TEAMWORK. Erste Schritte

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1 TEAMWORK Erste Schritte

2 Inhalt 1. TEAMWORK an meinem Arbeitsplatz Dokumente einfach hochladen Dokumente einfach wiederfinden Ansicht ändern Dokumente bearbeiten und versionieren Dokumente in Sammlungen organisieren Unterschied zwischen Sammlungen und Ordnern Meine Sammlungen einrichten Sammlungen erstellen Dokumente zu einer Sammlung hinzufügen Dokumente zwischen Sammlungen verschieben und kopieren Weitere Dateiaktionen TEAMWORK in meinem Team Benutzer einladen in der Testphase Externe Benutzer einladen Gruppen Gruppen erstellen Mitglieder hinzufügen Freigaben Benutzerrollen und Rechte Dokumente freigeben Dokumente sperren Sammlungen freigeben Externe Links TEAMWORK für Fortgeschrittene TEAMWORK-Einstellungen festlegen Gastbenutzer hinzufügen Teamwork-Listen exportieren TEAMWORK App herunterladen Aktualisiert Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 24

3 1. TEAMWORK an meinem Arbeitsplatz 1.1 Dokumente einfach hochladen Wenn Sie TEAMWORK testen, möchten Sie als Erstes einige Dateien von Ihrem Computer in Teamwork laden. Öffnen Sie auf Ihrem Computer einen Ordner und klicken Sie im Scopevisio-Menü auf DMS Teamwork > Dokumente. Jetzt markieren Sie einfach Dateien in Ihrem Ordner, ziehen sie mit der Maus auf die Arbeitsfläche von Scopevisio und lassen sie dort los. Schon werden die Dokumente hochgeladen. Dies ist nur ein Beispiel, wie Sie Dokumente zu TEAMWORK hochladen können. Es gibt auch die Möglichkeiten, Dokumente über einen verknüpften Ordner auf Ihrem Computer mit TEAMWORK zu synchronisieren oder per in TEAMWORK zu laden. Mehr darüber lesen Sie im Abschnitt 3.1 TEAMWORK-Einstellungen festlegen. 1.2 Dokumente einfach wiederfinden Beim Hochladen läuft eine Volltexterkennung ab, die dafür sorgt, dass Sie später Ihre Dateien leicht wiederfinden können. Sie müssen sich lediglich an irgendeinen Inhalt oder Begriff aus dem Dokument erinnern. Der Clou: Das funktioniert auch mit Fotos! Im folgenden Beispiel wurde einige Dateien hochgeladen, darunter PDF-Dokumente, Word- Dokumente und Fotos. Eine Suche nach dem Begriff mittelstand eingegeben in die gelbe Suchleiste mit dem Lupensymbol zeigt, dass der Begriff sogar auf einer relativ grauen Zeitungsartikel-Kopie erkannt und das Dokument angezeigt wird. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 24

4 Angenommen, Sie benötigen eine Grafik zum Thema Marktsegmentierung. Sobald Sie anfangen, den Begriff in die gelbe Suchzeile einzugeben, werden alle passenden Inhalte angezeigt auch die als JPEG gespeicherte Grafik. Wenn Sie den Mauszeiger der Datei nähern, erscheint unten im Vorschaubild eine schwarze Leiste mit einem Lupensymbol. Fahren Sie über das Symbol, vergrößert sich das Vorschaubild: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 24

5 1.2.1 Ansicht ändern Sie können die Bildschirmdarstellung der Dokumente ändern. Oben rechts neben dem Anzeigebereich befindet sich ein Ansichten-Symbol. Klicken Sie darauf, so haben Sie die Wahl zwischen drei Ansichten: Bilder (die Kachelansicht), Tabelle oder Liste. Die Tabellenansicht zeigt viele Informationen, aber wenig Grafik. Hier können Sie weitere Datenspalten ein- oder ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und den Menüpunkt Spaltenauswahl anklicken. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 24

6 Die Listenansicht ist ein Kompromiss; sie zeigt eine Miniatur des Dokuments und einige Angaben dazu. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 24

