Codex Newsletter. Allgemeines. Programm-Neuerungen. Codex Newsletter. Getrennter Nummernkreis für mobile Geräte. Inhalt: März 09 Seite 1.

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1 Newsletter März 09 Seite 1 Allgemeines Newsletter Mit diesem Newsletter informieren wir Sie immer mal wieder per Mail über Neuerungen in unseren Programmen. Zusätzlich erhalten Sie nützliche Tipps und Tricks, die Ihnen die Arbeit mit unseren Programmen erleichtern sowie Antworten auf häufig gestellte Fragen. Sollten Sie diesen Newsletter nicht weiter beziehen wollen oder möchten Sie, dass wir den Newsletter an eine andere oder weitere Mailadresse schicken, teilen Sie uns dies bitte formlos per Mail an newsletter@codex-online.de mit. Haben Sie Anregungen oder Fragen, die den Newsletter betreffen, so können Sie uns dies auch gerne unter newsletter@codex-online.de mitteilen. Programm-Neuerungen Getrennter Nummernkreis Eine sehr komfortable Arbeitserleichterung für alle Notebook/Lifebook-Nutzer! Wenn Sie einen SQL-Server haben und mit Ihren Notebooks/Lifebooks oft unterwegs sind, ist für Sie der mobile Nummernkreis sehr wichtig und eine große Erleichterung. So können Sie unabhängig von den Bürodaten Projekte oder Aufträge anlegen, ohne dass es zu Überschneidungen mit den Daten des Büros kommt. Jeder Mitarbeiter ruft die nächste freie Projektnummer ab, aber aus unterschiedlichen Nummernkreisen gesteuert durch unsere Software. Wenn Sie also beim Start von Windach den Server für Büro oder unterwegs auswählen, erkennt die Software eigenständig die weitere korrekte Vorgehensweise.

2 Newsletter März 09 Seite 2 Für unterwegs steht Ihnen in den Firmendaten unter Sonstiges somit eine erweiterte Ansicht zur Verfügung. Diese ist um den Nummernkreis für den 2. Server (lokalen SQL- Server am Notebook/Lifebook) erweitert. Das vorangestellte M ist die Kennzeichnung für Mobil. Der mobile Nummernkreis steht für Projekte, Aufträge und Bestellungen zur Verfügung. Wenn Sie ein neues Projekt, Auftrag oder Bestellung erfassen, erhalten Sie mit F3 automatisch eine neue Projektnummer aus diesem Nummernkreis. Wenn Sie mit dem Server im Büro die Daten abgleichen, kann es somit nicht mehr zu Überschneidungen der Projekt-, Auftrags- oder Bestellnummern kommen. Konfliktmeldungen oder versehentlich überschriebene Projekte sind Vergangenheit.

3 Newsletter März 09 Seite 3 Projekt-Beteiligte Ab unserer Jahresupdate-Version 9.0 steht Ihnen ein neuer Ausdruck für Projekte zur Verfügung - die Beteiligten-Liste. Sie dient zur Übersicht, welche Architekten, Hausverwalter oder andere Personen an diesem Projekt beteiligt sind und enthält Informationen wie Anschriften und Telefonnummern. Der Ausdruck hilft z.b. Ihren Mitarbeitern, ohne weitere Rückfragen im Büro direkt von der Baustelle aus entsprechend Kontakt zu den zuständigen Ansprechpartnern aufzunehmen. Aufrufbar ist diese Übersicht für Sie in der Projekt-Vormaske. Hier gibt es eine neue Karteikarte Beteiligte. Im Folgenden wollen wir Ihnen die Eingabemöglichkeiten und Funktionsweise erläutern. Die Übergabe der eingetragenen Architekten-Adresse von der Kartei Architekt in die Liste der Beteiligten ist automatisiert. Sobald hier ein Architekt erfasst ist, ist der erste Beteiligte festgelegt. Die folgenden Spalten können manuell von Ihnen gefüllt werden und greifen hier auf alle Einträge in Ihrer verwaltung zurück. Für das Hinzufügen neuer Beteiligter klicken Sie auf LV und wählen die entsprechende Adresse aus Ihren vorhandenen Stammdaten. Das Feld Bezeichnung wird durch Ihre Eintragungen in der Konfiguration vorbelegt. Gehen Sie hierzu vom Windach-Hauptmenü über Programm in die Konfiguration und wählen unter Sonstiges den Punkt Bezeichnung für Projektbeteiligte erfassen. Diese Vorgabe kann jederzeit ergänzt oder verändert werden.

