Der Kontenrahmen Unter einem Kontenrahmen versteht man die Systematisierung aller Konten nach bestimmten Kriterien zu Kontenklassen.

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1 Lernschritt 25: Kontenrahmen So viele Zahlen! Wie soll man da durchblicken? Eine wichtige Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist die Bildung von Buchungssätzen. Der Buchungssatz ist nichts anderes als eine Anweisung, Wertveränderungen in entsprechende Konten einzutragen. Nun erstaunt es Buchführungsneulinge häufig wenn sie erfahren, dass es T-Konten in der Buchhaltung überhaupt nicht gibt. Das T-Konto ist lediglich ein Hilfsmittel, um den Sinn von - und buchungen leicht verständlich darzustellen. Vor allem der Vorteil der Saldierung wird hierdurch sehr schön deutlich. Und ebenso wird der Bildung von Buchungssätzen in der Finanzbuchhaltung in der Praxis nicht das angesprochene Konto ausgeschrieben. Anstelle spielsweise Bank an Kasse zu schreiben, verwendet man lieber vereinheitlichte Kontennummern. Auch die Verwendung von Kontonummern stellt viele Neulinge vor eine Herausforderung. Neben der komplizierten Buchungstechnik müssen sie nun auch noch viele vermeintlich anonyme Kontennummern auswendig lernen. Doch auch dieser Eindruck täuscht. Was zunächst kompliziert aussieht, vereinfacht wieder einmal vieles. Man muss nur die Logik der Vergabe von Kontonummern verstehen. Und man wird erkennen, dass die Bildung von Buchungssätzen nun noch viel logischer ist. Der Kontenrahmen Unter einem Kontenrahmen versteht man die Systematisierung aller Konten nach bestimmten Kriterien zu Kontenklassen. Jeder Wirtschaftszweig hat in Deutschland einen spezifischen Kontenrahmen (z. B. Industrie den Industriekontenrahmen). Auch wenn alle Kontenrahmen sich gleichen, werden darin die speziellen Bedürfnisse der Branche berücksichtigt. In der Regel teilt der Kontenrahmen alle Konten in zehn Kontenklassen ein (Klasse 0 bis 9), wo die Klassen 0 bis 8 für die Finanzbuchhaltung und die Klasse 9 für die Kosten- und Leistungsrechnung vorgesehen sind. Betrachtet man die Aufteilung, so fällt auf, dass sie der Logik der Buchführung folgt: Kontenklasse Inhalt Bestandskonten Aktivkonten Passivkonten 0 Sachanlagevermögen (und immaterielles Anlagevermögen) Anlagevermögen 1 Finanzanlagen Umlaufvermögen 2 Umlaufvermögen (und aktive Rechnungsabgrenzungsposten) Eigenkapital 3 Eigenkapital (und Wertberichtigungen, Rückstellungen) Fremdkapital 4 Verbindlichkeiten (und passive Rechnungsabgrenzung) Erfolgskonten Erträge 5 Erträge 6 Betriebliche Aufwendungen Aufwendungen 7 Weitere Aufwendungen Abschlusskonten 8 Ergebnisrechnung: Abschlusskonten (z. B. GuV, SBK) Bilanz und GuV bilden den Jahresabschluss eines Unternehmens. Die Systematisierung im Kontenrahmen vereinfacht diesen Jahresabschluss, denn sowohl die Reihenfolge also auch die Bezeichnungen der Posten entsprechen den Konten der Gliederung der Bilanz (gemäß 266 HGB). der Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung (gemäß 275 HGB) Jörg Bensch 1

