lieferanten-Nr. Mitarbeiter-Nr. Kommunikation (Telefon- und Faxnummern, und Internet-Adressen) PLZ (Postleitzahl) Steht die Eingabemarkierung in anderen Feldern, wird immer die Volltextsuche vorgeschlagen. Mit der Taste [F2] öffnen Sie die Liste Gefundene Adressen immer mit der Suche nach der Kurzbezeichnung. Das Feld Suche (Markierung A in nachstehender Abbildung) in der Liste Gefundene Adressen verwenden Sie zur Eingabe einer Zeichenkette, um z. B. nach einer bestimmten Adresse zu suchen. Die Art der Suche (Markierung B in nachstehender Abbildung) bestimmt die Felder, in denen die Zeichenkette gesucht wird. Ist als Art der Suche die Volltextsuche gewählt, kann man noch die Volltextsuchdateien auswählen (Markierung C in nachstehender Abbildung). In der Standardinstallation ist nur eine Volltextsuchdatei zur Adresse angelegt. Über die Optionen können Sie sich weitere Suchdateien anlegen, um schneller Ergebnisse zu erzielen. Die Volltextsuchdatei ist jedoch für die meisten Anwender ausreichend. 16

17 Abbildung 3.4.2: Dialog Gefundene Adressen. Ist die Volltextsuche gewählt, wird die Zeichenkette in den durch die Volltextsuche definierten Feldern gesucht, das sind z. B. Straße, Ort, Name1, Name2, Ansprechpartner usw.. Als Zeichenkette müssen mindestens 3 Zeichen eingegeben werden. Nur bei der Volltextsuche kann durch Leerzeichen getrennt, eine zweite- bzw. dritte Zeichenkette hinzugefügt werden. So finden Sie eine bestimmte Adresse sehr schnell Allgemeine Fragen Wohin mit der Zentrale? In vielen Fällen hat man beim Anlegen einer Adresse keine Durchwahl, sondern nur eine Zentrale Ruf nummer. In müssen Sie keinen Ansprechpartner Zentrale anlegen. So legen Sie eine zentrale Rufnummer an 1. Betätigen Sie in der Symbolleiste die Schaltfläche Neu. 2. Wählen Sie Adresse als Institution anlegen und betätigen Sie die Schaltfläche OK. 3. Geben Sie die Anschrift ein. 4. Klicken Sie mit der Maus in das Feld Telefon bei der Kommunikation. Die Eingabemarkierung steht im Feld Telefon. 5. Betätigen Sie in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die Schaltfläche für die globale Kommunikation (siehe nachstehende Abbildung). Abbildung 3.5.1: Datenbanksymbolleiste unterhalb der Kommunikation. 6. Das Eingabefeld ist rot hinterlegt. 7. Geben Sie nun die Telefonnummer ein und betätigen in der Datenbanksymbolleiste unter der Liste Kommunikation die Schaltfläche. Die Zentrale wird für jeden Datensatz mit einer globalen Kommunikation automatisch als Abteilung an gelegt Warum sind einige Ansprechpartner rot hinterlegt? Ist bei manchen Ansprechpartnern die Anrede oder der Name rot hinterlegt, wurden bestimmte Felder nicht entsprechend den Vorgaben ausgefüllt. Wenn Sie mit dem Texteditor arbeiten, um Briefe oder s zu versenden, müssen einige Variablen korrekt ausgefüllt sein, um eine einheitliche und korrekte Anrede in allen Dokumenten zu verwenden. Das betrifft beim Ansprechpartner das Feld Name und Briefanrede. Die Bildungsregeln für die Briefanrede sind vordefiniert. 17

