Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente

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2 Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente TreesoftOffice.org Copyright Die Informationen in dieser Dokumentation wurden nach bestem Wissen und mit größter Sorgfalt erstellt. Dennoch sind Fehler bzw. Unstimmigkeiten nicht vollständig auszuschließen. Aus diesem Grund stellen die Informationen dieser Dokumentation keinerlei Verpflichtung oder Eigenschaftszusicherung der TreeSoft GmbH & Co. KG dar. Die TreeSoft GmbH & Co. KG übernimmt keine Haftung, die durch die Benutzung dieser Dokumentation oder Teilen davon entsteht. Die Informationen in dieser Dokumentation können ohne Vorankündigung geändert werden. Diese Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Diese Dokumentation, die auf der CD gespeicherten TreesoftOffice.org Dokumentationen und die in TreesoftOffice.org implementierten Hilfetexte sind für die ausschließliche Nutzung durch den rechtmäßigen Besitzer der Software bestimmt. Kein Teil darf ohne vorherige schriftliche Genehmigung der TreeSoft GmbH & Co. KG zu anderen Zwecken vervielfältigt oder übertragen werden, und zwar weder in elektronischer noch mechanischer Form, noch als Fotokopie, Datei oder Aufzeichnung TreeSoft GmbH & Co. KG Druckerweg Lindlar Deutschland Alle Rechte vorbehalten. Treesoft ist eine eingetragene Wortmarke von Andreas Küstermann. Alle weiteren Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Firma. 2

3 TreesoftOffice.org Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Grundlagen Bedienelemente Informationsleiste Dokumentenart Datumsbereich Allgemeine Bedienung Vorbelegte Schaltflächen Buchungsart Endsumme Dokumentenersteller Projektstatus Adressen Adresse im Dokument Adresse im Projekt Dokumentenfarbe Schlusswort

4 Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente TreesoftOffice.org Auswertung ERP-Dokumente 1 Einleitung In dieser Kurzdokumentation wird dem Anwender eine Möglichkeit beschrieben, ERP-Dokumente herauszufiltern und in die Projektsummen und Gesamtsummen auszuwerten. Voraussetzung für das Arbeiten mit dieser Dokumentation ist die Lizenz Treesoft ERP Hauptmodul. 2 Grundlagen Der Aufruf des Dialoges erfolgt über das Menü Stammdaten > Statistiken mit dem Befehl ERP-Dokumente (siehe nachstehende Abbildung), oder über das Kontextmenü in der Projektliste über dem Dokumentenfenster. Die Verwendung ist sehr vielfältig. So können sie zum Beispiel eine Übersicht erstellen, wie viel Dokumente in einem Zeitraum erstellt wurden und vergleichen die Angebotssumme mit der Auftragssumme. Die Varianten sind vielfältig. Einige Beispiele werden in den einzelnen Filterbereichen erläutert. Abbildung 2.1: Aufruf über das Menü Eine Übersicht über die einzelnen Bereiche des Dokumentes sehen Sie in der nachfolgenden Abbildung

5 TreesoftOffice.org Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente Abbildung 2.2: Bereiche im Ausdruck Auswertung interner Dokumente 2.1 Bedienelemente Die Elemente dienen dem Schließen des Fensters und der Option, ob vor dem Drucken noch eine Vorschau angezeigt werden soll. Abbildung 2.1.1: Bedienelemente Nachfolgend werden die Funktionen beim Betätigen der Schaltflächen beschrieben: Schließen Das Fenster Auswertung interner Dokumente wird geschlossen und zur Adressverwaltung bzw. zum Projektauftrag zurückgekehrt. Drucken Das Ergebnis der Auswertung wird direkt zum Drucker gesendet. Sind keine Ergebnisse für den Druck vorhanden, öffnet sich ein Informationsfenster mit dem Text der Informationsleiste (siehe Abbildung 2.1.2). Vorschau Das Ergebnis des Ausdruckes wird in einer Vorschau gezeigt, von der aus es dann gedruckt werden kann. Designer Diese Schaltfläche ist nur bei freigeschaltetem Designer vorhanden und dient dazu die Formulare anzupassen. 5

