5 A/21 Themenfeld 21: Azubi-Tandem: Der Ausbildungsbeginn als qualitätsrelevante Ausbildungsphase

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1 Dietl/Schmidt/Weiß/Wittwer, PersonalAusbilden Autor: Claudia Klemm Titel: PersonalAusbilden Auflage: [keine Angabe] Abschnitt: Gruppe 5: Auszubildende einstellen -> A. Praxis-Know-how Herausgeber: Dietl/Schmidt/Weiß/Wittwer Autor: Claudia Klemm 5 A/21 Themenfeld 21: Azubi-Tandem: Der Ausbildungsbeginn als qualitätsrelevante Ausbildungsphase Die Autorin Claudia Klemm ist Wirtschaftspsychologin und arbeitet als Personalentwicklerin in der Beruflichen Bildung. Sie beschäftigt sich u. a. mit der Frage, wie kleine und mittelständische Unternehmen ihre betriebliche Ausbildungsqualität verbessern können. Dafür entwickelt sie schriftliche Materialien und Qualifizierungskonzepte für die Ausbildungsarbeit, deren Inhalte sie mit Auszubildenden und ausbildenden Mitarbeitern als Trainerin in vielen Workshops praktisch umsetzt. Anschrift: Claudia Klemm, Handwerkskammer Hannover, Berliner Allee 17, Hannover, klemm@hwk-hannover.de Entwicklung der betrieblichen Ausbildungsqualität Die Ausbildungssituation ist in den letzten Jahren schwieriger geworden. In vielen Branchen gibt es bereits Probleme, noch genügend und geeignete Ausbildungsplatzbewerber zu finden. Die zurückgehende Zahl der Schulabgänger und der Trend zum Studium verschärfen den Wettbewerb in der Wirtschaft um gute Auszubildende. Die Ausbildung von qualifiziertem Nachwuchs spielt für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen eine entscheidende Rolle. Dazu müssen Unternehmen leistungsfähige Lernorte sein, die ihre Auszubildenden zur beruflichen Handlungskompetenz entwickeln. In Zeiten zurückgehender Bewerberzahlen kommt es aber auch darauf an, die Attraktivität der betrieblichen Lernorte weiterzuentwickeln, um im Wettbewerb um die Talente gute Argumente zu haben. Neben der Sicherheit von Arbeitsplätzen und Aufstiegsmöglichkeiten muss die Qualität der Ausbildung laufend verbessert werden. Denn Qualität und Attraktivität stehen in einer Wechselwirkung zueinander, vor allem aus Sicht der Auszubildenden. Um die betriebliche Ausbildungsqualität verbessern zu können, müssen Unternehmen zunächst einmal wissen, welche Phasen der Ausbildung besonders wichtig sind und welche Stellschrauben ihnen dafür zur Verfügung stehen. Empfehlungen dazu wurden im Rahmen eines Verbundprojekts von der Handwerkskammer Hannover und der Zentralstelle für die Weiterbildung im Handwerk entwickelt und in einem ausführlichen Qualitätskonzept zusammengefasst. Im Folgenden wird beispielhaft ein Instrument zur Qualitätsentwicklung vorgestellt, welches sich auf den Einstieg in die Ausbildung konzentriert, da hier entscheidende Weichen für den weiteren Verlauf gestellt werden können. Übergangsprobleme abfedern Eine qualitätsrelevante Ausbildungsphase ist der Ausbildungsbeginn. Für die Mehrheit der ehemaligen Schüler beginnt mit dem Einstieg in das Berufsleben ein neuer Lebensabschnitt. Vieles ändert sich für die Jugendlichen: Plötzlich sind sie nicht mehr unter Gleichaltrigen, sondern im Betrieb die Jüngsten und müssen sich an andere Hierarchien anpassen. Sie lernen neue Menschen kennen. Sie müssen länger arbeiten, haben weniger Freizeit und treffen ihre Freunde seltener. Manche werden in der Wolters Kluwer Deutschland GmbH - PersonalAusbilden,

