Umsetzung eines Tools zur Wartungsplanung mit Microsoft Access

Transkript

1 Studienarbeit im Rahmen der Vorlesung Informatik für Facility Management Herr Prof. Dr. Kosciolovicz Umsetzung eines Tools zur Wartungsplanung mit Microsoft Access (Kurzdokumentation) vorgelegt von: Martin Sowinski Matrikel-Nr.: Carsten Kühn Matrikel-Nr:

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3 Inhaltsverzeichnis INHALTSVERZEICHNIS 1 ABBILDUNGSVERZEICHNIS 5 2 EINFÜHRUNG 7 3 DARSTELLUNG DES GESCHÄFTSPROZESSES FÜR DIE WARTUNG DER PROZESS 8 4 DER DATENBANKENTWURF AUSWERTUNG DES VORGEGEBENEN PROZESSES DIE STAMMDATEN DAS FLÄCHENMANAGEMENT PERSONEN- UND FIRMENDATEN WARTUNGSKATALOGE PROZESSDATEN DIE ANLAGEN DIE WARTUNG DARSTELLUNG DER BEZIEHUNG 17 5 OBERFLÄCHENGESTALTUNG - ANWENDUNGSSTRUKTUR MENÜSTRUKTUR UND HAUPTMENÜ DAS ASSETTMANAGEMENT DAS FLÄCHENMANAGEMENT STAMM- UND VORGABEDATEN DIE WARTUNG 26 6 BERICHTE EINE KLEINE AUSWAHL 31 3

4 Inhaltsverzeichnis 6.1 ANLAGENVERWALTUNG AUSGABE VON KONTAKTDATEN FLÄCHENAUSWERTUNG BERICHTE AUS DER WARTUNG WARTUNGSKARTE EINES WARTUNGSTICKET TERMINÜBERSICHT ZUR WARTUNGSREIHE WARTUNGSKATALOGE 36 7 AUFGABESTELLUNG UND ZUSTÄNDIGKEITEN 37 4

5 1 Abbildungsverzeichnis 1 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäudemanagement...7 Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung...8 Abbildung 3 Tabellenstruktur im Flächenmanagement...11 Abbildung 4 - Tabellenstruktur Kontaktdaten...12 Abbildung 5 - Tabelle zum Wartungskatalog...13 Abbildung 6 - Tabellenstruktur zur Anlagendefinition...14 Abbildung 7 - Tabellenstruktur Wartung...15 Abbildung 8 - Gesamtdarstellung der Beziehung der einzelnen Tabellen...17 Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen...18 Abbildung 10 - Startseite der Anwendung...19 Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement...20 Abbildung 12 - Maske Anlagen...20 Abbildung 13 - Das Untermenü Flächenmanagement...21 Abbildung 14 - Die Maske Liegenschaften...22 Abbildung 15 - Die Maske Geäude und Ebenen...22 Abbildung 16 - Die Maske Raum...23 Abbildung 17 - Untermenü Stamm- und Vorgabedaten...24 Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personendaten...25 Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintragungen...25 Abbildung 20 - Maske zum Pflegen der Kostengruppen...26 Abbildung 21 - Untermenü zur Wartung...27 Abbildung 22 - Maske zum Erstellen von Wartungsreihen...27 Abbildung 23 - Maske zum Konfigurieren der Wartungstätigkeiten in den Wartungsreihen...28 Abbildung 24 - Maske zum Bearbeiten der Wartungstermine...29 Abbildung 25 - Maske zum Pflegen der Wartungstexte als Vorgaben...30 Abbildung 26 - Bericht zur Anlagenverwaltung...31 Abbildung 27 - Bericht zu Kontaktdaten...32 Abbildung 28 - Flächenauswertung nach DIN Abbildung 29 - Wartungskarte...34 Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe

6 Inhaltsverzeichnis Abbildung 31 - Wartungskataloge

7 2 Einführung 2 Einführung In der vorgelegten Arbeit soll ein Werkzeug erstellt werden, mit dem es möglich ist Wartungen an Maschinen und Anlagen zu planen und zu dokumentieren. Ein solches Werkzeug könnte zum Beispiel von der Objektverwaltung einer großen Liegenschaft oder aber auch von einem technischen Dienstleister eingesetzt werden. Bei der Prozessbetrachtung, auf die wir in den folgenden Kapiteln noch näher eingehen werden, fällt auf, dass wir zwischen Stammdaten und Prozessdaten trennen müssen. Dies sollte über die einzelnen Masken gewährleistet sein. In der Praxis sind solche Anwendungen bereits fester Bestandteil von CAFM- Anwendungen. Durch das am Markt häufig realisierte Outsourcing von technischen Dienstleistungen wird es für die Betreiber immer wichtiger die Durchführung und Planung zu dokumentieren. Dies ist dem Zustand geschuldet, dass immer mehr Betreiber von Immobilien nur als Zwischenhändler sowohl für infrastrukturelle, als auch für technische Services auftreten. Hier soll das Tool ansetzen und die Betreuung und Unterstützung eines solchen Wartungsprozesses ermöglichen. Technische Gebäudeausstattung Auftraggeber / Eigentümer Technischer Dienstleister Betreiber Abbildung 1 - Leistungsfluss im Technischen Gebäudemanagement 7