18 Anrede ist rot hinterlegt Abbildung 3.5.2: Auszug aus dem Adressenfenster mit dem Beispiel einer rot hinterlegter Anrede. Ist nur die Anrede rot hinterlegt, stimmt die Briefanrede nicht. Gehen Sie zum Korrigieren wie folgt vor: 1. Führen Sie einen Doppelklick auf den Ansprechpartner aus (Markierung in vorstehende Abbildung). Abbildung 3.5.3: Fenster Ansprechpartner mit der Markierung zur Aktualisierung der Briefanrede. 2. Betätigen Sie die Schaltfläche um die Briefanrede zu aktualisieren (siehe vorstehende Abbildung). 3. Übernehmen Sie die Aktualisierung durch betätigen der Schaltfläche OK in der Symbolleiste Name ist rot hinterlegt Abbildung 3.5.4: Auszug aus dem Adressenfenster mit rot hinterlegter Anrede und Namen. 18

19 Das Feld Name wird automatisch aus den Feldern Titel, Vorname, Name und Zusatz gebildet. Ist eine manuelle Veränderung des Feld Namens erfolgt, wird das Feld Name rot hinterlegt. Um den Namen zu korrigieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Führen Sie einen Doppelklick auf den Ansprechpartner aus, um das Fenster Ansprechpartner zu öffnen. 2. Betätigen Sie die Schaltfläche Markierung A). um das Feld Name zu aktualisieren (siehe nachstehende Abbildung 3. In unserem Beispiel ist der Name und die Anrede rot hinterlegt Wenn nur der Name rot hinterlegt ist, gehen Sie zu Punkt Wenn Name und Anrede rot hinterlegt sind, betätigen Sie die Schaltfläche Name zu aktualisieren (siehe nachstehende Abbildung Markierung B). um das Feld 4. Betätigen Sie die Schaltfläche OK in der Symbolleiste. Abbildung 3.5.5: Fenster Ansprechpartner mit der Markierung zur Aktualisierung des Namens (A) und der Briefanrede (B). 4 Einträge 4.1 Eintrag anlegen Das Fenster Neuen Eintrag erstellen kann automatisch über die Computertelefonie oder manuell in verschiedenen Situationen aufgerufen werden. Das gleiche gilt für Aufgaben und Termine. Im folgenden Beispiel erläutern wir Ihnen das Erstellen eines Termins. 1. Öffnen Sie die Liste der Termine durch Betätigen der Tastenkombination [STRG]+[UMSCHALT]+[D]. 2. Betätigen Sie in der Titelleiste unter der Registerkarte die Schaltfläche. 3. Es öffnet sich das Fenster Neuen Termin erstellen. Geben Sie alle notwendigen Angaben ein. Kalender Standardmäßig ist der Termin Ihrem Kalender zugeordnet. Wenn Sie den Termin einem anderen Benutzer oder Kalender zuordnen möchten, wählen Sie diesen bitte aus. Hauptgruppe, Gruppe und Betreff Die im Optionendialog im Zweig Grundlagen > Persönliche Einstellung vorgewählten Hauptgruppen und Gruppen werden angezeigt. Sie können andere Hauptgruppen, Gruppen und Betreffs auswählen. 19