2 Ausbildung körperlich stark gefordert oder arbeiten auch an Wochenenden. Die Zeiten der Erholung sind auf den Urlaub beschränkt, dieser muss aber nun mit den betrieblichen Terminen abgestimmt sein. Durch die zahlreichen Veränderungen zum Ausbildungsbeginn sind die Jugendlichen anfangs häufig unsicher. Sie wissen noch nicht, wie ihre neuen Kollegen ticken, welche Aufgaben sie erwarten und ob sie dem fachlichen Input gewachsen sind. Dieses mangelnde Handlungswissen kann zu Beginn der Ausbildung zu Problemen für Betrieb und neue Auszubildende führen. So kann sich bspw. die ungewohnte körperliche Anstrengung in häufigem Zuspätkommen des Jugendlichen äußern. Oder aber die Unsicherheit des jungen Menschen zeigt sich in einer Schüchternheit, die von Kollegen als mangelndes Interesse gedeutet wird. Durch das Wissen um diese Übergangsproblematiken und eine gezielte Einführung werden Probleme abgefedert und dem neuen Auszubildenden das Gefühl vermittelt, im Unternehmen willkommen zu sein. Dadurch kann er seine Anfangsängste leichter abbauen und sich schnell in die neuen Arbeitsabläufe einarbeiten. Das Azubi-Tandem Konzept und Durchführung Entlang des Hintergrundwissens über die Startschwierigkeiten orientiert sich das Konzept für das Azubi-Tandem. Dieses ist gedacht für eine begrenzte Zeit zum Ausbildungsbeginn. Im Tandem bilden ein erfahrener Auszubildender und ein neuer Auszubildender ein Team. Ziel ist es, dem Neuling durch einen erfahrenen Auszubildenden einen guten Start in das neue Unternehmen zu ermöglichen. In dem Ansatz werden zwei Bedürfnisse miteinander gekoppelt: 1. Der Wunsch von neu in das Berufsleben einsteigenden Jugendlichen nach Orientierung und Zuwendung und 2. das Bedürfnis von erfahrenen Auszubildenden nach Übernahme von Verantwortung. Die Rolle des Tandem-Partners für den neuen Auszubildenden übernimmt ein Auszubildender, der bereits länger im Unternehmen lernt. Da alte und neue Azubis altersbedingt meist nicht weit auseinander liegen, begegnen sie sich auf Augenhöhe und sprechen eine gemeinsame Sprache. Dabei ist die Chance groß, dass der Neuling auch wichtige informelle Details erfährt ( Der Herr M., der ist morgens ganz schön mufflig ) und sich bei einem Gleichaltrigen eher traut, weitergehende Fragen zu stellen. Für den erfahrenen Auszubildenden bedeutet die Rolle als Tandem-Partner eine Form der Wertschätzung, die ihm vom Unternehmen entgegengebracht wird. Denn nicht jeder Azubi ist ohne Weiteres für diese Aufgabe geeignet. Der ideale Kandidat sollte über gute kommunikative Fähigkeiten und ein großes Verantwortungsgefühl verfügen. Er sollte seine Rolle ernst nehmen, sich eigene Gedanken über die Umsetzung machen und sich immer wieder mit dem verantwortlichen Ausbilder und dem neuen Auszubildenden rückkoppeln. Diese verantwortungsvolle Aufgabe stärkt erfahrene Lehrlinge in ihrem Selbstbewusstsein, gleichzeitig wird der Ausbilder zeitlich entlastet. Die Auseinandersetzung mit der eigenen Berufsrolle fördert die Identitätsbildung und durch Erklären von Arbeitsabläufen werden diese von den älteren Auszubildenden nochmals intensiv durchdrungen. Die Auszubildenden dokumentieren zudem gegenüber ihren Vorgesetzten, dass sie eigenständig und verantwortlich Aufgaben übernehmen können. Unerlässlich für die Übernahme dieser Aufgabe ist die Unterstützung des erfahrenen Auszubildenden durch seinen Vorgesetzten. Der Ausbildungsverantwortliche sollte rechtzeitig vor Ausbildungsbeginn mit dem Auszubildenden über die Inhalte und die Umsetzung des Tandems sprechen. Konkret sollten beide gemeinsam die wichtigsten Inhalte, die dem neuen Azubi vermittelt werden müssen, zusammenstellen und schriftlich fixieren. Auch sollte im Vorfeld geklärt werden, welche anderen Mitarbeiter in welchem Umfang bei der Einführung des neuen Auszubildenden eingebunden sind. Der erfahrene Auszubildende kann die Grobstruktur der Einführung dann in eine genaue Planung übertragen. Hilfreich dafür sind Checklisten und Vorlagen, zum Beispiel zur Gestaltung des ersten Tages oder der ersten Woche. Die nachfolgende Checkliste zeigt beispielhaft auf, welche Aspekte bei der Planung für das Azubi-Tandem beachtet werden sollten Wolters Kluwer Deutschland GmbH - PersonalAusbilden,