7 1.2.2 Dokumente bearbeiten und versionieren Sie können ein Dokument per Doppelklick direkt aus Scopevisio heraus öffnen z. B. in MS Office. Hier wurde ein Vertragsmuster aus Scopevisio heraus in Word geöffnet, um es weiter zu bearbeiten: In der gelb umrandeten Kopfzeile sehen Sie, dass Scopevisio an den Dateinamen eine Zahlenkombination angefügt hat. Diese benötigt das Programm, um sich zu merken, welche Version des Dokuments Sie bearbeiten. Der Dateiname bleibt unverändert. Nachdem das Dokument bearbeitet und wieder gespeichert wurde, liegt es als neue Version im Dokumentspeicher Teamwork von Scopevisio. Die Vorteile: 1. Sie haben immer die aktuelle Version des Dokuments. Es kann Ihnen nicht mehr passieren, eine veraltete Version zu bearbeiten. 2. Sie können die Vorversion wiederherstellen, falls das nötig ist. 3. Das Dokument liegt sicher im Cloud-Speicher und kann Ihnen nicht verlorengehen. 4. Wenn Sie das Dokument als PDF in Teamwork ablegen, ist es sogar revisionssicher gespeichert, weil PDFs unveränderlich sind. Das ist Ihr Weg zum papierlosen Büro. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 24

8 1.3 Dokumente in Sammlungen organisieren Wenn Sie wie oben beschrieben den Menüpunkt DMS Teamwork > Dokumente wählen, ändert sich am linken Bildschirmrand die Menüleiste. Sie zeigt jetzt Sammlungen an. Diese Sammlungen sind ein Mittel, um Ihre Dateien nach Oberbegriffen geordnet anzuzeigen. Wenn Sie auf eine Sammlung klicken, werden im Arbeitsbereich die darin befindlichen Dateien angezeigt Unterschied zwischen Sammlungen und Ordnern Auf den ersten Blick ähneln Sammlungen den vertrauten Ordnern oder Verzeichnissen. Der Unterschied ist: Eine Datei, die in mehreren Sammlungen angezeigt wird, ist dennoch nur ein einziges Mal gespeichert. Sammlungen sind nur verschiedene Sichten auf einen Dokumentenbestand. Das verhindert Versions-Wirrwarr und spart Speicherplatz. In Ordnern hingegen sind die darin befindlichen Dateien physisch gespeichert. So kann ein Dokument z. B. in einem Windows-System `zig Mal vorhanden sein, wenn es in mehreren Ordnern liegt mit allen negativen Folgen für die Zusammenarbeit und die Speicherauslastung Meine Sammlungen einrichten Wenn zu viele Sammlungen angezeigt werden, kann das verwirrend sein. Um Ihre Ansicht anzupassen, klicken Sie mit der rechten Maustaste ins Menü und wählen Meine Sammlungen anpassen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die Sammlungen, die Sie benötigen, anhaken können. Nachdem Sie Ihre Auswahl gespeichert haben, können Sie im Menü über den Button Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 24

9 zwischen der reduzierten Ansicht Meine Sammlungen und der vollständigen Ansicht Sammlungen wechseln. Die abgewählten Sammlungen werden nur ausgeblendet; Sie haben weiterhin Zugriff darauf und können sie jederzeit wieder einblenden Sammlungen erstellen Einige Sammlungen sind bereits ab Werk voreingestellt. Weitere können Sie selbst wie folgt erstellen: 1. Wählen Sie im Menü DMS TEAMWORK > Dokumente. 2. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf die Leiste Sammlungen klicken, öffnet sich ein Kontextmenü. Wählen Sie Sammlung erstellen, so wird Ihre neue Sammlung hinzugefügt; klicken Sie auf Untersammlung erstellen, so wird Ihre Sammlung als Untersammlung der jeweils markierten Sammlung angelegt. 3. Beim Anlegen einer neuen Sammlung können Sie bestimmen, ob diese privat oder öffentlich sein soll. Anschließend wird Ihre Sammlung auf der gleichnamigen Leiste links auf dem Bildschirm angezeigt. Rechts im Bearbeitungsbereich werden die Inhalte der jeweils markierten Sammlung angezeigt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 24