2 Kontenklassen und Kontengruppen Jede Kontenklasse wird nun wiederum in bis zu 10 Kontengruppen (0-9) aufgeteilt, wo die erste Ziffer für die Kontenklasse und die zweite für die Kontengruppe steht. Beispiel Kontenklasse 2: Kontenklasse Kontengruppe Inhalt 20 Werkstoffe (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe) 21 Unfertige Erzeugnisse 22 Fertige Erzeugnisse und Waren 23 Geleistete Anzahlungen auf Vorräte 2 24 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 25 Innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhr 26 Sonstige Vermögensgegenstände (z. B. Vorsteuer, Forderungen an Mitarter) 27 Wertpapiere des Umlaufvermögens 28 Flüssige Mittel (Bankguthaben, Kasse usw.) Auch durch die Durchnummerierung der Kontengruppen können die Prinzipien der Bilanzund GuV-Gliederung nachvollzogen werden (im Beispiel der Kontenklasse 2: Prinzip der zunehmenden Liquidität). Kontenarten und Kontenunterarten Jede Kontengruppe wird nun durch Hinzufügen weiterer Ziffern in (dreistellige) Kontenarten und (vierstellige) Kontenunterarten aufgegliedert. Beispiel Kontenklasse 2: Konto Kontenklasse Kontengruppe Kontenart Kontenunterart Erklärung Umlaufvermögen 8 Flüssige Mittel 3 Bankguthaben der 0 1. Konto 1. Konto der Umlaufvermögen 8 Flüssige Mittel 3 Bankguthaben der 3 4. Konto 4. Konto der Umlaufvermögen 8 Flüssige Mittel 5 Bankguthaben der Postbank 1 1. Konto 1. Konto der Postbank Beispiel Kontenklasse 4: Konto Kontenklasse Kontengruppe Kontenart Kontenunterart Erklärung 4 Verbindlichkeiten 4 a.lul. 0 Verbindlichkeiten Metall AG 0 Verbindlichk Verbindlichkeit vom (01) Verbindlichkeiten 4 a.lul. 0 Verbindlichkeiten Metall AG 1 Verbindlichk Verbindlichkeit vom (01) Verbindlichkeiten 4 a.lul. 1 Verbindlichkeiten Karges GmbH 9 Verbindlichk Verbindlichkeit vom (01) Insbesondere den Kreditorenkonten () wird deutlich, dass häufig vierstellige Kontennummer in der Praxis nicht ausreichen. Daher werden häufig fünf- oder sogar sechsstellige Kontennummern verwendet. Kontenplan Auf der Grundlage des Kontenrahmens entwickelt jedes Unternehmen einen betriebsindividuellen Kontenplan mit mehrstelligen Kontennummern. Jörg Bensch 2

3 Vorteile des Buchens mit Kontennummern Wenn man die Systematik der Kontennummern verstanden hat, wird man erkennen, dass sie die Grundlage für die Vereinfachung von Buchungssätzen sind. Die meisten Buchungssätze folgende nämlich einem gleich bleibendem Schema. Beispiel 1: Eingangsrechnungen Unabhängig davon, was konkret eingekauft wird, gilt: Jede Eingangsrechnung erhöht die Verbindlichkeiten alul. (Konto ) und in der Regel auch die Vorsteuer (Konto ). Der Buchungssatz lautet daher immer: Buchung Buchung Beispiel 1: Eingangsrechnung: Einkauf einer Verpackungsmaschine, netto Buchung Wert Buchung Wert , , ,00 Beispiel 2: Eingangsrechnung: Einkauf von Rohstoffen, netto Buchung Wert Buchung Wert , , ,00 Beispiel 2: Ausgangsrechnungen Unabhängig davon, was konkret verkauft wird, gilt: Jede Ausgangsrechnung erhöht die Forderungen alul. (Konto 2400) und in der Regel auch die Umsatzsteuer (Konto ). Der Buchungssatz lautet daher immer: Buchung Buchung 2400 Beispiel 1: Ausgangsrechnung: Verkauf von Fertigerzeugnissen, netto Buchung Wert Buchung Wert , , ,00 Beispiel 2: Ausgangsrechnung: Verkauf einer gebrauchten Maschine, Buchwert netto Buchung