3 Checkliste Azubi-Tandem Name der/s Ausbilders/in: Name der/s erfahrenen Auszubildenden: Name der/s neuen Auszubildenden Vorbereitung Vorgespräch erfahrener Azubi Ausbilder/in Verantwortlich für Umsetzung Ausbilder Alt-Azubi erledigt (Ablauf der Einführung, Dauer des Tandems, Verantwortlichkeiten usw.) Plan für den 1. Tag erstellen Plan für die 1. Woche erstellen Mitarbeiter über neuen Azubi informieren Infomappe mit Betriebsregeln, Sicherheitsunterweisung, Berufsschulinfos, wichtige Telefonnummern usw. vorbereiten Betriebserkundung vorbereiten Arbeitsplatz und Arbeitskleidung vorbereiten Durchführung Neuen Auszubildenden begrüßen und über Ablauf 1. Arbeitstag informieren Infomappe erklären und aushändigen Besprechen der wichtigsten Regeln Verantwortlich für Umsetzung Ausbilder Alt-Azubi erledigt (z. B. Sicherheitsunterweisung, Arbeits-, Pausenzeiten, Krankmeldung, Berufsschultage, Urlaubsplanung) Ausgabe Berichtsheft und Festlegen der Abgabetermine Termin für das erste Feedbackgespräch mit Neu-Azubi Ausbildungsinhalte laut Ausbildungsrahmenplan erläutern und individuellen Ausbildungsplan aushändigen Abb 1: Checkliste Azubi-Tandem [Dieser Mustertext liegt im Word-Rich-Text-Format (RTF) vor. Sie können den Text nach Ihren Wünschen bearbeiten und unter einem anderen Dateinamen zur weiteren Verwendung abspeichern. Bitte klicken Sie auf, damit das gewünschte Dokument in Ihrem Textverarbeitungsprogramm geöffnet wird.] Wenn noch keine schriftlichen Unterlagen zur Durchführung des Azubi-Tandems vorliegen, könnte das eine Projektaufgabe für einen oder mehrere Auszubildende sein. Folgende Unterlagen haben sich als sinnvoll für eine gelungene Durchführung des Azubi-Tandems erwiesen: Wolters Kluwer Deutschland GmbH - PersonalAusbilden,

4 eine Checkliste zur Vorbereitung des Azubi-Tandems. Inhaltlich sollten dort die Verantwortlichkeiten für verschiedene Aufgaben festgelegt werden (siehe Abb. 1). Programm des 1.Tages eine Vorlage für das Programm des ersten Tages/der ersten Woche. Hier können verschiedene Stationen, die der Neuling anfangs durchläuft, zeitlich systematisiert werden. eine Vorlage für die wichtigsten Betriebsregeln, z. B. über Krankheitsmeldung, Überstundenregelung, Berufsschulbesuch, Handyregeln, Kleiderordnung, Abgabe der Berichtshefte usw. eine Checkliste zur Betriebserkundung, damit dem Neuling alle wichtigen Betriebsstationen gezeigt werden, z. B. wo sich der Arbeitsplatz des Tandem-Partners, der Pausenraum, die Werkstatt, das Lager, der Spind usw. befinden. ein Ausbildungsordner, in dem der neue Auszubildende die schriftlichen Informationen aufbewahrt. Im Rahmen des erwähnten Verbundprojekts, welches sich mit der Entwicklung der betrieblichen Ausbildungsqualität beschäftigte, wurden zur Vorbereitung der erfahrenen Auszubildenden auf ihre Tandem-Rolle ganztägige Workshops für Auszubildende aus mehreren Unternehmen durchgeführt. Ablauf und Inhalte des Workshops Azubi-Tandem Für die Vorbereitung des erfahrenen Auszubildenden auf die Rolle im Azubi-Tandem ist ein sechsstündiger Workshop sinnvoll. Der Schwerpunkt des Schulungskonzepts liegt auf einem Kommunikations- und Kooperationstraining. Dies wird durch das Einbringen der Erfahrungen beim eigenen Ausbildungsbeginn, durch theoretischen Input und verschiedene praktische Übungen erreicht. Nach einer kurzen Vorstellungsrunde, in der die Teilnehmer über sich, ihren Ausbildungsberuf und ihre Firma berichten, werden sie gebeten, sich nach bestimmten Aussagen aufzustellen. Die Aufstellung erfolgt anhand der Frage: Wenn ich an meinen ersten Tag der Ausbildung zurückdenke, fühlte ich mich: a) gut angenommen, b) allein gelassen, c) sicher, weil ich einen festen Ansprechpartner hatte. Dies ist der perfekte Einstieg für die Teilnehmer, um offen in den Erfahrungsaustausch zu gelangen. Anschließend wird mit den Teilnehmern über einschneidende Veränderungen und Schwierigkeiten zu Beginn einer Ausbildung gesprochen. Erfahrungsgemäß reflektieren die Auszubildenden dabei sehr lebhaft ihre eigenen Erfahrungen. Diese Punkte werden anschließend mit Karten geclustert. Abschließend dazu arbeitet die Gruppe mögliche Konfliktpotenziale, aber auch Chancen heraus. Hierbei werden von den Teilnehmern häufig die Punkte weniger