20 Richtung, Kontaktart und Anzeigen als Diese Angaben sind universell für alle Einträge vorbereitet. Wählen Sie passende Angaben aus oder übernehmen Sie die Voreinstellung. Kontrollkästchen Erinnerung Das Aktivieren dieses Kontrollkästchens zeigt diesen Termin im Notifier zum gewählten Zeitpunkt an. 4. Betätigen Sie zum Anlegen des Termins die Schaltfläche OK in der Titelleiste. 4.2 Wiedervorlage anlegen Sie befinden Sich im Fenster Adressen und haben den Ansprechpartner markiert. Betätigen Sie in der Titelleiste die Schaltfläche Wiedervorlage. Es öffnet sich das Fenster Neue Aufgabe zu einer Adresse anlegen. Kalender Standardmäßig ist die Aufgabe Ihrem Kalender zugeordnet. Wenn Sie die Aufgabe einem anderen Benutzer oder Kalender zuordnen möchten, wählen Sie diesen bitte aus. Hauptgruppe, Gruppe und Betreff Die im Optionendialog im Zweig Grundlagen > Persönliche Einstellung vorgewählten Hauptgruppen und Gruppen werden angezeigt. Sie können andere Hauptgruppen, Gruppen und Betreffs auswählen. Richtung, Kontaktart und Anzeigen als Diese Angaben sind universell für alle Einträge vorbereitet. Wählen Sie passende Angaben aus oder übernehmen Sie die Voreinstellung. Kontrollkästchen Erinnerung Das aktivieren dieses Kontrollkästchens zeigt diese Aufgabe im Notifier zum gewählten Zeitpunkt an. Betätigen Sie zum Anlegen der Aufgabe die Schaltfläche OK in der Titelleiste. 4.3 Aufgabe oder Termin abschließen Wenn Sie erledigte Termine und Aufgaben nicht mehr in der Liste angezeigt bekommen möchten, müssen Sie den entsprechenden Status setzen. Termine mit dem Status abgeschlossen oder abgebrochen, bzw. Aufgaben mit dem Status erledigt oder abgebrochen werden nicht mehr angezeigt. So ändern Sie den Status im Notifier Betätigen Sie die Schaltfläche den gewünschten Status. neben der angezeigten Aufgabe und wählen Sie im nachfolgenden Fenster So ändern Sie den Status in der Liste Aufgaben und Termine 1. Markieren Sie den Eintrag in der Liste und bewegen sie den Mauszeiger auf das Feld Status. 2. Betätigen Sie die Tasten-Maus-Kombination [ALT]+[LINKE MAUSTASTE]. 3. Wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Status. Abgeschlossene Aufgaben und Termine können Sie sich anzeigen lassen in dem Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) einstellen ob Sie gelöschte oder erledigte anzeigen lassen. HINWEIS 4.4 Ein Eintrag mit einem Projekt verknüpfen Einträge sind Historieneinträge, Aufgaben, Termine und s. Wenn Sie einen Eintrag von einer Adresse in den Projektdetails zu einem oder mehreren Projekten anzeigen möchten, können Sie den Eintrag mit einem oder mehreren Projekten verknüpfen. 20

21 So verknüpfen Sie Einträge mit einem Projekt Die Listen der Einträge werden unter den Registern Historie, Termine, Aufgaben, Eingang und Ausgang angezeigt. Je nach dem auf welcher Registerkarte Sie sich befinden, ist der Befehl im Kontextmenü unterschiedlich benannt. Markieren Sie in der Liste den Eintrag. Öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste). Register Historie Wählen Sie den Befehl Eintrag mit Projekt verknüpfen. Register Termine Wählen Sie den Befehl Termin mit Projekt verknüpfen. Register Aufgaben Wählen Sie den Befehl Aufgabe mit Projekt verknüpfen. Register Eingang und Ausgang Wählen Sie Historie > Eintrag mit Projekt verknüpfen. Die Anzeige der s erfolgt in den Projekten und Adressen auf dem Register Historie. Jetzt öffnet sich die Projektliste. Standardmäßig werden alle Projekte angezeigt, denen die Adresse zugeordnet ist. Möchten Sie alle Projekte zur Auswahl anzeigen, betätigen Sie die Schaltfläche Alle in der Titelleiste der Projektliste. Finden und Markieren Sie das Projekt und übernehmen sie es mit der Schaltfläche OK. 4.5 Einem Eintrag eine Adresse zuordnen Termine und Aufgaben können Sie mit mehreren Adressen verknüpfen. So verknüpfen Sie Termine und Aufgaben mit einer Adresse Markieren Sie in der Liste den Eintrag. Öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste). Register Termine Wählen Sie den Befehl Termin mit Adresse verknüpfen. Register Aufgaben Wählen Sie den Befehl Aufgabe mit Adresse verknüpfen. Es öffnet sich das Fenster Auswahl Adressen. Finden und markieren Sie die Adresse und übernehmen Sie die Auswahl mit OK Arbeiten mit Listen Einrichten der Listen Jeder Anwender kann sich die Historien-, Aufgaben- und Terminliste für seine Arbeitsweise selbst definieren. Die so geänderten Listen, Spalten, Spaltenbreiten usw. bleiben für den Anwender personenbezogen gespeichert. So wählen Sie die angezeigten Spalten aus: 1. Bewegen Sie die Maus in die Titelzeile der Liste, bis ein beliebiger Spaltenname markiert ist. 21