Wert Buchung Wert , ,00 190,00 Beispiel 3: Quittungen Eine Quittung dokumentiert eine Bargeldzahlung, also eine Aus- bzw. Einzahlung. Abhängig davon erhöht oder verringert sich der Bargeldbestand (Konto 2880, Kasse ). Der Buchungssatz lautet daher immer: Buchung Buchung 2880 oder 2880 Beispiel 1: Quittung: Einkauf von Betriebsstoffen, netto 100. Buchung Wert Buchung Wert ,00 19, ,00 Beispiel 2: Quittung: Verkauf eines gebrauchten Schreibtisches zum Buchwert netto 100. Buchung Wert Buchung Wert , ,00 19,00 Jörg Bensch 3

4 Beispiel 4: Kontoauszug Ein Kontoauszug dokumentiert wie eine Quittung eine Ausbzw. Einzahlung. Abhängig davon erhöht oder verringert sich der Buchgeldbestand (Konto, Bank ). Der Buchungssatz lautet daher immer: Buchung Buchung oder Beispiel 1: Kontoauszug: Kunde gleicht Rechnung aus, Gutschrift Buchung Wert Buchung Wert 119, ,00 Beispiel 2: Kontoauszug: Lastschrift der Stadtwerke für Stromverbrauch, Buchwert netto Buchung Wert Buchung Wert ,00 190, ,00 Bücher der Finanzbuchhaltung Buchführung bedeutet nichts anderes als Bücher führen. Früher erfolgte die gesamte Buchführung tatsächlich in Büchern, also schriftlich auf Papier. Heute ist dies natürlich in der Regel nicht mehr so, da auch hier die EDV Einzug gehalten hat. Dennoch sind die Ziele der Buchhaltung dieselben geblieben. Die Finanzbuchhaltung muss auch heute gewährleisten, dass alle Buchungen jederzeit nachprüfbar sind. Hierzu müssen alle Buchungen in zeitlicher Reihenfolge (chronologisch) erfasst werden. Da Geschäftsfälle durch Belege dokumentiert werden, müssen alle Belege zeitnah - also entsprechend ihres Vorliegens in der Finanzbuchhaltung - buchhalterisch erfasst werden. nach sachlichen Gesichtspunkten geordnet werden. Alle Buchungen werden auf sogenannten Sachkonten vorgenommen. Sachkonten sind die Bestands- und Erfolgskonten. unter Umständen durch Nebenaufzeichnungen erläutert werden. Neben den Buchungen auf den Sachkonten erfolgt in bestimmten Fällen eine parallele Buchung in anderen Büchern. In der Finanzbuchhaltung werden daher folgende Bücher geführt: Grundbuch Hier werden alle Buchungen in zeitlicher Reihenfolge erfasst (Eröffnungsbuchungen, laufende Buchungen aufgrund der vorkontierten Belege, vorbereitende Abschlussbuchungen (en wie Abschreibung, Abschluss der Unterkonten, Verrechnung von Vor- und Umsatzsteuer), Abschlussbuchungen). Im Grundbuch werden aufgenommen: Belegdatum, Belegart, Buchungstext, Kontierung und Buchungsbetrag. Das Grundbuch ermöglicht es, jeden gebuchten Geschäftsfall einem Belege zuzuordnen (z. B. im Rahmen der Betriebsprüfung durch das Finanzamt). Im Grundbuch werden Sachkonten (Bestands- und Erfolgskonten) gebucht. Gegebenenfalls erfolgt eine parallele Buchung in einem Nebenbuch. Hauptbuch Die im Grundbuch aufgeführten Buchungen werden in die Sachkonten des Hauptbuchs übertragen. Die Buchungssätze im Grundbuch stellen eine Anweisung zur Übertragung der gebuchten Werte in die Sachkonten des Hauptbuchs dar. Aus den Salden der Sachkonten lassen sich jederzeit der Stand der Vermögens- und Schuldenwerte des Unternehmens sowie dessen Erfolg ableiten. Nebenbücher Aus Sachkonten lassen sich in der Praxis viele Informationen nicht entnehmen, die jedoch von Bedeutung sind. Sie müssen daher um Nebenbücher ergänzt werden. Jörg Bensch 4