10 Die neu erstellte Sammlung erscheint nun in der Tabelle. Mit einem Doppelklick auf die Zeile der Sammlung erhalten Sie Detailinformationen und können ihre Mitglieder sehen. Hier können Sie auch entscheiden, ob Ihre Sammlung öffentlich oder privat sein soll. Untersammlungen erben die Freigabe-Einstellungen der übergeordneten Sammlung Dokumente zu einer Sammlung hinzufügen Hierzu verfahren Sie einfach, wie in Punkt 1 beschrieben klicken allerdings vorher die Ziel- Sammlung an, in die Ihre Dokumente hochgeladen werden sollen. Sobald Sie die Dateien im Anzeigefeld loslassen, werden sie in die Sammlung hochgeladen Dokumente zwischen Sammlungen verschieben und kopieren Um Dateien von einer Sammlung in eine andere zu verschieben, markieren Sie sie in TEAMWORK, ziehen sie mit der Maus auf die gewünschte Sammlung und lassen die Maustaste dann los. Um Dateien in die andere Sammlung zu kopieren, sodass sie in der Ursprungssammlung erhalten bleiben, verfahren Sie ebenso, halten aber während des Vorgangs die STRG-Taste gedrückt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 24

11 1.4 Weitere Dateiaktionen Sie haben bereits gesehen, dass ein Rechtsklick auf eine Datei ein Kontextmenü mit den unten abgebildeten Optionen öffnet. Einige davon betreffen die Freigabe von Dokumenten. Diese werden weiter unten im Kapitel TEAMWORK 2 in meinem Team genauer beschrieben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 24

12 Die übrigen Funktionen werden im Folgenden kurz erläutert, soweit sie nicht selbsterklärend sind. Menübefehl Dokumente (PDF) zusammenführen Als Zip-Archiv speichern / Als PDF speichern In PDF konvertieren Sperren Aus Sammlung entfernen Löschen Freigaben und Sammlungen Kommentare Schlagwörter Externer Link Aufgabe erstellen Bezug Dokumentinformationen Wirkung Markieren Sie zwei oder mehr PDF- oder Bilddateien. Wenn Sie dann mit der rechten Maustaste klicken und diesen Befehl wählen, können Sie die Dokumente zu einem einzigen Dokument zusammenfassen. Mit diesen Optionen können Sie Dokumente auf Ihrem Computer im genannten Dateiformat speichern. Erstellt aus einem Dokument (z.b. *.docx) ein PDF. Das ursprüngliche Dokument bleibt erhalten. Gesperrte Dokumente können zwar noch geteilt werden, aber nur zur Ansicht. Sie sind schreibgeschützt. Wenn Sie Dateien in einer Sammlung markieren und diese Option wählen, werden die Dateien aus der betreffenden Sammlung entfernt. Diese Option löscht ein Dokument. Vorher wird eine Sicherheitsabfrage eingeblendet, um zu überprüfen, ob Sie das Dokument wirklich löschen oder nur seine Freigaben ändern wollten. Diese Option öffnet ein Formular, in dem Sie bestimmen können, welche anderen Benutzer, Gruppen oder Sammlungen das Dokument verwenden dürfen. Mehr dazu im Dokument TEAMWORK 2 in meinem Team. Schreiben oder bearbeiten Sie einen Kommentar zu einem Dokument. Versehen Sie ein Dokument mit Schlagwörtern, um es in eine bestimmte Kategorie einzuordnen. Versenden Sie einen Link auf das Dokument. Mehr dazu im Dokument TEAMWORK 2 in meinem Team. Legen Sie direkt aus einem Dokument heraus eine Aufgabe an. Das Dokument erhält automatisch einen Bezug zur Aufgabe. Hat es bereits andere Bezüge, können Sie auswählen, welchen Bezug Sie festlegen möchten. Verwalten Sie Dokumentbezüge zu Kontakten, Aufgaben, Projekten usw. Hier können Sie alle Informationen zu einem Dokument anzeigen, Kommentare verfassen, Seiten entnehmen oder frühere Versionen wiederherstellen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 24

13 2. TEAMWORK in meinem Team 2.1 Benutzer einladen in der Testphase Es ist sinnvoll, weitere Benutzer einzuladen, um Teamwork richtig testen zu können. Dies haben wir bereits vorgesehen: In der Testperiode können Sie ganz einfach per bis zu 25 weitere Benutzer einladen. Klicken Sie auf Global > Einrichtungsassistent und dann auf den Link Wie kann ich weitere Benutzer hinzufügen? (1). Daraufhin wird ein Link zum Einladen weiterer Benutzer angezeigt (2). Klicken Sie darauf. Es erscheint ein Formular, in dem Sie weitere Benutzer einfach per einladen können. Geben Sie im oberen Fensterbereich links die Daten der Person ein und haken Sie rechts ab, für welche Anwendungen diese freigeschaltet werden soll. Dann klicken Sie auf Benutzer einladen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 24