22 Abbildung 4.6.1: Markierung der Spaltenbezeichnung. 2. Betätigen Sie die rechte Maustaste. 3. Es öffnet sich das Kontextmenü, in welchem Sie die Spalten an-, oder ab-haken können. Abbildung 4.6.2: Kontextmenü zur Auswahl der anzuzeigenden Spalten. HINWEIS gesetzt. Mit einem Klick auf Standard wiederherstellen wird die Liste auf Werkseinstellungen zurück- So ändern Sie die Spaltenbreite: 1. Bewegen Sie den Mauszeiger langsam in der Titelzeile rechts neben die Spalte, welche Sie in der Breite verändern wollen, bis der Zeiger wie nebenstehend aussieht. 2. Drücken Sie die linke Maustaste und ziehen Sie die Spalte größer oder kleiner. So ändern Sie die Reihenfolge der Spalten 1. Bewegen Sie die Maus in der Titelzeile der Liste auf die Spalte, welche Sie verschieben möchten. 2. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Spalte an die gewünschte Position Abkürzungen in Listen In der Listenansicht Aufgaben ist es möglich die Soll-Zeiten und Ist-Zeiten anzuzeigen (Beispiel siehe nachstehende Abbildung). 22

23 Abbildung 4.6.3: Verwendete Abkürzungen für Zeiteinheiten in der Aufgabenliste. Um die Spaltenbreite so gering wie möglich zu halten, wurde für die Bezeichnungen nur ein Buchstabe verwendet. Die Abkürzungen haben folgende Bedeutung: m: W: Minute(n) Woche(n) h: Y: Stunde(n) Jahr(e) D: Tag(e) Mehrfachmarkierung aktivieren Die Mehrfachmarkierung ermöglicht es Ihnen, Änderungen an mehreren Einträgen gleichzeitig vorzunehmen. Wenn Sie einen Eintrag markieren, können Sie über die [RECHTE MAUSTASTE] das Kontextmenü für diesen Eintrag aufrufen. Abbildung 4.6.4: Auszug aus dem Kontextmenü zum aktivieren der Mehrfachmarkierung am Beispiel der Liste Aufgaben. Verfügbar in den Listen Historie, Termine und Aufgaben. Die Aktivierung dieses Menüpunktes gebietet äußerste Sorgfalt. Es erscheint auch nach der Aktivierung sofort der nachfolgende Hinweis. Abbildung 4.6.5: Hinweis auf Mehrfachaktivierung. Nach dem Bestätigen der Meldung wird in der Liste eine Spalte mit Kontrollkästchen hinzugefügt. Abbildung 4.6.6: Mehrfachselektion in der Historienliste. 23