Freizeit, geregelter Tagesablauf, neue Kollegen, mehr Verantwortung und Geld verdienen genannt. Durch theoretische Inputs, z. B. über Kommunikationsmodelle ( Eisberg-Modell ) und praktische Übungen (z. B. Schwebender Stab ) wird gemeinsam mit den Auszubildenden eine gelungene Kommunikation als wichtigster Faktor für einen guten Berufseinstieg identifiziert. Anhand einer kurzen, prägnanten Filmsequenz aus dem Ausbildungsalltag, in welcher ein typischer Konflikt aus dem Arbeitsalltag zwischen Auszubildenden und Ausbilder gezeigt wird, reflektieren und erarbeiten die Teilnehmer anschließend gemeinsam funktionierende Kommunikationsstrategien und Unterstützungsmethoden bei der Einführung neuer Auszubildender. In den bereits mehrfach durchgeführten Workshops nennen die Jugendlichen neben zwischenmenschlichen Faktoren, wie beispielsweise auf Augenhöhe begegnen, Vertrauen aufbauen und gemeinsam Pause machen, öfter mal nachfragen auch pragmatische Vorschläge wie Ablauf und Regeln erklären, gemeinsames Treffen aller Azubis, Organigramm/Mitarbeiterlisten erklären und Einstiegsmappe mit allen wichtigen Informationen entwickeln. Neben dem Bewusstmachen von Kommunikationsstilen und Übungen zur Veränderung bzw. Reflexion des eigenen Stils erhielten die erfahrenen Auszubildenden im Verbundprojekt entwickelte Vorlagen und Checklisten (z. B. Checkliste Erster Tag, Vorlage Betriebsregeln ), die zu Ausbildungsbeginn im Betrieb Wolters Kluwer Deutschland GmbH - PersonalAusbilden,

5 eingesetzt werden können. Mithilfe dieser Vorlagen entwickeln die Jugendlichen ein Programm für den ersten Tag in ihrem Unternehmen. Verbindlich wird mit den Auszubildenden verabredet, dass diese Unterlagen und Pläne nach dem Workshop den Ausbildern gezeigt und die Einführung der neuen Auszubildenden in Absprache mit ihnen besprochen und geplant wird. Evaluation des Konzepts Azubi-Tandem Einige Monate nach Durchführung der Workshops und nach Ausbildungsbeginn wird evaluiert, wie die Umsetzung des Azubi-Tandems in den Unternehmen gelungen ist. Die Evaluation verfolgt dabei mehrere Zielsetzungen, nämlich die Anwendbarkeit der im Azubi-Tandem entwickelten Materialien zu überprüfen, zu ermitteln, inwieweit Veränderungen der Einführungspraxis neuer Auszubildenden realisiert wurden und den Erfolg dieser Personalentwicklungsmaßnahme einzuordnen. Außerdem wird nach Anregungen zur Weiterentwicklung des Konzeptes gefragt. Die Mehrheit der Unternehmen bewertete die Übertragung der Workshopinhalte in den Betriebsalltag als positiv. Ein Ausbilder schilderte, dass der erfahrene Auszubildende nach dem Workshop eine eigene Begrüßungsmappe entwickelt habe, die nun jedem Neu-Azubi ausgehändigt wird. Weitere Anregungen der Auszubildenden zur Gestaltung der Ausbildung, z. B. durch Kooperation mit Partnerbetrieben, wo andere Schwerpunkte der Ausbildung vermittelt werden, wurden in dem betreffenden Betrieb diskutiert und teilweise umgesetzt. Deutlich wurde, dass ein motivierendes Planungs- und Vorbereitungsgespräch zwischen den Ausbildern und Auszubildenden für die Umsetzung entscheidend ist. Schlussfolgernd betrachtet bewährt es sich, Auszubildende als Botschafter in Sachen Ausbildungsqualität einzusetzen, um neue Auszubildende wertschätzend und zielgruppenansprechend in das Unternehmen zu integrieren. Dabei ist es wichtig, dass der Ausbildungsverantwortliche die Aufgabe der Einführung nicht nur an den erfahrenen Auszubildenden delegiert, sondern ihn durch häufiges Nachfragen und gemeinsames Reflektieren der geplanten Aktionen unterstützt. Durch die Niedrigschwelligkeit dieses Konzepts ist es auch kleinen Unternehmen möglich, mit einem realisierbaren Zeitaufwand einen wichtigen Qualitätsaspekt den Ausbildungsbeginn-zu entwickeln. Langfristig ergibt sich daraus ein Zeitgewinn für Ausbildungsverantwortliche und eine Attraktivitätssteigerung für das ausbildende Unternehmen. Bearbeitungsdatum: Wolters Kluwer Deutschland GmbH - PersonalAusbilden,