6 Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente TreesoftOffice.org Abbildung 2.1.2: Druckversuch bei nicht gewählter Dokumentenart 2.2 Informationsleiste Die Informationsleiste befindet sich unter den Bedienelementen. Sie ist nach dem Aufruf des Fensters grau hinterlegt und wenn Dokumente gefunden wurden (siehe Abbildung 2.2.1). Abbildung 2.2.1: Informationsleiste bei vorhandenem Ergebnis Werden zu den eingestellten Filterbedingungen keine Dokumente gefunden, wird die Informationsleiste rot hinterlegt (siehe Abbildung 2.2.2) und kann je nach der Art der Filtereinstellungen verschiedene Hinweise enthalten. Weitere Hinweistexte sind: Abbildung 2.2.2: Informationsleiste ohne Ergebnis Der Datumsbereich ist größer als das aktuelle Datum. Diese Meldung wird nur ausgegeben, wenn keine vordatierten Dokumente gefunden werden. Bitte wählen Sie eine Dokumentenart. 6

7 TreesoftOffice.org Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente 2.3 Dokumentenart HINWEIS In dem Bereich Dokumentenart muss mindestens ein Kontrollkästchen ausgewählt werden. Abbildung 2.3.1: Filterbereich Dokumentenart Wird das Kontrollkästchen Alle Dokumentenarten ausgewählt, werden alle Dokumentenarten markiert. Wird das Kontrollkästchen Alle Dokumentenarten abgewählt, werden alle anderen Kontrollkästchen ebenfalls abgewählt. Sind alle Kontrollkästchen ausgewählt und wird ein anderes Kästchen abgewählt, wird das Kontrollkästchen Alle Dokumentenarten ebenfalls abgewählt. Auf die gleiche Art funktionieren die Unterbereiche Angebote und Rechnungen. Mit dieser Funktion ist es dem Anwender schneller möglich, eine gezielte Auswahl aus den vielen internen Dokumenten zu treffen. 2.4 Datumsbereich Im Filter Datumsbereich (siehe Abbildung 2.4.1) wird der Bereich ausgewählt in welchem Dokumente erstellt oder gebucht wurden. Bei ungebuchten Dokumenten ist es das Erstellungsdatum und bei Gebuchten das Buchungsdatum. Abbildung 2.4.1: Datumsbereich 7

8 Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente TreesoftOffice.org Allgemeine Bedienung Zur gezielten Auswahl eines Datums betätigen Sie bitte die Schaltfläche (siehe Abbildung 2.4.2).. Es öffnet sich der Kalender Abbildung 2.4.2: Kalender Wählen Sie bei Bedarf zuerst das Jahr oder den Monat aus, in dem Sie in der Titelleiste des Kalenders auf das Jahr oder den Monat klicken. Durch Klicken auf den Tag im Kalender wird dieser geschlossen und das Datum übernommen Vorbelegte Schaltflächen Die am häufigsten benötigten Zeitbereiche sind schon vorbelegt (siehe Abbildung 2.4.1,Seite 7) und ersparen Ihnen viel Zeit bei der Datumsbereichswahl. Die Schaltfläche Heute wurde eingefügt um den Startzustand des heutigen Datums wiederherzustellen. Dies ist besonders dann von nutzen wenn zu dem von Ihnen gewählten Datumsbereich keine Dokumente existieren. 2.5 Buchungsart Dieser Filter hilft Ihnen ungebuchte Dokumente auszuschließen, in dem Sie die Option Nur gebuchte auswählen, welche auch standardmäßig aktiviert ist. Nur zu gebuchten Angeboten kann eine Auftragsbestätigung erstellt werden (siehe Abbildung 2.5.1). Um aber auch Leichen im Keller zu finden kann gezielt nach ungebuchten Dokumenten gefiltert werden, in dem Sie die Option Nur ungebuchte auswählen. Ist die Option Alle gewählt, werden sowohl gebuchte als auch ungebuchte Dokumente ausgewählt. Abbildung 2.5.1: Buchungsart 2.6 Endsumme Dieser Filterbereich ist nur für Dokumente mit Preissummen interessant. Standardmäßig ist die Option Netto ausgewählt (siehe Abbildung 2.6.1). Wenn Sie sich für die Bruttosummen interessieren wählen Sie die Option Brutto. Das Kontrollkästchen Betrag > 0,00 sollte nur ausgewählt werden, wenn Sie sich für Dokumente mit Beträgen größer 0,00 interessieren. 8