14 Der Benutzer erhält eine , die Ihre Einladung, einen Link zur Anmeldung bei Scopevisio und ein vorläufiges Passwort enthält. Gleichzeitig wird er in Scopevisio als neuer Benutzer angezeigt. Sobald sich der neue Benutzer angemeldet hat, wechselt sein Status in der Benutzerliste von Eingeladen zu Aktiv. Hinweis: Gastbenutzer loggen sich meist über das Weblogin in TEAMWORK ein. Die Benutzeroberfläche und Funktionen sind mit jenen der Client-Anwendung fast identisch. Für einen detaillierteren Überblick können Sie den eingeladenen Gastbenutzern das folgende Dokument zugänglich machen: Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 24

15 2.2 Externe Benutzer einladen Sie können externe Benutzer zu Teamwork einladen, sodass diese Dokumente in bestimmte Sammlungen hochladen und diese benutzen können. Wählen Sie Systemadministration > Benutzerverwaltung > DMS-Benutzer verwalten und klicken Sie auf das kleine Pluszeichen in der unteren, rechten Ecke des sich öffnenden Bildschirms. Füllen Sie die Benutzereinladung aus und speichern Sie Ihre Eingaben. Der externe Benutzer erhält eine -Einladung, verbunden mit der Aufforderung, beim ersten Einloggen sein Passwort zu ändern. Das vorläufige Passwort können Sie ihm entweder in der Einladung (siehe untere Checkbox) oder auf anderem Wege mitteilen. 2.3 Gruppen Sie können TEAMWORK-Benutzer zu Gruppen zusammenfassen. Wenn Sie z. B. eine Sammlung oder ein Dokument an alle internen Mitarbeiter freigeben möchten, können Sie eine Benutzergruppe einrichten und das Dokument an die Gruppe statt an die einzelnen Benutzer freigeben Gruppen erstellen Klicken Sie im Menü auf DMS TEAMWORK > Gruppen, um eine Übersicht der Gruppen aufzurufen. Anschließend klicken Sie auf Gruppe hinzufügen, um eine neue Gruppe, z. B. Interne Mitarbeiter, zu erstellen. Geben Sie den Namen der Gruppe ein und klicken Sie auf OK. Mit einem Klick auf das Minuszeichen neben einer Gruppenbezeichnung können Sie die betreffende Gruppe wieder löschen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 15 von 24

16 2.3.2 Mitglieder hinzufügen Sie haben die Gruppe Interne Mitarbeiter angelegt und möchten ihr nun Mitglieder hinzufügen. Klicken Sie also unter der Übersicht Gruppenmitglieder auf Mitglied hinzufügen. Es erscheint dann ein Fenster, aus dem Sie die Personen auswählen können, die dieser Gruppe hinzugefügt werden sollen. Markieren Sie die Namen und klicken Sie auf den Button Auswählen. Hinweis: Sie können nur Mitglieder auswählen, die als TEAMWORK-Benutzer angemeldet sind. Weiter oben finden Sie eine Beschreibung, wie Sie Benutzer zum Testen von TEAMWORK einladen können. 2.4 Freigaben Sie können Dokumente an Benutzer, Sammlungen oder Gruppen freigeben, oder Sie können Sammlungen an Benutzer oder Gruppen freigeben. Wie das funktioniert, wird im Folgenden erklärt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 16 von 24

17 2.4.1 Benutzerrollen und Rechte Die folgende Übersicht zeigt die Rechte der einzelnen Benutzerrollen auf. Auf die einzelnen Freigabeeinstellungen wird im Folgenden näher eingegangen. Gruppe erstellen, umbenennen, löschen und Mitglieder zuweisen Dokumente hochladen und freigeben Dokumente bearbeiten Neue Versionen hinzufügen Sammlung erstellen Öffentlicher Gruppe beitreten Freigegebene Dokumente einsehen Admin Interner Benutzer Externer Benutzer Gast Dokumente freigeben Sie können Dokumente an andere Benutzer, Sammlungen oder Benutzergruppen freigeben. Um das zu tun, klicken Sie mit der rechten Maustaste in TEAMWORK auf ein Dokument und wählen den Menüpunkt Freigaben und Sammlungen verwalten. Das Fenster Sammlungen und Freigaben verwalten erscheint und zeigt an, welche Freigaben für das Dokument bereits existieren. Hier klicken Sie in das Feld Person, Sammlung oder Gruppe hinzufügen und beginnen, den Namen einer Gruppe, einer Sammlung oder eines Benutzers einzugeben. Während der Eingabe macht Ihnen das System passende Vorschläge. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 17 von 24