24 Sollte die Spalte mit den Kontrollkästchen nicht angezeigt werden, schalten Sie bitte die Spalte mit dem Namen Mehrfachmarkierung sichtbar, wie im Kapitel Einrichten der Listen beschrieben. Wenn in diesem Modus Änderungen an Einträgen über das Kontextmenü erfolgen, wirken sich diese auf alle Einträge aus, deren Kontrollkästchen angehakt sind. Die Mehrfachselektion bleibt für die jeweilige Liste solange aktiv, bis Sie wieder ausgeschaltet wird. Es ist deshalb von Vorteil, die Mehrfachmarkierung direkt nach den Änderungen wieder auszuschalten. WICHTIG Filtern von Einträgen Um gezielt nach Einträgen zu suchen, können Sie Filter verwenden. Es befindet sich neben der Liste der Ein träge eine Filterleiste. Zusätzlich können Sie in der Liste der Einträge Textfilter und spezielle Filter ver wenden. Ist kein Filter ausgewählt (Kontrollkästchen, Schaltflächen, Textfragmente) werden immer alle Einträge angezeigt. So wie eine Auswahl (Kontrollkästchen, Schaltflächen, Textfragmente) getroffen wird, reduziert sich die Anzahl der angezeigte Einträge auf die in der Auswahl geltende Bedingung. MERKSATZ FÜR ALLE FILTER Die Ergebnismenge ist immer eine Kombination aus der Filterleiste und dem Filter der Liste. Wenn Ihnen also ein Eintrag nicht angezeigt wird, obwohl Sie sich sicher sind, dass er durch Ihren Filter angezeigt werden muss, betätigen Sie in der Filterleiste links die Schaltfläche Zurücksetzen oder die Schaltfläche über der Liste. Es werden dann sowohl alle Einstellungen des Filters, als auch alle Einstellungen der Filterleiste zurückgesetzt. WICHTIG Filtern von Einträgen über die Filterleiste Mit der Filterleiste können Sie gezielt die Anzahl der angezeigten Einträge in der Liste reduzieren. Wenn Sie zu einer Adresse eine suchen, dann betätigen Sie die Schaltfläche und es werden nur noch Einträge mit der Dokumentenart angezeigt. Abbildung 4.6.7: Filterleiste zum filtern von Einträgen. Die Darstellung der Schaltflächen erfolgt hier aus Platzgründen nebeneinander Filtern von Einträgen in der Liste der Einträge Wenn Sie wissen, dass z. B. im Betreff ein bestimmtes Textfragment enthalten ist, können Sie dieses im Feld Finden eingeben. Die angezeigte Liste reduziert sich auf alle Einträge, welche das Textfragment enthalten. 24

25 Abbildung 4.6.8: Historienliste mit dem markierten Texteingabefeld zum Filtern Im Feld Finden ist nur das Eintragen einer Zeichenkette möglich. In den Projekten können Sie nach durch Leerzeichen getrennten Textfragmenten suchen. HINWEIS Die Schaltflächen-Symbole haben folgende Bedeutung: Löscht den eingegebenen Filtertext und aktualisiert die Anzeige. Öffnet den Filterdialog. Setzt Alle Einstellungen des Filters und der Filterleiste zurück. Zeigt ganz rechts über der Liste die Anzahl der gefundenen Einträge an Öffnet den markierten Eintrag zum Bearbeiten. Kennzeichnet den markierten Eintrag als gelöscht. Aktualisiert die Liste Beschreibung des Filterdialoges Durch das Arbeiten mit dem Filterdialog werden keine Einträge verändert. Es ändert sich nur die Anzeige der Liste. Demzufolge können Sie durch beliebiges Filtern nichts gefährden oder Informationen verlieren. Experimentieren Sie nach Belieben und finden Sie die für Sie passenden Filtereinstellungen. Unter der Titelzeile des Filterdialoges befinden sich nachstehende Schaltflächen mit Ihren Bedeutungen: Abbildung 4.6.9: Filterdialog Titelzeile. OK Wendet die aktuellen Filtereinstellungen an und beendet den Filterdialog. Anwenden Wendet die aktuellen Filtereinstellungen an und lässt den Dialog geöffnet. Zurücksetzen Setzt den Filterdialog auf Werkseinstellungen zurück. In der Liste Aufgaben werden alle mit dem Status Benötigt Aktion und In Bearbeitung angezeigt. In der Liste Termine werden Alle Termine mit dem Status Vorläufig und Gebucht angezeigt. Abbrechen Die Einstellungen bleiben im Filterdialog erhalten, werden aber nicht angewendet. Der Filterdialog wird geschlossen. 25

