Bedienhilfe für Online-Redakteure Stand Trilos GbR Königstraße Hannover

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1 Bedienhilfe für Online-Redakteure Stand Trilos GbR Königstraße Hannover Tel. (05 11) Fax (05 11) service@trilos.de

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Grundlagen Zugangsdaten und Sicherheit Browser Eine Übersicht der Module: Grundlagen Seiten werden mit Templates gepflegt Referenzieren: Angebote intern ablegen und in Portalen veröffentlichen Konzept der Menü- und Ebenen-Struktur Laufende Pflege: Seiten erstellen, bearbeiten vorhandene Seiten bearbeiten: Seite finden neue Seite anlegen: Ebene, Template, Benennung festlegen Eingabemaske Allgemeine Funktionen Allgemeines: formatierbarer Text Allgemeines: Einfügen von Bildern und Download-Dateien Allgemeines: Seitenverweise Das Template Angebot Die Templates für Übersichten Modul Medien: Bilder und Download-Dateien bereit stellen Menüstruktur verändern und erweitern Ebenen-Struktur verändern Anhang Internet-Adressen Bezeichnung URL und automatiche Link-Erkennung Dateinamen und Verzeichnisnamen...15 TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 2 von 15

3 1 Grundlagen 1.1 Zugangsdaten und Sicherheit Die Zugangsdaten haben Sie bereits erhalten: Bewahren Sie die Zugangsdaten sorgfältig und vertraulich auf und ändern Sie sie im Menü Einstellungen regelmäßig! Nach der Anmeldung (Login) mit Ihren Zugangsdaten sind Sie als Benutzer im System angemeldet. Nach der Arbeit müssen Sie Ihre Online-Sitzung abschließend mit dem Button Abmelden beenden, um den Zugriff durch Dritte zu verhindern. amiscara beendet deshalbt die Sitzung automatisch nach 30 Minuten Inaktivität. Hinweis zur Navigation: Bedienen Sie das Online-Redaktionssystem amiscara ausschließlich mit den in der Web-Seite angezeigten Buttons und nicht mit den Browser-Buttons Zurück, Vor oder Aktualisieren. 1.2 Browser Benutzen Sie den Microsoft Internet Explorer ab Version 6.0 oder Firefox jeweils in der aktuellen Version. Falls Ihnen Funktionen oder Ergebnisse während der Bedienung nicht wie gewünscht zur Verfügung stehen, stellen Sie bitte zunächst sicher, dass folgende Einstellungen vorgenommen wurden und konsultieren Sie hierfür ggf. fachkundige Hilfe: I. Schalten Sie das Zwischenspeichern von Web-Seiten durch den Browser ab, da Ihnen sonst veraltete Seiten angezeigt werden. Sie finden die entsprechende Option beim Internet Explorer im Menü Extras, Menüpunkt Internetoptionen, Abschnitt Temporäre Internetdateien, Button Einstellungen: Zur Option Neuere Versionen der gespeicherten Seiten suchen muss die Auswahl Bei jedem Zugriff auf die Seite aktiv sein. II. In manchen Fällen sind kleine Einstellungen nötig: Für die bei der Bedienung benutzten Internet-Adressen erlauben Sie ggf. JavaScript und Cookies und deaktivieren Sie den Werbeblocker für Pop-Up-Fenster, da Sie sonst bestimmte Dialogfenster von amiscara nicht sehen können. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 3 von 15

4 1.3 Eine Übersicht der Module: Das Menü auf der linken Seite zeigt die Module von amiscara: Seiten Dies ist der wichtigste Arbeitsbereich, der Ihnen Zugang zu den bestehenden Seiten bietet und das Anlegen neuer Seiten ermöglicht. Ebenen Hier kann die Struktur der Ebenen bearbeitet werden, in der die Seiten (s.o.) abgelegt werden und die ggf. Rubrikzierung (und damit die Möglichkeiten der Navigation durch die Internet-Präsenz) gesteuert wird. Auch der Zugang zu den bestehenden Seiten ist möglich, indem sie in der Struktur aufgefunden werden können. Medien Das Modul Medien dient zur Ablage aller Dateien, die Sie in Seiten einbinden möchten: Bilder, die in den Seiten angezeigt werden sollen und alle anderen Typen von Dateien werden zuerst hier abgelegt, um sie den Seiten zum Herunterladen zuordnen zu können. Links Hier können Links auf interne und externe Seiten abgelegt werden. Verwendet werden Sie in diesem Web-Auftritt, um bei Bedarf zu einem Veranstaltungstermin auch einen Link einblenden zu können. Einstellungen Hier ändern Sie regelmäßig das Kennwort Ihrer Zugangsdaten, um die Sicherheit zu erhöhen und damit Missbrauch zu vermeiden. Adressen Hier werden später sämtliche Einrichtungen, Dienste und Personen erfasst werden, um sowohl ein internes Kontakteverzeichnis umsetzen zu können als auch Ansprechpartner zu Rubriken- und Angebotsseiten zuordnen zu können. Veranstaltungen Hier erfassen Sie Termine die einmalig oder regelmäßig stattfinden: Seminare, Gruppen, Feste und alles andere, was terminlich festgelegt ist. Abmelden Mit diesem Button melden Sie sich aus dem System wieder ab. Benutzen Sie wenn möglich nur diesen Weg, um das System zu verlassen. Danach können Sie das entsprechende Browser-Fenster schließen. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 4 von 15