18 Oder Sie klicken auf den kleinen Abwärtspfeil rechts neben dem Eingabefeld, um eine Liste der verfügbaren Benutzer und Gruppen einzublenden, die Sie durch Abhaken der entsprechenden Checkboxen auswählen können. Klicken Sie auf Hinzufügen, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Die beiden Abbildungen zeigen beide Varianten Dokumente sperren Wenn Sie Eigentümer eines Dokuments sind, d. h. es angelegt oder zuerst hochgeladen haben, können Sie das Dokument sperren. Es kann dann von anderen Benutzern nur schreibgeschützt geteilt werden. Niemand außer Ihnen kann das Dokument ändern oder versionieren. Über dasselbe Kontextmenü können Sie ein Dokument entsperren. Wenn Sie mit der Maus über eine Dokument-Ansicht fahren, zeigt eine schwarze Statusleiste an, ob dieses gesperrt ist (Vorhängeschloss-Symbol) oder nicht Sammlungen freigeben In Sammlungen und Untersammlungen werden Dateien und Dokumente zusammengefasst, z. B. Angebote, Berichte, Belege oder Verträge. Sie ähneln den bekannten Ordnern und Unterordnern gängiger Betriebssysteme. Auf diese Weise können Sie Ihre elektronische Ablage strukturieren und selektiv Freigaben für bestimmte Benutzerkreise erteilen Sammlungen öffentlich setzen Wenn Sie eine Sammlung anlegen, können Sie in einer Checkbox entscheiden, ob diese öffentlich oder privat sein soll. Entfernen Sie den Haken, ist die Sammlung öffentlich. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 18 von 24

19 Wenn Sie eine bereits vorhandene Sammlung auf öffentlich oder privat einstellen möchten, können Sie dies tun, indem Sie die Sammlung in der Menüleiste mit der rechten Maustaste anklicken. Dann stehen Ihnen mehrere Freigabeeinstellungen zur Verfügung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Sammlung, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie aus dem Kontextmenü Sammlung freigeben Sammlungen selektiv freigeben Das Fenster Freigaben verwalten erscheint. Hier klicken Sie in das Feld Person oder Gruppe hinzufügen und beginnen, den Namen einer Gruppe, einer Sammlung oder eines Benutzers einzugeben. Der passende Eintrag wird Ihnen dann automatisch vorgeschlagen. Oder Sie klicken auf den kleinen Abwärtspfeil rechts neben dem Eingabefeld, um eine Liste der verfügbaren Benutzer und Gruppen einzublenden, die Sie durch Abhaken der entsprechenden Checkboxen auswählen können. Klicken Sie auf Hinzufügen, um Ihre Auswahl zu bestätigen. Die beiden Abbildungen zeigen beide Varianten. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 19 von 24

