Organisation der Buchführung und Kontenrahmen

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1 Was Sie in diesem Dokument erfahren Aufbau und Systematik der Kontenrahmen... Kontenrahmen nach dem Abschlussgliederungsprinzip... Kontenrahmen nach dem Prozessgliederungsprinzip... 3 Verschiedene Kontenrahmen... 3 Entwicklung eines unternehmensspezifischen Kontenplans... 4 Dezimalklassifikationssystem... 4 Übung Nr. 93 aus dem Lehrbuch... 5 Belegorganisation... 6 Externe Belege... 6 Interne Belege... 6 Seite 1

2 Aufbau und Systematik der Kontenrahmen Ziel dieses Abschnitts ist es, die wichtigsten Informationen zum Überblick dieses Themas zu sammeln und darzustellen. Für unterschiedliche Branchen und Unternehmenszweige bzw. Segmente stehen in der Praxis angepasste Kontenrahmen zur Verfügung. Diese sind nicht gesetzlich vorgeschrieben. Man hat sich aber nach Vorschlägen der Wirtschafts- und Unternehmensverbände auf verschiedene Kontenrahmen geeinigt, die von den Finanzbehörden, den Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und der Wirtschaft allgemein akzeptiert werden. Kontenrahmen werden grundsätzlich entweder nach dem Abschlussgliederungsprinzip oder dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut. Kontenrahmen nach dem Abschlussgliederungsprinzip Der Industriekontenrahmen IKR teilt das Rechnungswesen in zwei Rechnungskreise ein: Rechnungskreis I externer Rechnungskreis Geschäfts- oder Finanzbuchhaltung (Unternehmensbuchführung) Kontenklasse 0 bis 8 mit insgesamt 9 Kontenklassen Rechnungskreis II interner Rechnungskreis Kosten- und Leistungsrechnung oder Betriebsbuchführung Kontenklasse 9 Zahlreiche Kontenrahmen sind nach dem Abschlussgliederungsprinzip aufgebaut. Dies bedeutet, dass in der Geschäftsbuchführung die Konten entsprechend den Positionen der Bilanz ( 66 HGB) bzw. der Gewinn- und Verlustrechnung ( 75 HGB) geordnet sind. Grundsätzlich hat jeder Kontenrahmen 10 Kontenklassen im Zahlenkreis 0 bis 9. Ein Beispiel hierfür ist der Industriekontenrahmen (IKR): Kontenklasse Kontenbezeichnung Handelsrechtliche Gliederung 0 Immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen Aktiva, Anlagevermögen 1 Finanzanlagen Aktiva, Anlagevermögen Umlaufvermögen und aktive Rechnungsabgrenzung Aktiva, Umlaufvermögen 3 Eigenkapital und Rückstellungen Passiva, Eigenkapital und Fremdkapital 4 Verbindlichkeiten und passive Rechnungsabgrenzung Passiva, Fremdkapital 5 Erträge Erlös-/Ertragskonten (GuV) 6 Betriebliche Aufwendungen Aufwandskonten (GuV) 7 Weitere Aufwendungen (Steuern etc.) Aufwandskonten (GuV) 8 Eröffnungs- und Abschlusskonten, Ergebnisrechnungen - 9 Kosten- und Leistungsrechnung - Seite

3 In der Unternehmenspraxis wird allerdings die Kosten- und Leistungsrechnung nicht mehr in Kontenform, sondern tabellarisch durchgeführt. Kontenrahmen nach dem Prozessgliederungsprinzip Außerdem können Kontenrahmen nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut sein. Hierbei folgt die Gliederung dem Ablauf eines industriellen bzw. unternehmerischen Produktions- /Dienstleistungsprozesses. Aufgrund der engen Verzahnung der Finanzbuchhaltung als Grundlage für den Jahresabschluss mit der Betriebsbuchhaltung als Grundlage für Kontroll- und Planungszwecke wird dieser Kontenrahmen als Einkreissystem bezeichnet. Ein Beispiel für einen Kontenrahmen nach dem Prozessgliederungsprinzip ist der Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (GKR): Kontenbezeichnung Kontenklasse Produktions-/Dienstleistungsablauf 0 Anlagevermögen, Kapital Produktionsgrundlage 1 Finanzkonten Geldmittel für Einkauf/Produktion Neutrale 1 Aufwendungen und Erträge (Abgrenzungskonten) Verwaltungskosten 3 Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe Produktionsmittel 4 Betriebliche Aufwendungen Laufende Produktionskosten 5 6 Betriebsabrechnungskonten - Kostenstellenrechnung Sekundäre Kosten (Forschung, Entwicklung, Instandhaltung) Kontrolle der Produktion durch Kalkulation Kontrolle der Produktion durch Kalkulation 7 Fertige und unfertige Erzeugnisse Produktionsabschluss 8 Erlöskonten Produktverkauf 9 Eröffnungs- und Abschlusskonten, Ergebnisrechnungen Ermittlung des Betriebsergebnisses Verschiedene Kontenrahmen In der Praxis orientieren sich die meisten Kontenrahmen an den von der DATEV eg entwickelten Standardkontenrahmen (SKR). Gängige Standardkontenrahmen sind: SKR 03: SKR 04: SKR 14: SKR 30: SKR 45: SKR 49: SKR 51: SKR 70: SKR 80: SKR 81: Publizitätspflichtige Firmen (PublG) - Prozessgliederungsprinzip Publizitätspflichtige Firmen (PublG) - Abschlussgliederungsprinzip Land- und Forstwirtschaft Einzelhandelskontenrahmen Heime und soziale Einrichtungen (Pflege-Buchführungsverordnung) Vereinskontenrahmen Kfz-Branchen Hotels- und Gaststätten Zahnärzte Arztpraxen 1 Wird im Abschnitt 10 Kosten- und Leistungsrechnung näher behandelt. Wird ebenfalls im Abschnitt 10 Kosten- und Leistungsrechnung näher behandelt. Seite 3