5 2 Grundlagen 2.1 Seiten werden mit Templates gepflegt Jede Seite der Internet-Präsenz wird auf Basis eines Templates (engl. für Dokumentvorlage) erstellt und weiter gepflegt. Je nach Umfang und Funktion des Templates bietet eine entsprechende Eingabemaske verschiedene Möglichkeiten zur Pflege der Inhalte an. Die gängigsten Templates sind Übersichtsseite Rubrik und Angebot. 2.2 Referenzieren: Angebote intern ablegen und in Portalen veröffentlichen Das Template Angebot wird dazu benutzt, ein Angebot zu erfassen. Die Seite soll zuerst in der internen Ablagestruktur für Angebote erstellt werden, so dass sie für die verantwortlichen Redakteure leicht wiederauffindbar ist. Die eigentliche Veröffentlichung geschieht durch das Zuordnen des Angebots (der Angebotsseite) in die passenden Rubriken der verschiedenen Portale. Durch diesen Vorgang der Referenzierung werden an jeder Stelle Kopien der Angebotsseite vom System erzeugt. Wenn die Angebotsseite bearbeitet werden muss, reicht es aus, die intern abgelegte Angebotsseite zu bearbeiten, denn alle Kopien werden automatisch aktualisiert. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 5 von 15

6 2.3 Konzept der Menü- und Ebenen-Struktur Eine Seite ist immer in der Ebenen-Struktur abgelegt, die Sie im Modul Ebenen vorfinden. Diese Ebenen-Struktur entspricht im Prinzip dem Bereichsmenü oben und dem Rubrikenmenü links auf jeder veröffentlichten Seite. Daher können Sie die Menüführung ändern und erweitern, indem Sie im Modul Ebenen die bestehenden Ebenen ändern und weitere Ebenen erstellen. Das Konzept : 1. Unterhalb der Hauptebene liegen die Ebenen der Portale. Jedes Portal hat mindestens einen Bereich (Angebote, evtl. auch Magazin o.ä.). In jedem Bereich ist eine Seite mit dem Template Übersichtsseite Bereich nötig und erlaubt. Sie zeigt die Inhalte für Übersichten an, die in Rubriken-Übersichtsseiten erfasst wurden. 2. In jedem Bereich soll es mehrere Rubriken geben. In jeder Rubrik ist eine Seite mit dem Template Übersichtsseite Rubrik nötig und erlaubt; auch für jede tiefer gelegene Ebene ist immer jeweils eine Übersichtsseite Rubrik nötig. Sie zeigen die Inhalte für Übersichten an, die in den Angebotsseiten erfasst wurden. 3. In jede Rubrik und in beliebig tiefer gelegenen Ebenen sind Seiten mit dem Template Angebot zu referenzieren. Sie legen sie immer zuerst in der internen Ablagestruktur für AWO Angebote in einer Unterebene ab, zu der das Angebot in Ihrer Organisationsstruktur gehört. Dann können Sie die Seite in alle passenden Rubriken-Ebenen jedes Portals referenzieren, damit sie dort automatisch im passenden Layout und auf jeder relevanten Übersicht erscheint. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 6 von 15