26 Gruppenfelder Freie Suche Abbildung : Filterdialog Einträge Gruppenfeld Freie Suche am Beispiel des Filters für Termine. Das Feld Freie Suche beinhaltet den Text des Feldes Finden, welches am Anfang des Kapitels Filtern von Einträgen in der Liste der Einträge beschrieben ist. Gruppenfelder zur Auswahl von Benutzern bzw. Kalendern Die Gruppenfelder zur Auswahl von Benutzern werden je nach Kontext Kalender, Ersteller, Von oder Für genannt. Abbildung : Filterdialog Einträge Gruppenfeld zum Filtern nach Benutzern am Beispiel des Gruppenfeld Erstellers. Die Schaltflächen: Auswahl von Benutzern bzw. Kalendern. Es öffnet sich eine Auswahlliste siehe nachfolgende Abbildung. Löscht alle Benutzer und Kalender aus der Auswahl. Abbildung : Auswahlliste zur Auswahl von Benutzern. 26

27 WICHTIG nommen. Es werden nur die in der vorstehenden Liste angezeigten und angehakten Benutzer über- Gruppenfeld Hauptgruppen, Gruppen und Betreffs Zur Auswahl der Hauptgruppen, Gruppen und Betreffs gibt es einige Hinweise, welche Ihnen das Arbeiten erleichtern sollen. Wenn nur die Hauptgruppe angehakt ist, aber keine Untergruppe, dann ist das so, als wären alle Unter- gruppen angehakt. Sowie eine Untergruppe angehakt ist, wird nur noch diese beim Filtern berücksichtigt. Wenn Sie die Markierung, wie z. B. in nachstehender Abbildung, schnell erstellen wollen, müssen Sie keine neun Kontrollkästchen anhaken. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klappen Sie die Hauptgruppe aus, welche Sie markieren wollen. 2. Betätigen Sie auf der Hauptgruppe die rechte Maustaste. Es öffnet sich das Menü, siehe nachfolgende Abbildung Wählen Sie hier Markierung und es öffnet sich ein weiteres Menü siehe Abbildung Hier wählen Sie den Befehl Den aktuellen und untere Zweige markieren. 5. Jetzt brauchen Sie nur noch die nicht benötigte(n) Gruppen abhaken. Abbildung : Filterdialog Einträge Gruppenfeld Hauptgruppe. Abbildung : Kontextmenü nach Rechtsklick auf vorherigen Filterdialog. 27

28 Abbildung : Kontextmenü Markieren. Gruppenfeld Felder Abbildung : Filterdialog Einträge Gruppenfeld Felder am Beispiel einer Aufgabe. Die Aktivierung der Filterfunktion erfolgt durch das an-haken des Kontrollkästchens. Die zur Verfügung stehenden Felder sind abhängig von der Liste. Am Beispiel des Feldes Richtung wird nachstehend verdeutlicht wie Sie die Filterbedingung zum Finden von Einträgen aktivieren. Abbildung : Filterdialog Einträge Gruppenfeld Felder Auswahl der Richtung. Dann wird das Listenfeld geöffnet. 28

29 Abbildung : Filterdialog Einträge Gruppenfeld Felder, Listenfeld Richtung. Nun erfolgt die Auswahl durch anhaken der Kontrollkästchen in der Combobox. Abbildung : Filterdialog Einträge Gruppenfeld Felder, Listenfeld Richtung mit Auswahl. Gruppenfeld Datum und Zeit Die Aktivierung der Filterfunktion erfolgt durch das an-haken des Kontrollkästchens und der anschließenden Auswahl über die Schaltflächen Kalender (siehe nachstehende Abbildung A) und Zeit (siehe nachstehende Abbildung B). Für ganz Eilige gibt es die Schaltfläche Zeitbereich vorwählen (siehe nachstehende Abbildung D). Zur Übernahme aus der Zwischenablage Kalender dient die danach folgende Schaltfläche (siehe nachstehende Abbildung C). Abbildung : Filterdialog Einträge Gruppenfeld Datum und Zeit am Beispiel des Filters für Aufgaben. HINWEIS Die Ansicht des Gruppenfeld Datum und Zeit ist abhängig vom gewählten Filter. 29