4 März 09 Seite 4 Newsletter Sobald alle Daten erfasst sind, können Sie über den Ihnen bekannten Druckvorgang die Beteiligen-Liste ausdrucken, die wie folgt in der Vorschau dargestellt und auch ausgedruckt wird. Projekt-Rechnungen Viele unserer Kunden haben sich als Hinweis für das Lieferdatum im Rechnungsdruck in ein Anschreiben oder im Schlusstext einen allgemeinen Hinweis eingefügt, der den Lieferzeitraum angibt oder etwa formuliert, dass das Rechnungsdatum dem Lieferdatum entspricht. Andere arbeiten mit der Möglichkeit in der serfassung eine sart Datum einzufügen und geben so z.b. je Titel oder je Bauabschnitt das Lieferdatum an. Die Nächsten waren mit beiden Möglichkeiten nicht ganz zufrieden und haben von uns eine andere, automatisierte Lösung angefordert, die wir nun in das Jahresupdate mit aufgenommen haben.

5 Newsletter März 09 Seite 5 Die im Folgenden vorgestellten Möglichkeiten sollen unseren Kunden als Automatik dienen, um das Einfügen des Lieferdatums beim Drucken nicht zu vergessen und so unnötige Arbeitsschritte zu vermeiden. Grundsätzlich gibt es 3 Varianten und Einstellungsmöglichkeiten: Sie drucken Ihre Rechnungen OHNE Anschreiben/Schlusstext und möchten unseren neuen Standard-Ausdruck benutzen Sie drucken Ihre Rechnungen MIT Anschreiben/Schlusstext und möchten das Lieferdatum in Ihren formatierten Text einbinden Sie möchten unsere Neuerung gar nicht nutzen und wie bisher weiterarbeiten 1. Rechnungsdruck OHNE Anschreiben/Schlusstext Die Projekterfassung und Rechnungsstellung erfolgt wie bisher gewohnt. Es ist, wenn Sie mit der Automatisierung arbeiten möchten, keine Eingabe in der serfassung für das Lieferdatum notwendig. Sobald Sie jetzt den Druckvorgang für die Rechnung starten, erscheint das folgende Menü mit unserem neuen Zusatz Lieferdatum Tragen Sie das tatsächliche Lieferdatum ein. Auf dem Rechnungsausdruck wird jetzt automatisch das Lieferdatum an der dafür vorgesehenen Stelle, direkt nach der Projektbezeichnung, mit angedruckt. 2. Rechnungsdruck und MIT Anschreiben/Schlusstext Sobald Sie in Windach bei den Ausdrucken mit Anschreiben und/oder Schlusstext arbeiten stellen wir Ihnen in unserem Jahresupdate 2009 ein Datenfeld Lieferdatum zur Verfügung. Möchten Sie also unsere Automatik ebenfalls nutzen, so ergänzen Sie einmalig Ihren bisherigen Text um das neue Datenfeld und speichern neu in den Stamm ab.

6 März 09 Seite 6 Newsletter Der Hinweis auf das Lieferdatum erscheint im Ausdruck wie vorgegeben: 3. Lieferdatum unberücksichtigt lassen Nehmen Sie den Haken in den Druckparametern für das Lieferdatum einfach raus, so bleibt diese Einstellung gespeichert und das Lieferdatum wird im aktuellen Ausdruck, sowie in allen zukünftigen Drucken nicht berücksichtigt. Neue Projekt- In den en der Projektverwaltung ist Ihnen sicherlich schon am linken unteren Rand die Aufteilung in Karteikarten aufgefallen.

7 Newsletter März 09 Seite 7 Wenn Sie sich auf der ersten Karteikarte befinden, können Sie wie gewohnt en erfassen. Auf Karteikarte 2 ist die Druckvorschau zu Ihrem Projekt-Angebot zu finden. Diese Druckvorschau ist ähnlich der Ihnen schon bekannten jedoch gelangen Sie sofort in den Präsentationsmodus. Im Präsentationsmodus wechseln Sie schnell und einfach die Seiten mit den Cursor-Tasten links für vorhergehende Seite und rechts für nachfolgende Seite. Mit der ESC Taste (Escape) beenden Sie den Präsentationsmodus und wechseln in die Ihnen bekannte Vorschau. Sie befinden sich nun in der Druckvorschau. Über die Symbol-Schaltflächen können Sie von hier aus einzelne Seiten drucken oder das komplette Angebot. Auch ein Versand per ist von hier aus möglich, ganz so wie Sie es von der Druckvorschau gewohnt sind. Als Druckparameter werden hier die Standardparameter verwendet, die zum Projekt hinterlegt sind. Sie können natürlich auch weiterhin Ihren Ausdruck ganz wie gewohnt starten. OP-Verwaltung: neue Komfortbearbeitung Die Komfortbearbeitung wurde komplett überarbeitet und bietet Ihnen nun noch mehr Komfort:

8 Newsletter März 09 Seite 8 Sie erhalten alle offenen -Buchungen übersichtlich dargestellt und können daraus einzelne Rechnungen zur Begleichung markieren. Unterhalb der Buchungen werden Ihnen die markierten Buchungen sofort summiert. Wählen Sie nun eine Art der Begleichung (Überweisung, DTA, ) und eine Bank oben aus und klicken Sie auf Drucken, um alle gewählten Rechnungen zu begleichen. In der Auswahl der Banken können Sie sich auch einen Saldo anzeigen lassen. Diese Salden sind eine reine Anzeige und werden durch getätigte Buchungen nicht aktualisiert, um nicht den Eindruck zu erwecken, es würde sich um die tatsächlich aktuellen Bank-Salden handeln. Die OP-Verwaltung hat keinen Zugriff auf Ihr Online-Banking und damit auch keinen Zugriff auf die tatsächlichen Kontostände. Um Ihnen dennoch eine Entscheidungshilfe zu geben, welche Rechnungen von welchem Bankkonto beglichen werden sollen, können Sie täglich die aktuellen Banksalden unter Firmendaten erfassen: Nachkalkulation Lohnart Wir haben für Sie eine neue Möglichkeit geschaffen, in der Nachkalkulation Lohnwerte zu erfassen ohne deren Stunden in den Auswertungen zu berücksichtigen. So ist es nun einfach möglich Zuschläge, wie z.b. Antrittsgeld, in der Nachkalkulation mit z.b. einer Stunde zu erfassen, diese Stunde jedoch nicht zur benötigten Projektdauer dazu zu rechnen. Beispiel: Sie möchten einem Mitarbeiter einen Lohn-Zuschlag geben, dann erfassen Sie in Windach in der Nachkalkulation-Stammdaten bei Lohnarten eine Zuschlagslohnart. Geben Sie dieser Lohnart einen festen Betrag oder einen Prozentsatz. Der Prozentsatz bezieht sich immer auf den aktuellen Lohn des Mitarbeiters. Setzen Sie dann einen Haken in der Spalte "Std. n. summieren": Sie können nun unter Nachkalkulation-Lohnwerte wie gewohnt Stunden auf diese Lohnart buchen. Geben Sie bei einem Mitarbeiter z.b. 2 Stunden auf die Lohnart "Zuschlag" ein, so erhält der Mitarbeiter zweimal den Betrag der Zuschlagslohnart. Die 2 Stunden werden jedoch nicht auf die nachkalkulierte Projektzeit angerechnet.

9 Newsletter März 09 Seite 9 Projekt-Blankette mit druckbar Schon seit einiger Zeit gibt es in der Projekterfassung die Möglichkeit, eine Interne Notiz zu erfassen. Diese Eintragungen dienen z.b. zur Information der Mitarbeiter, die dieses Projekt bearbeiten und beinhalten Hinweise, die nicht für den Auftraggeber gedacht sind. Die Erfassung erfolgt über en und hier Interne Notiz oder indem Sie einfach ein I direkt eintippen. Es wurde nun der Wunsch an uns herangetragen, auf den Blankette-Ausdrucken, die meist ebenfalls für den internen Gebrauch verwendet werden, diese Notizen mit ausdrucken zu können. Hier gibt es im Jahresupdate 2009 die folgende neue Einstellungsmöglichkeit. Sobald Sie in den Druckparametern das Formular für eine Angebots-Blankette auswählen erscheint die Möglichkeit für den Druck mit oder wie bisher ohne diese eingetragene Interne Notiz.

10 Newsletter März 09 Seite 10 Automatisierte Übernahme den Planer Mit dem Jahresupdate können Sie Projekte, die zur Ausführung kommen, automatisch an übergeben. Aktivieren Sie diese Übergabe bitte in der Konfiguration Programmteile Projekt automatischer Abgleich mit WinPlan. Sie haben nun die Möglichkeit, bereits im Projektergebnis festzulegen, wieviele Mitarbeiter Sie auf diesem Projekt einsetzen möchten. Aus der Projektzeit und der Anzahl geplanter Mitarbeiter ergibt sich dann die Dauer des Projektes: Wenn Sie den Auftrag für das Projekt erhalten, geben Sie in der Vormaske unter Zusatz den Beginn der Arbeiten an: Sie finden nun zum angegebenen Datum das Projekt in WinPlan wieder. Es wird mit der im Projektergebnis erfassten Mitarbeiterzahl und der sich daraus ergebenden Dauer in WinPlan vorgeplant:

11 Newsletter März 09 Seite 11 Sammelrechnungen Sie haben viele Projekte für einen Kunden und möchten diese zusammen abrechnen? Dann sind Sammelrechnungen genau richtig für Sie. Verschiedene Projekte zu einem Kunden, für die ein Lieferschein gedruckt wurde, können zu einem Projekt zusammengefasst werden. Es werden alle en der gewählten Projekte in das neue Projekt übernommen. Um die Funktion Sammelrechnungen nutzen zu können, müssen Sie in der Konfiguration im Menü Programmteile unter Projekte ein Häkchen vor den Menüpunkt Projekte zusammenfassen setzen. Wenn Sie nun die Projektverwaltung aufrufen, steht Ihnen ein neuer Menüpunkt unter Extras zur Verfügung. Bevor Sie den Menüpunkt anklicken, wählen Sie bitte ein vorhandenes oder ein neues Projekt aus, in welches Sie en einfügen möchten.

12 Newsletter März 09 Seite 12 Wenn zu dem gewählten Projekt keine Kundennummer vorhanden ist, werden Sie aufgefordert eine Kundennummer auszuwählen. Danach bekommen Sie alle Projekte mit Projektstatus Lieferschein gedruckt zum ausgewählten Kunden angezeigt. Hier können Sie die Projekte auswählen, die in das aufgerufene Projekt eingefügt werden sollen. Klicken Sie nun auf Übernehmen. Sollten für das in der Projekt-Vormaske gewählte Projekt schon en existieren, dann können Sie entscheiden, ob die vorhandenen en gelöscht oder beibehalten werden sollen. Es werden alle en der ausgewählten Projekte übernommen. Zu jedem ausgewählten Projekt wird vor der Übernahme der en automatisch eine Kurztext- erfaßt, die die Projektbezeichnung enthält. Sie können nun das Projekt wie gewohnt bearbeiten.

13 Newsletter März 09 Seite 13 OP-Verwaltung: Datev Import von Kennen Sie schon die Möglichkeit aus DATEV in die Offene Postenverwaltung einzulesen? Damit entfällt die zeitraubende doppelte Erfassung der Rechnungen. Die schon erfassten in DATEV können Sie durch die neue Import-Funktion fast automatisch einlesen. Als kleine Vorarbeit sollten die DATEV-Konten (wie beim Verbuchen einer - Rechnung) auf verschiedene -DATEV-Konten in den Firmendaten angelegt sein. Unter dem Menüpunkt Zusatz finden Sie den DATEV-Import. Die zu importierende Datei sollte im Textformat zur Verfügung stehen. Über den Button mit den drei Punkten, können Sie das Verzeichnis und die Datei auswählen, die Sie importieren möchten. Es wird immer die zuletzt ausgewählte Datei für den Import verwendet.

14 Newsletter März 09 Seite 14 Jetzt sollten Daten ähnlich wie unten dargestellt angezeigt werden. kt Bitte stimmen Sie gegebenenfalls die Vorgehensweise mit Ihrem Steuerberater oder Buchhalter ab. Datev bietet einen Export Kontenblattbuchungen an. Dabei kann man unterscheiden, ob der Monat, das Jahr oder ein bestimmter Vorlaufsatz exportiert wird. Außerdem kann man einschränken nach Konten, die exportiert werden sollen (da bestimmt nicht alle Datev- Buchungen wirklich in die OP müssen/sollen). Durch Klick auf die erste Spalte können entweder alle oder keine Buchungen ausgewählt werden. Natürlich können die Buchungen auch einzeln ab- bzw. angehakt werden. Wenn Sie alle Buchungen, die importiert werden sollen, ausgewählt haben, dann klicken Sie auf Import. Importiert sehen die Buchungen z.b. wie folgt aus: In der Bezeichnung wird die Nummer des Vorlaufsatzes und die BuchungsNr gespeichert. Dies ermöglicht die Buchung bei einem evt. erneuten Import wiederzuerkennen, so daß sie bei einem erneuten Import nur geändert und nicht doppelt importiert wird.