20 2.4.7 Freigabe-Einstellungen auf einen Blick erkennen In der Menüleiste werden die Sammlungen werden durch folgende Icons symbolisiert: Öffentliche Sammlung: Aktenstapel mit Auge Geteilte Sammlung: Aktenstapel Private Sammlung: Eingangskorb mit Vorhängeschloss Einstellung Öffentlich Geteilt Privat Bedeutung Alle Benutzer können die Dokumente in der Sammlung sehen. Auf Wunsch können sie dieser Sammlung beitreten (sie abonnieren) und haben somit Zugriff auf alle Dateien darin. Die Dokumente sind für ihre Besitzer und für Benutzer, denen Zugriff erteilt wurde, sichtbar Eine private Sammlung wird Außenstehenden nicht in der Auswahl angezeigt. die Sammlung und ihr Inhalt sind nur für den eingeloggten Benutzer sichtbar Untersammlungen sind Teil-Ansichten der übergeordneten Sammlung und erben daher deren Freigaben und Berechtigungseinstellungen. Anders als z. B. bei Windows-Ordnern sind Dateien, die in Untersammlungen liegen, immer auch in den übergeordneten Sammlungen enthalten. Wenn Sie ein Dokument in eine Untersammlung ziehen, gelangt es damit auch in die übergeordneten Sammlungen. In den Freigabeeinstellungen erreichbar mit einem Rechtsklick auf ein Dokument werden die Benutzer und Sammlungen aufgelistet, die Zugriff auf das Dokument haben. Auch indirekte Zugriffsrechte werden angezeigt, die entstehen, wenn z. B. ein Benutzer das Zugriffsrecht nicht direkt erhält, sondern weil er Mitglied einer Gruppe ist. 2.5 Externe Links Wenn Sie ein Dokument mit jemandem teilen möchten, der kein TEAMWORK-Benutzer ist, oder es in z. B. in einem sozialen Netzwerk posten möchten, können Sie einen externen Link auf dieses Dokument erstellen. Klicken Sie in TEAMWORK mit der rechten Maustaste auf ein Dokument und wählen Sie aus dem Kontextmenü Externen Link erstellen. Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie einen Link auf das Dokument erstellen und z. B. per an andere versenden können. Es öffnet sich ein Formular, in dem Sie genau festlegen können, wie weit die Berechtigung gehen soll. Anschließend klicken Sie auf Links erstellen. Sobald der Link erstellt ist, können Sie ihn kopieren und in eine einfügen oder direkt aus der Scopevisio-Anwendung heraus im unteren Abschnitt des Formulars den Mail-Versand starten. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 20 von 24

21 Das funktioniert übrigens auch mit mehreren Dokumenten zugleich. Diese würden Sie in TEAMWORK mit STRG+Klick markieren und dann wie oben beschrieben verfahren. Wenn Sie statt eines Dokuments einen Link versenden, haben Sie gleich mehrere Vorteile: Sie können die Datei mit Externen teilen, die keine TEAMWORK-Benutzer sind. Der Datei-Overhead sinkt, weil nicht so viele Megabytes versendet werden. Das Dokument liegt weiterhin sicher in Ihrem Cloudspeicher. Das Dokument wird nicht dupliziert und nicht in verschiedenen Versionen an verschiedenen Orten bearbeitet. Die Versionierung von Scopevisio sorgt dafür, dass Bearbeiter immer auf die aktuelle Version zugreifen, ohne dass die älteren Versionen verlorengehen. Das Risiko, dass ein Unbefugter auf die Daten zugreift oder Daten verlorengehen, wird minimiert. Bearbeiter, z. B. Projektteams, können von unterschiedlichen Standorten darauf zugreifen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 21 von 24