30 4.7 Ansichten von Aufgaben In haben Sie die Möglichkeit Unteraufgaben zu Aufgaben anzulegen. Um jederzeit eine optimale Übersicht zu haben können Sie entscheiden, welche Ansicht bessere ist. Baum Modus Diese Schaltfläche zeigt zu den Aufgaben alle Unteraufgaben strukturiert an. Tabellen Modus Es werden nur die Aufgaben, welche einem Projekt oder einer Adresse direkt zugeordnet sind, angezeigt. Abbildung 4.7.1: Aufgabenliste mit Markierung der Schaltflächen Ansichten für die Aufgabenliste. Die Schaltfläche zum anlegen einer Unteraufgabe ist abgeblendet: im Tabellenmodus, weil hier keine Struktur verfügbar ist um die Unteraufgabe einzuordnen. wenn die Mehrfachmarkierung aktiviert ist und mehr als eine Aufgabe markiert ist, weil dann die Unterauf- gabe nicht genau einer Aufgabe zugeordnet werden kann. 4.8 Sortieren von Einträgen Das Sortieren von Einträgen erfolgt durch einen Klick auf die Überschrift der Spalte, nach welcher sortiert werden soll, und funktioniert in allen Listen. Durch jeden weiteren Klick wird die Sortierung umgekehrt. Bei Aufgaben ist eine bestimmte Reihenfolge, in der diese abgearbeitet oder angezeigt werden können, wünschenswert. Für Aufgaben zu Adressen oder Projekten wurde deshalb die Spalte Position eingeführt. Wenn bei Aufgaben die Spalte Position in der Liste angezeigt wird, können Sie die Aufgaben entsprechend der Positionen sortieren, ohne den Sortiermodus einzuschalten. Sollte die Spalte Position nicht angezeigt werden, wählen Sie die Spalte Position zur Anzeige aus wie im Kapitel Einrichten der Listen ab Seite 21 beschrieben. Das Ändern der Position von Aufgaben erfolgt im Sortiermodus Sortiermodus aktivieren Sie aktivieren den Sortiermodus über die Schaltfläche Sortiermodus (siehe Markierung in nachstehender Abbildung). Abbildung 4.8.1: Aufgabenliste mit markierter Schaltfläche Sortiermodus bei deaktiviertem Sortiermodus. Das Ändern der Reihenfolge von Aufgaben ist nur in den Projekten oder der Adresse möglich. Im aktivierten Sortiermodus können Sie die Aufgaben nicht editieren. WICHTIG Haben Sie keine Angst diesen Vorgang zu üben, beim Verlassen des Sortiermodus können Sie unerwünschte Ergebnisse durch Betätigen der Schaltfläche Abbrechen vermeiden. HINWEIS 30

31 4.8.2 Sortiermodus beenden Sie deaktivieren den Sortiermodus über die Schaltfläche Sortiermodus (siehe Markierung in nachstehender Abbildung). Abbildung 4.8.2: Aufgabenliste mit markierter Schaltfläche Sortiermodus bei aktiviertem Sortiermodus. Beim Verlassen des Sortiermodus kommt bei Änderungen in der Sortierung immer nachstehende Meldung. Abbildung 4.8.3: Meldung beim Verlassen des Sortiermodus Sortierte Spalten als Positionen übernehmen Wenn Sie im aktivierten Sortiermodus auf Spaltenbezeichnung klicken, erscheint nachfolgende Meldung. Abbildung 4.8.4: Meldung bei Klick im Sortiermodus auf die Spaltenbezeichnung Diese Meldung verhindert ein versehentliches Umsortieren bzw. ermöglicht Ihnen eine schnelle, dauerhafte Sortierung Ihrer Aufgaben z. B. nach einer Spalte Positionen von Aufgaben manuell verändern Generell verschieben Sie eine Aufgabe im aktivierten Sortiermodus, in dem Sie diese mit der linken Maustaste auswählen und mit gedrückter linker Maustaste verschieben. Um die Position der Ablage gut zu erkennen, empfiehlt es sich, die zu verschiebende Aufgabe am Betreff zu markieren. Dabei gibt es zwei Ablagemöglichkeiten, welche zu beachten sind. So ändern Sie die Position einer Aufgabe In der Markierung der nachstehenden Abbildung sehen Sie die schwarze Linie zwischen zwei Aufgaben. Ist nur eine schwarze Linie zwischen zwei Aufgaben und kein Rechteck, wird die Aufgabe an diese Position ver schoben. 31