7 3 Laufende Pflege: Seiten erstellen, bearbeiten 3.1 vorhandene Seiten bearbeiten: Seite finden Das Modul Seiten bietet Ihnen zunächst an, eine bestehende Seite zur Bearbeitung aufzurufen oder eine neue Seite anzulegen. Haben Sie bereits Seiten bearbeitet oder angelegt, so werden diese in einer Liste angezeigt und sind direkt mit einem Klick auf ihr Icon aufrufbar, um sie erneut bearbeiten zu können. Ältere Seiten lassen sich mit speziellen Funktionen suchen, die Sie oben in der horizontalen Untermenüleiste finden. Alternativ können Sie das Modul Ebenen aufrufen, die entsprechende Ebene im Ordner-Baum anklicken und schließlich die gewünschte Seite in der rechten Spalte mit einem Klick auf ihr Icon aufrufen. 3.2 neue Seite anlegen: Ebene, Template, Benennung festlegen Das Modul Seiten bietet Ihnen im Untermenü Neue Seite erstellen an. Wählen Sie dann die Ebene und danach eines der in dieser Ebene erlaubten Templates aus. Machen Sie ggf. folgende Angaben zur neuen Seite: Welchen Namen soll die Seite bekommen? Legen Sie einen kurzen, aussagekräftigen Namen fest. Dieser Name taucht nicht nur im System auf, sondern wird auch veröffentlicht (bspw. auf Seiten, die Links (Verweise) auf diese Seite enthalten). Beispiel: Beratungsstelle XY Wie soll die Datei auf dem Web-Server heissen? Sie müssen als Dateiname index angeben, wenn Sie eine Übersichtsseite erstellen oder eine andere Seite, wenn sie allein in der Ebene liegt! Für andere Seiten wie z.b. Angebote legen Sie selbst einen aussagekräftigen und kurzen Dateinamen fest, der als Teil der öffentlichen Internet-Adresse dieser Seite verwendet werden soll. Verwenden Sie hierfür ausschließlich Buchstaben und Ziffern, aber keine Leerzeichen, Umlaute, Sonderzeichen oder Satzzeichen etc. mit Ausnahme des Bindestrichs oder Unterstrichs. Beispiel: beratungsstelle-xy.html (Die Endung wird automatisch angefügt.) Seitenname und Dateiname können Sie im Modul Ebenen nachträglich ändern, wenn Sie auf den Seitennamen klicken und unten Ändern wählen. Hilfestellungen zu Internet-Adressen finden Sie im Anhang. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 7 von 15

8 3.3 Eingabemaske Allgemeine Funktionen Zu jedem Template wird Ihnen die entsprechende Eingabemaske angezeigt, sobald Sie eine bestehende Seite aufrufen oder eine neue Seite anlegen. Die Besonderheiten der verschiedenen Eingabemasken werden im nächsten Abschnitt erläutert. In jeder Eingabemaske können Sie während der Bearbeitung jederzeit folgende Buttons am unteren Ende der Maske betätigen: Speichern & Erzeugen Effekt: Die Seite wird online publiziert und die Eingabemaske wird verlassen. Vorschau Effekt: Die Seite wird Ihnen in einem zusätzlichen Fenster zur Ansicht so präsentiert, wie Sie nach dem Speichern und Erzeugen erstellt werden würde. Löschen Effekt: Die bereits bestehende Seite wird aus dem System unwiderruflich gelöscht, ebenso die zu ihr führenden Links in allen Menüs und Übersichten. Achtung: Wurde die Seite z.b. als Angebot in verschiedene Ebenen referenziert, wird Ihnen zusätzlich die Option Nur Referenz löschen angeboten. Setzen Sie per Klick einen Haken in das Kästchen, um nur diese eine Seite aus der Ebene zu löschen, in der sie liegt ansonsten werden alle referenzierten Seiten in allen Ebenen gelöscht! In jedem Fall erfolgt vor der Ausführung eine Sicherheitsabfrage, diese beantworten müssen. Abbrechen Effekt: Der Vorgang wird abgebrochen, ohne dass Ihre Änderungen übernommen werden. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 8 von 15

9 3.3.2 Allgemeines: formatierbarer Text Zur Textgestaltung steht Ihnen an einer bestimmten Stelle der Eingabemaske ein Texteditor zur Verfügung. Markieren Sie zunächst den Textabschnitt mit der Maus, um eine Funktion anzuwenden. Neben allgemein bekannten Funktionen auf der Symbolleiste finden Sie dort auch die Funktion Link einfügen/editieren, um markierte Worte mit einer -Adresse oder einer Web-Adresse (URL) verlinken zu können. Beispiel in der Abbildung: Der Texteditor bietet die Funktionen in der Symbolleiste an. Hinweis: Wenn Sie in dieses Feld Text einfügen, der bereits formatiert ist (z.b: in Word-Dokumenten oder in anderen Web-Seiten), können diese Formatierungsinformationen das Layout auf Ihrer Seite sehr ungünstig beeinflussen! Kopieren Sie den Text daher vorher in den Windows Editor, so dass alle Formatierungen automatisch entfallen und Sie reinen Fließtext erhalten. Erst dann kopieren Sie den Text in die Eingabemaske und formatieren ihn so, wie Sie möchten. Alternativ fügen Sie den Text ein, indem Sie auf das Symbol mit dem MS Word Icon klicken. Im neuen Fenster fügen Sie den Text ein, aktivieren die Optionen Ignoriere Schriftart-Definitionen und Entferne Style-Definitionen und klicken abschließend auf OK. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 9 von 15