4 Entwicklung eines unternehmensspezifischen Kontenplans Der Kontenplan ist ein Verzeichnis der in einem Betrieb tatsächlich vorkommenden bzw. genutzten Konten. Dieser wird aus dem Kontenrahmen abgeleitet. Im Regelfall besteht ein Kontenrahmen aus zehn Kontenklassen (0-9), die sich in zehn Kontengruppen und diese wiederum in zehn Untergruppen (Kontenarten) unterteilen. Auf dieser Basis können die Unternehmen entsprechend ihrer Anforderungen ihren individuellen Kontenplan entwickeln. Dieser kann durchaus stark vom Einheitskontenrahmen abweichen. Dezimalklassifikationssystem Alle Kontenrahmen sind nach dem Dezimalklassifikationssystem aufgebaut, d.h. die erste Stelle der Kontennummer bezeichnet die Kontenklasse, die zweite Stelle die Kontengruppe, die dritte Stelle die Kontenart und die vierte Stelle die Kontenunterart. Das Dezimalklassifikationssystem ermöglicht jederzeit auch das nachträgliche Einfügen neuer Kontennummern: Kontenklasse Kontengruppe Kontenart Kontenunterart Beispiel Lehrbuch Seite 86 Beispiel 000, 001, , 011, , 01, Geschäftsbanken 800 Kreissparkasse 801 Volksbank 80 Commerzbank 809 Z-Bank 81 Privatbanken 810 Privatbank A 811 Privatbank B 81 Privatbank C 819 Privatbank Z Ein Kunde begleicht den Rechnungsbetrag für die AR Z1 in Höhe von.500 durch Banküberweisung. Der Betrag geht auf unserem Bankkonto bei der Privatbank B ein. Der Buchungssatz lautete bisher: Bank an Forderungen aus LL.500 Jetzt buchen wir wie folgt: 811 an Bei der individuellen Anpassung an das Kontensystem des Unternehmens können sich somit entsprechend lange Kontennummern ergeben. Maßstab ist dabei die Kontenunterart, mit den meisten Stellen. Grundsätzlich ist dann die Anzahl der Stellen für alle Konten verbindlich. Seite 4

5 Übung Nr. 93 aus dem Lehrbuch Siehe auch Übersichten im Lehrbuch Seite 83 und 85. Kontenbezeichnungen Geschäftsfälle 1. Büromöbel/BGA und Vorsteuer an Bank Kauf von Büromöbeln gegen Banküberweisung. Rohstoffe und Vorsteuer an Verbindl. LL Kauf von Rohstoffen auf Ziel 3. Forderungen aus LL. an Umsatzerlöse für eig. Erzeugnisse und USt. Verkauf von eigenen Erzeugnissen auf Ziel 4. Gehälter an Bankguthaben Banküberweisungen der Gehälter 5. Abschreibungen auf Sachanlagen an BGA Abschreibungen auf BGA 6. Werbung und Vorsteuer an Kasse Barzahlung einer Werbeanzeige oder eines anderen Werbemittels 7. Verbindlichkeiten LL an Bankguthaben Begleichung einer Lieferantenrechnung durch Banküberweisung 8. Privat an Entnahme von Gütern und sonstige Leistungen und USt Entnahme von eigenen Erzeugnissen für private Zwecke durch den Inhaber oder private Nutzung von Betriebsgegenständen oder private Inanspruchnahme betrieblicher Leistungen 9. Bank an Forderungen aus LL. Kunde begleicht Rechnung durch Banküberweisung. Seite 5

6 Belegorganisation Den Belegen kommt eine enorm wichtige Bedeutung zu, weil sie ja die Richtigkeit und Beweiskraft eines Buchhaltungswerkes untermauern: Keine Buchung ohne Beleg! Deshalb ist im Umgang mit Belegen eine besondere Sorgfalt gefordert! Siehe dazu auch Lehrbuch Seite Externe Belege Interne Belege Seite 6