15 Newsletter März 09 Seite 15 Fenstergrößen und Nachdem immer größere Bildschirme eine Vielzahl von unterschiedlichen Bildschirmauflösungen bieten und bei unseren Kunden sowohl der Dual-Monitor-Betrieb, als auch das parallele Arbeiten mit mehreren Programmen gleichzeitig auf einem Monitor immer beliebter wird, tragen wir dieser Entwicklung entsprechend Rechnung. Klicken Sie von der Windach-Hauptmaske über Programm in die Konfiguration. Hier finden Sie unter dem Menüpunkt Programm die folgende Maske, die Ihnen diverse Einstellungsmöglichkeiten bietet. Leistungen ins Lager In der Windach-Lagerverwaltung können Sie nun sowohl Artikel als auch Leistungen. Der Lagerzugang einer Leistung hat zur Folge, dass die Artikel, die zu einer Leistung im Stamm hinterlegt sind, automatisch als Lagerabgang aus einem anzugebenden Standardlager verbucht werden. Der Lagerabgang einer Leistung hat keine Auswirkungen auf die Materialauflistung. Benötigte Einstellungen können Sie in der Konfiguration vornehmen. In der Lagerverwaltung können Sie danach wählen, ob Sie einen Artikel oder eine Leistungsbuchung im Lager vornehmen wollen.

16 März 09 Seite 16 Newsletter Bei Rechnungs-oder Lieferscheindruck für Reparatur/Aufträge erfolgt der Lagerabgang somit auch für Leistungen. Die Einstellung Lagerabgang Verbuchen bei Rechnungs-oder Lieferscheindruck für Reparatur/Aufträge finden Sie ab sofort in der Konfiguration unter Programmteile Reparatur.

17 Newsletter März 09 Seite 17 Als weitere Neuerung können Sie bei Rechnungs- oder Lieferscheindruck für Projekte die Lagerabgänge für Artikel und Leistungen. Auch hier nehmen Sie die entsprechende Einstellung in der Konfiguration vor. Google Maps Kennen Sie Google Maps? Google Maps ist ein Service von Google, der leistungsstarke und benutzerfreundliche Karten bietet. Routenpläne können ebenfalls abgerufen werden. Diesen Service von Google können Sie auch aus Windach nutzen, wenn Sie mit dem Internet verbunden sind. Sie finden hierzu in der Adressverwaltung, sowie in der Projekt- und Auftragsverwaltung in der Toolbar eine weitere Schaltfläche: Nach dem Klicken auf die Schaltfläche "Karte/Route" erhalten Sie eine Auswahl der zu dieser Adresse bzw. zu diesem Projekt hinterlegten Adressen.

18 Newsletter März 09 Seite 18 Aufruf auf der Adressverwaltung: Aufruf aus der Projektverwaltung:

19 Newsletter März 09 Seite 19 Klicken Sie eine Adresse an und wählen Sie "Karte anzeigen", um sich eine Karte bzw. ein Satellitenbild der Zieladresse in Google Maps anzusehen. Wählen Sie "Route anzeigen", um eine Anfahrtsbeschreibung von Ihrer in den Firmendaten hinterlegten Adresse zur gewählten Zieladresse zu erhalten.

20 Newsletter März 09 Seite 20 GAEB und ÖNorm Sie arbeiten mit GAEB oder ÖNorm und kennen die Funktion der Hinterlegung einer Stammleistung noch nicht? Dann haben wir für Sie im Folgenden eine wichtige Information! Nachdem Sie die GAEB Datei, unsere österreichischen Kunden die ÖNorm-Datei, in WinDach eingelesen haben, können Sie die angefragte kalkulieren. Öffnen Sie die importierten Leistungen wie gewohnt und es erscheint folgende Maske: Sie haben hier zwei Bearbeitungsmöglichkeiten: 1. Sie können wie in WinDach gewohnt kalkulieren und sich die Werte ausarbeiten. 2. Sie können die bei GAEB/ÖNorm vorhandene Schaltfläche Stammleistung nutzen, um die von Ihnen bereits kalkulierten Leistungen aus Ihrem Stamm zu hinterlegen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche Stammleistung und es öffnet sich die Ihnen geläufige Maske zum Suchen innerhalb Ihres vorhandenen Leistungsstamms. Geben Sie den Suchbegriff der Stammleistung ein und wählen Sie Ihre Leistung aus.

21 März 09 Seite 21 Newsletter Sie sehen nun rechts neben der GAEB-Leistungsnummer die von Ihnen zugewiesene Stammleistung mit der entsprechenden Nummer. Die bereits kalkulierten Werte aus dieser Leistung wurden in die angefragte GAEB/ÖNorm- übernommen, inkl. aller bereits hinterlegten Materialien. Sie können die Werte gegebenenfalls noch ändern oder direkt speichern. Durch den Zugriff auf bereits vorhandene Kalkulationen haben Sie so eine Ausschreibung wesentlich schneller bearbeitet. Arbeiten Sie noch nicht mit unserer GAEB/ÖNorm-Schnittstelle und haben Interesse? Sprechen Sie uns einfach darauf an!