10 3.3.3 Allgemeines: Einfügen von Bildern und Download-Dateien Sie haben an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, die kleine Version eines Bildes ( Kleinbild, engl. Thumbnail ) in die Seite einzubinden oder eine Download-Datei bereitzustellen, die vorher im Modul Medien abgelegt wurde. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button (Hinzufügen oder Auswählen) in der Eingabemaske und wählen Sie zunächst die Ebene im Medien-Modul und dann die gewünschte Datei bzw. das Bild aus. Beispiel in der Abbildung: Im Medien-Ordner Verbandsarbeit > Vorstand können Portraitfotos der Vorstandsmitglieder ausgewählt werden. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 10 von 15

11 3.3.4 Allgemeines: Seitenverweise Mit einem Klick auf den Button Seitenverweise können Sie für jede Seite einen oder mehrere Links auf andere im Redaktionssystem vorhandene Seiten zusammenstellen, um sie auf der Seite einzublenden: Im neuen Fenster legen Sie zuerst die Auswahl im Menü Mandant auf Hauptmandant fest, wählen Sie dann die Ebene, die die Seite enthält und fügen Sie die Seite mittels Klick auf den nach links zeigenden Pfeil in die Liste der Seitenverweise ein. Ordnen Sie außerdem weitere Seite zu, so geschieht die Einfügung an der Stelle, wo die Einfügemarke platziert ist. Diese Einfügemarke können Sie beliebig verschieben. Seitenverweise können Sie auch wieder entfernen (Klick auf das Icon Schere) und die Reihenfolge der Seitenverweise verändern (Klick auf die Pfeile nach oben oder unten). Beispiel in der Abbildung: Unter der Einfügemarke ist der Verweis auf die Seite Mitgliedschaft eingefügt. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 11 von 15

12 3.3.5 Das Template Angebot Angebote sollen in verschiedenen Portalen und ihren verschiedenen Rubriken mittels Referenzierung veröffentlicht werden. Die dort vorhandenen Übersichtsseiten zeigen automatisch Übersichten aller Angebote. Hierfür sind Inhalte für Übersichten nötig, die bei der Erstellung einer Angebotsseite stets zusätzlich erfasst werden müssen. Somit können Sie Texte und Bilder erfassen, um Interessenten auf das Angebot aufmerksam zu machen, das neben anderen Angeboten auf Übersichten erscheint. Mit dem Template (der Eingabemaske) Angebot erfassen Sie daher im Abschnitt Inhalt für Übersichten Inhalte, die nicht auf der erstellten Seite selbst zu sehen sein werden. Auch der Abschnitt Inhalt: Ansprechpartner erscheint an einer anderen Stelle: Auf der erstellten Seite, jedoch nicht in der mittleren Spalte, sondern in der Seitenspalte. Beispiel in der Abbildung: Bestimmte Abschnitte der Eingabemaske nehmen Inhalte auf, die nicht wie sonst üblich in der mittleren Spalte der erstellten Seite erscheinen, TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 12 von 15

13 3.3.6 Die Templates für Übersichten (Beschreibungstext befindet sich noch in Bearbeitung.) 3.4 Modul Medien: Bilder und Download-Dateien bereit stellen Alle Bilder und Download-Dateien (nachfolgend Medien genannt), die Sie auf den Seiten einbinden möchten, müssen vor der Einbindung im Modul Medien abgelegt werden. Um Ordnung zu halten, richten Sie sich dort eine Ordner-Struktur ein. Sie können die Ordner-Struktur im Modul Medien unter Ihrem Standort-Ordner nach Ihren Bedürfnissen einrichten. Legen Sie Ordner an, die zu bestimmten Menüpunkten bzw. Rubriken gehören (z.b. Produkte / Produkt 1) also auch Ordner, die Dateien für verschiedenste Zwecke enthalten können (z.b. PDF-Dateien mit Anfahrtsbeschreibungen). Beachten Sie bei Abbildungen mit Personen die Persönlichkeitsrechte der erkennbaren Menschen. Wenn das Recht am persönlichen Bild nicht beim Bildungswerk liegt, kann die Veröffentlich rechtliche Konsequenzen haben. Des Weiteren sollte das Urheber- und Verwendungsrecht bei Bildern und Grafiken aus fremden Quellen beachtet werden. Zum Bereitstellen von Medien gehen Sie wie folgt vor: 1. Legen Sie sich die Datei auf der Festplatte Ihres Arbeitsplatz-PCs oder im lokalen Netzwerk bereit. 2. Wählen Sie den Zielordner aus oder legen Sie ggf. einen neuen Ordner an. 3. Aus dem untenstehenden Aufklappmenü Operationen wählen Sie Neues Medium, falls dies noch nicht ausgeführt ist. Klicken Sie dann auf Ausführen. 4. Sie erhalten eine leere Eingabemaske für das neue Medium. Legen Sie einen aussagekräftigen Titel fest, der bei Download-Dateien auch als Link auf die Datei angezeigt werden soll, Beispiel: Flyer Jahresfest 2010 (PDF-Datei) 5. Klicken Sie auf Durchsuchen: Sie erhalten einen Dateiauswahl-Dialog, über den Sie die eben bereit gelegte Datei finden und öffnen können. 6. Bei Bildern im JPG-Dateiformat können Sie die Abmessung für das Kleinbild beeinflussen, das vom System automatisch erstellt und auf den Seiten angezeigt wird. 7. Im Hinweistext geben Sie Erläuterungen zu der Download-Datei an. Das Feld Bildunterschrift wird nicht verwendet. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 13 von 15