5 Beispiele: Sachkonto Forderungen: Hier lassen sich keine Informationen entnehmen, gegenüber welchen Kunden (Debitoren) aktuell welche Forderungen bestehen. Daher wird für jeden Kunden ein eigenes Debitorenkonto eingerichtet. Sachkonto Verbindlichkeiten: Wie den Forderungen lassen sich aus diesem Konto keine Informationen entnehmen, gegenüber welchen Lieferanten (Kreditoren) aktuell welche Verbindlichkeiten bestehen. Daher wird für jeden Lieferanten ein eigenes Kreditorenkonto eingerichtet. Debitoren und Kreditorenkonten sind Personenkonten, die im sogenannten Kontokorrentbuch (ital.: conto corrente = laufende Rechnungen) geführt werden. Sachkonten Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige und fertige Erzeugnisse, Handelswaren: Bei diesen Sachkonten fehlen nicht nur detaillierte Informationen über die einzelnen Bestandsarten, in der Finanzbuchhaltung werden auf nur wertmäßige Bestandsaufzeichnungen vorgenommen. Daher werden die Sachkonten um entsprechende Lagerbestandskonten in der Lagerdatei ergänzt, auf denen mengenmäßige Bestandsaufzeichnungen vorgenommen werden. Sachkonten Anlagevermögen: Auf abnutzbares Anlagevermögen werden regelmäßig Abschreibungen vorgenommen. Parallel zum Grund- und Hauptbuch werden die Abschreibungen in Anlagendateien erfasst. Aus diesen lassen sich z. B. für jeden Vermögensgegenstand dessen Anschaffungskosten, der Zugangszeitpunkt, die Höhe der jährlichen planmäßigen Abschreibung und der aktuelle Restbuchwert entnehmen. Sachkonten Löhne und Gehälter: Im Grund- und Hauptbuch werden die Entgeltbuchungen in der Regel in einer Summe (also für alle betroffenen Mitarter) vorgenommen. Für jeden Mitarter muss jedoch ein spezielles Lohnbzw. Gehaltskonto geführt werden, aus dem z. B. die Höhe der abgeführten Steuern und Sozialversicherungsträge ersichtlich ist. Beispiel Kontokorrentbuchhaltung Für jeden Lieferanten (Kreditor) und jeden Kunden (Debitor) wird im Unternehmen ein eigenes Personenkonto geführt. Eine Eingangsrechnung oder die Gutschrift an einen Kunden wird also parallel im Grund- und Hauptbuch auf den Sachkonten sowie parallel dazu auf den Personenkonten gebucht. In EDV-Buchhaltungsprogrammen erfolgt direkt eine Buchung auf Personenkonten. Personenkonten sind in der Praxis fünf- oder sechsstellig. So erhalten spielsweise Kreditoren die Nummern bis und Debitoren die Nummern 0 bis zugewiesen (für Kunden A wird also das Personenkonto 0, für Kunden B 1 usw. geführt). Personenkonten dienen vor allem der Überwachung der Zahlung (z. B. Einhaltung von eingeräumten Zahlungszielen Kunden, Einleitung des Mahnwesens). Kontennummern in der EDV-gestützten Kontokorrentbuchhaltung Das Verwenden von Kontennummer hat also viele Vorteile. Ein Vorteil wird in der EDV-gestützten Buchhaltung deutlich. en spielsweise Eingangsrechnungen gebucht werden, muss im Buchhaltungsprogramm lediglich das Tool Kreditorenbuchhaltung aufgerufen werden. Nun erübrigt sich die Bildung eines Buchungssatzes, denn das Programm weiß, dass der Buchungssatz immer die Verbindlichkeiten