8 3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung 3 Darstellung des Geschäftsprozesses für die Wartung Für die Entwicklung von Software im professionellen Bereich ist es außerordentlich wichtig den genauen Geschäftsprozess zu erkennen und die Software an genau diesen anzupassen. Demzufolge mussten wir bei der Entwicklung unseres Tools einen Geschäftsprozess annehmen und unsere Software auf ihn abstimmen 3.1 Der Prozess Der von uns hergeleitete Prozess zur Wartung von Maschinen und Anlagen ist unabhängig davon, ob ein Betreiber, Eigentümer oder Dienstleister die Wartung plant. Anlage oder Maschine soll gewartet werden Dokumentation des Erledigungsstandes des Wartungstermins über die Statusangabe Anlegen einer Wartungsreihe Dokumentation der Durchführung der Wartung auf den Wartungskarten Zuordnen der Wartungstätigkeiten aus einem allgemeinen Wartungskatalog Zuordnen der Wartungstätigkeiten zu den Wartungsterminen Anpassen und Abstimmen der Wartungstätigkeiten auf die spezielle Anlage oder Maschine Erstellen der Wartungstermine Abbildung 2 - Prozess zur Wartungsplanung Wir betrachten in diesem Fall nur die Wartung an sich, dabei werden Teilgebiete, wie Personalplanung und Vertragswesen nicht berücksichtigt. Wie in Abbildung 2 zu sehen ist, ist der Ausgangspunkt für die Wartung die Existenz einer Maschine oder Anlage. Für dieses Sachgut wird im folgenden die Wartungsdurchführung geplant. Dabei wird zuerst eine sogenannte Wartungsreihe angelegt. In der Wartungsreihe wird die Laufzeit des gesamten Wartungszeitraumes berücksichtigt. Es wird definiert, welche Anlage gewartet werden soll und wer die Wartung durchführt. Im Anschluss daran werden die Tätigkeiten die innerhalb dieser Wartung durchgeführt werden sollen definiert. Dabei werden diese aus einem allgemeinen Tätigkeitenkatalog der Wartung beigefügt. 8

9 4 Der Datenbankentwurf 4 Der Datenbankentwurf 4.1 Auswertung des vorgegebenen Prozesses Bei der Auswertung des Prozesses muss unterschieden werden zwischen den Daten, die für den Prozess die Ausgangsbasis bilden und den Daten, die aus dem Prozess selbst entstehen. Die Daten, die die Ausgangsbasis stellen nenne ich an dieser Stelle Stammdaten und die Daten, die aus dem Prozess selbst entstehen, Prozessdaten. 4.2 Die Stammdaten Um die verschiedenen Wartungen im Detail zu charakterisieren sind verschiedene Attribute notwendig. Hier gibt es eine Überlegung die bereits am Anfang gemacht werden muss. Sollen die Daten dem User über Listboxen zur Verfügung gestellt werden, oder soll der User die Daten über Textfelder frei eingeben können. Dabei muss berücksichtigt werden: Je mehr Daten man über Vorgabelisten zur Verfügung stellt, je höher ist die Datensicherheit, und je höher ist auch der Administrationsaufwand. Die gesteigerte Datensicherheit veranlasste uns zur Entscheidung die Stammdaten über Vorgabelisten dem User zur Verfügung zu stellen. Diese Herangehensweise zieht natürlich eine wesentliche Aufwandssteigerung im Bereich der Datenbank nach sich, da hier die Stammdaten in der Datenbank organisiert werden müssen. Zu den Stammdaten zählen in unserem Fall die Flächendaten, die Personen- und Firmendaten und die Wartungskataloge Das Flächenmanagement Das Flächenmanagement ist an dieser Stelle notwendig, um den Anlagen einen räumlichen Bezug geben zu können. Dies ist erforderlich, um dem Servicetechniker vor Ort anzugeben, in welchem Raum sich die Anlage oder Maschine befindet. 10