14 3.5 Menüstruktur verändern und erweitern Sie können die Menüstruktur mit Hilfe des Moduls Ebenen jederzeit verändern Ebenen-Struktur verändern Wählen Sie das Modul Ebenen an und gehen Sie wie folgt vor: 1. Um eine neue Rubrik in Ihrer Hauptnavigation anzulegen, erstellen Sie eine neue Ebene unterhalb einer bestehenden Ebene. Klicken Sie also die Ebene an, unterhalb derer die neue Ebene angelegt werden soll. 2. Klicken Sie im Aufklappmenü unten links die Funktion Neue Ebene an. 3. Legen Sie den Namen der Ebene fest, der auch die Benennung des Menüpunkts bestimmen soll. 4. Geben Sie dem Verzeichnis auf dem Webserver einen Namen und beachten Sie dabei die Vorgaben für Internet-Adressen. 5. Klicken Sie auf Ausführen. Hinweise zum Thema Internet-Adressen finden Sie im Anhang. Das System legt die Ebene an. Bevor Sie in dieser Ebene Seiten ablegen können, müssen Sie die Verwendung bestimmter Templates für die Ebene erlauben: 1. Klicken Sie die eben erstellte Ebene an und wählen Sie aus dem Aufklappmenü unten links die Funktion Templatezuordnung, 2. klicken Sie die Checkbox der nötigen Templates an, 3. speichern Sie die Auswahl. Danach können Sie wie gewohnt neue Seiten in dieser Ebene anlegen und Seiten in diese Ebene referenzieren. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 14 von 15

15 4 Anhang 4.1 Internet-Adressen Bezeichnung URL und automatiche Link-Erkennung Die Bezeichnung URL bedeutet unified resource locator und wird für vereinheitlichte und korrekte Internet-Adressen verwendet. amiscara erkennt URLs in mehrzeiligen Texteingabefeldern und veröffentlicht sie auf der Web-Seite automatisch mit einem entspr. anklickbaren Link. Für die Erkennung ist die syntaktisch korrekte Eingabe der URL Voraussetzung. Geben Sie daher Internet-Adressen wie im folgenden Beispiel ein: -Adresse: Web-Adresse: Dateinamen und Verzeichnisnamen In den meisten Fällen ermöglicht amiscara beim Anlegen einer Seite, den Dateinamen angeben zu können. Dieser wird als letzter Teil der Internet-Adresse einer Seite verwendet. Die Endung des Dateinamens (.html oder.php) hängt amiscara automatisch an. Beispiel: dokumentationen.html In jedem Fall wird für jede Ebene im System ein Verzeichnisname festgelegt. Auf dem Web-Server entsteht so eine Verzeichnisstruktur, wie es auch auf Arbeitsplatz- Rechnern üblich ist. So entsteht für jede Seite eine direkt aufrufbare Web-Adresse: Wichtig: 1. Vergeben Sie kurze und aussagekräftige Namen, so dass die Web-Adresse an sich schon darauf hinweist, was sich unter ihr verbirgt. Beispiel: 2. Verwenden Sie für den Dateinamen aus technischen Gründen ausschließlich Buchstaben und Ziffern, aber keine Leerzeichen, Umlaute, Sonderzeichen oder Satzzeichen etc. mit Ausnahme des Bindestrichs und Unterstrichs. TRILOS IT-Dienstleistungen Seite 15 von 15