22 3. TEAMWORK für Fortgeschrittene 3.1 TEAMWORK-Einstellungen festlegen Unter Global > Systemadministration > System > DMS-Einstellungen bearbeiten können Sie folgende Einstellungen festlegen: Einstellung TEAMWORK Weblogin Tabellenexport versionieren Dokumentenfreigabe Anhänge bei Kommentaren Belege direkt hochladen Belegstempel Bedeutung Über diesen Link öffnet sich die TEAMWORK Webseite in Ihrem Browser, in die Sie sich mit Ihrem gewählten Teamwork-Passwort einloggen können. So können Sie Ihre Dateien aufrufen, ohne sich in die Scopevisio Anwendung einzuloggen. Wenn Sie in Scopevisio mit der Export-Funktion eine Tabelle nach TEAMWORK exportieren, die dort bereits gespeichert ist, können Sie wählen, ob die neue Tabelle als neue Version gespeichert werden soll (die alte wird überschrieben, kann aber wiederhergestellt werden), oder ob sie als neues Dokument hinzugefügt werden soll. Laden Sie manuell Belege aus Scopevisio zu TEAMWORK hoch, sind diese nur für Sie sichtbar. Möchten Sie einzelne Belege direkt für bestimmte Teams freigeben, lassen Sie sich den entsprechenden Dialog beim Upload anzeigen. Hier entscheiden Sie, ob Sie Dokumente, die Sie an Kommentare zu Ihren Kontakten anhängen, automatisch auch zu TEAMWORK hochladen möchten oder nicht. Dies ist insbesondere für den Fall relevant, dass Sie s automatisch als Kommentare am Kontakt speichern lassen. Wenn Sie Abrechnungsbelege (wie Rechnungen, Angebote etc.) als PDFs erstellen, können Sie diese gleichzeitig zu TEAMWORK hochladen. Als Uploader wird dann der Ersteller des Belegs in TEAMWORK angegeben. Hier wählen Sie, ob Sie Ihre Belege beim Upload zu TEAMWORK unverändert lassen oder ein Deckblatt bzw. einen Statusstempel hinzufügen möchten. Automatische Belegsynchronisation s in TEAMWORK bereitstellen Benachrichtigungen TEAMWORK mit lokalem Ordner verknüpfen Deckblatt und Statusstempel werden bei der nächsten Synchronisation, z. B. wenn eine Zahlung eingegangen ist, an den neuen Status angepasst. Neben dem manuellen und dem direkten Upload externer Dateien können Sie Belege, die Sie in Scopevisio erstellt haben, automatisch synchronisieren. Um Mehrfach-Uploads zu vermeiden, kann nur ein Benutzer die automatische Synchronisation aktivieren. Wählen Sie hierzu die Option Unter meinem Namen synchronisieren. Es werden alle in Scopevisio erstellten PDFs (Angebote, Aufträge, Rechnungen usw.) zu TEAMWORK hochgeladen. Die automatische Synchronisation erfolgt alle 15 Minuten. Als Uploader der Dokumente wird in TEAMWORK der Benutzer angegeben, unter dessen Name synchronisiert wurde. Wählen Sie aus, ob und in welcher Form s, die mit Kontakten oder Vorgängen verknüpft sind, in TEAMWORK bereitgestellt werden sollen. Stellen Sie Benachrichtigungen zu verschiedenen Aktivitäten ein. Verknüpfen Sie TEAMWORK mit bis zu 10 Upload Ordnern auf Ihrem PC. Alle Inhalte werden, sofern Sie Scopevisio geöffnet haben, umgehend zu TEAMWORK hochgeladen. Weitere Informationen zum TEAMWORK Uploader erhalten Sie hier. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 22 von 24

23 3.2 Gastbenutzer hinzufügen Wenn Sie für ein Projekt kurzfristig einen oder mehrere Benutzer für eine Zusammenarbeit zu Ihrem TEAMWORK hinzufügen möchten, können Sie dies kostenlos tun. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über das Menü Global > Systemadministration > Benutzerverwaltung > Benutzer verwalten und klicken Sie auf das Plus-Symbol neben den Buttons. Geben Sie die nötigen Informationen ein. Der neue Benutzer wird per eingeladen und kann sich über den mitgesendeten Link über seinen Browser in TEAMWORK einloggen und auf die ihm freigegebenen Dateien zugreifen. Hinweis: Gastbenutzer loggen sich meist über das Weblogin in TEAMWORK ein. Die Benutzeroberfläche und Funktionen sind mit jenen der Client-Anwendung fast identisch. Für einen detaillierteren Überblick können Sie den eingeladenen Gastbenutzern das folgende Dokument zugänglich machen: Teamwork-Listen exportieren Sie können die Liste Ihrer TEAMWORK-Dokumente als Excel-Datei exportieren. Klicken Sie hierzu auf das Symbol (Weitere Aktionen) oben rechts im Bildschirm und wählen Sie den Link Dokumentenliste herunterladen. Mit diesem Mausklick öffnet sich die Liste Ihrer Dokumente selbsttätig in Excel. Dort können Sie die Liste anpassen, weiterverarbeiten oder speichern. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 23 von 24

24 3.4 TEAMWORK App herunterladen Mit der kostenlosen TEAMWORK App für iox oder Android Smartphone oder Tablet können Sie TEAMWORK von überall her nutzen. Mit Klick auf die Buttons öffnet sich der entsprechende Store in Ihrem Browser. Loggen Sie sich ein und Sie können die App over-the-air auf Ihrem Gerät installieren. Oder scannen Sie den entsprechenden QR-Code mit Ihrem Gerät. App Store Google Play Hinweis: Mit der integrierten Vorschaufunktion der TEAMWORK App und den standardmäßig vorinstallierten System-Apps sollten Sie alle gängigen Office-Formate auch nach dem Download auf Ihr mobiles Gerät öffnen können. Sollten Sie Probleme beim Öffnen eines bestimmten Dateityps haben, empfehlen wir Ihnen die Installation einer kostenlosen Office App (z.b. Office Suite Free). Eine Anleitung für die App erhalten Sie hier: TEAMWORK App. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 24 von 24