10 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur 5.1 Menüstruktur und Hauptmenü Das Hauptmenü gliedert die Anwendung in vier Module. Dabei sind drei statisch aufgebaut und liefern die Vorgabedaten für den eigentlichen Kern der Anwendung, die Wartung. Dennoch ist die Anwendung so aufgebaut, dass sie erweiterbar ist. Sowohl das Assettmanagement, als auch das Flächenmanagement könnten die Grundlage H a u p t m e n ü Assettmanagement Flächenmanagement Stamm- und Vorgabedaten Wartung Anlagen verwalten Liegenschaften und Gebäude verwalten Firmen- und Personendaten pflegen Wartungreihen Anlagen auf Liegenschaften Gebäude und Ebenen verwalten Kontakte Auftraggeber drucken Wartungstermine Zuständigkeit Anlagen Raumbuch Kontakte Dienstleister drucken Wartungstexte Flächenauswertung nach DIN 277 DIN 277 Eintragungen pflegen Wartungsreihen mit Tätigkeiten DIN 276 Kostengruppen pflegen Wartungskarten Abbildung 9 - Darstellung der Menüfunktionen für weitere Module im Bereich des Facility Managements bilden. Bei der Menüführung haben wir darauf geachtet, dass der Nutzer aus den Masken direkt in die Untermenüs erster Ebene springen kann, ohne dabei immer wieder das Hauptmenü aufrufen zu müssen. Wie in Abbildung 9 zu sehen ist, wurde beim Entwurf der Menüstruktur darauf geachtet, dass es eine Gliederung über maximal drei Ebenen gibt. Das erleichtert das Auffinden von Masken zur Datenverarbeitung erheblich und macht die Anwendung übersichtlicher. Die in Abbildung 10 gezeigte Startseite der Anwendung sollte sehr einfach und über sichtlich gehalten sein. Dennoch sollte sie sich von den anderen Masken abheben, damit der Nutzer erkennt, dass er in der höchsten Ebene angekommen ist und zur 18

11 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Abbildung 11 - Untermenü Assettmanagement Abbildung 12 - Maske Anlagen gruppe aus der DIN 276 definiert. Im Bereich der Daten des Anlagenerstellers werden sämtliche Kontaktdaten angezeigt. Die Referenzen sind nicht änderbar und somit nur auswählbar. 20

12 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur 5.4 Stamm- und Vorgabedaten Die Gruppe der Stamm- und Vorgabedaten umfasst die drei wichtigen Formulare Firmen- und Personendaten, DIN 277 Eintragungen und Kostengruppen. Die an dieser Stelle gepflegten Daten werden in anderen Maske über Vorauswahl zur Abbildung 17 - Untermenü Stamm- und Vorgabedaten weiteren Verarbeitung zur Verfügung gestellt. In der Praxis gestaltet sich das häufig so, dass nur Administratoren auf diesen Datenstamm zugreifen dürfen, um zu gewährleisten, dass die Daten konsistent bleiben. Wichtig ist jedoch, dass auf diese Daten auch bei kleineren Anwendungen nur ein begrenzter Personenkreis Zugriff hat. Die Maske Firmen und Personen spiegelt eine hierarchische Struktur wieder, ähnlich, wie wir es auch schon im Bereich der Flächendaten vorgefunden haben. Aus diesem Grund habe wir auch hier wieder auf die gleicher Maskenart gesetzt. Im oberen Bereich findet der Nutzer die Firmendaten und im unteren Bereich werden gleich alle Mitarbeiter dieser Firma in einer Untermaske angezeigt. Dies ist für den Nutzer sehr komfortabel, da bestimmte Datenzusammenhänge, wie z.b. im Bereich der 24

13 5 Oberflächengestaltung - Anwendungsstruktur Abbildung 18 - Verwaltung von Firmen- und Personendaten Telefonnummern, sehr leicht zusammengeführt werden. Es ist möglich hier gleich in beiden Bereichen Datensätze anzulegen. Abbildung 19 - Maske zum Pflegen der DIN 277 Eintragungen 25

14 6 Berichte Eine kleine Auswahl 6.4 Berichte aus der Wartung Wartungskarte eines Wartungsticket Dieser Bericht ermöglicht es, den Bearbeitungsstand eines Wartungstickets zu dokumentieren. Abbildung 29 - Wartungskarte 34

15 6 Berichte Eine kleine Auswahl Terminübersicht zur Wartungsreihe Mit Hilfe dieses Berichtes ist es möglich, zu den einzelnen Wartungsreihen die Termine und den dazugehörigen Status der Wartungsticket in einer Übersicht zu drucken. Abbildung 30 Terminübersicht zur Wartungsreihe 35

16 6 Berichte Eine kleine Auswahl Wartungskataloge Den Ausdruck eines Vorgabekataloges ermöglicht der Bericht Wartungskataloge. Abbildung 31 - Wartungskataloge 36

17 7 Aufgabenstellung und Zuständigkeiten 7 Aufgabestellung und Zuständigkeiten Gruppenteilnehmer: Sowinski, Martin Kühn, Carsten Thema: Datenbanken MS Access Umsetzung eines Wartungsplaners Detailbeschreibung: Das Tool ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Wartungsterminen. Dazu ist es notwendig Anlagendaten, Personalund Firmendaten, Wartungskataloge und Raumbuchdaten zu verwalten. Ziel soll es sein Wartungstermine aus den Vorgaben des Wartungskataloges zu generieren und zu den entsprechenden Perioden die zugeschnittenen Wartungskarten automatisch zu generieren. Zuständigkeiten: Martin Sowinski Datenbankentwurf Masken / Formulare Berichte Dokumentation Carsten Kühn Berichte Entwurf Dokumentation 37