32 Abbildung 4.8.5: Aufgabenliste beim Verschieben im Sortiermodus zum Ändern der Position So verschieben Sie eine Aufgabe in eine Unteraufgabe In der Markierung der nachstehenden Abbildung sehen Sie den Teil eines schwarzen Rechtecks. Die Aufgabe wird als Unteraufgabe zu der mit dem Rechteck markierten Aufgabe verschoben. Abbildung 4.8.6: Aufgabenliste beim Verschieben einer Aufgabe zu einer Unteraufgabe im Sortiermodus 32

33 5 Fensterhandling In der täglichen Arbeit haben Sie mehrere Adressfenster geöffnet. Weiterhin arbeiten Sie möglicherweise an ERP-Dokumenten oder in Treesoft CAD. Sie müssen sich nun nicht mehr mühsam durch die Fenster klicken. Betätigen Sie einfach die Tastenkombination [STRG]+[ALT]+[L]. Es öffnet sich dann eine FensterListe von allen auf Ihrem Arbeitsplatz in geöffneten Fenstern. Sie können nun mit den Pfeiltasten das gewünschte Fenster auswählen und mit der Eingabetaste öffnen. Fenster-Liste Abbildung 5.1: Beispiel einer Liste für geöffnete Fenster. Die Schaltflächen in der Symbolleiste haben die nachfolgende Bedeutung. Anzeigen Schließt die Liste der Fenster und wechselt zum markierten Fenster. Lösen Löst das aktive Fenster aus der Ansicht. Wird im Menü des gelösten Fensters der Befehl Lösen/Andocken aufgerufen, wird das Fenster wieder angedockt. Schließen Schließt das in der Liste markierte Fenster. Abbrechen Schließt die Liste der Fenster. Menü Fenster Über das Menü Fenster können Sie verschiedene Anwendungen direkt aufrufen. Weiterhin haben Sie einen Überblick über alle durch geöffneten Fenster. Hier können Sie schnell in jedes geöffnete Fenster wechseln. Im oberen Teil des Menüs befinden sich folgende Befehle, um Anwendungen direkt zu öffnen. Start-Center Wechselt in das Fenster Start-Center. Projekte Öffnet oder Wechselt in den Dialog Projekte. Adressen Öffnet immer ein neues Adressfenster. Einträge Öffnet oder Wechselt die ausgewählte Liste der Einträge. Kalender Öffnet immer einen neuen Kalender. 33

34 Akte Öffnet oder wechselt in die Akte. Im nächsten Teil des Menüs stehen die Befehle für Aktionen welche mit den Fenstern durchgeführt werden. Lösen/Andocken Löst das aktive Fenster aus der Ansicht. Dadurch werden weiter geöffnete Fenster sichtbar. Wird im Menü des gelösten Fensters der Befehl erneut aufgerufen, ist das Fenster wieder angedockt. Schließen Schließt das aktuelle Fenster Liste Öffnet die Liste in welcher alle geöffneten Fenster dargestellt sind. Im unteren Teil des Menü sind alle durch den Anwender geöffneten Fenster aufgeführt und nummeriert. Durch die Auswahl des entsprechenden Optionsfeldes wechseln Sie direkt in das geöffnete Fenster. Die nachstehende Abbildung zeigt das Menü Fenster für ein Beispiel mit geöffneten Projekten, 3 Adressfenstern und einem Kalender. Abbildung 5.2: Beispiel für ein geöffnetes Menü Fenster. Wird über das Menü Fenster der Befehl Adressen ausgeführt, öffnet sich immer ein neues Adressfenster. Wenn kein neues Adressfenster benötigt wird sollte immer mit der Tastenkombination [STRG]+ [ALT]+[A] das letzte aktive Adressfenster aufgerufen werden und die gewünschte Adresse über die Suchliste ausgewählt werden. WICHTIG 34