9 TreesoftOffice.org Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente Abbildung 2.6.1: Endsumme 2.7 Dokumentenersteller Dieser Filter eignet sich zum Beispiel für die Übersicht welcher Programmbenutzer, wie viele Angebote generiert hat. Wenn die Option Nur dieser Benutzer ausgewählt ist, werden nur noch Dokumente angezeigt, welche der ausgewählte Benutzer erstellt hat. Abbildung 2.7.1: Dokumentersteller 2.8 Projektstatus Mithilfe des Projektstatus kann gezielt nach Dokumenten gefiltert werden. So kann für statistische Zwecke die Summe aller Angebote von verlorenen Projekten ermittelt werden. HINWEIS Die Auswahl aller Kontrollkästchen liefert das gleiche Ergebnis wie keine Auswahl von Kontrollkästchen. Durch das Filtern mit des Projektstatus können Dokumente aus abgeschlossen oder offenen Projekten weggelassen werden. Abbildung 2.8.1: Projektstatus 2.9 Adressen Einem Projekt können mehrere Adressen zugeordnet werden. Sie haben durch diesen Filter die Möglichkeit Dokumente zu finden, bei denen die Adresse im Dokument oder nur im Projekt steht Adresse im Dokument Über die Auswahl einer Adresse können gezielt alle Dokumente ausgewählt werden, welche an eine bestimmte Firma gesendet wurden. Wählen Sie für diese Funktion die Option Adresse im Dokument, betätigen die Schaltfläche Adresse auswählen (siehe Abbildung 2.9.1)und wählen die Adresse aus dem sich öffnenden Fenster aus. 9

10 Arbeitshandbuch ERP Auswertung ERP-Dokumente TreesoftOffice.org Abbildung 2.9.1: Adresse auswählen Adresse im Projekt Wenn Sie Ihrem Projekt zum Beispiel zusätzliche Adressen zuordnen (bspw. Planungsbüro oder Vertreter), können Sie durch die Auswahl der Optionen Adresse im Projekt und Dokumente zu den Projekten filtern, in welchen diese Adresse steht Dokumentenfarbe Zur Bereinigung der Auswertung kann die Dokumentenfarbe verwendet werden. Sie senden z.b. ein Angebot an 10 Firmen, aber nur eine bekommt den Zuschlag. Dieses Angebot markieren Sie mit einer Farbe. Bei der Auswertung können Sie dann die Angebote nur mit dieser Farbe berücksichtigen. Abbildung : Berücksichtigung der Farbe nur für Angebote Weiterhin kann die Dokumentenfarbe auch zur Kennzeichnung von Privatkunden oder Bauträgern in einem Projekt verwendet werden. Sie können dann die Auswertung über alle Dokumente gezielt trennen. 3 Schlusswort Die ständige Weiterentwicklung und Vereinfachung der Datenabfragen für den Endanwender ist im Hause Treesoft ein wichtiger Schwerpunkt. Der Vielfältigkeit der Auswertung sind keine Grenzen gesetzt. Wir hoffen, Ihnen mit dieser Dokumentation einige Anregungen gegeben zu haben. 10

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