erhöht und in der Regel eine Vorsteuererhöhung gebucht werden muss. Der Buchhalter muss daher nun lediglich folgende Eingaben vornehmen: Kreditorennummer Jeder Lieferant hat im Stammdatensatz eine eigene Personenkontonummer. Durch das Aufrufen dieser Nummer weiß das Programm, gegenüber welchem Lieferanten eine Verbindlichkeit gebucht wird. Höhe der Vorsteuer Durch Anklicken kann gewählt werden, ob und in welcher Höhe in der Rechnung Vorsteuer ausgewiesen wird. Das Programm nimmt dann eine Buchung der Vorsteuer automatisch vor. Nettorechnungsbetrag Durch die Eingabe des Nettorechnungsbetrages kann das Programm automatisch die Höhe der (Brutto-) Verbindlichkeit und - falls angeklickt - die Höhe der Vorsteuer ermitteln. Nach Eingabe dieser Daten nimmt das Buchhaltungsprogramm automatisch die Buchung vor. Jörg Bensch 5

6 Übersicht über die wichtigsten Buchungssätze Beleg Geschäftsfälle Eingangsrechnung Kauf von Rohstoffen (aufwandsorientiert). Kauf von Anlagevermögen (z. B. ) Kauf von Büromaterial (z. B. Kopierpapier) Kauf von geringwertigen Wirtschaftsgütern. Vorsteuer GWG Ausgangsrechnung Verkauf von Fertigerzeugnissen. Verkauf von Handelswaren. Abgabe einer Dienstleistung. Verkauf von Anlagevermögen (z. B. ) 2400 Forder UE FE UE Waren And. Leist UE Anl.abg Anl.abg. Erhaltene Quittung Kauf von Büromaterial (z. B. Kopierpapier) Barentnahme durch Unternehmer Barzahlung RG eines Rohstoff-Spediteurs. Barzahlung RG eines FE-Spediteurs. () Vorsteuer 2880 Kasse Bezugsk Frachtk Abgegebene Quittung Verkauf von Anlagevermögen (z. B. ) Bareinlage durch Unternehmer. Bareinlage durch Unternehmer Kasse UE Anl.abg () 6979 Anl.abg. Masch. Kontoauszug (Gutschrift) Kunde gleicht Rechnung aus. Bank schreibt Zinsen gut. Kunde für FE gleicht RG unter Abzug von Skonto aus. Bank 2400 Forder Zinserträge Forder Erlösber. Kontoauszug (Lastschrift) Ausgleich Lieferantenrechnung. Lastschrift der Stadtwerke für Energieverbrauch. Ausgleich Lieferantenrechnung Rohstoffe mit Skontoabzug. Ausgleich Lieferantenrechnung mit Skontoabzug. Bank 6050 Aufw. Ener Nachlässe VSt. VSt. Jörg Bensch 6

7 Übersicht über die wichtigsten Buchungssätze Eigenbelege (inkl. en und Abschlussbuchungen) Abschreibung von Anlagevermögen (z. B. ) Abschr. Inventurdifferenz (z. B. Fehlbestand Rohstoffen) Rohst. Unternehmer entnimmt Fertigerzeugnisse Entn. Geg. Aktivierung einer eigenen Leistung (z. B. Maschine). Masch Akt. Eigenl. Vorsteuerüberhang/Umsatzsteuerzahllast. Vorsteuer Bezugskosten für Nachlässe für Lagerbestandsmehrung Lagerbestandsminderung 6001 Bez.k. Roh Nachl. Roh Rohstoffe 2000 Rohstoffe Frachten ( Fertigerzeugnisse). Erlösberichtigungen für Fertigerzeugnisse. Lagerbestandsmehrung Fertigerzeugnissen. Lagerbestandsminderung Fertigerzeugnissen GuV 6140 Frachten 5000 UE FE 5001 Erl.ber. FE 2200 Fertigerz Best.veränd 5200 Best.veränd 2200 Fertigerz. Konto (Entnahmen überwiegen). Konto (Einlagen überwiegen) Eigenkap Eigenkap. Abschluss Aufwandskonten (z. B. Mietaufwand) Abschluss Ertragskonten (z. B. Mieterträge) Abschluss Aktivkonten (z. B. ) Abschluss Passivkonten (z. B. Verbindlichkeiten) 8020 GuV 6700 Mietaufw Mietertr GuV 8010 SBK 8010 SBK Jörg Bensch 7